Beschrijvend document voor de aanbesteding volgens de Meervoudig Onderhandse Procedure voor Website Dronten.nl

Het voor u liggende document bevat informatie over de aanbesteding volgens de meervoudig onderhandse procedure voor de website xxxxxxx.xx ten behoeve van gemeente Dronten. U bent uitgenodigd om op basis van dit document een inschrijving in te dienen.

Meer informatie over digitaal inschrijven via NegometrixPortal vindt u op xxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx/xx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxx.

De opbouw van dit Aanbestedingsdocument is als volgt:

Begrippenlijst
Hoofdstuk 1: Beschrijving van de organisatie en van de aan te besteden opdracht
Hoofdstuk 2: Procedurele bepalingen en voorschriften van de aanbesteding
Hoofdstuk 3: Gunningscriterium ten aanzien van de inschrijving
Bijlagen waarnaar in dit aanbestedingsdocument wordt verwezen.

Begrippenlijst

Aanbestedende Dienst	:	Gemeente Dronten.
Aanbestedingsdocumenten	:	Alle documenten die horen bij deze aanbestedingsprocedure.
Bijlagen	:	Aanhangsels van het beschrijvend document die integraal onderdeel uitmaken van de aanvraag en de Aanbestedingsstukken.
Combinatie	:	Samenwerkingsverband van ondernemers gevormd met het doel om de in deze aanbesteding gevraagde leveringen te leveren. Een Combinatie dient één gezamenlijke Inschrijving in.
Geschiktheidseis	:	Een eis waaraan een Inschrijver dient te voldoen om voor gunning in aanmerking te komen.
Gunningscriteria	:	De criteria waarop de ingezonden Inschrijvingen worden beoordeeld en waar een score behaald kan worden.
Inschrijver	:	De ondernemer (een natuurlijke persoon of rechtspersoon) die een Inschrijving heeft ingediend dan wel voornemens is een Inschrijving in te dienen bij de Aanbestedende dienst in het kader van deze aanbesteding.
Inschrijving	:	Een door Inschrijver ingediende aanbieding op dit door de Aanbestedende Dienst gepubliceerde beschrijvend document.
Inschrijfsom	:	Het bedrag dat berekend wordt middels de door Inschrijver ingevulde Prijzenblad (Bijlage 4)
Nota van Inlichtingen (NvI)	:	Een document waarop de door de Inschrijvers gestelde vragen geanonimiseerd zijn opgenomen, inclusief de door de Aanbestedende Dienst gegeven antwoorden. Een gepubliceerde Nota van Inlichtingen maakt onderdeel uit van het Aanbestedingsdocument.
Opdrachtgever	:	Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Dronten.
Opdrachtnemer	:	De Inschrijver met wie Opdrachtgever een Overeenkomst gaat sluiten.
Onderaannemer	:	Een ondernemer die door de Inschrijver wordt ingezet bij de levering van producten en/of de uitvoering van werkzaamheden zoals beschreven in dit beschrijvend document. Elke ondernemer die als onderaannemer ingezet wordt dient te voldoen aan de eisen die in deze aanvraag gesteld worden.
Overeenkomst	:	De schriftelijke overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarin gedurende een bepaalde periode de randvoorwaarden voor het afsluiten van Nadere overeenkomsten zijn vastgelegd en omvat alle documenten zoals genoemd in artikel 1.2 van de overeenkomst.
Programma van Eisen	:	Het Programma van Eisen (Bijlage 5) dat integraal onderdeel uitmaakt van het beschrijvend document en de Aanbestedingsdocumenten.

Hoofdstuk 1: Inleiding

1.1 Beschrijving organisatie

Na de drooglegging, werd Dronten in 1972 een gemeente. De gemeente Dronten ligt in de provincie Flevoland en is in oppervlakte één van de grootste gemeenten van Nederland. De gemeente bestaat uit drie woonkernen, namelijk Biddinghuizen, Dronten en Swifterbant. In deze drie dorpen wonen in totaal meer dan 40.000 mensen. Met een oppervlakte van ruim 42.000 ha biedt de gemeente Dronten volop ruimte om te wonen, te werken, te studeren en te recreëren. De gemeente Dronten ligt midden in Flevoland en is omgeven door vijf grote randmeren. Steden als Zwolle, Amersfoort, Utrecht en Amsterdam zijn binnen een uur te bereiken. De gemeente Dronten onderscheidt zich in Flevoland door rust, ruimte en veel groen. De woonkernen liggen midden in een landelijk gebied met gevarieerde recreatieve voorzieningen, meren en bossen. Met ongeveer 365 medewerkers (323 fte) vervult de gemeente Dronten haar gemeentelijke taken. Voor verdere informatie verwijzen wij u naar onze website xxx.xxxxxxx.xx.

De aanbesteding wordt uitgevoerd door gemeente Dronten namens <afdeling & domein>. Deze aanbesteding wordt begeleid door de inkoopafdeling van gemeente Dronten.

Dronten op Koers
Binnen de gemeente werken wij vanuit de 4 V’s: Vertrouwen, Verbinding, Vakmanschap en Vernieuwingskracht.

D ronten op Koers is de vlag van de organisatieontwikkeling. We hebben ambitie, we willen Op Koers komen en blijven. Daarvoor blijven wij ons ontwikkelen, net zoals de samenleving van de gemeente Dronten ook in ontwikkeling is en blijft. Wij zijn er voor de klant, zonder hen bestaan wij niet. Samen gaan we de uitdaging aan, gaan we ontwikkelen door te doen!

Hoe willen we als organisatie zijn?

Wij werken vanuit ons hart voor de gemeente Dronten. Als dienstverlenende organisatie zetten wij onze professionaliteit in vanuit de betrokkenheid op gemeente Dronten. Vanuit wensen en belang van gemeente Dronten benutten wij mogelijkheden en ontwikkelen wij ons mee met gemeente Dronten.

Dit betekent:

Wij zijn een dienstverlenende en faciliterende organisatie
Wij nemen verantwoordelijkheid, zijn betrouwbaar en zijn daarop aanspreekbaar
Wij zijn open en transparant
Wij geven de professional de ruimte
Wij werken samen en integraal
Wij kennen onze klanten en elkaar
Wij zijn een lerende organisatie, want we blijven ons ontwikkelen.

Bovenstaande is uitgewerkt in houding en gedrag wat wij laten zien aan elkaar, de 4 V’s (Vakmanschap, Vertrouwen, Verbinding en Vernieuwingskracht).

Bron: xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxx/!xxxxx00.xxxxxx0000?xXxxx0000&xXxxx00xxxx00xx

1.2 Aanleiding en doel van deze aanbesteding

In Nederland willen we dat openbare voorzieningen toegankelijk zijn voor iedereen. Niet alleen gebouwen en het openbaar vervoer, maar ook de overheidswebsites. Daarom is digitale toegankelijkheid (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/) belangrijk en verplicht voor alle overheidsinstanties.
Deze verplichting geldt vanaf 23 september 2020 voor alle overheidswebsites.
Xxxxxxx.xx voldoet niet aan de toegankelijkheidseisen.

Na de zomer van 2020 wordt het wetsvoorstel Wet Openbare Overheid (WOO) behandeld. De wet is bedoeld om overheden en semi-overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. (Vervanging van de Wob). Als het wetsvoorstel wordt aangenomen zal de WOO waarschijnlijk in 2022 in werking treden. Dit heeft invloed op het geven en vinden van informatie op de website.

Uit het behoefte onderzoek van september 2019 is gebleken dat 11% van de inwoners de website als voorkeurskanaal heeft voor een algemene vraag of verzoek.
Dit is in vergelijking met andere gemeenten geen laag percentage. Wel zou een hoger percentage zorgen voor een kosten besparing.
Op een goede website, is de informatie snel en 24/7 te vinden. Het zal onnodige (dure) e-mail en telefonie reduceren.

Daarnaast is de website een onderdeel van het zaaksysteem. Deze is opnieuw aanbesteed en dit moet ook voor de site gebeuren. Dit biedt kansen op het gebied van de techniek, de wensen en de eisen rondom toegankelijkheid en de wens om de dienstverlening op onze website door te ontwikkelen.

Doel: het contracteren van 1 partij voor een totaaloplossing website met koppelingen met het huidige DMS

1.3 Beschrijving en omvang van de opdracht

Deze opdracht bestaat uit het vernieuwen van het Content Management Systeem (CMS) voor de gemeentelijke website Xxxxxxx.xx. Hiermee kan de gemeentelijke website worden beheerd door medewerkers van de gemeente Dronten. Deze uitvraag is voor de oplevering van 1 CMS.

Voor de specificaties van het product hebben wij een programma van eisen (PvE) opgesteld. Hierin is onderscheidt gemaakt tussen de must haves, should haves en could haves.

Een en ander geheel conform het programma van eisen.

1.4 Buiten de scope van de opdracht

De nieuwe gemeentewebsite betreft niet de site van de raad
In het project nemen we niet de site mee van de raad (xxxxx://xxx0.xxxxx.xx/Xxxxxxx). De link/verwijzing er naar toe wordt natuurlijk wel meegenomen op de nieuwe site.

Overige websites
Overige websites, waaronder Drontenwijzer, xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx en xxxxxxxxxxx.xx worden niet meegenomen binnen dit project. Wel wordt er gekeken of we het aantal websites kunnen verminderen. Een aantal websites zijn namelijk ontstaan door de beperkingen van het huidige systeem. Deze zouden uiteindelijk opgenomen kunnen worden in het nieuwe xxxxxxx.xx.
Dit bespaart kosten en zorgt voor meer duidelijk en minder klikken voor de bezoeker.

1.5 Percelen

De opdracht is niet verdeeld in percelen vanwege de geïntegreerde aard van de dienstverlening en de daarbij betrokken interne en externe partijen. Gemeente Dronten beoogt een eenduidig proces te handhaven waarbij er slechts één aanspreekpunt is voor de gevraagde dienstverlening.

1.6 Looptijd van de overeenkomst

De beoogde ingangsdatum van de Overeenkomst is 01-02-2021. Hiertoe wenst gemeente Dronten een Overeenkomst te sluiten voor een initiële periode van twee (2) jaar met de mogelijkheid om deze twee (2) maal met 1 jaar te verlengen. Een eventuele eenzijdige verlenging zal worden gesloten onder gelijkblijvende voorwaarden.

1.7 Opdrachtwaarde

Gemeente Dronten heeft een budget beschikbaar gesteld van maximaal €100.000 euro exclusief BTW voor een periode van vier (4) jaar.

Hoofdstuk 2: Procedurele bepalingen en voorschriften van de aanbesteding

2.1 Algemene bepalingen

Deze aanbesteding vindt plaats conform de gewijzigde Aanbestedingswet 2012. In dit geval is gekozen voor de “meervoudig onderhandse procedure”.
Inschrijver dient tijdens de aanbestedingsprocedure in de mondelinge en schriftelijk communicatie met de Aanbestedende Dienst uitsluitend de Nederlandse taal te gebruiken.
Geen van de bijlagen mag, behoudens de invulvelden, gewijzigd worden. De gevraagde documenten dienen duidelijk en volledig ingevuld te worden. Dit mag met de pen. Daarna dienen deze stukken als

Pdf-bestand geüpload te worden in NegometrixPortal.

De Aanbestedende Dienst vergoedt geen kosten voor het opstellen en uitbrengen van een Inschrijving, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen.
Eventuele kosten en/of schade welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze aanbesteding (aan Inschrijver) zijn voor risico van de Inschrijver.
De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om tot het moment van ondertekening van de beoogde overeenkomst de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding.

2.1.1 NegometrixPortal

De aanbestedingsprocedure verloopt via NegometrixPortal. In het geval van verschillen tussen de informatie uit het systeem NegometrixPortal en dit beschrijvend document, prevaleert de tekst in dit document.

Voor vragen die uitsluitend gerelateerd zijn aan de functionaliteit of techniek van NegometrixPortal, kunt u contact opnemen met de servicedesk van NegometrixPortal. Dit kan telefonisch door te bellen naar het nummer 088 463 0300 of door een e-mail te sturen naar xxxxxxx@XxxxxxxxxxXxxxxx.xxx. De Aanbestedende Dienst zal deze vragen en antwoorden niet opnemen en beantwoorden in de Nota van Inlichtingen.

2.1.2 Aandachtspunten

Van de Inschrijver wordt een proactieve houding verwacht. Dit betekent dat:

Indien enig door de Aanbestedende Dienst verstrekt document volgens Inschrijver tegenstrijdigheden, onjuistheden of onduidelijkheden bevat, de Inschrijver dit bij de vragenronde kenbaar dient te maken. Indien de Inschrijver dit nalaat, heeft dit consequenties (het verspelen van eventuele rechten) voor eventuele aanspraken achteraf.
Indien de Inschrijver van mening is dat er voor onderdelen in dit beschrijvend document verbeteringen en/of alternatieven mogelijk zijn, dan is het van belang dat de Inschrijver dit bij de vragenronde aan de orde stelt. De Aanbestedende Dienst zal vervolgens bepalen of deze verbeteringen/ alternatieven acceptabel zijn.

De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor alle verstrekte gegevens op juistheid te controleren. Uitdrukkelijk wordt gemeld dat het bewust verstrekken van onjuiste gegevens en het bewust niet of niet volledig verstrekken van gevraagde gegevens kan leiden tot uitsluiting van de aanbesteding.

2.1.3 Planning

Met betrekking tot deze aanbesteding geldt het navolgende tijdschema:

Datum en tijd:	Actie(s):
9 november 2020	Verzenden publicatie, start inschrijvingstermijn
18 november 2020 voor 12.00 uur	Sluiting vragenronde: uiterste moment voor het stellen van vragen over dit aanbestedingsdocument en de bijlagen en voor het doen van tekstvoorstellen op de concept Overeenkomst (inclusief voorwaarden)
25 november 2020	Uiterlijke publicatiedatum van Nota van Xxxxxxxxxxxx
9 december 2020 voor 12.00 uur	Uiterste datum en tijdstip van indienen van inschrijvingen
17 december 2020 9.00 – 16.00 uur	Presentaties Plan van Xxxxxx
18 december 2020	Verzenden mededeling voorgenomen gunningsbeslissing
7 januari 2021	Uiterste datum voor het door de voorlopig gegunde Inschrijver aanleveren van de door de Aanbestedende Dienst gevraagde bewijsmiddelen
7 januari 2021	Einde bezwaartermijn en daarmee de uiterste datum voor het stellen van vragen en/of het vragen om een voorlopige voorziening inzake de mededeling gunningsbeslissing
10 januari 2021	Verzenden mededeling definitieve gunning
1 februari 2021	Ingangsdatum Overeenkomst

Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor, indien omstandigheden daartoe aanleiding geven, de in het schema genoemde termijnen te wijzigen. Aanbestedende Dienst maakt in dat geval de nieuwe termijnen tijdig schriftelijk kenbaar aan alle (potentiële) inschrijvers.

2.2 Inschrijfvoorwaarden

Inschrijvingen welke niet voldoen aan het gestelde in het Programma van Eisen met inachtneming van de eventuele Nota(‘s) van Inlichtingen worden terzijde gelegd;
Inschrijven onder voorwaarden is niet toegestaan, dit leidt tot het terzijde leggen van de inschrijving
Varianten zijn niet toegestaan.
Een natuurlijk persoon, rechtspersoon en/of vennootschap kan slechts éénmaal (hetzij individueel, hetzij in combinatie met andere natuurlijke personen, rechtspersonen en/of vennootschappen) een Inschrijving indienen.
Van een concern mogen slechts meerdere ondernemingen zich inschrijven, indien zij ieder de inschrijving zelfstandig en onafhankelijk van de andere Inschrijvers (waaronder de Inschrijvers die deel uitmaken van hetzelfde concern) hebben opgesteld, daarbij de eerlijke mededinging volledig hebben geëerbiedigd en de vertrouwelijkheid hierbij in acht hebben genomen.
Inschrijven als samenwerkingsverband (combinatie) is toegestaan waarbij elke deelnemer aan het samenwerkingsverband ieder voor zich en gezamenlijk hoofdelijk aansprakelijk is voor de gestanddoening van de verplichtingen die voortvloeien uit de Inschrijving alsmede de eventuele uitvoering van de overeenkomst.
Inschrijver dient zijn ingediende Inschrijving minimaal drie maanden vanaf de opening van de Inschrijving gestand te doen. In geval tegen de mededeling van de gunningsbeslissing bij de daartoe bevoegde rechter te Den Haag een voorlopige voorziening is gevraagd, dienen de Inschrijvers hun Inschrijving in ieder geval gestand te doen tot vier weken na uitspraak van de voorzieningenrechter in eerste instantie.
Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om in geval van contractuele problemen die ontbinding van de overeenkomst tot gevolg hebben met de partij waarmee de Opdrachtgever een overeenkomst sluit naar aanleiding van deze aanbesteding, alsnog te gunnen aan de opvolgende Inschrijver indien deze Inschrijver bereid is zijn inschrijving gestand te doen. Deze bepaling kan slechts binnen een redelijke termijn na het sluiten van de overeenkomst ingeroepen worden.

Door het indienen van een Inschrijving verklaart de Inschrijver zich akkoord met deze bepalingen en voorschriften en alle overige in dit beschrijvend document genoemde voorwaarden.

2.3 Inlichtingen

De Aanbestedende Dienst heeft tijdens de inschrijvingstermijn één vragenronde voorzien. Uw vragen/ opmerkingen naar aanleiding van dit beschrijvend document kunt u tot het moment van sluiting van de vragenronde stellen. Voor het stellen van vragen/ indienen van opmerkingen dient gebruik te worden gemaakt van de ‘Vragen en Mededelingen’ functie van NegometrixPortal.

De Aanbestedende Dienst zal alle gestelde vragen (mits tijdig ingediend), inclusief de bijbehorende antwoorden, geanonimiseerd opnemen in een Nota van Inlichtingen, die vervolgens op NegometrixPortal gepubliceerd wordt. De Nota van Inlichtingen maakt integraal onderdeel uit van dit beschrijvend document. De Aanbestedende Dienst gaat ervan uit dat met betrekking tot de onderdelen waarover geen vragen zijn gesteld geen onduidelijkheden bestaan.

2.4 Klachtenregeling

Gemeente Dronten conformeert zich aan het advies Klachtafhandeling bij aanbesteden. Het indienen van klachten over de aanbesteding kan bij de klachtencoördinator van gemeente Dronten op: xxxxxx@xxxxxxx.xx.

De klachtencoördinator behandelt de klachten over deze aanbestedingsprocedure door waar nodig de stukken op te vragen, met de betreffende inkoopadviseur te overleggen over de klacht, indien passend geacht maatregelen te nemen en een antwoord op te stellen.

Aanbestedende Dienst zal, zodra de klacht is beoordeeld, zo snel mogelijk en op passende wijze aan de klagende partij laten weten wat zij beslist heeft (de klacht is terecht, de klacht is niet terecht of de klacht is slechts gedeeltelijk terecht) en wat zij met de klacht gaat doen.

Een ingediende klacht heeft geen opschortende werking op de aanbestedingsprocedure.

Verder geldt dat ieder geschil over deze aanbesteding kan worden voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx) en/of aan de daartoe bevoegde rechter te Den Haag. Uitsluitend het Nederlandse recht is van toepassing.

2.6 Indienen van de inschrijving

De sluitingsdatum voor het indienen van de aanbestedingsstukken (de Inschrijving) is gesteld op de datum genoemd in de planning in paragraaf 2.1.3. Na de sluitingstermijn is het technisch gezien niet meer mogelijk om een Inschrijving in te dienen. Er wordt dringend geadviseerd om tijdig te starten met het uploaden van de vereiste documenten en indienen van een Inschrijving.

Uitsluitend digitale Inschrijvingen die vóór de uiterste inschrijvingstermijn zijn ingediend in de digitale ‘kluis’ van de betreffende aanbesteding op NegometrixPortal, worden door de aanbestedende dienst verder in behandeling genomen. Overige inschrijvingen worden terzijde gelegd en van de beoordeling van de inschrijvingen uitgesloten. Inschrijvingen mogen dus ook niet per fax, e-mail of in hard-copy worden ingediend.

Het risico van te late indiening van de Inschrijving en/of indiening van een onvolledige Inschrijving ligt bij Inschrijver. De aftellende digitale klok en de sluitingstijd voor indienen van Inschrijvingen, die worden getoond in het dashboard van NegometrixPortal, zijn leidend en prevaleren boven alle andere tijdsaanduidingen.

De Aanbestedende Dienst is niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor de gevolgen die Inschrijver ondervindt van een te laat, incorrect of onvolledig ingediende Inschrijving. Het risico van niet-bezorging, vertraging of storing in de bezorging komt voor rekening van Xxxxxxxxxxx.

Ingeval van een aantoonbare storing van NegometrixPortal waardoor het indienen van de Inschrijving voor het verstrijken van de uiterste termijn niet mogelijk is, kan de Aanbestedende Dienst na afloop van de uiterste termijn besluiten deze termijn te verlengen. Dit betreft een eenzijdig recht van de Aanbestedende Dienst en nadrukkelijk geen plicht. Het staat de Aanbestedende Dienst niet vrij van dit recht gebruik te maken vanaf het moment waarop de kluis is geopend aangezien zij dan reeds kennis heeft kunnen nemen van de binnengekomen Inschrijvingen. Inschrijver blijft zelfstandig verantwoordelijk voor het tijdig en op juiste wijze indienen van haar Inschrijving. De Aanbestedende Dienst zal een verzoek tot uitstel enkel in overweging nemen wanneer:

de potentiële Inschrijver aantoont tijdig, uiterlijk binnen 15 minuten na het sluiten van de kluis, melding van de storing te hebben gemaakt bij NegometrixPortal;
de potentiële Inschrijver de Aanbestedende Dienst direct per e-mail via xxxxxx@xxxxxxx.xx - met als onderwerp ‘Storing NegometrixPortal’ en verzonden met hoge prioriteit/urgentie - helder en concreet heeft geïnformeerd over de storing;
NegometrixPortal de betreffende storing heeft bevestigd;
de storing nadrukkelijk een storing van NegometrixPortal betreft en geen storing betreft welke binnen de ICT-applicaties, netwerk, provider etc. van de Inschrijver ligt. Met andere woorden, het dient een storing te betreffen die alle potentiële Inschrijvers en aanbestedingsprocedures raakt.

2.7 Vorm en inhoud van de inschrijving

De Inschrijving dient digitaal via NegometrixPortal te worden ingediend. Verdere details hierover zijn opgenomen in de betreffende hoofdstukken.

Let op: digitaal indienen wordt niet gelijkgesteld aan rechtsgeldig ondertekende inschrijvingsdocumenten. Waar in dit document wordt gevraagd om rechtsgeldig ondertekende documenten (zoals verklaringen), dienen deze documenten door de daartoe rechtsgeldig bevoegde medewerker te worden ondertekend (natte handtekening), te worden gescand en digitaal met de Inschrijving te worden ingediend. Een digitale handtekening wordt niet geaccepteerd. De gevraagde documenten dienen netjes en volledig ingevuld te worden. Dit mag met de pen. Daarna dienen deze stukken als Pdf-bestand geüpload te worden in NegometrixPortal.

U dient bij het indienen van de aanbieding de onderstaande documenten in te dienen:

Het ingevulde en ondertekende ‘Akkoordverklaring’ (bijlage 1)
Het ingevulde en ondertekende ‘Prijzenblad’ (bijlage 4)
De beantwoording van de gunningscriterium zoals beschreven verderop in dit document;

Op alle gevraagde documenten die Inschrijver zelf dient te maken zijn de volgende vormvereisten van toepassing:

Geschreven taal: Nederlands;
Lettertype Arial;
Lettergrootte 9;
Regelafstand 1,15;
Standaarddocumentmarges;
Het gebruik van afbeeldingen is toegestaan. Hieronder verstaat Aanbestedende Dienst foto’s, processchema’s, tekeningen et cetera;
Tabellen zijn toegestaan, mits deze de documentmarges niet overschrijden en met dezelfde opmaak als hier beschreven;
Per document wordt het maximaal aantal A4 aangegeven. Gezien Inschrijver enkel digitaal kan inschrijven betreft het altijd enkelzijdig A4. Indien Inschrijver meer A4 indient dan wordt uitgevraagd, wordt alleen het gevraagd aantal A4 beoordeeld geteld vanaf pagina 1;
Het gebruiken van bijlagen is niet toegestaan, tenzij expliciet gevraagd;
Het gebruiken van hyperlinks in de tekst is niet toegestaan, tenzij expliciet gevraagd;
Per gevraagd document een los pdf-bestand;

Aanbestedende Dienst vraagt aan Inschrijvers om gemakkelijk te herkennen bestandsnamen te gebruiken. Bijvoorbeeld: Akkoordverklaring_ <naam organisatie>

2.8 Gunningsbeslissing

Gelijktijdig met het bekendmaken van de voorgenomen gunningsbeslissing aan degene met wie de Aanbestedende Dienst voornemens is de Overeenkomst te sluiten, zullen de afgewezen Inschrijvers van die beslissing schriftelijk in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover een afwijzingsbericht met een motivering voor de reden van afwijzing, de verschillen ten opzichte van de uitgekozen Inschrijving en de naam van de begunstigde.

Op grond van artikel 2.129 van de Aanbestedingswet houdt de mededeling van de voorgenomen gunningsbeslissing geen aanvaarding in van een aanbod van de Inschrijver. Gedurende een periode van tien (10) kalenderdagen na elektronische verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing, is het de Aanbestedende Dienst niet toegestaan de opdracht te gunnen en een overeenkomst aan te gaan met de winnende Inschrijver.

Als binnen bovengenoemde termijn een voorlopige voorziening is gevraagd, zal –behoudens bijzondere gevallen- de uitspraak in kort geding in eerste instantie worden afgewacht en (vooralsnog) niet tot definitieve gunning worden overgegaan. Die vormt dan vervolgens de basis voor verdere besluitvorming van de Aanbestedende Dienst omtrent de gunning.

Iedere belanghebbende die het, ondanks een eventuele nadere (mondelinge) toelichting door Aanbestedende Dienst, niet met de mededeling van de gunningsbeslissing eens is, kan hierover een voorlopige voorziening vragen bij de bevoegde civiele rechter te Den Haag. Belanghebbende dient hiertoe over te gaan binnen tien (10) kalenderdagen na elektronische verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing. Deze termijn is een vervaltermijn. Ingeval belanghebbende een voorlopige voorziening vraagt dient hij, in het belang van een snelle en goede voortgang, de contactpersoon, hiervan tijdig op de hoogte te stellen door het opsturen van de kopie dagvaarding aan Aanbestedende Dienst digitaal via NegometrixPortal en op het adres:

Gemeente Dronten
t.a.v. Afdeling Inkoop
Xx Xxxx 0
0000 XX Xxxxxxx

In geval tegen de mededeling van de gunningsbeslissing een civiel kort geding aanhangig wordt gemaakt, zal de Aanbestedende Dienst de Inschrijvers hiervan op de hoogte brengen. De Inschrijvers dienen in dat geval hun Inschrijving in ieder geval gestand te doen tot vier weken na uitspraak in kort geding in eerste instantie.

Een Inschrijver die een belang bij een uitspraak in een aanhangig gemaakt kort geding wil doen gelden, kan dit slechts doen door middel van tussenkomst of voeging in dat kort geding en zal derhalve niet separaat een kort geding of een andere gerechtelijke procedure aanhangig maken.

Definitieve gunning
Als er geen beletselen zijn (er is geen voorlopige voorziening gevraagd en de bewijsmiddelen zijn tijdig overgelegd en ze voldoen) zal in beginsel de Overeenkomst aan de winnende inschrijver worden gegund.

2.9 (Raam)overeenkomst

Er zal een overeenkomst met één Opdrachtnemers worden gesloten. De beoogde startdatum van de (Raam)overeenkomst is zoals genoemd in de planning in 2.1.3.

De teksten van de te sluiten Overeenkomst en de bijbehorende inkoopvoorwaarden: Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT 2016 (GIBIT-2016) zijn opgenomen in ‘Bijlage 3: Concept overeenkomst’ en ‘Bijlage 2: GIBIT-2016’. Tot en met de uiterste datum voor inlevering van vragen voor de vragenronde hebben de Inschrijvers de mogelijkheid om vragen te stellen over en opmerkingen te plaatsen op de concept Overeenkomst en de GIBIT-2016. Tevens hebben Inschrijvers hier de mogelijkheid alternatieve tekstvoorstellen te doen, waarbij onderbouwd moet worden dat het aangeboden alternatief minimaal gelijkwaardig is aan -of een voor beide partijen waardevolle toevoeging is op- het verlangde in de oorspronkelijke concept overeenkomst.

De Aanbestedende Dienst is vrij in het al dan niet honoreren van de voorgestelde wijzigingen. In de Nota van Inlichtingen zal de Aanbestedende Dienst aangeven of zij de gedane voorstellen heeft geaccepteerd dan wel verworpen. Tevens kan de Aanbestedende Dienst, indien zij dat relevant acht, de aangepaste concept Overeenkomst meesturen. Eventuele wijzigingen op de GIBIT-2016, worden verwerkt in de Overeenkomst.

Door het indienen van een Inschrijving gaat inschrijver akkoord met de (eventueel aangepaste) Overeenkomst, inclusief bijlagen.

In geval van tegenstrijdigheden tussen het beschrijvend document en de Nota van Inlichtingen, prevaleert de Nota van Inlichtingen. Indien er meer Nota’s van Inlichtingen zijn, prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota’s van Inlichtingen, het bepaalde in de meest recente Nota van Inlichtingen.

Hoofdstuk 3: Gunningscriterium en wijze van beoordelen

3.1 Beoordeling van de inschrijvingen

Het beoordelen van de Inschrijvingen geschied in twee fases. In de eerste fase worden de Inschrijvingen gecontroleerd op geldigheid. In de tweede fase worden de Inschrijvingen beoordeeld door de beoordelingscommissie.

Fase 1: Controleren van de geldigheid
De inkoopadviseur controleert de inschrijvingen op geldigheid. Indien een Inschrijver documenten heeft aangeleverd die niet voldoen aan de vormvereisten of dat er stukken ontbreken in de Inschrijving, verstuurt de inkoopadviseur hierover een bericht aan de Inschrijver via NegometrixPortal.

Mocht blijken dat er informatie is aangeleverd die voor de inkoopadviseur niet of niet helemaal duidelijk is, stuurt de inkoopadviseur een bericht via NegometrixPortal met het verzoek tot verduidelijking. De inkoopadviseur kan ook een bericht via NegometrixPortal versturen met het verzoek tot het verifiëren van bepaalde informatie als de inkoopadviseur vermoedt dat er een schrijf-, spel-, of typefout is gemaakt.

Mocht blijken dat een Inschrijver een ongeldige Inschrijving heeft gedaan, bijvoorbeeld door het ontbreken van rechtsgeldige ondertekening, of het ontbreken van gevraagde documenten, of de vormvereisten volledig heeft genegeerd, dan verstuurt de inkoopadviseur een bericht via NegometrixPortal met deze mededeling en wordt de Inschrijving terzijde gelegd. Met als gevolg dat de Inschrijving niet wordt beoordeeld en daardoor niet voor gunning in aanmerking komt.

Fase 2: Beoordelen van de aangeleverde stukken
Er wordt gegund op basis van het criterium ‘beste prijs-kwaliteitverhouding’, waarbij de Inschrijving middels de relatieve methode op de geboden kwaliteit beoordeeld wordt. De Inschrijving met het hoogste aantal punten wordt aangemerkt als de economisch meest voordelige inschrijving.

De beoordelingscommissie kan op twee gunningscriteria punten toekennen. Deze gunningscriteria zijn Prijs en Kwaliteit. In de volgende paragraaf staat een uitwerking en weging van deze criteria.

3.2 Gunningscriteria

Inschrijvers kunnen maximaal 1000 punten verdienen, verdeeld over twee gunningscriteria:

	Gunningscriterium	Aantal punten	Gewicht (%)
1.	Prijs	350	40%
2.	Kwaliteit	650	60%
	Totaal:	1000	100%

Gunningscriterium Kwaliteit is onderverdeeld in de volgende criteria met bijbehorende punten:

	Gunningscriterium			Aantal punten	Gewicht (%)
2.	Kwaliteit
		1.	Plan van Aanpak	350	30%
		2.	Should-haves	200	20%
		3.	Could-haves	100	10%

3.2.1 Gunningscriterium Prijs (@@ punten)

Inschrijver dient in haar Inschrijving een prijs op te geven conform het Prijzenblad dat is toegevoegd als bijlage 4. Inschrijver dient de prijs in twee delen aan te bieden. Het plafondbedrag van €100.000,- gaat uit van een implementatie en het beheer voor vier jaar. De twee delen zijn als volgt opgebouwd:

Deel 1: Implementatiekosten gekoppeld aan het implementatieplan conform het programma van eisen;
Deel 2: Beheerskosten gekoppeld aan het jaarlijkse beheer per jaar (uitgaande van vier jaar);

De Inschrijver dient enkel de aangegeven velden in te vullen. Inschrijver is te allen tijde verplicht een Inschrijving uit te brengen conform het door Opdrachtgever opgegeven Prijzenblad zonder enig voorbehoud of (rand)voorwaarde aan de dienstverlening en/of Opdrachtgever. De aangeboden prijs in de Inschrijving wordt overgenomen in de Overeenkomst en geldt als daadwerkelijk tarief bij het aangaan van de Overeenkomst. De Aanbestedende Dienst verwacht van Inschrijver in het kader van een transparante prijsstelling dat de kosten onder de daarbij behorende activiteit respectievelijk kostenpost worden opgenomen.

Het door de Inschrijver ingevulde prijzenblad dient te voldoen aan de volgende voorwaarden:

De ingevulde bedragen zijn in euro's, exclusief btw;
De aangeboden prijs op het prijzenblad is gebaseerd op het huidige prijspeil;
Alle prijzen zijn all-in (ongelimiteerd, ongeacht aantal gebruikers, artikelen, dataopslag en beveiliging) en dat alle kosten zoals onderhoud, updates en upgrades en andere emolumenten in de inschrijfprijs zijn inbegrepen;
De prijs geldt voor de gehele contractperiode;
Wijzigingen aan het format zijn niet toegestaan;
Manipulatief inschrijven is niet toegestaan.

Door kennis te nemen van de Inschrijfstaat neemt de aanbestedende dienst geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor de gegevens van de Inschrijfstaat respectievelijk voor eventuele fouten daarin.

De punten voor dit gunningscriterium worden verdeeld aan de hand van een formule. De laagst ingediende inschrijfprijs ontvangt het maximum aantal punten. De punten voor de overige ingediende inschrijfprijzen worden berekend aan de hand van de volgende formule:

(	Laagste inschrijfprijs	)	X	350
	Ingediende inschrijfprijs

De uitkomst wordt afgerond op twee decimalen achter de komma, waarbij geldt dat decimalen van 5 en hoger naar boven worden afgerond.

3.2.2 Gunningscriterium Kwaliteit (@@ punten)

Het gunningscriterium kwaliteit is onderverdeeld in een aantal onderwerpen die verder toegelicht worden in de onderstaande paragrafen.

3.2.2.1 K1

3.2.2.2 K2

3.3 Wijze van beoordelen

Voor dit criterium wordt door de beoordelingscommissie een beoordelingscijfer toegekend in de reeks zoals weergegeven in de tabel in paragraaf 4.4. Het uitgangspunt hierbij is dat ieder lid van de beoordelingscommissie in eerste instantie individueel beoordeeld. Later in een consensusmeeting worden de beoordelingen met elkaar besproken. Op basis van deze bespreking wordt gezamenlijk de definitieve beoordeling vastgesteld.

3.3.1 Gelijke score
In het geval dat Inschrijvingen in hun uiteindelijke totaalscore gelijk eindigen, dan geldt het volgende: De Inschrijver die het hoogste heeft gescoord op het gunningscriterium K!@ zal in aanmerking komen voor (voorlopige) gunning. Wanneer dit geen doorslag geeft, zal middels een loting door een notaris worden bepaald aan welke Inschrijver voorlopig zal worden gegund. Alle toegekende scores worden afgerond op twee cijfers achter de komma.

3.3.2 Beoordelingsvrijheid
Hoewel de Aanbestedende Dienst (de beoordeling van) de kwaliteitswensen zo transparant, inzichtelijk en objectief mogelijk heeft getracht te maken, zijn Inschrijvers zich ervan bewust dat de Aanbestedende Dienst (en daarmee de individuele beoordelaars) bij de beoordeling enige mate van beoordelingsvrijheid heeft. Dit is inherent aan het Gunningscriterium ‘Beste Prijs-kwaliteitverhouding’ en aan gunningscriterium Kwaliteit. Door in te schrijven stemmen Inschrijvers uitdrukkelijk in met de door de Aanbestedende Dienst gekozen systematiek en stemmen Inschrijvers er eveneens uitdrukkelijk mee in dat de beoordelaars enige mate van beoordelingsvrijheid hebben ten aanzien van het gunningscriterium Kwaliteit.

3.4 Toekenningsmethodiek

Bij het openen van de digitale kluis in NegometrixPortal worden de geoffreerde fictieve inschrijfsommen in de beoordelingsmatrix verwerkt waar de puntenverdeling ten behoeve van gunningscriterium Prijs worden verdeeld.

Voorafgaand aan de beoordeling van gunningscriterium kwaliteit worden de uitkomsten van de beoordeling van de Prijs niet gedeeld met de beoordelingscommissie.

Voor de individuele beoordeling en de consensus beoordeling wordt de volgende tabel gebruikt voor de puntenverdeling voor het gunningscriterium Kwaliteit.

Toekennen van de punten voor gunningscriterium: Kwaliteit
Cijfer	Kwaliteit van hetgeen aangeboden	Punten K1	Punten K2	Etc.
10	Uitstekend
9	Heel goed
8	Goed
6	Voldoende
4	Slecht	Uitsluiting
0	Geen	Uitsluiting

Nu volgt een voorbeeldberekening voor de mogelijke puntenverdeling:

Onderdeel	Inschrijver 1	Inschrijver 2	Inschrijver 3
Inschrijfsom	€ 100.000,-	€ 125.00,-	€ 110.000,-
Prijs	30	24	27
K1	28	40	36
K2	18	24	30
Etc.
Xxxxxx behaalde punten	76	88	93

In bovenstaand voorbeeld komt naar voren dat Inschrijver 3 de meeste punten heeft behaald. Aan Inschrijver 3 wordt dus het voornemen tot gunnen uitgesproken.

Bijlagen

Alle bijlagen zijn als separaat document gepubliceerd op NegometrixPortal.

Bijlage 1 : Akkoordverklaring

Bijlage 2 : GIBIT-2016

Bijlage 3 : Concept overeenkomst

Bijlage 4 : Prijzenblad

Bijlage 5 : Programma van Eisen

Bijlage 6 : Verwerkersovereenkomst

De Rede 1	Xxxxxxx 000	T: 14 0321	I: xxx.xxxxxxx.xx
8251 ER Dronten	0000 XX Xxxxxxx	F: (0321) 313 130	E: xxxxxxxx@xxxxxxx.xx

Document Metadata

Table of Contents

Beschrijvend document voor de aanbesteding volgens de Meervoudig Onderhandse Procedure voor Website Dronten.nl

Document Metadata