ddddddddddddddd
ddddddddddddddd
Samenvatting convenant DWARS & GroenLinks
Zomercongres 2021
ddddddddddddddd
Dit is een biįlage biį de algemene bestuursverantwoording. Vragen hierover mogen worden ingediend biį algemene bestuursverantwoording.
Sinds kort hebben het bestuur van DWARS en het bestuur van GroenLinks een convenant getekend. Dit is een overeenkomst waarin onderlinge (financiële) afspraken voor langere tijd staan en waarin we gezamenlijk onderschrijven hoe de verenigingen zich tot elkaar verhouden. Daarnaast is er een gebruikersovereenkomst voor het gebruik van de bestuurskamer en overige ruimtes in het pand, inclusief de geldende huisregels. Beide documenten zijn na onderhandelingsgesprekken met GroenLinks tot stand gekomen. Jaarlijks in september evalueren we samen de afspraken in het convenant.
Met deze samenvatting (gemaakt door het bestuur van DWARS) wordt inzicht gegeven in de belangrijkste afspraken die zijn gemaakt aan haar leden ter kennisgeving tijdens het congres. Aan deze samenvatting kunnen geen rechten worden ontleend.
In de basisovereenkomst staat vastgelegd dat GroenLinks zich betrokken voelt bij DWARS en zich bewust is van de waarde van DWARS voor de vereniging en beweging. We spreken uit dat beide verenigingen vertrouwen hebben in elkaars welwillendheid en we ons beide inspannen om wederzijds vertrouwen niet te schaden. GroenLinks kan bij DWARS terecht voor zaken die jongeren aangaan. We hebben afgesproken elkaar te informeren over belangrijke ontwikkelingen rondom onze verenigingen. Dit contact loopt hoofdzakelijk tussen de voorzitters van DWARS en GroenLinks.
Verder is afgesproken onder welke omstandigheden het convenant ontbonden wordt en hoe het vervolgproces er dan uit ziet. Ook zijn er afspraken gemaakt rondom geschillenbeslechting. Mochten er geschillen zijn waar DWARS en GroenLinks niet samen uitkomen, dan is er een aparte geschillencommissie. Deze geschillencommissie bestaat uit twee leden van de Commissie Geschil en Beroep van GroenLinks, en twee leden van de Commissie van Beroep van DWARS.
Aanvullende organisatorische afspraken
We hebben afgesproken dat de (vice)voorzitter van DWARS deelneemt aan de partijbestuursvergaderingen en Tweede Kamerfractievergaderingen van GroenLinks. Ook kan het bestuur van DWARS GroenLinks raadplegen voor trainingen en advies. We hebben verder afgesproken dat we onze beleidsstukken rondom integriteitsbeleid en de gedragscodes met elkaar delen. DWARS mag een beroep doen op de vertrouwenspersonen van GroenLinks.
Verder zijn afspraken gemaakt rondom onze medewerkers. Zo beheert GroenLinks de contracten. Daarnaast is opgenomen welke verzekeringen van GroenLinks ook voor DWARS gelden. Ook hebben we afspraken gemaakt rondom ICT. DWARS kan bij GroenLinks terecht voor technische ondersteuning. Ten slotte zijn er afspraken gemaakt rondom de (financiële) administratie en onderlinge communicatie.
XxxxxXxxxx heeft DWARS aangemerkt als haar onafhankelijke jongerenorganisatie. Dit betekent dat DWARS recht heeft op subsidie van het ministerie van Binnenlandse Zaken volgens de Wet op de Financiering van Politieke Partijen (WFPP). Hier wordt op voorhand geen inhoudelijke voorwaarden aan verbonden en het subsidiebedrag wordt onvoorwaardelijk ter beschikking gesteld aan DWARS. Uiteraard moet DWARS zich houden aan de voorwaarden van het besteden van de subsidie volgens de WFPP, maar verder zijn er geen aanvullende voorwaarden vanuit GroenLinks. De financiën van DWARS worden jaarlijks samen met de financiën van GroenLinks door de accountant gecontroleerd. Waar nodig, worden aanvullende maatregelen voor verantwoord financieel beheer onderling besproken.
DWARS ontvangt jaarlijks twee soorten extra bijdrages van GroenLinks:
1. Projectgelden; dit bedrag komt uit de eigen middelen van GroenLinks.
2. Jetten-gelden; dit bedrag komt uit het extra subsidiegeld dat GroenLinks de komende jaren (2020-2024) ontvangt naar aanleiding van de motie-Jetten.
Beide type gelden mogen alleen gebruikt worden voor projecten en niet voor
structurele kosten. Ook mogen deze extra bijdragen niet leiden tot verhoging van de reserves van DWARS. Aan de Jetten-gelden zijn door GroenLinks extra voorwaardes verbonden. De Jetten-gelden moeten per project door het bestuur van DWARS worden aangevraagd en door het bestuur van GroenLinks worden goedgekeurd.
Ook zijn de afspraken rondom dubbellidmaatschappen opgenomen: GroenLinks biedt leden tot en met 27 jaar aan om gratis ook lid te worden van DWARS.
Ten slotte zijn er afspraken gemaakt rondom het herzien van de financiële afspraken. Na elke gemeenteraadsverkiezing worden de afspraken rondom de projectgelden, Jetten-gelden en dubbellidmaatschappen in onderling overleg herzien.
DWARS betaalt jaarlijks een bedrag voor huisvesting en diensten aan GroenLinks. Het gaat om diensten zoals: faciliteiten op het pand, administratie, ICT, internet, print en kopie, enzovoort. Het exacte bedrag wordt berekend aan de hand van een rekentool (verdeelsleutel). Daarbij is rekening gehouden met de omstandigheden van DWARS.
De gebruikersovereenkomst is het contract waarin het gebruik van de bestuurskamer van DWARS is vastgelegd. In de gebruikersovereenkomst is vastgelegd dat de bruikleenperiode loopt tot 31 december 2024 (parallel aan de huurperiode van het pand door GroenLinks).
Zes maanden van tevoren gaan DWARS en GroenLinks met elkaar in gesprek over het vernieuwen van deze overeenkomst. We hebben de intentie uitgesproken om in hetzelfde pand gehuisvest te blijven, ook als GroenLinks besluit te verhuizen. DWARS wordt zo vroeg mogelijk betrokken bij een eventueel verhuizingsproces.
Verder zijn afspraken gemaakt over onderhoud en verzekeringen. Ook hebben we gesproken onder welke omstandigheden de gebruikersovereenkomst ontbonden zou kunnen worden. Wanneer XxxxxXxxxx na herhaaldelijk overleg en waarschuwing vindt dat DWARS gemaakte afspraken niet nakomt en daarom de overeenkomst wil opzeggen, dan is de opzegtermijn zes maanden. Bij verschil van inzicht gelden de afspraken rondom geschillenbeslechting uit de basisovereenkomst van het convenant.
Tot slot hebben we huisregels opgesteld. Het pand waar GroenLinks gehuisvest is bestaat uit de 5e verdieping en een entresol. Op het entresol zit de bestuurskamer van DWARS, GroenLinks zit voor het grootste deel op de 5e verdieping. Er moet altijd een bestuurslid van DWARS aanwezig zijn wanneer DWARS gebruikmaakt van het pand. DWARS-bestuursleden moeten daarom een BHV-cursus volgen. DWARS kan de hele week gebruik maken van de entresol. In overleg kan ’s avonds en in het weekend ook gebruik gemaakt worden van de 5e verdieping. Uiterlijk om 23:00 uur moet DWARS het pand verlaten hebben. Minstens eens per maand ’s avonds of in het weekend mag DWARS de grote zaal en het auditorium reserveren. Wanneer een reservering van DWARS minder dan 7 dagen van tevoren onverhoopt toch door GroenLinks moet worden geannuleerd, dan biedt GroenLinks (financiële) ondersteuning bij het vinden van een geschikt alternatief. De overige vergaderzalen mag DWARS naar eigen inzicht reserveren.
Ook zijn er afspraken gemaakt over: sleutels, keukengebruik, schoonmaak, opruimen, alarm en communicatie. De huisregels die voor alle DWARSers gelden komen op het pand te hangen.