Contract
V.
Provincie
Zeeland
milieudienst
Rijnmond
•CMR
Dienstverleningsovereenkomst uitvoering Brzo- en RIE-4 taken tussen de provincie Zeeland en de DCMR Milieudienst Rijnmond
1. De publiekrechtelijke rechtspersoon provincie Zeeland, gevestigd Xxxxx 0 xx Xxxxxxxxxx, handelende ter uitvoering van een besluit van Gedeputeerde Staten van 12 februari 2019, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de commissaris van de Koning, de heer drs. J.M.M. Xxxxxx, hierna te noemen: de Provincie;
en
2. De publiekrechtelijke rechtspersoon Openbaar lichaam gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond, gevestigd Xxxxxxxxxxx 0 xx Xxxxxxxx, handelende ter uitvoering van een besluit van het dagelijks bestuur van de DCMR Milieudienst Rijnmond van 4 februari 2019, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door X.X. xx Xxxx, plaatsvervangend directeur, hierna te noemen: de DCMR;
Hierna gezamenlijk te noemen: partijen.
Overwegen het volgende:
a. Gedeputeerde Staten dragen op grond van het Besluit omgevingsrecht (Bor) er zorg voor dat de in artikel 7.1, eerste lid, van het Bor genoemde taken voor de in bijlage IV bij het Bor aangewezen omgevingsvergunningen en activiteiten waarvoor zij bevoegd gezag zijn, door een omgevingsdienst worden uitgevoerd;
b. Taken ingevolge artikel 7.1, derde lid, van het Bor met betrekking tot categorieën inrichtingen:
• Waarvoor in artikel 8.40 van de Wet milieubeheer regels zijn gesteld in verband met de beheersing van gevaren van zware ongevallen waarbij gevaarlijke stoffen zijn betrokken, of
• Waartoe een installatie voor industriële activiteiten als bedoeld in bijlage I, categorie 4, van richtlijn nr. 2010/75/EU van het Europees parlement en de Raad van 24 november 2010 betreffende industriële emissies (PbEU L334) behoort,
worden uitsluitend door in bijlage V van het Bor aangewezen omgevingsdiensten uitgevoerd;
c. De DCMR is in bijlage V van het Bor aangewezen voor de onder letter c genoemde categorieën van inrichtingen, waarvoor Xxxxxxxxxxxx Staten van Zeeland het bevoegd gezag zijn;
d. Provinciale Staten van Zeeland hebben bij verordening regels gesteld over de uitvoering en handhaving van taken, met betrekking tot de onder letter c genoemde categorieën inrichtingen, die in opdracht van Gedeputeerde Staten worden uitgevoerd;
e. Partijen wensen de samenwerking met betrekking tot de onder c genoemde taken schriftelijk vast te leggen in deze dienstverleningsovereenkomst.
f. De provincie heeft als deelnemer aan de RUD-Zeeland een groot belang bij het in stand houden van de robuustheid en continuïteit van deze RUD.
g. Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat heeft bij brief van 5 maart 2018 (kenmerk ENM/BSK 2016/135152) een aantal vragen beantwoord die het gewijzigde BOR opriep. Het ministerie heeft aangegeven dat provincies niet verplicht zijn toe te treden tot een gemeenschappelijke regeling voor een Brzo-OD als deze is gelegen buiten de eigen provincie.
DMS 22240918 Pagina 1 van 7
h. Ter uitvoering van het gewijzigde Bor wensen de provincie en de DCIVIR nieuwe afspraken te maken over de uitvoering van de VTH-taak voor Brzo-bedrijven waarbij het volgende uitgangspunt wordt gehanteerd: de DC IVIR n noet zijn ambtelijke eindverantwoordelijkheid volledig kunnen waarmaken waarbij de inzet is de robuustheid van de RUD-Zeeland zoveel mogelijk te borgen.
Zijn het volgende overeengekomen:
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze overeenkomst wordt verstaan onder:
a. Archiefbescheiden: stukken als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995;
b. Bor: Besluit omgevingsrecht;
c. Basistaken Brzo-inrichtingen: de taken als bedoeld in artikel 7.1, derde lid, van het Bor, voor zover deze betrekking hebben op de categorieën van inrichtingen, bedoeld in artikel 5.3, vierde lid, van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht.
d. Brzo: Besluit risico's zware ongevallen 2015;
e. Brzo-inrichtingen: inrichtingen die vallen onder de werking van het Brzo en de zogenoemde LATBrzo-inrichtingen: inrichtingen die vallen in categorie 4.1 van de IPPC-richtlijn: de zogeheten RIE-4-inrichtingen;
f. Producten- en dienstencatalogus: de producten en dienstencatalogus van de DCMR.
g. Verordening VTH taken: de door Provinciale Staten van Zeeland vastgestelde Verordening Kwaliteit Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving Omgevingsrecht provincie Zeeland 2016;
h. Wabo: Wet algemene bepalingen omgevingsrecht;
i. Werkplan Brzo: overzicht van de door de DCMR te leveren diensten en producten die betrekking hebben op Brzo en RIE-4-inrichtingen, met inbegrip van de specialistische en ondersteunende functies die ten behoeve van deze inrichtingen worden uitgevoerd.
Artikel 2 Duur, wijziging en opzeggen van de overeenkomst
1. Deze overeenkomst treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2019 en geldt voor onbepaalde tijd.
2. Afwijkende bedingen, wijzigingen van of aanvullingen op deze overeenkomst gelden slechts indien en voor zover zij tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen.
3. Elke der partijen is gerechtigd om zwaarwegende redenen de overeenkomst op te zeggen met een opzegtermijn van één jaar.
Artikel 3 Doel van de overeenkomst
Deze overeenkomst heeft als doel het maken van afspraken over het door de DCMR uitvoeren van basistaken Brzo-inrichtingen.
Artikel 4 Taken DCMR
1. De DCMR is belast met en heeft namens het bevoegd gezag de ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering van de basistaken Brzo-inrichtingen.
2. Gedeputeerde Staten zorgen ervoor dat de directeur te allen tijde zal beschikken over voldoende mandaat voor de uitvoering van de in het eerste lid genoemde taken..
3. De DCMR draagt zorg voor een juiste en zorgvuldige uitvoering van de opgedragen taken, met inachtneming van verdragen en wetgeving van de Europese Unie, landelijke wet- en regelgeving, lokale regelgeving, uitvoerings- en handhavingsbeleid, de Verordening VTH taken, beleidsregels, specifieke instructies, en het werkplan Brzo.
4. De DCMR borgt ten behoeve van de uitvoering van de in het eerste lid bedoelde taken zijn professionele onafhankelijkheid en draagt er zorg voor dat hierbij geen belangenverstrengeling op kan treden, dan wel de schijn van belangenverstrengeling wordt gewekt.
5. Het personeel belast met de basistaken Brzo-inrichtingen wordt in Terneuzen gehuisvest, of in ieder geval in Zeeland.
6. De Provincie stelt kosteloos aan de DCMR flexwerkplekken beschikbaar.
DMS 22240918 Pagina 2 van 7
7. De Provincie stelt kosteloos vergaderruimte aan de DCMR beschikbaar voor vergaderingen van provinciaal belang.
Artikel 5 Opdrachtverlening en (uitgangspunten) werkplan Brzo
1. Gedeputeerde Staten stellen - met inachtneming van het bepaalde in artikel 9 - jaarlijks vóór 1 januari voorafgaand aan het kalenderjaar waarop het werkplan Brzo betrekking heeft, het werkplan Brzo vast
2. De DCMR is belast met de voorbereiding van het werkplan Brzo. Het werkplan Brzo wordt gebaseerd op een uiterlijk 1 juni voorafgaand aan het kalenderjaar door Gedeputeerde Staten vastgestelde startbrief, met daarin opgenomen de financiële en beleidsmatige uitgangspunten. In de startbrief wordt tevens een indicatie gegeven van het beschikbare budget voor het werkplan Brzo voor het navolgende kalenderjaar.
3. Het concept-werkplan Brzo wordt uiterlijk 1 oktober voorafgaande aan het kalenderjaar door de DCMR aan Gedeputeerde Staten aangeboden. Indien er grote financiële wijzigingen worden voorzien worden deze voor 1 september voorafgaande aan het kalenderjaar door de DCMR bij de provincie kenbaar gemaakt. Na besluitvorming door Xxxxxxxxxxxx Staten wordt vóór 1 januari voorafgaande aan het kalenderjaar de vaststelling van het werkplan Brzo bevestigd door middel van een opdrachtbrief.
4. De in het werkplan Brzo opgenomen begroting van de kosten is gespecificeerd per product uit de producten- en dienstencatalogus (PDC) in uren, de kosten van deze uren plus eventuele materiële kosten (inkoop) die zullen worden doorbelast.
5. De voor het kalenderjaar te hanteren uurtarieven voor het werkplan Brzo zijn gelijk aan de door het Algemeen Bestuur van de DCMR vastgestelde uurtarieven voor de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling..
6. Voor alle taken en opdrachten die niet expliciet in het werkplan Brzo zijn opgenomen, worden aanvullende (financiële) afspraken gemaakt op offertebasis.
7. De inzet van de DCMR voor het werkplan Brzo en aanvullende opdrachten van de Provincie, mogen niet ten koste gaan van de werkzaamheden die de DCMR uitvoert voor zijn deelnemers. Bij een dreigend dilemma worden op bestuurlijk niveau nadere afspraken gemaakt.
Artikel 6 Financiën
1. Voorafgaand aan het kalenderjaar wordt op basis van het vastgestelde werkplan Brzo een voorschot op de door de Provincie verschuldigde bijdrage vastgesteld. Dit voorschot wordt in vier gelijke delen steeds aan het begin van het kalenderkwartaal, door de DCMR bij de Provincie in rekening gebracht.
2. De definitieve door de Provincie verschuldigde bijdrage voor het betreffende kalenderjaar wordt uiterlijk 1 maart na afloop van het kalenderjaar, vastgesteld door de DCMR. Op dit bedrag worden de door de Provincie betaalde voorschotten in mindering gebracht. Het resterende bedrag wordt op de balans van de DCMR onder de post 'voorschot met specifiek bestedingsdoel van de provincie Zeeland', opgenomen als vordering op de Provi ncie (indien sprake is van een tekort) dan wel als schuld aan de Provincie (indien sprake is van een tekort).
3. Wanneer de hoogte van het (positieve of negatieve) bedrag onder de post 'voorschot met specifiek bestedingsdoel van de provincie Zeeland' op de balans van de DCMR in enig jaar meer dan 10% bedraagt van de totale financiële omvang van het meest recente werkplan Brzo, zijn de volgende afspraken van toepassing:
• Bij een positief bedrag (schuld van de DCMR aan de Provincie zal de Provincie besluiten tot een (gedeeltelijke) terugvordering en / of een verhoogde inzet van de DCMR voor het werkplan Brzo bij een gelijkblijvende financiële bijdrage voor dat jaar en / of het financieren van additionele opdrachten vanuit het voorschot.
• Bij een negatief bedrag (vordering van de DCMR op de Provincie) zal de Provincie besluiten tot verstrekking aan de DCMR van een aanvullende financiële bijdrage en/of een verlaagde ureninzet van de DCMR voor het werkplan Brzo bij een gelijkblijvende financiële bijdrage voor dat jaar.
Partijen kunnen in onderling overleg afwijkende afspraken maken om de onder de post "voorschot met specifiek bestedingsdoel van de Provincie Zeeland' opgenomen vorde ring respectievelijk schuld binnen de norm van 10% te houden of te krijgen. De (voortgang in de)
DMS 22240918 Pagina 3 van 7
realisatie van het werkplan Brzo vormt onderwerp van het in artikel 12 genoemde werkoverleg. In dit werkoverleg kunnen afspraken worden gemaakt over extra of minder inzet voor het werkplan Brzo.
4. Het saldo op het 'voorschot met specifiek bestedingsdoel van de Provincie Zeeland' op de balans van de DCMR dient eens in de vier jaar O te bedragen.
5. De Provincie betaalt de door de DCMR ingediende facturen binnen uiterlijk 30 dagen na de factuurdatum.
6. De administratie van de DCMR strekt tot volledig bewijs van het aantal bestede uren, behoudens tegenbewijs door de Provincie.
7. Mutaties in het bedrijvenbestand kunnen leiden tot wijzigingen in de hoogte van het jaarlijks toe te kennen budget. Over de systematiek en werkwijze waarop dit bepaald wordt, worden in 2019 nadere afspraken gemaakt.
Artikel 7 Rapportage en verantwoording
1. De DCMR levert maandelijks een voortgangsrapportage. Deze rapportage wordt binnen twee weken na afloop van een maand elektronisch verzonden naar de Provincie. Naast uitputting in uren en euro's wordt hierin ook het aantal gerealiseerde producten opgenomen.
2. Drie keer per jaar levert DCMR een trimesterrapportage c.q. eindrapportage aan, aan de hand van een met de Provincie afgestemd format. Deze rapportage bevat:
Op hoofdlijnen het overzicht van de financiële uitputting van de plannen en productgroepen en een prognose voor de rest van het jaar;
Een overzicht van de gerealiseerde productie conform de indeling van de PDC;
Een korte inhoudelijke toelichting op de urenbesteding van onderdelen die relevante afwijkingen vertonen ten opzichte van het seizoenpatroon;
Eventuele bestuurlijk relevante bijzonderheden;
De ontwikkeling van de voortgang van andere relevante zaken uit het werkplan Brzo; Een rapportage over de uitvoering van de toegepaste mandaten en overeengekomen provinciale KPI's.
3. De DCMR verstrekt jaarlijks via de accountantscontrole op de jaarrekening van de DCMR aanvullende zekerheid op hoofdlijnen voor de juistheid en volledigheid van de gevoerde administratie van het werkplan Brzo.
4. Ter uitvoering van het werkplan Brzo wordt door of namens het dagelijks bestuur van de DCMR uiterlijk 1 maart van het navolgende jaar de eindafrekening Brzo vastgesteld voorzien van een toelichting.
Artikel 8 Garantstelling
1. De Provincie zal er steeds voor zorgdragen dat de DCMR te allen tijde over de bevoorschotting genoemd in artikel 6 beschikt om betreffende de door de Provincie aan de DCMR opgedragen taken aan al zijn verplichtingen te kunnen voldoen, met een maximum garantstelling van het bevoo'schottingsbedrag van één jaar zoals genoemd in het tweede lid van artikel 6.
2. De DCMR informeert de Provincie tijdig indien een situatie dreigt te ontstaan, waarin de DCMR niet aan de in het eerste lid bedoelde verplichtingen kan voldoen.
Artikel 9 Afnameverplichting
1. Met het oog op de voor de Provincie uit te voeren taken verbindt de Provincie zich tot een financiële verplichting van € 3.140.000 die wordt opgenomen in het werkplan Brzo 2019 als vertaling van de personele en materiële inzet ten behoeve van de uitvoering het werkplan Brzo.
2. Onverminderd het bepaalde in het vorige lid is de Provincie gerechtigd wijzigingen in het niveau van uitvoering van de in het eerste lid bedoelde taken te bewerkstelligen.
3. Wijzigingen als bedoeld in het vorige lid kunnen indien zij een vermindering van de in het eerste lid bedoelde verplichting betreft, jaarlijks niet meer dan 5% van die verplichting bedragen.
4. Indien wijzigingen als bedoeld in lid 3 op enig moment cumulatief meer dan 10% van de in het eerste lid bedoelde verplichting bedragen, moet de Provincie de in redelijkheid te berekenen frictiekosten vergoeden aan de DCMR.
DMS 22240918 Pagina 4 van 7
5. Het met toepassing van het vierde lid gewijzigde bedrag treedt in de plaats van het bedrag als bedoeld in het eerste lid. Op navolgende wijzigingen is het bepaalde in dit artikel opnieuw van toepassing.
Artikel 10 Informatie
1. Partijen zijn gehouden elkaar tijdig te informeren over feiten en omstandigheden die voor een goede uitvoering van deze overeenkomst van belang zijn.
2. Gedeputeerde Staten informeren de DCMR tijdig over voorgenomen nieuw of gewijzigd beleid, besluitvorming en instructies met betrekking tot de aan de DCMR opgedragen taken.
3. De DCMR informeert onverwijld Gedeputeerde Staten, indien de uitvoering van taken voor de Provincie financiële, politieke of bestuurlijke risico's kan hebben.
4. Gedeputeerde Staten dragen ten behoeve van de uitvoering van de in artikel eerste lid, bedoelde taken zorg voor een juiste en volledige overdracht van dossiers, met inbegrip van het actuele inrichtingenbestand, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
Artikel 11 Contactpersonen en ambtelijk overleg
1. De Provincie en de DCMR wijzen elk contactpersonen aan die ten behoeve van de uitvoering van deze overeenkomst optreden als aanspreekpunt.
2. De contactpersonen van partijen voeren zo vaak als nodig is overleg over de voortgang van de dienstverlening en de inhoud en werking van de in en krachtens deze overeenkomst gestelde rechten en verplichtingen.
Artikel 12 Werkoverleg gedeputeerden
1. De portefeuillehouders milieu, toezicht en handhaving van Gedeputeerde Staten en de directeur van de DCMR voeren periodiek werkoverleg. Het werkoverleg is in ieder geval gericht op het werkplan Brzo, met name de voortgang en de uitvoering ervan
2. Het werkoverleg vindt minstens 10 keer per jaar plaats en wordt, indien mogelijk, gecombineerd met het werkoverleg van de portefeuillehouders milieu, toezicht en handhaving met de directeur van de RUD Zeeland.
Artikel 13 Zorgvuldigheid en geheimhouding
1. Partijen betrachten bij het gebruik van de informatie die hen ter kennis is gekomen in het kader van de overeenkomst, de benodigde zorgvuldigheid.
2. Partijen zullen de gegevens waarvan zij bij de uitvoering van deze overeenkomst kennis nemen en waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of behoren te kennen ('Vertrouwelijke informatie'), vertrouwelijk behandelen en daartoe geheimhouding in acht nemen. Zij dragen zorg en zijn verantwoordelijk voor een vertrouwelijke behandeling en geheimhouding van deze gegevens door bij hen in dienst zijnde medewerkers evenals door derden die bij de uitvoering van de diensten, waarop deze overeenkomst ziet, zijn ingeschakeld.
3. In afwijking van het hiervoor in lid 2 bepaalde, mag een partij Vertrouwelijke informatie
openbaar maken voor zover daartoe verplicht op basis van enige wet (waaronder begrepen, maar niet beperkt tot de Wet Openbaarheid van Bestuur, de Provinciewet, de Archiefwet 1995 en eventuele opvolgers van deze wettelijke regelingen), op bevel van een overheidsinstelling of een andere bevoegde autoriteit (waaronder begrepen maar niet gelimiteerd tot een gerechtelijke instantie of andere bevoegde autoriteit met jurisdictie), met dien verstande dat de partij die met inachtneming van het vorenstaande tot openbaarmaking overgaat de andere partij informeert.
Artikel 14 Externe communicatie
De DCMR draagt in afstemming met Gedeputeerde Staten zorg voor de externe communicatie ten aanzien van de opgedragen basistaken Brzo-inrichtingen. De afspraken over externe communicatie worden vastgelegd in een gezamenlijk vast te stellen communicatieprotocol
DMS 22240918 Pagina 5 van 7
Artikel 15 Archivering
1. Gedeputeerde Staten zijn op grond van de Archiefwet 1995 als zorgdrager eindverantwoordelijk voor de archiefbescheiden die ter uitvoering van deze overeenkomst door de DCMR worden gevoj-md.
2. De DCMR is er verantwoordelijk voor de onder hem berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren en na afronding van een zaak over te dragen aan de provincie Zeeland. In een gezamenlijk op te stellen protocol worden hiervoor werkafspraken gemaakt.
3. Toezicht op de archieven vindt plaats door of namens de archivaris van de Provincie Zeeland.
Artikel 16 Aansprakelijkheid
1. De DCMR streeft de uiterste zorgvuldigheid na bij het verrichten van zijn werkzaamheden. De DCMR baseert zich daarbij mede op door Provincie verstrekte informatie
2. De Provincie Zeeland vrijwaart de DCMR van aansprakelijkheid ten opzichte van derden voor besluiten en feitelijk handelen op basis van mandaat en machtiging dan wel werkplan Brzo van (medewerkers van) de DCMR namens Gedeputeerde Staten van de provincie.
3. De Provincie is verantwoordelijk voor eventuele onjuistheden en gebreken in ten tijde van het afsluiten van deze overeenkomst lopende dossiers die worden opgedragen aan de DCMR.
4. De DCMR verzekert zich adequaat tegen;
a. Burgerrechtelijke aansprakelijkheid (wettelijke en contractuele aansprakelijkheid) voor schade aan personen en goederen;
b. Wettelijke aansprakelijkheid voor vermogensschade.
5. De door de Provincie geleden schade wegens het niet, of niet behoorlijk nakomen door de DCMR van zijn uit deze dienstverleningsovereenkomst voortvloeiende verplichtingen, zal door of namens de DCMR worden vergoed indien en voor zover dit door de aansprakelijkheidsverzekering(en) van de DCMR wordt gedekt.
Artikel 17 Onvoorziene omstandigheden, minnelijk overleg, bevoegde rechter
1. In alle gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet treden partijen met elkaar in overleg om tot een oplossing te komen.
2. Indien sprake is van een geschil tussen partijen en/of één van hen van oordeel is dat de andere partij (herhaaldelijk) tekortschiet in de nakoming van deze overeenkomst treden partijen met elkaar in overleg om tot een minnelijke oplossing voor het geschil en/of een verbetering in de prestaties van de partij die het betreft, te komen.
3. Indien partijen ook na uitvoerig overleg geen overeenstemming kunnen bereiken over een minnelijke oplossing, dan wel indien er sprake is van een geschil waarbij de geboden spoed zich verzet tegen het (eerst) voeren van minnelijk overleg, is de rechtbank Zeeland-West Brabant bij uitsluiting bevoegd kennis te nemen van geschillen die verband houden met of voortvloeien uit deze overeenkomst.
Artikel 18 Evaluatie van de overeenkomst
De overeenkomst wordt na één jaar geëvalueerd en waar nodig in overleg tussen partijen aangepast.
DMS 22240918 Pagina 6 van 7
Artikel 19 Slotbepalingen
Beëindiging van deze overeenkomst door een van de partijen laat onverlet dat één of meer bepalingen daarvan nawerking kunnen of zullen hebben. Dat geldt onder andere voor de bepalingen over geheimhouding.
Indien een bepaling van deze overeenkomst of van de bijlage(n) wegens strijdigheid met enig wettelijk voorschrift nietig of op andere wijze niet verbindend is, behouden de overige bepalingen hun volledige werking. In dat geval zullen partijen in overleg treden om ter vervanging van de nietige of op andere wijze niet verbindende bepaling vervangen door een geldige bepaling overeen te komen die zoveel mogelijk aansluit bij het doel, de aard en de strekking van oorspronkelijke de nietige of anderszins niet verbindende bepaling(en) en de aard en systematiek van deze overeenkomst.
Het bepaalde in de overwegingen maakt onderdeel uit van deze overeenkomst.
Middelburg, 12 februari 2019 Namens de Provincie,
an yommissans van de Koning
Schiedam, 4 februari 2019 Namens de DCMR,
drs. M.M. de Hoog Plv. directeur
DMS 22240918 Pagina 7 van 7