VOORWAARDEN KERSTMARKT GEMEENTEGROT 2022
VOORWAARDEN KERSTMARKT GEMEENTEGROT 2022
Naam van uw bedrijf (verder te noemen Standhouder) | |
Vertegenwoordiger | |
Adres | |
Postcode en woonplaats | |
KvK nummer | |
Telefoonnummer |
Deze voorwaarden maken deel uit van en zijn onlosmakelijk verbonden met de overeenkomst tussen de Standhouder en de Organisatie.
a. Organisatie: Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenburg aan de Geul, vertegenwoordigd door de projectleider “Organisatie Kerstmarkt Gemeentegrot 2022”, de heer J.J.H. Wauben.
b. Standhouder: de huurder van een of meerdere stands tijdens de Kerstmarkt Gemeentegrot 2022, vertegenwoordigd door de directeur/ eigenaar van het in de ondertekening genoemde bedrijf / organisatie. Waar in deze voorwaarden de mannelijke aanspreekvorm voor de Standhouder wordt gebruikt, wordt ook de vrouwelijke aanspreekvorm bedoeld.
c. PEPr Company: The PEPr Company is als uitvoeringsorganisatie van de Kerstmarkt Gemeentegrot Valkenburg aan de Geul 2022 verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en controle op deze voorwaarden.
d. Intelligent Security BV: Intelligent Security BV levert de veiligheidscoördinator, de centralist, brandwachten, beveiligingspersoneel, EHBO-ers en ontruimers. Het bedrijf is medeverantwoordelijk voor het uitvoeren van het veiligheidsplan.
e. Evenement: De Kerstmarkt in de Gemeentegrot van Valkenburg aan de Geul, gesitueerd Xxxxxxx 0, 0000 XX Xxxxxxxxxx aan de Geul.
Hoofdstuk 1: Algemene informatie
1.1.
De regie op de organisatie van de Kerstmarkt Gemeentegrot 2022 is in handen van de gemeente Valkenburg aan de Geul, hierna te noemen “organisatie”. De Kerstmarkt Gemeentegrot vindt plaats in de Gemeentegrot van Valkenburg gelegen aan de Cauberg 4, 6301 BT Valkenburg aan de Geul.
1.2.
De uitvoering van de organisatie is in handen gelegd van The PEPr Company uit Maastricht. Directeur van het bedrijf is de heer R.G.A. Packbier.
1.3
De Kerstmarkt Gemeentegrot wordt gehouden in een sfeervol ingerichte grot met voornamelijk stands met kerst-, cadeau- lifestyle en/of luxe artikelen. Het geheel wordt vervolmaakt door ambachtelijke stands, een horecatuin en animatie.
1.4
Entreeprijzen: Volwassenen € 8,50; kinderen 5 t/m 12 jaar € 5,00; kinderen tot en met 4 jaar
gratis. Vanaf 20 personen geldt een groepstarief van € 8,00. Tickets worden zoveel mogelijk online en per tijdsblok verkocht. Op de dag zelf is ticketverkoop aan de kassa aan de ingang mogelijk.
1.5
De kerstmarkt wordt gehouden van vrijdag 18 november 2022 tot en met vrijdag 30 december 2022. De openingstijden zijn als volgt:
- Maandag tot en met vrijdag van 11.00 tot 19.00 uur;
- Zaterdag en zondag van 10.00 tot 19.00 uur;
- Zaterdag 24 december van 10.00 tot 18.00 uur;
- Zondag 25 december gesloten;
- Maandag 26 december van 11.00 tot 18.00 uur;
- Vrijdag 30 december van 11.00 tot 18.00 uur.
De organisatie is gerechtigd openings- en sluitingstijden en – dagen te wijzigen indien zij hiertoe aanleiding ziet dan wel uit veiligheidsoverwegingen van gemeente- en/of provinciewege daartoe wordt gedwongen.
1.6
Promotie en publiciteit zullen verzorgd worden via de diverse geëigende mediabronnen, zowel lokaal als (inter)nationaal. Touroperators, ANWB, NBT, Visit Zuid Limburg, Vist Heuvelland, alsmede het toeristisch/recreatief bedrijfsleven worden direct bewerkt. De Kerstmarkt Gemeentegrot in Valkenburg heeft een goede naamsbekendheid met 180.000 bezoekers in 2019 (laatste editie).
Valkenburg is met zijn pittoreske uitstraling en divers aanbod van cultuur, vermaak, ontspanning en horeca, een van de bekendste toeristenplaatsen in Nederland en is uitgegroeid tot dé Kerststad van Nederland. De stad is door de Europese Unie eind 2017 uitgeroepen tot “European City of Christmas 2018” en kwam op de 9e plek tijdens de verkiezing “European Christmasmarkets 2019”.
1.7
Als integraal onderdeel bij deze voorwaarden worden toegevoegd – zodra deze vergund zijn - de evenementenvergunning van de gemeente en de provinciale voorwaarden die van toepassing zijn op de Kerstmarkt in de Gemeentegrot.
1.8
Standhouders en hun medewerkers moeten voor aanvang van de kerstmarkt persoonlijk hebben deelgenomen aan een door de organisatie geregelde instructiebijeenkomst over de veiligheid en het gebruik van de brandblussers. Na afloop van de instructie ontvangen deelnemers een bewijs van deelname. Tijdens openingstijden moet minimaal één lid van het personeel aanwezig zijn die een bewijs van deelname heeft. Zonder dat mogen geen verkoopactiviteiten worden verricht of gedragingen die de verkoop ondersteunen.
1.9
Met betrekking tot overtredingen op basis van deze voorwaarden en/of de door de gemeente en provincie gestelde voorwaarden geldt de volgende procedure:
- De standhouder wordt aangesproken op de overtreding en verzocht dit op te lossen;
- Indien na controle blijkt dat de standhouder geen oplossing gevonden heeft, dan kan hij
– afhankelijk van de ernst van de overtreding - een tweede en laatste keer worden verzocht dit op te lossen dan wel zal meteen aan hem een boete worden opgelegd.
- Indien de standhouder ook na de tweede keer – om welke overtreding het dan ook gaat
– niet tot een oplossing gekomen is, wordt aan hem een boete opgelegd.
- De boete wordt verrekend met de waarborgsom, dan wel bij een hogere boete dan er een waarborgsom werd betaald, volgt een aanvullende factuur.
- Wanneer drie keer een boete is opgelegd volgt directe uitsluiting van de Kerstmarkt. Dit volgens het “three strikes then you’re out” principe. De verkoopactiviteiten moeten dan per direct worden gestaakt.
1.10
Deze voorwaarden zijn opgesteld zonder rekening te houden met mogelijk van Rijks- en/of gemeentewege opgelegde maatregelen in verband met de bestrijding van een mogelijke (corona)pandemie. Mochten er in de loop naar het evenement maatregelen genomen moeten worden, dan zullen we de standhouders daar onverwijld van in kennis stellen.
Hoofdstuk 2: Voorwaarden algemeen
2.1
De Standhouder dient bij de Kamer van Koophandel ingeschreven te staan en dient een actueel (niet ouder dan 12 maanden) en geldig bewijs van deze inschrijving, dan wel een afschrift daarvan, tezamen met het inschrijfformulier, aan de organisatie te overleggen. De verstrekte gegevens worden vertrouwelijk behandeld en zullen niet aan derden worden doorgegeven.
2.2
Deelname aan de kerstmarkt geschiedt geheel voor eigen risico. De organisatie aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade, in welke vorm dan ook, die de Standhouder ten gevolge van zijn deelname aan de Kerstmarkt Gemeentegrot lijdt of zal lijden. De Standhouder vrijwaart de organisatie tegenover derden voor de aanspraken op vergoeding van schade geleden ten gevolge van het feit dat de Standhouder één of andere verplichting(en) uit hoofde van dit contract of van zijn deelneming op hem rustende verplichtingen niet of niet behoorlijk is nagekomen. De organisatie verplicht de Standhouder op eigen kosten het risico van wettelijke aansprakelijkheid ter zake van schade te verzekeren.
2.3
De organisatie is niet aansprakelijk voor vermissing van en schade aan goederen. De organisatie adviseert de Standhouder zorg te dragen voor het afsluiten van een verzekering tegen diefstal, brand en andere schade aan de goederen tijdens de opbouw, de kerstmarktdagen en de afbouwperiode.
De Standhouder dient rekening te houden met de hoge (lucht)vochtigheidsgraad en relatief lage temperatuur in de grot, zulks in verband met artikelen en dergelijke die vocht gevoelig zijn (de (lucht)vochtigheidsgraad in de grot is hoger dan normaal). De organisatie is niet aansprakelijk te stellen voor schade hierdoor veroorzaakt.
2.4
De Standhouder is verplicht het gebruik van de gehuurde ruimte zodanig uit te oefenen, dat:
- niet in strijd wordt gehandeld met enige wet, verordening, vergunning of ander overheidsvoorschrift;
- altijd de aanwijzingen en/of voorschriften van de organisatie, The PEPr Company, Intelligent Security of andere bevoegde (overheids-)instanties precies en zonder uitstel opgevolgd worden.
2.5
Indien de Standhouder zich niet houdt aan de Voorwaarden en/of de aanwijzingen van de organisatie, is de organisatie gerechtigd hem van het evenemententerrein van Kerstmarkt Gemeentegrot te verwijderen, en/of de toegang te ontzeggen zonder dat de Standhouder recht kan doen gelden op vergoeding van de geleden schade door de Standhouder in welke vorm dan ook geleden en/of gemaakte kosten.
Verwijdering van het evenemententerrein Kerstmarkt Gemeentegrot geschiedt zonder ingebrekestelling en zonder gerechtelijke tussenkomst. Verder kan de organisatie de stand van de betrokken Standhouder sluiten en/of ontruimen en de tentoongestelde goederen alsmede hetgeen is opgebouwd dan wel is ondergebracht onder zich houden, zonder dat de deelnemer recht kan doen gelden op enige restitutie of vergoeding van schade. Deze maatregelen zijn in zijn geheel of gedeeltelijk uit te voeren, afhankelijk van de mate van misdraging.
2.6
De Standhouder mag de wanden en de plafonds van de grot niet beschadigen, bekrassen, beschilderen, beschrijven of op welke andere manier behandelen of gebruiken. Stand constructies dienen “zelfstandig” en zelfdragend te worden gebouwd en mogen op geen enkele wijze worden bevestigd aan de wanden en/of de plafonds van de grot. Er mag niet worden gegraven in de grot en (oude) schroefgaten mogen niet worden gebruikt c.q. gemaakt zonder toestemming van de organisatie. Er vinden door de organisatie controlerondes plaats.
2.7
De Standhouder mag geen gebruik maken van verwarmingselementen, frituurinstallaties of open vuur in welke vorm dan ook. Alleen toegestaan zijn elektrische toestellen voor bakken of braden. Etenswaren mogen enkel in hot-pots of per magnetron verwarmd en/of warm gehouden worden. Deze apparaten moeten voldoen aan de voorwaarden zoals in de vergunning gesteld.
2.8
Voor de verkoop van etens- en drinkwaren is vooraf schriftelijke toestemming nodig van de organisatie.
2.9
Tijdens de openingsuren van de kerstmarkt zijn brandwachten, beveiligers en ontruimers in functie. Dit zijn gecertificeerde medewerkers die belast met uw en onze veiligheid en die van onze bezoekers. Hun aanwijzingen moeten direct worden opgevolgd c.q. uitgevoerd. Zij zijn gerechtigd de stands zowel aan de voor- als ook achterkant en de opslagruimte ten alle tijden te controleren.
2.10
Indien de Kerstmarkt Gemeentegrot geen doorgang vindt, wordt de overeenkomst van huur en verhuur beschouwd als te zijn vervallen en zullen door de organisatie de ontvangen bedragen van de Standhouder (zonder rentevergoeding) naar rato van het aantal dagen dat de stand wel kon worden geëxploiteerd worden terugbetaald. Recht op schadevergoeding in welke vorm of op welke wijze dan ook heeft de Standhouder niet. Hetzelfde geldt als de Kerstmarkt om welke reden dan ook na de opening, maar voor het einde, niet wordt doorgezet.
2.11
In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie. Gerezen geschillen die leiden tot een gerechtelijke procedure, zullen worden voorgelegd aan de ter zake bevoegde Rechtbank Limburg, locatie Maastricht.
2.12
De organisatie is gerechtigd in te grijpen daar waar zij dit nodig acht. De Standhouder dient instructies van de organisatie ten alle tijden op te volgen.
2.13
De Standhouder mag de stand niet onderverhuren zonder schriftelijke toestemming van de organisatie.
2.14
De organisator gaat ervan uit dat iedere standhouder zich conformeert aan de Nederlandse fiscale regelgeving. Hierbij wordt expliciet gewezen op de Btw-registratie in Nederland en het berekenen van Nederlandse Btw voor de leveringen in Nederland aan particulieren. Kosten en standhuur worden ook voor buitenlandse ondernemers vermeerderd met de wettelijk verschuldigde Nederlandse BTW (Omzetbelasting). Meer informatie kunt u verkrijgen via de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx
2.15
Deze onderhavige voorwaarden dienen uiterlijk binnen twee weken na ontvangst door u te worden medeondertekend en aan ons teruggezonden. Dat kan digitaal aan xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.
Hoofdstuk 3: Voorwaarden stand huur
3.1
Aan de inschrijving kan geen recht op vaststelling van standruimte worden ontleend. De organisatie behoudt zich het recht om zonder opgaaf van reden een inschrijving niet in behandeling te nemen, minder standruimte vast te stellen dan waarvoor is ingeschreven, af te wijken van de vastgestelde standruimte, dan wel een reeds verleende standplaats in te trekken, zonder dat de Standhouder aanspraak kan maken op vergoeding in welke vorm dan ook. Eerdere deelname aan De Kerstmarkt Gemeentegrot is geen garantie voor deelname aan de huidige of toekomstige Kerstmarkten in de Gemeentegrot.
3.2
De Standhouder mag alleen Kerst-, cadeau- lifestyle en/of luxe artikelen en producten verhandelen. De organisatie bepaalt welke artikelen binnen deze omschrijving vallen. Uitsluitend zijn toegestaan de producten die de Standhouder en de organisatie met elkaar zijn overeengekomen. De verantwoording voor elke vorm van onduidelijkheid hierover ligt
bij de Standhouder. Wij verzoeken u daarom uw assortiment duidelijk gespecificeerd aan te melden, per artikel een omschrijving, bij voorkeur met foto. De organisatie probeert in principe te voorkomen dat er meerdere of teveel standhouders dezelfde producten verkopen. Mocht dit toch het geval zijn dat kan de organisatie hier niet voor verantwoordelijk worden gesteld. Er geldt geen exclusiviteitsrecht voor producten tenzij de organisatie dit nodig acht c.q. met de standhouder vooraf schriftelijk is overeen gekomen.
3.3
De Standhouder dient zijn toegewezen standplaats aan te kleden, te versieren en/of af te werken geheel in kerstsfeer. Een plan van inrichting dient de Standhouder vooraf in te dienen ter goedkeuring door de organisatie. Ontbreekt dit plan in zijn geheel of is het niet duidelijk of komt het niet overeen met de getoonde presentatie ter plaatse, dan loopt de Standhouder het risico uitgesloten te worden van deelname aan de markt.
Vanaf 2019 heeft de organisatie voor wat betreft de decoraties en sfeerverlichting een meerjarige overeenkomst gesloten met het bedrijf Avontuur / Blachère uit Venhuizen. Met dit bedrijf kan contact opgenomen worden met betrekking tot sfeervolle decoraties en verlichting tegen concurrerende tarieven.
Voorafgaand aan de opening van de kerstmarkt vindt een algemene controle van de standruimteaankleding plaats door de organisatie. Indien aankleding niet akkoord is, dan is de Standhouder verplicht de aankleding aan te passen. Kosten van aanpassing aankleding zijn voor rekening van Standhouder. Indien de organisatie het nodig acht, kan zij aanpassingen in de aankleding (laten) doorvoeren en de kosten hiervan aan de standhouder in rekening brengen.
3.4
De Standhouder is verplicht tijdens de openingstijden van de kerstmarkt de stand te allen tijde geopend en bemenst te houden. De standhouder zorgt ervoor dat de stand bemenst is een half uur voor openingstijd. De organisatie is gerechtigd een boete op te leggen als de standhouder hierbij in gebreke blijft. Deze boete is gelijk aan vijf maal de stand huur per dag, vermenigvuldigd met het aantal dagen dat de stand (deels) niet bemand is geweest. In situatie van overmacht kan overleg plaatsvinden met de organisatie. De verantwoordelijkheid van bemensing van de stand blijft bij de standhouder. De boete wordt afgetrokken van de waarborgsom die voorafgaand aan de Kerstmarkt moet worden betaald. Mocht deze niet voldoende zijn, dan volgt een aanvullende factuur die binnen de daarin gestelde termijn moet worden voldaan.
3.5
Op het moment dat de Kerstmarkt Gemeentegrot geopend is, is de organisatie bevoegd de eventuele afscherming (bijvoorbeeld zeil/doeken) van de stands waarvan deze nog niet verwijderd zijn, weg te halen.
3.6
De Standhouder is verplicht de stand van begin tot en met eind van de kerstmarkt te vullen met producten waarvoor ingeschreven is. Bovendien verplicht de Standhouder zich voldoende producten in zijn stand uit te stallen, zodat de stand geen lege indruk wekt. De organisatie heeft, zonder daartoe enige schadevergoeding verplicht te zijn, het recht goederen en diensten die niet vermeld zijn op het inschrijfformulier, dan wel op grond van de voorwaarden niet toelaatbaar zijn, te verwijderen.
3.7
Standhouders die drank en etenswaren verkopen om direct te nuttigen dan wel meegeven in verpakkingen, moeten voldoen aan de eisen van hygiëne wetgeving. Deze voorschriften worden Individueel met de betrokken standhouder besproken en schriftelijk vastgelegd. Het is standhouders – buiten de huurder van de centrale catering in het Romeins gedeelte – verboden om drank en/of etenswaren vanuit hun stand te verkopen, tenzij hiervoor vooraf schriftelijk door de gemeente toestemming is verleend.
3.8
Standhouders houden zich bij de opbouw, afbouw en bevoorradingswerkzaamheden vanuit de Plenkertstraat aan de regels die door de organisatie worden opgesteld. Ook volgen zij de instructies en aanwijzingen van de verkeersregelaars en/of handhavers ter plekke op. Met de bewoners hebben wij afgesproken dat wij er op toe zullen zien dat motoren van auto’s niet onnodig lopen en dat de straat alleen gebruikt wordt voor het laden en lossen. Auto’s mogen er niet parkeren. Wij zullen daar streng op toezien.
3.9
De inschrijving is bindend en kan niet eenzijdig door de Standhouder worden ingetrokken dan wel gewijzigd. De organisatie kan een verzoek tot annulering van de inschrijving inwilligen onder voorwaarde dat de Standhouder aan de annuleringsvoorwaarden voldoet:
• Tot en met 30 september 2022 kost de annulering 25 % van de standhuur die conform de bevestiging op dat moment verschuldigd zou zijn;
• vanaf 1 oktober 2022 tot en met 31 oktober 2022 kost de annulering 50 % van de totale standhuur die conform de bevestiging op dat moment verschuldigd zou zijn;
• vanaf 1 november 2022 vindt geen restitutie meer plaats en is 100 % van de totale standhuur die op dat moment verschuldigd zou zijn.
3.10
Indien mogelijk wordt (eventuele) opslagruimte in de directe omgeving van de standruimte aangewezen. Voorwaarden voor de opslagruimte:
- opslagruimte wordt uitsluitend door de organisatie aangewezen;
- opslagruimte is exclusief voor opslag en niet voor verkoop;
- opslag mag niet zichtbaar zijn voor de bezoekers;
- opslag mag niet vóór de stand geplaatst worden;
- opslag mag geen onderdeel van de verkoopstand vormen;
- opslagruimte mag niet voorzien worden van elektra.
3.11
De organisatoren zijn gerechtigd de invordering van de door de deelnemer verschuldigde bedragen uit handen te geven, waarbij alle kosten, zowel de gerechtelijke als de buitengerechtelijke, ten laste komen van de deelnemer, vermeerderd met de dan geldende wettelijke rente, gerekend vanaf de vervaldag van de verschuldigde bedragen.
3.12
Indien een deelnemer vóór deelneming aan de kerstmarkt in staat van faillissement wordt verklaard, in surséance van betaling verkeert of onder curatele wordt gesteld, heeft de organisatie het recht de inschrijving eenzijdig te annuleren.
3.13
De Standhouder kan met de auto tot aan het voorbestemde laad- en losterrein van de grot komen. Voor verder vervoer van de artikelen dient de Standhouder zelf, dan wel in overleg met de organisatie, zorg te dragen. Na het laden of lossen van de artikelen dient de Standhouder de auto zo snel mogelijk van het voorbestemde laad- en losterrein te verwijderen.
De Standhouder dient hierbij de logistieke planning van de organisatie in acht te nemen. De uren en locatie van laden en lossen worden vóór de opening bekend gemaakt.
3.14
Dieren zijn niet toegestaan in de grot, met uitzondering van blindengeleidehonden en hulphonden.
3.15
Tijdens de Kerstmarkt Gemeentegrot wordt door de organisatie het vuil, papier en karton, ontstaan ná opening, dagelijks na afloop opgehaald. De Standhouder is verplicht dit iedere avond gescheiden en gebonden vóór de standplaats te plaatsen volgens nadere aanwijzingen. Aan het einde van de Kerstmarkt Gemeentegrot moeten alle dozen, papier, e.d. opgeruimd zijn, zo niet dan komt het opruimen voor rekening van de Standhouder.
3.16
De Standhouder dient de gehuurde ruimte na afloop van het evenement in onbeschadigde staat en geheel (bezem)schoon op te leveren. Indien de Standhouder zich (deels) niet aan het in voorgaande zin gestelde houdt, heeft de organisatie het recht de ter zake ontstane schade op de Standhouder te verhalen.
3.17
De standhouder is verantwoordelijk voor het bouwen van een degelijke, nette stand met een uniek karakter en een natuurlijke uitstraling die voldoet aan de brandveiligheidseisen in paragraaf 4.
3.18
De periode van opbouw vindt plaats vanaf maandag 7 november t/m woensdag 16 november 2022, dagelijks van 9:00 uur t/m 18:00 uur. Dit met uitzondering van de zondag. Elke standhouder moet uiterlijk op vrijdag 11 november 2022 met de opbouw gestart zijn. De stand dient opgebouwd te worden conform bespreking en goedkeuring door de organisatie. De stand dient uiterlijk op woensdag 16 november 2022 om 18.00 uur te zijn opgebouwd.
Op donderdag 17 november 2022 mag er niet meer opgebouwd worden omdat op deze dag een multidisciplinaire schouw van de gemeente en hulpdiensten zal plaatsvinden. De standhouders moeten daarbij aanwezig zijn. Exacte tijden waarop u aanwezig dient te zijn worden tijdig bekend gemaakt. Aanwijzingen tot aanpassingen dienen direct te worden opgevolgd.
3.19
De locatie van de stand wordt door de organisatie vooraf op tekening en in de grot zelf aangegeven. De standhouder dient zich strikt aan de door de organisatie aangegeven maten te houden.
3.20
De Standhouder dient zijn stand voldoende en sfeervol te verlichten. Alleen ledverlichting is toegestaan.
3.21
Muziek is alleen toegestaan vanaf de algemene geluidsinstallatie.
3.22
De Standhouder is geheel verantwoordelijk voor het door hem in te zetten personeel. Tevens voldoet hij aan alle wettelijke eisen voor belastingen en verzekeringen voor zijn personeel. De organisatie kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het personeel dat wordt ingezet door de Standhouder. De ketenaansprakelijkheid is hierbij niet van toepassing.
3.23
Zowel de Standhouder als zijn personeel dienen zich te kunnen legitimeren bij de toegangs- of uitgangscontroleur door middel van een door de organisatie uitgereikt legitimatiemiddel. Zonder dit legitimatiemiddel wordt de toegang tot de grot ontzegd.
Het legitimatiemiddel wordt aan het begin van de kerstmarkt verstrekt en is een persoonlijk entreebewijs. Misbruik van het legitimatiebewijs betekent uitsluiting van deelname aan deze en/of een volgende kerstmarkt. Het legitimatiebewijs dient in de grot ten allen tijde zichtbaar gedragen te worden.
3.24
De standhouder dient te voldoen aan de voorschriften van de organisatie, de hygiëne instructies, de (brand)veiligheidsvoorschriften van de gemeente en de wijze waarop aan de Plenkertstraat de opbouw, afbouw en bevoorradingswerkzaamheden plaatsvinden. De consequenties van handhavende acties door de gemeente worden integraal en onverkort op de standhouder verhaald. Hij verplicht zich om deze consequenties te aanvaarden en na te komen.
Hoofdstuk 4: (Brand)veiligheid
4.1.
De standhouder is verantwoordelijk voor de (brand)veiligheid van zijn eigen stand.
4.2.
Er geldt een verbod voor alle open vuur in de hele grot.
4.3
De constructie (stand) mag geen gevaar, schade of hinder opleveren voor omstanders.
Actuele keuringsrapporten en/of certificaten die de deugdelijkheid van de constructie moeten of kunnen onderbouwen, moeten op verzoek ter inzage en controle ter beschikking worden gesteld.
4.4
Afdekzeil dient gedurende de openingstijden van de kerstmarkt in een ijzeren kist of buiten de Gemeentegrot opgeborgen te worden. Dit geldt tevens voor overige niet geïmpregneerde materialen.
4.5
Roken in de grot en op het grotplein is ten strengste verboden, ook als dit een elektronische sigaret is (e-Smoker). Eveneens is roken in het zicht van de in- en uitgang verboden. Het rookverbod dient te worden nageleefd. Bij overtreding ervan heeft de organisatie
het recht om over te gaan tot verwijdering van de standhouder en/of zijn personeel(slid) die in overtreding is. Voor deze overtreding kan een deel van de waarborgsom worden afgetrokken.
4.6
De opgestelde stands/kramen/schappen/podia en daarmee vergelijkbare inrichtingselementen moeten brandveilig zijn. Hieraan wordt voldaan als een naar de lucht gekeerd onderdeel van het inrichtingselement:
a) onbrandbaar is, bepaald volgens NEN 6064
b) Voldoet aan brandklasse A1 als bedoeld in NEN-EN 13501-1
c) Een dikte heeft van tenminste 3,5 mm en voldoet aan brandklasse D als bedoeld in NEN-
EN 13501-1
d) Een dikte heeft van tenminste 3,5 mm en voldoet aan klasse 4 als bedoeld in NEN 6065 of
e) een dikte heeft van minder dan 3,5 mm en over de volle oppervlakte is verlijmd met een onderdeel als bedoeld onder c of d.
Actuele keuringsrapporten en/of certificaten die de brandveiligheid van de constructie moeten of kunnen onderbouwen, moeten op verzoek van de gemeente en/of de brandweer ter inzage en ter controle ter beschikking worden gesteld.
4.7
In de (opslag)ruimte achter de stand mogen geen elektrische ontstekingsbronnen aanwezig zijn en accu’s worden opgeslagen. Een goedwerkende zaklamp wordt aanbevolen. Wel is het toegestaan om een goed werkende accu te gebruiken om een lichtbron te creëren bij het binnen gaan van de opslagruimte.
4.8
Iedere stand ontvangt tegen een vergoeding (zie tarievenlijst) voor de duur van de kerstmarkt (inclusief op- en afbouw) minimaal een goed werkende en volledig met sproeischuim gevuld blusapparaat met minimaal 6 liter inhoud van de organisatie. Deze wordt voor aanvang van de Kerstmarkt uitgereikt aan de standhouder, die voor ontvangst ervan een ontvangstbevestiging tekent. De brandblusser dient meteen na afloop van de Kerstmarkt in goede staat te worden terug gegeven. Voor kapotte en/of vermiste brandblusapparaten wordt een bedrag van de waarborgsom afgetrokken.
4.9
Stoffering en versiering mogen niet gemakkelijk ontvlambaar zijn, in geval van brand mag geen druppelvorming plaatsvinden. Aankleding, versiering en decoratie moet bestaan uit minimaal brandvertragend, zelfdovend materiaal hetgeen moet worden aangetoond met een dienovereenkomstig certificaat. Dit wordt uiterlijk drie dagen voor opening van de kerstmarkt gecontroleerd. De controle kan inhouden dat het materiaal ter plaatse wordt getest.
Bij niet voldoen aan de gestelde eisen, moet het materiaal worden verwijderd en/of aangepast.
4.10
De gangpaden binnen de opstellingsruimte, waarlangs stands en dergelijke zijn opgesteld, moeten vrij gehouden worden. Dit wordt dagelijks gecontroleerd.
4.11
De Standhouder moet erop toezien dat:
- vluchtwegen, of aanduidingen daarvan, goed zichtbaar zijn;
- vluchtwegen goed bereikbaar zijn;
- vluchtwegen met de daarbij behorende deur en (nood)-uitgang, niet worden versperd door obstakels;
- blusmiddelen of aanduidingen daarvan, goed zichtbaar zijn;
- blusmiddelen goed bereikbaar zijn;
- geen brandgevaarlijke situaties ontstaan door onveilig gebruik van vuur, gas en/of elektriciteit.
4.12
Het is verboden voorwerpen of stoffen zodanig op te slaan of te plaatsen dat daardoor het gebruik van blusmiddelen, vluchtwegen alsmede uit- en nooduitgangen bemoeilijkt wordt.
4.13
Geopend verpakkingsmateriaal wordt dagelijks na sluiting kerstmarkt opgehaald en verwijderd van het evenemententerrein. Tot het moment van klaarzetten om af te voeren moet het verpakkingsmateriaal worden opgeslagen in een afsluitbare metalen kist of in een opslagruimte zonder ontstekingsbronnen.
4.14
Organisatie en brandweer zijn gerechtigd proefondervindelijk vast te stellen of gebruikte materialen geïmpregneerd, brandvertragend dan wel onbrandbaar zijn. De standhouder verleent hierin zijn/ haar medewerking. Schade die mogelijk hieruit voortvloeit kan niet verhaald worden op organisatie en/of brandweer.
4.15
De gemeente heeft aanvullende voorschriften opgesteld ter voorkoming/beperking ontwikkeling alsmede verspreiding van brand en rook. Afhankelijk van de oppervlakte en de hoogte van de stand moet een afstand naar de volgende stand in acht genomen worden. Tussen de stands mag geen brandbaar materiaal aanwezig zijn, zoals uitstalling, opslag of afval. De afstandsnormen zijn niet van toepassing als de stand en/of de opslagruimte is voorzien van een onbrandbaar schot dat ten minste de hoogte heeft van de bijbehorende stand en/of opslagruimte en dat brandoverslag voorkomt.
Hoofdstuk 5: Elektriciteit
5.1
De elektrische installatie inclusief toebehoren moet conform de eisen gesteld in de vergunning voorwaarden worden uitgevoerd. De organisatie controleert intensief de installatie zelf en het gebruik ervan.
5.2
De door de standhouder zelf aangebrachte elektrische voorzieningen worden door een onafhankelijke instantie goedgekeurd en voorzien van een keuringsrapport.
5.3
Elektriciteitskabels, slangen en dergelijke moeten zodanig zijn bevestigd dat ze – dit ter beoordeling van de gemeente – continu in het zicht blijven, echter op die wijze dat niemand op gevaarlijke wijze daarmee in aanraking kan komen. Daartoe hoort ook het struikelen over deze materialen. De aanwezigheid van kabelhaspels in de grot is verboden.
5.4
Stekkerdozen en verlengkabels kunnen zelf mee genomen en gebruikt worden, mits zij voldoen aan de volgende eisen:
o voldoen aan de norm NEN 3140
o minimaal spatwaterdicht (minimaal IP44);
o kabels mogen van PVC zijn, maar Neopreen is beter;
o minimale kabeldikte (oppervlakte) 1,5 mm2;
o voorzien van randaarde;
o nieuw in de verpakking. Mocht deze al gebruikt zijn, dan moet het product vóórdat het in de grot wordt aangebracht, worden goedgekeurd door een van de door onze organisatie aangewezen personen.
5.5
Het gebruik van ongekeurde of afgekeurde elektrische apparaten is verboden. Het gebruik van elektrisch gereedschap tijdens de openingsuren van de kerstmarkt is verboden.
Hoofdstuk 6: De procedure en facturering
6.1
De inschrijving geldt voor de gehele duur van de Kerstmarkt Gemeentegrot 2022. Met de inschrijving verplicht de Standhouder zich minimaal dertig minuten vóór de openingstijd aanwezig te zijn en de standruimte pas te verlaten en/of in te pakken na het dagelijks sluiten van de markt. Mocht de standhouder niet aan deze voorwaarde voldoen dan kan een bedrag van de waarborgsom worden ingehouden.
6.2
De Standhouder dient de organisatie een lijst te verstrekken met daarop elk afzonderlijk verkoopartikel, concreet en gespecificeerd omschreven (liefst verduidelijkt met een foto van het product). Indien de Standhouder zijn product tijdens of voorafgaand aan de Kerstmarkt wil wijzigen is hij verplicht hiervoor toestemming te vragen aan de organisatie. Wijziging zonder toestemming van de organisatie is niet toegestaan. Voor 15 oktober 2022 dient een plan van inrichting/aankleding in bezit te zijn van de organisatie. Daarbij hoort ook het decoratieplan voor de stand. Indien de organisatie hierover niet beschikt, loopt de Standhouder het risico uitgesloten te worden van deelname aan de Kerstmarkt Gemeentegrot.
6.3
Na goedkeuring van de productenlijst door de organisatie ontvangt de Standhouder een totaal factuur en spreken we van een reserveringsbevestiging.
6.4
De prijs voor het huren van standruimte plus de tarieven voor de extra voorzieningen zoals wifi, afvalverwerking, stand opbouw etc. vindt u in het bijgevoegde aanmeldingsformulier.
De betalingstermijnen van de verschuldigde stand huur en de kosten van de bijbehorende voorzieningen zijn als volgt:
- Uiterlijk op 31 oktober 2022 : 50 %;
- Uiterlijk op 30 november 2022: 25 %;
- Uiterlijk op 14 december 2022: 25 %;
- Binnen dertig dagen na ontvangst van de eindfactuur, de resterende kosten.
Indien de Standhouder niet tijdig aan al zijn financiële verplichtingen uit hoofde van de huurovereenkomst jegens de organisatie heeft voldaan, dan heeft de organisatie het recht de overeenkomst per direct op te zeggen. Eventueel betaalde gelden worden niet teruggestort.
Mochten er in het kader van corona nog een aantal beperkende maatregelen gaan gelden die van invloed kunnen zijn op de bezoekersaantallen, dan zal de organisatie voor wat betreft de huurprijs een passende oplossing bieden.
6.5
Er is enkel een bewijs van deelname als de organisatie in het bezit wordt gesteld van een volledig ingevuld en ondertekend bewijs van inschrijving, een ondertekende overeenkomst met daarin opgenomen deze voorwaarden en een volledige productlijst. De Standhouder dient zich strikt te houden aan de op het inschrijfformulier vermelde te verkopen artikelen of producten, de hem toegewezen (en grootte van de) standplaats en opslagruimte, alsook de manier van aankleding en inrichting.
6.6
De uiteindelijke beslissing over de indeling en toewijzing van de standruimte berust uitsluitend bij de organisatie. Met de wensen van de Standhouders inzake grootte standruimte en/of plaatsing wordt zoveel mogelijk rekening gehouden.
6.7
In geval dat de Standhouder niet volledig heeft voldaan aan het gestelde in deze standhoudervoorwaarden, bepaalt de organisatie een bedrag ter compensatie. Indien er sprake is van compensatie zal dit tijdig met de desbetreffende standhouder gecommuniceerd worden.
6.8
De door Standhouder te betalen huurprijs is belast met omzetbelasting. Standhouder verklaart hierbij dat hij de onroerende zaak zal gebruiken voor doeleinden waarvoor een volledig of nagenoeg volledig recht op aftrek van belasting op voet van artikel 15 van de Wet op de Omzetbelasting bestaat. Tevens verklaart Standhouder dat zijn boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar.
Hoofdstuk 7: Plaatsbepaling
7.1
In goede samenspraak tussen de organisatie en standhouder wordt de plaats van de stand in de grot bepaald. Uiteindelijk ligt de besluitvorming over de definitieve plaats van de Standhouder bij de organisatie.
Aldus gezien en akkoord bevonden,
, 2022
De standhouder, De organisatie,
Naam en handtekening Naam en handtekening
J.J.H. Wauben