TUSSEN
CLIENTENCONTRACT
Datum: / /20
Besloten Vennootschap VANBELLE LAW B.V., met maatschappelijke zetel te 0000 Xxxxxxx, Xxxxxxxx Xx Xxxxxxxxxx 00, KBO 0833.281.270, hierna vertegenwoordigd door Xx. Xx Xxxxxxxx, managing partner,
Hierna genoemd “het advocatenkantoor” or “het kantoor”
Naam & voornaam / Naam van de rechtspersoon | |
Geboortedatum en -plaats / Oprichting | |
Vennootschapsvorm / Rechtsvorm | |
BTW nr. & land | |
Adres (domicilie / zetel) | |
Telefoonnummer & land | |
Faxnummer & land | |
E-mailadres |
Handelend in zijn/haar/hun eigen naam alsook voor alle natuurlijke personen en rechtspersonen (vb. trusts, stichtingen, vennootschappen, joint-ventures, verzekeringscontracten) die hij/zij waarborgen of vertegenwoordigen, of waarvan hij/zij de hoedanigheid hebben van oprichter, aandeelhouder, bestuurder, manager of UB, direct of indirect, deels of geheel.
Hierna genoemd “de cliënt”
Xxxxxxx van opdrachten voor rekening van rechtspersonen, zal de ondergetekende natuurlijke persoon gehouden zijn tegenover het advocatenkantoor voor alle verplichtingen onder dit cliëntencontract, betaling van erelonen en kosten inbegrepen, en zulks op basis van een hoofdelijke en solidaire verbintenis.
Het advocatenkantoor zal haar best doen (middelenverbintenis) om de toevertrouwde dossiers, opdrachten en zaken te behandelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, alsook de deontologische regels en verplichtingen van de Balie van Brussel. De cliënt dient dezelfde wetgeving en regels te respecteren.
Het kantoor zal de cliënt op regelmatige basis informeren over de vooruitgang van de dossiers op de communicatiewijze die het kantoor het meest nuttig en efficiënt acht op dat moment.
De cliënt zal aan het kantoor op het eerste verzoek en onverwijld alle inlichtingen, stukken, documenten en informatie mededelen die het nodig heeft voor de uitvoering van zijn opdracht. De cliënt zal het kantoor ook spontaan en naar zijn best vermogen, zonder weglating of verhulling, alle nuttige inlichtingen en informatie verschaffen omtrent de zaak, zelfs indien het kantoor daartoe niet specifiek heeft verzocht of daarvan het bestaan niet afwist.
Het kantoor kan haar tussenkomsten schorsen, staken of onmiddellijk beëindigen, naar haar eigen keuze en zonder enige aansprakelijkheid, indien wordt vastgesteld dat de cliënt niet voldoet aan de voorgaande alinea’s.
Voor de uitvoering van haar opdrachten kan het kantoor, naar eigen goeddunken, beroep doen op interne medewerkers, of niet tot het advocatenkantoor behorende derden, al dan niet advocaten. In dergelijk geval zal dit door het kantoor vooraf, of minstens tijdens de uitvoering van de opdracht met de cliënt worden besproken.
De kantoorkosten zullen worden afgerekend volgens werkelijk verbruik, tenzij het kantoor zou verkiezen de eigen kantoorkosten forfaitair te waarderen op een percentage van het ereloon, en zulks naar goeddunken van het kantoor.
Ten indicatieve titel en zoals van toepassing op het ogenblik van de ondertekening van deze overeenkomst, zijn de tarieven voor erelonen en kosten van het kantoor als volgt: De erelonen per aanrekenbaar uur variëren naargelang de ervaring van de advocaat, zijn werkdomein en specialiteiten, de urgentie van het dossier, de complexiteit van de zaak, enz. Alle bedragen worden uitgedrukt in Euro en zijn exclusief BTW of andere toepasselijke belastingen. Het toepasselijke BTW tarief voor diensten van advocaten bedraagt 21% in België. In geval van F&B, hotel- of reiskosten gemaakt in België of in het buitenland door de (managing) partner van het kantoor, selecteert en boekt het kantoor haar eigen logies met een 5 sterrenrating voor hotels, businessclass per vliegtuig, Uber Black, Blacklane of een soortgelijke leverancier voor autoreizen, en geldt een gemiddeld bedrag van 125,00 EUR per F&B cover.
1. Aanrekenbaar uur | Rate | Heure chargeable | Billable hour |
Basistarief (A) | Tarif de base (A) | Basic rate (A) | |
medewerker | 165,00 – 225,00 | collaborateur | Junior or senior associate |
vennoot | 295,00 | associé | Partner – managing partner |
Bijzonder tarief (B) (Urgentie, bijzondere materie, specialiteit, buitenland) | 385,00 | Tarif spécial (B) (Urgence, matière spécifique, spécialité, étranger) | Special rate (B) (Urgent, specialized matters, abroad) |
Bonus bijzonder resultaat (volgens afspraak) | 1% - 15% | Bonus résultat extraordinaire (selon convention) | Bonus extraordinary result (based on agreement) |
2. Incasso | Recouvrement de dettes | Debt recovery | |
Zonder procedure (erelonen en kantoorkosten inbegrepen) 1 € 6250 6251 € 50000 € 50001 € 125000 € 125001 € 250000 € + 250000 € | 10% 8% 6% 4% 3% | Sans procédure judiciaire (honoraires et frais inclus) | Without court procedures (fees and office costs included) |
Met procedure | Avec procédure judiciaire | With court procedures | |
(enkel erelonen) | (uniquement honoraires) | (fees only) | |
1 € 6250 | 15% | ||
6251 € 50000 € | 12% | ||
50001 € 125000 € | 10% | ||
125001 € 250000 € | 8% | ||
+ 250000 € | 6% |
3. Kantoorkosten | Frais administratifs | Office costs | |
Dossieropening (forfait) | 75,00 | Ouverture dossier (forfait) | File opening cost (fix) |
Briefwisseling (blz.) | 10,00 | Correspondance (page) | Correspondence (page) |
Aangetekende zending | + 5,00 | Lettre recommandée | Registered letter |
Fotokopie (stuk) | 0,35 | Photocopie (pièce) | Copy (unit) |
Verplaatsingen (km.) | 0,65 | Déplacements (km.) | Travel (km.) |
Telefoon (fix) | 12,00 | Téléphone (fixe) | Phone (fix) |
E-mail (fix) | 12,00 | E-mail (fixe) | E-mail (fix) |
Dossierafsluiting (fix) | 75,00 | Frais fermeture dossier (fix) | File closing costs (fix) |
Gerechtskosten | Facture/invoice | Frais de justice | Court costs |
Deurwaarderskosten | Facture/invoice | Huissier de justice | Bailiff costs |
F&B, Hotel / Transport | Facture / Invoice | F&B, Hôtel / Transport | F&B, Hotel / Transport |
Het kantoor rekent de cliënt naarmate de behandeling van de zaak vordert voorschotten op erelonen en kosten aan. Alvorens het kantoor een dossier aanvaardt en na ondertekening van het cliëntencontract en de KYC-formulieren, zal het kantoor een eerste provisie aanrekenen op basis van de te verwachten erelonen en kosten in verhouding met de aard en de complexiteit van de zaak en de kwaliteit en kwantiteit van de toevertrouwde opdrachten.
Bij het volbrengen van een opdracht door het kantoor per dossier, zal de cliënt een gedetailleerde factuur inzake erelonen en kosten ontvangen, verminderd met de betaalde provisies.
Alle facturen zijn betaalbaar binnen de acht kalenderdagen volgend op de dag waarop de factuur verzonden werd aan de cliënt. De factuurdatum zal beschouwd worden als de verzenddatum.
Voor elk bedrag dat laattijdig betaald wordt, zal een jaarlijkse interest van 8% worden toegepast op de gefactureerde bedragen, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10%, beide vanaf de eerste herinnering die schriftelijk aan de cliënt wordt verzonden (vb. per e-mail, brief of aangetekende brief).
Elke vertraging in de betaling geeft het kantoor het recht om, naar eigen goeddunken en zonder motivering, de opdrachten en prestaties te schorsen (geheel of ten dele) of te beëindigen (tijdelijk tot ontvangst van een betalingsbewijs, of definitief). Het kantoor zal de cliënt hiervan schriftelijk op de hoogte brengen (vb. per e-mail, brief of aangetekende brief).
In een dergelijk geval is het kantoor niet langer aansprakelijk voor de toevertrouwde dossiers en opdrachten. De cliënt zal ter zake geen verhaal hebben op het kantoor.
De cliënt is te allen tijde gerechtigd een einde te stellen aan deze overeenkomst, zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn aan het kantoor, maar met de verplichting om alle nog verschuldigde erelonen en kosten te voldoen tot de datum van beëindiging, en zulks binnen de acht dagen na ontvangst van de eindfactuur.
Behoudens de in artikel 5 beschreven omstandigheden, is het kantoor gerechtigd aan deze overeenkomst een einde te stellen, zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn aan de cliënt en zonder enige aansprakelijkheid te moeten opnemen, wanneer het kantoor van oordeel is dat het gedrag, de attitude, het professionele of privé curriculum van de cliënt, of de toevertrouwde zaak of opdracht zelf, onverenigbaar is/zijn met de deontologische bepalingen, de wet, of met de reputatie, de stijl, de morele en persoonlijke principes van het kantoor en haar (managing) partner.
Indien het kantoor om de hiervoor vermelde redenen van dit recht gebruik wenst te maken, zal het kantoor de cliënt schriftelijk inlichten (vb. per e-mail, brief of aangetekende brief) en erover waken dat de belangen van de cliënt niet worden geschaad door hem/haar voldoende tijd te geven om een nieuwe advocaat te contacteren, en door dringende verplichtingen voor de rechtbank verder na te komen terwijl zij wacht op de instructies van de cliënt inzake opvolging. Er wordt overeengekomen dat een termijn van tien kalenderdagen voldoende zal zijn om in een nieuwe advocaat te voorzien. Het kantoor is bijgevolg niet langer aansprakelijk jegens de cliënt of derde partijen na voormelde termijn.
De cliënt bevestigt bij deze te weten dat het kantoor verzekerd is onder de collectieve polis van de Balie van Brussel, waarvan hij/zij de gegevens heeft ontvangen, of minstens de hiernavolgende link heeft ontvangen om de details te raadplegen (xxx.xxxxxx.xx – xxx.xxxxxxxxxxxx.xx). De cliënt aanvaardt de voorwaarden en beperkingen van de verzekering in geval van beroepsmatige fouten begaan door het kantoor, en sluit elke verdere vordering of mogelijke aansprakelijkheid uit die niet gedekt wordt door deze verzekering.
Eventuele onenigheden, opmerkingen of betwistingen door de cliënt van de prestaties van het kantoor, zullen enkel worden aanvaard indien de gemotiveerde betwisting ter zake door de cliënt ter kennis van het kantoor wordt gebracht per aangetekend schrijven en uiterlijk binnen de acht dagen vanaf de datum vermeld op de betreffende factuur.
Alle latere of andere vorderingen worden uitgesloten en de gefactureerde prestaties zullen onherroepelijk beschouwd worden als aanvaar en overeen te stemmen met de instructies van de cliënt en de verplichtingen van het kantoor.
Bij blijvende onenigheid tussen het kantoor en de cliënt inzake de erelonen en kosten, of de prestaties en uitvoering van de opdrachten, komen partijen overeen dat enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd zullen zijn om hierover te oordelen, of deze van de woonplaats of de zetel van de cliënt en zulks naar vrije keuze van het kantoor, en dat het Belgisch recht ten alle tijde toegepast zal worden, onverminderd de voorafgaande bevoegdheid die door het toepasselijke deontologische reglement aan de Stafhouder van de Orde van Advocaten te Brussel is toegekend.
In toepassing van specifieke wetgeving en regels, bijvoorbeeld de regels met betrekking tot witwaspreventie, die deels van toepassing zijn op advocaten, aanvaardt de cliënt dat het kantoor:
• Een kopie van het identiteitsdocument van de cliënt neemt en bewaart (identiteitskaart, internationaal paspoort of rijbewijs) als laatstgenoemde een natuurlijke persoon is, of van de statuten alsook de laatste beslissing aangaande de benoeming van managers of bestuurders indien de cliënt een rechtspersoon is,
• Deze informatie doorgeeft, indien zij daartoe verplicht wordt door een bevoegde instantie en indien deontologische regels dat toestaan, aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI) of een andere daarvoor bevoegde instantie,
• Alle nodige informatie van de cliënt krijgt om de ultimate beneficial owners (UBO) te identificeren van eender welke op te richten structuur of entiteit, of van een bestaande structuur of organisatie en zulks om te voldoen aan UBO-rapportageverplichtingen en –normen,
• Alle nodige informatie van de cliënt krijgt om de KYC (“Know your client”) formulieren van het kantoor te vervolledigen in verband met verplichte of geadviseerde compliance regels,
• De persoonlijke data van de cliënt en zijn/haar bedrijf te gebruiken voor de interne administratieve en organisatorische processen van het kantoor, opname in de database van het kantoor met inbegrip van IT- processen, waarbij de cliënt verklaart afstand te doen van alle rechten en vorderingen onder de privacy en databehandelingsregels binnen deze context, indien deze zouden bestaan, onverminderd het recht van de cliënt om zijn/haar persoonlijke data en informatie te raadplegen en te wijzigen onder de voorschriften en voorwaarden van de toepasselijke wetgeving,
• Dergelijke persoonlijke data gebruikt voor marketing en publiciteitsdoeleinden van het kantoor, met inachtneming te alle tijde van de professionele discretie en confidentialiteit, en om op regelmatige basis e-mails, berichten via sociale media (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, website, enz.), fysieke of elektronische nieuwsbrieven, uitnodigingen voor events, seminaries, opleidingen, enz. te ontvangen, middels het gebruik van de professionele database van het kantoor. De cliënt verklaart volledig geïnformeerd te zijn over zijn rechten in dit verband onder de bepalingen van de toepasselijk Europese en nationale wetgeving op privacy en bescherming van persoonlijke data in elektronische communicatie, zowel als de regels die toepasselijk zijn op algemene databescherming (GDPR).
De cliënt aanvaardt dat het kantoor een zaak of opdracht kan weigeren nadat zij alle informatie heeft ontvangen van de cliënt, of haar prestaties kan schorsen voor zolang als zij hogervermelde documenten en informatie niet heeft ontvangen, en zulks zonder enige aansprakelijkheid jegens de cliënt.
De cliënt verklaart uitdrukkelijk door het kantoor te zijn ondervraagd omtrent het feit of de aan het kantoor gevraagde prestaties of het hem toevertrouwde dossier in enige mate, zelfs de geringste, te maken heeft of kan hebben met het witwassen van geld of andere activa van illegale oorsprong in de ruimste zin van het woord, of met de financiering van terrorisme, zoals voorzien in de voormelde wetgeving. De cliënt ontkent uitdrukkelijk dat, bij zijn weten of vermoeden, hiervan sprake is en hij verbindt er zich toe het kantoor onmiddellijk in te lichten indien zich feiten of omstandigheden voordoen die het tegendeel doen vermoeden.
De cliënt is er van ingelicht en gaat er mee akkoord dat voor zover niet is voldaan aan de voormelde wettelijke bepalingen, het kantoor haar tussenkomst voor het betreffende dossier niet mag of zal verlenen en het verplicht is, zonder nadere informatieverstrekking aan de cliënt ter zake, om de betreffende informatie en inlichtingen over te maken aan de bevoegde instanties opdat zij de nodige handelingen kunnen stellen.
Al het voorgaande is slechts toepasselijk op het clientèle, de activiteiten en de praktijken zoals uitdrukkelijk door de Wet bedoeld en rekening houdend met de wettelijke uitzonderingen. Dit geldt in het bijzonder als het kantoor wordt geraadpleegd in fiscale zaken of in dossiers in de context die direct verband houdt met het voorgaande. In alle overige gevallen geldt de deontologische regel van confidentialiteit en beroepsgeheim van het kantoor.
De cliënt verklaart dat, voor zover hij het kantoor geraadpleegd heeft in de context van een fiscaal of financieel dossier onder Belgisch of internationaal recht en waarbij hij onder meer maar niet limitatief, het kantoor heeft gevraagd om advies over de oprichting, statutenwijziging, fusie, vereffening, inbreng, kapitaalverhoging, verkoop of aankoop van aandelen en in het algemeen enig feit of enige handeling dat/die verband houdt met de oprichting, het bestaan of het ontbinden van een rechtspersoon naar Belgisch of buitenlands recht, met inbegrip van de (para)fiscale implicaties van dergelijke handelingen voor de cliënt en de betrokken structuren:
a. De opdracht van het kantoor bestaat niet in de organisatie van juridische constructies of in het stellen van handeling of rechtsfeit met het oog op het ontduiken of verminderen van de normalerwijze verschuldigde belasting, of in het bijstaan of adviseren van dergelijke handelingen. Hij bevestigt dat het kantoor geen enkel initiatief heeft genomen in dit verband en heeft gesteld dat het zich te allen tijde zal onthouden van dergelijke activiteiten of tussenkomsten. De opdracht van het kantoor is beperkt tot een adviserende rol en de uiteindelijke beslissing wordt enkel door de cliënt zelf genomen.
b. Hij het kantoor alle informatie, bestanden en documenten heeft verschaft die hij diende door te sturen opdat het kantoor een volledig en correct overzicht van de cliënt en zijn zaken zou hebben, onder meer met betrekking tot de aanvaarding, voortzetting of weigering van de zaken van de cliënt, zonder enige aansprakelijkheid voor het kantoor bij onvolledige of onjuiste informatie,
c. De feiten, documenten en akten die gecommuniceerd worden aan het kantoor in de loop van haar adviserende opdracht, steeds en allemaal onderworpen zijn geweest aan hun normaal verschuldigde belasting en andere wettelijke verplichtingen voorzien voor deze akte of handeling, minstens daartoe werden voorzien of geprovisioneerd door de cliënt.
Artikel 11
De tussenkomsten en prestaties van het kantoor en wat daaruit voortvloeit op het vlak van documenten, teksten, overeenkomsten, structuren, plannen, ideeën, zijn de uitsluitende intellectuele eigendom van het kantoor en zelfs indien cliënt en zijn organisatie zouden hebben bijgedragen tot de totstandkoming ervan, wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat cliënt ter zake geen enkel recht zal kunnen claimen en, in voorkomend geval, onherroepelijk afstand doet van diens aanspraken, rechten of vorderingen ter zake ten gunste van het kantoor.
Het zal de cliënt derhalve niet toegelaten zijn de voormelde documenten, teksten, overeenkomsten, structuren, plannen of ideeën te gebruiken buiten de context van de aan het kantoor toevertrouwde zaak of dossier, of om deze aan derden mede te delen, al dan niet in gewijzigde vorm, te reproduceren, te gebruiken of te wijzigen met het oog op andere zaken of dossiers waar het kantoor geen tussenkomst in heeft, al dan niet met verwijzing naar de referenties van het kantoor ter zake. Het kantoor zal alsdan recht hebben op aanrekening van haar erelonen en kosten bij hergebruik door de cliënt zoals in dit artikel omschreven van haar prestaties en tussenkomsten en het resultaat ervan.
Door de ondertekening van deze overeenkomst verklaart de cliënt dat hij volledig werd ingelicht van de mogelijkheden van diverse alternatieve methodes voor geschillenbeslechting die desgevallend op zijn zaak toepassing zouden kunnen vinden.
Ondertekend te Brussel, België, op de voormelde datum.
Vanbelle Law BVBA (handtekening van de cliënt)