Bestek nr. S&L/DA/2023/006
Bestek nr. S&L/DA/2023/006
Openbare procedure voor de vernieuwing, op basis van de bestaande apparaten en architectuur, van het Finscan-softwareplatform, het onderhoud van de eerder aangeschafte apparaten (scanners en enveloppenopeners), de bijbehorende softwarelicenties, de dagelijkse ondersteuning voor de hardware en software en de aanvullende bijstand voor het volledige platform om de werking van de scanningsdiensten van Jambes, Gent en Brussel te waarborgen.
Uiterste datum voor het indienen van de offertes
23 oktober 2023 vóór 10.00 uur
Erratum : p.1, p. 8, p. 9, p. 11, p. 53
INHOUD
B.1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT 5
B.4. Documenten van toepassing op de opdracht 6
B.5. Kunstmatig beperken van de mededinging - Belangenconflicten - Naleving van milieu-, sociaal en arbeidsrecht 7
B.5.1. Kunstmatig beperken van de mededinging 7
B.5.2. Belangenconflict - Draaideurconstructie 7
B.5.3. Naleving van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht 7
C.1. Indienen van de offertes 10
C.1.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes 10
C.1.2. Ondertekening van de offertes 11
C.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte 11
C.1.4. Uiterste datum voor het indienen van de offertes 11
C.2.2. Geldigheidsduur van de offerte 12
C.2.3. Inhoud en opbouw van de offerte 12
C.2.4. Het offerteformulier 12
C.2.5. De prijsinventaris en de prijzen 13
C.2.6. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) 13
C.3. Selectie – Toegangsrecht – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria 14
C.3.2. Toegangsrecht – Uitsluitingscriteria (deel III van het UEA) 14
C.3.3. De kwalitatieve selectie (deel IV van het UEA) 16
C.3.4. Regelmatigheid van de offertes 17
C.3.5.1. Lijst van de gunningscriteria 17
C.3.5.2. Methode voor het bepalen van de meest voordelige offerte 17
C.3.5.3. Eindscore (100/100) 19
D.2.1. Duur van de opdracht 20
D.2.2.1. Principes en berekening 20
D.2.3. Heffing die een weerslag heeft op het bedrag van de opdracht 21
D.2.4. Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer 22
D.2.5. Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer 22
D.2.6. Vergoedingen voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten tijdens de procedure 22
D.2.7. Vervanging van de opdrachtnemer 23
D.3. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer 23
D.4. Bijzondere verbintenissen voor de opdrachtnemer 24
D.5. Bescherming van persoonsgegevens 24
D.5.1. Non-disclosure agreement 24
D.5.2. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG - Verordening (EU) 2016/679) 24
D.6. Oplevering van de uitgevoerde diensten 25
D.7.2. Vrijgave van de borgtocht 27
D.8. Uitvoering van de diensten 27
D.8.1. Kick-offmeeting of xxxxxxxxxxxxxxxx 00
D.8.3. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd 28
D.8.4. Planning voor de uitvoering van de diensten 28
D.8.5. Evaluatie van de uitgevoerde diensten 28
D.8.6. Naleving van de toepasselijke wettelijke, reglementaire en conventionele bepalingen 28
D.9. e-Facturatie (xml) en betaling 30
D.11.1. Boete wegens laattijdige uitvoering 32
D.11.3. Verrekening van de boetes en straffen 33
E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 34
E.1.1. TECHNISCHE SPECIFICATIES 34
E.1.1.1. Globale architectuur van het FinScan-platform 34
E.1.1.2. Type stromen/documenten - Beschrijving van de bestaande situatie 36
E.1.1.3. Uitvoerige beschrijving van de bestaande functionaliteiten 37
E.1.2. Beschrijving van de xx xxxxxxxx xxxxxxxx 00
E.1.2.2. Architectuur en xxxxxxxxxxxxxx 00
E.1.2.3. Ondersteuning en werking van de apparaten 43
E.1.2.4. Software voor inhoudsherkenning en gegevensextractie 43
E.1.2.5. Module voor het genereren van tussenbladen 45
E.1.2.6. Monitoring - Traceerbaarheid - Rapportage 45
E.1.2.7. Uitrol van de oplossing, projectondersteuning en testmethode 46
E.1.2.9. Inschatting van te verwerken volumes 46
E.1.2.10. Technische ondersteuning 46
(b) Correctief onderhoud (technische interventie bij een incident) 47
E.1.2.12. Service Level Agreement (SLA) 48
(a) Opleiding in verband met het gebruik van het platform 48
(b) Opleiding in verband met de configuratie 49
E.1.2.15. Fasering en operationele rapportage 49
E.1.2.16. Aanvullende bijstand 50
F. BIJLAGEN 53
F.1. OFFERTEFORMULIER 54
F.2. Prijsinventaris 57
F.2.1. Grootvolumescanners 57
F.2.2. Documentscanners 57
F.2.3. Software 57
F.2.4. Enveloppenopeners 58
F.2.5. Aanvullende bijstand 58
F.3. Buitenlandse firma - Vaste inrichting 59
F.4. HOE EEN UEA DOWNLOADEN EN INVULLEN? 63
Het UEA kan op twee manieren worden ingevuld. 63
F.4.1. Via het html-bestand 63
F.4.2. Via het pdf-bestand 63
F.5. Model voor de referenties 64
F.6. Model voor de cv’s 65
F.7. Artikelen 9 en 10 van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk 66
F.8. Non-disclosure agreement 68
F.9. Verwerkingsovereenkomst met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens 73 F.10. Model voor het stellen van vragen 83
F.11. Attest van plaatsbezoek 84
In toepassing van artikel 9, paragraaf 4 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek wordt afgeweken van artikel 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht en van artikel 154 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes.
Alle federale aanbestedende instanties onderworpen aan artikel 2 (1° tot 4°) van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat dienen de omzendbrief van 16 mei 2014 na te leven. In het kader van deze overheidsopdracht werd dus maximaal rekening gehouden met duurzame ontwikkeling en meer bepaald met het milieuaspect.
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat voor deze opdracht geen voorschot (een voorschot) zal worden betaald zoals bepaald in het koninklijk besluit van 29 november 2022 betreffende de toekenning van een voorschot in het kader van overheidsopdrachten omwille van de economische situatie ingevolge de oorlog in Oekraïne onverminderd de toepassing van art. 67, §1er, 4° van KB van 14/01/2013.
B.1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT
De huidige opdracht heeft als voorwerp de vernieuwing, op basis van de bestaande apparaten en architectuur:
- Van het Finscan-softwareplatform,
- Van het onderhoud van de eerder aangeschafte apparaten (scanners en enveloppenopeners) en de bijbehorende softwarelicenties,
- Van de dagelijkse ondersteuning en aanvullende bijstand voor het volledige platform,
om de werking en de ondersteuning van de scanningsdiensten van Jambes, Gent en Brussel te waarborgen.
Er wordt gekozen voor de openbare procedure met Europese bekendmaking. Het gaat om een opdracht voor diensten.
Deze opdracht is een opdracht tegen prijslijst (artikel 2, 4° van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren).
Deze opdracht omvat één enkel perceel aangezien het voor de realisatie van de opdracht, te meer omdat de onderdelen "software", "licenties" en "onderhoud" zeer moeilijk los van elkaar kunnen worden gezien, noodzakelijk is een eenheid van prestaties te hebben.
Deze opdracht wordt nader beschreven in deel E "Technische voorschriften". Varianten en opties zijn niet toegestaan.
Overeenkomstig artikel 85 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor deze opdracht niet te gunnen en eventueel te beslissen dat de prestaties het voorwerp zullen uitmaken van een nieuwe opdracht, desnoods volgens een andere procedure.
B.2. DUUR VAN DE OPDRACHT
De begindatum van de opdracht zal in de kennisgevingsbrief van de opdracht worden vermeld. De opdracht wordt gesloten voor een duur van 4 jaar.
De aanbestedende overheid of een van de gebruikende partijen voor wie de opdracht wordt geplaatst, kan echter een einde stellen aan de opdracht na afloop van het eerste, het tweede of het derde jaar, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de opdrachtnemer bij aangetekend schrijven wordt gedaan minstens 3 maanden voor het einde van het lopende uitvoeringsjaar.
In dat geval kan de opdrachtnemer geen schadevergoeding eisen.
Dit bestek bevat een bepaling in verband met de herziening van de duur van de opdracht (zie punt D.2.1).
B.3. AANBESTEDENDE OVERHEID
De aanbestedende overheid is de Belgische staat, vertegenwoordigd door de heer minister van Financiën.
Federale Overheidsdienst Financiën Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Team Overheidsopdrachten
North Galaxy - Toren B23 - bus 784 Koning Xxxxxx XX-laan 33
1030 BRUSSEL
B.4. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT
B.4.1. Wetgeving
- Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten.
- Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
- Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
- Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
- Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
- Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, onder meer artikelen 9 en 10 (zie bijlage).
- De toepasselijke gewestelijke milieuwetgeving.
- Wet van 11 december 2016 houdende diverse bepalingen inzake detachering van werknemers.
- De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
- Koninklijk besluit van 22 december 2017 inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid.
- Het koninklijk besluit van 29 november 2022 betreffende de toekenning van een voorschot in het kader van overheidsopdrachten omwille van de economische situatie ingevolge de oorlog in Oekraïne.
B.4.2. Opdrachtdocumenten
- Dit bestek nr. S&L/DA/2023/006.
- De in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde aankondigingen en rechtzettingen die op deze opdracht betrekking hebben, maken er integraal deel van uit. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opstellen van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden.
- Het pv van de vragen en de antwoorden.
B.5. KUNSTMATIG BEPERKEN VAN DE MEDEDINGING - BELANGENCONFLICTEN - NALEVING VAN MILIEU-, SOCIAAL EN ARBEIDSRECHT
B.5.1. Kunstmatig beperken van de mededinging
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 5 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten dat stelt dat de inschrijvers geen handelingen stellen, geen overeenkomsten sluiten of geen afspraken maken die de normale mededingingsvoorwaarden kunnen vertekenen.
B.5.2. Belangenconflict - Draaideurconstructie
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op de artikelen 6 en 69, eerste lid, 5° en 6°, van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en op artikel 51 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren met betrekking tot de situaties waarin er een belangenconflict optreedt bij de plaatsing en de uitvoering van de opdracht en dit om elke concurrentievervalsing te vermijden en de gelijke behandeling van alle inschrijvers te garanderen.
In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie ('revolving doors'), zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op één of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Financiën binnen 2 jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Financiën, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de plaatsingsprocedure, evenals voor de verrichting van bepaalde opdrachten in het kader van de uitvoering van deze opdracht.
De bovenstaande bepaling is echter enkel van toepassing voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun activiteiten in het kader van deze opdracht.
Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg kunnen hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van de wetgeving en de regelgeving inzake overheidsopdrachten.
B.5.3. Naleving van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht
De ondernemers zijn ertoe gehouden alle toepasselijke verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht uit hoofde van het Europees Unierecht, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of uit hoofde van de in bijlage II bij de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten vermelde bepalingen van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht, na te leven en te doen naleven door elke persoon die handelt als onderaannemer in welke fase ook, en door elke persoon die personeel tewerkstelt voor de uitvoering van de huidige opdracht.
B.6. VRAGEN/ANTWOORDEN
De potentiële inschrijvers moeten hun vragen aan de aanbestedende overheid per e-mail kenbaar maken op het volgende e-mailadres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
Enkel de vragen die uiterlijk op 22/09/2023 om 16.00 uur bij de aanbestedende overheid zijn toegekomen, zullen worden behandeld. Als onderwerp van de e-mail vermeldt de inschrijver "INFO- finscan".
Alle vragen moeten via het bijgevoegde formulier worden gesteld (zie bijlage F10). De potentiële inschrijver vult voor elke vraag alle nodige gegevens in.
De aanbestedende overheid zal de vragen en antwoorden publiceren op e-notification (xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).
Als er tijdens de voorgeschreven termijn geen vragen worden gesteld, zal er niets worden gepubliceerd.
B.7. BEZOEK AAN HET GEBOUW
Het enige en verplichte bezoek aan één van de 2 belangrijkste scanningscentra van de FOD Financiën zal als volgt verlopen:
Gebouw | |
1 | Scanningscentrum van Namen |
2 | Scanningscentrum van Gent |
BELANGRIJK
Om deel te nemen, moeten de bezoekers met behulp van een document (bijvoorbeeld: een visitekaartje of een identiteitskaart, waaruit blijkt dat de bezoeker wel degelijk werd gestuurd door zijn of haar bedrijf, dat de FOD Financiën daarover vooraf heeft ingelicht) bewijzen dat ze tot het genoemde bedrijf behoren. Indien dit document niet wordt voorgelegd, zal de vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid de bezoeker de toegang weigeren.
Tijdens het bezoek worden er geen vragen over de opdracht beantwoord. De vragen moeten schriftelijk binnen de daarvoor vastgestelde termijn worden ingediend.
Behoudens een uitdrukkelijk verbod van de vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid is het gebruik van camera’s en fototoestellen toegestaan.
De inschrijver dient bij zijn offerte een attest te voegen om zijn deelname aan dit bezoek aan te tonen. Dat attest zal hem worden overhandigd tijdens het plaatsbezoek of opgestuurd worden per e-mail. Als het attest ontbreekt, kan de aanbestedende overheid de lijst met aanwezigen raadplegen die de verantwoordelijke voor het bezoek zal bijhouden.
Als geen van de twee mogelijkheden toelaat te bevestigen dat de inschrijver wel degelijk aan het verplichte bezoek heeft deelgenomen, wordt de offerte als substantieel onregelmatig beschouwd.
Om aan het plaatsbezoek deel te nemen, wordt aan de kandidaat-inschrijver gevraagd om ten laatste drie werkdagen voor de datum van het bezoek via e-mail xxxx-xxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx te contacteren.
Plaatsbezoeken vinden plaats tussen 1 en 12 september 2023.
De potentiële inschrijver vermeldt in de inschrijvingsmail de naam en de functie van de personen (max. 2 personen) die bij het plaatsbezoek aanwezig zullen zijn. In de onderwerpregel van de e-mail vermeldt hij "Bezoek Finscan-Namen" of "Bezoek Finscan-Gent", naargelang de plaats van het bezoek.
C.1. INDIENEN VAN DE OFFERTES
C.1.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes
De aandacht wordt gevestigd op het feit dat een inschrijver slechts één offerte kan indienen per opdracht.
Iedere deelnemer aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver.
Deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten onder hen iemand aanduiden die de combinatie zal vertegenwoordigen ten aanzien van de aanbestedende overheid.
De offertes moeten elektronisch worden ingediend.
Op grond van artikel 14 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten moeten de elektronische indiening en ontvangst van de offertes met elektronische communicatiemiddelen gebeuren.
De elektronische offertes moeten worden verstuurd via de website e-tendering xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, die de naleving van de voorwaarden uit artikel 14, § 6 en § 7 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten garandeert.
Het indieningsrapport van de offerte, de bijlagen en het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) moeten worden ondertekend door middel van een gekwalificeerde elektronische handtekening (artikel 43 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren).
Aangezien het versturen van een offerte via e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 14, § 7 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten voldoet, is het niet toegestaan om op deze wijze een offerte in te dienen.
Door het loutere feit dat de inschrijver zijn offerte via elektronische middelen indient, aanvaardt hij dat de gegevens van zijn offerte door het ontvangstsysteem worden geregistreerd.
Meer informatie kan worden teruggevonden op de website: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de helpdesk van de dienst e-procurement op het telefoonnummer: x00 (0)0 000 00 00.
Er wordt aan de inschrijver aanbevolen om zich uiterlijk de dag vóór de opening van de offertes aan te melden teneinde contact te kunnen opnemen met de helpdesk van e-procurement om eventuele toegangsproblemen tot de website xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ op te lossen.
De inschrijver moet rekening houden met het feit dat elk afzonderlijk bestand dat via elektronische weg wordt ingediend, niet groter mag zijn dan 80 MB en dat alle bestanden samen niet groter mogen zijn dan 350 MB.
C.1.2. Ondertekening van de offertes
De gekwalificeerde elektronische handtekening(en) moet(en) uitgaan van de persoon (personen) die bevoegd of gemachtigd is (zijn) om de inschrijver(s) te verbinden.
Wanneer het indieningsrapport wordt ondertekend door een gevolmachtigde, moet hij duidelijk zijn opdrachtgever(s) vermelden. De gevolmachtigde voegt de elektronische authentieke of onderhandse akte die hem zijn bevoegdheden verleent of een gescande kopie van de volmacht toe. De gevolmachtigde verwijst eventueel naar het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin het uittreksel van die akte is bekendgemaakt, met vermelding van de betrokken bladzijde(n) en/of van het fragment.
De aanbestedende overheid wijst de inschrijver erop dat een speciale volmacht moet bestaan vóór de opening van de offertes (Raad van State, nr. 238.963 van 21 augustus 2017) en dat een bekrachtiging a posteriori door een persoon die bevoegd is om de inschrijver te verbinden, de handtekening van een offerte, gezet door een persoon die niet bevoegd is om de inschrijver te verbinden, niet valideert (Raad van State, nr. 201.744 van 9 maart 2010). Bovendien kan een volmacht die post factum opgesteld werd en bezorgd werd na de uiterste datum voor het indienen van de offerte niet aanvaard worden als bewijs van de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) van de offerte van de inschrijver op het moment van het indienen van de offerte (Raad van State, nr. 229.829, van 16 januari 2015).
In verband met de machtiging om een rechtspersoon te verbinden, vestigt de aanbestedende overheid de aandacht van de inschrijvers op het feit dat de ondertekening van een offerte voor een overheidsopdracht in principe niet kan worden beschouwd als een handeling van dagelijks bestuur.
Indien de inschrijver de handtekening niettemin als een handeling van dagelijks bestuur beschouwt, moet hij aangeven waarom de handtekening op zijn offerte (indieningsrapport e-tendering) een handeling van dagelijks bestuur is voor de betrokken overheidsopdracht en dus rechtsgeldig is.
C.1.3. Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte
Wanneer een inschrijver een reeds verstuurde of ingediende offerte wil wijzigen of intrekken, moet dit gebeuren in overeenstemming met de bepalingen van artikel 43 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
Wanneer het indieningsrapport dat wordt opgesteld ingevolge de wijzigingen of de intrekking geen gekwalificeerde elektronische handtekening heeft, brengt dit van rechtswege de nietigheid van de wijziging of intrekking met zich mee. Deze nietigheid slaat slechts op de wijzigingen of de intrekking en niet op de offerte zelf.
C.1.4. Uiterste datum voor het indienen van de offertes
De offertes moeten vóór 23/10/2023 om 10.00 uur worden ingediend via e-tendering.
C.2. OFFERTES
C.2.1. Algemene bepalingen
De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het als bijlage bijgevoegde offerteformulier te gebruiken. In dat verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 77 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren , dat als volgt luidt: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de
samenvattende opmeting of inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. ".
De offerte en de bij het offerteformulier gevoegde bijlagen worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans.
Door het indienen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze in één of andere bijlage bij zijn offerte zouden zijn vermeld.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag worden bekendgemaakt door de aanbestedende overheid.
C.2.2. Geldigheidsduur van de offerte
De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, die aanvangt op de dag na de dag van de opening van de offertes.
C.2.3. Inhoud en opbouw van de offerte
De offerte vermeldt de volgende inlichtingen en respecteert de volgende opbouw:
- Het offerteformulier (zie punt C.2.4).
- De prijsinventaris (zie deel C.2.5).
- Voor niet-Belgische inschrijvers: de bijlage "Buitenlandse firma - Vaste inrichting" (zie deel F3).
- De statuten of andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) bewijzen, met inbegrip van het document dat de volmacht van de gevolmachtigde(n) vaststelt (zie deel C.1.2)
- Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) (zie deel C.2.6).
- De documenten in verband met de gunningscriteria (zie deel C.3.5).
- Het curriculum vitae van de personen die door de inschrijver aan de opdracht worden toegewezen (zie deel E en bijlage F6).
- De twee attesten van plaatsbezoeken (Namen en Gent) (zie B7)
- De beschrijving van de diensten met betrekking tot de technische voorschriften (zie deel E).
- Andere in de technische voorschriften gevraagde documenten (zie deel E).
- De non-disclosure agreement (F.8)
- Andere bijlagen die de inschrijver nuttig acht.
De aanbestedende overheid vraagt de inschrijvers om (zo mogelijk) de offerte en de bijlagen in één enkel bestand in te dienen en om te voorzien in een doorlopende en ononderbroken nummering van alle pagina’s.
C.2.4. Het offerteformulier
Het offerteformulier moet naar behoren worden ingevuld. Het bevat onder meer de volgende informatie:
- De naam en de gegevens van de contactpersoon in het bedrijf van de inschrijver.
- De hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent.
- Het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers).
- Het registratienummer bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ).
- Het nummer en de benaming van de rekening van de inschrijver bij een financiële instelling waarop de betaling van de opdracht moet worden uitgevoerd.
- De namen, de voornamen, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, de handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel.
C.2.5. De prijsinventaris en de prijzen
De prijsinventaris moet naar behoren worden ingevuld. Hij bevat onder meer de volgende informatie:
- De forfaitaire eenheidsprijzen (excl. btw).
- De forfaitaire eenheidsprijzen (incl. btw).
Met de prijzen die op een andere plaats dan in de prijsinventaris worden vermeld, wordt geen rekening gehouden.
Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro. Het samenvoegen of groeperen van posten is niet toegestaan.
De inschrijver wordt geacht alle mogelijke kosten, met uitzondering van de btw, in zijn prijzen te hebben begrepen.
Tijdens de hele duur van de overeenkomst verbindt de inschrijver zich ertoe om de gevraagde diensten zonder enige toeslag, behalve bij een prijsherziening, te factureren tegen de prijzen die zijn vermeld in de inventaris van de eenheidsprijzen.
C.2.6. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) bestaat uit een formele verklaring van de ondernemer dat de betrokken gronden tot uitsluiting niet van toepassing zijn, dat aan de relevante selectiecriteria wordt voldaan en dat de ondernemer de relevante informatie zal verstrekken die door de aanbestedende overheid wordt gevraagd.
Het UEA wordt elektronisch aangemaakt. Bijgevoegd vindt de inschrijver de te volgen procedure voor het downloaden en invullen van het UEA.
Als een combinatie van ondernemers, waaronder een tijdelijk samenwerkingsverband, samen deelneemt aan een plaatsingsprocedure, moet elk van de deelnemende ondernemers een afzonderlijk UEA indienen met daarin de in de delen II tot en met V gevraagde gegevens.
Een ondernemer die zelfstandig deelneemt, maar een beroep doet op de draagkracht van één of meer andere entiteiten, moet zijn eigen UEA indienen samen met een afzonderlijk UEA met de relevante informatie voor elk van de entiteiten waarop hij een beroep doet.
De inschrijvers vullen de volgende delen van het UEA in:
- Deel II, A, B, C en D;
- Deel III, A, B, C;
- Deel IV, α;
- Deel VI.
Overeenkomstig artikel 76, §1, van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren is het ontbreken van het (of de) volledig ingevulde UEA('s) een substantiële onregelmatigheid die leidt tot de nietigheid van de offerte.
C.3. SELECTIE – TOEGANGSRECHT – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA
C.3.1. Algemeen
De inschrijvers worden beoordeeld op basis van de hieronder vermelde selectiecriteria.
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria, worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria, voor zover deze offertes regelmatig zijn.
Door het indienen van zijn offerte, vergezeld van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), verklaart de inschrijver officieel op eer:
1. dat hij zich niet in een van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgevallen bevindt, waardoor hij moet of kan worden uitgesloten;
2. dat hij beantwoordt aan de selectiecriteria die door de aanbestedende overheid voor deze opdracht werden opgesteld.
De aanbestedende overheid kan de inschrijver tijdens de procedure te allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure.
De inschrijver is niet verplicht ondersteunende documenten of andere bewijsstukken over te leggen indien en voor zover de aanbestedende overheid de certificaten of de relevante informatie rechtstreeks kan verkrijgen door raadpleging van een gratis toegankelijke nationale databank in een lidstaat.
De toepassing van de verklaring geldt enkel voor de documenten of certificaten met betrekking tot de uitsluitingsgronden die gratis toegankelijk zijn voor de aanbestedende overheid door middel van een nationale databank in een lidstaat.
Voor de elementen die niet behoren tot de verklaring, mogen de inschrijvers die dat wensen al in hun offerte alle documenten en certificaten toevoegen die nodig zijn om aan te tonen dat zij zich niet in een situatie van uitsluiting bevinden.
Wat de selectiecriteria betreft, mogen de inschrijvers die dat wensen al aan hun offerte alle documenten en certificaten toevoegen die nodig zijn om aan te tonen dat zij aan de vereisten van deze criteria voldoen.
Vóór de gunning van de opdracht zal de aanbestedende overheid van de inschrijver die voor de gunning in aanmerking komt, eisen dat hij de bewijsstukken voorlegt om aan te tonen dat er geen uitsluitingsmotieven bestaan en dat aan de selectiecriteria voldaan werd.
C.3.2. Toegangsrecht – Uitsluitingscriteria (deel III van het UEA)
Behoudens uitsluitingsgronden met betrekking tot fiscale en sociale schulden kan de inschrijver, die zich in één van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgronden bevindt, aantonen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Hiertoe bewijst de inschrijver, op eigen initiatief, dat hij eventuele schade als gevolg van strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald
of heeft toegezegd te zullen vergoeden, dat hij feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekende autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en personeelsmaatregelen heeft genomen om een nieuwe strafrechtelijke inbreuk of fout te voorkomen. Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken kandidaat of inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.
Overeenkomstig artikel 70, § 2 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, moet de inschrijver de aanbestedende overheid bij het begin van de procedure en op eigen initiatief meedelen of hij corrigerende maatregelen heeft genomen met betrekking tot de gronden voor verplichte uitsluiting.
Verplichte uitsluitingsgronden:
1. deelneming aan een criminele organisatie;
2. corruptie;
3. fraude;
4. terroristische misdrijven, strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten of uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een strafbaar feit;
5. xxxxxxxxx xxx xxxx en financiering van terrorisme;
6. kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;
7. tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven.
De in 1° tot 6° bedoelde uitsluitingen van deelname aan overheidsopdrachten gelden voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling. De onder 7° bedoelde uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor een periode van vijf jaar, vanaf de beëindiging van de inbreuk.
De inschrijver die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn fiscale schulden en socialezekerheidsbijdragen, wordt uitgesloten van deze plaatsingsprocedure. De toegang tot de procedure wordt evenwel niet ontzegd aan de inschrijver die:
1. geen bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro of,
2. die voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt.
Indien de inschrijver een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro, toont hij aan, op straffe van uitsluiting, dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn voor een bedrag dat minstens gelijk is aan zijn schuld verminderd met 3.000 euro.
Indien het attest in bezit van de aanbestedende overheid niet aantoont dat de inschrijver voldoet aan de eisen in verband met zijn fiscale en sociale verplichtingen, stelt zij de ondernemer hiervan in kennis. Vanaf de dag volgend op deze kennisgeving, beschikt de inschrijver over een termijn van vijf werkdagen om het bewijs van zijn regularisatie over te maken.
Facultatieve uitsluitingsgronden:
1. indien de aanbestedende overheid met elk passend middel aantoont dat de kandidaat of inschrijver de verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht heeft geschonden;
2. wanneer de kandidaat of inschrijver in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt, een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor hem een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of hij in een vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen;
3. wanneer de aanbestedende overheid kan aantonen, met elk passend middel, dat de kandidaat of inschrijver in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken;
4. wanneer de aanbestedende overheid over voldoende plausibele aanwijzingen beschikt om te besluiten dat de kandidaat of inschrijver handelingen zou hebben gesteld, overeenkomsten zou hebben gesloten of afspraken zou hebben gemaakt, die gericht zijn op vervalsing van de mededinging in de zin van artikel 5, tweede lid, van de voornoemde wet;
5. wanneer een belangenconflict in de zin van artikel 6 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten niet effectief kan worden verholpen met andere, minder ingrijpende maatregelen;
6. wanneer zich wegens de eerdere betrokkenheid van de kandidaten of inschrijvers bij de voorbereiding van de plaatsingsprocedure een vervalsing van de mededinging als bedoeld in artikel 52 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten heeft voorgedaan die niet met andere minder ingrijpende maatregelen kan worden verholpen;
7. wanneer de inschrijver blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbesteder of een eerdere concessieovereenkomst en dit geleid heeft tot het nemen van ambtshalve maatregelen, schadevergoedingen of andere vergelijkbare sancties;
8. wanneer de inschrijver zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de informatie die nodig is voor de controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, of hij informatie heeft achtergehouden, of niet in staat was de ondersteunende documenten die vereist zijn krachtens artikel 73 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten over te leggen;
9. wanneer de inschrijver heeft getracht om het besluitvormingsproces van de aanbestedende overheid onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen, of door nalatigheid misleidende informatie heeft verstrekt die een belangrijke invloed kan hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie of gunning.
C.3.3. De kwalitatieve selectie (deel IV van het UEA)
Wanneer de inschrijver een beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, vermeldt hij voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht en welke andere entiteiten hij voorstelt. In dat geval moet hij de aanbestedende overheid aantonen dat hij voor de uitvoering van de opdracht over deze middelen kan beschikken door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om dergelijke middelen ter beschikking te stellen van de opdrachtnemer.
Indien de inschrijver de intentie heeft te werken met onderaannemers, moet hij dat deel van de opdracht preciseren evenals de gegevens van de betrokken onderaannemers.
Vóór de gunning van de opdracht zal de aanbestedende overheid van de inschrijver die voor de gunning in aanmerking komt de bewijsstukken eisen die aantonen dat aan de selectiecriteria voldaan werd.
De inschrijvers die dat wensen, kunnen alle in het kader van de selectiecriteria gevraagde documenten al bij hun offerte voegen.
C.3.3.1. Selectiecriterium met betrekking tot de economische en financiële draagkracht (artikel 67 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren)
De inschrijver moet een jaarlijkse omzet van minstens 1 miljoen euro hebben gerealiseerd met betrekking tot het activiteitendomein dat het voorwerp vormt van de opdracht voor elk van de laatste drie beschikbare boekjaren.
Hij zal dit aantonen door middel van gepaste boekhoudkundige documenten.
C.3.3.2. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid (artikel 68 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren)
Eerste criterium met betrekking tot de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid van de inschrijver
De inschrijver verstrekt een lijst met minstens 3 referenties van vergelijkbare leveringen en met een waarde van minstens 1 miljoen euro die hij hoogstens in de loop van de laatste drie jaar heeft uitgevoerd, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instantie waarvoor ze werden uitgevoerd. De inschrijver gebruikt daarvoor het referentieformulier in bijlage F5.
Tweede criterium met betrekking tot de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid van de inschrijver
De technici die belast zijn met het onderhoud van de apparaten, de ondersteuning en de aanvullende bijstand moeten minstens 3 jaar ervaring in het beoogde domein hebben. De inschrijver moet die anciënniteit aantonen door overlegging van hun cv, zoals opgegeven in bijlage F6 bij dit bestek.
De inschrijver gebruikt hiervoor het cv-model dat bij het bestek is gevoegd. De inschrijver legt minstens 3 cv's voor.
C.3.4. Regelmatigheid van de offertes
Overeenkomstig artikel 76, § 1, van het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren gaat de aanbestedende overheid na of de offertes regelmatig zijn.
Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.
C.3.5. Gunningscriteria
Om deze overheidsopdracht te gunnen, bepaalt de aanbestedende overheid de economisch meest voordelige offerte.
De regelmatige offertes van de inschrijvers worden aan de onderstaande gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen worden gewogen om tot een eindklassement te komen.
C.3.5.1. Lijst van de gunningscriteria
De gunningscriteria zijn:
Criteria | Weging |
1. De prijs | 70/100 |
2. Kwaliteit van het voorgestelde uitrolplan voor het nieuwe platform | 30/100 |
C.3.5.2. Methode voor het bepalen van de meest voordelige offerte
1. De prijs (70/100)
Om dit criterium te kunnen berekenen, vult de inschrijver de bijgevoegde prijsinventaris in en houdt hij hierbij rekening met de bepalingen van punt C.2.5.
De punten die worden toegekend voor dit criterium zullen worden berekend op basis van de volgende formule:
P: Prijs van de offerte
SH1: Jaarlijkse prijs voor het onderhoud en de software van de “IBML ImageTrac 6400” documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) voor een totale jaarlijkse capaciteit van 2.500.000 te scannen pagina's (5.000.000 zijden).
SH2: Prijs per extra gescande pagina op “IBML Image Trac 6400” documentscanners voor grote volumes.
SD1: Jaarprijs voor het onderhoud en de software van de documentscanners "I2S SupraScan Quartz A0 HD LED" (1 in Jambes en 1 in Gent) en voor een capaciteit van 20.000 te scannen beelden op jaarbasis.
SD2: Prijs per extra gescand beeld op I2S SupraScan Quartz documentscanners.
L1: Jaarprijs voor levering, configuratie en onderhoud van software en verbindingen voor een capaciteit van 5.020.000 te scannen beelden (5 miljoen IBML en 20.000 I2S).
L2: Prijs per extra beeld voor het inrichten, configureren en onderhouden van software en verbindingen.
O1: Totale jaarlijkse prijs voor het onderhoud van een "Opex RED Model 72" grootvolume enveloppenopener
JH: Xxxxx voor één mandag aanvullende bijstand
P= (6 x SH1) + (60.000.000 x SH2) + (6 x SD1) + (240.000 x SD2) + (6 x L1) + (60.240.000 x L2) (6 x 8 x O1) + (1200 x JH)
De beoordeling voor het criterium "prijs" wordt dan verkregen aan de hand van de volgende formule:
Pb
S1 = 70 x Po
Waarbij:
S1 = de score die aan een offerte wordt toegekend voor het criterium "prijs"; Pb = de laagste prijs incl. btw voorgesteld in een regelmatige offerte;
Po = de prijs incl. btw van de geanalyseerde offerte.
Het aantal punten wordt afgerond tot twee cijfers na de komma.
2. Kwaliteit van het voorgestelde uitrolplan voor het nieuwe platform (30/100)
De inschrijver stelt een uitrolplan voor waarin de methode en de processen voor de implementatie van de oplossing worden uiteengezet.
Dit uitrolplan moet verplicht het volgende behandelen:
- de vooropgestelde planning voor de verschillende fases van het project
- de methodologie voor de overname van het onderhoud van de verschillende apparaten
- de implementatie en de inproductiestelling van de software voor herkenning, classificatie en extractie van gegevens met name gelet op de implementatietermijn van elke fase ;
- het niveau van deelname zowel van het personeel van de inschrijver als van het personeel van de FOD Financiën in elke fase van het project ;
- de kwaliteit van de aangeboden workflow-, tracking-, rapportage- en monitoringtools met betrekking tot de verschillende door het platform gebruikte componenten en het beheer daarvan via een geïntegreerde toepassing;
- het voorstel voor vereenvoudiging van de bestaande digitaliseringsprocessen (zie E.1.2.).
- de organisatie van de platformmonitoring en het incidentenbeheer.
Aan dit criterium worden punten toegekend op basis van de volgende ordinale schaal:
0 | Onbestaand of onmogelijk te evalueren |
20% van de punten | Erg zwak: De verschillende aspechten die binnen het specifieke onderdeel van het vooropgestelde plan dienen toegelicht te worden, komen onvoldoende aan bod. |
40% van de punten | Zwak: De verschillende aspecten die binnen het specifieke onderdeel van het vooropgestelde plan dienen toegelicht te worden, komen in beperkte mate aan bod maar het geheel is niet overtuigend |
60% van de punten | Voldoende: De verschillende aspecten die binnen het specifieke onderdeel van het vooropgestelde plan dienen toegelicht te worden, komen op voldoende wijze aan bod maar zijn niet compleet. |
80% van de punten | Goed: De verschillende aspecten die binnen het specifieke onderdeel van het vooropgestelde plan dienen toegelicht te worden, komen op ruim voldoende wijze aan bod in een consistent geheel. |
100% van de punten | Zeer goed: De verschillende aspecten die binnen het specifieke onderdeel van het vooropgestelde plan dienen toegelicht te worden, komen meer dan volledig aan bod en de inschrijver is in staat om op verschillende vlakken meer te bieden dan wat gevraagd is. |
Indien de score van de inschrijver voor het tweede criterium lager is dan 18/30 (voldoende), wordt de offerte als onregelmatig beschouwd en afgewezen.
C.3.5.3. Eindscore (100/100)
De eindscore S=S1+S2
De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindscore, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de in het kader van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument opgestelde verklaring heeft nagegaan, door te controleren of de inschrijver zich niet in een van de uitsluitingssituaties bevindt en aan alle selectiecriteria voldoet.
D.1. LEIDEND AMBTENAAR
Voor deze opdracht wordt de volgende leidend ambtenaar aangewezen:
- De directeur van de stafdienst "Informatie- en Communicatietechnologie" van de FOD Financiën.
Alleen de leidend ambtenaar is bevoegd voor het toezicht op en de controle over de opdracht. De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen.
Met betrekking tot Verordening 2016-679 "Algemene Verordening Gegevensbescherming" machtigt de aanbestedende overheid, als verwerkingsverantwoordelijke, de leidend ambtenaar of zijn mandataris om namens hem de verwerkingsovereenkomst te sluiten (zie D.5) bij het gunnen van de opdracht of deze overeenkomst te wijzigen tijdens de uitvoering van de opdracht.
D.2. HERZIENINGSBEPALINGEN
D.2.1. Duur van de opdracht
Overeenkomstig artikel 38 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voorziet deze opdracht in een clausule voor de herziening van de duur van de opdracht indien de opdracht die deze opdracht moest opvolgen, niet op tijd kan worden gegund, om de continuïteit van de prestaties te waarborgen. Drie maanden vóór de vervaldag van de overeenkomst kan de aanbestedende overheid eenzijdig, louter door het versturen van een aangetekende brief, de aanvankelijke duur van 4 jaar op 5 jaar brengen. De aanbestedende overheid kan de overeenkomst een tweede keer met een jaar verlengen, opnieuw door 3 maanden voor de einddatum van de eerste verlenging een aangetekende brief te versturen.
D.2.2. Prijsherziening
Overeenkomstig artikel 38/7 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voorziet deze opdracht in een prijsherzieningsclausule.
D.2.2.1. Principes en berekening
De opdrachtnemer is verplicht de officieel vastgestelde lonen aan zijn personeel te betalen.
Voor de gevraagde diensten onder rubrieken O1 en JH van de prijsinventaris (cf. F2) kan enkel een prijsherziening worden toegepast voor de schommelingen van de lonen van de medewerkers van de opdrachtnemer ten opzichte van de Agoria Digital PC-200-index. Die prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid en van de opdrachtnemer.
Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule toegepast:
𝑃𝑟 = 𝑃𝑜 × [(0,8 ×
𝑆𝑟
𝑆𝑜
) + 0,2]
Waarbij:
Pr = de herziene prijs
Po = de prijs voor de herziening (bedrag in de prijsofferte);
So = index “referteloonkosten - AGORIA DIGITAL - PC 200” (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die aan de uiterlijke openingsdatum van de offertes voorafgaat;
Sr = index “referteloonkosten - AGORIA DIGITAL - PC 200” (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht voorafgaat.
Inlichtingen over de Agoria-index kunnen worden verkregen op de website xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/.
De prijsherzieningscoëfficiënt zal afgerond worden tot op 4 cijfers na de komma.
D.2.2.2. Aanvraag
Elke aanvraag om een prijsherziening dient bij aangetekend schrijven te worden gericht aan de FOD Financiën, Stafdienst Begroting en Beheerscontrole, Afdeling Vastleggingen, Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 - Xxxxx X00 - bus 787, 1030 Brussel.
Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast. De prijsherziening kan ingaan op:
- de verjaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum per aangetekend schrijven heeft verzonden en mits een voorafgaand expliciet en schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de handelingen die effectief na de verjaardag van de gunning van de opdracht werden gepresteerd;
- de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven indien de opdrachtnemer één of meer verjaardagen heeft laten voorbijgaan en behoudens de voorafgaande uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de handelingen die effectief na de voormelde eerste dag van de maand werden gepresteerd;
- OPGELET: de opdrachtnemer moet ieder jaar een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van prijzen van diensten die na de eerstvolgende verjaardag moeten worden gepresteerd.
D.2.3. Heffing die een weerslag heeft op het bedrag van de opdracht
Overeenkomstig artikel 38/8 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voorziet deze opdracht in een prijsherzieningclausule voortvloeiend uit een wijziging van de heffingen in België die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag.
Een dergelijke prijsherziening is slechts mogelijk wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:
1. de prijsherziening volgt op een wijziging van de heffingen in België;
2. de heffingen hebben een weerslag op het opdrachtbedrag;
3. de wijziging is in werking getreden na de tiende dag die het uiterste tijdstip voor ontvangst van de offertes voorafgaat;
4. deze heffingen komen noch rechtstreeks noch onrechtstreeks voor in de prijsherzieningsformule bedoeld in D.2.2. "Prijsherziening".
D.2.4. Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer
Overeenkomstig artikelen 38/9 en 38/10 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voorziet deze opdracht in een opdrachtherzieningsclausule voor wanneer het contractuele evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het nadeel of het voordeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbesteder.
De omvang van het door de opdrachtnemer geleden nadeel of voordeel wordt uitsluitend beoordeeld op basis van de elementen die eigen zijn aan deze opdracht.
D.2.5. Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer
Overeenkomstig artikel 38/11 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, voorziet deze opdracht in een herzieningsclausule voor de herziening van de opdrachtvoorwaarden wanneer de aanbesteder of de opdrachtnemer ten gevolge van nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook die ten laste van de andere partij kunnen worden gelegd, een vertraging of een nadeel heeft geleden.
De herziening kan bestaan uit één of meerdere van volgende maatregelen:
1. de herziening van de contractuele bepalingen, met inbegrip van de verlenging of
inkorting van de uitvoeringstermijnen;
2. een schadevergoeding;
3. de verbreking van de opdracht.
D.2.6. Vergoedingen voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten tijdens de procedure
Overeenkomstig artikel 38/12 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot vaststelling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voorziet deze opdracht in een herzieningsclausule in geval van schorsingen op bevel van de aanbesteder onder de volgende cumulatieve voorwaarden:
1. de schorsing overschrijdt in totaal één twintigste van de uitvoeringstermijn en minstens tien werkdagen of vijftien kalenderdagen, naargelang de uitvoeringstermijn is uitgedrukt in werk- of kalenderdagen;
2. de schorsing is niet te wijten aan ongunstige weersomstandigheden of aan andere omstandigheden die vreemd zijn aan de aanbesteder en die, naar oordeel van de aanbesteder, een obstakel vormen voor de verdere uitvoering van de opdracht op dat ogenblik;
3. de schorsing vindt plaats binnen de uitvoeringstermijn van de opdracht.
In dat geval kan de opdrachtnemer een schadevergoeding krijgen die is vastgelegd op 25 euro per werkdag/kalenderdag voor de schorsingen op bevel van de aanbestedende overheid.
D.2.7. Vervanging van de opdrachtnemer
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, zonder een nieuwe plaatsingsprocedure, over te gaan tot de vervanging van de opdrachtnemer van een opdracht:
- Naar aanleiding van een rechtsopvolging onder algemene of gedeeltelijke titel in de positie van de aannemer van een opdracht, ten gevolge van een herstructurering van de onderneming (onder meer door overname, fusie, acquisitie of insolventie) door een andere ondernemer die voldoet aan de aanvankelijk vastgestelde selectiecriteria. In dat geval vervangt de ondernemer die de opdrachtnemer van de opdracht opvolgt, deze opdrachtnemer voor zover aan de volgende voorwaarden is voldaan:
• de vervanging geeft geen aanleiding tot andere wezenlijke wijzigingen van de opdracht;
• de vervanging is niet bedoeld om de wetgeving inzake overheidsopdrachten te omzeilen;
• De aanbestedende overheid geeft vooraf en schriftelijk haar toestemming voor de vervanging.
- Wanneer de opdrachtnemer in gebreke blijft ten aanzien van artikel 44 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. In dat geval kan de in gebreke gebleven opdrachtnemer worden vervangen door de inschrijvers die tweede, derde enz. waren gerangschikt in het kader van de oorspronkelijk georganiseerde plaatsingsprocedure. Om tot deze vervanging te kunnen overgaan, wordt eerst aan de tweede gerangschikte inschrijver voorgesteld om de opdracht ten laste te nemen/voort te zetten waarvoor de opdrachtnemer in gebreke is gebleven. Indien de tweede gerangschikte inschrijver de opdracht niet kan/wil voortzetten/ten laste nemen, zal de derde gerangschikte inschrijver worden gecontacteerd enz. Om deze vervanging mogelijk te maken, moet echter aan de volgende voorwaarden zijn voldaan:
• De opdrachtnemer blijft in gebreke ten aanzien van artikel 44 van het koninklijk besluit van
14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;
• De opdrachtnemer aan wie de opdracht is gegund, heeft na het verstrijken van de in artikel 44, § 2, van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten vastgelegde termijn om zijn verweermiddelen te doen gelden, geen actie ondernomen of middelen aangevoerd die door de aanbestede overheid als ontoereikend worden beoordeeld;
• De vervangende inschrijver stemt ermee in om de opdracht voor te zetten/ten laste te nemen aan de voorwaarden van de offerte die hij in het kader van de oorspronkelijk georganiseerde plaatsingsprocedure heeft ingediend.
- In de gevallen bepaald in artikelen 62 en 62/1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
D.3. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER
Overeenkomstig artikel 152 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten is de dienstverlener volledig aansprakelijk voor de fouten en tekortkomingen in de geleverde diensten, meer bepaald in de studies, berekeningen, plannen of alle andere documenten die hij tijdens de uitvoering van de opdracht opstelt.
Overeenkomstig artikel 46 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten blijft de opdrachtnemer tegenover de aanbestedende overheid instaan voor schadevergoedingen die deze laatste in voorkomend geval verschuldigd is aan derden als gevolg van een vertraging in de uitvoering van de opdracht.
De aanbestedende overheid kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.
D.4. BIJZONDERE VERBINTENISSEN VOOR DE OPDRACHTNEMER
De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door een geheimhoudingsplicht met betrekking tot de informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van deze opdracht. Deze geheimhoudingsplicht is van toepassing op alle soorten informatie (professionele gegevens, privégegevens enz.). De informatie mag in geen geval worden meegedeeld aan derden zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel opgeven als referentie. Daartoe moet de opdrachtnemer de non-disclosure agreement in bijlage F.8 ondertekenen.
D.5. BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
D.5.1. Non-disclosure agreement
De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door een discretieplicht met betrekking tot de informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van deze opdracht. Deze informatie mag in geen geval worden meegedeeld aan derden zonder de schriftelijke toestemming van de persoon die er belang bij heeft. Daarom wordt aan de inschrijver gevraagd om bij zijn offerte een ondertekend exemplaar van de non-disclosure agreement in bijlage F.8 te voegen.
D.5.2. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG - Verordening (EU) 2016/679)
In het algemeen:
Voor overheidsopdrachten die persoonsgegevens bevatten, zal de opdrachtnemer namens en in opdracht van de aanbestedende overheid instaan voor de verwerking van deze gegevens. Daarom is de opdrachtnemer, door het indienen van zijn offerte, het volledig eens met het model van de verwerkersovereenkomst, in bijlage bij dit bestek, en de verplichtingen erin opgenomen en verbindt hij zich ertoe om de reglementering nauwgezet na te leven, de verwerkersovereenkomst in tweevoud te ondertekenen en voor te leggen zodra de aanbestedende overheid dit vraagt, ook wanneer de gunning nog niet heeft plaatsgevonden, en de overeenkomst na te leven na de gunning van de opdracht.
In het bijzonder:
In het kader van deze opdracht wordt de inschrijver verzocht in de loop van de procedure en vóór de gunning de verwerkersovereenkomst te ondertekenen in twee exemplaren en die op te sturen naar de aanbestedende overheid volgens dezelfde modaliteiten als de offerte zelf (zie modelovereenkomst in de bijlage, die modelovereenkomst wordt door de overheid aangepast afhankelijk van de concreet af te sluiten verwerkersovereenkomst wanneer ze ter ondertekening aan de inschrijver wordt verzonden). Die verwerkersovereenkomst kan achteraf worden gewijzigd indien de uitvoering van de opdracht dat vereist.
D.6. OPLEVERING VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN
Tijdens de eerste 3 fases van het project gebeuren er 3 technische opleveringen, namelijk:
- Wanneer de opdrachtnemer zijn gedetailleerde uitrolplan indient
- Bij de installatie van de ontwikkelings-/acceptatieomgeving
- Bij de installatie van de productie-/testomgeving
Eventuele verzoeken om correcties en de aanvaarding van de fase door de aanbestedende overheid gebeuren per eenvoudige e-mail. Voor de technische opleveringen wordt niet voorzien in een betaling.
Er wordt voorzien in een voorlopige oplevering voordat het nieuwe platform in productie gaat.
Die voorlopige oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt medeondertekend door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 30 dagen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer voor het opstellen van het proces-verbaal van oplevering dat de toestemming voor de levering verleent. De verzending en ondertekening van dit proces-verbaal door beide partijen geeft recht op een eerste betaling. De opdrachtnemer zal zijn diensten maandelijks kunnen factureren vanaf de eerste maand na deze voorlopige oplevering.
De voorlopige oplevering geeft recht op vrijgave van de helft van de borgtocht.
Op het einde van de opdracht betekent de definitieve oplevering de volledige voltooiing van alle interventies die in het kader van deze opdracht zijn uitgevoerd.
De definitieve oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt medeondertekend door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 30 dagen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer voor het opstellen van het proces-verbaal van oplevering dat de toestemming voor de levering verleent.
De aanvaarding van de definitieve oplevering geeft aanleiding tot de vrijgave van de rest van de borgtocht.
D.7. BORGTOCHT
In toepassing van artikel 9, §4 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat, in dit bestek, werd afgeweken van artikel 25, §2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht en meer bepaald voor wat betreft de aanpassing van het bedrag van de borgtocht rekening houdend met de onmogelijkheid om het bedrag van de opdracht te bepalen op het moment van de gunning en rekening houdend met de administratieve last die een aanpassing van de borgtocht in functie van potentieel vele bestellingen die de aanbestedende overheid kan plaatsen. Bijgevolg wordt het bedrag van de borgtocht vastgesteld op 250.000 euro.
D.7.1. Borgtochtstelling
Overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij in de vorm van een gezamenlijke borgtocht worden gesteld.
De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).
De opdrachtnemer moet, binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld:
1. wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de bpostbankrekening van de Deposito- en Consignatiekas (bankrekeningnummer – zie informatie voor de online inschrijving hieronder) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult genoemd;
2. wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
3. wanneer het een gezamenlijke borgtocht betreft, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4. wanneer het een garantie betreft, door de akte van verbintenis van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang het geval, door voorlegging aan de aanbestedende overheid van:
1. ofwel het ontvangstbewijs van deponering vanwege de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult
2. ofwel het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming
3. ofwel het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult
4. ofwel het origineel van de akte van hoofdelijke borgtocht, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult
5. hetzij het origineel van de akte van verbintenis, opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een garantie verleent.
Deze documenten, die worden ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende het voorwerp van de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornamen en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding "geldschieter" of "gemachtigde", naargelang van het geval.
De bovenvermelde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantie en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden vastgelegd.
INFORMATIE VOOR DE ONLINE INSCHRIJVING BIJ DE DEPOSITO- EN CONSIGNATIEKAS
De procedure voor het storten van een borgtocht in speciën is gewijzigd sinds de Deposito- en Consignatiekas (DCK) de e-DEPO-applicatie in gebruik heeft genomen. De storting bij de DCK dient steeds te worden voorafgegaan door het invullen van het formulier zoals vermeld op de website xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx.
Na ontvangst van dit formulier stuurt de DCK per mail de correcte betaalgegevens (rekeningnummer en mededeling voor de storting).
Na de storting en de behandeling van het dossier stuurt de DCK de digitale akte van borgstelling via e- mail naar de op het aanvraagformulier vermelde e-mailadressen van beide partijen (voor de FOD Financiën = xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx@xxxxxx.xxx.xx).
Voor vragen over borgtochten in geld kan contact opgenomen worden met xxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
Voor vragen over solidaire borgen kan contact opgenomen worden met xxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
BEGUNSTIGDE VAN DE BORGTOCHT
Vul hier de contactgegevens in van de administratie die vraagt om de borgtocht te stellen. Indien nodig vraagt u deze gegevens aan die overheidsdienst(en).
BEGUNSTIGDE 1
Ondernemingsnummer: BE0308357159
E-mailadres: xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx@xxxxxx.xxx.xx Telefoonnummer : 02 576 66 81
Naam van de administratie: FOD Financiën – Begroting en Beheerscontrole – Afdeling Vastleggingen
Voor borgtochten bij een bank moet het origineel van het borgstellingsbewijs worden verstuurd naar het volgende adres:
Federale Overheidsdienst FINANCIËN
Stafdienst Begroting en Beheerscontrole - Afdeling Vastleggingen ter attentie van xxxxxxx Xxxxxxxxx XXXXXXX
Koning Xxxxxx XX-laan 33 bus 787 – Blok B22
1030 BRUSSEL
BELANGRIJKE OPMERKING
Het nummer van de bestelbon (4500XXXXXX) (indien gekend) en het referentienummer van het bestek moeten op het bewijs van de borgstelling worden vermeld.
D.7.2. Vrijgave van de borgtocht
Overeenkomstig artikel 33 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten zal het eerste deel van de borgtocht worden vrijgegeven na de voorlopige oplevering van de verleende diensten en de tweede helft na de definitieve oplevering van de verleende diensten op basis van de overeenkomst die op grond van dit bestek werd gesloten.
D.8. UITVOERING VAN DE DIENSTEN
D.8.1. Kick-offmeeting of startvergadering
Er zal een kick-offmeeting tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer worden georganiseerd in de lokalen van de FOD Financiën op basis van een tussen beide partijen overeengekomen agenda.
D.8.2. Uitvoeringstermijn
De opdrachtnemer moet de diensten kunnen starten binnen een maximale termijn van 15 dagen na de kennisgeving van de opdracht.
D.8.3. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd
De diensten moeten worden uitgevoerd in de lokalen van de 3 scanningscentra van de FOD Financiën, namelijk:
1. Scanningscentrum van Namen
Xxxxxx xx Xxxxxx xx Xxxxx 000, gebouw A 5100 NAMEN (Jambes)
2. Scanningscentrum van Gent Zuiderpoort – Blok B
Xxxxxx Xxxxxxxxxxx 0, Xxx 000
9050 GENT (Ledeberg)
3. Scanningscentrum van Brussel
North Galaxy - Koning Xxxxxx XX-laan 33 1030 Brussel
Wanneer mogelijk kunnen installaties op afstand worden uitgevoerd.
Enkel de centra van Xxxx en Namen houden zich bezig met de "machine"-aspecten van de markt. Het centrum in Brussel houdt zich alleen bezig met de "software"-aspecten.
D.8.4. Planning voor de uitvoering van de diensten
De installaties moeten uiterlijk 6 maanden na de kennisgeving van de gunning van de opdracht worden uitgevoerd.
D.8.5. Evaluatie van de uitgevoerde diensten
Indien tijdens de uitvoering van de diensten onregelmatigheden worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer per e-mail worden meegedeeld, die zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De opdrachtnemer is verplicht om niet correct uitgevoerde diensten opnieuw uit te voeren.
D.8.6. Naleving van de toepasselijke wettelijke, reglementaire en conventionele bepalingen
In het kader van de uitvoering van deze opdracht dient de opdrachtnemer de wettelijke en reglementaire bepalingen na te leven die inzonderheid betrekking hebben op de verkeersveiligheid, de hygiëne en de arbeidsbescherming, alsook de bepalingen die zijn opgenomen in collectieve, nationale, regionale, lokale of ondernemingsovereenkomsten.
De inschrijver verbindt zich ertoe om, tot de volledige uitvoering van de opdracht, de volgende verdragen na te leven:
- Verdrag nr. 87 van de IAO betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht.
- Verdrag nr. 98 van de IAO betreffende de toepassing van de beginselen van het recht zich te organiseren en collectief te onderhandelen.
- Verdrag nr. 29 van de IAO betreffende de gedwongen of verplichte arbeid
- Verdrag nr. 105 van de IAO betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid
- Verdrag nr. 138 van de IAO betreffende de minimumleeftijd voor toelating tot het arbeidsproces
- Verdrag nr. 111 van de IAO betreffende discriminatie (arbeid en beroep)
- Verdrag nr. 100 van de IAO betreffende gelijke beloning
- Verdrag nr. 182 van de IAO over de ergste vormen van kinderarbeid
- Verdrag van Wenen ter bescherming van de ozonlaag en het bijbehorende Protocol van Montreal betreffende stoffen die de ozonlaag afbreken
- Verdrag van Bazel inzake de beheersing van de grensoverschrijdende overbrenging van gevaarlijke afvalstoffen en de verwijdering ervan (Verdrag van Bazel).
- Verdrag van Stockholm inzake persistente organische verontreinigende stoffen.
- Verdrag van Rotterdam van 10 september 1998 inzake de procedure met betrekking tot voorafgaande geïnformeerde toestemming ten aanzien van bepaalde gevaarlijke chemische stoffen en pesticiden in de internationale handel (UNEP/FAO) (PIC-Verdrag), en de drie regionale protocollen.
Het niet naleven van deze verbintenis wordt op grond van artikel 44, § 1, 1°, van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer en kan op basis van artikel 47, § 2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.
D.8.7. Onderaannemers
Overeenkomstig artikel 12, § 1, van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten wordt herinnerd aan het feit dat opdrachtnemer ten opzichte van de aanbesteder aansprakelijk blijft wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbesteder heeft geen enkele contractuele band met deze derden.
Overeenkomstig artikel 12/1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten stuurt de opdrachtnemer, ten laatste bij de aanvang van de uitvoering van de opdracht, de volgende gegevens naar de aanbesteder: de naam, de contactgegevens en de wettelijke vertegenwoordigers van alle onderaannemers, ongeacht hun aandeel of plaats in de keten van onderaanneming, die bij de uitvoering van de prestatie betrokken zijn, voor zover deze gegevens op dat moment bekend zijn. Hetzelfde geldt in het geval van opdrachten van diensten die moeten worden geleverd op een plaats die onder het rechtstreekse toezicht van de aanbesteder is geplaatst. De opdrachtnemer is tijdens de hele duur van de opdracht verplicht de aanbesteder onverwijld in kennis te stellen van zowel alle wijzigingen van die gegevens als van de vereiste gegevens betreffende eventuele nieuwe onderaannemers die hij nadien bij de verlening van deze diensten zal betrekken. Die gegevens worden verstrekt in de vorm van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).
Overeenkomstig artikel 12/2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten controleert de aanbestedende overheid of er in hoofde van de rechtstreekse onderaannemer(s) van de opdrachtnemer uitsluitingsgronden voorhanden zijn,
zoals bedoeld in artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. De aanbestedende overheid kan nagaan of er in hoofde van een onderaannemer verderop in de onderaannemingsketen gronden tot uitsluiting voorhanden zijn. De aanbestedende overheid verzoekt dat de opdrachtnemer de nodige maatregelen neemt om in de vervanging te voorzien van de onderaannemer over wie in het onderzoek een uitsluitingsgrond aan het licht is gekomen.
Overeenkomstig artikel 12/4 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten moeten de onderaannemers, op welke plaats in de onderaannemingsketen zij ook optreden en in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij uitvoeren, voldoen aan de minimumeisen inzake technische en beroepsbekwaamheid die op grond van dit bestek zijn opgelegd.
D.9. E-FACTURATIE (XML) EN BETALING
De prestaties mogen gefactureerd worden na de voorlopige oplevering van de installatie van het productieplatform van deze opdracht. De opdrachtnemer moet het pv van voorlopige oplevering bij zijn eerste factuur voegen. Hij zal zijn diensten kunnen factureren vanaf de eerste maand na de voorlopige oplevering.
De facturen, die onderworpen zijn aan de btw, worden maandelijks opgesteld na de daadwerkelijke en correcte uitvoering van de diensten en op naam van:
De facturen waarop de btw wordt aangerekend, moeten worden opgesteld op naam van:
Federale Overheidsdienst FINANCIËN Centrale Facturatiedienst
Koning Xxxxxx XX-laan 33 bus 788
1030 Brussel
De e-facturen moeten elektronisch verstuurd worden naar het Mercurius-platform.
Dit platform is het enige toegangspunt voor e-facturen voor alle Belgische overheden.
Mercurius zorgt voor een grondige uniformisering van de elektronische facturatie binnen de overheidssector. Xxxxxxxxx ontvangt alle facturen conform het Europese afsprakenkader PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line). Dit kader kan ook perfect worden gebruikt voor facturatie binnen de privésector. Momenteel is dit de meest beloftevolle aanpak voor een veralgemening van elektronische facturatie. Een volledige beschrijving van dit kader en de onderdelen daarvan is te vinden op: xxxx://xxxxxx.xx/.
Het Mercurius-platform beschikt over een visuele "track and trace"-functie waarmee elke betrokkene, onafhankelijk van de serviceprovider waarbij hij is aangesloten, de status van elke factuur die hij naar het Mercurius-platform heeft doorgestuurd kan volgen.
Meer informatie omtrent het gebruik van het Mercurius-platform is terug te vinden op: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/x-xxxxxxxxx/.
Meer informatie over e-facturatie in België is beschikbaar op: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx.
Het koninklijk besluit van 9 maart 2022 tot vaststelling van de modaliteiten aangaande de verplichting voor de ondernemers op het gebied van de elektronische facturering in het kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten verplicht elektronische facturatie vanaf:
- 1 november 2022 wanneer de geraamde waarde de Europese drempelbedragen bereikt,
- 1 mei 2023 wanneer de geraamde waarde de Europese drempelbedragen niet bereikt, maar gelijk aan is of hoger dan 30.000 euro (excl. btw).
Ongeacht of de opdrachtnemer gebruikmaakt van een geïntegreerde oplossing voor e-facturatie, dient de opmaak van de e-factuur steeds in overeenstemming te zijn met het PEPPOL-BIS-afsprakenkader.
De opdrachtnemer waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van computervirussen, macro’s of andere schadelijke instructies. Elk schriftelijk stuk dat met elektronische middelen werd opgesteld en dat in de ontvangen versie een computervirus, macro of andere schadelijke instructie vertoont, kan als niet ontvangen worden beschouwd. In dat geval wordt de afzender daarvan onverwijld op de hoogte gebracht.
Wanneer in een rechtstreekse betaling van de onderaannemer(s) is voorzien of wanneer de opdracht gegund is aan een combinatie van ondernemers, zijn onderhavige bepalingen van toepassing op elektronische facturen uitgegeven door de onderaannemer(s), door de combinatie of door elk van de ondernemingen die deel uitmaken van de combinatie.
Wat moet de e-factuur minimaal bevatten?
Behalve de gegevens die verplicht zijn overeenkomstig het Btw-wetboek, is het belangrijk dat de e- factuur minstens ook de volgende kernelementen bevat opdat ze als regelmatig beschouwd kan worden en teneinde een efficiënte verwerking te kunnen garanderen:
1. Proces- en factuurkenmerken, met inbegrip van de referentie van deze opdracht: S&L/DA/20XX/XXX;
2. Factuurperiode;
3. Inlichtingen betreffende de opdrachtnemer;
4. Inlichtingen betreffende de aanbestedende overheid;
5. Inlichtingen over de begunstigde van betaling (op de facturen moet de volgende vermelding staan: "Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op rekeningnummer ... op naam van ... te ...").
6. Inlichtingen over de fiscaal vertegenwoordiger van de opdrachtnemer1;
7. Referentie van de overeenkomst (5XXXXXX) en het bestelbonnummer (4500XXXXXX);
8. Details van de uitgevoerde diensten/leveringen/prestaties;
9. Betalingsinstructies;
10. Informatie over kortingen of toeslagen;
11. Informatie over de factuurposten;
12. Totalen op de factuur;
13. Uitsplitsing van de btw per tarief.
De vereffeningsprocedure verloopt conform de reglementering betreffende de Rijkscomptabiliteit.
De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld in overeenstemming met de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de voorlopige oplevering te vervullen en om de dienstverlener in kennis te stellen van het resultaat daarvan.
De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn, op voorwaarde dat de facturen correct zijn
1 Indien van toepassing
opgesteld, alle verantwoordingsstukken zijn bijgevoegd en ze naar het juiste facturatieadres zijn gestuurd.
Wanneer de opdrachtdocumenten niet voorzien in een afzonderlijke schuldvordering, geldt de factuur als schuldvordering.
De factuur dient te worden opgesteld in euro.
Alle betalingen gebeuren uitsluitend op het in het offerteformulier vermelde rekeningnummer. Indien het rekeningnummer wordt gewijzigd, wordt gevraagd om:
- een aanvraag tot wijziging in te dienen die correct wordt ondertekend door dezelfde persoon als die welke de offerte heeft ondertekend. Wanneer dat niet mogelijk is, wordt gevraagd om een document bij te voegen (authentieke of onderhandse akte, nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad) waaruit blijkt dat deze persoon gemachtigd is om voormelde aanvraag te ondertekenen;
- een bankattest toe te voegen dat aantoont dat de opdrachtnemer wel degelijk de houder is van de meegedeelde bankrekening.
D.10. GESCHILLEN
Alle geschillen over de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans.
D.11. BOETES EN STRAFFEN
In toepassing van artikel 9, §4 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek wordt afgeweken van artikel 154 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes omwille van het belang dat de aanbestedende overheid hecht aan het principe van continuïteit van haar dienstverlening, dat slechts kan worden gewaarborgd door toe te zien op de nauwkeurige naleving van de termijnen.
D.11.1. Boete wegens laattijdige uitvoering
Indien het platform 6 maanden na de kennisgeving van de gunning van de opdracht nog niet operationeel in productie is, wordt een vertragingsboete van 1.000 euro per werkdag opgelegd en worden de kosten in verband met de verlenging van de vorige overeenkomst doorgerekend aan de opdrachtnemer.
Indien bij een blokkerend incident de normale toestand niet binnen de in de SLA gestelde termijn is hersteld, is van rechtswege een boete van 300 euro verschuldigd voor elk uur dat de in de SLA gestelde termijn wordt overschreden.
Indien bij een niet-blokkerend incident de normale toestand niet binnen de in de SLA gestelde termijn is hersteld, is van rechtswege een boete van 1.000 euro verschuldigd per werkdag, te rekenen vanaf het verstrijken van de in de SLA vastgelegde termijn.
De boetes voor vertragingen bij de uitvoering van de opdracht worden bepaald bij wijze van forfaitaire schadevergoeding. Ze staan los van de hieronder bepaalde straffen. Ze zijn verschuldigd door het verstrijken van de termijn, zonder ingebrekestelling en zonder tussenkomst van een proces-verbaal en worden van rechtswege toegepast voor het totaal van de kalenderdagen vertraging.
D.11.2. Straffen
In toepassing van artikel 9, § 4 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek wordt afgeweken van artikel 45 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes omwille van de moeilijkheid om het precieze bedrag van de opdracht vast te stellen.
Voor elke niet uitgevoerde dienst zal een bijzondere forfaitaire straf van 135,00 euro worden opgelegd.
Wanneer een element van de SLA dat geen verband houdt met een vertraging niet wordt nageleefd, wordt een bijzondere forfaitaire straf van 500 euro opgelegd.
D.11.3. Verrekening van de boetes en straffen
Het bedrag van de boetes en de straffen, evenals het bedrag van de schade, uitgaven of kosten die voortvloeien uit of moeten voortvloeien uit de toepassing van de ambtshalve maatregelen, worden in de eerste plaats afgetrokken van de bedragen die om welke reden dan ook verschuldigd zijn aan de opdrachtnemer (facturen) en daarna van de borgtocht.
E.1. CONTEXT
Het volledige Finscan-platform werd in 2017 vernieuwd door middel van overeenkomst S&L/DA/2016/117, met inbegrip van de aankoop van grootvolumescanners en documentscanners, nieuwe enveloppenopeners, de uitrol van een geïntegreerd digitaliseringsplatform en de integratie ervan in de infrastructuur en de toepassingen van de FOD Financiën.
Dit project werd opgestart in het kader van het digitaliseringsprogramma van de FOD Financiën, "DIGIFIN" genaamd, dat ervoor moet zorgen dat er geen papieren documenten meer op het bureau van een medewerker terechtkomen, wat betekent dat documenten die nog op papier binnenkomen, gedigitaliseerd moeten worden. In dat verband hebben de scanningscentra een belangrijke rol te vervullen.
Deze vorige opdracht betekende in vier opzichten een belangrijke overgang:
- de digitaliseringsstrategie, die van een hybride gecentraliseerde/gedecentraliseerde "post-scanning"- oplossing overschakelde naar een gecentraliseerde "pre-scanning"-situatie
- het type overeenkomst, waarbij van een "Time and material based" overeenkomst werd overgestapt op een "Fixed price" overeenkomst.
- de volledige vernieuwing van het platform, zowel hardware als software
- het type en het volume van de verwerkte documenten, die van documenten voor een beperkt aantal processen van de FOD Financiën (PB, btw enz.) werden opengetrokken naar het merendeel van de papieren documenten die bij de FOD Financiën binnenkomen voor alle processen samen.
E.1.1. TECHNISCHE SPECIFICATIES
E.1.1.1. Globale architectuur van het FinScan-platform
Vereenvoudigde weergave (Finscan = blauw)
Het scannen gebeurt volgens een pre-scanningsproces, waarbij documenten worden gescand voordat ze door de "business"-medewerkers van de verschillende administraties van de FOD Financiën worden verwerkt.
Er zijn drie vestigingen die documenten ontvangen: Jambes, Gent en Brussel. In deze centra worden massaal scans uitgevoerd.
Dit werk wordt uitgevoerd door gespecialiseerd personeel dat speciaal daarvoor wordt ingezet. De correctie- en valideringswerkzaamheden worden voornamelijk uitgevoerd door telewerkers thuis of in deze centra via virtuele apparaten.
Toepassingen die rekenkracht en/of opslagruimte vereisen, draaien op centrale servers in Brussel (Datacenter North Galaxy).
Ter plaatse zijn servers aanwezig als "buffer" tussen de export van de scanners en de verwerkingstoepassingen.
Beschrijving van het proces:
• Ontvangst
De post wordt één keer per dag door Bpost bij elk scanningscentrum bezorgd. Aangetekende brieven worden ontvangen via flashing in de speciale Bpost-toepassing.
De eerste sortering gebeurt op basis van het formaat en de dikte van de documenten.
Documenten kunnen ook via interne leveringen vanuit de verschillende gebouwen van de FOD Financiën worden ontvangen.
• Bundeling
De productieketen werkt met batches als verwerkingseenheid.
De bundeling van de batches is de stap voorafgaand aan de dematerialisering van documenten.
Die omvat:
(1) Openen van de brieven
(2) Uitvouwen van de documenten, verwijderen van nietjes, paperclips enz.
(3) Groeperen van documenten door de operatoren volgens de regels en procedures specifiek voor de organisatie van de scanning;
(4) Toevoegen, indien nodig, van identificatiedocumenten (tussenbladen), met streepjescode of datamatrix;
(5) Samenstellen van de documentbatches volgens de specificaties, rekening houdend met het type en het maximale aantal verwachte documenten.
• Scanning
De documenten worden gescand in batches volgens hun type, op een apparaat ("IBML ImageTrac 6400" of "I2S SupraScan Quartz A0 HD LED" ) en in een bepaalde job.
Afhankelijk van de job en het type document wordt de documenten gescheiden door een tussenblad, een streepjescode of een datamatrix op het eerste blad van het document of de envelop van de post.
Afhankelijk van het soort job worden sommige handelingen al in dit stadium uitgevoerd, bijvoorbeeld de detectie van een streepjescode voor invoer in een database die de ontvangst van
een document bevestigt ("Stroom 1") of het verwijderen van bepaalde kleuren om de OCR efficiënter te laten verlopen.
• Herkenning (OCR) / extractie
Deze fase maakt het mogelijk om het type document te bepalen en informatie te extraheren door optische tekenherkenning (OCR) van de volledige tekst toe te passen op alle gescande documenten en door andere functies te gebruiken, afhankelijk van het type job, zoals het lezen van datamatrix of streepjescode, het zoeken naar identificatiemiddelen of adressen, het extraheren van gegevens op basis van voorgedefinieerde velden (zone locators) en het controleren ervan aan de hand van hun kenmerken (formaat, modulo enz.)...
Classificatie en extractie gebeuren zo geautomatiseerd mogelijk.
• Validering / correctie
In deze fase kan de operator de door de software voorgestelde resultaten controleren/goedkeuren/wijzigen in geval van twijfel over de geëxtraheerde gegevens.
Met behulp van een module voor "kwaliteitscontrole" kunnen bepaalde scanningsproblemen worden gecorrigeerd (volgorde van de bladen, draaien enz.).
• Pdf-aanmaak
De digitale beelden van de gescande documenten worden gearchiveerd in pdf-formaat "kleurenbeeld + tekst" - PDF/A-2-standaard - en onder hoge compressie om de opslagruimte zoveel mogelijk te beperken en de terbeschikkingstelling van deze documenten via het informaticanetwerk van de FOD Financiën gemakkelijker te maken.
Bovendien garandeert de oplossing de oorspronkelijke authenticiteit, integriteit en duurzaamheid van de digitale beelden. De pdf-bestanden worden ook ondertekend via een webservice die deel uitmaakt van de infrastructuur van de FOD Financiën (buiten het Finscan-platform).
• Export
Zodra de documenten zijn gevalideerd en de beelden in pdf-formaat werden aangemaakt, worden ze automatisch geëxporteerd.
Elke documentexport wordt geregistreerd in een database met de geëxtraheerde metadata in xml-formaat en een link naar de beelden in pdf-formaat.
De overdracht van documenten (pdf en xml) naar de bedrijfstoepassingen en de opslag wordt afgehandeld door de SOH (Scan Output Handler) middleware, die een onderdeel is van de infrastructuur van de FOD Financiën (buiten het Finscan-platform).
E.1.1.2. Type stromen/documenten - Beschrijving van de bestaande situatie
- Ongestructureerde documenten
o Digital mailroom - Post
o Bijlagen PB
o Raptel
o Raptel BNI
o DFG
o BBI Fastscan
o 43B
o Plan 43B
o Hypotheekregister
De functionaliteiten op die stromen bestaan uit het toepassen van OCR op de volledige tekst, het dispatchen van het document en het zoeken naar een identificatiemiddel op basis van een datamatrix, een streepjescode of opsporing in de tekst.
- Gestructureerde documenten
o Aangifte PB
o Antwoord VVA
o Aangifte BNI
o MyRent (3 types)
Voor deze stromen wordt, naast de bovengenoemde functionaliteiten voor ongestructureerde documenten, de extractie van velden uitgevoerd via "zone locators", waardoor het mogelijk wordt de codering van de aangeleverde gegevens te automatiseren en de gegevensformaten te controleren.
E.1.1.3. Uitvoerige beschrijving van de bestaande functionaliteiten
Verwerking van ongestructureerde documenten
o Digital mailroom - Post
De grootste verwerkte stroom bestaat uit gewone brieven allerhande of antwoorden op een vraag van de FOD in de vorm van ongestructureerde formulieren.
Deze stromen komen aan op onze drie locaties (Jambes, Gent en Brussel).
Ze worden verwerkt met de "IBML ImageTrac 6400" scanners (Jambes en Gent) of via pdf-injectie (Miniscanroom Brussel).
Er worden drie methodes gebruikt om deze post te classificeren en te dispatchen:
▪ De aanwezigheid van een datamatrix
▪ De aanwezigheid van een busnummer (driecijfercode) dat verwijst naar een bepaalde dienst
▪ Een "handmatige" dispatching gekoppeld aan de analyse van de ontvangen post door de medewerker.
Datamatrix:
De verschillende soorten documenten die intern worden opgesteld en bedoeld zijn om door burgers te worden teruggestuurd, hebben een datamatrix die een geautomatiseerde integratie mogelijk maakt naar de applicatie die deze stroom beheert.
Om dat mogelijk te maken, heeft de datamatrix het volgende stringtype:
1e regel: xxxxxxxx.xx/xxx/<UUID>
2e regel: <DocType>;<DocTypeVersion>;Scheidingsteken(*)
(met scheidingsteken = 1 voor het 1e
blad)
3e regel: optionele bedrijfsidentificatie
De dispatching wordt in dit geval op basis van deze informatie uitgevoerd door de SOH.
Busnummer (driecijfercode):
De FOD Financiën heeft zijn verschillende diensten een busnummer van 3 cijfers gegeven dat wordt gebruikt in onze verschillende berichten aan burgers.
De meeste post die wij ontvangen bevat deze driecijfercode in het bestemmingsadres.
Dit nummer wordt gedetecteerd en gecontroleerd op coherentie met de verschillende adresseringselementen (adres, dienstnaam) en wordt bij twijfel aan de validerende medewerker voorgelegd.
Handmatige dispatching:
Als er geen datamatrix aanwezig is of geen busnummer wordt gedetecteerd, kiest de medewerker die instaat voor de validering op basis van de analyse van de post een bestemming uit een uitklaplijst.
Voor elk poststuk wordt ook op de volledige tekst gezocht naar een identificatiemiddel (rijksregisternummer, btw-nummer of andere referentie).
o Plan 43B en Hypotheekregister
Het gaat om stukken die groter zijn dan A3-formaat of boeken. Die worden ontvangen in Jambes en Gent.
Ze worden gescand met de "I2S SupraScan Quartz A0 HD LED" scanners.
Een datamatrix met de referentie die de integratie van het document mogelijk maakt, wordt gegenereerd en afgedrukt op een etiket. Dit wordt op het document geplakt en het geheel wordt gescand.
o Andere ongestructureerde documenten
(Bijlagen PB, Raptel, Raptel BNI, 43B, DFG, BBI Fastscan)
Deze documenten worden ontvangen in Jambes en Gent en worden gescand met de "IBML ImageTrac 6400" scanners.
Ze bestaan uit:
▪ ofwel een formulier met een datamatrix of een streepjescode, gevolgd door bijlagen
▪ ofwel vrije documenten waaraan een in de scanningscentra gegenereerd tussenblad wordt toegevoegd
De aanwezige streepjescode of datamatrix bevat de identificatiecode die de integratie in het juiste bestand en hun correcte en betrouwbare scheiding mogelijk maakt.
In het geval van "Bijlagen PB" wordt het type bijlage (verzekeringsattesten, hypothecaire lening, attesten van kinderopvang, ...) automatisch herkend en krijgt de pdf een "bookmark".
Verwerking van gestructureerde documenten
o Aangiftes PB/BNI
Deze documenten worden ontvangen in Jambes en Gent en worden gescand met de "IBML ImageTrac 6400" scanners.
Het is een flexibel formulier met veel velden die de belastingplichtige moet invullen. In tegenstelling tot een "klassiek" formulier worden de semantiek en syntaxis van een veld niet bepaald door de plaats van het veld in het formulier, maar door een code van 6 cijfers in het veld voorafgaand aan het veld dat de mee te delen informatie bevat.
Voorbeeld van deze twee velden:
De velden voor het coderen van gegevens (10 vakken per informatieveld) kunnen een van de volgende soorten gegevens bevatten:
• Een bedrag
• Een percentage
• Een datum
• Een geheel getal
• Een selectievakje
• Aanvullende informatie in tekstvorm.
Elk gegevensveld wordt gecontroleerd aan de hand van technische valideringsregels (geen zuivere bedrijfsregels) op:
▪ het gegevensformaat (veldtype, numeriek veld, selectievakje, )
▪ de coherentie van velden en gegevens (bv.: datum kan geen onwaarschijnlijke datum zijn, modulo 97 op een rijksregisternummer )
Afhankelijk van het voor de te herkennen velden en zones gekozen betrouwbaarheidspercentage, worden de gegevens waarvoor het betrouwbaarheidspercentage onvoldoende is of de herkende gegevens die de vastgestelde regels en/of normen overschrijden, ter validering voorgelegd aan de operatoren van de scanningscentra.
Op basis van het digitale beeld van het document valideren of corrigeren zij de herkende gegevens of "verwijderen" zij het document door het een bepaalde status toe te kennen (uit een lijst van waarden), zodat het in een volgende verwerkingsfase door een meerdere kan worden behandeld.
o Antwoorden VVA
Deze documenten worden ontvangen in Jambes en Gent en worden gescand met de "IBML ImageTrac 6400" scanners.
Deze formulieren hebben dezelfde antwoordstructuur en werkwijze als de aangifte PB, maar met een kleiner antwoordraster en een code van slechts 4 cijfers.
Voorbeeld:
De soorten velden en controles zijn eveneens identiek aan die voor de aangifte PB.
o MyRent
Deze documenten worden ontvangen in Jambes en Gent en worden gescand met de "IBML ImageTrac 6400" scanners.
De drie MyRent-formulieren zijn klassieke formulieren. Ze hebben antwoordvelden die worden verwerkt volgens hun plaats in het formulier. Deze velden bevatten alfanumerieke gegevens (adressen, namen van personen, ).
Voorbeeld:
Elk gegevensveld wordt gecontroleerd aan de hand van het verwachte formaat en de coherentie van velden en gegevens.
Net als bij de PB- of VVA-formulieren corrigeren of valideren operatoren gegevens die niet coherent zijn of waarvoor het betrouwbaarheidspercentage onvoldoende is.
Genereren van tussenbladen om documenten te scheiden.
De oplossing maakt het mogelijk om tussenbladen te genereren om individuele documenten onafhankelijk te identificeren en ze te scheiden van andere documenten in dezelfde batch. Met behulp van deze module kunnen deze tussenbladen worden gegenereerd voor de bijlagen PB, dossiers van grenswerknemers (DFG), 43B (PRODOCS) en MSR (Miniscanroom).
De aldus gegenereerde tussenbladen worden geparametreerd en gekalibreerd, zodat ze gemakkelijk door andere componenten van de productieketen kunnen worden geïdentificeerd en herkend.
De module bestaat als een webtoepassing die zijn functionaliteiten beschikbaar maakt voor gebruikers op afstand.
De gebruikte identificatiemiddelen worden gecontroleerd volgens hun type (berekening van een modulo, structuur van het identificatiemiddel...).
Monitoring - Traceerbaarheid - Rapportage
De oplossing maakt het mogelijk om:
- De verschillende verwerkingsfases tussen de systeemmodules te monitoren om ervoor te zorgen dat alle gescande documenten volledig worden verwerkt.
- Documenten en handelingen van operatoren te traceren
- Een rapportage op te stellen, door gestandaardiseerde verslagen over de status van de verwerkingen en productie aan te leveren.
Al die verschillende functies worden uitgevoerd via de modules "Administration Console" van SoftTrack, "Kofax Message Connector", "Kofax Analytics" en speciale "Power BI" rapportagemodules.
Overzicht van softwarelicenties
- Kofax Suite
System Licenses:
o Kofax Capture Enterprise
o Kofax Capture Version 11
o Kofax Real-Time Transformation Interface
o KTM Keying Modules
o KTM Web Server
o Software-Based Licensing
Volume Licenses:
o Advanced reporting (Annual/Volume)
o e-transactions (Annual/Volume)
o Kofax Capture Import Connector Advanced Email and Fax (Annual/Volume)
o Kofax PDF Compression (Annual/Volume)
o Kofax PDF text + Page count (Annual/Volume)
o Kofax Invoice Addon Pack (Annual/Volume)
o Kofax Invoice Line Item Matching (Annual/Volume)
o Ktm Professional (Annual/Volume)
o Ktm Table extraction (Annual/Volume)
o Ktm Unlimited Field extraction (Annual/Volume)
o Scan/import Page count (Annual/Volume)
Station Licenses:
o Concurrent Stations Max (22)
o Enhanced Bar code Engine (2)
o Kic Email Integration (2)
o Kic Fax Integration (2)
o Kic File Interface (2)
o Kic VRS (2)
o Kofax VRS Elite for production (20)
- SoftTrack Suite
o Job Setup (6)
o Parmfile Setup (4)
o Admin Console (8)
o Connector Setup (8)
o PostScan Processing (2) Overzicht van apparaten
- 4 "IBML ImageTrac 6400" grootvolumescanner (2 in elk van de scanningscentra in Gent en
Jambes)
- 2 "I2S SupraScan Quartz A0 HD LED" documentscanners (1 in elk van de scanningscentra in Gent en Jambes)
- 8 "Opex RED Model 72" openers (4 in elk van de scanningscentra in Gent en Jambes)
E.1.2. Beschrijving van de te verlenen diensten
E.1.2.1. Hoofdvereiste
De leverancier moet de werking van het Finscan-platform en zijn diensten, op basis van de huidige componenten, met ten minste hetzelfde kwaliteitsniveau garanderen door de nodige software, licenties, specifieke ontwikkelingen, configuratie- en onderhoudsdiensten te leveren voor de hieronder vermelde volumes.
Kortom, het verzorgen van alle technische elementen van het platform die nodig zijn voor de goede werking ervan.
Deze oplossing moet binnen de 6 maanden nadat de overeenkomst is ingegaan geïmplementeerd en in productie beschikbaar zijn.
E.1.2.2. Architectuur en infrastructuur
De leverancier zal rekening houden met de reeds bestaande organisatie en infrastructuur, zonder deze te kunnen veranderen:
- In de drie scanningscentra (Gent, Jambes en Brussel) worden met de aanwezige apparaten en de bijbehorende software op grote schaal documenten gescand.
- De operatoren die de geëxtraheerde gegevens corrigeren en valideren, bevinden zich in de centra van Gent, Jambes en Brussel of werken van thuis.
- De FOD Financiën heeft ervoor gekozen zijn servers te centraliseren (DataCenter North Galaxy - Brussel), met als enige uitzondering een beperkt aantal "bufferservers" die nodig zijn voor de goede werking van de scanningstroom (latency management).
- De verschillende hierboven beschreven technische documentstromen moeten omwille van operationele beperkingen worden gerespecteerd, maar kunnen technisch worden gestroomlijnd zonder verlies van functionaliteit of diensten.
De leverancier zal een gedetailleerde beschrijving geven van:
- De kenmerken en het aantal servers die nodig zijn voor de goede uitvoering van de door hem voorgestelde oplossing.
- De basissoftware (OS, database, alle andere nuttige informatie) die nodig is voor de goede uitvoering van de oplossing.
- De belasting die de oplossing op het netwerk van de FOD Financiën zal genereren
E.1.2.3. Ondersteuning en werking van de apparaten
- "IBML ImageTrac 6400" hoogvolumescanners
o Gebruikslicenties aanleveren voor de 4 "IBML ImageTrac 6400" scanners en hun "SoftTrack" softwaresuite voor de gevraagde volumes (zie punt "Te verwerken volume" hieronder)
o Het preventieve en correctieve onderhoud verzorgen voor de 4 "IBML ImageTrac 6400" scanners en hun "SoftTrack" softwaresuite voor de gevraagde volumes (zie punt "Te verwerken volume" hieronder)
o De "SoftTrack" softwaresuite configureren zodat die de gestructureerde en ongestructureerde documenten die momenteel worden verwerkt, kan verwerken
- "I2S SupraScan Quartz A0 HD LED" documentscanner
o Gebruikslicenties aanleveren voor de 2 "I2S SupraScan Quartz A0 HD LED" scanners en hun "Limb" softwaresuite voor de gevraagde volumes (zie punt "Te verwerken volume" hieronder)
o Het preventieve en correctieve onderhoud verzorgen voor de 2 "I2S SupraScan Quartz A0 HD LED" scanners en hun "Limb" softwaresuite voor de gevraagde volumes (zie punt "Te verwerken volume" hieronder)
o De "Limb" softwaresuite configureren zodat die de gestructureerde en ongestructureerde documenten die momenteel worden verwerkt, kan verwerken
- "Opex RED Model 72" enveloppenopeners
o Het preventieve en correctieve onderhoud verzorgen voor de "Opex RED Model 72" openers.
E.1.2.4. Software voor inhoudsherkenning en gegevensextractie
De leverancier zal:
- De basissoftware ter beschikking stellen, die compatibel moet zijn met de huidige oplossing ("Kofax Capture" / "Kofax Transformation Modules") voor de herkenning, classificatie en extractie van gegevens, het genereren en exporteren van beelden, van alle gekende en toekomstige documenten;
- Gebruikslicenties voor die software ter beschikking stellen voor de gevraagde volumes (zie punt "Te verwerken volume" hieronder)
- Deze software installeren in de omgeving van de FOD Financiën. De leverancier voert de installatie uit in de ontwikkelings-, acceptatie- en productieomgeving onder toezicht van de teams van de FOD Financiën. Hij zal de installatieprocedure grondig documenteren.
- Deze software gedurende de looptijd van de overeenkomst onderhouden;
- De software configureren in samenwerking met het team van de FOD Financiën, zodat die de gestructureerde en ongestructureerde documenten die momenteel worden verwerkt, met hetzelfde of een hoger kwaliteitsniveau (herkenningspercentage, volume, beschikbaarheid ...) kan verwerken:
o Ongestructureerde documenten
▪ Digital mailroom - Post
▪ Bijlagen PB
▪ Raptel
▪ Raptel BNI
▪ DFG
▪ BBI Fastscan
▪ 43B
▪ Plan 43B
▪ Hypotheekregister
o Gestructureerde documenten
▪ Aangifte PB
▪ Antwoord VVA
▪ Aangifte BNI
▪ MyRent (3 types)
De leverancier kan een rationalisering van deze stromen voorstellen om nog meer te automatiseren en de operatoren van het scanningscentrum te ontlasten, op voorwaarde dat dit niet leidt tot een verlies van functionaliteit of een groter foutenpercentage.
De leverancier zal eveneens:
- Specifieke oplossingen ontwikkelen, ondersteunen en onderhouden om te voldoen aan de behoeften van de FOD Financiën buiten de voorgestelde softwareoplossing om.
- Bijstand verlenen bij het opstarten van de voorgestelde en uitgerolde oplossingen Verwachte functionaliteiten:
De leverancier moet dezelfde functionaliteiten voor herkenning, extractie, correctie/validering, beeldgeneratie en export bieden als het huidige platform (zie bovenstaande beschrijving) met gelijke of betere prestaties.
Het doel van het herkennen en extraheren van inhoud uit een document is om:
- Een pdf te bekomen die doorzoekbaar is via optische tekenherkenning (OCR) op de volledige tekst.
- Het soort document en de bestemmeling te bepalen (doctype, bestemmingsadres ...).
- Gegevens uit deze documenten halen (identificatiemiddelen bestaande uit een welbepaalde tekenstring, velden in een gestructureerd document, tekenstring in een streepjescode/datamatrix...). Die gegevens kunnen kan worden gecontroleerd en geverifieerd aan de hand van valideringsregels op basis van hun technische kenmerken (bv. datumformaat, modulo 97 van het rijksregisternummer ...)
Deze extractiefunctionaliteiten moeten zo geautomatiseerd mogelijk zijn en een automatisch leervermogen hebben op basis van de correctiebewerkingen van de operatoren en/of een "set" van documenten.
De geëxtraheerde gegevens waarvoor het betrouwbaarheidsniveau van de oplossing onvoldoende is of de valideringsregels niet worden nageleefd, moeten in een correctie-/valideringsmodule worden voorgelegd aan de operatoren, die de voorgestelde resultaten op basis van het documentbeeld zullen bevestigen of aanpassen. Als de operator geen correctie kan aanbrengen of een scanningsprobleem ontdekt, moet hij het document uit de stroom kunnen halen en doorsturen naar een kwaliteitscontrolemodule, waar de nodige wijzigingen kunnen worden aangebracht (volgorde van de bladen, draaien enz.).
De oplossing moet interoperabel zijn tussen de scanningscentra en moet de correctie/validering van de in elk centrum (Brussel, Gent of Jambes) gescande documenten door operatoren van de andere centra mogelijk maken.
Aan het einde van de verwerking moeten de digitale beelden van de gescande documenten worden gearchiveerd in pdf-formaat "kleurenbeeld + tekst" - PDF/A-2-standaard - en onder hoge compressie. Deze bestanden moeten kunnen worden ondertekend via een webservice die deel uitmaakt van de infrastructuur van de FOD Financiën (buiten Finscan). Elke documentexport moet worden geregistreerd in een database met de geëxtraheerde metadata in xml-formaat en een link naar de beelden in pdf- formaat.
Bovendien moet de voorgestelde oplossing de oorspronkelijke authenticiteit en integriteit van het document waarborgen. De voorgestelde oplossing moet verplicht de bepalingen inzake gekwalificeerde archivering integreren zoals bepaald in de wetten van 21 JULI 2016 en 16 APRIL 2019 tot uitvoering en aanvulling van de Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende de elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt. Alle door het platform toegepaste procedures moeten aan de voormelde verordening voldoen en het gebruik van deze documenten in gerechtelijke of administratieve procedures mogelijk maken met dezelfde bewijskracht als een papieren document.
E.1.2.5. Module voor het genereren van tussenbladen
De oplossing moet het mogelijk maken om tussenbladen te genereren om individuele documenten onafhankelijk te identificeren en ze te scheiden van andere documenten in dezelfde batch. Deze module zal de huidige (bijlagen PB, dossiers van grenswerknemers (DFG), 43B (PRODOCS), MSR (Miniscanroom)) en toekomstige stromen moeten ondersteunen.
De oplossing moet beschikbaar zijn in de vorm van een webapplicatie en moet de verificatie van gecodeerde identificatiemiddelen mogelijk maken (modulo 97 op rijksregisternummer, structuur van het identificatiemiddel ...).
De leverancier kan ook een alternatieve oplossing voorstellen indien die een vermindering van de bewerkingen en de werklast van de medewerkers mogelijk maakt, zonder dat het foutenpercentage groter wordt en met behoud van een hoog niveau van automatisering, traceerbaarheid en indexering van de documenten.
E.1.2.6. Monitoring - Traceerbaarheid - Rapportage
De oplossing zal monitoring-, traceerbaarheids- en rapportagemogelijkheden moeten aanbieden die vergelijkbaar of geavanceerder zijn dan de huidige oplossing. Dit houdt het volgende in:
- De verschillende stappen die een document doorloopt tussen de verschillende componenten van het systeem monitoren om ervoor te zorgen dat alle gescande documenten volledig worden verwerkt.
Deze module moet abnormale situaties melden, de nodige corrigerende maatregelen voorstellen en de meldingen beheren
- Alle handelingen op een document traceren en de personen die de handelingen uitvoerden identificeren
- Zoeken naar een document op basis van (geëxtraheerde) technische en zakelijke metadata, waarbij directe raadpleging van de beelden in de interface mogelijk is
- De rapportage in verband met het platform aanleveren door gestandaardiseerde rapporten beschikbaar te maken over de productiesituatie en het werk van de operatoren. Deze rapporten moeten gemakkelijk kunnen worden aangepast aan de behoeften van elk scanningscentrum.
Ze moeten onder meer het volgende omvatten (deze lijst is niet volledig):
o Het aantal gescande batches en documenten, volgens type, periode en locatie
o De status van de batches en documenten
o De verwerkingstijden voor de verschillende fases van het proces, per document
o De gemiddelde verwerkingstijden voor de verschillende fases van het proces, per soort document, per periode en per locatie
o De handelingen die de operatoren op de batches en documenten hebben uitgevoerd
o De prestaties van de operatoren in de correctie-/valideringsfase.
Deze functionaliteiten moeten via één enkele interface worden uitgerold.
Ook moet er een module worden aangeleverd voor monitoring van de verschillende componenten van het systeem om de beschikbaarheid van het platform en zijn stromen centraal te controleren. Die module moet een abnormale situatie automatisch kunnen melden aan het technische team.
E.1.2.7. Uitrol van de oplossing, projectondersteuning en testmethode
In het kader van de uitrol van de oplossing zal de leverancier, in samenwerking met het team van de FOD Financiën, zorgen voor:
- de technische en functionele analyse,
- het beheer van het project voor het implementeren van de oplossing en de bijbehorende diensten (planningsbeheer, coördinatie, ),
- de uitrol van de verschillende elementen van de oplossing,
- de aanlevering van het testplan en de verschillende tests van de oplossing (systeem, kwaliteit, regressie, interfacing met de clienttoepassingen van de FOD Financiën ).
E.1.2.8. Evolutiviteit
Afhankelijk van de eisen van de FOD Financiën moet het systeem de mogelijkheid bieden om de verschillende onderdelen van de architectuur aan te passen. Het aantal en het soort scanners, het aantal gebruikers van het systeem, de te verwerken volumes, het soort documenten, de koppelingen met de infrastructuur en de toepassingen van de FOD Financiën moeten allemaal kunnen worden
aangepast, met zo weinig mogelijk gevolgen voor de gebruikers.
Het verleden moet absoluut bewaard blijven, ongeacht de wijzigingen die worden aangebracht.
E.1.2.9. Inschatting van te verwerken volumes
Voor alle scanningscentra, worden de jaarlijkse volumes ingeschat op:
- 7.500.000 bladen (15.000.000 bladzijden) gescand per jaar met de "IBML ImageTrac 6400" scanners,
- 60.000 beelden gescand per jaar met de "I2S SupraScan Quartz A0 HD LED" scanners,
- 15.060.000 beelden verwerkt via de oplossing voor herkenning (OCR), classificatie, gegevensextractie, beeldgeneratie en export per jaar,
- 1.500.000 enveloppen geopend per jaar met de "Opex RED Model 72" openers.
Deze volumes worden enkel ter informatie meegegeven. Ze kunnen tijdens de looptijd van het contract evolueren.
E.1.2.10. Technische ondersteuning
De leverancier levert de dagelijkse technische ondersteuning voor het volledige platform en de specifieke ontwikkelingen die werden toegevoegd.
De beschikbaarheid van het platform wordt gemonitord in samenwerking met de interne teams van de FOD Financiën.
De leverancier zal de nodige technische bijstand verlenen voor het oplossen van de ondervonden moeilijkheden via een helpdesk. Telefonische bijstand wordt verleend tijdens de openingsuren van de diensten van de FOD Financiën (8.00 uur tot 16.00 uur).
Ondersteuning of interventies worden aangevraagd via een procedure die in onderling overleg met de FOD Financiën wordt overeengekomen. Die procedure garandeert de opvolging van de interventies en maakt het bovendien mogelijk om de reactiviteit en de kwaliteit in het kader van de SLA te beoordelen.
E.1.2.11. Onderhoud
De leverancier zorgt voor het preventieve en correctieve onderhoud van de scanners en openers, de software en de platformcomponenten.
Het gaat meer bepaald om:
- 4 "IBML ImageTrac 6400" grootvolumescanner (2 in elk van de scanningscentra in Gent en Jambes)
- 2 "I2S SupraScan Quartz A0 HD LED" documentscanners (1 in elk van de scanningscentra in Gent en Jambes)
- 8 "Opex RED Model 72" openers (4 in elk van de scanningscentra in Gent en Jambes)
- Alle geïmplementeerde software en configuraties
- De geïmplementeerde bijzondere ontwikkelingen
(a) onderhoud
De leverancier is verantwoordelijk voor alle handelingen die erop gericht zijn een storing met regelmatige tussenpozen op te sporen met betrekking tot het gescande volume, om de waarschijnlijkheid van een onderbreking of een mindere werking van een geleverde dienst te verminderen.
(b) Correctief onderhoud (technische interventie bij een incident)
De leverancier zal ook zorgen voor een eventuele interventie nadat een storing werd vastgesteld volgens de SLA (zie punt in verband met de SLA).
(c) Evolutief onderhoud
Het evolutieve onderhoud bestaat uit de terbeschikkingstelling van nieuwe (minor of major) releases en upgrades om nieuwe functionaliteiten aan te bieden, het kwaliteitsniveau van het product te verhogen en rekening te houden met technische evoluties. Dit evolutieve onderhoud moet mee worden opgenomen in de opgegeven onderhoudsprijzen.
(d) Onderhoudsplanning
De leverancier deelt jaarlijks de preventieve onderhoudsplanning mee die in overleg met de FOD Financiën wordt overeengekomen, afhankelijk van de verwachte verwerkingsvolumes.
Hij zal ook een beschrijving geven van de strategie die hij zal volgen voor het evolutieve onderhoud (opvolging van minor en major releases, uitvoeringsstrategie ...) en het correctieve onderhoud (melding van incidenten, opvolging van interventies ...)
E.1.2.12. Service Level Agreement (SLA)
De volgende definities zijn van toepassing:
- De responstijd is de tijd die de opdrachtnemer nodig heeft om de FOD Financiën te contacteren;
- De interventietijd is de tijd die de opdrachtnemer nodig heeft om het incident in behandeling te nemen;
- De tijd om naar een normale toestand terug te keren is de tijd waarin de herstelling/de interventie wordt uitgevoerd.
Uitgezonderd op wettelijke feestdagen wordt aan de inschrijver gevraagd om een SLA te garanderen van maandag tot vrijdag van 8.00 uur tot 16.00 uur volgens 2 prioriteitsniveaus:
- Type 1: Blokkerend incident:
o van maandag tot vrijdag van 8.00 uur tot 16.00 uur;
o Betekent dat het platform niet toegankelijk is, dat het niet of traag werkt bij gebruikers of dat een functie van het platform niet werkt, hetzij door software-, verbindings- of parametriseringsproblemen;
o Responstijd: maximaal 15 minuten;
o Interventietijd: maximaal 2 uur na registratie van het incident;
o Tijd om naar een normale toestand terug te keren: maximaal 6 uur na registratie van het incident.
- Type 2: Niet-blokkerend incident:
o van maandag tot vrijdag van 8.00 uur tot 16.00 uur;
o Betekent dat het incident geen significante gevolgen heeft voor de productie;
o Responstijd: maximaal 15 minuten;
o Interventietijd: maximaal 24 uur;
o Tijd om naar een normale toestand terug te keren: maximaal 5 werkdagen na registratie van het incident.
In het geval van een gepland onderhoud zal de SLA tijdens de periode van het onderhoud worden opgeschort.
Om deze indicatoren correct op te volgen, zal er maandelijks aan de FOD Financiën een rapport worden bezorgd.
E.1.2.13. Opleidingen
De leverancier geeft opleidingen in verband met het gebruik van de scanningssoftware en de automatische gegevensherkenningssoftware en in de configuratie van het platform (digitalisering en gegevensextractie) door het interne technische team (ICT) van de FOD Financiën:
(a) Opleiding in verband met het gebruik van het platform
De opleiding bedoeld voor de operatoren die verantwoordelijk zijn voor scanning, validering en correctie zal in de lokalen van de FOD Financiën worden gegeven aan ongeveer:
o 40 mensen, in Gent, in het Nederlands
o 40 personen, in Jambes, in het Frans
o 7 personen, in Brussel, in het Frans
o 7 personen, in Brussel, in het Nederlands
Deze opleiding moet op elke locatie in verschillende groepen worden gegeven om de continuïteit van de productie te waarborgen.
De leverancier moet lesmateriaal in dezelfde talen verstrekken, dat elektronisch wordt aangeleverd. De lesgevers moeten over praktische kennis van de gebruikte software beschikken.
Deze opleiding moet worden gegeven voordat het platform in productie wordt genomen op basis van de daadwerkelijk uitgevoerde configuratie.
(b) Opleiding in verband met de configuratie
De geplande opleiding voor de configuratie van de scanningssoftware, de gegevensherkennings- en extractiesoftware zal worden gegeven aan 4 configuratoren in het Nederlands en het Frans in de lokalen van de FOD Financiën (Brussel, Gent of Jambes).
De opleiding moet de configuratoren van de FOD Financiën in staat stellen om op een zo autonoom mogelijke manier bij incidenten in de oplossing in te grijpen, bestaande scanningsprocessen aan te passen en op basis van bestaande ontwikkelingen nieuwe te creëren.
Deze opleiding zal parallel met de implementeringsfase van het platform worden gegeven, maar wel voordat de oplossing in productie wordt genomen.
E.1.2.14. Documentatie
Bij de voorlopige oplevering van de verschillende fases verstrekt de leverancier alle documentatie die nodig is voor de installatie, de werking en het onderhoud van de oplossing. Dit omvat onder meer (deze lijst is niet volledig):
- de installatieplannen en -schema's
- de gidsen / gebruiksaanwijzingen
- de toepassingen en software die nodig zijn voor de installatie, het beheer en de configuratie van het systeem
- de softwarelicenties
- ...
De documentatie van het voorgestelde systeem moet elektronisch worden aangeleverd, in het Nederlands en in het Frans. Documentatie in het Engels wordt eveneens aanvaard voor technische documentatie voor ICT-technici. Alle documentatie wordt als onderdeel van het onderhoud gratis bijgewerkt.
E.1.2.15. Fasering en operationele rapportage
Alle functionaliteiten van het platform moet uiterlijk binnen de 6 maanden nadat de overeenkomst is ingegaan worden overgenomen en uitgerold.
Fase 1:
De leverancier zal binnen 6 weken na de sluiting van de overeenkomst een gedetailleerde beschrijving geven van de oplossing die hij wil implementeren, samen met een gedetailleerd uitrolplan.
Fase 2:
De leverancier implementeert de oplossing in de ontwikkelings- en acceptatieomgevingen.
Hij voert zijn testplan uit en bezorgt de resultaten aan de FOD Financiën, die ze zal valideren en eventueel aanvullingen kan vragen.
Fase 3:
De leverancier implementeert de oplossing in de productieomgeving, rekening houdend met de productiebeperkingen.
Fase 4:
De productie start uiterlijk 6 maanden nadat de overeenkomst is ingegaan.
Deze 4 fases worden allemaal uitgevoerd onder toezicht van het technische team van de FOD Financiën.
Gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst:
- Eén keer per week wordt een technische follow-upvergadering gehouden met het operationele team van de leverancier en het technische team van de FOD Financiën om de planning van de implementatie, het onderhoud en de aanpassing op te volgen, maar ook om het beheer van het platform, de ondervonden problemen en de geïmplementeerde oplossingen te bespreken.
- Er zal ook een wekelijkse werksessie van één dag plaatsvinden tussen het technische team van de leverancier en het technische team van de FOD Financiën.
- Eén keer per maand wordt een rapportagevergadering gehouden met de operationele teamleider(s) van de leverancier en de Finscan-servicemanager van de FOD Financiën om het operationele en strategische beheer van het platform en de naleving van de overeenkomst op te volgen.
De leverancier levert een rapport aan zodat de naleving van de voorwaarden van de SLA, de incidenten die zich hebben voorgedaan en de follow-up van de oplossing van die incidenten, de planning van het onderhoud en de aanpassingen kunnen worden beoordeeld.
E.1.2.16. Aanvullende bijstand
De leverancier moet op vraag van de FOD Financiën gedurende de volledige looptijd van de opdracht aanvullende bijstand kunnen verlenen, die wordt geraamd op maximaal 200 mandagen per jaar.
Die bijstand omvat analyse-, aanpassings- en ontwikkelingstaken en, over het algemeen, alles wat nodig kan zijn in het kader van de oplossing en dat op vraag van de FOD Financiën moet worden uitgevoerd.
Er kan meer bepaald aanvullende bijstand worden verleend om rekening te houden met technische ontwikkelingen of evoluties in standaarden van de FOD Financiën en met eventuele wetswijzigingen of een aangepaste regelgeving.
De FOD Financiën kan afhankelijk van zijn behoeften halve of hele dagen bijstand vragen, die worden gefactureerd naarmate ze worden opgebruikt.
De leverancier zorgt voor de kennisoverdracht en documentatie van deze ontwikkelingen aan het interne team van de FOD Financiën.
E.1.2.17. Definities
Blad: is beide zijden van een blad papier
Pagina of bladzijde: is één van de beide zijden van een blad papier Beeld: Digitale reproductie van een pagina
E.2. OVERDRAAGBAARHEID
De opdrachtnemer zal aan een door de FOD Financiën erkende derde partij of aan de FOD Financiën alle noodzakelijke informatie geven zodat de FOD Financiën alle handelingen kan uitvoeren die nodig zijn voor de goede werking of de evolutie van de oplossing of deze door een derde partij kan laten uitvoeren, indien de opdrachtnemer of een van zijn onderaannemers in gebreke blijft (stopzetting van activiteiten of verbreking van de overeenkomst).
Aan het einde van de overeenkomst, ongeacht of die afloopt of verbroken wordt, zal de opdrachtnemer zijn medewerking verlenen aan de FOD Financiën, zodat de FOD Financiën of een derde partij de prestaties die in het kader van deze overeenkomst worden uitgevoerd zonder problemen kan voortzetten.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe vanaf het begin van de overdraagbaarheidsperiode alle nodige elementen voor de productie van de informatica en alle documenten die toebehoren aan de FOD Financiën terug te bezorgen aan de FOD Financiën. De methodes en de procedures die tijdens de prestaties worden ingevoerd zijn eigendom van de FOD Financiën.
Daarom zal de opdrachtnemer, bij verbreking, aan de FOD Financiën een overgangsplan voorleggen dat uitvoerig de bepalingen en voorwaarden weergeeft in verband met de taken die dienen te gebeuren om de informatie te verstrekken die nodig is om de overgang te garanderen, met daarbij een tijdsschema van die taken.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om dit overgangsplan te laten opstellen door medewerkers die deel uitmaken van het team dat met deze overeenkomst belast is, zonder meerkosten voor de FOD Financiën.
De FOD Financiën is de enige intellectuele eigenaar van de oplossingen, ontwikkeld in het kader van dit project.
De begunstigde wordt belast met alle handelingen in verband met de overdraagbaarheid. Deze omvatten met name:
- de terbeschikkingstelling van alle procedures die nodig zijn voor het beheer van het geleverde systeem;
- de terbeschikkingstelling van synthesedocumenten, balansen, verslagen van vergaderingen, die het follow-updossier vormen;
- de opleiding en de informatie van de vertegenwoordigers van de nieuwe leverancier;
- de gegevensoverdracht.
E.3. STATISTISCHE GEGEVENS
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om tijdens de uitvoering van de opdracht de gegevens betreffende aankoop, verkoop, bestelling en facturatie die hij in één of meer elektronische databanken heeft verzameld, aangelegd en bewaard, te verzamelen, voor te leggen en bij te houden.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om die informatie, via e-mail of via een website, op eenvoudig schriftelijk verzoek van de aanbestedende overheid te bezorgen.
F. BIJLAGEN
1. Offerteformulier
2. Prijsinventaris
3. Buitenlandse firma - Vaste inrichting
4. Hoe een UEA downloaden en invullen?
5. Model voor de referenties
6. Model voor de cv’s
7. Artikel 9 en 10 van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn op het werk
8. Non-disclosure agreement
9. Verwerkingsovereenkomst met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens
10. Model voor het stellen van vragen 11. Attest van plaatsbezoek
F.1. OFFERTEFORMULIER
Federale Overheidsdienst Financiën Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Team Overheidsopdrachten
North Galaxy - Toren B23 - bus 784 Koning Xxxxxx XX-laan 33
1030 BRUSSEL
Bestek: S&L/DA/2023/006
Openbare procedure voor de vernieuwing, op basis van de bestaande apparaten en architectuur, van het Finscan-softwareplatform, het onderhoud van de eerder aangeschafte apparaten (scanners en enveloppenopeners), de bijbehorende softwarelicenties, de dagelijkse ondersteuning voor de hardware en software en de aanvullende bijstand voor het volledige platform om de werking van de scanningsdiensten van Jambes, Gent en Brussel te waarborgen.
De firma:
(volledige benaming)
met als adres:
(straat) (postcode en gemeente)
(land)
ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer:
(naam) (functie)
en waarvoor de heer/mevrouw2:
gedomicilieerd op het adres:
(straat)
2 Schrappen wat niet van toepassing is.
(postcode en gemeente)
(land)
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt, verbindt zich tot de uitvoering, in overeenstemming met de voorwaarden en bepalingen van het bestek van de omschreven diensten tegen de prijzen vermeld in de prijsinventaris. De vertrouwelijke informatie en/of de informatie over de technische of commerciële geheimen is duidelijk aangeduid in de offerte.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op
het rekeningnummer:
- IBAN:
- BIC:
Indien de facturatie door een andere vestiging dan de hierboven vermelde maatschappelijke zetel wordt opgemaakt, moet het adres ervan hieronder vermeld worden.
Opmerking: het btw-nummer ervan moet identiek zijn aan dat van de op blz. 1 vermelde maatschappelijke zetel.
Vestiging die de facturatie zal uitvoeren, gedomicilieerd op het adres:
(straat) (postcode en gemeente)
(land)
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat) (postcode en gemeente) (telefoonnummer)
(e-mailadres)
Kmo (kleine en middelgrote ondernemingen):
JA / NEE4
Wordt uw onderneming beschouwd als een kmo in de zin van artikel 15 van het Wetboek van Vennootschappen?3
PRO MEMORIE: DOCUMENTEN VERPLICHT BIJ DE OFFERTE TE VOEGEN
- Het offerteformulier (zie punt C.2.4).
- De prijsinventaris (zie deel C.2.5).
- Voor niet-Belgische inschrijvers: de bijlage "Buitenlandse firma - Vaste inrichting" (zie deel F3).
- De statuten of andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) bewijzen, met inbegrip van het document dat de volmacht van de gevolmachtigde(n) vaststelt (zie deel C.1.2)
- Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) (zie deel C.2.6).
- De documenten in verband met de gunningscriteria (zie deel C.3.5).
- Het curriculum vitae van de personen die door de inschrijver aan de opdracht worden toegewezen (zie deel E en bijlage F6).
- De twee attesten van plaatsbezoeken (Namen en Gent) (zie B7)
- De beschrijving van de diensten met betrekking tot de technische voorschriften (zie deel E).
- Andere in de technische voorschriften gevraagde documenten (zie deel E).
- De non-disclosure agreement (F.8)
- Andere bijlagen die de inschrijver nuttig acht.
Dit vak is voorbehouden aan de aanbestedende overheid:
GOEDGEKEURD VOOR DE IN DE PRIJSINVENTARIS OPGEGEVEN BEDRAGEN:
3 De voorwaarden om als kmo te worden beschouwd, zijn:
- jaargemiddelde van het personeelsbestand: 50;
- jaarlijks omzetcijfer, exclusief belasting over de toegevoegde waarde: 9.000.000 euro;
- balanstotaal: 4.500.000 euro.
Wanneer meer dan één van de bovenstaande criteria worden overschreden of niet meer worden overschreden, heeft dit slechts gevolgen wanneer dit zich gedurende twee achtereenvolgende boekjaren voordoet. De gevolgen gaan in dat geval in vanaf het boekjaar dat volgt op het boekjaar gedurende hetwelk meer dan één van de criteria voor de tweede keer werden overschreden of niet meer werden overschreden.
4 Schrappen wat niet past.
F.2. PRIJSINVENTARIS
F.2.1. Grootvolumescanners
OMSCHRIJVING | PRIJS EXCL. BTW | PRIJS INCL. BTW | Mogelijke maximumhoeveelheid |
SH1: Jaarlijkse prijs voor het onderhoud en de software van de “IBML ImageTrac 6400” documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) voor een totale jaarlijkse capaciteit van 2.500.000 te scannen pagina's (5.000.000 zijden). | 6 jaar | ||
SH2: Prijs per extra gescande pagina op “IBML Image Trac 6400” documentscanners voor grote volumes. | 40 miljoen pagina’s |
F.2.2. Documentscanners
OMSCHRIJVING | PRIJS EXCL. BTW | PRIJS INCL. BTW | Mogelijke maximumhoeveelheid |
SD1: Jaarprijs voor het onderhoud en de software van de documentscanners "I2S SupraScan Quartz A0 HD LED" (1 in Jambes en 1 in Gent) en voor een capaciteit van 20.000 te scannen beelden op jaarbasis. | 6 jaar | ||
SD2: Prijs per extra gescand beeld op I2S SupraScan Quartz documentscanners. | 600.000 afbeeldingen gedurende 6 jaar |
F.2.3. Software
OMSCHRIJVING | PRIJS EXCL. BTW | PRIJS INCL. BTW | Mogelijke maximumhoeveelheid |
L1: Jaarprijs voor levering, configuratie en onderhoud van software | 6 jaar |
en verbindingen voor een capaciteit van 5.020.000 te scannen beelden (5 miljoen IBML en 20.000 I2S). | |||
L2: Prijs per extra beeld voor het inrichten, configureren en onderhouden van software en verbindingen. | 80 miljoen afbeeldingen |
F.2.4. Enveloppenopeners
OMSCHRIJVING | PRIJS EXCL. BTW | PRIJS INCL. BTW | Mogelijke maximumhoeveelheid |
O1: Totale jaarlijkse prijs voor het onderhoud van een "Opex RED Model 72" grootvolume enveloppenopener. | 6 jaar x 8 enveloppenopeners = 48 |
F.2.5. Aanvullende bijstand
OMSCHRIJVING | PRIJS EXCL. BTW | PRIJS INCL. BTW | Mogelijke maximumhoeveelheid |
JH: Prijs voor één mandag aanvullende bijstand | 1.200 mandagen |
F.3. BUITENLANDSE FIRMA - VASTE INRICHTING
Bestek: S&L/DA/2023/006
Openbare procedure voor de vernieuwing, op basis van de bestaande apparaten en architectuur, van het Finscan-softwareplatform, het onderhoud van de eerder aangeschafte apparaten (scanners en enveloppenopeners), de bijbehorende softwarelicenties, de dagelijkse ondersteuning voor de hardware en software en de aanvullende bijstand voor het volledige platform om de werking van de scanningsdiensten van Jambes, Gent en Brussel te waarborgen.
De firma:
(volledige benaming)
met als adres:
(straat) (postcode en gemeente)
(land)
ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer:
OF
Buitenlands btw-nummer:
(naam) (functie)
en waarvoor de heer/mevrouw5:
gedomicilieerd op het adres:
(straat) (postcode en gemeente)
5 Schrappen wat niet van toepassing is.
(land)
handelend als inschrijver of gevolmachtigde, de juistheid van de op dit document vermelde gegevens bevestigt.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op
het rekeningnummer:
- IBAN:
- BIC:
AANVINKEN WAT HIERNA VAN TOEPASSING IS ONDER A EN/OF B
A. LEVERING VAN GOEDEREN
A.1. DE GOEDEREN WORDEN NIET DOOR DE LEVERANCIER IN BELGIË GEÏNSTALLEERD OF GEASSEMBLEERD
□ De goederen worden binnengebracht in België vanuit een plaats buiten het btw-gebied van de Europese Unie of ingevoerd vanuit een derde land.
De leverancier treedt op als de ontvanger van de invoer en moet zijn factuur uitreiken met Belgische btw. Deze btw wordt door de aanbestedende overheid samen met de factuur betaald.
NB: De leverancier moet een Belgisch btw-nummer hebben om Belgische btw te kunnen aanrekenen.
Belgisch btw-nummer:
□ De goederen zijn afkomstig uit een andere EU-lidstaat.
De leverancier moet zijn factuur uitreiken zonder btw. De btw moet door de aanbestedende overheid worden betaald via haar bijzondere aangifte.
NB: Wanneer de goederen vóór de verkoop door de leverancier eerst naar België worden overgebracht en vervolgens aan de aanbestedende overheid worden verkocht, is er reden om aan te nemen dat de aanbestedende overheid de aankoop in België en niet in het buitenland verricht.
De goederen zullen vanuit (land) worden vervoerd.
□ De goederen komen uit België.
NB: De leverancier moet een Belgisch btw-nummer hebben om Belgische btw te kunnen aanrekenen.
Belgisch btw-nummer:
A.2. DE GOEDEREN WORDEN DOOR DE LEVERANCIER IN BELGIË GEÏNSTALLEERD OF GEASSEMBLEERD
□ De leverancier moet zijn factuur uitreiken met Belgische btw. Deze btw wordt door de aanbestedende overheid samen met de factuur betaald.
NB: De leverancier moet een Belgisch btw-nummer hebben om Belgische btw te kunnen aanrekenen.
Belgisch btw-nummer:
B. PRESTATIE VAN DIENSTEN
B.1. DE DIENSTVERLENER HEEFT EEN VASTE INRICHTING IN BELGIË DIE TUSSENKOMT/DEELNEEMT BIJ HET VERLENEN VAN DE DIENSTEN6
□ De leverancier moet zijn factuur uitreiken met Belgische btw. Deze btw wordt door de aanbestedende overheid samen met de factuur betaald.
Vaste inrichting met adres:
(straat) (postcode en gemeente)
(België)
6 In de zin van artikel 11 van Uitvoeringsverordening nr. 282/2011 van de Raad van 15 maart 2011 houdende vaststelling van maatregelen ter uitvoering van Xxxxxxxxx 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde.
Voor de toepassing van artikel 50, 51 en 55 van het Btw-Wetboek gaat de administratie ervan uit dat een belastingplichtige in het land een vaste inrichting heeft wanneer aan de volgende drie voorwaarden is voldaan:
a) De belastingplichtige heeft hier te lande een directiezetel, een filiaal, een fabriek, een werkplaats, een agentschap, een magazijn, een kantoor, een laboratorium, een inkoop- of verkoopkantoor, een opslagplaats of enige andere vaste inrichting, met uitsluiting van de bouwwerven;
b) de hiervoor in a) bedoelde inrichting wordt beheerd door een persoon die bekwaam is om de belastingplichtige te verbinden
tegenover de leveranciers en de klanten;
c) de in a) bedoelde inrichting voert regelmatig handelingen uit die in het Btw-Wetboek worden bedoeld: leveringen van goederen en diensten.
Een belastingplichtige die in België een vaste inrichting heeft, wordt aangemerkt als een niet in België gevestigde belastingplichtige als deze inrichting niet betrokken is bij de levering van goederen of de dienst (artikel 51, § 2, tweede lid van het Btw-Wetboek en 192bis van de Richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde).
Een vaste inrichting wordt beschouwd als zijnde betrokken bij de levering van goederen of de prestatie van diensten wanneer deze levering of dienst werd verricht vanuit deze vaste inrichting, met andere woorden als de menselijke en technische middelen van de inrichting werden aangewend om die levering of dienst te verrichten. Een loutere administratieve ondersteuning vanwege de vaste inrichting volstaat echter niet. (artikel 53 van de Uitvoeringsverordening nr. 282/2011 van de Raad van 15 maart 2011 houdende vaststelling van maatregelen ter uitvoering van Xxxxxxxxx 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde).
NB: De dienstverlener/vaste inrichting moet een Belgisch btw-nummer hebben om Belgische btw te kunnen aanrekenen.
Belgisch btw-nummer:
B.2. DE DIENSTVERLENER HEEFT GEEN VASTE INRICHTING IN BELGIË OF BELGISCHE VESTIGING DIE TUSSENKOMT/DEELNEEMT BIJ HET VERLENEN VAN DE DIENSTEN
□ De leverancier moet zijn factuur uitreiken zonder btw. De btw moet door de aanbestedende overheid worden betaald via haar bijzondere aangifte.
F.4. HOE EEN UEA DOWNLOADEN EN INVULLEN?
Zoals aangegeven in het UEA zelf, moet u per onderneming een UEA toevoegen wanneer u voor deze opdracht samen met andere ondernemers deelneemt en/of wanneer u een beroep doet op de draagkracht van andere ondernemingen. In dat geval moeten deze allemaal worden toegevoegd op het moment dat u uw offerte indient.
Het UEA kan op twee manieren worden ingevuld.
F.4.1. Via het html-bestand
1. Klik op de volgende link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/.
2. Kies uw taal.
3. Bij 'Wie bent u?' selecteert u 'Ik ben een ondernemer'.
4. Bij 'Wat wilt u doen?' Kies 'Een UEA-vraag/antwoord importeren'.
5. Upload het document 'dume.xml', beschikbaar onder de rubriek 'Document' van de aankondiging van een opdracht op e-Notification (xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).
6. Bij 'Waar bevindt uw onderneming zich?' kiest u uw land.
7. Klik op 'Volgende'.
8. U kan nu beginnen met het invullen van de vereiste velden:
- Deel I; (enkel wanneer de aanbestedende overheid dit niet vooraf heeft ingevuld)
- Deel II, A, B, C en D;
- Deel III, A, B, C;
- Deel IV, α;
- Deel VI.
9. Wanneer u het document volledig ingevuld hebt, klikt u op 'Overzicht'.
10. Klik op 'Downloaden in beide formaten' (xml- en pdf-formaat).
11. Wanneer u uw offerte indient, moet u het ingevulde UEA in xml- en pdf-formaat toevoegen.
F.4.2. Via het pdf-bestand
1. Druk het pdf-bestand van het UEA af dat beschikbaar is onder de rubriek 'Document' van de aankondiging van een opdracht op e-Notification (xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).
2. Vul het in.
- Deel I; (enkel wanneer de aanbestedende overheid dit niet vooraf heeft ingevuld)
- Deel II, A, B, C en D;
- Deel III, A, B, C;
- Deel IV, α;
- Deel VI.
3. Scan het ingevulde UEA.
4. Wanneer u uw kandidatuur/offerte indient, moet u het ingevulde UEA in pdf-formaat toevoegen.
F.5. MODEL VOOR DE REFERENTIES
ALGEMEEN MODEL
Voorstelling van soortgelijke uitgevoerde projecten – Eén formulier per project
Naam van het project |
Naam van de onderneming |
Bedrijfssector |
Naam en adres van de contactpersoon |
Duur van de overeenkomst (begin- en einddatum) |
Budget in euro |
Naam van de onderaannemer(s) (indien van toepassing) |
Algemene kenmerken van het project (te specifiëren naargelang van de opdracht) |
F.6. MODEL VOOR DE CV’S
De inschrijver moet de cv’s invullen volgens het onderstaande model. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de cv’s die niet op deze manier zouden zijn ingevuld, niet in aanmerking te nemen.
Persoonsgegevens
Naam: Voornaam: Huidige functie:
Geboortedatum: Nationaliteit:
Talenkennis
0 = nihil, 1 = zwak, 2 = middelmatig, 3 = goed, 4 = zeer goed, MT = moedertaal (in te vullen in de tabel)
Lezen | Spreken | Schrijven | |
Frans | |||
Nederlands |
Relevante opleidingen die in verband met het voorwerp van de opdracht werden gevolgd
Universitair/niet-universitair hoger onderwijs (indien nodig, eventueel meerdere malen herhalen):
- Titel: ……………………………………………..…………………………………………………….
- Diploma behaald op (datum):
……………………..…………………………………………………….
- Naam van de instelling: ……………………….…………………………………………………….
Beroepsopleidingen (indien nodig, eventueel meerdere malen herhalen):
- Titel: ……………………………………………..…………………………………………………….
- Diploma behaald op (datum):
……………………..…………………………………………………….
- Naam van de instelling: ……………………….…………………………………………………….
Relevante gegeven opleidingen in verband met het voorwerp van de opdracht
(indien nodig, eventueel meerdere malen herhalen):
- Titel van de opleiding: ………………………………………………………………………………….
- Jaar: ………………………………………………………………………………………………….
- Voor de organisatie: ……………………………………………………………………………………
- Contactpersoon en gegevens van de organisatie: ……………………………………………….
Andere relevante professionele ervaring in verband met het voorwerp van de opdracht
.....................................................................................................................................................................................
F.7. ARTIKELEN 9 EN 10 VAN DE WET VAN 4 AUGUSTUS 1996 BETREFFENDE HET WELZIJN VAN DE WERKNEMERS BIJ DE UITVOERING VAN HUN WERK
Art. 9. <L 2007-06-03/81, art. 87, 017; En vigueur :> 02-08-2007> § 1. De werkgever in wiens inrichting werkzaamheden worden uitgevoerd door aannemers en, in voorkomend geval, door onderaannemers, is ertoe gehouden:
1° de aannemers de nodige informatie te verstrekken ten behoeve van de werknemers van de aannemers en onderaannemers en ten behoeve van het overleg met betrekking tot de maatregelen bedoeld in 4°.
Deze informatie betreft inzonderheid:
a) de risico's voor het welzijn van de werknemers alsmede de beschermings- en preventiemaatregelen en -activiteiten, zowel voor de inrichting in het algemeen als voor elk type werkpost en/of elke soort functie of activiteit voor zover deze informatie relevant is voor de samenwerking of coördinatie;
b) de maatregelen welke zijn genomen voor de eerste hulp, de brandbestrijding en de evacuatie van werknemers en de aangewezen werknemers die belast zijn met het in praktijk brengen van deze maatregelen;
2° zich ervan te vergewissen dat de in 1° bedoelde werknemers de passende opleiding en instructies inherent aan zijn bedrijfsactiviteit hebben ontvangen;
3° de gepaste maatregelen te treffen voor de organisatie van het aan zijn inrichting specifiek onthaal van de in 1° bedoelde werknemers en, in voorkomend geval, deze aan een lid van zijn hiërarchische lijn toe te vertrouwen;
4° het optreden van de aannemers en onderaannemers te coördineren en de samenwerking tussen deze aannemers en onderaannemers en zijn inrichting bij de uitvoering van de maatregelen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk te verzekeren;
5° er zorg voor te dragen dat de aannemers hun verplichtingen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk die eigen zijn aan zijn inrichting, naleven.
§ 2. De werkgever in wiens inrichting werkzaamheden worden uitgevoerd door aannemers en, in voorkomend geval, door onderaannemers, is ertoe gehouden:
1° elke aannemer te weren waarvan hij kan weten of vaststelt dat deze de verplichtingen opgelegd door deze wet en haar uitvoeringsbesluiten met het oog op de bescherming van de werknemers niet naleeft;
2° met elke aannemer een overeenkomst te sluiten waarin inzonderheid volgende bedingen zijn opgenomen:
a) de aannemer verbindt er zich toe zijn verplichtingen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk die eigen zijn aan de inrichting waar hij werkzaamheden komt uitvoeren, na te leven en door zijn onderaannemers te doen naleven;
b) indien de aannemer zijn onder a) bedoelde verplichtingen niet of gebrekkig naleeft, kan de werkgever in wiens inrichting de werkzaamheden worden uitgevoerd, zelf de nodige maatregelen treffen, in de bij de overeenkomst bepaalde gevallen, op kosten van de aannemer;
c) de aannemer die een beroep doet op (een) onderaannemer(s) voor het uitvoeren van werkzaamheden in de inrichting van een werkgever, verbindt er zich toe om in de overeenkomst(en) met deze onderaannemer(s) de bedingen op te nemen zoals bedoeld onder a) en b), wat inzonderheid inhoudt dat hijzelf, indien de onderaannemer zijn onder a) bedoelde verplichtingen niet of gebrekkig naleeft, de nodige maatregelen kan treffen, in de bij de overeenkomst bepaalde gevallen, op kosten van de onderaannemer;
3° zelf, na ingebrekestelling van de aannemer, onverwijld de nodige maatregelen in verband met het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk eigen aan de inrichting te treffen, indien de aannemer deze maatregelen niet neemt of zijn verplichtingen gebrekkig naleeft.
Art. 10. <L 2007-06-03/81, art. 88, 017; En vigueur :> 02-08-2007> § 1. De aannemers en, in voorkomend geval, de onderaannemers die werkzaamheden komen uitvoeren in de inrichting van een werkgever, zijn ertoe gehouden:
1° hun verplichtingen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk die eigen zijn aan de inrichting waar zij werkzaamheden komen uitvoeren, na te leven en te doen naleven door hun onderaannemers;
2° de informatie, bedoeld in artikel 9, § 1, 1°, aan hun werknemers en onderaannemer(s) te verstrekken;
3° aan de werkgever bij wie zij werkzaamheden zullen uitvoeren de nodige informatie te verstrekken over de risico's eigen aan die werkzaamheden;
4° hun medewerking te verlenen aan de coördinatie en samenwerking bedoeld in artikel 9, § 1, 4°.
§ 2. De aannemers en, in voorkomend geval, de onderaannemers hebben ten aanzien van hun onderaannemers dezelfde verplichtingen als de werkgever in toepassing van artikel 9, § 2 heeft ten aanzien van de aannemers.
F.8. NON-DISCLOSURE AGREEMENT
Deze geheimhoudingsovereenkomst wordt opgesteld
TUSSEN:
De FOD Financiën, gevestigd in de Xxxxxx XX-xxxx 00 xx 0000 Xxxxxxx, Xxxxxx, xx vertegenwoordigd door de minister van Financiën, voor de toepassing van deze overeenkomst vertegenwoordigd door:
Naam: Xxxx Xxxxxxxxxxxxx
Functie: Directeur van de stafdienst ICT van de FOD Financiën
EN
……………………………….. (hierna "XXX"), gevestigd te …… en vertegenwoordigd door: Naam:
Functie:
Hierna zal naar de FOD Financiën en XXX samen als de "Partijen" en afzonderlijk als de "Partij" worden verwezen.
Teneinde ongeoorloofde bekendmaking van vertrouwelijke informatie, zoals hieronder gedefinieerd, te voorkomen, komen de Partijen overeen een vertrouwelijke relatie aan te gaan met betrekking tot de bekendmaking van bepaalde vertrouwelijke en bedrijfseigen informatie.
OVERWEGENDE DAT:
(A) De minister van Financiën de machtiging met betrekking tot de openbare procedure voor Finscan op xxxx definitief aan XXX heeft toegekend - Openbare procedure voor de vernieuwing, op basis van de bestaande apparaten en architectuur, van het Finscan-softwareplatform, het onderhoud van de eerder aangeschafte apparaten (scanners en enveloppenopeners), de bijbehorende softwarelicenties, de dagelijkse ondersteuning voor de hardware en software en de aanvullende bijstand voor het volledige platform om de werking van de scanningsdiensten van Jambes, Gent en Brussel te waarborgen.
(B) XXX moet beschikken over de technische specificaties die nodig zijn voor de uitvoering van het voorwerp van deze opdracht en XXX tijdens de uitvoering van de betrokken opdracht gevoelige informatie zal ontvangen.
(C) De FOD Financiën met XXX een geheimhoudingsovereenkomst wenst te sluiten met betrekking tot de technische specificaties en gegevens die in de loop van de uitvoering van de opdracht bekend worden gemaakt. XXX heeft verklaard hiertoe bereid te zijn;
(D) Na wederzijdse ondertekening van deze overeenkomst zal de FOD Financiën de technische specificaties en gevoelige gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van deze overeenkomst ter beschikking stellen van XXX met het oog op de uitvoering van de in paragraaf A bedoelde opdracht.
WORDT HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN:
1. DEFINITIES
a) Technische specificaties:
b) Gegevens: alle gegevens in de Finscan-toepassingen, inzonderheid:
- het rijksregister, de naam en voornaam van de personen van wie de documenten worden gescand;
- technische informatie waarvan de opdrachtnemer kennis kan hebben, meer bepaald technische logins en wachtwoorden (deze lijst is niet volledig).
c) Overeenkomst: deze geheimhoudingsovereenkomst die de opdrachtnemer verplicht tot geheimhouding van de technische specificaties en gegevens;
d) Personeel: alle personen die XXX bij de uitvoering van deze opdracht betrekt of elke persoon die binnen het bedrijf van de inschrijver toegang zou hebben tot documenten met betrekking tot dit project.
2. GEHEIMHOUDING
Zowel XXX als zijn personeel zijn verplicht tot strikte geheimhouding van de technische specificaties en gegevens afkomstig van de FOD Financiën, ongeacht de wijze waarop ze worden ontvangen of verkregen, bv. schriftelijk, mondeling, elektronisch ...,
2.1. Onverminderd de bepalingen van artikel 2.1 omvat de geheimhoudingsplicht van XXX met betrekking tot de technische specificaties en gegevens het volgende:
a) XXX en zijn personeel mogen de technische specificaties uitsluitend gebruiken voor de doeleinden waarvoor ze door de FOD Financiën worden verstrekt;
b) XXX zal de technische specificaties of gegevens niet overdragen of bekendmaken aan zijn moedervennootschap, dochtervennootschappen of verbonden ondernemingen zonder de toestemming van de FOD Financiën;
c) XXX en zijn personeel zullen de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU naleven (Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, omgezet in het Belgisch recht door de wet van 30 juli 2018)
2.3. Na afloop van de opdracht moet XXX alle verkregen technische specificaties en gegevens
terugbezorgen aan de FOD Financiën zonder daarvan een kopie bij te houden.
2.4. Is uitgesloten van de geheimhoudingsplicht (i) informatie die algemeen bekend is, zonder dat deze informatie bekend is geworden als gevolg van een schending van de overeenkomst, (ii) informatie die door een Partij bekend is gemaakt na uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij, en (iii) bekendmaking ingevolge een wettelijke verplichting.
2.5. In geval van schending van de geheimhoudingsplicht door XXX en/of zijn personeel, of wanneer de bepalingen van artikel 2.3 niet worden nageleefd, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten van toepassing, behoudens de eventuele afwijkingen waarin dit bestek voorziet.
2.6 De door XXX verschuldigde boete zoals bedoeld in artikel 2.5 strekt mede tot vergoeding van de schade die de FOD Financiën lijdt ten gevolge van de schending van de geheimhoudingsplicht, tenzij de FOD Financiën bewijst dat de geleden schade hoger is dan de boete, in welk geval de FOD Financiën aanspraak kan maken op een volledige schadeloosstelling.
2.7 Alle auteursrechten of andere intellectuele-eigendomsrechten die verband houden met de technische specificaties van een Partij en die aan de andere Partij bekend worden gemaakt, blijven eigendom van de bekendmakende Partij. De Partij die dergelijke informatie verkrijgt, verwerft geen octrooi- of auteursrechten op die informatie.
3. INFORMATIEVEILIGHEID
3.1. XXX zal alle technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen en uitvoeren die nodig zijn om de verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst na te komen. Die maatregelen moeten, rekening houdend met de stand van de techniek en de aan de uitvoering ervan verbonden kosten, een adequaat beschermingsniveau waarborgen, waarbij de risico's die inherent zijn aan de aard van de technische specificaties naar behoren in aanmerking dienen te worden genomen.
3.2. XXX legt aan de FOD Financiën een volledige lijst voor van het aangestelde personeel dat over de technische specificaties beschikt. Elke wijziging van deze lijst moet onmiddellijk aan de FOD Financiën worden meegedeeld.
3.3. Indien en wanneer XXX de mogelijkheid en/of een (poging tot) illegale of ongeoorloofde inbreuk op de beveiliging van de technische specificaties (met inbegrip van een schending in verband met de gegevens) ontdekt, brengt hij de FOD Financiën daar onmiddellijk van op de hoogte en neemt XXX op eigen kosten alle maatregelen die redelijkerwijs noodzakelijk zijn om deze en elke andere illegale of ongeoorloofde inbreuk te beëindigen, te voorkomen of te
beperken. Dit doet geen afbreuk aan de verplichting van XXX om de FOD Financiën te vergoeden voor alle door haar hierdoor geleden schade.
3.4. In het geval van een in artikel 3.3 van deze overeenkomst beoogde situatie kan de FOD Financiën aan XXX vragen om de technische specificaties terug te bezorgen en in te trekken zoals bepaald in artikel 2.3 van deze overeenkomst.
3.5. De hieraan verbonden kosten zijn voor rekening van XXX.
3.6. De FOD Financiën is te allen tijde gerechtigd om op eigen kosten audits bij XXX uit te (laten) voeren met betrekking tot het onderwerp van deze overeenkomst en het bestek. Indien uit de audit blijkt dat XXX zijn verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst niet (volledig) nakomt, zal XXX de kosten van de audit aan de FOD Financiën terugbetalen, onverminderd de rechten van de FOD Financiën.
4. DIVERSE BEPALINGEN
4.1. Deze overeenkomst vormt de volledige overeenkomst tussen de Partijen met betrekking tot het voorwerp ervan en vervangt alle eerdere overeenkomsten en afspraken tussen de Partijen met betrekking daartoe.
4.2. Deze overeenkomst kan alleen worden gewijzigd of aangevuld door middel van een document dat door beide Partijen wordt ondertekend door een daartoe gemachtigde persoon. Er bestaan geen andere mondelinge of feitelijke verplichtingen naast deze schriftelijke overeenkomst tussen de Partijen op de datum van ondertekening.
4.3. Indien één of meer bepalingen van deze overeenkomst ongeldig worden bevonden of door een rechtbank worden vernietigd, blijven de overige bepalingen van deze overeenkomst onverminderd van kracht. De Partijen zullen de ongeldige of nietige bepalingen in dat geval in onderling overleg vervangen door geldige en bindende bepalingen waarvan de gevolgen, gelet op de inhoud en de strekking van deze overeenkomst, zo nauw mogelijk aansluiten bij die van de ongeldige of nietige bepalingen.
4.4. Het niet of met vertraging uitoefenen van een recht uit hoofde van deze overeenkomst houdt geen afstandsverklaring van dat recht in, en het gedeeltelijk uitoefenen van dat recht belet niet het uitoefenen van enig ander recht uit hoofde van deze overeenkomst.
5. GESCHILLEN, TOEPASSELIJK RECHT EN FORUMKEUZE
5.1. Het Belgisch recht is van toepassing op deze overeenkomst.
5.2. In geval van juridische geschillen tussen de Partijen nemen zij alle nodige maatregelen om deze geschillen te regelen zonder de aandacht van het publiek te trekken. Indien een gerechtelijke procedure onvermijdelijk is, zijn de rechtbanken van Brussel exclusief bevoegd voor alle vorderingen en gerechtelijke acties die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst en de uitvoering ervan.
6. Overeenkomst
Ondergetekende (naam, voornaam, functie), ............................................................................
werkend voor de firma (naam en adres) …………………………………………………
waarborgt de geheimhouding van de technische specificaties en gegevens die hij, zowel opzettelijk als toevallig, ontvangt en verwerkt in het kader van deze opdracht voor rekening van de FOD Financiën.
XXX en zijn personeel verbinden zich ertoe:
• deze gegevens en de resultaten van hun verwerking uitsluitend te gebruiken in de mate dat ze strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht;
• ze niet te verspreiden of te kopiëren;
• ze niet te bewaren na het einde van de opdracht.
Deze overeenkomst werd gesloten en treedt in werking op .../...... 20....
Deze overeenkomst is opgesteld in twee originele exemplaren en elke Partij bevestigt één van deze originelen te hebben ontvangen.
Namens de Federale Overheidsdienst Financiën Namens XXX
Brussel, xx/xxxx/20xx
(plaats + datum),
(Naam vertegenwoordiger + handtekening)
(naam vertegenwoordiger + handtekening)
F.9. VERWERKINGSOVEREENKOMST MET BETREKKING TOT DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
Tussen
De Belgische staat, vertegenwoordigd door de minister van Financiën / Voorzitter van het directiecomité Hierna: de ‘Verwerkingsverantwoordelijke’,
Enerzijds,
En
NAAM VAN DE INSCHRIJVER, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te XXX, ingeschreven bij de KBO onder het nr. XXXXXX, vertegenwoordigd door XXX, krachtens XXX.
Hierna: de ‘Verwerker’ Anderzijds,
Hierna genoemd: de 'Partijen'.
Wordt overeengekomen als volgt:
1. Voorwerp
Voor de uitvoering van opdracht S&L/DA/20XX/XXX voert de opdrachtnemer (hierna de “Verwerker”) een verwerking van persoonsgegevens uit in de zin van artikel 4 van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna de “AVG”) voor rekening en in opdracht van de aanbesteder (hierna de “Verwerkingsverantwoordelijke”) in de zin van artikel 28 van de AVG.
Deze Overeenkomst (waarvan de bijlagen integraal deel uitmaken) heeft tot doel de voorwaarden vast te leggen waaronder de Verwerker zich ertoe verbindt om de hierna omschreven verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens uit te voeren voor rekening en in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke.
2. Conformiteit met de toepasselijke regelgeving
Binnen het raam van hun contractuele betrekkingen verbinden de Partijen zich ertoe om de regelgeving na te leven die van toepassing is op de verwerking van de persoonsgegevens, en in het bijzonder de AVG en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
3. Duur van de overeenkomst
De overeenkomst treedt in werking op XXXXX en wordt gesloten voor de periode waarin de Verwerker in die hoedanigheid tussenkomt in de verwerking van de persoonsgegevens die door de Verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking worden gesteld binnen het raam van opdracht S&L/DA/20XX/XXX.
4. Verwerking van persoonsgegevens
4.1. De Verwerker verwerkt de persoonsgegevens enkel binnen het raam van de uitvoering van opdracht XXXX en voor het (de) doeleinde(n) die het voorwerp uitmaakt (uitmaken) van deze Overeenkomst en enkel in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke zoals omschreven in bijlage 1), onder meer met betrekking tot doorgiften van persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, tenzij een op de Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling hem tot verwerking verplicht. In dat geval stelt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke, per e-mail met ontvangstbevestiging naar het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, met vermelding van de rechtsgrondslag voor deze verplichting, tenzij de betrokken wet dergelijke informatie verbiedt om redenen van algemeen belang.
4.2. Als de Verwerker zelf de doeleinden van de verwerking bepaalt, zal hij als een Verwerkingsverantwoordelijke worden beschouwd met betrekking tot die verwerking.
4.3. Als de Verwerker van mening is dat de instructies de AVG schenden, moet hij de Verwerkingsverantwoordelijke daarvan onmiddellijk in kennis stellen.
4.4. Als de Verwerker op grond van artikel 30 van de AVG verplicht is om een register bij te houden van de verwerkingsactiviteiten uitgevoerd voor rekening en in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke, stelt hij dit register op verzoek ter beschikking van de GBA en de Verwerkingsverantwoordelijke, per e-mail met ontvangstbevestiging naar het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx
4.5. De Verwerker moet aan de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om de naleving van de in artikel 28 van de AVG vastgelegde verplichtingen aan te tonen, met het oog op de uitvoering van audits door de Verwerkingsverantwoordelijke of zijn mandataris, en draagt binnen de mate van zijn mogelijkheden bij aan de goede en volledige verwezenlijking van deze audits.
5. Beveiliging van en toegang tot de gegevens
5.1 Beveiliging
5.1.1. De Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, overeenkomstig artikel 32 van de AVG.
In het bijzonder zal de Verwerker de persoonsgegevens beveiligen tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig, en zal waken over de integriteit en de beschikbaarheid van deze gegevens.
Bij het bepalen van de technische en organisatorische maatregelen, houdt de Verwerker rekening met:
- de stand van de techniek,
- de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden,
- de risico’s verbonden aan de verwerking van de persoonsgegevens,
- de kosten voor de uitvoering van deze maatregelen,
en is gehouden aan de minimale toepassing van de in bijlage 2 van deze overeenkomst omschreven maatregelen.
De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke op zijn verzoek, per e-mail met ontvangstbevestiging naar het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx in kennis van de technische en organisatorische maatregelen die hij hiervoor heeft opgelegd of ingevoerd.
In geval van een veiligheidsincident stelt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke in kennis van elke inbreuk op de beveiliging van de persoonsgegevens binnen een termijn van 72 uur na ervan kennis genomen te hebben, per e-mail met ontvangstbevestiging naar het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
Bij deze kennisgeving worden alle gegevens bijgevoegd die nuttig en noodzakelijk zijn om de Verwerkingsverantwoordelijke indien nodig in staat te stellen de GBA en/of de betrokken personen in kennis te stellen van deze inbreuk. De kennisgeving bevat minstens de volgende gegevens:
- de precieze aard van het veiligheidsincident
- datum en uur van de vaststelling
- een uitvoerige lijst met de gegevens die zijn geïmpacteerd
- de maatregelen die reeds werden genomen om het probleem te verhelpen
- datum en uur van het einde van het incident
- de structurele maatregelen die werden genomen om dit type van incident in de toekomst te voorkomen
5.2. Toegang tot de gegevens
De Verwerker ziet erop toe dat de personen die werken in zijn naam of voor zijn rekening alleen toegang krijgen tot deze gegevens indien dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taak met betrekking tot de verwerking bepaald in het raam van deze Overeenkomst, en zorgt ervoor dat een combinatie van toegangsrechten niet kan leiden tot onrechtmatige gegevensverwerkingen.
Bovendien neemt de Verwerker alle nodige technische en organisatorische maatregelen om ongeoorloofde toegang op te sporen en te voorkomen, en voorziet hij maatregelen om de toegangsbeveiliging te garanderen zoals bepaald in bijlage 2 van deze overeenkomst.
6. Plicht tot medewerking van de Verwerker
6.1. Informatierecht van de betrokken personen
Op het ogenblik van de gegevensinzameling dient de Verwerker aan de personen betrokken bij de verwerkingsactiviteiten informatie te verstrekken met betrekking tot de door hem uitgevoerde gegevensverwerking.
De Verwerker bezorgt de Verwerkingsverantwoordelijke de inhoud en de drager van deze informatie per e-mail met ontvangstbevestiging op het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
6.2. Verplichting om gevolg te geven aan de aanvragen van de betrokken personen
Als de betrokken personen bij de Verwerker vragen om de uitoefening van hun rechten, moet de Verwerker zich met deze aanvragen vanaf de ontvangst ervan richten tot de Verwerkingsverantwoordelijke, per e-mail met ontvangstbevestiging op het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
6.3. In voorkomend geval en rekening houdend met de aard van de verwerking, biedt de Verwerker hulp aan de Verwerkingsverantwoordelijke bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en helpt hij de Verwerkingsverantwoordelijke die is gehouden aan de voorafgaande raadpleging van de GBA en/of het beantwoorden van de vragen van de GBA.
De gegevens die noodzakelijk zijn voor de effectbeoordeling, zoals omschreven in bijlage 3 van deze overeenkomst, worden aan de Verwerkingsverantwoordelijke bezorgd per e-mail met ontvangstbevestiging op het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
7. Vertrouwelijkheid
De Verwerker waarborgt de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens die binnen het raam van deze Overeenkomst worden verwerkt en zorgt ervoor dat de tot het verwerken van de persoonsgegevens gemachtigde personen in kennis werden gesteld van het wettelijke kader inzake de verwerking van de persoonsgegevens en zich ertoe hebben verplicht vertrouwelijkheid in acht te nemen.
Deze verplichting tot vertrouwelijkheid blijft na afloop van deze Overeenkomst en zonder beperking in de tijd gelden.
8. Raadpleging van een andere Verwerker
De Verwerker heeft de toelating om een beroep te doen op een andere Verwerker zoals gespecificeerd in bijlage 4 van deze overeenkomst.
De Verwerker dient zich ervan te vergewissen dat zijn subverwerker voldoende garanties biedt ten aanzien van de implementatie van de technische en organisatorische maatregelen zodat de verwerking voldoet aan de eisen van de AVG en de bescherming van de rechten van de betrokken persoon wordt gewaarborgd.
De verwerking die door de Verwerker aan een andere verwerker wordt toevertrouwd, dient te worden vastgelegd in een Overeenkomst waarin dezelfde verplichtingen zijn vermeld als deze waartoe de Verwerker is gehouden krachtens de huidige overeenkomst.
Als de subverwerker deze verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijft de initiële Verwerker ten aanzien van de Verwerkingsverantwoordelijke volledig verantwoordelijk voor de uitvoering door zijn subverwerker van alle verplichtingen vermeld in de huidige overeenkomst.
De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke vooraf in kennis van elke wijziging met betrekking tot de identiteit of de aan andere verwerkers toevertrouwde verwerkingsactiviteiten.
De Verwerker bezorgt de Verwerkingsverantwoordelijke deze informatie per e-mail met ontvangstbevestiging op het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
In de e-mail worden de verwerkingsactiviteiten, de volledige identiteit en de gegevens van de andere subverwerker(s) vermeld alsook een afschrift van het ontwerp van alle verwerkingsovereenkomsten.
De Verwerkingsverantwoordelijke beschikt over een termijn van 30 dagen, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van deze informatie, om bezwaar aan te tekenen.
Bij gebrek aan een door de Verwerkingsverantwoordelijke geformuleerd bezwaar bij verstrijken van de gestelde termijn, treedt de verwerkingsovereenkomst tussen de initiële Verwerker en de andere verwerker(s) in werking.
9. Verantwoordelijkheid
De Verwerker waarborgt de Verwerkingsverantwoordelijke tegen activiteiten die voortvloeien uit de niet- naleving van de toepasselijke wetgeving of de specifieke verplichtingen die in deze Overeenkomst zijn omschreven. Deze waarborg is eveneens van toepassing wanneer de Verwerker buiten of in strijd met de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke heeft gehandeld. Deze waarborg dekt eveneens alle schadelijke gevolgen die voortvloeiend uit de handelingen van de Verwerker.
De Verwerkingsverantwoordelijke waarborgt de Verwerker tegen activiteiten die voortvloeien uit de niet- naleving door hemzelf van de in de toepasselijke wetgeving of deze Overeenkomst bepaalde verplichtingen, alsook voor alle schadelijke gevolgen die voortvloeiend uit zijn handelingen.
10. Functionaris voor gegevensbescherming
In voorkomend geval bezorgt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke vóór de uitvoering van opdracht S&L/DA/2023/006 de naam en de gegevens van de functionaris voor gegevensbescherming die hij heeft aangesteld overeenkomstig artikel 37 van de AVG.
11. Einde van de overeenkomst
De verwerkersovereenkomst blijft gelden gedurende de volledige duur van de prestatie voor de opdracht waarop zij betrekking heeft. Als de opdracht wordt beëindigd, op welke grond dan ook, wordt de verwerkingsovereenkomst op hetzelfde tijdstip van rechtswege beëindigd.
Aan het einde van de verwerkersovereenkomst met betrekking tot de verwerking van de gegevens die in deze overeenkomst zijn omschreven, verbindt de Verwerker zich ertoe om alle persoonsgegevens te vernietigen, tenzij het recht van de Unie of de Lidstaat eist dat deze gegevens worden bewaard.
Deze vernietiging moet worden ondersteund door afdoende bewijskrachtige documenten.
De verplichting tot vertrouwelijkheid bepaald in artikel 7 blijft na afloop van deze overeenkomst gelden.
Als de Verwerker is gehouden om een register van de verwerkingsactiviteiten te houden overeenkomstig artikel 30 van de AVG, stuurt hij het volledige register na afloop van de verwerking per e-mail met ontvangstbevestiging naar het volgende adres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
De Verwerkingsverantwoordelijke behoudt het eigendomsrecht van de persoonsgegevens, de gegevensbanken, de gegevens en het materiaal dat aan de Verwerker ter beschikking werd gesteld binnen het raam van de uitvoering van de overeenkomst.
12. Diverse bepalingen
De Partijen verbinden zich ertoe deze overeenkomst uit te voeren te goeder trouw en met inachtneming van alle bepalingen die van toepassing zijn op het voorwerp ervan. Als er zich een situatie zou voordoen die niet in deze overeenkomst is voorzien, verbinden de Partijen zich ertoe een oplossing te bieden binnen de geest van de toepasselijke bepalingen en deze overeenkomst.
Als één of meerdere bepalingen van deze overeenkomst volledig of gedeeltelijk nietig of buiten toepassing zou moeten worden verklaard, doet de nietigverklaring van deze bepaling(en) geen afbreuk aan de geldigheid van de andere bepalingen of de algehele overeenkomst. De Partijen verbinden zich er aldus toe te onderhandelen over een nieuwe geldige bepaling die equivalent is aan de nietig of buiten toepassing verklaarde bepaling, en dit zo spoedig mogelijk.
13. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Onderhavige overeenkomst is enkel onderworpen aan de Belgische wetgeving.
Geschillen over de interpretatie en/of de toepassing van deze overeenkomst zullen op dezelfde wijze worden geregeld als voorzien in de opdracht waarmee de overeenkomst verband houdt.
Bij gebrek aan specifieke bepalingen voorzien in de opdracht waarmee de overeenkomst verband houdt, wordt bepaald dat de Partijen, in geval van een geschil, de voorkeur zullen geven aan de weg van onderhandelingen om het conflict trachten op te lossen.
Bij het mislukken van deze onderhandelingen verklaren de Partijen dat het geschil zal worden onderworpen aan de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel.
Opgemaakt te Brussel, op
in zoveel exemplaren als er partijen zijn, waarbij elke partij erkent een
origineel exemplaar te hebben ontvangen.
Naam, voornaam en hoedanigheid van elke Partij
Handtekening, voorafgegaan door de met de hand geschreven vermelding: "gelezen en goedgekeurd"
Bijlage 1: beschrijving van de verwerking die het voorwerp uitmaakt van de verwerkersovereenkomst
1. De Verwerker heeft de toelating om, voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke, de persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn om de volgende dienst(en) te leveren of de volgende doeleinde(n) te realiseren:
2. Aard van de op de gegevens uitgevoerde activiteiten:
3. De persoonsgegevens die worden verwerkt, zijn:
4. De categorieën van betrokken personen zijn:
Bijlage 2: Technische en organisatorische maatregelen
1. Technische maatregelen
Antivirus op alle pc’s/servers en regelmatige bijwerking
Maatregelen tegen het verlies van persoonsgegevens en regelmatige back-ups
Toegang tot de informaticasystemen via een systeem voor identificatie, authenticatie en machtiging van de beheerders en de medewerkers met loggingsysteem (personalisering van de toegang)
Systematische en automatische bijwerking van de software Website met beveiligde verbinding en beveiliging van de netwerken Versleuteling (encryptie) op het netwerk en de mobiele apparaten
Ontwikkeling op verschillende omgevingen (test - acceptance - production) Identificatie van de dragers
2. Organisatorische maatregelen
Contactgegevens DPO
Bestaan van een informatieveiligheidsbeleid
Vorming en sensibilisering van het personeel op het vlak van de verwerking van persoonsgegevens
Procedure die de verbintenis van de interne en externe medewerkers tot naleving van de verplichting tot vertrouwelijkheid, en bestraffing in geval van niet-naleving ervan, waarborgt.
Fysieke beveiliging van de dragers van persoonsgegevens en de informaticasystemen (slotvaste ruimte, machtiging van bevoegde personeelsleden)
Preventie, detectie en behandeling van fysieke gevaren (brand, waterschade enz.) Procedures voor databreach
Procedures die de rechten van de betrokken personen waarborgen
Bijlage 3: Hulp van de Verwerker bij de effectbeoordeling
- de verwerkte persoonsgegevens, hun ontvangers en hun bewaringstermijn beschrijven;
- de processen en de gegevensdragers voor de hele levenscyclus van de gegevens beschrijven (vanaf het verzamelen tot het wissen van de gegevens);
- de minimale gegevensverwerking rechtvaardigen om de ernst van de risico's te verminderen door de inzameling van de persoonsgegevens te beperken tot het strikt noodzakelijke ten aanzien van het vastgestelde doeleinde;
- de juistheid van de persoonsgegevens rechtvaardigen en, indien nodig, bijwerken; alsook redelijke maatregelen nemen zodat onjuiste persoonsgegevens onmiddellijk worden gewist of gerectificeerd;
- bewijs van de garantie die door de beschermende maatregelen geboden wordt voor de rechten van de betrokkenen;
- de bestaande technische en organisatorische maatregelen aantonen;
- de risico’s op onwettige toegang tot de gegevens, op ongewenste wijzigingen van gegevens en op de verdwijning van gegevens beoordelen. ".
Bijlage 4: Aanstelling van een subverwerker
De Verwerker heeft de toelating om een beroep te doen op XXXX voor de uitvoering van de volgende verwerkingsactiviteiten:
F.10. MODEL VOOR HET STELLEN VAN VRAGEN
Om snel antwoord te krijgen, dienen alle vragen verplicht naar het bestek te verwijzen (bv. punt A.5.1, paragraaf 1, pagina 5). De taal van het bestek waarnaar wordt verwezen, moet ook worden vermeld, aangezien de paginanummering van de ene taal tot de andere kan verschillen.
Punt/ Paragraaf | Paginanummer | Taal | Vraag |
F.11. ATTEST VAN PLAATSBEZOEK
Bestek: S&L/DA/2023/006
Openbare procedure voor de vernieuwing, op basis van de bestaande apparaten en architectuur, van het Finscan-softwareplatform, het onderhoud van de eerder aangeschafte apparaten (scanners en enveloppenopeners), de bijbehorende softwarelicenties, de dagelijkse ondersteuning voor de hardware en software en de aanvullende bijstand voor het volledige platform om de werking van de scanningsdiensten van Jambes, Gent en Brussel te waarborgen.
Ik, ondergetekende: …………………………………………………………………… project en service manager Finscan van FOD Financiën verklaar dat:
…………………………………………………………………………… vertegenwoordiger van
………………………………………………………………………… op ……/09/2023 heeft deelgenomen aan een plaatsbezoek in het scanningcentrum van om alle elementen te verifiëren
die nodig zijn om een offerte te kunnen opstellen.
Voor de inschrijver,
………………………………………
Voor de FOD Financiën,
………………………………………