CARE-ACE
CARE-ACE
Verhuur- en onderhoudsovereenkomst
Klantnaam:
CAR-nummer & websiteaanmelding: Klant ID & websitewachtwoord: Facturatiewijze:
Aanvangsdatum facturatie: Softwareversie:
Care-Ace NV • Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 00 • X-0000 Xxxxxxxxx • x00 0 000 00 00 • xxxx@xxxx-xxx.xx
Page 1 of 9
Tussen
Firmanaam: Care-Ace NV, Maatschappelijke zetel: Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxxxxxxx
Ondernemingsnummer: BE 0433 299 196 Vertegenwoordigd door: Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, CEO verder ‘Producent’ genoemd,
CARE-ACE
en
Firmanaam: Maatschappelijke zetel:
Ondernemingsnummer: Vertegenwoordigd door: verder ‘Huurder’ genoemd,
over
het gebruik van Care-Ace Software en aanverwante diensten verder ‘de Software’ genoemd,
wordt overeengekomen wat volgt:
Artikel 1: Onderwerp van de overeenkomst en eigendom van de Software
1.1. De Producent bezit de volledige eigendomsrechten van de software onder de noemers: Care-Ace Praktijk, Care-Ace Tablet en aanverwante, (Care-Ace Remote, Care-Ace NoodApp), verder ‘de Software’ genoemd. Hij verleent aan de Huurder een niet exclusief en niet overdraagbaar gebruiksrecht van de Software voor de duur van deze overeenkomst.
1.2. De Huurder zal de verhuurde en gelicentieerde Software slechts op een rechtmatige manier gebruiken en zal geen inbreuk plegen tegen auteursrechten of andere rechten van derden. De Producent zal de Huurder vrijwaren tegen iedere eventuele auteursrechtelijke aansprakelijkheid in verband met het gebruik van de Software door de Huurder.
1.3. De Huurder verbindt zich ertoe om elke derde, die enige rechten ten aanzien van de gelicentieerde Software wil doen gelden, inzage te verstrekken in deze overeenkomst en erop te wijzen dat de gelicentieerde Software eigendom is van de Producent. De Huurder zal de Producent van dergelijke voorvallen onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen en zal op verzoek van de Producent de relevante documenten bezorgen.
1.4. In geval van overdracht van handelsactiviteit dient de Huurder alle nodige schikkingen te treffen opdat de gelicentieerde Software niet in de overdracht zou worden opgenomen en opdat het eigendomsrecht van de Producent door de cessionaris zou worden geëerbiedigd.
Care-Ace NV • Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 00 • X-0000 Xxxxxxxxx • x00 0 000 00 00 • xxxx@xxxx-xxx.xx
Page 2 of 9
Artikel 2: Gebruik van de Software
CARE-ACE
2.1. De Huurder verbindt zich ertoe de gelicentieerde Software als goede huisvader te gebruiken, en zal onder meer de Software op normale wijze en in overeenstemming met de gebruiksaanwijzing gebruiken.
2.2. De Huurder verbindt zich ertoe het onderhoud van de gelicentieerde Software uitsluitend te laten uitvoeren door de Producent of door derden, gemandateerd door de Producent.
2.3. De Huurder verbindt zich ertoe de Producent tijdens de normale kantooruren (maandag tot en met vrijdag van 8.30 tot 17.30 uur) toegang te verlenen tot de systemen voor controles en interventies die door de Producent noodzakelijk worden geacht.
2.4. De Huurder dient de Producent onmiddellijk op de hoogte te brengen van alle schade, defecten, vernieling of diefstal van de Software, evenals van elk ongeval of voorval dat de goede bedrijfsstaat zou kunnen beïnvloeden.
2.5. De Huurder zal zelf instaan voor de periodieke back-ups, en kan de Producent nooit aansprakelijk stellen voor verlies van gegevens, software van derde en/of de verhuurde Software. De Huurder zal de geldigheid van de back-ups regelmatig controleren. De Huurder is op de hoogte van de veiligheidsvoorzieningen aangebracht in de software, zoals omschreven in de handleiding.
2.6. De Huurder zal gepaste technische en andere faciliteiten voorzien om de installatie van de gelicentieerde Software vlot te doen verlopen. De Huurder zal geschikte aansluitingen voorzien voor een optimale werking van de gelicentieerde Software en zal alle toepasselijke veiligheidsvereisten en richtlijnen in acht nemen.
2.7. De Huurder is alleen aansprakelijk en zal de kosten moeten dragen voor elk niet-conform of slecht gebruik van de gelicentieerde Software, zoals voor het gebruik van niet-conforme systeemsoftware en voor verplaatsingen, die niet door de Producent werden begeleid of toegestaan.
2.8. De Huurder zal er eventueel, in samenspraak met de Producent, zorg voor dragen dat de gelicentieerde Software naar de laatste versie geactualiseerd wordt, binnen de periode van één week na de officiële uitgiftedatum vermeld op xxxx-xxx.xx. De update kan nieuwigheden bevatten die voortspruiten uit instructies van het RIZIV, MyCareNet, e-Health, VitaLink, homologatie-commissie en andere. De aanwezigheid van een update of upgrade wordt weergegeven bij het aanmelden door middel van een bericht op het hoofdscherm onder het Care-Ace logo.
2.9. De Huurder werd geïnformeerd over de mogelijkheid van 2 back-up procedures:
• Interne back-up waarbij de veiligheidskopij op de lokale harde schijf wordt genomen;
• Externe back-up waarbij de veiligheidskopij op de CD/DVD unit of via internet op een externe locatie wordt opgeslagen, bvb. op onze servers (remote back-up)
Artikel 3: Verzekeringen en waarborgen
Care-Ace NV • Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 00 • X-0000 Xxxxxxxxx • x00 0 000 00 00 • xxxx@xxxx-xxx.xx
Page 3 of 9
CARE-ACE
3.1. De Huurder kan geen aanspraak maken op prijsvermindering of enige andere schadeloosstelling bij niet gebruik van de Software om welke reden dan ook, ondermeer in geval van schade, defect, diefstal, staking, buiten bedrijfsstelling voor onderhoud, herstelling of herinstallatie van de Software.
3.2. De Producent kan niet aansprakelijk gesteld worden voor gelijk welke schade ten gevolge van een defect aan de uitrusting, ten gevolge van een vertraging in het onderhoud van de Software of ten gevolge van de exploitatie door de Huurder. De Producent is in geen enkel geval aansprakelijk voor gelijk welke schade ontstaan door het gebruik van de uitrusting of van de met de uitrusting verbonden apparatuur.
3.3. De Huurder zal de Producent vrijwaren voor schade aan de uitrusting veroorzaakt door de hardware van de Huurder en voor kosten gemaakt door de Producent, ten gevolge van het niet of gebrekkig functioneren van deze hardware.
Artikel 4: Ontbinding van de overeenkomst
4.1. De Producent kan, onverminderd zijn andere rechten, deze overeenkomst per aangetekend schrijven ontbinden wanneer de Huurder acht dagen na schriftelijke ingebrekestelling door De Producent in gebreke blijft één of meer van zijn contractuele verplichtingen na te komen. Bij ontbinding van de overeenkomst door de Producent na een ingebrekestelling, is de Huurder bij wijze van forfaitaire schadeloosstelling een bedrag verschuldigd gelijk aan 50 % van de nog te factureren bedragen tot de einddatum van de overeenkomst, onverminderd het recht van de Producent om desgevallend bijkomende schadeloosstelling te eisen.
4.2. In geval van overmacht is de Producent gerechtigd om zonder rechterlijke tussenkomst hetzij uitvoering van de overeenkomst op te schorten voor de duur van ten hoogste 3 maanden, hetzij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat de Producent tot enige schadevergoeding gehouden zal zijn. Aan het einde van de schorsingstermijn zal de Producent naar haar keuze de uitvoering van de overeenkomst verder zetten ofwel de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden. Als overmacht zal gelden elke omstandigheid buiten toedoen van de Producent ontstaan, waardoor de normale uitvoering van de overeenkomst door de Producent wordt verhinderd of onevenredige inspanningen vergt.
Artikel 5: Overdracht van de overeenkomst.
5.1. De Producent is gerechtigd alle vorderingen en rechten op grond van deze overeenkomst alsmede de eigendom van de software, aan een derde over te geven of in pand te geven. De Huurder erkent dat deze derde in geval van overdracht alle rechten van de Producent ten opzichte van de Huurder zal kunnen uitoefenen, zodra deze van de overdracht of in pandgeving is in kennis gesteld bij aangetekend schrijven. In geval van pand op de Software wordt de Huurder aangeduid als derde pandhouder.
Artikel 6: Duur van de overeenkomst
6.1. De huurovereenkomst wordt afgesloten voor een termijn van 36 maanden en gaat in op de dag vermeld op de eerste pagina van deze overeenkomst onder de titel “Details betreffende de software”. Zij wordt bij elke vervaldag stilzwijgend verlengd voor een periode van één jaar, behoudens tussentijdse opzegging per
Care-Ace NV • Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 00 • X-0000 Xxxxxxxxx • x00 0 000 00 00 • xxxx@xxxx-xxx.xx
Page 4 of 9
CARE-ACE
aangetekend schrijven door een van beide partijen. De vooropzeg moet ten minst drie maanden bedragen, waarbij de opzegperiode ingaat op de 1e van de maand volgend op de maand van opzeg.
Artikel 7: Prijzen
7.1. Eén “Masterlicentie” voor Care-Ace Praktijk software wordt steeds aangerekend voor elke entiteit, die zorgen en of diensten verleent, ongeacht het aantal geplande bezoeken.
7.2. Een “Deellicentie” wordt aangerekend per deelentiteit (regio’s, sectors, zorgcentra, …).
7.3. Een “Verstrekkerslicentie” wordt aangerekend voor elke verstrekker van zorgen en of diensten, die haar of zijn administratie voert of laat voeren met Care-Ace Praktijk software.
500-Regel: De “Verstrekkerslicentie” voor een zorgverstrekker wordt pas aangerekend wanneer de zorgverstrekker meer dan 500 bezoeken uitgevoerd heeft.
7.4. De facturatie gebeurt voorafgaandelijk aan elk kwartaal, de gefactureerde bedragen van het vorig kwartaal worden eerst gecrediteerd om vervangen te worden door de actueel geregistreerde cijfers (zie de Statistieken bij uw account op xxxx-xxx.xx).
7.5. Prijzen inclusief BTW:
Care-Ace Software | Maandelijks |
Software | |
Care-Ace Praktijk | 65,00 € |
Deel-entiteit / Regio | 45,00 € |
Verstrekkerslicentie | 12,00 € |
Care-Ace Tablet | 18,00 € |
Care-Ace Mobile | 18,00 € |
Care-Ace Tablet & Mobile | 18,00 € |
Server | |
Remote licentie, bij gebruik van onze server | 30,00 € |
Back-up | |
Back-up op onze server (per keer) | 3,00 € |
Bijkomende diensten | Prijs |
Care-Ace Tablet installatie (éénmalig) | 96,00 € |
Antivirus (jaarlijks) | 42,35 € |
Interventies buiten contract (per uur) | 115,00 € |
Care-Ace NV • Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 00 • X-0000 Xxxxxxxxx • x00 0 000 00 00 • xxxx@xxxx-xxx.xx
Page 5 of 9
CARE-ACE
Verplaatsingen, inclusief rijtijd (per kilometer) | 0,9075 € |
Opleiding (sessies van 4 uur) | 387,20 € |
7.6. De prijzen kunnen jaarlijks geïndexeerd worden volgens volgende formule:
• P = P°x(0,8 x (S/S°)+0,2
• P = Geïndexeerde Prijs
• P° = Prijs volgens gunning
• S = Huidige Loonindex
• S° = Basisloonindex volgens bestek
Artikel 8: Facturatie & betalingsvoorwaarden
8.1. De facturatie gebeurt voorafgaandelijk bij het begin van elk kwartaal (januari voor 1e kwartaal), (april voor 2e kwartaal), (juli voor 3e kwartaal) en (oktober voor 4e kwartaal). Niet volledige kwartalen worden bij aanvang van het contract pro rata verrekend.
8.2. Bij niet-betaling van een factuur op de vervaldag 15 dagen na factuurdatum, kan op deze van rechtswege en zonder ingebrekestelling een interest aangerekend worden van 12 % per jaar.
Dit bedrag zal van rechtswege en zonder ingebrekestelling verhoogd worden met 15 % met een minimum van 50,00 €, ten titel van vaste overeengekomen schadevergoeding, onverminderd de verwijlintresten. Bovendien zal de waarborgverplichting van de Producent opgeheven zijn zolang de volledige betaling, inclusief intresten en kosten, niet voldaan werden.
Artikel 9: Prestaties
9.1. Omvang van de prestaties:
a. Wettelijke- of RIZIV- aanpassingen van programmatuur en datastructuren (bvb. Tarieven), nieuwe reglementeringen, alsook updates, kleine aanpassingen, correcties en geactualiseerde online help. Implementatie van de nieuwe privacywetgeving GDPR/AVG (General Data Protection Regulation / Algemene Verordering Gegevensbescherming de nieuwe Europese verordening, beoogt de GDPR/AVG compliance van de software.
b. De Producent verzekert de correcte werking van de verhuurde Software. Nieuwe versies kunnen aanleiding geven tot bijkomende opleidingen, die door de Producent tegen betaling georganiseerd worden. De basis opleiding omvat minimum 2 uur tot 4 uur per installatie.
c. Interventies ingeval van defect of storing in de werking van Software worden verzorgd door de Producent (1e lijn ondersteuning), telefonisch, remote of ter plekke op locatie van de Huurder.
d. Interventieregeling gestipuleerd in artikel: 10. Interventies met in acht name van de uitsluitingen vermeld in 9.2.
e. De aanpassingen van de gegevensstructuren worden automatisch verzorgd, bij installatie van een nieuwe Software-release. De bestaande gegevens worden steeds behouden en geïntegreerd in de nieuwe structuur en staan zodoende ter beschikking van de Huurder.
f. De Huurders van Care-Ace Remote oplossing krijgen extra de volgende zekerheden:
Care-Ace NV • Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 00 • X-0000 Xxxxxxxxx • x00 0 000 00 00 • xxxx@xxxx-xxx.xx
Page 6 of 9
CARE-ACE
i. Ze worden opgenomen in een dagelijkse back-up procedure en worden gevrijwaard van virussen;
ii. Door een eenvoudige vraag en na voldoening van hun plichten, kan de Huurder beschikken over zijn persoonlijke data van de praktijk (patiëntendossiers en aanverwante), dit in de vorm zoals op de server werd opgeslagen en neergeschreven op een externe drager;
iii. De veiligheidskopijen van Care-Ace Remote worden in 2 datacenters weggeschreven
9.2. Uitsluitingen:
a. Interventies van welke aard ook, buiten de normale openingsuren van de technische dienst van de Producent (maandag tot en met vrijdag van 8.30 tot 17.30 uur).
b. Toeleveringen van verbruiksmaterialen, zoals diskettes, linten, toner e.d. Het verplaatsen of transporteren van de apparatuur.
c. Van buitenuit komende oorzaken, vallend binnen de risicosfeer van de Huurder zoals statische ladingen, virusaanvallen, enz.
d. Xxxxx, braak, waterschade, sabotage, onweer en de gevolgen hiervan als mede van alle andere overmachtsituaties.
e. Ondeskundige en/of onbevoegde bediening van de apparatuur, alsook het gevolg van het inbrengen en of gebruiken van ongeschikte onderdelen, onderhouds- en/of verbruiksmiddelen, ingrepen of wijzigingen niet verricht of aangebracht door de Producent.
f. Telefoon-, modem- of andere communicatiekosten.
g. Upgrades van toepassingssoftware, systeemsoftware en/of software van derden.
h. Onderhoud en bijstand met betrekking tot de systeemsoftware, indien de Huurder of zijn aangestelde niet zouden beschikken over de nodige systeemkennis om een correct gebruik te verzorgen; idem wat betreft de bijstand voor software van derden.
i. Aanpassingen, wijzigingen en/of rechtzetting van fouten betreffende software waarvoor de Producent enkel optreedt als doorverkoper, zoals communicatiesoftware, tekstverwerking, systeemsoftware, virusbescherming, enz…
j. Verplaatsingen
Artikel 10: Interventies
10.1. De maximale respons-tijd tussen een telefonische, fax, of email melding en de aanvang van de telefonische interventie bedraagt 4 werkuren. Een melding en/of vraag tot interventie moet alle relevante informatie bevatten zodat de Producent een simulatie kan uitvoeren.
10.2. Wanneer na de telefonische interventie een tele-verbinding aangewezen is, zal de Huurder, of de Producent, in staat stellen dit te doen, op een af te spreken tijdstip.
10.3. Indien na de tele-interventie alsnog een interventie bij de Huurder ter plaatse noodzakelijk is, dan wordt deze gepland binnen de 24 uren en binnen de drie dagen uitgevoerd.
10.4. De Huurder wordt in de mate van het mogelijke geïnformeerd over de duur van de interventies en de implicaties qua mogelijkheid tot werken. Indien het onmogelijk is te werken tijdens de interventies en/of
Care-Ace NV • Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 00 • X-0000 Xxxxxxxxx • x00 0 000 00 00 • xxxx@xxxx-xxx.xx
Page 7 of 9
CARE-ACE
onderhoudswerkzaamheden, dan is het de Huurder vrij deze interventie tegen meerprijs te laten uitvoeren, buiten de normale werkuren.
10.5. De produce zal ten alle tijden, in de mate van het mogelijke, de nodige middelen inzetten om Care-Ace in samenwerking met de Huurder, naar behoren te laten functioneren.
Artikel 11: Veiligheidskopie van de gegevens
11.1. Er zijn meerdere wijze om een veiligheidskopie te nemen. Dit wordt uitvoerig beschreven in het document Handleiding Care-Ace (vanaf versie 2.7). Zie paragrafen:
1. Inleiding
2. Aanmeldprocedure
3. Hoofdmenu > Configuratie (Automatische lokale dag Backup)
4. Hoofdmenu > Systeembeheer > Toegang Back-up
11.2. De Huurder is steeds verantwoordelijk voor zijn back-up, deze kan bekomen worden via de bovenvermelde procedures (4), of via een externe kopij door middel van de systeemsoftware van de computer (zie ook de handleiding).
Artikel 12: Minimale technische vereisten
12.1. Personal Computer:
• Processor: Intel Core i3 of hoger
• Centraal geheugen: Windows 10 => 8 GB (voorkeur)
• Harde schijf: minimum 250 GB opgedeeld in minstens 2 partities:
• C => voor Operating system en andere software
• D => voor Care-Ace data (5 GB)
• Minimum schermresolutie: 1024x768 pixels
• Klavier en muis
• Breedband internetverbinding
• Doorlopend geactualiseerde en gelicentieerde antivirussoftware (bij voorkeur Bitdefender)
• eID-kaartlezer
Care-Ace NV • Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 00 • X-0000 Xxxxxxxxx • x00 0 000 00 00 • xxxx@xxxx-xxx.xx
Page 8 of 9
CARE-ACE
Artikel 13: Geschreven vorm, invaliditeit, plaats van rechtspraak
13.1. Alle aanvullingen of wijzigingen van deze overeenkomst dienen schriftelijk te gebeuren.
13.2. De rechtsongeldigheid van individuele clausules uit deze overeenkomst beïnvloedt de geldigheid van de overige clausules niet. In het geval van rechtsongeldige clausules zijn die rechtsgeldige clausules, die het gewenste economische doel het dichtst benaderen, effectief geldig. Hetzelfde geldt voor eventuele hiaten binnen deze overeenkomst.
13.3. Alle partijen erkennen uitdrukkelijk de bevoegdheid van de Rechtbanken te Antwerpen en of van het Vredegerecht te Antwerpen, om kennis te nemen van alle geschillen, die verband houden met de uitvoering van onderhavige overeenkomst.
Aldus opgemaakt te Antwerpen op
Één exemplaar per partij, waarvan elke partij verklaart er één ontvangen te hebben. Voor de
Huurder
Naam: Functie: Firmastempel: Handtekening:
Producent
Xxxxxxxxx Xxxxxxxx
CEO
Care-Ace NV
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxxxxxxx
Care-Ace NV • Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 00 • X-0000 Xxxxxxxxx • x00 0 000 00 00 • xxxx@xxxx-xxx.xx
Page 9 of 9