MODEL VAN OPDRACHTDOCUMETEN Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking1 OVERHEIDSOPDRACHT DIE BETREKKING HEEFT OP DE AANSTELLING VAN EEN BEDRIJFSREVISOR/COLLEGE VAN BEDRIJFSREVISOREN2 ALS COMMISSARIS 3
36
Model bijgewerkt in juni 2023
MODEL VAN OPDRACHTDOCUMETEN
Onderhandelingsprocedure zonder
voorafgaande bekendmaking1
OVERHEIDSOPDRACHT DIE BETREKKING HEEFT OP DE AANSTELLING VAN EEN BEDRIJFSREVISOR/COLLEGE VAN BEDRIJFSREVISOREN2 ALS COMMISSARIS 3
Table des matières
Belangrijke opmerkingen voor de gebruiker van onderhavig document 3
Hoofdstuk 0. Algemene uitvoeringsregels 3
Hoofdstuk 1. Identificatie van de aanbestedende overheid 4
Hoofdstuk 2. Wet- en regelgeving 4
2.1. Regelgeving betreffende de overheidsopdrachten 4
2.2. Regelgeving van toepassing op bedrijfsrevisoren 5
Hoofdstuk 3. Voorwerp, aard en gunningswijze 5
3.1. Context van de opdracht 5
3.2. Algemeen voorwerp van de overheidsopdracht 6
Samenwerking met de andere controleorganen 7
3.3. Type van de overheidsopdracht 7
3.4. Gunningswijze van de overheidsopdracht 7
Hoofdstuk 4. Xxxx van het commissarismandaat in het kader van de overheidsopdracht 7
Hoofdstuk 5. Prijs van de overheidsopdracht 8
Hoofdstuk 6. Toegangsrecht, andere attesten en kwalitatieve selectie 9
6.1. Impliciete verklaring op erewoord 9
Voorafgaande opmerking – Specifiek geval van de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid 10
6.2.1. Verplichte uitsluitingen (artikel 67 van de wet van 17 juni 2016) 10
6.2.3. Facultatieve uitsluitingsgronden (artikel 69 van de wet van 17 juni 2016) 12
6.2.4. Verificatiebevoegdheid 13
6.3. Attesten te verstrekken met de offerte 13
6.4. Kwalitatieve selectie- Technische bekwaamheid 14
Hoofdstuk 7. Regelmatigheid van de offertes 15
Hoofdstuk 8. Gunningscriteria 15
8.1. Gunningscriteria en weging 15
8.2. Gunningsbekendmaking van een vereenvoudigde opdracht 18
9.1 Informatie ter beschikking van de inschrijvers 19
9.2. Praktische modaliteiten van de offerte 20
9.3. Indiening en opening van de offerte 20
9.4 Onderhandeling van de offerte 22
9.5. Verbintenistermijn van de offerte 22
Hoofdstuk 10. Uitvoering van de overheidsopdracht 22
Aanbevelingsbrieven (ISA 260 en 265) 23
10.2 Elementen inbegrepen in de prijs 23
10.3. Wijzigingen van de overheidsopdracht 24
10.3.1. Toegelaten hypotheses overeenkomstig de KB Uitvoering 24
10.3.2. Herzieningsclausules conform de regelgeving 24
10.5. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer 27
Belangrijke opmerkingen voor de gebruiker van onderhavig document
Toelichtingen
De nota’s in tekstvak getiteld “Toelichtingen” zijn louter informatief bedoeld voor personen die onderhavig model willen gebruiken voor het opstellen van een bestek in het kader van een opdracht tot aanstelling van een bedrijfsrevisor als commissaris. Zij moeten niet worden opgenomen in het definitief document.
Facultatieve clausulen
Bepaalde clausules die voorgesteld zijn in dit model zijn facultatief.
Wij nodigen u uit om de pertinentie ervan te evalueren in functie van de specificiteiten en/of complexiteit van de opdracht. De titels van deze clausulen ziin in het geel onderlijnd.
Hoofdstuk 0. Algemene uitvoeringsregels
Artikel 6 § 1, 8° van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (hierna « KB Uitvoering ») voorziet in een afwijking voor de opdrachten tot aanstelling van een bedrijfsrevisor.
Overeenkomstig artikel 6 § 2 van het KB Uitvoering, zijn slechts sommige bepalingen van het KB Uitvoering van toepassing op onderhavig opdracht, te weten de artikels 12 § 4, 12/1, 37 tot 38/6, 38/19, 62, alinea 1, 1° en alinea 2, evenals artikel 62/1.
Toelichting – KB Uitvoering
Sommige bepalingen van het KB Uitvoering zijn niet verenigbaar met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen waardoor de meeste uitvoeringsregels niet van toepassing zijn voor de aanstelling van een bedrijfsrevisor. Het is aanbevolen om ze niet van toepassing te maken, behalve de uitzonderingen zoals opgesomd in hoofdstuk 2.1.
De verplichte toepassing van bovenvermelde artikels van het KB Uitvoering geldt alleen voor de opdrachten waarvan de geraamde waarde gelijk of meer dan EUR 30.000 exclusief BTW bedraagt. Onder deze drempel is de toepassing van deze artikels niet verplicht.
Hoofdstuk 1. Identificatie van de aanbestedende overheid
Naam van de aanbestedende overheid
Controle van en toezicht op de uitvoering van de opdracht
Naam en functie van de verantwoordelijke
Inlichtingen betreffende de overheidsopdracht
Naam en functie van de verantwoordelijke procedurecoördinator
Overheid bevoegd voor de benoeming van de commissaris
[In te vullen]
Hoofdstuk 2. Wet- en regelgeving
2.1. Regelgeving betreffende de overheidsopdrachten
De opdracht is onderworpen aan de regelgeving betreffende de overheidsopdrachten voor diensten. Elke inschrijver wordt geacht kennis te hebben van de bepalingen betreffende het voorwerp van onderhavige opdracht, evenals van de bepalingen opgenomen in de hierna volgende bepalingen en voorschriften (lijst ten exemplatieve en niet-exhaustieve titel) en deze te aanvaarden:
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten;
Koninklijk besluit van 18 april 2017 inzake plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren (hierna afgekort “KB Plaatsing”);
Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (afgekort “KB Uitvoering”) voor zover het geraamde bedrag van de opdracht gelijk of hoger is dan EUR 30.000 exclusief BTW: naast de bepalingen vermeld in artikel 6 § 2, zijn de artikels 38/7, 38/8 et 38/16 eveneens van toepassing op onderhavig opdracht.
Alle andere teksten waarnaar bovenvermelde teksten verwijzen;
2.2. Regelgeving van toepassing op bedrijfsrevisoren
Wetboek van vennootschappen en verenigingen (onder anderen de artikels 3:55 en volgende);
Wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren;
Koninklijk Besluit van 10 januari 1994 betreffende de plichten van de bedrijfsrevisoren, meer bepaald de artikelen 7 tot 10;
Controlenormen, controleaanbevelingen, adviezen en mededelingen van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren;
Alle latere teksten die voornoemde wetten en besluiten aanvullen en/of wijzigen in de mate dat deze teksten ratione temporis van toepassing zijn op de overheidsopdracht.
Toelichting – Het beroepsgeheim en de toegang tot het dossier
De bedrijfsrevisoren zijn gebonden door het beroepsgeheim in de zin van artikel 458 van het Strafwetboek.
De toegang van de “intredende” bedrijfsrevisor tot het dossier van de “uittredende” bedrijfsrevisor moet gebeuren binnen de grenzen van de wet en de controlenormen. In dit verband wordt meer bepaald verwezen naar artikel 13 § 5 en 86 van de wet van 7 december 2016. De intredende bedrijfsrevisor beschikt in zekere zin over een inzagerecht maar mag in geen geval mededeling verkrijgen van het volledig dossier, dat eigendom blijft van de uittredende bedrijfsrevisor.
Hoofdstuk 3. Voorwerp, aard en gunningswijze
3.1. Context van de opdracht
…………………... is een entiteit die een commissaris/college van commissarissen4 moet benoemen onder de bedrijfsrevisoren ingeschreven in het openbaar register van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren, overeenkomstig artikel … van ….
Deze opdracht is strikt voorbehouden voor de bedrijfsrevisoren, hetzij uit persoonlijke naam hetzij in naam van het bedrijfsrevisorenkantoor; in het laatste geval dient het kantoor een vaste vertegenwoordiger aan te duiden die de hoedanigheid van bedrijfsrevisor heeft.
3.2. Algemeen voorwerp van de overheidsopdracht
In het kader van onderhavige overheidsopdracht heeft de opdracht van de commissaris betrekking op:
de wettelijke controle van de jaarrekening over boekjaren X, X+1, X + 2.
de uitvoering van elke prestatie voorbehouden voor de commissaris in toepassing van de wet (Wetboek van vennootschappen en verenigingen, etc. ...) of van de statuten, zoals de opstelling van verslagen (anderen dan deze die onder de opdracht sub 1 vallen).
Het boekhoudjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december.
Toelichting – Met betrekking tot onverenigbaarheden van de toe te kennen opdrachten
De aangestelde bedrijfsrevisor als commissaris mag zich in geen geval inlaten met het beheer van de entiteit want dit zou zijn onafhankelijkheid in het gedrang brengen.
Zijn, onder andere, verboden de diensten die de vervulling inhouden van een rol bij het bestuur of de besluitvorming van de vennootschap die onderworpen is aan de wettelijke controle en de diensten die verband houden met de boekhouding en de opstelling van boekhoudkundige documenten en financiële overzichten, verboden (cf. artikel 3:63 van het nieuw WVV).
Het gaat om een essentieel principe van onze deontologie: een commissaris mag niet tegelijkertijd voor de boekhouding zorgen en de boekhouding controleren.
Het bestaan van onverenigbaarheden tussen de toe te kennen opdrachten brengen overtredingen met zich mee aan het WVV en aan de wet van 7/12/2016.
Facultatieve clausulen (indien van toepassing)
De forfaitaire prijs voorgesteld voor de wettelijke controleopdracht van de jaarrekeningen over de boekjaren zoals bepaald onder sub 1), omvat ook de uitvoering van de volgende diensten:
Ondernemingsraad
[Indien de entiteit over een ondernemingsraad beschikt] De aangestelde commissaris zal ook de volgende taken moeten uitvoeren (art 3:83 tot 3:86 WVV):
• controleren van de aan de ondernemingsraad verstrekte economische en financiële informatie;
• voorleggen van een verslag aan de ondernemingsraad over deze economische en financiële informatie;
• in voorkomend geval, bijwonen van de voorbereidende vergadering van de ondernemingsraad die handelt over de jaarlijkse financiële informatie;
• bijwonen van de vergadering van de ondernemingsraad waarop deze economische en financiële inlichtingen worden besproken.
Samenwerking met de andere controleorganen
In het kader van de uitoefening van zijn opdracht zal de commissaris worden verzocht om, op grond van het beginsel van de eigenheid van de controle en van de naleving van het beroepsgeheim, samen te werken met andere controleorganen:
- …. [detail te verstrekken door de aanbestedende overheid, voorbeelden: bijwonen van twee vergaderingen van het auditcomité, bijwonen van de vergadering met de toezichthoudende overheden die handelt over de jaarrekening, bijwonen van de vergaderingen met het Rekenhof, bijzondere verslagen aan de toezichthoudende overheden, enz.]
3.3. Type van de overheidsopdracht
Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van artikel 2, 21° van de wet van 17 juni 2016 betreffende overheidsopdrachten.
3.4. Gunningswijze van de overheidsopdracht
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (artikel 42, § 1, 1°, a van de wet van 17 juni 2016)
Hoofdstuk 4. Duur van het commissarismandaat in het kader van de overheidsopdracht
Overeenkomstig artikel 3:61 § 1 van het Wetboek van vennootschappen en Verenigingen wordt de commissaris benoemd voor een termijn van drie jaar. Zijn mandaat heeft betrekking op de controle van de boekjaren x, x+1 en x+2.
Het mandaat wordt beëindigd na de voorlegging van het verslag van de commissaris over de jaarrekening over het boekjaar x+2 en na het al dan niet verlenen van de kwijting hiervan door het bevoegd orgaan.
Toelichting – Opzegging en termijn van het commissarismandaat
Overeenkomstig artikel 3:61 §1 en 3:66 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen is de commissaris benoemd voor een termijn van drie jaar en kan hij tijdens zijn opdracht alleen worden ontslagen om wettige redenen.
Verlengingsclausules zijn dus niet mogelijk.
Uiteraard, volgens artikel 57 van de wet van 17 juni 2016, moet de volledige looptijd, met inbegrip van de verlengingen, over het algemeen beperkt blijven tot vier jaar na het sluiten van de opdracht.
Hoofdstuk 5. Prijs van de overheidsopdracht
Onderhavige opdracht is een gemengde opdracht.
Opdracht nr. 1 van wettelijke controle van de jaarrekening, zoals bepaald in punt 3.2, is een opdracht tegen globale prijs: een unieke en forfaitaire prijs, zijnde de door de inschrijver voorgestelde jaarlijkse prijs zoals weerhouden in het kader van zijn offerte en vermenigvuldigd met drie (termijn van drie jaar). Dit bedrag dekt alle verrichtingen ongeacht de aard, met inbegrip van de acties en het inwinnen van nuttige inlichtingen met het oog op de attestering van de jaarrekeningen van elk betrokken boekjaar, waarbij alle mogelijke kosten, zoals opgenomen in artikel 10.2., zijn inbegrepen (reiskosten, secretariaatskosten, enz.).
Opdracht nr. 2, zoals bepaald in punt 3.2, 2) betreffende de uitvoering van andere prestaties voorbehouden voor de commissaris in toepassing van de wet of van de statuten, is tegen prijslijst. Voor deze prestaties stelt de inschrijver een uurtarief voor.
Dit uurtarief dekt alle mogelijke kosten, zoals opgenomen in punt 10.2. (reiskosten, secretariaatskosten, enz.).
De aanbestedende overheid schat deze opdracht aan […] uren per jaar, zonder dat dit een bindende schatting uitmaakt. De inschrijver zal meer of minder uren kunnen presteren dan deze schatting, en dit zonder vergoeding.
Door middel van zijn offerte erkent de inschrijver dat alle toebehoren die nodig zijn voor de uitoefening van zijn taken integraal deel uitmaken van de opdracht met het oog op het verrichten van volledige diensten, zonder uitzondering noch voorbehoud.
De in de offerte van de inschrijver voorgestelde prijzen omvatten alle belastingen die op de opdracht van toepassing zijn, met uitzondering van de BTW (momenteel 21%)
De prijzen worden opgesteld in euro.
Artikel 36 van het KB Plaatsing is van toepassing op onderhavige opdracht (bevraging in geval van prijzen die abnormaal laag of hoog lijken).
Hoofdstuk 6. Toegangsrecht, andere attesten en kwalitatieve selectie
6.1. Impliciete verklaring op erewoord
Door deel te nemen aan de aanbestedingsprocedure verklaart de inschrijver dat er geen uitsluitingsgrond op hem van toepassing is.
Wanneer de inschrijver zich in een uitsluitingsgrond bevindt die verband houdt met een rechterlijke uitspraak of een facultatieve uitsluitingsgrond en corrigerende maatregelen aanvoert, heeft de impliciete verklaring op erewoord geen betrekking op elementen van de relevante uitsluitingsgrond. In dat geval moet de inschrijver de genomen maatregelen beschrijven.
De toepassing van de impliciete verklaring op erewoord geldt voor:
‐ de documenten of certificaten m.b.t. uitsluitingsgronden die voor de aanbestedende overheid gratis toegankelijk zijn door raadpleging van een nationale databank zoals vermeld in artikel 73, §4 van de wet inzake overheidsopdrachten;
‐ een uittreksel uit het strafregister5, of bij gebreke hiervan, een gelijkwaardig document afgegeven door de bevoegde gerechtelijke of administratieve autoriteit van het land van oorsprong of vestiging van de inschrijver en waarvan blijkt dat de inschrijver zich niet in een situatie van uitsluitingsgrond bevindt m.b.t. een gerechtelijke beslissing.
6.2. Uitsluitingsgronden
Voorafgaande opmerking – Specifiek geval van de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid
Overeenkomstig artikel 64 van het KB Plaatsing zijn alle bepalingen betreffende het recht van toegang ook individueel van toepassing op alle deelnemers die samen als combinatie een offerte indienen.
De impliciete verklaring op erewoord (zie hieronder) is van toepassing op elke deelnemer van de groep en elke deelnemer kan verzocht worden de in artikel 72 van het KB Plaatsing genoemde bewijzen te leveren.
6.2.1. Verplichte uitsluitingen (artikel 67 van de wet van 17 juni 2016)
Overeenkomstig artikel 67 van de wet van 17 juni 2016 wordt, in elk stadium van de procedure, uitgesloten van deelname aan de plaatsingprocedure de inschrijver die veroordeeld is door een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde waarvan de aanbestedende overheid op de hoogte is, voor:
-
Deelneming aan een criminele organisatie
Omkoping
Fraude
Terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit
Witwassen van geld of financiering van terrorisme
Kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel
Tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven
De inschrijver die zich in één van deze uitsluitingsituaties bevindt kan bewijzen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen.
Deze corrigerende maatregelen moeten zijn betrouwbaarheid aantonen ondanks het bestaan van een relevante uitsluitingsgrond.
Indien deze bewijzen als voldoend worden geacht door de aanbestedende overheid, wordt de inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingprocedure.
6.2.2. Uitsluitingsgronden in verband met fiscale en sociale schulden (artikel 68 van de wet van 17 juni 2016)
In toepassing van artikel 68 van de wet van 17 juni 2016 wordt, in elk stadium van de procedure, uitgesloten van deelname aan de plaatsingprocedure de inschrijver die:
1° niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid;
2° niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn belastingen en andere fiscale schulden ten aanzien van de FOD Financiën.
De inschrijver die zich in één van deze uitsluitingsituaties bevindt kan bewijzen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen:
a) Indien zijn schuld het bedrag van 3000 euros niet overschrijdt,
b) Indien, voordat hij zijn offerte neergelegd heeft, een betalingstermijn heeft gekregen die strict gerespecteerd wordt.
c) Wanneer de schuld hoger is dan 3000 euros, op straffe van uitsluiting, de inschrijver aantoont dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis zijn tegenover derden voor een bedrag die ten minste gelijk is aan de achterstallige afbetaling van zijn schulden verminderd met 3.000 euros.
Indien de aanbestedende overheid het bestaan van een uitsluitingsgrond vaststelt, geeft ze elke inschrijver de kans om zich in de loop van de plaatsingsprocedure in regel te stellen ten opzichte van de sociale en fiscale verplichtingen. Vanaf deze kennisgeving geeft de aanbestedende overheid de inschrijver een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden.
6.2.3. Facultatieve uitsluitingsgronden (artikel 69 van de wet van 17 juni 2016)
In toepassing van artikel 69 van de wet van 17 juni 2016, wordt, in elk stadium van de procedure, uitgesloten van deelname aan de plaatsingsprocedure de inschrijver die:
1° verplichtingen geschonden heeft op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht;
2° in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt, een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor hem een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of hij in een vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen;
3° in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken;
4° wanneer de aanbestedende overheid over voldoende plausibele aanwijzingen beschikt om te besluiten dat de kandidaat of inschrijver handelingen zou hebben gesteld, overeenkomsten zou hebben gesloten of afspraken zou hebben gemaakt, die gericht zijn op vervalsing van de mededinging in de zin van artikel 5, alinea 2 van de wet van 17 juni 2016;
5° een belangenconflict heeft in de zin van artikel 6 van de wet va 17 juni 2016 en die niet effectief kan worden verholpen met andere minder ingrijpende maatregelen;
6° die zich wegens de eerdere betrokkenheid bij de voorbereiding van de plaatsingsprocedure een vervalsing van de mededinging als bedoeld in artikel 52 heeft voorgedaan die niet met minder ingrijpende maatregelen kan worden verholpen;
7° die blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbesteder of een eerdere concessieovereenkomst en dit geleid heeft tot het nemen van ambtshalve maatregelen, schadevergoedingen of andere vergelijkbare sancties;
8° die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de informatie die nodig is voor de controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, of hij informatie heeft achtergehouden, of niet in staat was de ondersteunende documenten die vereist zijn krachtens artikel 73 of artikel 74 over te leggen;
9° die heeft getracht om het besluitvormingsproces van de aanbestedende overheid onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen, of om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie en gunning.
De economische operator wordt geacht een ernstige beroepsfout te hebben begaan in de zin van artikel 69, lid 1, punt 3, van de wet van 17 juni 2016 indien hij of één van zijn bestuurders aan een tuchtrechtelijke schorsing is onderworpen.
Wanneer de aanbestedende overheid voornemens is een in artikel 69 bedoelde uitsluitingsgrond in te roepen, stelt hij de inschrijver in de gelegenheid de in artikel 70, §1, van de wet van 17 juni 2016 bedoelde corrigerende maatregelen in te dienen tijdens de aanbestedingsprocedure.
Deze corrigerende maatregelen moeten zijn betrouwbaarheid aantonen ondanks het bestaan van een relevante uitsluitingsgrond.
Indien deze bewijzen als voldoende worden geacht door de aanbestedende overheid, wordt de inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.
6.2.4. Verificatiebevoegdheid
De inschrijver is niet verplicht bewijsstukken of andere bewijsstukken over te leggen wanneer de aanbestedende overheid de relevante informatie rechtstreeks en kosteloos uit een nationale gegevensbank van een lidstaat kan verkrijgen.
De aanbestedende overheid controleert rechtstreeks, via de Telemarc-applicatie, de volgende informatie:
- de fiscale situatie van de inschrijver;
- de situatie met betrekking tot de sociale schulden van de inschrijver;
- de juridische situatie van de inschrijver (geen failliet of een soortgelijke situatie).
De aanbestedende dienst controleert de sociale en fiscale schulden binnen 20 dagen na de uiterste datum voor de indiening van de offertes.
Omwille van de uitsluitingsgronden in verband met een gerechtelijke veroordeling vraagt de aanbestedende overheid een uittreksel uit het strafregister aan de als opdrachtnemer in aanmerking komende inschrijver6.
De aanbestedende overheid kan de uitsluitingsgronden op elk moment van de plaatsingprocedure aanvoeren.
6.3. Attesten te verstrekken met de offerte
Onafhankelijkheidsverklaring: een verklaring op erewoord waarbij de inschrijver bevestigt dat de uit te voeren opdracht geen onafhankelijkheids- of onverenigbaarheidsprobleem stelt, rekening houdend met de wettelijke en reglementaire bepalingen (een model van verklaring op erewoord wordt gevoegd als bijlage bij onderhavig bestek).
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, vóór toewijzing van de opdracht, de inschrijver schriftelijk (eventueel per e-mail) te verzoeken de volgende documenten voor te leggen:
Tuchtstraffen: een verklaring op erewoord waarbij de opdrachthouder (de vaste vertegenwoordiger van het bedrijfsrevisoren-kantoor of de individuele inschrijver) op erewoord dient te verklaren dat hem de drie laatste jaar geen tuchtstraf werd opgelegd die in kracht van gewijsde is gegaan;
De aanbestedende overheid vermeldt in haar aanvraag de termijnen waarbinnen de inschrijver de gevraagde documenten dient te verstrekken.
Een inschrijver kan uitgesloten worden van de opdracht indien aan de hand van de door hem verstrekte documenten blijkt dat de verklaring op erewoord van de inschrijver niet overeenstemt met zijn toestand op het ogenblik van de laatste dag voor de indiening van de offerte.
Een inschrijver kan eveneens van de opdracht worden uitgesloten indien tijdens de gunningsprocedure blijkt dat zijn persoonlijke toestand niet langer overeenstemt met zijn verklaring op erewoord.
6.4. Kwalitatieve selectie- Technische bekwaamheid
Toelichting – niet verplicht bij Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
Teneinde aan te tonen dat hij beschikt over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke ervaring en middelen dient de inschrijver een lijst voor te leggen die de ervaring aantoont van de inschrijver in minstens [twee] opdrachten die hij de laatste [vijf7] jaar heeft uitgevoerd in dezelfde activiteitensector, te weten…8, met vermelding van het bedrag en van een beknopte beschrijving van elke opdracht.
Hoofdstuk 7. Regelmatigheid van de offertes
Overeenkomstig artikel 76 van het KB Plaatsing van 18 april 2017 controleert de aanbestedende overheid de regelmatigheid van de inschrijvingen.
Bij de controle op de regelmatigheid wordt ook nagegaan of de door de inschrijvers voorgestelde prijzen in verhouding tot hun werklast normaal zijn.
Indien de aanbestedende overheid vermoedt dat een inschrijver een abnormaal lage of hoge prijs heeft ingediend, past hij de procedure van artikel 36 van de KB Plaatsing toe.
Elke inschrijver die een abnormaal hoge prijs moet verantwoorden, moet in zijn motivering met name het aantal arbeidsuren dat nodig is om de opdracht uit te voeren, zijn personeelskosten per uur (rekening houdend met de verschillende categorieën van uitvoerders van de opdracht), zijn materiaalkosten, zijn algemene kosten en zijn winstmarge, enz. vermelden. Al deze gegevens moeten het mogelijk maken de door de inschrijver geboden prijs te rechtvaardigen
Hoofdstuk 8. Gunningscriteria
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de opdracht niet toe te kennen.
8.1. Gunningscriteria en weging
De aanbestedende overheid zal geen rekening houden met offertes die onregelmatig zijn of betrekking hebben op diensten die niet beantwoorden aan de door het bijzonder bestek vereiste technische kenmerken.
De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economische meest voordelige offerte op basis van de onderstaande criteria en hun respectievelijke weging, [en, in voorkomende geval, na onderhandeling]:
Gunningscriteria |
Subcriterium |
Indicatoren |
Weging |
|
|
|
50% |
|
|
Dit criterium zal met name worden beoordeeld op basis van de kwaliteit van de toelichtingen en documenten.
De methodologische nota zal een beschrijving bevatten van de belangrijkste stappen van de controle en de documenten die de commissaris in zijn werkdossier moet opnemen overeenkomstig de ISA's (International Standards on Auditing applicable in Belgium).
In het bijzonder zal rekening worden gehouden met de uitleg die wordt gegeven met betrekking tot risicoanalyse, interne controle (ISA 300, 315 en 330) en frauderisico's (ISA 240).
Het aantal uren dat aan de opdracht wordt besteed en de aanpassing van de methodologie aan de behoeften van de aanbestedende overheid zal ook in aanmerking worden genomen om na te gaan of de inschrijver de opdracht goed begrijpt.
De toelichting bij de auditstrategie mag niet meer dan [10] pagina's tellen. |
30% |
|
|
Dit criterium zal met name worden beoordeeld op basis van de algemene organisatie van de communicatie met de aanbestedende overheid; de pedagogische instrumenten waarmee de auditwerkzaamheden aan de aanbestedende overheid zullen worden gepresenteerd en toegelicht (mondelinge presentatie, powerpoint, enz.); de termijnen voor de beantwoording van de mondelinge of schriftelijke vragen van de aanbestedende overheid; de beschikbaarheid (openingstijden van het beroepskantoor, lijst van contactpersonen van de inschrijver per telefoon/ GSM); de maatregelen die zijn genomen met het oog op de continuïteit van de activiteiten van het bedrijf en de stabiliteit van het team; enz.
De toelichting over de relationele methodologie telt maximaal [3] pagina's |
20% |
|
|
|
35% |
|
2.1 forfaitaire prijs van de wettelijke opdracht van controle van de jaarrekening (cf. hoofdstuk 5 – opdracht nummer 1), opgesomd voor de 3 jaren |
De beoordeling van dit criterium zal gebeuren aan de hand van volgende formule:
B = [ laagsteP / Pofferte ] x 30
B = aantal punten behaald door de onderzochte offerte laagsteP = bedrag van de laagstbiedende regelmatige offerte P offerte = bedrag van de onderzochte offerte
|
30% |
|
2.2 uurtarief tegen prijslijst voor prestaties buiten de wettelijke opdracht van controle van de jaarrekening (cf. hoodstuk 5 – opdracht nummer 2)
Het voorgestelde uurtarief is het gemiddelde uurtarief van toepassing op alle diensten die vereist zijn voor de opdracht (inclusief de secretariaatskosten).
|
La formule de cotation suivante du prix sera appliquée :
De volgende quoteringsformule zal worden toegepast:
B = [ laagsteP / Pofferte ] x 5
B = aantal punten behaald door de onderzochte offerte
Laagste P = bedrag van de laagst biedende regelmatige offerte
P offerte = bedrag van de onderzochte offerte
|
5% |
|
|
De inschrijver voegt een nota toe aan zijn offerte waarin hij zijn ervaring en/of bevoegdheden verantwoordt aan de hand van de mededeling van de verschillende profielen (CV) van de audit team evenals een overzicht die de tussenkomsten van de verschillende leden van het team omschrijft. In voorkomend geval worden ook de gevolgde of gegeven opleidingen omschreven, de wetenschappelijke artikels die opgesteld werden, de titels van de specialisatieopleidingen die behaald werden, de dossiers uitgevoerd in de sector van de opdracht, etc…
De nota m.b.t. ervaring / bevoegdheden van de door de inschrijver voorgestelde auditteam telt maximum [5] bladzijden. |
15% |
De aanbestedende overheid zal de ervaring / voorgestelde bevoegdheden die door de inschrijver voorgesteld worden zoals volgt beoordelen :
15 punten |
10 punten |
5 punten |
0 punt |
uitstekend |
zeer goed |
voldoende |
onvoldoende |
8.2. Gunningsbekendmaking van een vereenvoudigde opdracht
De aanbestedende overheid zendt een bericht van gunning van de vereenvoudigde opdracht over het resultaat van de aanbestedingsprocedure. Dit bericht wordt uiterlijk 30 dagen na de sluiting van de opdracht verzonden.
Toelichting – inwerkingtreding
De gunningsbekendmaking van een vereenvoudigde opdracht, voor opdrachten met een geraamde waarde onder de voor Europese bekendmaking vastgestelde drempels, is voorzien in artikel 62, lid. 2 van de wet van 17 juni 2016, die in werking treedt op 1 september 2023, inbegrepen voor lopende opdrachten die op dat moment nog niet zijn gegund (wet van 8 februari 2023 tot wijziging van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en de wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten, met betrekking tot bestuur, art. 4, 1° en art. 13, derde lid).
Hoofdstuk 9. De offerte
9.1 Informatie ter beschikking van de inschrijvers
De volgende informatie wordt toegevoegd aan onderhavige opdrachtdocumenten :
…
…
Toelichting – Informatie ter beschikking van de inschrijvers
De aanbestedende overheid zou tenminste de volgende informatie aan de inschrijvers moeten bezorgen:
- gecoördineerde statuten van de aanbestedende overheid
- de jaarrekening van de laatste twee boekjaren, vergezeld van het verslag van de aangestelde commissaris;
- budget voor jaar n-1 en n;
- organisatieschema van de aanbestedende overheid;
- een algemene beschrijving van de administratieve en boekhoudkundige organisatie
De aanbestedende overheid zal op de schriftelijke vragen antwoorden (per e-mail) tot [6] werkdagen voor de uiterlijke datum van indiening van de offertes. De antwoorden van de aanbestedende overheid zullen per e-mail aan alle inschrijvers worden meegedeeld.
Facultatieve clausulen
Belangstellenden kunnen schriftelijk alle vragen stellen die zij wensen via het forum van het elektronische platform e-procurement waarop de aankondiging van de opdracht wordt bekendgemaakt. Deze vragen moeten uiterlijk 6 werkdagen vóór de uiterste datum van indiening van de inschrijvingen. De antwoorden worden door de aanbestedende overheid op hetzelfde forum bekendgemaakt.
Een mondelinge verdediging tijdens dewelke de inschrijver de gelegenheid krijgt om de bij het dossier van de offerte gevoegde documenten toe te lichten, zal worden georganiseerd tussen ..... en …….
TOELICHTING – MONDELINGE VERDEDIGING
Het organiseren van een mondelinge verdediging is gerechtvaardigd voor opdrachten van een bepaalde financiële omvang. In die zin wordt het niet aanbevolen voor opdrachten met een geraamde waarde van minder dan 60.000 euro exclusief btw. Voor opdrachten met een geraamde waarde van 60.000 euro exclusief btw of meer wordt het daarentegen wel aanbevolen.
9.2. Praktische modaliteiten van de offerte
De offerte, de bijgevoegde documenten en de met de organen van de gecontroleerde entiteit uitgewisselde documenten die werden opgesteld tijdens de uitvoering van de opdracht, worden opgesteld in het … (keuze van de taal of talen).
De offerte dient te worden opgesteld in 1, door de inschrijver bevoegde persoon of gemachtigden om de inschrijver te binden, ondertekende exemplaar.
Eventuele schrappingen, aanvullingen, bijkomende of wijzigende vermeldingen die van aard zouden zijn om de voorwaarden van de opdracht te beïnvloeden moeten door deze persoon worden ondertekend.
9.3. Indiening en opening van de offerte 9
De offerte en bijgevoegde documenten dienen uiterlijk op ………………… om ……. uur toe te komen. Offertes die ontvangen worden na deze deadline worden niet aanvaard.
Op straffe van ongeldigheid van de offerte moeten de offertes verzonden worden via de e-Tendering website: xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/ die de naleving garandeert van de voorwaarden van artikel 14, §§ 6 en 7 van de wet van 17 juni 2016.
De aanbestedende overheid vestigt de aandacht van de inschrijvers op het feit dat de verzending van een offerte per e-mail niet voldoet aan de eisen van dit artikel. Het indieningsverslag moet namelijk worden ondertekend door de gekwalificeerde elektronische handtekening van de persoon die bevoegd of gemachtigd is om de inschrijver te binden (met een eventueel te verstrekken mandaat).
Door zijn offerte langs elektronische weg in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de offertegegevens door het ontvangende apparaat worden geregistreerd.
Meer informatie is te vinden op: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de helpdesk van de dienst e-Procurement : x00 (0)0 000 00 00 – x.xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Elke wijziging van een reeds verzonden of ingediende offerte, alsook de intrekking ervan, moet voldoen aan de bepalingen van artikel 4, §2 van het K.B. van 18 april 2017. Zo zal elke wijziging of intrekking aanleiding geven tot de verzending van een nieuw elektronisch indieningsverslag dat moet worden ondertekend door een gekwalificeerde elektronische handtekening.
Toelichting – inwerkingtreding
De elektronische verzending en ontvangst van offertes voor overheidsopdrachten die volgens de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking worden geplaatst en waarvan de geraamde waarde lager is dan de voor Europese bekendmaking vastgestelde drempel, treedt op 1 september 2023 in werking voor opdrachten die vanaf die datum zijn bekendgemaakt of hadden moeten worden bekendgemaakt, alsook voor opdrachten waarvoor, bij gebreke van een verplichting tot voorafgaande bekendmaking, de uitnodiging tot inschrijving vanaf die datum wordt gedaan (wet van 8 februari 2023 tot wijziging van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en de wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten, met betrekking tot bestuur, art. 2 en art. 13, tweede lid).
Vóór 1 september 2023 volstaat het om in het bestek te vermelden: "De offerte en de begeleidende documenten moeten worden ontvangen vóór ..................... op ....... op het volgende e-mailadres ............ Laattijdige inschrijvingen worden niet aanvaard".
Toelichting – gekwalificeerde elektronische handtekening
Overeenkomstig artikel 2, 9°, van het KB van 18 april 2017 wordt "de gekwalificeerde elektronische handtekening" gedefinieerd als "de geavanceerde elektronische handtekening, bedoeld in artikel 3, 12°, van de Verordening 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties binnen de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG, die wordt aangemaakt met behulp van een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen en die berust op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen".
In de praktijk wordt de gekwalificeerde elektronische handtekening gezet via de Belgische identiteitskaart van de persoon die bevoegd of gemachtigd is om de inschrijver te binden en de inschrijving in zijn naam en voor zijn rekening te ondertekenen.
9.4 Onderhandeling van de offerte
De aanbestedende overheid mag de offertes onderhandelen of niet.
9.5. Verbintenistermijn van de offerte
De inschrijver blijft gebonden door zijn offerte (of finale offerte) gedurende 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst van de offertes.
Hoofdstuk 10. Uitvoering van de overheidsopdracht
10.1. Deliverables
Naast de auditwerken die door de ISA’s vereist zijn waarvan sprake is in hoofdstuk 8. Gunningscriteria, 1. methodologie, verbindt de inschrijver zich ertoe de hieronder opgenomen deliverables te verstrekken:
Opdrachtbrief
Toelichting – de opdrachtbrief, een wettelijke vereiste
Overeenkomstig artikel 21 van de wet van 7 december 2016 stellen de commissaris en zijn cliënt een opdrachtbrief op voorafgaand aan de uitvoering van een opdracht.
Naast de beschrijving van de opdracht worden in de opdrachtbrief op evenwichtige wijze de wederzijdse rechten en plichten van de cliënt en de bedrijfsrevisor vermeld.
« Closing » vergadering
Ter voorbereiding van deze vergadering met de door de aanbestedende overheid aangewezen personen zendt de commissaris tijdig een beknopte nota toe over:
- de gevolgde controlestrategie;
- de belangrijke bevindingen die zijn gedaan;
- in voorkomend geval, alle belangrijke moeilijkheden van betekenis die zich tijdens de controle hebben voorgedaan;
- de wijze waarop risico's, waaronder de risico's van fraude en fouten, zijn beoordeeld;
- de aanbevelingen die kunnen worden gedaan.
Aanbevelingsbrieven (ISA 260 en 265)
Ze worden gericht aan de door de aanbestedende overheid aangewezen personen en omvat met name de volgende aspecten:
- zwakke punten in het beheer van de organisatie;
- de geconstateerde inefficiënties;
- inbreuken op de regelgeving die financiële gevolgen hebben of kunnen hebben voor de entiteit.
Commissarisverslag
Het commissarisverslag zal worden voorgelegd aan de algemene vergadering (of elke andere vergadering die geacht wordt de jaarrekening goed te keuren) van […………..]..
10.2 Elementen inbegrepen in de prijs
Buiten de belasting op de toegevoegde waarde worden de inschrijvers geacht alle kosten, metingen en belastingen die inherent zijn aan de uitvoering van de opdracht.
De volgende elementen zijn inbegrepen in de prijs:
- de administratie- en secretariaatskosten;
- personeelskosten;
- kosten voor telefoon, fax, dactylografie, verzending van briefwisseling en andere werkingskosten;
- aanwervingskosten van materiaal, goederen en diverse diensten;
- de kosten voor verplaatsing, vervoer en verzekering die tijdens de uitvoering van de opdracht vereist zijn;
De volgende elementen zijn niet inbegrepen in de prijs:
De belasting op de toegevoegde waarde;
De verplaatsingskosten voor fysieke vergaderingen;
Verplaatsingskosten in het buitenland, die berekend en vergoed zullen worden overeenkomstig het ministerieel besluit van 10 januari 2023 tot vaststelling van de verblijfsvergoedingen toegekend aan personeelsleden en vertegenwoordigers van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die belast zijn met een dienstopdracht in het buitenland of zitting hebben in internationale commissies (of latere ministeriële besluiten die dezelfde aangelegenheid regelen); de reiskosten per vliegtuig zullen vergoed worden op basis van bewijsstukken.
Op straffe van substantiële onregelmatigheid van de inschrijving: de bijdrage verschuldigd aan het Instituut van Bedrijfsrevisoren.
10.3. Wijzigingen van de overheidsopdracht
10.3.1. Toegelaten hypotheses overeenkomstig de KB Uitvoering
De overheidsopdracht kan gewijzigd worden zonder dat een nieuwe plaatsingsprocedure nodig is in 5 hypotheses zoals voorzien door de KB Uitvoering. Het gaat om een wijziging:
- voor aanvullende diensten (Art. 38/1);
- voor onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de aanbesteder (Art.38/2);
- voor vervanging van de opdrachtnemer (Art.38/3);
- van ondergeschikt belang (Art. 38/4);
- die als niet wezenlijk wordt beschouwd (Art. 38/5 en 38/6).
10.3.2. Herzieningsclausules conform de regelgeving
Vervanging van de opdrachtnemer
Een wijziging mag worden toegekend mits voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid, wanneer een nieuwe opdrachtnemer de opdrachtnemer aan wie de aanbestedende overheid de opdracht aanvankelijk had gegund, vervangt ten gevolge van:
1° een rechtsopvolging onder algemene of gedeeltelijke titel in de positie van de aanvankelijke opdrachtnemer, ten gevolge van herstructurering van de onderneming, onder meer door overname, fusie, acquisitie of insolventie, door een andere ondernemer die voldoet aan de aanvankelijk vastgestelde selectiecriteria, mits dit geen andere wezenlijke wijzigingen in de opdracht meebrengt en niet bedoeld is om de toepassing van de wetgeving inzake overheidsopdrachten te omzeilen.
2° na de overdracht van de rechten en verplichtingen van de opdrachtnemer aan een derde partij, op voorwaarde dat deze derde partij voldoet aan de voorwaarden voor de kwalitatieve selectie van de opdracht en dat de oorspronkelijk gekozen inschrijver hoofdelijk aansprakelijk blijft voor de goede uitvoering van de opdracht tot de voltooiing ervan.
Ook de vervanging van de voor de uitvoering van de opdracht verantwoordelijke bedrijfsrevisor binnen een bedrijfsrevisorenkantoor is onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid aanvaardt de vervanging op voorwaarde dat de nieuwe met de uitvoering van de opdracht belaste persoon evenveel of meer ervaring heeft dan de vorige. Bij gebreke daarvan kan de vervanging bij een met redenen omklede beslissing van de aanbestedende overheid worden geweigerd. In dat geval stelt de inschrijver een andere vervanger voor aan de aanbestedende overheid, die de voorgestelde vervanger kan aanvaarden of de overeenkomst kan ontbinden.
In geval van onderbreking van het mandaat van de commissaris moet rekening worden gehouden met het advies 2019/10 van de Raad van het Instituut van Bedrijfsrevisoren.
Prijsherziening
De erelonen van de opdrachtnemer worden jaarlijks geïndexeerd op basis van de index van consumptieprijzen.
De herzieningsformule is de volgende:
-
-
-
p = P x i/I
-
-
waar p is de herziene jaarlijkse globale prijs;
P is de jaarlijkse globale prijs vermeld in de offerte;
i is de index van de consumptieprijzen van de maand voorafgaand aan deze van de verjaardagsdatum van het afsluiten van de opdracht;
I is de index van de consumptieprijzen van de maand voorafgaand aan deze van de datum van afsluiting van de opdracht.
De index van de consumptieprijzen is beschikbaar op de website xxx.xxxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxx.
Heffingen die weerslag hebben op het opdrachtbedrag
De opdrachtnemer kan een wijziging van de heffingen in België inroepen die weerslag hebben op het opdrachtbedrag mits voldaan is aan volgende cumulatieve voorwaarden:
1. de wijziging is in werking getreden na de tiende dag die het uiterste tijdstip voor ontvangst van de offertes voorafgaat; en
2. deze heffingen niet voorkomen in de herzieningsformule die in toepassing van artikel 38/7 is opgenomen in de opdrachtdocumenten, noch rechtstreeks noch onrechtstreeks bij wege van een index.
In geval van een verhoging van de heffingen dient de opdrachtnemer aan te tonen dat hij werkelijk de door hem gevorderde bijkomende lasten heeft gedragen en dat deze verband houden met de uitvoering van de opdracht.
In geval van een verlaging is er geen herziening indien de opdrachtnemer bewijst dat hij de heffingen tegen de oude aanslagvoet heeft betaald.
Indieningsvoorwaarden voor de klachten
Op straffe van verbeurdverklaring, is het verplicht om de gekwantificeerde motivering van het verzoek binnen de onderstaande termijnen schriftelijk aan de aanbestedende overheid toe te zenden:
- Om een verlenging van de uitvoeringstermijnen of beëindiging van de opdracht te verkrijgen: vóór het verstrijken van de contractuele termijnen.
- Voor het verkrijgen van een herziening van de opdracht, met uitzondering van een verlenging van de uitvoeringstermijnen of de beëindiging van de overeenkomst of het verkrijgen van een schadevergoeding: uiterlijk 90 dagen na de datum van kennisgeving aan de opdrachtnemer van de voorlopige oplevering van de opdracht.
- Om een herziening van de opdracht te verkrijgen, met uitzondering van de verlenging van de uitvoeringstermijnen of de beëindiging van de overeenkomst of om schadevergoeding te verkrijgen, indien het verzoek om toepassing van de herzieningsclausule voortvloeit uit feiten of omstandigheden die zich tijdens de garantieperiode hebben voorgedaan: uiterlijk 90 dagen na het verstrijken van de garantieperiode.
10.4. Facturatie
Het ereloon wordt betaald in percentsgewijze gedeelten. Het wordt als volgt gespreid over meerdere facturen:
Voor de basis opdracht:
- 25 % van het jaarlijks bedrag op 30 september;
- 25 % op 31 december;
- 25 % aan het eind van de controlewerkzaamheden;
- 25% op de datum van afgifte van het revisoraal verslag.
Voor de prestaties tegen prijslijst: de uitgevoerde prestaties sinds de laatste factuur.
De facturen worden opgesteld in twee exemplaren en verstuurd naar het volgend adres: ………..
In geval van een elektronische factuur heeft de inschrijver de mogelijkheid om zijn facturen in te boeken in zijn boekhoudsysteem, dat vooraf is aangesloten op het PEPPOL-netwerk (elektronisch netwerk voor de uitwisseling van facturen overeenkomstig de Europese normen) via een toegangspunt.
.
Indien de inschrijver niet over een adequaat boekhoudsysteem beschikt, kan hij gratis gebruik maken van het coderingsportaal op de Mercurius-website, dat beschikbaar is op het volgende adres: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/x-xxxxxxxxx/XxxxxxxxxXxxxx.xxxx.
De betaling van de uitgevoerde diensten dienen te gebeuren binnen de 30 kalender dagen te rekenen vanaf de datum van de factuur.
De factuur geldt als schuldvordering.
10.5. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer
De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de uitvoering van zijn prestaties, met dien verstande dat artikel 24, § 1, van de wet van 7 december 2016 bepaalt dat, behoudens bij overtreding gepleegd met bedrieglijk opzet of met het oogmerk om te schaden, deze aansprakelijkheid beperkt is tot een bedrag van drie miljoen euro, verhoogd tot twaalf miljoen euro voor de uitvoering van een van deze opdrachten bij een organisatie van openbaar belang.
10.6. Onderaanneming
De vertrouwensrelatie tussen de bedrijfsrevisor en zijn cliënt en de intuitu personae kenmerk van deze relatie rechtvaardigen dat onderaanneming niet is toegestaan voor diensten die wettelijk aan de bedrijfsrevisor zijn voorbehouden, tenzij vooraf anders is overeengekomen of goedgekeurd door de aanbestedende overheid.
10.7. Bijzondere termijnen
Bij het begin van de opdracht komen de partijen overeen omtrent de termijnen die vastgelegd worden voor:
- het bijwonen van de vergaderingen met het directiecomité, de toezichthoudende overheid, de ondernemingsraad en de vertegenwoordigers van het Rekenhof.
- het voorleggen van de schriftelijke verslagen;
10.8. Verzekeringen
De inschrijver beschikt over een beroepsaansprakelijkheidsdekking van minimum drie miljoen euro per jaar; dit bedrag is verhoogd tot twaalf miljoen euro voor de uitvoering van opdrachten bij een organisatie van openbaar belang (hoofdzakelijk de genoteerde vennootschappen, de kredietinstellingen en verzekeringsinstellingen).
Dat geldt zeker voor alle opdrachten die worden voorbehouden door of krachtens de wet 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren.
10.9. Gebruik van de talen
De verslagen van de commissaris zijn geschreven in [de ………. taal.] (keuze van taal of talen invullen).
Door de ondertekening van zijn offerte verklaart de inschrijver, de ondertekenende bedrijfsrevisor of de persoon die binnen het bedrijfsrevisorenkantoor verantwoordelijk is voor de uitvoering van de opdracht, op zijn eer dat hij de taal of talen van de overheidsopdracht beheerst en verbindt hij zich ertoe om enkel samen te werken met medewerkers die de taal of talen van de overheidsopdracht voldoende machtig zijn. Deze werkwijze heeft ten doel de efficiënte betrekkingen met het personeel van de aanbestedende overheid te waarborgen.
10.10. Vertrouwelijkheid en GDPR
In het kader van de uitoefening van zijn functie is de tot commissaris benoemde bedrijfsrevisor verplicht om de persoonsgegevens die in het bezit zijn van de aanbestedende overheid te verwerken en bepaalt hij als enige het doel en de middelen van de verwerking in het kader van de strikte naleving van de verplichting tot beroepsgeheim.
De privacy policy van de opdrachtnemer wordt op eenvoudig verzoek van de aanbestedende overheid, aan hem meegedeeld.
Het sluiten van de opdracht houdt de verplichting in om te voldoen aan de beginselen en bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
De opdrachtnemer zal de persoonsgegevens die in het kader van deze opdracht moeten worden verwerkt, verwerken overeenkomstig de algemene verordening gegevensbescherming (GDPR).
De opdrachtnemer neemt de nodige en passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies of wijziging (al dan niet opzettelijk) van persoonsgegevens, tegen ongeoorloofde bekendmaking van of toegang tot verstrekte, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens, al dan niet opzettelijk, en tegen elke andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.
De opdrachtnemer garandeert de integriteit, de beschikbaarheid en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens die hij in het kader van dit contract verwerkt.
De infrastructuur en de software voor de verwerking van persoonsgegevens (toepassingen, systemen, netwerken) moeten worden beveiligd volgens de regels van de kunst, ongeacht hun omgeving (ontwikkeling, testen, gebruik).
De opdrachtnemer zorgt ervoor dat personen, instellingen, autoriteiten en derden die namens hem en voor zijn rekening werken, alleen toegang hebben tot de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak of opdracht in het kader van het bestek en onderhavig contract. Dit geldt voor vast of tijdelijk personeel en voor eventuele derden die direct of indirect bij de uitvoering van de opdracht betrokken zijn.
De opdrachtnemer neemt maatregelen om fraude en elk ander ongepast gebruik van of toegang tot systemen en netwerken te voorkomen en op te sporen.
De opdrachtnemer stelt de betrokken aanbestedende overheid onmiddellijk, en uiterlijk binnen 24 uur, in kennis van een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die resulteert in een accidentele of onwettige vernietiging, verlies, wijziging of niet-toegelaten vrijgave van of toegang tot verstrekte, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.
De opdrachtnemer moet onmiddellijk alle nodige maatregelen nemen om de gevolgen van fysieke of technische incidenten en de eventuele negatieve gevolgen daarvan te beperken, het herstel van de schade mogelijk te maken en herhaling ervan te voorkomen. Hij zorgt ervoor dat de dienstverlening zo snel mogelijk weer normaal wordt.
Na afloop van de verwerking verbindt de opdrachtnemer zich ertoe:
1. onmiddellijk elk verder gebruik van de toevertrouwde en ter beschikking gestelde persoonsgegevens stop te zetten;
2. de persoonsgegevens (of een actuele kopie daarvan) die aan de opdrachtnemer of aan een door de opdrachtnemer aangewezen persoon zijn toevertrouwd, samen met de resultaten van de verwerking van die persoonsgegevens, in het tussen de partijen overeengekomen formaat aan de opdrachtnemer of de door de opdrachtnemer aangewezen onderaannemer bezorgen. De opdrachtnemer verstrekt ook alle informatie of documenten die nodig zijn voor de verdere verwerking van de persoonsgegevens. Gestructureerde gegevens, zoals databanken, worden zonder verlies van structuur of metadata overhandigd. De opdrachtnemer zal te goeder trouw en met de nodige zorgvuldigheid meewerken aan de overdracht van alle persoonsgegevens naar het door de geselecteerde inschrijver aangewezen computersysteem.
3. zodra de overdracht van alle persoonsgegevens is voltooid, alle gegevens en kopieën van alle door de opdrachtnemer toevertrouwde gegevens vernietigen, alsmede de resultaten van de verwerking van deze gegevens, back-ups en databanken. Na de vernietiging moet de opdrachtnemer de vernietiging schriftelijk verantwoorden;
4. de vertrouwelijkheidsverplichtingen van zijn personeel of personen die onder zijn verantwoordelijkheid of gezag handelen, na het verstrijken van dit contract en alle andere blijvende contractuele verplichtingen (bv. geheimhouding, verplichting tot kennisgeving van inbreuken op persoonsgegevens) te handhaven.
Ook na beëindiging van de overeenkomst tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer, en zolang de opdrachtnemer toegang heeft tot de persoonsgegevens die hem zijn toevertrouwd voor verwerking in het kader van deze overeenkomst, blijft de opdrachtnemer onderworpen aan bovengenoemde bepalingen inzake de verwerking van persoonsgegevens.
Toelichting
In zijn hoedanigheid van commissaris, wordt de opdrachtnemer aanzien als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4.7 van de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 (“GDPR”).
Zie in dit verband de Mededeling 2018/13 van het IBR.
10.11. Rechtsvorderingen
Elk geschil dat behoort tot de bevoegdheid van de burgerlijke rechtscolleges van de rechterlijke orde, ongeacht of het betrekking heeft op de gunning of uitvoering van onderhavige opdracht, valt onder de exclusieve bevoegdheid van de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van waar de zetel van de aanbestedende overheid zich bevindt.
***
Bijlage 1 : Model van verklaring op erewoord met betrekking tot de onafhankelijkheid van de bedrijfsrevisor
“Krachtens artikel 29 § 1 van de wet van 7 december 2016 tot oprichting van het beroep en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren verbind ik mij ertoe om geen werkzaamheden uit te voeren of daden te stellen die onverenigbaar zijn met hetzij de waardigheid, de rechtschapenheid of de kiesheid, hetzij de onafhankelijkheid van mijn functie.
Krachtens artikel 12 van dezelfde wet verbind ik mij ertoe om geen opdracht te aanvaarden of voort te zetten wanneer de uitvoering ervan mij zou kunnen brengen in een situatie van belangenconflict die mijn onafhankelijkheid in het gedrang zou kunnen brengen.
Datum
Naam en handtekening van de bedrijfsrevisor / van de persoon of personen van het kantoor die regelmatig gemachtigd is/zijn om in te schrijven en van de bedrijfsrevisor die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de opdracht10
OFFERTEFORMULIER
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
[in te vullen]
Identiteit inschrijver
Natuurlijke persoon
Naam, voornaam:
Hoedanigheid of beroep:
Nationaliteit:
Of
Rechtspersoon
Maatschappelijke benaming:
Rechtsvorm:
Datum stichting:
Nationaliteit:
Vertegenwoordigd door (persoon/personen die bevoegd of gemachtigd is/zijn om haar te binden):
Naam en voornaam:
Hoedanigheid en/of beroep:
Nationaliteit:
Of
Tijdelijke maatschap (groepering van economische actoren zonder rechtspersoonlijkheid)
Tijdelijke maatschap die voor onderhavige opdracht samengesteld is uit:
indien natuurlijke persoon: naam, voornaam, hoedanigheid, nationaliteit:
- ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
- ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
- ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
indien rechtspersoon: maatschappelijke benaming, nationaliteit, rechtsvorm en persoon/personen die bevoegd of gemachtigd is/zijn om haar te binden (naam, voornaam, hoedanigheid en nationaliteit):
Vertegenwoordigd door: …………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Vertegenwoordigd door: …………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Vertegenwoordigd door: …………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Vertegenwoordigd door: …………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Bijkomende informatie (in geval van combinatie, dienen de inlichtingen voor elk lid van de combinatie ingevuld te worden)
Adres of maatschappelijke zetel:
Telefoon:
RSZ nummer: ..............................................
Ingeschreven bij de Kruispuntbank van ondernemingen onder het nummer: .................................
BTW nummer: ..............................................
Contactpersoon
Naam en voornaam:
Hoedanigheid en/of beroep:
Telefoon en email:
Offerte |
Xxxxxxxx/schrijven in op deze opdracht overeenkomstig de voorwaarden vastgelegd in de opdrachtdocumenten en huidige offerte tegen de som van:
Prijs: Xxxxxxxxxx opdracht: forfaitair bedrag van (ter dekking van het mandaat van 3 jaar) …………………………………………..€ exclusief BTW (in cijfers) ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………€ exclusief BTW (in letters) Opdracht van andere prestaties tegen prijslijst: uurtarief: ……………………………………………………….€ exclusief BTW (in euro en in cijfers)
De BTW tarief die van toepassing is op deze bedragen is: .................. %.
In geval van gunning van de opdracht, zullen de betalingen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr.: ………………….. IBAN :………………………… BIC : …………………………..
De inschrijver(s) verbindt (verbinden) zich ertoe de dienst ten behoeve van de aanbestedende overheid gedurende de maximale looptijd van het contract te verlenen overeenkomstig de bepalingen van het contract en van zijn (hun) offerte.
Door het indienen van een inschrijving gaat de inschrijver uitdrukkelijk akkoord met alle administratieve en contractuele bepalingen van deze bestekdocumenten.
|
HANDTEKENING
Rappel in verband met de handtekeningen
Rechtspersonen
Wanneer de offerte door een rechtspersoon wordt ingediend, moet het vergezeld zijn met de statuten of de akten van de vennootschap en elke wijziging in de informatie betreffende de bestuurders of zaakvoerders.
Vertegenwoordiger
Wanneer de offerte door een vertegenwoordiger wordt ingediend, moet het vergezeld zijn met een afschrift van de authentieke of onderhandse akte of volmacht die de vertegenwoordiger hiertoe bemachtigt.
In geval van combinatie
Ofwel ondertekent elke deelnemer van de combinatie de offerte;
Ofwel, in geval van een mandaat, ondertekent de offerte enkel de deelnemer die aangesteld werd als vertegenwoordiger om de combinatie te binden en te vertegenwoordigen (het mandaat wordt dan toegevoegd aan de offerte).
1 Een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking wordt steeds toegelaten voor opdrachten waarvan het globale goedgekeurd bedrag lager of gelijk is aan EUR 140.000 exclusief BTW (bedrag van goedgekeurde uitgave). Opdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan EUR 30.000 exclusief BTW kunnen tot stand komen via een vereenvoudigd procedure zoals aanvaarde factuur (cf. art. 92 Wet 17/06/16).
2 Doorhalen wat niet van toepassing is
3 Hoewel het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR) met de grootste zorgvuldigheid de aangelegenheid betreffende overheidsopdrachten behandelt en hiervoor beroep doet op personen met de vereiste bekwaamheden, wordt ten aanzien van de bijwerking van de ter beschikking gestelde modellen of hun overeenstemming met de geldende wetgeving en rechtspraak geen enkele waarborg geboden. Het IBR draagt geen enkele contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid voor de eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit feitelijke of juridische vergissingen. De lezer, en in het algemeen de gebruiker van dit model, blijft als enige verantwoordelijk voor het gebruik dat hij ervan maakt.
Verder wordt opgemerkt dat dit model, zoals aangegeven in de titel, enkel van toepassing is op aanstellingen van bedrijfsrevisoren in de hoedanigheid van commissaris.
4 Doorhalen wat niet past
5 Het uittreksel uit het strafregister zal enkel door de potentiële dienstverlener overgemaakt moeten worden (cf. punt 6.2.4.)
6 Indien de als opdrachtnemer in aanmerking komende inschrijver geen uittreksel uit het strafregister kan verlenen, zal hij een gelijkwaardig document overmaken, afgegeven door de bevoegde gerechtelijke of administratieve autoriteit van het land van oorsprong of vestiging van de inschrijver en waarvan blijkt dat de inschrijver zich niet in een situatie van uitsluitingsgrond bevindt m.b.t. een gerechtelijke beslissing.
7 Artikel 68, lid 4, onder b), van KB Plaatsing en de Memorie van toelichting van het KB bepalen dat de aanbestedende overheden, om een toereikend mededingingsniveau te waarborgen, bewijs van relevante diensten die langer dan drie jaar geleden zijn verleend toch in aanmerking kunnen nemen. Dit is precies het geval m.b.t. commissarismandaten, waarvan de duur bij wet vastgelegd is op drie jaar.
Het is belangrijk om meer dan drie jaar terug te kunnen gaan om rekening te kunnen houden met voldoende mandaten en zo te zorgen voor voldoende concurrentie. De periode van de laatste vijf jaar waarnaar in dit geval moet worden verwezen, is derhalve volledig gerechtvaardigd.
8 Andere mogelijkheid: referenties toelaten in alle sectoren maar voor een jaarlijks bedrag van minimum xxx EUR.
9 Aan te passen in functie van de technologische evolutie : bijvoorbeeld gebruik van de free-market en elektronische offerte op e-tendering
10 Doorhalen wat niet past.