ORGANISATIEOVEREENKOMST 2020

BELGISCH KAMPIOENSCHAP TRAIL

ORGANISATIEOVEREENKOMST 2020

Onder voorbehoud van het integraal respecteren van de rechten en plichten vermeld in huidige overeenkomst.

De Koninklijke Belgische Atletiekbond, vzw, hierna genoemd als “KBAB”, eigenaar van de benaming “Belgisch Kampioenschap”,

verleent aan de vereniging …………………., hierna organisator genoemd, die tijdig haar kandidatuur heeft gesteld bij de VAL, kandidatuur die werd weerhouden, het recht het BELGISCH KAMPIOENSCHAP TRAIL, hierna genoemd « kampioenschap » te organiseren op …………………..

1. RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE KBAB

1.1. De KBAB zal in overleg met de organisator afspraken maken omtrent sponsoring en publiciteit, en dat in de ruimste zin. De KBAB duidt in overleg de plaats van de publiciteit op de omloop aan. (Nader bepaald start, aankomst en op het parcours)

1.2. De KBAB zal samen met de organisator bepalen welke sponsors vermeld worden op alle drukwerk en uitnodigingen in verband met dit kampioenschap.

1.3. De KBAB vertrouwt de organisatie toe aan een vereniging of een associatie van verenigingen, na opvraging van kandidaturen.

1.4. De KBAB vertrouwt de samenstelling van de jury toe aan de nationale commissie voor juryleden. Deze zal bij de samenstelling rekening houden met de sportieve en financiële aspecten. (1 hoofdscheidsrechter, 1 starter en 2 aankomstrechters)

1.5. De KBAB stelt het organisatiecomité samen, dat omvat :

- een meetingleider

- een verantwoordelijke voor het protocol (één van de voorzitters of hun vertegenwoordiger)

- een tweetalige speaker(of 1 Nederlandstalige en 1 Franstalige)(*)

(*) in akkoord met de KBAB kan deze taak worden ingevuld door leden van de organiserende vereniging;

1.6. De KBAB voorziet in medailles voor de atleten op het podium.

2. RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE ORGANISERENDE VERENIGING

2.1. Algemeenheden (te bevestigen in de kandidaatstelling)

2.1.1. Afstanden van de trail

+ trail: ≥42 Km en < 80 Km : de verharde weg is < dan 15% van de totale afstand

+ Ultratrail: ≥ 80 Km: de verharde weg is < dan 15% van de totale afstand

2.2.2 De omloop is vastgelegd volgens de reglementering van de KBAB en de IAAF, en specifiek volgens de regelgeving van trails.

2.1.3. Elektronische tijdopname met chips en visualisatie met tijdsklok (minimum aan aankomst)

2.1.4. Kleedkamers in onmiddellijke omgeving met sanitaire installatie (WC en stortbaden), in verhouding met het aantal deelnemers.

2.1.5. Afzonderlijk ruim lokaal voor het secretariaat met tafels en stoelen, stopcontacten en alle nodige materiaal (PC, kopieermachine) noodzakelijk voor wedstrijdadministratie en resultatenverwerking.

2.1.6. Degelijke geluidsinstallatie, duidelijk hoorbaar in de startzone en de aankomstzone.

2.1.7. Lokaal of overdekte ruimte voor de inschrijvingen.

2.1.8. Gereserveerde parking voor VIP, jury en organisatiecommissie

2.1.9. Voldoende parking nabij de vertrek-en /of aankomstplaats

2.1.10. Bewegwijzering naar de inschrijvingen.

2.2. Sponsoring

2.2.1. De spandoeken van de KBAB sponsors dienen opgehaald en teruggebracht te worden door de organisator op de bondszetel. De teruggave dient binnen de 48 uur te gebeuren na het kampioenschap. De organisator mag in overleg met de KBAB zijn sponsors aanbrengen.

2.2.2. De organisator plaatst de spandoeken volgens de richtlijnen van de KBAB (cfr.1.1)

2.2.3. De lokale sponsors mogen in geen geval in concurrentie komen met deze van de KBAB. Zij moeten voor akkoord worden voorgelegd aan de KBAB, uiterlijk 2 maanden voor het kampioenschap.

2.2.4. De logo’s van de KBAB sponsors moeten voorkomen op alle drukwerk i.v.m. het kampioenschap.

2.3. Technische bepalingen

2.3.1 De Kampioenschappen trail zijn loopwedstrijden, georganiseerd op straat, paden en gelocaliseerde boswegen.

2.3.2 De organisator dient de nodige vergunningen te bekomen voor de toegang tot plaats van competitie (gemeentelijk, provinciaal, regionaal of privé). Hij neemt ook alle maatregelen omtrent respect voor het milieu.

2.3.3 Het parcours is aangeduid met pijlen op de grond en/of andere aanduidingen. De ruimte tussen de aanduidingen is bepaald in functie van de topografie van het terrein. Alle aanduidingen voor het parcours dienen na het evenement worden verwijderd.

2.3.4 De deelnemers dienen gedeeltelijk zelf te voorzien in hun bevoorrading. De organisator voorziet 3 of 4 bevoorradingsposten en een hulppost (om en bij elke 15 Km). Deze posten moeten bereikbaar zijn voor een vierwielig voertuig (in geval van een ongeval). De oversteken van de erkende verkeerswegen dienen beveiligde te worden door een seingever. Voor de meer geïsoleerde wegen kan gebruik gemaakt worden van verkeersborden

(omgekeerde driehoek met onderbord ‘opgelet wedstrijd’ mits akkoord van de wedstrijdleider.)

2.3.5 Iedere deelnemer moet over een mobiele telefoon beschikken. De organisator deelt een noodnummer mee in geval van ongeval. Bij opgave of blessure is de deelnemer verplicht de organisator te verwittigen.

2.3.6 Tijdslimieten dienen voorzien te worden bij de passage aan de verschillende controleposten. Deze limieten kunnen eventueel verlengd worden door de organisator indien hij het nodig acht. De deelnemers buiten tijd, die het parcours wensen verder te zetten, doen dit op eigen verantwoordelijkheid. De bevoorradingen zullen dan niet meer verzekerd zijn.

2.3.7 De organisator dient contacten te leggen met de verschillende hulp- en veiligheidsdiensten van de streek (ziekenhuis, ziekenwagen, brandweer, politie) en ze inlichten over de datum van de trail.

2.4. Deelnemers

2.4.1 De wedstrijd staat open voor iedereen. Het Kampioenschap staat open voor alle aangesloten leden van de VAL en LBFA, die een vergunning hebben van het lopende jaar. De deelnemers moeten minimum 18 jaar oud zijn. Enkel deze atleten komen in aanmerking voor de klassering bij het Belgisch Kampioenschap.

2.4.2 Bevoorrading buiten de voorziene posten door de organisatie is niet toegelaten. Het niet naleven van deze regel, leidt tot diskwalificatie van de atleet.

2.4.3 Elke loper die vuil achterlaat op het parcours wordt gediskwalificeerd.

2.4.4 Als de organisatie loopstokken toelaat, mogen deze niet gebruikt worden tijdens de eerste 2 kilometer van de trail.

2.4.5 Voor elk Kampioenschap is er een klassement voor dames en heren en voor masters dames en heren.

2.4.6 Elke deelnemer moet eerlijk zijn kansen verdedigen. Het niet-naleven van deze regel kan leiden tot de diskwalificatie van de deelnemer.

2.5. Beschikkingen betreffende het kampioenschap

2.5.1. De organisator stelt de avond voor of de morgen van het Kampioenschap het nodige personeel ter beschikking van de meetingleider voor plaatsing van de publiciteit.

2.5.2. De organisator voorziet een neutrale zone waar het podium wordt geïnstalleerd.

2.5.3. De organisator voorziet een verantwoordelijke voor de podiumceremonies.

2.5.4. De organisator voorziet een lokaal voor dopingcontrole, met min.2 wc ‘s, stoelen en tafel alsook een afzonderlijke wachtkamer voor minstens 4 personen. Hij zorgt voor voldoende fris water in ongeopende flessen.

2.5.5. De organisator dient de auteursrechten en alle andere taksen te hebben voldaan.

2.5.6. De organisator duidt duidelijk aan waar de aanmelding en de inschrijvingen gebeuren.

2.5.7. De organisator bezorgt aan de meetingleider en hoofdscheidsrechter minimum 3 consumptiebonnen, koffie en een lunchpakket bestemd voor de aangeduide juryleden en leden van het organisatiecomité.

2.5.8. De organisator zorgt ervoor dat de resultaten zo vlug mogelijk, en uiterlijk binnen de 24 uur op zijn website verschijnen. Hij zal ze tezelfdertijd per mail aan de VAL en de LBFA verzenden , en verspreidt ze tevens naar de persagentschappen. De resultaten zullen verplicht de volgende gegevens bevatten:

- Rangschikking;

- Naam en voornaam (in deze volgorde);

- Officiële tijd;

- VAL/LBFA-borstnummer;

- Club (officiële afkorting);

- Geboortedatum;

- Leeftijdscategorie (volgens KBAB officiële indeling).

2.5.9 De organisator dient voor aanvang van de trail alle specifieke regelgeving van de competitie en de veiligheidsvoorschriften te briefen aan de deelnemers.

3. FINANCIELE BEPALINGEN

3.1. De KBAB neemt ten laste:

- de kostprijs van de medailles

- de kosten van de door haar geëiste dopingcontroles

3.2. De atleten aangesloten bij de VAL en de LBFA genieten van een verminderde inschrijvingsprijs. Dit inschrijfgeld bedraagt maximaal €10 voor een trail en €20 voor een ultra-trail.

3.3. Alle inkomsten zijn voor de organisator

3.4. De organisator neemt alle kosten voor het organiseren van het evenement, zoals de kosten van de jury en organisatiecommissie, ter plaatse betaalbaar, alsook alle installatiekosten, het ophalen en terugbrengen op de KBAB van de publiciteitsspandoeken enz.

4. SLOTBEPALINGEN

4.1. Bij het indienen van het dossier moet de kandidaat-organisator zich akkoord verklaren met alle bepalingen die in huidige overeenkomst staan vermeld.

4.2. De KBAB behoudt zich het recht voor om, uiterlijk 2 maand voor datum, zich ter plaatse te begeven om na te gaan of alle voorwaarden vervat in punt 2.1. van de huidige overeenkomst zijn vervuld. Indien niet kan zij, in voorkomend geval, de organisatie van het kampioenschap aan de organisator ontnemen.

4.3. De KBAB behoudt zich het recht voor alle kosten te verhalen op de organisator die kunnen voortvloeien uit een overtreding van de overeenkomst door de organisatie.

4.4. Bij vaststelling van een overtreding op huidige overeenkomst, kan de overeenkomst éénzijdig, en ten allen tijde, verbroken worden door de KBAB.

4.5. Alle in deze overeenkomst niet voorziene gevallen zullen door de KBAB worden beslecht. Deze beslissingen zijn onherroepelijk.

Huidige overeenkomst werd opgesteld in evenveel exemplaren als er partijen zijn, elk van hen verklaart in het bezit te zijn gesteld van zijn exemplaar na het te hebben ondertekend en er de handgeschreven vermelding “gelezen en goedgekeurd” te hebben op aangebracht.

0000 Xxxxxxx, op

Voor de organisator Voor de KBAB

(2 gemachtigde personen, waaronder de secretaris of de voorzitter)