Algemene bepalingen

Algemene bepalingen

Deze algemene bepalingen vormen, samen met de samenwerkingsovereenkomst, de licentieovereenkomst en de eventueel overeengekomen bijzondere bepalingen, het contractueel kader waarbinnen Acerta zijn dienstverlening uitvoert voor de cliënt.

Ingeval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen van bovenvermelde documenten, geldt volgende voorrangsregeling :

1) bijzondere bepalingen

2) samenwerkingsovereenkomst

3) algemene bepalingen

4) licentieovereenkomst

De algemene voorwaarden van de cliënt worden uitdrukkelijk uitgesloten. In deze algemene bepalingen worden volgende zaken geregeld:

- artikel 1 : de taken die Acerta voor zijn rekening neemt

Het betreft zowel wettelijke opdrachten als erkend sociaal secretariaat als contractuele opdrachten. De contractuele opdrachten worden opgesplitst in (i) standaard payrolldienstverlening die taken bevat die voor alle cliënten worden uitgevoerd en (ii) informatie en bijstand op het vlak van de toepassing van de sociale wetgeving.

- artikel 2 : de verantwoordelijkheden van Acerta bij de uitvoering van de bovenvermelde taken.

- artikel 3 : de verplichtingen van de cliënt om de bovenvermelde taken correct te kunnen uitvoeren. Acerta is daarbij volledig afhankelijk van de tijdig door de cliënt verstrekte correcte en volledige informatie en documenten.

- artikel 4 : beschrijving van de duur van de samenwerking en de mogelijkheden van beëindiging.

- artikel 5 : het engagement van Acerta op het vlak van de privacywetgeving

- artikel 6 : een aantal variapunten

- artikel 7 : de manier waarop de algemene bepalingen kunnen worden gewijzigd.

Artikel 1 :Takenpakket

Acerta Sociaal Secretariaat vzw, hierna genoemd ‘Acerta’, neemt op zich om, in naam en voor rekening van de cliënt de hieronder vermelde administratieve formaliteiten of taken uit te voeren. Deze opsomming is limitatief en restrictief

Hoofdstuk 1: Wettelijke opdracht

Acerta verbindt zich ertoe in naam en voor rekening van de cliënt alle wettelijke en reglementaire formaliteiten te vervullen waartoe de cliënt in zijn hoedanigheid als werkgever gehouden is in het bijzonder t.a.v. de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid zoals die voorzien zijn door de wet van 27 juni 1969 en zijn uitvoeringsbesluiten en t.a.v. de FOD Financiën

De cliënt geeft Acerta eveneens een mandaat voor volgende toepassingen in het kader van de verplichtingen inzake sociale zekerheid : DIMONA, DMFA, ASR Sector Werkloosheid en ASR Sector Uitkeringen tenzij anders overeengekomen in de samenwerkingsovereenkomst.

Wanneer door de cliënt voor de eerste maal personeel wordt aangeworven, onderworpen aan RSZ- bijdragen, verricht Acerta de aansluiting hiervan bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid.

In overeenstemming met de overeenkomst afgesloten binnen de Unie van erkende Sociale Secretariaten, verbindt Acerta zich ertoe om na de beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst met de cliënt voor de kwartalen en voor de verplichtingen van de sociale zekerheid die onder haar mandaat vielen nog effectief de nodige technische transacties te verrichten. Dit behoudens in het geval dat de cliënt met een andere mandataris afspreekt dat deze mandataris effectief de nodige technische transacties zal verrichten voor de kwartalen en voor de verplichtingen van sociale zekerheid die onder het mandaat van Acerta vielen. De algemene bepalingen blijven op de uitvoering van deze transacties en de betreffende periode integraal van toepassing. De transacties worden uitgevoerd na betaling door de cliënt van de overeengekomen administratiekosten en de eventueel nog openstaande administratiekosten die betrekking hebben op de periode waarvoor Acerta het mandaat had.

De cliënt erkent uitdrukkelijk dat de vorige mandataris de opdracht behoudt om voor de kwartalen en voor de verplichtingen van sociale zekerheid die onder zijn mandaat vielen nog effectief de technische transacties te verrichten.

Acerta voert geen dienstverlening uit voor periodes die dateren voor de inwerkingtreding van de samenwerkingsovereenkomst.

De hierboven beschreven principes zijn ook, mutatis mutandis, van toepassing voor de verplichtingen

m.b.t. de sociale documenten.

Hoofdstuk 2: Contractuele opdrachten

Contractueel neemt Acerta verder volgende diensten op zich.

A. Standaarddienstverlening Payroll

1. Loonberekening

1.1. Tijdens de tewerkstelling van een werknemer het nettoloon berekenen op basis van de brutoloongegevens, de signaletiekgegevens en de prestaties die de cliënt verstrekt via de gekozen samenwerkingsvorm of de loonopgave en in overeenstemming met de instructies van Acerta.

De cliënt erkent dat de berekening gebeurt op basis van deze gegevens en de opdracht die hij aldus verstrekte aan Acerta.

De cliënt verbindt er zich toe juiste en volledige inlichtingen te geven opdat Acerta zijn opdracht naar behoren en binnen de wettelijk voorziene termijnen zou kunnen uitvoeren.

Het is niet in de opdracht van Acerta voorzien om de wettelijkheid, de nauwkeurigheid of juistheid van de ontvangen gegevens na te gaan.

1.2. De indexatie- en conventionele loonsverhogingen toepassen op basis van de toepasselijke CAO’s, voor zover de cliënt daartoe de specifieke opdracht geeft.

De cliënt dient Acerta voorafgaandelijk in het bezit te stellen van de toepasselijke bedrijfs CAO’s, met inbegrip van de eigen beroepsclassificaties of individuele overeenkomsten. Wanneer bepaalde contractuele of andere bedingen vatbaar zijn voor interpretatie, dient de cliënt duidelijke en schriftelijke instructies te geven aan Acerta.

1.3. Berekenen van RSZ-bijdragen, van de bedrijfsvoorheffing, van de bijdragen voor Fondsen voor Bestaanszekerheid, van de bijzondere bijdragen brugpensioen en van andere wettelijke of sectorale bijdragen die de cliënt moet betalen voor zijn personeel.

Berekenen van de bedrijfsvoorheffing voor de bedrijfsleiders, indien gevraagd.

Het berekenen van een vermindering van een socialezekerheidsbijdrage op basis van de dan gekende toekenningsvoorwaarden en onder voorbehoud van aanvaarding door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Het berekenen van een RSZ-vermindering gebeurt steeds met uitdrukkelijke of stilzwijgende machtiging van de cliënt.

1.4. Berekenen van bijdragen die betrekking hebben op verzekeringen in het kader van de loonadministratie op basis van de formulieren van de verzekeraar die door de cliënt worden voorgelegd aan Acerta en die aangeven op welk bedrag er bijdragen dienen berekend te worden.

1.5. Op basis van de titel die de cliënt tijdig aan Acerta meedeelt, het berekenen van het beslagbare gedeelte igv loonbeslag, loonoverdracht en loondelegatie en dit beslagbaar gedeelte meedelen aan de cliënt.

De cliënt kan vragen dat de storting door de cliënt van het beslagbare gedeelte aan de schuldeiser via Acerta gebeurt tegen de administratiekosten zoals voorzien in de samenwerkingsovereenkomst. De cliënt blijft in dat geval te allen tijde aansprakelijk voor het eventueel laattijdig storten van de voorziene bedragen door een fout van de cliënt.

Acerta kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het eventueel laattijdig indienen van de verklaring derde-beslagene.

2. Betaling

Het afleveren aan de cliënt van een betalingsaanvraag voor overheidsgelden (bijdrage RSZ, BV, …) en een factuur met vermelding van de administratiekosten en de BTW.

Acerta stelt ingeval van girale betaling betalingsopdrachten op voor de bankinstelling van de cliënt. De cliënt blijft hierbij de opdrachtgever ten aanzien van de bank.

3. Derden

3.1. De onmiddellijke aangifte van tewerkstelling van personeel (de DIMONA-aangifte) mits naleving van artikel 3 van deze overeenkomst.

3.2. Opstellen en indienen van volgende aangiften: Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, belastbaar loon en bedrijfsvoorheffing, bestaanszekerheid, brugpensioen en aanvullend pensioen.

De aangifte aan andere instellingen (zoals bv. educatief verlof, interbedrijfsgeneeskundige dienst, RIZIV, etc.) kunnen gebeuren op uitdrukkelijke vraag van de cliënt.

3.3. Doorstorten van alle bijdragen die de cliënt betaalde aan Acerta.

3.4. Opmaken en doorsturen van de aangifte van de lonen aan de verzekeraar arbeidsongevallen.

4. Documenten

4.1 Individuele documenten

4.1.1. Individuele loonbonnen opmaken voor de werknemers.

4.1.2. Bij het einde van een arbeidsovereenkomst van een werknemer of een daarmee gelijkgestelde persoon alle wettelijk voorgeschreven documenten tijdig afleveren zoals het attest van tewerkstelling en de vakantieattesten.

4.1.3. Acerta zorgt niet voor de aangifte van een arbeidsongeval, tenzij andersluidende uitdrukkelijke overeenkomst. In het laatste geval is Acerta niet aansprakelijk voor de gevolgen van een door de schuld van de cliënt laattijdig aangegeven ongeval.

4.1.4. Wanneer documenten worden ingevuld door Acerta, worden deze steeds ondertekend door de cliënt.

4.2 Collectieve documenten

4.2.1. Opmaken van samenvattende loonstaten en stukken bestemd voor de boekhouding van de cliënt.

4.2.2. Het aangeven van xxxxxx en lonen bij de patroonsorganisatie of bij een sociaal fonds, en opstellen en afleveren van attesten voor sociale fondsen.

4.2.3. Het invullen van allerhande statistieken o.m. in verband met de lonen en personeelsbezetting, voor de gemeente, de provincie, de FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie.

4.2.4. Het afleveren van de attesten syndicale premie die door Acerta worden opgevolgd.

4.2.5. Wanneer documenten worden ingevuld door Acerta, worden deze steeds ondertekend door de cliënt.

B. Informatie en bijstand

Bijkomend neemt Acerta volgende diensten op zich, die betrekking hebben op de informatie-en bijstandsfunctie van Acerta op het vlak van de toepassing van de sociale wetgeving:

1. Modeldocumenten

Het gratis ter beschikking stellen van een aantal modelarbeidsovereenkomsten en andere modeldocumenten die te maken hebben met het tewerkstellen van personeel, zowel op papier als elektronisch. Een overzicht van deze gratis documenten kan worden geraadpleegd op xxx.xxxxxx.xx. Het invullen van deze documenten gebeurt tegen een apart tarief.

2. Informatie verstrekken

Tijdens de kantooruren telefonisch, schriftelijk of persoonlijk algemene informatie verstrekken over de toepassing van de sociale wetgeving en de bedrijfsvoorheffing voor zover deze betrekking heeft op de verwerking van de lonen. Acerta kan eveneens geraadpleegd worden over de loon- en arbeidsvoorwaarden die van toepassing zijn in de (sub)sector(en) waaronder de cliënt valt. Individueel juridisch advies of ondersteuning (vb. bij herstructurering van de onderneming) behoren niet tot de opdracht van Acerta.

Acerta zal alle redelijke middelen aanwenden om correcte informatie te verstrekken op basis van de gegevens die de cliënt verstrekt heeft en kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele onnauwkeurigheden.

Ook via elektronische nieuwsberichten wordt de cliënt op de hoogte gehouden van de meest courante wijzigingen in de sociale wetgeving

Het proactief individueel op de hoogte brengen van de cliënt van de toepasselijke sociale wetgeving en wetgeving op het vlak van bedrijfsvoorheffing en de betreffende wijzigingen vanuit zijn werkgeversdossier is niet in de opdracht van Acerta begrepen.

3. Ontslag

Het ontslag blijft een exclusieve bevoegdheid van de cliënt. Acerta zal wel informatie verstrekken in verband met het ontslag van werknemers of andere personen die, in een band van ondergeschiktheid, werkzaam zijn voor de cliënt en die betrekking heeft op de te respecteren opzeggingstermijnen en vormvereisten. Voor specifiek advies met betrekking tot de grond voor het ontslag en alle vergoedingen die eventueel als gevolg van het ontslag verschuldigd zijn of vorderingen die eruit kunnen voortvloeien, kan de cliënt beroep doen op de dienstverlening van Acerta Consult BV dat daarvoor eigen tarieven hanteert.

4. Vaststellen loon

De cliënt erkent uitdrukkelijk dat het vaststellen van het loon zijn uitsluitende bevoegdheid is. Acerta heeft hierbij geen enkele controleopdracht.

Op verzoek van de cliënt zal Acerta informatie verstrekken over de toepassing van loonbarema’s, indexaanpassingen en andere elementen die te maken hebben met de bepaling van het loon. Zolang de cliënt geen duidelijke instructies geeft aan Acerta over de toepassing van een loon en/of een aanpassing van een loon, blijft de rol van Acerta louter adviserend.

De cliënt erkent dat Acerta dit advies steeds verstrekt op basis van de op dat moment beschikbare gegevens.

5. Bijstand verlenen

Bijstand verlenen aan de cliënt bij het doen vaststellen van het bevoegd paritair comité. Indien nodig kan het advies van de Inspectie van de sociale wetten die bevoegd is in deze materie worden gevraagd door Acerta, op uitdrukkelijk verzoek van de cliënt. De cliënt is akkoord dat dit advies door Acerta zal worden gevolgd tot een uitdrukkelijke herroeping bij aangetekend schrijven door de cliënt.

De cliënt erkent dat Acerta geen enkele verantwoordelijkheid op zich kan nemen voor de vaststelling van het bevoegd paritair comité. Acerta neemt eveneens geen verantwoordelijkheid op zich wanneer achteraf de activiteit van de cliënt zou wijzigen. Wanneer de cliënt zijn activiteit wijzigt, zelfs deels, verbindt hij zich ertoe onmiddellijk Acerta hiervan op de hoogte te brengen. Acerta zal in dat geval op verzoek van de cliënt de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid aanschrijven ten einde de toestand te melden. Indien nodig dient een (nieuw) advies te worden aangevraagd.

6. Elektronische en specifieke documenten

Het op elektronische wijze ter beschikking stellen van loondocumenten (zoals bv. de individuele loonbon) aan de werknemers.

Verder kan de cliënt tegen betaling specifieke documenten bekomen, eventueel volledig op maat gemaakt van zijn situatie, zoals een arbeidsreglement en andere complexe documenten. Deze specifieke opdrachten zullen respectievelijk door Acerta en/of Acerta Consult BV worden uitgevoerd tegen de daartoe geldende tarieven.

De door Acerta uitgevoerde bovenvermelde prestaties van informatie en bijstand, kunnen, indien ze worden uitgevoerd door de juridische dienst, bijkomend aangerekend worden tegen het op dat

moment bij Acerta gangbare tarief, op basis van verschillende formules, zoals o.a. een maand- of jaarabonnement, en maken voorwerp uit van een bijkomende overeenkomst.

Valt o.m. onder de informatie-en bijstandsfunctie van Acerta:

- Eenvoudige sociaal juridische vragen;

- Het opmaken van een email-, internet-, camera- of GSM policy;

- Het opstellen van een bijlage aan het arbeidsreglement, indien een wetwijziging zich voordoet vanaf 1 oktober 2018 waardoor het arbeidsreglement moet aangevuld worden met de nieuwe wettelijke informatie.

Valt o.m. niet onder de informatie-en bijstandsfunctie van Acerta :

- Begeleiding bij inspectie

- Sociale audit

- Andere policies dan email-, internet-, camera- en GSM policy

- Nieuw arbeidsreglement of update van een arbeidsreglement

- Begeleiding ter plaatse bij de klant

Deze laatste opdrachten worden uitgevoerd door Acerta Consult BV tegen de daartoe geldende tarieven.

Hoofdstuk 3: administratiekosten

3.1 Kwartaalindexering

De administratiekosten zoals vermeld in de prijsbijlage bij de samenwerkingsovereenkomst worden op de eerste dag van elk kwartaal geïndexeerd overeenkomstig de evolutie en voorspelling van de index van de consumptieprijzen, zoals gepubliceerd door het Federaal Planbureau, met een minimum van 0,5% (Tussentijdse Indexeringen). Op 1 januari worden de administratiekosten definitief bepaald op basis van de index van de consumptieprijzen, volgens volgende formule :

P = P0 * (S/S0)

Waarbij:

P = administratiekost op 1 januari van het jaar X

P0 = administratiekost op 1 januari van het jaar (X-1)

S = Consumptieprijsindex (basisjaar 2013) zoals gepubliceerd door Xxxxxxx voor de maand december van het jaar voorafgaand aan het jaar X

S0 = Consumptieprijsindex (basisjaar 2013) zoals gepubliceerd door Statbel voor de maand december van het jaar voorafgaand aan X-1

De jaarlijkse indexering zal steeds minimum 2% bedragen.

Andere kosten dan de administratiekosten vermeld in de prijsbijlage kunnen eveneens op kwartaalbasis worden geïndexeerd.

3.2 Aanpassingen en bijkomende administratiekosten

Tussentijdse aanpassingen zijn mogelijk indien er zich wijzigingen voordoen die betrekking hebben op de erkenning, de wettelijke en contractuele verplichtingen of de rechten van de sociale secretariaten die impact hebben op de kostenstructuur van Acerta.

Wijzigingen aan de productkeuze, de communicatievorm, het werknemersaantal, de loonperiodes of de op te stellen documenten geven eveneens aanleiding tot herziening van de prijs.

Acerta behoudt zich bovendien het recht voor om bijkomende administratiekosten aan te rekenen, bovenop de in de samenwerkingsovereenkomst vermelde administratiekosten voor onder meer: loonbon verzenden aan thuisadres van de werknemer, berekenen van vakantiegeld samen met de loonperiode, berekenen van eindejaarspremies samen met de loonperiode, het maken van correcties op eerder gemaakte berekeningen, het doen van dringende verzendingen, de administratie voor educatief verlof en loonbeslag, herverdeling sociale lasten, debetbericht jaarlijkse vakantie, administratie rond tijdelijke werkloosheid, aanvragen van tewerkstellingspremies, administratie rond CAO26 en VOP, afleveren van duplicaten van allerhande documenten, opmaken van prestatiestaten (voor o.a. Gesco’s, WEP-plussers, invoegbedrijven, …), het plaatsen van bestellingen of klantspecifieke berekeningen met betrekking tot allerhande cheques, het aanvragen van attesten bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid in het kader van openbare aanbestedingen, loonstatistiek, personeelsfiche en personeelslijst, en voor de jaarlijkse, administratieve verrichtingen voor het afsluiten van het jaar.

Artikel 2 : Aansprakelijkheid

2.1. Acerta zal volgens de normale regels betreffende contractuele aansprakelijkheid haar opdrachten als een goed huisvader uitvoeren, d.w.z. ervoor zorgen dat bovenvermelde opdrachten volgens de regels van de kunst worden uitgevoerd.

De cliënt erkent uitdrukkelijk dat Acerta bij het vervullen van deze opdrachten enkel een middelenverbintenis heeft.

2.2. Wanneer Acerta één van bovenvermelde opdrachten niet of gebrekkig uitvoert binnen de voorziene limieten, zal Acerta zo vlug mogelijk de verwerkte gegevens rechtzetten. Acerta kan echter niet aansprakelijk gesteld worden voor de slechte of foutieve werking van technieken, methodes of programma’s die niet door haar eigen dienst ontwikkeld of in beheer genomen worden.

2.3. Acerta kan enkel aansprakelijk gehouden worden voor bewezen schade die rechtstreeks voortvloeit uit bewezen fouten. De eventuele schadevergoeding die hieruit voortvloeit, is in ieder geval per schadegeval ( te beoordelen op basis van de juridische oorzaak van de verweten fout ) beperkt tot 10 x de normale administratiekosten van de maand waarin de fout wordt vastgesteld (excl. de administratiekosten op premies en andere uitzonderlijke bedragen), met een absoluut maximum van 20.000 euro per kalenderjaar waarin de vorderingen(en) werd(en) gesteld en voor alle mogelijke schadegevallen van dat kalenderjaar samen.

De cliënt dient, op straffe van verval, een vordering tot schadevergoeding per aangetekend schrijven te richten aan Acerta binnen de zes maanden nadat de fout werd vastgesteld.

2.4. De aansprakelijkheid van Acerta kan niet in het gedrang komen wanneer de gegevens die de cliënt bezorgt voor het uitvoeren van de opdracht laattijdig, onvolledig, onjuist zijn of onder voorbehoud worden gegeven. Acerta neemt geen verantwoordelijkheid op zich betreffende de juistheid der inlichtingen verstrekt door de cliënt. Acerta kan evenmin aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onnauwkeurigheden of gebrekkige informatie vanwege de overheid of andere instanties.

2.5. De ondertekenende partijen komen overeen dat de cliënt niet uitdrukkelijk in een geschrift zijn akkoord met de uitgevoerde berekeningen dient mee te delen. De cliënt wordt aldus geacht zijn instemming en akkoord met de gemaakte berekeningen betuigd te hebben binnen 30 dagen na ontvangst van het resultaat van de berekeningen bij gebrek aan opmerkingen overgemaakt aan Acerta. Hetzelfde geldt voor de al dan niet toepassing van een RSZ-vermindering. De opmerkingen of betwistingen dienen binnen de gestelde termijn te gebeuren door middel van een aangetekend schrijven.

2.6. Bij het vervullen van de administratieve verplichtingen t.a.v. de overheid levert Acerta enkel een logistieke steun. Acerta kan de gegevens van de cliënt of de interpretatie ervan door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid niet op juistheid of volledigheid controleren. De omvang en aard van de RSZ-bijdragen en andere werkgevers- en werknemersbijdragen worden door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid bepaald.

2.7. De cliënt erkent dat wanneer door een wetswijziging de omvang en/of de aard van de RSZ en/of andere werkgevers- en werknemersbijdragen veranderen, Acerta op instructies van de RSZ dient te wachten alvorens de nieuwe bijdragen te berekenen.

2.8. Bij het aanbieden van softwarepakketten kan Acerta niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele onnauwkeurigheden, noch voor technische problemen die het gevolg zouden zijn van het installeren en/of gebruiken van eigen software door de cliënt...

Bij gebruik van de gekozen samenwerkingsvorm erkent de cliënt uitdrukkelijk de technische fiche van de gekozen samenwerkingsvorm na te leven. In geval van niet-naleving van de technische fiche van de gekozen samenwerkingsvorm door de cliënt, draagt Acerta hiervoor geen enkele aansprakelijkheid.

Indien Acerta, op vraag van de cliënt, aanpassingen moet doorvoeren aan de minimum systeemvereisten van het werkstation van de gekozen samenwerkingsvorm zoals bepaald in de technische fiche van de gekozen samenwerkingsvorm op het ogenblik van de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst draagt Acerta geen enkele verantwoordelijkheid voor de door haar uitgevoerde werkzaamheden.

2.9. Indien ruimere werkzaamheden gebeuren dan in de voorgaande hoofdstukken zijn omschreven, zijn beide partijen het erover eens dat die niet in de opdracht van Acerta zijn begrepen en waarvoor Acerta evenmin aansprakelijk kan worden gehouden.. Acerta wordt bevrijd van zijn verbintenissen in geval van overmacht. Als gevallen van overmacht worden uitdrukkelijk beschouwd: brand, technische stoornissen en andere situaties die de activiteiten van Acerta ernstig bemoeilijken of onmogelijk maken zoals gebrek aan medewerking van de cliënt, het niet tijdig verstrekken van informatie of onjuiste informatie.

2.10. Zodra de cliënt zijn administratiekosten niet meer betaalt, zal Acerta nog enkel de administratieve formaliteiten naleven die zij verplicht is te vervullen op basis van de wet van 27 juni 1969, tot het einde van het lopende kwartaal. De uitvoering van deze administratieve formaliteiten zal, voor de

volgende kwartalen, stopgezet worden nadat de cliënt eerst mondeling, daarna schriftelijk aangemaand en uiteindelijk geschrapt is als cliënt en na verwittiging van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Nochtans neemt Acerta, zolang er geen schrapping is, in deze gevallen geen enkele verantwoordelijkheid meer op zodat de uitvoering enkel als een bereidwilligheid kan worden aangezien. De kosten van aanmaning en inning zullen ten laste blijven van de cliënt.

Artikel 3 : Verplichtingen van de client

3.1 Verplichtingen van de cliënt ter uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst

De cliënt zal aan Acerta:

3.1.1. Alle personen opgeven waarop de opdracht van Acerta betrekking heeft.

3.1.2. Alle gevraagde inlichtingen, documenten en fondsen, nodig om zijn verplichtingen op het gebied van fiscale en sociale wetgeving na te komen, overeenkomstig de wettelijk voorziene termijnen, volledig en zonder voorbehoud overmaken. Gebeurt dit niet, dan heeft de cliënt, op basis van het gemene recht betreffende lastgeving, geen enkel verhaal tegen Acerta, uit hoofde der tegen hem getroffen strafmaatregel.

3.1.3. Spontaan alle gegevens tijdig, volledig en zonder voorbehoud verstrekken die nodig zijn om de bovenvermelde opdrachten uit te voeren.

3.1.4. Per betaalperiode de loonopgave doen via de gekozen samenwerkingsvorm of op papier, zelfs indien hij geen personeel meer in dienst heeft. De cliënt is er zich van bewust dat Acerta niet aansprakelijk kan gesteld worden voor de moeilijkheden die hieruit zouden voortvloeien, o.m. tegenover de RSZ, de FOD Financiën, en andere al dan niet officiële instanties. Indien Acerta toch een herinnering voor de loonopgave moet versturen, zal een extra kost aangerekend worden.

3.1.5. In het kader van de DIMONA-verplichting zal de cliënt bij een indienst- of een uitdiensttreding van een werknemer, binnen de door Acerta opgelegde termijnen, de indienst- en uitdiensttredingen doorsturen aan Acerta via de hiervoor te beschikking gestelde formulieren of elektronisch. Voor een aangifte per fax zal een bijkomende administratiekost worden aangerekend. In het geval de software of het programma om welke reden dan ook niet functioneert, moet de cliënt zelf instaan voor het nakomen van de DIMONA-verplichting.

3.2 Betalingen

3.2.1. De cliënt is verplicht de op de betalingsaanvraag (RSZ en BV ) en de factuur (administratiekosten) voorkomende bedragen over te maken aan Acerta, uiterlijk de voorlaatste werkdag van de betalingstermijn zoals die door de wetgeving en/of reglementering hieromtrent is voorzien of , wat de administratiekosten betreft, zoals die vermeld staat op de factuur.

Als betalingsdatum dient de datum waarop de rekening van Acerta werd gecrediteerd. De cliënt moet de regels betreffende de provisionele RSZ- bijdragen volgen. Acerta behoudt zich het recht voor om betalingsaanvragen en/of facturen enkel aan te bieden in PDF-formaat. De toestemming van de cliënt is verworven van zodra hij het bedrag vermeld op de eerste betalingsaanvraag en/of factuur betaalt, zonder voorbehoud.

De aan Acerta verschuldigde administratiekosten zijn betaalbaar binnen de 30 dagen na factuurdatum.

Indien Acerta toch een 1ste herinnering tot betaling van de administratiekosten moet versturen, zal een extra kost aangerekend worden.

Iedere laattijdige betaling van administratiekosten geeft aanleiding tot de toepassing van de wettelijke rentevoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties en een aanmaningskost van 10 % van de verschuldigde hoofdsom met een minimum van 50 euro ( vanaf 2023 jaarlijks geïndexeerd ). Ook de kosten van een incassokantoor of een dagvaarding, gerechtskosten e.a. kosten die door Acerta moeten gemaakt worden om de haar toekomende bedragen te recupereren via gerechtelijke of andere weg zijn voor rekening van de cliënt. Laattijdige betaling van de administratiekosten kan leiden tot uitsluiting nadat de cliënt eerst per gewone brief werd aangemaand.

Geen enkele betaling in het kader van de overeenkomst tussen Acerta en de cliënt kan gebeuren door middel van contante betaling of een cheque van welke aard ook.

3.2.2. Elke betaling, uitgevoerd door de cliënt, moet duidelijk de bestemming van de bedragen vermelden. Gebeurt dit niet, dan bepaalt Acerta zelf de bestemming die achteraf niet meer aanvechtbaar is.

Artikel 4 : Duur en einde van de samenwerking

4.1 Duur

De samenwerkingsovereenkomst en de daarmee verband houdende documenten ( de algemene bepalingen, de prijsbijlage, de licentieovereenkomst en de bijzondere bepalingen) worden afgesloten voor een duur van drie volledige kalenderjaren (“de duur“) en , behoudens ingeval van betekening van de opzeggingstermijn zoals voorzien in artikel 4.3 , nadien verlengd voor onbepaalde duur.

4.2 Vroegtijdige beëindiging ( uitsluiting ) door Acerta

De cliënt die de algemene bepalingen overtreedt, die inlichtingen weigert of de factuur of de betalingsaanvraag niet heeft voldaan binnen de gestelde termijn, kan aangemaand en uitgesloten worden.

De uitsluiting van de cliënt zal hem op zijn kosten per aangetekende brief ter kennis worden gebracht en zal ingaan op het einde van het lopende kwartaal. Acerta zal dan ontslagen worden van zijn verplichtingen en van de gevolgen die daaruit zouden voortvloeien. Acerta behoudt zich bovendien het recht voor alsnog een verbrekingsvergoeding te eisen wegens niet-naleving van de overeengekomen contractduur, conform met de bepalingen die betrekking hebben op het niet naleven van de opzeggingsmodaliteiten.

De overeenkomst wordt zonder schadevergoeding en zonder voorafgaande ingebrekestelling automatisch beëindigd door Acerta zonder terugwerkende kracht bij ontbinding, verdwijning, faillissement, kennelijk onvermogen of insolvabiliteit van de cliënt of ingeval van strafrechtelijk beteugelbare feiten begaan door de cliënt.

4.3 Opzegging door één van de partijen

 Opzegging van de overeenkomst door één van de partijen is mogelijk tegen het einde van de overeengekomen contractduur door een per post aangetekend schrijven mits een opzeggingstermijn van 6 maanden wordt gerespecteerd die op 1 juli van het jaar van het einde van de overeenkomst moet ingaan. De opzegtermijn moet ten laatste 4 werkdagen voor 1 juli worden betekend.

 Na verloop van de duur wordt de integrale overeenkomst, met inbegrip van de algemene bepalingen en de licentieovereenkomst, verlengd voor onbepaalde duur. Opzegging van de overeenkomst van onbepaalde duur is door elk van de partijen mogelijk met een opzeggingstermijn van 6 maanden die op 1 juli van elk kalenderjaar moet ingaan en steeds moet eindigen op 31 december van het kalenderjaar. De opzegtermijn moet ten laatste 4 werkdagen voor 1 juli worden betekend.

Elke andere opzegging heeft geen uitwerking.

4.4 Verbreking van de overeenkomst door de cliënt

Xxxxxxx xxx xxxxxxxxxx voor 1 juli van het jaar van het einde van de overeenkomst, zal een schadevergoeding verschuldigd zijn ten belope van de administratiekosten van de maand voorafgaand aan de verbreking of ingeval van verbreking voor de ingangsdatum de administratiekost vermeld in de offerte of het gangbaar tarief vermenigvuldigd met het aantal maanden van de lopende contractduur, met een minimum van 812 euro. Dit laatste bedrag wordt geïndexeerd zoals de gewone administratiekosten, zoals voorzien in de samenwerkingsovereenkomst. Ingeval van een sterke fluctuatie in opgegeven personeelsleden gedurende de laatste twaalf maanden voor de verbreking, kan Acerta evenwel ervoor opteren om als basis voor de schadevergoeding de gemiddelde administratiekost van de laatste 12 maanden voorafgaand aan de verbreking te nemen.

Xxxxxxx xxx xxxxxxxxxx na 1 juli van het jaar van het einde van de overeenkomst, zal een schadevergoeding verschuldigd zijn ten belope van de administratiekosten van de maand voorafgaand aan de verbreking of ingeval van verbreking voor de ingangsdatum de administratiekost vermeld in de

offerte of het gangbaar tarief vermenigvuldigd met het aantal maanden van de lopende contractduur en 12 daaropvolgende maanden , met een minimum van 812 euro. Dit laatste bedrag wordt

geïndexeerd zoals de gewone administratiekosten, zoals voorzien in de samenwerkingsovereenkomst. Ingeval van een sterke fluctuatie in opgegeven personeelsleden gedurende de laatste twaalf maanden voor de verbreking, kan Acerta evenwel ervoor opteren om als basis voor de schadevergoeding de gemiddelde administratiekost van de laatste 12 maanden voorafgaand aan de verbreking te nemen.

Xxxxxxx van verbreking van de overeenkomst voor zijn inwerkingtreding, dient de cliënt een verbrekingsvergoeding te betalen overeenkomstig de bepalingen van artikel 4.4 1ste paragraaf.

4.5 Laattijdige opzegging door de cliënt

Xxxxxxx van laattijdige opzegging zal een schadevergoeding verschuldigd zijn ten belope van de administratiekosten van de maand van opzegging vermenigvuldigd met het aantal maanden van de lopende contractduur en 12 daaropvolgende maanden , met een minimum van 812 euro. Dit laatste bedrag wordt geïndexeerd zoals de gewone administratiekosten, zoals voorzien in de samenwerkingsovereenkomst.

Alle kosten die gepaard gaan met de inning van deze schadevergoedingen zijn voor rekening van de cliënt.

Artikel 5 : Toepassing privacywetgeving

Zie overeenkomst “ verwerking van persoonsgegevens – toepassing GDPR “.

Artikel 6 : Varia

6.1. De overeenkomst tussen de partijen wordt beheerst door het Belgisch recht. Alle betwistingen aangaande deze overeenkomst of eruit voortvloeiend, zullen voorgelegd worden aan de rechtbanken van Leuven.

6.2. Het in het kader van de samenwerkingsovereenkomst opgesteld samenwerkingsvoorstel en de technische fiche van de gekozen samenwerkingsvorm, in geval van een samenwerking met de gekozen samenwerkingsvorm, maken integraal deel uit van deze samenwerkingsovereenkomst.

6.3 Zowel tijdens de samenwerking als in geval van stopzetting van de samenwerking tussen de cliënt en Acerta blijft Acerta eigenaar van iedere realisatie, creatie of softwaretoepassing van welke aard ook zoals bedoeld in de Wet van 30 juni 1994 houdende omzetting in het Belgische recht van de Europese richtlijn van 14 mei 1991 betreffende de rechtsbescherming van computerprogramma’s.

Het is de cliënt niet toegelaten de realisaties en creaties van welke aard ook of de softwaretoepassing van welke aard ook, zowel tijdens de samenwerking als in geval van

stopzetting van de samenwerking, ter beschikking te stellen aan derden zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Acerta.

6.4. De informatie over zijn onderneming waarover Acerta beschikt voor de uitoefening van zijn taken, blijft eigendom van de cliënt. De werknemer krijgt kennis van de hem betreffende gegevens die in de verwerking zijn opgenomen door middel van de sociale documenten. Acerta verstrekt bijkomende informatie enkel aan de cliënt, tenzij stilzwijgende of schriftelijke toelating van de cliënt om deze gegevens rechtstreeks aan de werknemer over te maken. De cliënt geeft evenwel toestemming aan Acerta om de informatie over zijn onderneming te verwerken in anonieme statistieken en/of analyses.

6.5. De samenwerkingsovereenkomst, met inbegrip van alle bijlagen erbij, vormt de volledige overeenkomst en het volledige contract tussen de partijen in verband met de transacties die hierin voorzien worden en zij heeft voorrang op alle eerder of gelijktijdig gedane mondelinge of schriftelijke mededelingen in verband met het onderwerp hiervan.

6.6. Geen afstandsverklaring van enige bepaling van deze overeenkomst, noch van enige rechten of verplichtingen van een partij hieronder zal van kracht zijn, tenzij zij schriftelijk is en ondertekend door de partij die afstand doet van de naleving en een dergelijke afstandsverklaring zal uitsluitend van kracht zijn in dat specifieke geval en voor het specifieke doel die in dat schrijven vermeld wordt. Geen enkele afstandsverklaring van niet naleven of in gebreke blijven van een bepaling van deze overeenkomst zal beschouwd worden als een afstandsverklaring van een andere bepaling of van een latere niet-naleving of in gebreke blijven onder dezelfde bepaling van deze overeenkomst.

6.7. Indien enige bepaling of onderdeel van een bepaling van deze overeenkomst ongeldig of onafdwingbaar mocht blijken, zullen de overige bepalingen of onderdelen van dergelijke bepaling onverminderd van kracht blijven.

Partijen zullen zich te goeder trouw inspannen om de ongeldige of onafdwingbare bepaling(en) of onderde(e)l(en), indien en voor zover als wettelijk mogelijk, te vervangen door geldige of afdwingbare bepaling(en) of onderde(e)l(en) die hetzelfde economisch evenwicht tussen de rechten en plichten van Partijen verzekeren.

6.8. De cliënt dient alle kennisgevingen, verzoeken of andere mededelingen die onder deze overeenkomst gedaan of gegeven dienen te worden, schriftelijk te doen.

Artikel 7 : Wijziging aan de algemene bepalingen

De cliënt aanvaardt dat Acerta het recht heeft om de algemene bepalingen te wijzigen. De cliënt heeft het recht zich binnen de 30 dagen na de publicatie van de wijziging op de website xxx.xxxxxx.xx per aangetekend schrijven te verzetten tegen de wijziging. Indien Acerta ervoor opteert om de wijziging alsnog door te voeren, heeft de cliënt het recht de overeenkomst met Acerta op te zeggen conform met

de opzegmodaliteiten voorzien in de algemene bepalingen, voor zover het een essentiële wijziging betreft. De laatste versie van de algemene bepalingen kan steeds teruggevonden worden op de website xxx.xxxxxx.xx of geraadpleegd worden in de kantoren van Acerta.