Verwerkersovereenkomst We-fulfil b.v.
Verwerkersovereenkomst We-fulfil b.v.
Datum: ..-..-2024
Contractspartijen:
1. Verantwoordelijke te weten – Klantnaam-. statutair gevestigd te ….
hierna te noemen: “Ik”, en
2. Verwerker te weten We-fulfil b.v., statutair gevestigd te Soest,
.
hierna te noemen: “Jij”,
gezamenlijk aan te duiden als: “Wij”; Overwegende dat:
Wij hebben een Overeenkomst met betrekking tot logistieke dienstverlening met We- fulfil b.v. gesloten. Ter uitvoering van onze Overeenkomst
worden Persoonsgegevens verwerkt.
Ik hecht grote waarde aan het beschermen van deze Persoonsgegevens, daarom ben Ik verantwoordelijk voor de gegevens die Jij gaat verwerken en leggen Wij in deze Verwerkersovereenkomst en de daarbij behorende privacy verklaring van We-fulfil B.V. vast:
1. Overzicht met verwerkingen van persoonsgegevens en verwerkingsdoelen
2. Overzicht met beveiligingsmaatregelen
3. Proces rondom het melden van Datalekken en de te verstrekken informatie vast wat Jij wel en niet mag doen met de Persoonsgegevens.
1. Definities:
De hierna en hiervoor gebruikte begrippen volgen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming en hebben de volgende betekenis:
1.1 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon
1.2 Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
1.3 Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lid statelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen (“Verantwoordelijke”);
1.4 Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt (“Bewerker”);
1.5 Betrokkene: geïdentificeerde of identificeerbaar natuurlijk persoon op wie de verwerkte persoonsgegeven betrekking hebben;
1.7 Overeenkomst: de hoofdovereenkomst waar deze Verwerkersovereenkomst uit voortvloeit;
1.8 Inbreuk in verband met persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens (“Datalek”);
1.9 Gegevensbeschermingseffect beoordeling: het uitvoeren van een beoordeling, voorafgaand aan het uitvoeren van de verwerking, van het effect van de beoogde verwerkingsactiviteiten op de bescherming van de persoonsgegevens.
1.10 Toezichthoudende autoriteit: een onafhankelijke overheidsinstantie verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de wet in verband met de verwerking van Persoonsgegevens. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens;
2. Totstandkoming, duur en beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst
2.1 Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op de datum waarop Wij deze ondertekenen.
2.2 Deze Verwerkersovereenkomst is onderdeel van de Overeenkomst en zal gelden voor zolang de Overeenkomst duurt.
2.3 Indien de Overeenkomst eindigt, eindigt deze Verwerkersovereenkomst automatisch; de Verwerkersovereenkomst kan niet apart worden opgezegd.
2.4 Na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zullen de lopende verplichtingen voor jou, zoals het melden van Datalekken, waarbij de Persoonsgegevens van mij betrokken zijn, en de plicht tot geheimhouding blijven voortduren.
3. Verwerken Persoonsgegevens
3.1 Jij zult alleen Persoonsgegevens verwerken in mijn opdracht en hebt geen zeggenschap over de Persoonsgegevens. Jij volgt mijn instructies hierover op en je mag de Persoonsgegevens niet op een andere manier verwerken, tenzij Ik jou daar van te voren toestemming of opdracht voor geef.
3.3 Jij houdt je aan de wet en verwerkt de gegevens op een behoorlijke, zorgvuldige en transparante wijze.
3.4 Jij mag zonder mijn voorafgaande schriftelijke toestemming geen andere personen of organisaties inschakelen bij het verwerken van de Persoonsgegevens.
3.5 Wanneer Jij met mijn toestemming andere organisaties inschakelt, moeten zij minimaal voldoen aan de eisen die zijn opgenomen in deze Verwerkersovereenkomst.
3.6 Wanneer Ik een verzoek krijg van een Betrokkene die zijn of haar privacy rechten wil uitoefenen, werk je daar binnen een termijn van 14 dagen aan mee. Deze rechten bestaan uit een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming, bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens en een verzoek tot overdraagbaarheid van de eigen Persoonsgegevens.
3.7 Wanneer Ik jou verzoek om mij informatie te geven, dan zal Xxx de informatie verstrekken die ik nodig heb voor het uitvoeren van een Gegevensbeschermingseffect beoordeling. Ik heb dit nodig om in te kunnen schatten wat het risico van de Verwerking is die Jij namens mij uitvoert.
4. Beveiligen van Persoonsgegevens
4.1 Jij zorgt ervoor dat je de Persoonsgegevens voldoende beveiligt. Om verlies en onrechtmatige verwerkingen te voorkomen neem Jij passende technische en organisatorische maatregelen.
4.2 Deze maatregelen zijn afgestemd op het risico van de verwerking. Een overzicht van deze maatregelen en het beleid daarover neem je op in daarbij behorende privacy verklaring van We-fulfil B.V.
4.3 Ter controle zal Jij aan mij ieder jaar een rapportage sturen waarin de genomen beveiligingsmaatregelen staan en de eventuele aandachts- en/of verbeterpunten. Hiervoor zal Jij aan mij geen kosten in rekening brengen.
4.4 Ik mag een inspectie of audit in jouw organisatie laten uitvoeren om te bepalen of het verwerken van de Persoonsgegevens aan de wet en de afspraken uit deze Verwerkersovereenkomst voldoet. Hierbij zal Jij je medewerking verlenen, waaronder het toegang verlenen tot gebouwen en databases en het ter beschikking stellen van alle relevante informatie.
4.5 De kosten voor de uitvoering van deze audit zullen voor jouw rekening komen wanneer blijkt dat Xxx je niet aan de verplichtingen in deze Verwerkersovereenkomst houdt.
4.6 De controle op de algehele verwerking van Persoonsgegevens door jou kan, naast de audit mogelijkheid, ook gebeuren via zelfevaluatie. Jij zal hierbij aan Xxx een rapport verstrekken waarin Xxx aantoont dat je voldoet aan de wet en de afspraken uit deze Verwerkersovereenkomst. Deze rapportage dient te worden ondertekend door een directielid binnen de jouw organisatie.
4.7 Wanneer een van ons vindt dat een wijziging in de te nemen beveiligingsmaatregelen noodzakelijk is, treden Wij in overleg over de wijziging daarvan. De kosten voor het wijzigen van de beveiligingsmaatregelen komen voor de rekening van degene die de kosten maakt.
5. Exporteren Persoonsgegevens
5.1 Jij mag geen Persoonsgegevens laten verwerken door andere personen of organisaties buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zonder daarvoor voorafgaande schriftelijke toestemming te hebben verkregen van mij.
6. Geheimhouding
6.1 Jij zult de aan jouw verstrekte Persoonsgegevens geheim houden, tenzij dit op basis van een wettelijke verplichting niet mogelijk is.
6.2 Jij zult ervoor zorgen dat ook jouw personeel en ingeschakelde hulppersonen zich aan deze geheimhouding houden, door een geheimhoudingsplicht in de (arbeids-) contracten op te nemen.
7. Datalekken
7.1 In geval van een ontdekking van een mogelijk Datalek zal Jij mij hierover informeren binnen 24 uur via (contact) en mij de informatie verstrekken die is aangegeven in daarbij behorende privacy verklaring van We-fulfil B.V,
zodat Ik indien nodig een melding bij de Toezichthouder kan doen.
7.2 Na de melding van een Datalek aan mij, zal je mij op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen rondom het Datalek en de maatregelen die Jij hebt getroffen om de omvang van het Datalek te beperken en te beëindigen en een soortgelijk incident in de toekomst te kunnen voorkomen.
7.3 Het niet toegestaan dat Xxx een melding van een Datalek doet aan de Toezichthouder en ook mag Jij de Betrokkenen niet informeren over het Datalek. Dit is mijn verantwoordelijkheid.
7.4 Eventuele kosten die gemaakt worden om het Datalek op te lossen en in de toekomst te kunnen voorkomen, komen voor rekening van degene die de kosten maakt.
8. Aansprakelijkheid
8.1 Als Jij jouw verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst niet nakomt, stel Ik jou daarvoor aansprakelijk.
8.2 Jij bent aansprakelijk voor alle schade geleden door het niet nakomen van de wet en de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst, voor zover dit is ontstaan door jouw werkzaamheden.
8.3 Indien Jij de verplichtingen in deze Verwerkersovereenkomst overtreedt behoud Ik het recht om schadevergoeding te vorderen.
8.4 Jij bent aansprakelijk voor de aan mij opgelegde bestuurlijke boete door de Toezichthouder als de geleden schade het gevolg is van jouw onrechtmatig of nalatig handelen.
8.5 Ik ben niet aansprakelijk voor aanspraken van Betrokkenen of andere personen en organisaties waar Jij de samenwerking mee bent aangegaan of waarvan Jij Persoonsgegevens verwerkt, als dit het gevolg is van jouw onrechtmatig of nalatig handelen.
9. Teruggave Persoonsgegevens en bewaartermijn
9.1 Na het beëindigen van deze Verwerkersovereenkomst geef Jij de Persoonsgegevens terug. Eventuele achter gebleven Persoonsgegevens zal je op een zorgvuldige en veilige manier vernietigen.
9.2 De Persoonsgegevens die Jij verwerkt volgens deze Verwerkersovereenkomst zal je vernietigen na verstrijken van de wettelijke bewaartermijn en/of op verzoek van xxx. Een wettelijke bewaartermijn is er bijvoorbeeld wanneer Jij de Persoonsgegevens moet bewaren om belastingtechnische redenen.
9.3 Jij zal na de teruggave en/of vernietiging van de Persoonsgegevens schriftelijk aan mij verklaren dat je de Persoonsgegevens niet langer hebt.
10. Slotbepalingen
10.1 Deze Verwerkersovereenkomst is onderdeel van de Overeenkomst. Alle rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst zijn daarom ook van toepassing op de Verwerkersovereenkomst.
10.2 Bij eventuele tegenstrijdigheden tussen de bepalingen in de Verwerkersovereenkomst en de Overeenkomst, gelden de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst.
10.3 Afwijkingen van deze Verwerkersovereenkomst zijn slechts geldig wanneer Xxx dit samen schriftelijk afspreken.
10.4 Op deze Verwerkersovereenkomst en jouw werkzaamheden is het Nederlandse recht van toepassing.
10.5 Over eventuele geschillen tussen ons bepaald de rechter in de rechtbank binnen het gebied waar mijn bedrijf gevestigd is.
Aldus door ons overeengekomen:
Bewerker: We-Fulfil b.v.
Soest