Intern Verzelfstandigd Agentschap met rechtspersoonlijkheid SPORT VLAANDEREN Uitnodiging tot kandidaatstelling openbare dienstenconcessie (SV/DLH Hofstade 2019 – 2028)
|
|
|
|
|
|
|
Intern Verzelfstandigd Agentschap met rechtspersoonlijkheid SPORT VLAANDEREN
|
|
|
|
|
Uitnodiging tot kandidaatstelling openbare dienstenconcessie |
||
|
(SV/DLH Xxxxxxxx 0000 – 2028) |
|
|
|
|
“Renovatie, Inrichting en uitrusting, beheer en uitbating van cafetaria’s in Sport Vlaanderen Hofstade - concessie 2019 – 2028”
|
||
Uiterste datum voor indienen van de kandidaturen:
Maandag 4 maart 2019 om 12u00
Adres voor het indienen van de kandidaturen:
Sport Vlaanderen Afdeling
“sportinfrastructuur”
|
|
|
I. Situering.
Het Agentschap Sport Vlaanderen is op zoek naar een uitbater (concessionaris) voor haar 3 cafetaria’s in Sport Vlaanderen Hofstade, het mekka voor liefhebbers van outdoorsporten.
Sport Vlaanderen Hofstade is een supergroot recreatie- en sportdomein (172 ha) en wordt jaarlijks bezocht door meer dan 500 000 bezoekers en sporters.
De grote strandzone op Sport Vlaanderen Hofstade (650 meter lang), inclusief grote speeltuin, biedt vele recreatie mogelijkheden. Deze strandzone is dagelijks geopend van 10:00 tot en met 21:00. De toegang tot deze strandzone is tijdens het seizoen (april-september) betalend (5 euro voor een volwassene en 2 euro voor kinderen). Zemstenaars hebben gratis toegang. Tijdens de betalende toegang voorziet Sport Vlaanderen Hofstade in een bewaakte zwemzone (laatste toegang om 18u30) en wordt er een deel van het wateroppervlak gebruikt voor watersporten. Jaarlijks zijn er 70 000 betalende strandbezoekers, 2018 was zelfs een uitzonderlijk jaar met 110 000 bezoekers!
Sport Vlaanderen Hofstade is ook de ideale plek om jongere kinderen veilig te laten spelen en ravotten. Naast de speeltuin op de strandzone, beschikt Sport Vlaanderen Hofstade immers over een super grote en mooie speeltuin juist naast Xxxxxxxxx, één van de in concessie te geven cafetaria’s. Deze uitgebreide speeltuin trekt een equivalent van de strandbezoekers aan.
Ook fietsers, mountainbikers en wandelaars komen ruimschoots aan hun trekken op Sport Vlaanderen Hofstade. Een fietsknooppuntroute loopt over het domein (langs het Bootshuis en Zomerlust, twee van de in concessie te geven cafetaria’s) en een permanente bewegwijzerde mountainbike route zorgt voor de aanwezigheid van vele mountainbikers. Daarnaast telt Sport Vlaanderen Hofstade meerdere bewegwijzerde wandel- en fietsroutes en is er de historische wandeling “Hofstade-Strand” op het domein zelf: over een afstand van 6 kilometer wordt de bezoeker ondergedompeld in een stuk boeiende geschiedenis van het domein.
De recreatieve sporter komt ook aan zijn trekken op Sport Vlaanderen Hofstade. Er is een verlichte Finse looppiste met Fit-O-Meter, een skatestraat en een BMX-parcours. De boogschietstand, het omnisportterrein, een polyvalent grasveld en de klimmuur kunnen gebruikt worden door groepen en scholen onder begeleiding van lesgevers van Sport Vlaanderen.
Sinds 2014 heeft Xxxxxxxx ook een adembenemend hoogtouwenparcours met maar liefst 69 klimelementen verspreid over vijf uitdagende routes. Het hoogtouwenparcours is geschikt voor iedereen vanaf 8 jaar en 1m40 groot. Kinderen onder 12 moeten vergezeld worden door een ouder. Er worden familiedagen en themadagen georganiseerd. Dit hoogtouwenparcours was goed voor 11 700 sporters in 2018.
Sportevents, organisaties van derden en bedrijfsportdagen worden actief gepromoot en ondersteund door Sport Vlaanderen Hofstade.
Naar de toekomst toe worden nog verschillende nieuwe sport- en recreatie infrastructuren voorzien die ongetwijfeld nog meer sporters en bezoekers naar Sport Vlaanderen Hofstade zullen trekken.
Ook de culturele liefhebber kan zijn gading vinden in Sport Vlaanderen Hofstade. Op het domein kan het Sportimonium bezocht worden. In dit sportmuseum, dat één van de weinige internationaal erkende Olympische musea is in de wereld, ontdekt en herbeleeft men het Belgische en Vlaamse sportverleden.
Sport Vlaanderen Hofstade is infrastructureel ook perfect uitgerust om de grote stroom sporters en bezoekers functioneel op te vangen. Op Sport Vlaanderen Hofstade zijn een 300-tal fietsstallingen en ook voor de wagen zijn er meer dan 2 000 plaatsen voorzien. De parking voor de wagen is betalend en er geldt een dagtarief van 4 euro.
Iets verder, in de Zandstraat, bezit Sport Vlaanderen ook nog een grote sporthal en een nieuwe topsport gymhal (opening 2019). De sporthal is jaarlijks goed voor 65 000 sporters een voorzichtige prognose voor de gymhal is 10 000 sporters.
II. Beschrijving van de cafetaria’s
Deze openbaredienstenconcessie heeft betrekking op de inrichting, de uitrusting, het beheer en de uitbating van drie horecapunten op Sport Vlaanderen Hofstade.
a) Het (strand)cafetaria gelegen aan de strandzone en deel uitmakend van het ganse strandgebouw waartoe ook het Sportimonium behoort. Deze strandzone is ’s zomers betalend te betreden (zie hoger). Deze cafetaria omvat:
Het eigenlijke cafetariagedeelte (ca 150 m²) met ruimte voor een nog in te richten toog en toegankelijk voor maximaal 99 personen behoudens inrichting van een brandcentrale waardoor het toegang zou bieden tot maximaal 140 personen;
Een nog in te richten keukengedeelte van ca 22 m²;
Een sanitair met 3 toiletten, 3 urinoirs en 2 lavabo’s;
een berging aanpalend aan de cafetaria (ca 10 m²) en een kelder (ca 44 m²)
een buitenterras en
buiten toiletten.
b) Een cafetaria (cf. brasserie) het Bootshuis genaamd, gelegen aan het water omvattend:
Het eigenlijke cafetariagedeelte (ca 112 m²) toegankelijk voor maximaal 99 personen;
Een sanitair gedeelte binnen (te renoveren) en buiten (gerenoveerd);
Een te renoveren keuken (ca 37 m²);
Verschillende bergingen aanpalend aan de cafetaria en een kelder en
een buitenterras, met een beneden en boven verdieping (2 x ca 290 m²).
c) Een cafetaria, Zomerlust genaamd en bestaand uit een overdekte zaal van ca 128 m² in de onmiddellijke omgeving van een grote speeltuin en omvattend naast de overdekte zaal (toegankelijk voor maximaal 99 personen behoudens de plaatsing van een brandcentrale waardoor dit aantal opgetrokken zou worden tot maximaal 140 personen), een ruim buitenterras met tafels en stoelen, een ruime kelder en een berging.
Behoudens voorafgaandelijke goedkeuring van Sport Vlaanderen, heeft de concessionaris geen enkel recht op andere uitbatingen op Sport Vlaanderen Hofstade.
III. Algemene bepalingen bestek
III.1. Bestuur.
Deze
uitnodiging tot kandidatuurstelling voor de concessie van 3
cafetaria’s op Sport Vlaanderen Hofstade, wordt uitgeschreven door
het Intern Verzelfstandigd Agentschap met rechtspersoonlijkheid Sport
Vlaanderen (het vroegere Bloso). De interne administratieve entiteit
die belast is met de opvolging van deze openbare
dienstenconcessie is de afdeling Sportinfrastructuur van Sport
Vlaanderen.
III.2. Begripsomschrijving openbaredienstenconcessie.
De concessie voor de renovatie, de inrichting en uitrusting, het beheer en de uitbating van de cafetaria’s in Sport Vlaanderen Hofstade is een openbaredienstenconcessie. Het gaat om een bestuurlijke overeenkomst waarbij het bestuur aan de concessionaris het tijdelijke recht verleent om, onder haar toezicht, met naleving van openbare dienstverplichtingen en op eigen kosten en risico, een welbepaalde dienst te exploiteren tegen een vergoeding die wordt verhaald op de gebruikers.
Sport Vlaanderen ziet in het kader van deze concessieovereenkomst af van een deel van haar gebruiksrechten, in ruil voor een vergoeding te betalen door de concessionaris, die als tegenprestatie hiervoor gebruik mag maken van de cafetaria’s conform de bepalingen van de bijgaande concessieovereenkomst.
De openbaredienstenconcessie valt niet onder de toepasselijke wetgeving op de overheidsopdrachten noch deze van de handelshuur en huur, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald is.
IV. Modaliteiten van de openbare dienstenconcessie.
IV.1. Duur van de openbare dienstenconcessie.
De
duur van de concessie bedraagt 9 jaar, startend vanaf 1 april 2019
volgens de modaliteiten opgenomen in dit bestek én de
modelovereenkomst als bijlage.
IV.2. Kandidatuurformulier en offerte.
De kandidaten zijn verplicht voorafgaandelijk aan het indienen van hun kandidatuur voor deze openbare dienstenconcessie een plaatsbezoek te brengen aan Sport Vlaanderen Hofstade ten einde de omvang en verwachtingen zoals opgenomen in voorliggende inlichtingen en het bijgaande ontwerp van concessieovereenkomst in te schatten, te kennen en te onderschrijven. Dit plaatsbezoek is voorzien op maandag 11 februari om 10u00 op Sport Vlaanderen Hofstade. Kandidaten welke dit plaatsbezoek wensen te volgen dienen uiterlijk om 9u50 aanwezig te zijn aan de balie van het sportverblijf van Sport Vlaanderen Hofstade, Xxxxxxxxxxxxxxxxx x/x 0000 Xxxxxxxx (Xxxxx).
Kandidaten dienen om in te schrijven voor deze openbare dienstenconcessie gebruik te maken van het bij deze uitnodiging horende kandidatuurformulier. Dit document wordt door de kandidaat of zijn gemachtigde ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen zowel in de offerte als in de eventuele bijlagen, moeten ondertekend zijn door de kandidaat of zijn gevolmachtigde.
Het indienen van de offerte met varianten op of enig voorbehoud is niet toegelaten.
De offerte moet in de Nederlandse taal opgesteld worden. De kandidaat hanteert enkel de Nederlandse taal in alle opgemaakte stukken en bijlagen.
Bij de offerte dienen volgende stukken gevoegd te worden:
Een lijst met referenties en alle stukken waarbij de kandidaat zijn (a) vakkennis en -bekwaamheid bewijst en (b) zijn solvabiliteit aantoont;
Het overzicht van het investeringsprogramma en -budget voor de renovatie (cf. art. 5 van het ontwerp van xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx) en de inrichting en uitrusting van de cafetaria’s zoals omschreven in art. 9, §2 van het ontwerp van xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Dit investeringsbudget dient – gelet op de aard van de werken – minimaal begroot te worden op 400 000 euro;
Eén (a) plan van aanpak voor de verschillende renovatiewerken met inbegrip van timing en geschatte kostprijs (cf. art 5 van de ontwerpovereenkomst) én een (b) plan van aanpak voor de uitbating en het beheer van de cafetaria’s met een bijzondere aandacht voor het invullen van een nieuwe en allesomvattende (sport)belevenis (cf. art. 14 van de ontwerpovereenkomst). Met betrekking tot dit laatste plan dienen er voorstellen geformuleerd te worden om nieuwe bezoekersgroepen aan te trekken, extra (sport)beleving te organiseren, de bezoekersfrequenties te verhogen en opportuniteiten te detecteren en snel in te pikken op nieuwe (sport)trends. Dit plan van aanpak dient opgemaakt te zijn aan de hand van SMART geformuleerde acties en doelstellingen.
IV.3. Wijze van indienen.
De offerte samen met alle benodigde bijlagen, wordt geschoven in een omslag die definitief gesloten moet worden. Deze omslag moet op een zodanige wijze worden gedicht, dat de opening ervan niet kan gebeuren zonder sporen na te laten.
Op deze omslag worden volgende gegevens vermeld :
Sport
Vlaanderen Hofstade
Ref. SV/DLH – Hofstade 2019-2028
En de vermelding : “Omslag mag niet door de verzendingsdienst geopend worden!!!”
Deze offerte kan afgegeven worden op onderstaand adres tegen ontvangstmelding. Bij inzending over de post, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met opgave van volgend adres:
Sport Vlaanderen
Afdeling
“sportinfrastructuur”
T.a.v. Xxxxxx X’xxxxx
Xxxxxxxxxxxxxx
0
0000 Xxxxxxx
en met in de linker bovenhoek de duidelijke vermelding : “kandidatuur openbaredienstenconcessie 2019 – 2028 / ref. SV/DLH – Xxxxxxxx 0000 – 2028”
IV.4. Opening der kandidatenformulieren (offertes)
De offertes zullen geopend worden in een niet openbare zitting die zal doorgaan op maandag 4 maart 2019 om 10u00 in lokaal M2B op de hoofdzetel van Sport Vlaanderen, Arenbergstraat 5 te 0000 Xxxxxxx.
Alleen de offertes die vóór het openen van de zitting per post toegekomen zijn of ter plaatse aan Xxxxxx L’homme tegen ontvangstbewijs afgegeven werden, komen in aanmerking voor toewijzing.
De beoordelingscommissie bestaat uit 3 ambtenaren van Sport Vlaanderen. Een proces – verbaal van de opening van de offertes wordt opgemaakt en ondertekend door de leden van de beoordelingscommissie. Dit proces – verbaal maakt melding van het aantal ontvangen offertes, de naam, woonplaats, bedrag van de voorziene investeringen, het biedingsbedrag voor de uitbating van de cafetaria en een opsomming van de ingediende bijlagen.
V. Wijze van toekenning van de openbare dienstenconcessie.
V.1. Toewijzing.
De toewijzing van de openbaredienstenconcessie gebeurt op basis van de beste regelmatige offerte rekening houdend met onderstaande criteria. Kandidaten kunnen zich niet beroepen op mogelijke vormgebreken, fouten of leemten in hun offerte en bijlagen.
V.2. Beoordelingscriteria.
Volgende 5 criteria worden beoordeeld ten einde de openbare dienstenconcessie te kunnen gunnen:
De vaste jaarlijkse concessievergoeding voor de uitbating van de cafetaria’s (25 %) waarbij de hoogste concessievergoeding de hoogste punten krijgt ;
Het voorgestelde bedrag van de investeringen voor de renovatie, inrichting en uitrusting van de cafetaria’s (45 %) waarbij het hoogste bedrag de hoogste punten krijgt;
Het plan van aanpak en timing van de renovatiewerken aan de cafetaria’s, rekening houdend met de principes vervat in dit bestek en het ontwerp van concessieovereenkomst (15%) waarbij het plan waarbij de renovatie het snelst en het bouwtechnisch best, de hoogste punten krijgt;
Het plan van aanpak voor de uitbating van de cafetaria’s, rekening houdend met de principes vervat in dit bestek en het ontwerp van xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (15%) waarbij het best uitgewerkte plan de hoogste punten krijgt. In dit plan van aanpak dient de kandidaat referenties en de stukken waarbij zijn/haar vakkennis, bekwaamheid en solvabiliteit aangetoond en bewezen wordt.
Sport Vlaanderen kan, vooraleer over te gaan tot een definitieve quotering, de verschillende kandidaten horen en bijkomende informatie inwinnen met betrekking tot de door hun ingediende offertes.
Sport Vlaanderen kan voorafgaandelijk aan de toekenning van de openbaredienstenconcessie, de kandidaten bijkomend verzoeken:
In voorkomend geval de kandidaat een natuurlijk persoon is, de voorlegging van een getuigschrift van goed zedelijk gedrag;
In voorkomend geval de kandidaat een rechtspersoon is, de voorlegging van de statuten of akten van de vennootschap, de laatste jaarrekening, balans en kapitaaltoestand alsook bijkomende inlichtingen over de verschillende vennoten, bestuurders en commissarissen;
Het bewijs dat iedere kandidaat ingeschreven is in het handelsregister of beroepsregister en
Informatie en inlichtingen (vakbekwaamheid, ervaring, getuigschriften …) over het personeel dat de kandidaat zal tewerkstellen bij de uitbating van de cafetaria.
V.3. Scoring.
De offerte met de beste score op 100 wordt als eerste gerangschikt. Deze kandidaat wordt via aangetekende zending hiervan op de hoogte gebracht binnen de gestandsdoeningstermijn voorzien in V.4. Met deze kandidaat worden onderhandelingen opgestart op basis van het ontwerp van xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx dat als bijlage gaat. De overige kandidaten worden in kennis gesteld van het gunningsverslag van de beoordelingscommissie.
Kandidaten kunnen geen aanspraak maken op enige vorm van schadevergoeding indien hun offerte niet wordt weerhouden.
Sport Vlaanderen houdt zich het recht voor om de concessie niet toe te kennen.
V.4. Geldigheidstermijn van de kandidatuurstelling
De
kandidaten blijven gebonden door hun kandidatuur gedurende een
termijn van 45 dagen ingaande de dag na het uiterste tijdstip voor
indienen van de offertes.
VI. Kandidatuurformulier
Zie volgende pagina.
|
||
(SV/DLH Hofstade 2019-2028) |
||
|
||
Renovatie, inrichting en uitrusting, beheer en uitbating van cafetaria’s in Sport Vlaanderen Hofstade - concessie 2019 – 2028 |
||
Ondergetekende1
|
|
|
|
||
|
||
|
||
De vaste jaarlijkse concessievergoeding voor de uitbating van de cafetaria’s bedraagt in Euro. Het minimum biedingsbedrag bedraagt 20 000 Euro (Sport Vlaanderen is niet BTW plichtig):
|
|
|
Het voorgestelde bedrag voor de renovatie, de inrichting en uitrusting van de cafetaria’s bedraagt in Euro (btw inclusief). Het minimale investeringsbedrag bedraagt 400 000 Euro:
|
|
|
|
||
Gedaan te : |
|
handtekening,
|
Op: |
|
|
|
|
|
|
|
|
1 Naam, voornaam, adres en telefoon – voor vennootschappen, opgeven luidens het toepasselijke art. van de statuten dat ondertekenaar de bevoegdheid heeft om kandidatuurformulier te ondertekenen.
Openbare dienstenconcessie Sport Vlaanderen Hofstade 2019 - 2028 - p. 10