Dienstverleningsovereenkomst 2018 - 2021
Dienstverleningsovereenkomst 2018 - 2021
Stichting Toeristische Promotie Westerveld en de gemeente Westerveld
De gemeente Westerveld,
Hierna te noemen: de gemeente, ten dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxx, wethouder; en
De Stichting Toeristische Promotie Westerveld verder te noemen: STPW, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer X. xxx xxx Xxxx (voorzitter) en de heer P.C. Sloot (bestuurslid);
overwegende dat:
conform de besluitvorming van College en Raad, d.d. 4 juli 2017 is ingestemd met de verdere uitvoering van het regio promotieplan ‘Het nationale park van Drenthe’.
Beoogd effect
De gemeente geeft opdracht aan de Stichting Toeristische Promotie Westerveld (STPW) om samen met ondernemers (nieuwe) projecten en initiatieven te stimuleren die bijdragen aan het versterken van het
toeristisch/recreatief product van “Het nationale park van Drenthe’. Hiermee wil de gemeente een economische impuls geven aan het versterken van het imago en de naamsbekendheid van de gemeente Westerveld en de regio, waardoor meer werkgelegenheid gecreëerd wordt, overnachtingen geboekt worden en de toeristische bestedingen toenemen.
Doelstelling
Het stimuleren, faciliteren en promoten van de toeristische mogelijkheden in de gemeente Westerveld (en de regio) die een bijdrage leveren aan het verhogen van de bestedingen en een toename van het aantal overnachtingen in de gemeente Westerveld.
Opdracht
De gemeente geeft vanuit economische belangen op lokaal en regionaal niveau opdracht aan de STPW om op basis van de door de gemeenteraad aangenomen motie van 4 juli 2017 uitvoering te geven aan de doorontwikkeling en uitvoering van het regio-promotieplan ‘Het nationale park van Drenthe’ en op een adequate wijze invulling te geven aan:
1. De promotie, informatievoorziening en het gastheerschap (heroriëntatie /doorontwikkeling TIP kantoren 2.0, aansluitend bij de informatie en bezoekerscentra die ontwikkeld worden in de dorpen Havelte, Dwingeloo, Frederiksoord);
2. de marketing van het ‘regio- promotieplan’ in samenwerking met de omliggende gemeenten in Zuidwest Drenthe en zo mogelijk aansluiten bij de campagne van Marketing Drenthe;
3. het stimuleren en ondersteunen van (meerdaagse) evenementen, door een kwaliteitsimpuls en productvernieuwing.
Met daarbij de focus op de vijf belangrijkste pijlers, nl. cultureel erfgoed/monumenten, De Koloniën van Weldadigheid, duisternis en sterren, archeologie en natuur;
• deze voorziening staat ten dienste van alle inwoners en bezoekers van de gemeente;
• het gemeentelijk doel van deze opdracht is dat de STPW zich inspant om zoveel mogelijk ambassadeurs te werven en ondernemers te stimuleren om een ‘financiële en inhoudelijke’ bijdrage te leveren bij de uitvoering van de hierboven genoemde taken;
• de gemeente hiertoe, voor de periode 2018 - 2021 jaarlijks een financiële bijdrage verleent aan de STPW, onder de voorwaarde dat het bedrijfsleven ook een overeenkomstige financiële bijdrage levert, die in verhouding staat tot de gemeentelijke bijdrage. Hierbij is het financiële overzicht, zoals gepresenteerd in de gemeenteraad, leidend;
• de prestatieafspraken zijn onlosmakelijk verbonden aan deze overeenkomst en kunnen jaarlijks, na evaluatie, zo nodig worden bijgesteld;
verklaren op 22 september 2017 een overeenkomst te hebben gesloten onder de navolgende voorwaarden
• Basis Prestaties en Resultaten
1. Aanbod
De STPW draagt zorg voor de hieronder genoemde activiteiten gericht op inwoners, toeristen en recreanten (individuen en groepen) van allerlei leeftijden in, of met belangstelling voor de gemeente Westerveld. Daarin vervult de STPW een belangrijke taak ten dienste van haar ambassadeurs en de toeristisch/recreatieve sector binnen de gemeente Westerveld in het algemeen.
De activiteiten van de STPW zijn voornamelijk gericht op:
• Promotie van de gemeente Westerveld via de informatievoorziening op regionaal niveau (loketfunctie en gastheerschap), waarbij gewerkt wordt aan een doorontwikkeling en verbinding met het Koloniecentrum in Frederiksoord, de Open Science Hub in Dwingeloo en het Informatiecentrum op de Holtingerpoort in Havelte. Het fysieke kantoor in Diever blijft fungeren als toegangspoort van het NP Drents Friese Wold;
• Het vermarkten van de regio, in nauwe samenwerking met de Stichting Toeristische Promotie Zuid West Drenthe, waarin naast de STPW, Westerveld vertegenwoordigend, collega organisaties uit Midden Drenthe, de Wolden, Hoogeveen en Meppel deelnemer zijn.
• Het blijven promoten van Westerveld onder het merk “Het nationale park van Drenthe” en daar waar mogelijk aansluiten bij de campagne van Marketing Drenthe;
• Het organiseren, stimuleren en ondersteunen van (meer)daagse evenementen en organisaties die een relatie hebben met de vijf pijlers die genoemd zijn in het regio-promotieplan;
• Het uitbreiden van het netwerk en werven van (nieuwe) ambassadeurs;
• Voorlichting, informatie en advies naar alle recreatieondernemers in het gebied.
Dit leidt tot de volgende kerntaken:
A. Informatievoorziening en Gastheerschap ten behoeve van toeristen, recreanten en eigen inwoners, zowel fysiek als digitaal;
B. Marketing en Promotie;
C. Ondersteuning in productontwikkeling;
D. Stimuleren van samenwerking op toeristisch, recreatief gebied en nieuwe verbindingen aangaan die een bijdrage leveren aan de kwaliteitsverbetering van het toeristisch product;
E. Een actieve samenwerking met ondernemers en hen te stimuleren ambassadeur te worden van ‘Het ‘nationale park van Drenthe’.
I.Uitvoering van projecten/activiteiten
A. Informatievoorziening en Gastheerschap
• De bezoekers en toeristen oriënteren zich veelal eerst via internet, voordat men een bezoek brengt aan ‘Het nationale park van Drenthe’(gemeente Westerveld en regio); het is daarom van groot belang dat de toeristische informatie op een aantrekkelijke wijze, actueel en volledig wordt aangeboden op de website. De STPW zorgt voor aansluiting bij het Drents Internet Platform Xxxxxxx.xx en speelt een rol bij het digitaal beschikbaar maken van evenementenkalenders;
• Drie van de vier TIP kantoren worden geïntegreerd in (nieuwe) en nog op te zetten musea en bezoekerscentra. De informatiebalies worden zo ingericht dat bezoekers worden geprikkeld en verleidt om het gebied te verkennen. De openingstijden van deze voorzieningen zijn aangepast aan de te verwachten informatiebehoefte van de seizoenen en bijzondere feest- en/of evenementendagen. Dit wordt behaald door: klantvriendelijke en representatieve vrijwilligers met kennis over het gebied, actueel foldermateriaal en brochures, verkoop van streekproducten en souvenirs.
Ten behoeve van de informatievoorziening aan toeristen en recreanten zorgt de STPW tevens voor het instellen en ondersteunen van foldersteunpunten op diverse locaties in de gemeente Westerveld. Deze foldersteunpunten zijn duidelijk herkenbaar bij de entree van het bedrijf. Het bedrijf kent bij voorkeur ruime openingstijden. Buiten de openingstijden wordt bij de entree duidelijk doorverwezen naar andere toeristische informatie of foldersteunpunten. De fysieke aanwezigheid van TIP informatie bij grote evenementen zien wij als een meerwaarde voor de toeristische promotie van Xxxxxxxxxx;
• Bij gastheerschap is het belangrijk om de bezoekers/gast te voorzien van informatie. Ondanks de digitalisering blijft de bezoeker vragen naar foldermateriaal, toeristische bezienswaardigheden, fiets- en wandelroutes, uitstapjes met een gids etc;
• Het ontwikkelen van ‘standaard’ informatiepakketten voor de gasten die in bungalows/chalets/huurtenten verblijven en voor receptie/kantine;
• De informatrices/informanten worden door de toeristisch regisseur goed geïnformeerd over de evenementen en bezienswaardigheden in de gemeente Westerveld en omgeving, zodat de bezoekers en toeristen optimaal voorzien worden van actuele informatie;
• Het organiseren van trainingen, netwerkbijeenkomsten of gebiedssafari’s die bijdragen aan het verbeteren van de samenwerking tussen ondernemers en de kwaliteit van de gastheerfunctie;
• De huisstijl en uitstraling van toeristische producten vindt plaats onder de merknaam ’Het nationale park van Drenthe’. De kantoren en folderpunten zijn duidelijk herkenbaar en voorzien van de huisstijldragers van Drenthe en ‘Het nationale park van Drenthe’.
B. Marketing en Promotie
• De marketing en promotie van ‘Het nationale park van Drenthe’ richt zich alleen op recreatie en toerisme;
• De promotieactiviteiten van de STPW sluiten aan op de campagnes van ‘Het nationale park van Drenthe’ (o.a. Sporen langs het verleden, Het grootste en groenste sportpark en de 5 pijlers cultureel
erfgoed/monumenten, De Koloniën van Weldadigheid, duisternis en sterren, archeologie en natuur en Marketing Drenthe;
C. Productontwikkeling
• De producten van de STPW zijn in lijn met de activiteiten/producten van Marketing Drenthe en gebiedspromotie Zuidwest Drenthe;
• STPW werkt samen met ondernemers en organisaties in de regio. Dit moet jaarlijks leiden tot het ontwikkelen van tenminste één nieuwe activiteit en/of verbetering, uitbreiding van een bestaande activiteit;
D. Samenwerking
• STPW werkt samen met ondernemersverenigingen, dorpsverenigingen, evenementen- en natuurorganisaties en de toeristische regisseurs van de buurgemeenten om tot een goede afstemming van het activiteiten/evenementenaanbod in de regio te komen;
• De toeristische regisseurs uit de regio werken samen aan het ontwikkelen van (nieuwe) toeristische producten, beursbezoek, promotiemateriaal etc.
E. Ambassadeurs/netwerken
Draagvlak creëren bij ondernemers en inwoners voor het vermarkten van het toeristisch product in Westerveld, door
• Het onderhouden van contacten met ondernemers uit de gemeente Westerveld door minimaal 1 x per jaar een gebiedssafari of netwerkbijeenkomst te organiseren. Het aantal ambassadeurs jaarlijks t/m 2021 te verhogen t.o.v. 2016 (nul-meting), waarbij alle sectoren die een relatie hebben met recreatie en toerisme zijn vertegenwoordigd.
• Het onderhouden van contacten met toeristen, bezoekers en inwoners van Westerveld, door o.a. het versturen van een digitale nieuwsbrief, inzet van social media, free-publicity etc.
• Duur van de overeenkomst
De overeenkomst gaat in per 1 januari 2018 en loopt tot 31 december 2021.
• Financiële bepalingen
o De Stichting Toeristische Promotie Westerveld presenteert jaarlijks een begroting voor de uitvoering van het regio-promotieplan en voor de uitvoering van de informatieve functie.
Budgetten:
I. Voor de uitvoering van de informatie en gastheerfunctie ontvangt de STPW jaarlijks een bijdrage van € 44.894 exclusief BTW.
II. Voor het vermarkten van het regio-promotieplan en de organisatie/ondersteuning van evenementen door de Stichting Toeristische Promotie Westerveld is jaarlijks (t/m 2021) een bijdrage (exclusief BTW) beschikbaar. Zie besluit gemeenteraad.
Besluit gemeenteraad
De gemeenteraad van Westerveld heeft in haar vergadering van 4 juli 2017 een motie aangenomen en besloten om voor een periode van 4 jaar, op basis van het gepresenteerde voorstel aan de gemeenteraad (2018 - € 80.000 2019 - € 70.000, 2020 - € 50.000, 2021 - € 40.000) een financiële bijdrage beschikbaar te stellen voor de uitvoering van het regio-promotieplan, onder de voorwaarde dat het bedrijfsleven ook een forse financiële bijdrage levert aan het regio-promotieplan.
Hoogte financiële bijdrage en facturering
De gemeente Westerveld heeft voor de toeristische informatievoorziening een bedrag van € 44.894 (exclusief BTW) opgenomen in de begroting. De bijdrage voor de gebiedspromotie loopt jaarlijks af, volgens schema (2018 - € 80.000, 2019 - € 70.000, 2020 - € 50.000, 2021 - € 40.000) is jaarlijks (exclusief BTW) beschikbaar,
voor een periode van 4 jaar (2018 – 2021).
De Stichting Toeristische Promotie Westerveld spant zich in om via bijdragen van ondernemers en ambassadeurs een aandeel te leveren voor de regio-promotie. Hierbij is de presentatie en de financiële paragraaf van de STPW, die als bijlage bij deze overeenkomst is gevoegd, leidend.
Facturering
• Voor het uitvoeren van de toeristische informatievoorziening factureert de STPW in maandelijkse termijnen een bedrag van € 3.741,15 vermeerderd met BTW aan de gemeente;
• Voor de uitvoering van de gebiedspromotie en organisatie/ondersteuning van evenementen factureert de STPW maandelijks (1/12 van de jaarlijkse bijdrage), vermeerderd met BTW aan de gemeente. Dit bedrag kan na tussentijdse evaluatie worden bijgesteld.
• De factuur wordt telkens aan het begin van het kwartaal (januari, april, juli, oktober) bij de gemeente ingediend.
• Begroting en Verantwoording
o STPW draagt zorg voor een deugdelijk ingerichte administratie. De Stichting Toeristische Promotie Westerveld dient jaarlijks voor 1 november een begroting en activiteitenplan voor het daarop volgende boekjaar in. De begroting dient reëel sluitend te zijn. Hieruit moet blijken dat de gemeentelijke bijdrage aangewend wordt volgens de bepalingen van deze overeenkomst.
o De STPW moet jaarlijks voor 1 juni volgend op het boekjaar een financieel en inhoudelijk verslag bij de gemeente indienen. De verantwoording dient een specificatie te bevatten van:
o De uitgevoerde taken, zoals is verwoord in de punten A t/m E
o Eventueel overig verrichte activiteiten
o Een exploitatierekening
o Een balans
o Een samenstellingsverklaring van een administratiekantoor
o STPW zal haar werkzaamheden ook toelichten in een halfjaarlijks (mei en december) overleg tussen gemeente en bestuur van de STPW. Desgewenst is het mogelijk dat de STPW in een aparte bijeenkomst met raadsleden dan wel commissieleden een toelichting verzorgt met betrekking tot de voortgang van de uitvoering van de taken. Daarnaast vindt periodiek informeel terugkoppeling plaats inzake de voortgang van de uitvoering van de taken.
• Monitoring en evaluatie
o De uitvoering van de taken door de STPW zal niet alleen beoordeeld worden naar uitvoering, maar ook naar ‘rendement’. Daartoe zijn onderstaande beoordelingsindicatoren opgesteld welke gehanteerd worden om de uitvoering van de door de STPW uitgevoerde taken te monitoren.
o Aantal unieke bezoekers op de website;
o Overzicht van het aantal ambassadeurs en de hoogte van de financiële bijdragen door derden;
o Inventariseren aantal bezoekers/klantvragen bij de Tourist Info Punten kantoren);
o Verdubbelen aantal bezoekers (0-meting 2016);
o Consumentendeelname/respons van promotionele acties (consumentgerichte activiteiten);
o Uitvoering van het campagneplan conform de gemaakte afspraken;
o Aantal acties i.s.m. andere marktpartijen (arrangementen/evenementen).
• Voortzetting, wijziging en beëindiging van de overeenkomst
De uitkomst van de evaluatie(s) en de jaarlijkse verantwoording, vormt de basis voor de gemotiveerde beëindiging dan wel gewijzigde of ongewijzigde voortzetting van de overeenkomst.
Beëindiging of wijziging is aan de orde wanneer niet wordt voldaan aan de eerder genoemde prestatieafspraken, of wanneer indicatoren een dalende trend laten zien. De overeenkomst wordt pas dan gewijzigd, wanneer het college van B&W daarmee heeft ingestemd.
• Restbepaling
Deze overeenkomst treedt direct na ondertekening door partijen in werking.
Bijlage 1:
Presentatie raad d.d. 6 juni 2017 – Doorontwikkeling regio promotieplan TBW 2018 - 2021
Aldus overeengekomen en opgemaakt Plaats datum
Diever 22 september 2017 (nog overleggen via datumprikker)
Handtekening X. Xxxxx, Wethouder gemeente Westerveld
Handtekening X. xxx xxx Xxxx
Voorzitter Stichting Toeristische Promotie Westerveld
Handtekening P.C. Sloot
Bestuurslid Stichting Toeristische Promotie Westerveld