BIJLAGEN
BIJLAGEN
behorende bij Overeenkomst Horeca Vrijheidsevent Wageningen 2024
Uitgangspunten en Voorwaarde voor Vrijheidsevent op 4 en 5 mei 2024
De horeca voor de evenementen op 4 en 5 mei van 2024 wordt uitgegeven onder de volgende uitgangspunten en Voorwaarde.
Definities:
Wageningen45 | Stichting Nationaal Comité Herdenking Capitulaties 1945 Wageningen, de organisator van het Vriįheidsevent 2024 in Wageningen. |
Overeenkomst | de overeenkomst, die wordt gesloten tussen Wageningen45 en de exploitant van een perceel. |
De perceelvergoeding | de vastgestelde priįs die de exploitant betaalt om het betreffende perceel uit te mogen baten.. |
Het perceel | de omschriįving van een locatie in de binnenstad met biįbehorende grootte en eventuele overige Voorwaarde. |
Inrichting | het geheel aan benodigde materieel en activiteiten t.b.v. exploitatie van het perceel. |
Arboretum | het deel van het Vriįheidsevent waar Wageningen45 voornemens is een aantal activiteiten te organiseren waar veteranen en bezoekers voor en na het Bevriįdingsdefilé kunnen genieten van verschillende activiteiten en elkaar kunnen ontmoeten. |
Festivalterrein | Het gebied in de binnenstad van Wageningen, alsmede het Arboretum en terrein van het WICC waarvoor de evenementenvergunning geldt. |
Exploitant | Degene die een overeenkomst met Wageningen45 heeft gesloten om een bepaald perceel, evenementenlocatie of terras te exploiteren |
Vriįheidsevent | Locaties waar Wageningen45 de verantwoordeliįkheid heeft voor het gehele programma (Plantsoen, Straelenstoren, WICC-terrein Defiléroute) |
1. Uitgangspunten waaronder de overeenkomst tot stand komt
1.1 - Algemeen
Wageningen 45 verkrijgt op basis van een aanvraag elk jaar de privaatrechtelijke en publiekrechtelijke toestemming om delen van het centrum van Wageningen te gebruiken ten behoeve van bedoelde activiteiten gedurende de avond en nacht van 4 mei en de dag van 5 mei. De basis van het bijzondere gebruik van gemeentegrond vormt het privaatrechtelijke eigendom van de gemeente en de publiekrechtelijke evenementenvergunning van de burgemeester.
Conform door burgemeester en wethouder vastgesteld evenementenstelsel bepaalt de gemeente als privaatrechtelijke eigenaar dat de standplaatshouders en andere activiteitenaanvragers zich uitsluitend tot Wageningen45 kunnen richten. Degene die niet in overeenstemming komt met Wageningen45 wordt door Wageningen45 niet in de aanvraag van de evenementenvergunning opgenomen. Daarbij vindt vooraf overleg plaats over de vorm en inhoud van het te vergunnen evenement tussen bestuur Wageningen45 en de gemeente.
Het staat Wageningen45 vrij de locaties in te vullen hoe zij het nodig acht om een evenement te organiseren, daar vergoedingen voor te vragen aan derden en daar Voorwaarde aan te verbinden die in het belang van het evenement zijn.
De gebruikelijke Voorwaarde van de evenementenvergunning die doorgelegd worden naar de exploitant (Wageningen45) zijn verwerkt in onderliggende "Uitgangspunten en Voorwaarde".
1.2 - Vergunningen
Voor het gebruik van de openbare ruimte die vergund is aan Wageningen45 zijn drie vergunningen van belang.
1. Voor het Vrijheidsevent 2024 vraagt Wageningen45 één evenementenvergunning aan voor het volledige (openbare) gebied zoals zichtbaar in de bijlage. Zij draagt ook de verantwoordelijkheid voor het nakomen van de Voorwaarde en vereisten gesteld binnen de vergunning en zal deze verplichtingen waar mogelijk ook aan de deelnemende exploitanten doorleggen via de overeenkomsten.
2. De gemeente Wageningen heeft, net als veel andere gemeenten, een vergunningenbeleid m.b.t. het hebben van een terras, de zogenaamde terrasmelding. In deze melding zijn bepalingen opgenomen over het op 5 en 6 mei
voeren van een terras. Slechts met toestemming van Wageningen45 is het exploiteren van een terras mogelijk. De regelgeving zoals opgenomen in de Beleidsregels terrassen 2021 van de Gemeente Wageningen blijft van kracht.
3. Voor het exploiteren van een bar waar zwak alcoholische dranken worden geschonken op het evenemententerrein is een ontheffing Voorwaarde 35 Drank- en Horecawet noodzakelijk. Indien de exploitant voor het voeren van zijn assortiment een ontheffing nodig heeft, dan is het aan de exploitant van het betreffende perceel zelf om deze ontheffing aan te vragen bij de Gemeente Wageningen. Wageningen45 vraagt centraal een ontheffing aan.
1.3 - Verdeling van percelen, terrassen en evenementenlocaties
• Wageningen45 heeft op het evenemententerrein percelen vastgesteld voor evenementen (ondernemersinitiatieven). Percelen voor de plaatsing van foodtrucks, activiteiten en dranken (al dan niet alcoholisch) worden plaatsen nader bepaald.
• De locaties en grootte van de locaties zijn vastgesteld in samenspraak met onder meer de werkgroep veiligheid van de gemeente Wageningen. Het locatieplan maakt deel uit van de Evenementenvergunning. De locaties en de exploitatievoorwaarden zijn vastgelegd in de perceelomschrijvingen.
• Ieder perceel heeft een unieke locatie en per perceel is vastgelegd welk assortiment (productgroep) er verkocht mag worden. Indien er een prijs aan dit perceel gekoppeld is dan is dit op basis van de omzetervaring vanuit het verleden en het beoogde assortiment op de betreffende het perceel.
• Het staat iedere ondernemer vrij om aan te geven voor één of meerdere percelen in aanmerking te willen komen. Uiteindelijk kiest Wageningen45 de exploitant voor de desbetreffende perceel aan de hand van de hierna te noemen criteria.
1.4 - Kwaliteit van exploitatie
Een van de criteria voor toewijzing van een perceel aan een exploitant is een kwalitatieve toets. Daarvoor dient iedere exploitant per perceel duidelijk te maken hoe hij/zij de toe te wijzen perceel gaat exploiteren, welke ervaring hij/zij heeft, of er eventuele referenties zijn, etc. Het betreft hier informatie waarvan de exploitant vindt dat dit van belang is voor de organisatie om te weten. De wijze van aanleveren betreft het invullen van het desbetreffende deel van het inschrijfformulier, alsmede het aanleveren van de voorgestelde perceelopzet (één A4-tje geschreven in de Nederlandse taal). Bij gelijke geschiktheid van exploitanten zal Wageningen45 hen op motivatie en perceelopzet beoordelen om tot een keuze komen.
1.5 - Criteria toewijzing
Wageningen45 streeft naar een transparante verdeling van de percelen, terrassen en evenementenlocaties. Bij de toewijzing van deze verdeling worden de volgende (in mate van importantie aflopende) uitgangspunten meegenomen:
• De voorkeur gaat uit naar lokale ondernemers;
• De voorkeur gaat uit naar ondernemers die zich op eerdere edities van het evenement als vakkundig partner bewezen hebben;
• De exploitanten bieden de juiste kwaliteit, die recht doet aan de wensen van Wageningen45. Deze kwaliteit controleren we tijdens het festival en is onderdeel van de evaluatie.
• De percelen worden evenredig verdeeld.
De toewijzing van het perceel komt tot stand op basis van de volgende (in mate van importantie aflopende) criteria:
1. De exploitant heeft alle gevraagde stukken volledig en ondertekend aangeleverd;
2. De exploitant is bereid het perceelbedrag te betalen;
3. De exploitant verstrekt een perceelopzet waarop Wageningen45 een kwalitatieve toets uitvoert;
4. De exploitant heeft zijn/haar bedrijf in de directe omgeving van het perceel;
5. Indien het een nieuwe exploitant betreft, heeft een Wageningse ondernemer in de betreffende productgroep de voorkeur;
6. De exploitant voldoet aan de wettelijke eisen voor de verkoop van de betreffende productgroep en heeft de vergunningen die daarbij horen;
7. De exploitant toont aan ervaring te hebben met het draaien van een evenement, hoge volumes en heeft daar zijn/haar organisatie op ingericht. Dit gebeurt door het beantwoorden van de vragen op het inschrijfformulier, waarna Wageningen45 de antwoorden beoordeelt.
1.6 - Planning
Wageningen45 hanteert voor het evenement van 2024 de volgende planning.
• 01-12-2023 – Uiterste datum voor de aanvraag van een evenementenlocatie.
• 01-01-2024 – Uiterste datum voor de aanvraag van een standplaats.
• 01-01-2024 – Uiterste datum voor de aanvraag van een terras.
• 01-04-2024 – Versturen we de exploitatieovereenkomst ter ondertekening.
• 27-04-2024 – Uiterste datum waarop het door de ondernemer ondertekende contract binnen moet zijn bij Wageningen45. Bij uitblijven van een getekende
overeenkomst op die uiterste datum wordt de exploitant geacht ervan af te hebben gezien en gaat het perceel naar de volgende op de lijst zonder dat Wageningen45 nog iets aan de exploitant verschuldigd is.
• 03-05-2024 – In het geval van een vaste vergoeding geldt: de eerste factuurtermijn (50% van de perceelprijs) is voor 4 mei 0:00 bijgeschreven op de rekening van
Wageningen45. Dit is een fatale termijn. Bij het uitblijven van de tijdige betaling heeft Wageningen45 het recht om zonder verdere ingebrekestelling de overeenkomst te ontbinden en het perceel uit te geven aan een andere partij.
2. Voorwaarden waaronder de overeenkomst tot stand komt
Op de perceel-overeenkomsten zijn de volgende voorwaarden van toepassing, onder de (opschortende) voorwaarde dat de evenementenvergunning daadwerkelijk aan Wageningen45 is verstrekt:
Algemeen
Het bevoegd gezag in de gemeente Wageningen heeft ten behoeve van het Vrijheidsevent 2024 vanaf avond 4 mei tot en met 5 mei 2024 aan Wageningen45 een evenementenvergunning verstrekt voor het vergunningsgebied (zie bijlage).
Ingevolge Voorwaarde 2.25 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) geldt er een verbod op alle handelingen in strijd met deze evenementenvergunning. Op basis van de perceel-overeenkomst wordt de exploitant in geval van vragen e.d. geacht zich te wenden tot de vergunninghouder van het evenement, te weten Wageningen45.
Voorwaarden doorgelegd vanuit de evenementenvergunning
Het veiligheidsplan maakt onderdeel uit van de evenementenvergunning die aan Wageningen45 is verleend. Bij ondertekening van de Overeenkomst Horeca Vriįheidsevent Wageningen 2024 conformeert de exploitant zich aan onderstaande voorwaarden uit het
veiligheidsplan (1 t/m 25). Belangrijkste aandachtspunten van dit veiligheidsplan worden na goedkeuring van veiligheidsorgaan met exploitant gedeeld.
2.1 - Horeca basisregels
• De horeca-exploitant dient zich aan de Drank- en Horecawet en Warenwet te houden.
• Alle bepalingen opgenomen in Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen (BGBOP) moeten worden nageleefd.
• Alle horeca-uitbaters zullen gebruik maken van (recyclebaar) plastic of kartonnen borden/bestek en plastic bekers. Het verstrekken van drank in glas of blik is binnen de gelegenheden wel toegestaan, maar de ondernemers dienen dan te zorgen dat het glas en/of blik niet mee buiten de inrichting (of het besloten terras) wordt genomen.
• Voor de verkoop van alcoholhoudende dranken gelden de wettelijk gestelde regels.
• De reguliere terrasmeldingen van horecagelegenheden zijn op 5 mei onderdeel van de door Wageningen45 opgelegde regels. Dit is in de terrasmeldingen opgenomen. Wageningen45 kan aan ondernemers toestemming verlenen, per schriftelijke civielrechtelijke overeenkomst, dat zij een terras mogen exploiteren op een aangewezen locatie. Afwijken van de in de reguliere terrasmelding opgenomen regels kan alleen indien opgenomen in voorgenoemde overeenkomst met Wageningen45.
• De openingstijden voor buitenlocaties met uitzondering van locaties met een volledige programmering van Wageningen45 en locaties buiten het centrum zijn op 5 mei vanaf 13:00 tot 23:59 uur.
• De exploitant ziet er strikt op toe dat er geen alcohol verstrekt wordt aan jongeren onder de 18. Alle jongeren in de twijfelleeftijd tot 25 jaar moeten een polsbandje hebben wat verstrekt wordt door Wageningen45. Van de exploitant wordt geëist dat er ten minste 1 leidinggevende per team dat op het perceel ingezet wordt, beschikt over Sociale Hygiëne. Polsbandjes worden verstrekt bij de informatiepunt bij alle toiletvoorzieningen.
• Het barpersoneel wordt geïnstrueerd actief te letten op de sociale hygiëne zoals het niet uitgeven van alcoholische dranken aan beschonken personen.
• Wageningen45 heeft als doelstelling de hoeveelheid afval te verkleinen. Als Wageningen45 de uitgifte van dranken koppelt aan het gebruik van een beker, bekerinwisselsysteem of statiegeldsysteem, is de exploitant verplicht hieraan mee te werken.
• Voor de verkoop van levensmiddelen moet u werken met een HACCP-plan of
Hygiënecode. Ook moet uw tijdelijke bedrijfsruimte voldoen aan alle voorwaarden zoals gesteld voor wat betreft hygiëne en inrichting.
2.2 - Ontheffing Voorwaarde 35 Drank- en Horecawet
• Indien de exploitant een perceel in de categorie "natte horeca" is toegewezen en zwak alcoholische consumpties wil verstrekken, dient de exploitant een ontheffing aan te vragen als bedoeld in Voorwaarde 35 van de Drank- en horecawet via de Gemeente Wageningen.
• De ontheffing geldt voor het ter plaatse schenken van zwak alcoholische dranken. Deze hebben een alcoholpercentage van maximaal 14,9%. Het schenken van sterke drank valt dus buiten deze ontheffing. Het schenken van alcohol dient plaats te vinden onder de directe verantwoordelijkheid van een leidinggevende. Deze persoon dient aan alle voorwaarden te voldoen.
• Het aanvraagformulier wordt verstuurd als bijlage met de vergunning, bij deze aanvraag dient u de volgende documenten te overleggen:
o Een verklaring waar (perceellocatie), wanneer en op welke tijdstippen (= 5 mei 2024 van 13:00-23:59 uur) u zwak alcoholhoudende drank wilt schenken;
o Naam, geboortedatum, plaats en woonadres van alle leidinggevenden, die op het Vrijheidsevent 2024 in functie aanwezig zullen zijn;
o Kopie van een geldig ID-bewijs van alle leidinggevenden (een rijbewijs is hiervoor niet afdoende);
o Bij de vragen over de situatietekening kunt u verwijzen naar de door Wageningen45 ingediende situatietekening t.b.v. het Vrijheidsevent 2024, met vermelding van uw perceelnummer en locatienaam;
• U conformeert zich aan alle voorwaarden uit de evenementenvergunning en de ontheffing Voorwaarde 35 Drank- en Horecawet;
• Het schenken van dranken vanuit het perceel is uitsluitend toegestaan in bekers die door Wageningen45 zijn goedgekeurd. Bij het niet houden aan deze afspraak wordt er, na een waarschuwing en het niet beëindigen van de overtreding, beboet.
• Het uitgeven van etenswaren is uitsluitend toegestaan met gebruikmaking van wegwerpartikelen die voldoen aan de SUP-regeling.
LET OP: Het niet-ontvangen van een ontheffing, om welke redenen dan ook, ontslaat de exploitant niet van zijn verplichting de perceel-overeenkomst na te komen. Echter is het zonder ontheffing niet toegestaan alcohol te schenken.
2.3 - Alcohol en minderjarigen
• Het is wettelijk verboden alcohol te verstrekken aan personen jonger dan 18 jaar. Personen van 18 jaar en ouder kunnen een polsbandje verkrijgen waaruit blijkt dat ze voldoen aan de wettelijke leeftijd.
• Op het evenemententerrein wordt gewerkt met een eenduidig polsbandje dat door Wageningen45 wordt verstrekt op informatiepunten bij toiletgelegenheden.
• Overtreding kan beboet worden en mogelijk leiden tot het niet continueren van de samenwerking.
2.4 - Brandveiligheid
• Om de brandveiligheid te bevorderen worden de te bouwen objecten in de openbare ruimte gecontroleerd door het bevoegd gezag.
• Voor alle podia, bouwwerken en stellages dient een gekeurd bouwkundig plan ingediend te worden.
• Er zal voorafgaand aan het festival een schouw plaatsvinden door het bevoegd gezag in samenwerking met de brandweer.
• Op alle muziekpleinen worden, afhankelijk van de grootte van het plein, een of
meerdere brandblussers geplaatst.
2.5 - Veiligheid
• Ten behoeve van het verkeer van de hulpverlenende diensten moet een doorgaande route met een breedte van 3,5 meter en een hoogte van 4 meter worden vrijgehouden. Hekken die deze route blokkeren moeten snel en gemakkelijk kunnen worden verwijderd en mogen onderling niet door middel van tie-wraps o.i.d. worden verbonden;
• De brandkranen en andere bluswaterwinplaatsen moeten worden vrijgehouden voor blusvoertuigen en wel zodanig dat hiervan onbelemmerd gebruik kan worden gemaakt;
• In de directe nabijheid van ieder perceel dienen 2 handbrandblussers met een minimale inhoud van 6 kg voor direct gebruik beschikbaar te zijn;
• De perceel-exploitant is, onverminderd het bepaalde in Voorwaarde 6:162 en de Voorwaarden 6:169-172 van het Burgerlijk Wetboek, aansprakelijk voor alle schade, die door het uitoefenen van deze overeenkomst aan werken of eigendommen van de gemeente Wageningen of derden wordt veroorzaakt. De perceelhouder dient hiertoe een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Als bewijs dient een kopie van een geldige polis op het perceel aanwezig te zijn en op eerste verzoek direct overlegd te worden;
2.6 - Handhaving & naleving
Alle door de politie, brandweer en daartoe aangewezen ambtenaren van de gemeente en medewerkers van Wageningen45 gegeven aanwijzingen en/of bevelen dienen stipt en onverwijld te worden opgevolgd. Om een goede handhaving mogelijk te maken zijn de aanwezigheid van de volgende bewijsstukken op het perceel verplicht:
• De overeenkomst tussen de exploitant van de betreffende Het perceel en Wageningen45 met bijbehorende Voorwaarde;
• De ontheffing Voorwaarde 35 drank en horecawet (indien het een "natte horeca" perceel betreft);
• Een kopie van de verzekeringspolis van de exploitant;
• Het aanwezige personeel dient een geldig ID-bewijs bij zich te dragen.
2.7a - Betaalafspraken vaste vergoeding
• De exploitant heeft alleen dan recht op de in de overeenkomst genoemde Het perceel en bijbehorende voorzieningen, wanneer de exploitant het eerste deel van de bijdrage (50% van de Het perceelprijs) op 3 mei 2024 op de rekening van Wageningen45 heeft betaald.
• Indien de exploitant op 3 mei 2024 het bedrag van 50% van de het perceelprijs (excl. BTW) niet heeft betaald, is de exploitant direct in verzuim en heeft Wageningen45 het recht om zonder verdere ingebrekestelling de overeenkomst te ontbinden en het perceel uit te geven aan een andere partij. Wageningen45 is hiervoor geen verdere uitleg of vergoeding aan exploitant verschuldigd.
• Het uitgeven van het perceel aan een andere partij ontslaat exploitant niet van zijn verplichting uit deze overeenkomst, met dien verstande dat in dat geval in elk geval de betalingsverplichting van 50% van de het perceelprijs (excl. BTW) blijft bestaan.
2.7b - Betaalafspraken vaste vergoeding
• Exploitant maakt op 6 mei, uiterlijk 18:00 uur middels een uitdraai van kassassysteem, afslag van pinapparaat of op een andere overzichtelijke en controleerbare wijze de omzet inclusief en exclusief BTW kenbaar.
• Exploitant betaalt vervolgens na 6 mei 2024, maar uiterlijk vóór 10 mei 2024 de factuur van een bedrag ter grootte van 30% van het omzetbedrag excl. BTW op de bankrekening van Wageningen45 onder vermelding van het factuurnummer. In het geval van het gebruik van een betalingssysteem van Wageningen45 zal er een factuur naar Wageningen45 gestuurd moeten worden voor een bedrag ter grootte van 30% van het omzetbedrag excl. BTW.
• Indien Exploitant de in lid 1 of lid 2 genoemde verplichtingen niet tijdig heeft voldaan, is de Exploitant direct in verzuim en heeft Wageningen45 het recht om zonder verdere ingebrekestelling de overeenkomst (in detail de intentie tot samenwerking) te ontbinden.
• Wanneer Wageningen45 de overeenkomst heeft ontbonden dan mag zij de kavel uitgeven aan een andere partij. Wageningen45 is hiervoor geen verdere uitleg of vergoeding aan Exploitant verschuldigd. Het uitgeven van de kavel aan een andere partij ontslaat de Exploitant echter niet van zijn verplichtingen uit deze overeenkomst en meer in het bijzonder van zijn betalingsverplichting.
• De bijdrage voor de schoonmaak- en afvalkosten is reeds verwerkt in de in rekening gebrachte kosten. Er wordt in beginsel geen apart bedrag voor schoonmaak- en afvalkosten gefactureerd tenzij anders bepaald zoals te lezen in de voorwaarden.
• Alle overige kosten zoals elektra (zie bijlage) worden tussen 6 en 10 mei 2024 aan de Exploitant gefactureerd en moeten binnen de in de factuur gestelde termijn worden betaald.
2.8 - Afrekenen consumpties
In tegenstelling tot voorgaande edities kiest Wageningen45 er niet voor om ondernemers in de binnenstad van Wageningen te verplichten tot een centraal betaalsysteem (pasjes/munten o.i.d.). Op het terrein door Wageningen45 ingericht en waar Wageningen45 programma voert, is de exploitant verplicht te werken met een door Wageningen45 bepaald betaalsysteem. De exploitant moet zich houden aan de afspraken over de inzet en verwerking van alles wat met de betaling te maken heeft.
Wageningen45 is voorstander van een gelijk speelveld voor alle ondernemers en hanteert een minimumbedrag voor een consumptie van € 3,00 (excl. btw).
2.9 - Opbouw Het perceel
Het opbouwen van de Het perceel en het plaatsen van materialen geschiedt niet zonder overleg met Wageningen45, maar kan in ieder geval plaats vinden op 4 mei 2024 vanaf
07.00 uur voor evenementenlocaties en op 5 mei tussen 07:00 en 12:00 voor terrassen, en kleinere initiatieven in tussenliggende straten. Zover het mogelijk is en de Het perceel beschikbaar is, is eerder opbouwen toegestaan onder de volgende Voorwaarde:
• de werkzaamheden aangaande de levering van horecaobjecten (kraampjes, overkappingen, etc.) binnen het evenemententerrein is toegestaan op 4 mei 2024 tussen 13.00 en 19.00 uur en van 21:00 tot 23:00 (19:00 tot 21:00 is het in verband met de stille tocht niet toegestaan).
• 5 mei 2024 mag er vanaf 07.00 uur tot 12:00 opgebouwd worden.
• de werkzaamheden aangaande de opbouw van horecaobjecten (kraampjes, overkappingen, etc.) binnen het evenemententerrein zijn uitsluitend toegestaan op 5 mei 2024 vanaf 07.00 tot 12:00 uur;
Op 4 mei 2024 mogen tussen 19.00 en 21.00 uur geen werkzaamheden voor podia en horecaobjecten plaatsvinden i.v.m. de stille tocht en de nationale Dodenherdenking.
2.10 - Afbreken Het perceel
Het afbreken van het perceel en het verwijderen van de materialen kan direct na afloop van het evenement starten. De locatie dient uiterlijk 6 mei 2024 om 12.00 uur te zijn ontdaan van alle materieel, tenzij inrichting op terras of eigen terrein betreft.
2.11 - Inrichting Het perceel
De exploitant is zelf verantwoordelijk voor de inrichting van het perceel en het voldoen aan alle wettelijke eisen van het perceel zoals regelgeving omtrent veiligheid, toezicht op ARBO van medewerkers, verkoop conform geldende regelgeving (toezicht op leeftijd, etc.) en hygiënenormen (HCCP en Keuringsdienst van Waren).
2.12a - Elektriciteit
Wageningen45 zorgt voor een hoofdinfrastructuur van de elektriciteitsvoorziening voor het Vrijheidsevent 2024 (WICC-terrein, Strealenstoren, Plantsoen). Indien een exploitant op deze locatie elektra nodig heeft, dan is deze verplicht dit via de organisatie af te nemen.
Een eigen aggregaat o.i.d. is niet toegestaan. De kosten die de organisatie hiervoor doorbelast zijn afhankelijk van het gewenste vermogen.
2.12b - Elektriciteit
Voor alle andere locaties zijn er geen elektriciteitsvoorzieningen voor ondernemers. Ondernemers dienen deze infrastructuur zelf in te richten. Hierbij zijn de eisen voor het aggregaat dat het op HVO-diesel draait en met de stroombehoefte rekening gehouden wordt met de besparing en efficiëntie. Ondernemers dienen de specificaties en locatie van het aggregaat (en brandstof) door te geven.
2.13 - Water
Indien de exploitant voor haar exploitatie water nodig heeft, zal zij hier zelf voor zorg dragen. Wageningen45 heeft geen waterpunten tot haar beschikking waar de exploitant gebruik van kan maken. Op evenemententerreinen is water een schaars middel en hier moet dus ook verantwoord mee omgegaan worden.
2.14 - Afvalwater
Indien de exploitant ter plaatse van het perceel afvalwater wil lozen dan kan dat alleen op aanwijzing van en na goedkeuring van Wageningen45. Kosten voor lozing en aansluiting op de riolering zijn voor de exploitant. Eventuele boetes voortvloeiend uit onjuist lozen zijn voor de exploitant.
2.15 - Xxxxxx e.d.
Kabels, leidingen en koppelingen dienen zorgvuldig te zijn afgedekt met rubbermatten of gelijkwaardige alternatieven. Bij het oversteken van wegen of drukke routes moeten kabelgoten gebruikt worden. Stopcontacten dienen veilig weggewerkt te zijn en niet nat te kunnen worden. Aansluitingen moeten voldoen aan technische eisen.
2.16 - Technische staat
Wageningen45 behoudt zich het recht voor om stands, xxxxxxxxxxxx of andere zaken die niet in goede (technische) of representatieve staat verkeren, voor rekening en risico van de exploitant van het festivalterrein te verwijderen. Exploitant is zelf verantwoordelijk de technische staat van het materiaal en het voldoen aan de juiste technische eisen.
2.17 - Opstelling
Opstelling en plaatsing op het perceel wordt aangegeven door de organisatie. Hiervan mag niet worden afgeweken zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Wageningen45. Vóór aanvang van de werkzaamheden dient in verband met de locatiebepaling van de stalling van de te leveren horecaobjecten en de locatiebepaling van de opbouw van de horecaobjecten, goedkeuring te worden gegeven bij de schouw voorafgaand aan het evenement.
2.18 - Aanwezige stukken
De exploitant dient in bezit te zijn van een uittreksel uit het handelsregister van de KvK. Daarnaast verlangt Wageningen45 dat een kopie van de Overeenkomst Horeca Vrijheidsevent Wageningen 2024 en een kopie van de verzekering aanwezig zijn.
2.19 - Controle perceelinrichting door Wageningen45
Voor aanvang en na afloop van het evenement zal Wageningen45 de inrichting van het perceel (laten) controleren (schouw). Tijden voor de schouw worden doorgegeven. De uitvoerend exploitant genoemd in ondertekening van het contract met Wageningen45 dient hierbij aanwezig te zijn. Het niet op orde hebben van de inrichting van het perceel ontslaat de exploitant niet van haar contractuele verplichtingen jegens Wageningen45.
2.20 - Afval
De uitgifte van de materialen glas, blik, petflessen en niet-recyclebare wegwerpbekers, anders dan de door Wageningen45 bepaalde drankbekers, is niet toegestaan.
Ingevolge Voorwaarde 2.13 van het Activiteitenbesluit milieubeheer (voorheen: Besluit horeca-, sport- en recreatie-inrichtingen milieubeheer) dienen etenswaren, verpakkingen of andere materialen die uit de inrichting afkomstig zijn of voor de inrichting zijn bestemd binnen een straal van 25 meter, zo vaak als nodig te worden verwijderd. Direct na de sluitingstijd (5 mei, 23:59 uur) dient al het aanwezige afval grondig te worden verwijderd.
Indien een ondernemer of onderneming (buiten dan wel inpandig) consumpties verkoopt met verpakking die mee in de openbare ruimte worden genomen, zonder hierover vooraf vastgelegde afspraken met Wageningen45 gemaakt te hebben, wordt hij/zij na afloop van het festival aangeslagen voor de bijdrage in de 'schoonhoudkosten' (de kosten voor menskracht en infrastructuur om gedurende de festiviteiten het afval in de openbare ruimte
in te zamelen en af te voeren). De vergoeding hiervoor bedraagt € 250,00 per overtreding
(excl. 21% BTW).
Bij buitensporige verontreinigingen door (producten van) de exploitant behoudt Wageningen45 zich het recht voor om extra schoonmaakkosten aan de exploitant in rekening te brengen.
2.21 - Schadevergoeding
De exploitant doet bij voorbaat afstand van alle aanspraken, die hij tegenover Wageningen45 zou kunnen doen gelden wegens schade, door welke oorzaak ook ontstaan. Voorts vrijwaart de exploitant Wageningen45 van aanspraken tot vergoeding van schade, die ontstaan uit deze overeenkomst.
Indien de overeenkomst voortijdig wordt beëindigd, zijn de daaruit voortvloeiende kosten voor rekening van de exploitant.
Wageningen45 is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van afgelasting van het evenement door overheidsmaatregelen zoals bijvoorbeeld rond nationale rouw of MKZ of pandemieën als covid.
2.22 - Evenementenverzekering
• Wageningen45 heeft t.b.v. het Vrijheidsevent 2024 een evenementenverzekering afgesloten. Deze verzekering zal tot uitkering komen indien het evenement door (onvoorziene) omstandigheden wordt afgelast.
• Indien het tot uitkering komt zal Wageningen45 een deel van deze uitkering gebruiken om de exploitanten te compenseren. Compensatie zal naar rato plaatsvinden met een maximum van 50% van de perceelvergoeding.
2.24 - Aansprakelijkheidsverzekering deelnemers/perceelhouder
Bij overeenkomst wordt door Wageningen45 aan de deelnemers/exploitanten ook de voorwaarde opgelegd om een adequate aansprakelijkheidsverzekering te hebben. Hiertoe dient men een kopie van de polis te overleggen.
2.25 - Exoneratie en aansprakelijkheidsbeperking
• Wageningen45 beperkt haar aansprakelijkheid op grond van deze overeenkomst tot het bedrag dat op grond van de perceeluitgifte door de exploitant aan Wageningen45 verschuldigd zou zijn.
• Wageningen45 is niet aansprakelijk voor gevolgschade.