Contract
xx Xxxxxxxxxxxxxx 00 – 0000 Xxxxxxx tel. x00 0 000 00 00 ondernemingsnummer: 0203.201.340 RPR Brussel | ||
Circulaire | ||
Brussel, 11 oktober 2024 | ||
Kenmerk: | NBB_2024_15 | |
uw correspondent: | ||
Xxxxxxxx Xxxxxx | ||
xxx. x00 0 000 00 00 | ||
Extern kanaal voor het melden van inbreuken op de regels waarop de NBB toezicht houdt | ||
Toepassingsveld
Meldingen aan de NBB van inbreuken op de regels waarop de NBB toezicht houdt. Samenvatting/Doelstelling
Deze circulaire bepaalt en verduidelijkt de procedureregels voor het ontvangen en in behandeling nemen door de NBB van meldingen van inbreuken op de regels waarop de NBB en de ECB toezicht houden.
Deze circulaire verduidelijkt tevens welke beschermingsmaatregelen in deze context van toepassing zijn.
Structuur
1.1 Materieel toepassingsgebied 3
1.2 Personeel toepassingsgebied 4
2.1 Specifieke personeelsleden 5
2.2 Informatie op de website van de NBB 5
2.3 Procedures die van toepassing zijn op meldingen van inbreuken 6
2.3.1 Indiening van melding en bijkomende toelichtingen of informatie 6
2.3.4 Opvolging van meldingen van inbreuken waarvoor de NBB bevoegd is 8
2.4 Specifieke communicatiekanalen 10
2.5 Registratie en opslag van ontvangen meldingen van inbreuken 11
2.6 Evaluatie van de procedures 11
Geachte mevrouw Xxxxxxx heer
Deze circulaire bepaalt en verduidelijkt de procedureregels voor het ontvangen en in behandeling nemen door de NBB van meldingen van inbreuken op de regels waarop de NBB en de ECB toezicht houden1.
Hiermee wordt uitvoering gegeven aan de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (hierna “de wet van 28 november 2022”).2 Tegelijkertijd wordt ook uitvoering gegeven aan artikel 90 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, dat op basis van artikel 3, § 1, juncto artikel 4, 1°, van de wet van 28 november 2022 blijft gelden en wordt aangevuld met de bepalingen van de wet van 28 november 2022 voor zover een aangelegenheid niet is geregeld in voornoemd artikel.3
Als bevoegde autoriteit in de zin van de wet van 28 november 20224 moet de NBB externe meldingskanalen opzetten voor het ontvangen en in behandeling nemen van meldingen van inbreuken die aan de vereisten van die wet voldoen.
1. Om de leesbaarheid van deze circulaire te verhogen, worden in deze circulaire de hierna gedefinieerde termen gehanteerd. Deze termen zijn gebaseerd op de definities vervat in artikel 7 van de wet van 28 november 2022, maar worden hier concreet toegespitst op de NBB.
1° “melding” of “melden”: het mondeling of schriftelijk verstrekken aan de NBB van informatie over inbreuken;
2° “informatie over inbreuken”: informatie, waaronder redelijke vermoedens, over feitelijke of mogelijke inbreuken, die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden, alsmede over pogingen tot verhulling van dergelijke inbreuken;
3° “inbreuken”: handelingen of nalatigheden die onrechtmatig zijn en betrekking hebben op de wettelijke en reglementaire bepalingen en de rechtstreeks toepasbare Europese bepalingen, met inbegrip van de bepalingen die in uitvoering hiervan zijn vastgesteld, die van toepassing zijn op de financiële instellingen bedoeld in artikel 36/2 van de wet van 22 februari 1998 tot vaststelling van het organiek statuut van de Nationale Bank van België, waarvoor de NBB of de ECB bevoegd is om op de naleving toe te zien op grond van voormeld artikel of op grond van de GTM-verordening;
4° “bevoegde autoriteit”: een nationale autoriteit die is aangewezen om meldingen overeenkomstig hoofdstuk 4 van de wet van 28 november 2022 te ontvangen en de melders feedback te geven en/of die
1 Voor zover als nodig wordt vermeld dat meldingen betreffende inbreuken op regels waarop de ECB toezicht houdt eveneens bij de ECB kunnen gemeld worden via het formulier op haar website. De procedureregels en de beschermingsmaatregelen die gelden voor meldingen die rechtstreeks bij de ECB worden verricht, worden niet behandeld in onderhavige circulaire.
2 Zie in het bijzonder artikel 14, § 5, van de wet van 28 november 2022 dat voorziet dat de bevoegde autoriteiten, door middel van een reglement of rondzendbrief, de procedureregels bepalen voor het ontvangen en in behandeling nemen van meldingen.
3 De vereisten van artikel 90 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten zijn in lijn met de wet van
28 november 2022 en noodzaken bijgevolg geen afzonderlijk regime voor de melding van inbreuken op die regelgeving.
4 Zie het koninklijk besluit van 22 januari 2023 tot aanduiding van de bevoegde autoriteiten voor de uitvoering van de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector.
is aangewezen om de in die wet bedoelde taken te vervullen, met name wat opvolging betreft; bij gebrek aan een aangewezen autoriteit, is de bevoegde autoriteit de federale coördinator;
5° “melder”: een persoon die informatie over inbreuken meldt aan de NBB;
6° “facilitator”: een natuurlijke persoon die een melder bijstaat in het meldingsproces en wiens bijstand vertrouwelijk moet zijn;
7° “betrokkene”: een natuurlijke of rechtspersoon die in de melding wordt genoemd als persoon aan wie de inbreuk wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht;
8° “represaille”: een directe of indirecte handeling of nalatigheid naar aanleiding van een melding, en die tot ongerechtvaardigde benadeling leidt of kan leiden;
9° “opvolging”: optreden van de NBB om de juistheid van de in de melding gedane beweringen na te gaan en de gemelde inbreuk zo nodig aan te pakken;
10° “feedback”: het aan de melder verstrekken van informatie over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen voor die opvolging;
11° "federale coördinator": de autoriteit die belast is met de coördinatie van externe meldingen voor de privésector overeenkomstig afdeling 4 van hoofdstuk 4 van de wet van 28 november 2022, zijnde de Federale Ombudsmannen bedoeld in de wet van 22 maart 1995 tot instelling van de federale ombudsmannen;
12° “FIRM”: Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de Rechten van de Mens opgericht bij de wet van 12 mei 2019 tot oprichting van een Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens, zoals bedoeld in artikel 25 van de wet van 28 november 2022;
13° “wet van 22 februari 1998”: de wet van 22 februari 1998 tot vaststelling van het organiek statuut van de Nationale Bank van België;
14° “GTM-verordening”: Verordening (EU) nr. 1024/2013 van de Raad van 15 oktober 2013 waarbij aan de Europese Centrale Bank specifieke taken worden opgedragen betreffende het beleid op het gebied van het prudentieel toezicht op kredietinstellingen.
1.1 Materieel toepassingsgebied
2. De procedures voor het ontvangen en in behandeling nemen van meldingen van inbreuken die bij onderhavige circulaire worden uiteengezet zijn van toepassing op meldingen aan de NBB van inbreuken op de financiële wetgeving die onder het toezicht van de NBB en de ECB valt, met name de wettelijke en reglementaire bepalingen en de rechtstreeks toepasbare Europese bepalingen, met inbegrip van de bepalingen die in uitvoering hiervan zijn vastgesteld, die van toepassing zijn op de financiële instellingen bedoeld in artikel 36/2 van de wet van 22 februari 1998, waarvoor de NBB of de ECB bevoegd is om op de naleving toe te zien op grond van voormeld artikel of op grond van de GTM-verordening.
De betrokken financiële instellingen betreffen met name de kredietinstellingen, de beleggingsondernemingen met het statuut van beursvennootschap, de verzekeringsondernemingen, de herverzekeringsondernemingen, de maatschappijen voor onderlinge borgstelling, de centrale tegenpartijen, de vereffeningsinstellingen, de met vereffeningsinstellingen gelijkgestelde instellingen, de betalingsinstellingen, de instellingen voor elektronisch geld, de centrale effecten-bewaarinstellingen, de instellingen die ondersteuning verlenen aan centrale effecten-bewaarinstellingen en de depositobanken.
Deze procedures zijn echter niet van toepassing op5:
a) het gebied van de nationale veiligheid6;
b) gerubriceerde gegevens;
c) informatie gedekt door het medisch beroepsgeheim noch op informatie en inlichtingen die advocaten ontvangen van hun cliënten of verkrijgen over hun cliënten7; en
d) informatie gedekt door de geheimhouding van rechterlijke beraadslagingen.
Voor zover als nodig wordt geduid dat het verstrekken van informatie die geen betrekking heeft op inbreuken, maar die bijvoorbeeld louter betrekking heeft op commerciële klachten van cliënten bij financiële instellingen of op persoonlijke conflicten met de werkgever of medecontractanten, niet onder het materieel toepassingsgebied valt. De NBB is niet bevoegd om dergelijke vragen of klachten te behandelen.
1.2 Personeel toepassingsgebied
3. Iedere persoon die inbreuken waarneemt op de financiële wetgeving waarop de NBB en de ECB toezicht houden, kan dit melden8.
Het gaat dan in de eerste plaats om personen die informatie over inbreuken hebben verkregen in een werkgerelateerde context, ongeacht of zij de hoedanigheid hebben van werknemer of zelfstandige, alsook aandeelhouders en personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een onderneming (met inbegrip van niet bij het dagelijks bestuur betrokken personen, vrijwilligers en (on)bezoldigde stagiairs), en eenieder die werkt onder toezicht van (onder)aannemers en leveranciers9. Ook indien de informatie over de inbreuken werd verkregen tijdens de aanwervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen of in een inmiddels beëindigde werkrelatie valt men onder het toepassingsgebied10.
4. Bovendien is het toepassingsgebied voor de financiële sector ruimer en heeft het ook betrekking op personen die informatie melden die ze hebben verkregen buiten een werkgerelateerde context. Zo kunnen vb. ook cliënten van een financiële instelling inbreuken melden met het oog op een optreden van de NBB.11 Ook deze personen kunnen mogelijk waardevolle informatie hebben die de toezichthouder kan helpen bij het opsporen, rechtzetten en sanctioneren van inbreuken op de toezichtswetgeving. Het is dus belangrijk dat ook zij een bepaalde bescherming genieten wanneer zij inbreuken willen melden. Dit neemt niet weg dat het soort bescherming dat geboden wordt aan personen in het kader van een werkgerelateerde context en aan alle andere melders per definitie verschillend is, aangezien de risico’s en gevolgen waaraan ze kunnen worden blootgesteld evenmin gelijklopend zijn. Indien de persoon die een melding doet handelt op grond van bepaalde wettelijke verplichtingen12, valt hij niet binnen het toepassingsgebied van de wet van 28 november 2022, behalve voor wat betreft de maatregelen ter bescherming van de melder indien die voor hem of haar gunstiger zijn13.
5 Zie artikel 5 van de wet van 28 november 2022.
6 Behalve met betrekking tot meldingen van inbreuken op regels betreffende overheidsopdrachten op het gebied van defensie en veiligheid in zover die regels onderhevig zijn aan Richtlijn 2009/81/EG van het Europees Parlement en de Raad van 13 juli 2009.
7 De informatie die advocaten ontvangen is evenwel enkel uitgesloten indien zij in het kader van een gerechtelijke procedure of van de adviesverlening omtrent een gerechtelijke procedure werden verkregen.
8 Zie artikel 6, §§ 1 en 6 van de wet van 28 november 2022.
9 Zie artikel 6, § 1 van de wet van 28 november 2022.
10 Zie artikel 6, §§ 2 en 3 van de wet van 28 november 2022.
11 Zie artikel 6, § 6, van de wet van 28 november 2022.
12 Hierbij gaat het om de wettelijke verplichtingen bepaald in de sectorspecifieke Uniehandelingen opgesomd in deel II van de bijlage bij richtlijn (EU) 2019/1937. Het gaat bijvoorbeeld om de erkende commissaris van een kredietinstelling die handelt op grond van artikel 225 van de wet van 25 april 2014 o p het statuut van en het toezicht op kredietinstellingen.
13 Zie artikel 6, § 5 van de wet van 28 november 2022.
5. De maatregelen ter bescherming van de melder waarin de wet van 28 november 2022 voorziet (zie infra, titel 4), zijn ook van toepassing op natuurlijke personen die de melder vertrouwelijk bijstaan in het meldingsproces (zogenaamde “facilitators”), op derden die verbonden zijn met de melder en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context, zoals collega’s of familieleden van de melder, en op juridische entiteiten die eigendom zijn van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de xxxxxx xxxxxxxxxx in een werkgerelateerde context verbonden is14.
2.1 Specifieke personeelsleden
6. Binnen de NBB worden personeelsleden aangeduid die verantwoordelijk zijn voor de behandeling van meldingen van inbreuken (hierna de “specifieke personeelsleden”). De specifieke personeelsleden worden opgeleid voor de behandeling van dergelijke meldingen15.
De specifieke personeelsleden vervullen volgende taken:
1° het verstrekken van informatie aan belangstellenden over de procedures die van toepassing zijn op meldingen van inbreuken, indien de melding binnen het toepassingsgebied van de wet valt;
2° het ontvangen en opvolgen van meldingen van inbreuken;
3° het onderhouden van contacten met de melder om deze desgevallend feedback te geven zo nodig om nadere informatie te verzoeken.
2.2 Informatie op de website van de NBB
7. De NBB zet op een afzonderlijke, gemakkelijk herkenbare en toegankelijke pagina van haar website, informatie over het ontvangen en in behandeling nemen van meldingen van inbreuken16.
Deze informatie omvat volgende elementen:
1° de voorwaarden om in aanmerking te komen voor bescherming krachtens de wet van 28 november 2022;
2° de link naar het platform, en de contactgegevens voor de specifieke communicatiekanalen bedoeld in titel 2.4.
3° de procedures die van toepassing zijn op meldingen van inbreuken, zoals bepaald in titel 2.3;
4° de geheimhoudingsregels die van toepassing zijn op de meldingen van inbreuken, zoals bepaald in titel 2.3.6, en informatie over de verwerking van persoonsgegevens;
5° de wijze waarop opvolging wordt gegeven aan de meldingen;
6° de remedies en procedures voor bescherming tegen represailles en de beschikbaarheid van vertrouwelijk advies voor personen die overwegen tot melding over te gaan;
14 Zie artikel 6, § 4 van de wet van 28 november 2022.
15 Zie artikel 15, §§ 4 en 5 van de wet van 28 november 2022.
16 Zie artikel 16 van de wet van 28 november 2022.
7° een verklaring met een duidelijke toelichting van de voorwaarden waaronder personen die meldingen doen aan de NBB worden beschermd tegen het oplopen van aansprakelijkheid voor een inbreuk op de geheimhoudingsregels krachtens artikel 27 van de wet van 28 november 2022;
8° de contactgegevens van de federale coördinator en van het FIRM.
2.3 Procedures die van toepassing zijn op meldingen van inbreuken
2.3.1 Indiening van melding en bijkomende toelichtingen of informatie
8. Melders mogen een inbreuk melden aan de NBB:
- ofwel nadat zij eerst hebben gemeld via interne meldingskanalen van de betreffende entiteit,
- ofwel door meteen een melding te doen via de externe meldingskanalen van de NBB1718.
9. Een melding van een inbreuk kan anoniem gebeuren indien de meldende persoon dat wenst19.
10. De melder wordt gevraagd om de NBB volgende informatie en documenten over te maken, indien hij of zij daarover beschikt: de naam van de entiteit, de feiten waaruit de inbreuk blijkt, de aard van de inbreuk, de naam en desgevallend de functie van de betrokkene, de periode waarop de inbreuk betrekking heeft, elk bewijs van de inbreuk en elk ander element dat hem of haar relevant lijkt.
De specifieke personeelsleden kunnen, via de contactgegevens die door de melder zijn opgegeven in het meldingsplatform, de melder vragen om de verstrekte informatie en documenten toe te lichten en om aanvullende informatie en documenten over te maken, tenzij de melder uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven niet te willen worden gecontacteerd of de specifieke personeelsleden op redelijke gronden van oordeel zijn dat dit afbreuk zou doen aan de bescherming van de identiteit van de melder. De gevraagde toelichting, aanvullende informatie of documenten worden verstrekt via de specifieke communicatiekanalen bedoeld in titel 2.4.
11. De Bank zendt onverwijld, en in ieder geval binnen zeven dagen na ontvangst van de melding, een bevestiging van ontvangst aan de melder via de contactgegevens die door de melder zijn opgegeven, tenzij de melder uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven niet te willen worden gecontacteerd of de specifieke personeelsleden op redelijke gronden van oordeel zijn dat dit afbreuk zou doen aan de bescherming van de identiteit van de melder20. De bevestiging van ontvangst bewijst enkel dat de betrokken persoon informatie heeft overgemaakt via een van de specifieke communicatiekanalen en op welke datum en, indien technisch mogelijk, op welk tijdstip dit is gebeurd. Gelet op paragraaf 12, bewijst de bevestiging van ontvangst daarentegen nog niet dat het om een melding van een inbreuk gaat. De ontvangstbevestiging vermeldt ook de informatie bedoeld in paragraaf 7.
17 Zie artikel 13 van de wet van 28 november 2022.
18 Voor een externe melding kan de melder zich rechtstreeks tot de NBB wenden, dan wel via de federale coördinator gaan. Indien de melder zich voor een externe melding van een inbreuk die tot de bevoegdheid van de NBB behoort, wendt tot de federale coördinator, maakt de federale coördinator de melding over aan de NBB zonder te onderzoeken of de melding ontvankelijk is, of er een redelijk vermoeden van een overtreding bestaat en of de melding voldoet aan de in de wet van 28 november 2022 gestelde voorwaarden (zie artikel 18, § 2, tweede lid van de wet van 28 november 2022).
19 Zie hieromtrent onder andere artikel 8, § 2 van de wet van 28 november 2022.
20 Zie artikel 14, § 2, 2° van de wet van 28 november 2022.
De NBB is bevoegd om de melding te behandelen
12. Indien de NBB na een eerste analyse oordeelt dat de informatie die een persoon overmaakt een melding uitmaakt van informatie over een feitelijke of mogelijke inbreuk op de financiële wetgeving die onder het toezicht van de NBB en/of de ECB valt, bevestigt zij dat via de contactgegevens die door de melder zijn opgegeven, tenzij de melder uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven niet te willen worden gecontacteerd of de NBB op redelijke gronden van oordeel is dat dit afbreuk zou doen aan de bescherming van de identiteit van de melder. De NBB informeert de melder ook over het feit dat hij zich tot het FIRM kan wenden voor de ondersteuning bedoeld in de wet van 28 november 2022.
Indien de melder zich rechtstreeks tot de NBB heeft gewend, informeert de NBB conform artikel 18, § 3, van de wet van 28 november 2022 de federale coördinator over de melding, indien de NBB niet gehouden is door haar beroepsgeheim. Dit laatste zal slechts uitzonderlijk het geval zijn, gelet op het feit dat een melding van een inbreuk in de zin van de wet van 28 november 2022 en onderhavige circulaire betrekking heeft op de financiële wetgeving die onder het toezicht van de NBB en/of de ECB valt en het in principe gaat om vertrouwelijke informatie waarvan de NBB kennis heeft gekregen bij de uitoefening van haar taken die onder haar beroepsgeheim valt.
De NBB is niet bevoegd om de melding te behandelen
13. Indien de NBB na een eerste analyse oordeelt dat de informatie die een persoon overmaakt geen melding uitmaakt van een mogelijke inbreuk op de financiële wetgeving die onder het toezicht van de NBB en/ of de ECB valt, brengt zij deze persoon daarvan op de hoogte via de contactgegevens die door hem of haar zijn opgegeven en verwijst zij hem of haar desgevallend door naar het kanaal dat hem of haar kan verder helpen, tenzij de melder uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven niet te willen worden gecontacteerd of de NBB op redelijke gronden van oordeel is dat dit afbreuk zou doen aan de bescherming van de identiteit van de melder.
Andere autoriteiten dan de NBB zijn (ook) bevoegd
14. Indien de NBB van oordeel is dat niet de NBB maar wel andere bevoegde autoriteiten bevoegd zijn om de gemelde inbreuk te behandelen of dat naast de NBB ook andere bevoegde autoriteiten bevoegd zijn, maakt zij de melding binnen een redelijke termijn en op veilige wijze over aan de federale coördinator en informeert zij de melder, via de contactgegevens die door de melder zijn opgegeven, onverwijld over deze doorgifte. Indien de andere bevoegde autoriteit een autoriteit is die bevoegd is voor het ontvangen van meldingen van inbreuken op de bepalingen op het gebied van financiële diensten, producten en markten of op het gebied van voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering (zie artikel 4, 1°, van de wet van 28 november 2022), kan de NBB de melding rechtstreeks aan die autoriteit doorgeven. In dat geval brengt zij de federale coördinator en de melder op de hoogte van deze doorgifte 21 .
Indien het Unierecht of het Belgische recht daarin voorziet zullen de specifieke personeelsleden bovendien de informatie in de melding tijdig doorgeven aan de bevoegde instellingen, organen of instanties van de Unie, naargelang het geval, voor verder onderzoek. Indien de NBB van oordeel is dat niet de NBB maar wel de ECB, op grond van de GTM-verordening, bevoegd is om de gemelde inbreuk te behandelen of dat naast de NBB ook de ECB bevoegd is, maakt zij de melding binnen een redelijke termijn en op veilige wijze over aan de ECB en informeert zij de melder, via de contactgegevens die door de melder zijn opgegeven, onverwijld over deze doorgifte. Bij deze doorgiften zullen zij steeds de Belgische en Europese bepalingen die op hen van toepassing zijn naleven, met inbegrip van bepalingen inzake internationale uitwisseling van informatie22.
21 Zie artikel 14, § 3 van de wet van 28 november 2022.
22 Zie artikel 14, § 2, 6° van de wet van 28 november 2022.
De NBB pleegt geen inbreuk op haar beroepsgeheim indien zij de melding doorgeeft overeenkomstig deze paragraaf23.
2.3.4 Opvolging van meldingen van inbreuken waarvoor de NBB bevoegd is
15. De NBB geeft zorgvuldig opvolging aan meldingen. De NBB gaat de juistheid van de in de melding gedane beweringen na en pakt de inbreuk zo nodig aan. Zij kan, na de melding naar behoren te hebben beoordeeld, besluiten om aan een melding geen andere opvolging te geven dan het afronden van de procedure, bijvoorbeeld wanneer een gemelde inbreuk duidelijk van geringe betekenis is en geen andere opvolging dan het afronden van de procedure vereist, in geval van herhaalde meldingen waarvan de inhoud geen nieuwe informatie van betekenis over inbreuken bevat ten opzichte van een eerdere melding, of wanneer zij wordt geconfronteerd met grote aantallen meldingen en voorrang geeft aan de behandeling van meldingen van ernstige inbreuken of van inbreuken op essentiële bepalingen24. Dit doet geen afbreuk aan de door de wet van 28 november 2022 geboden bescherming.
16. Indien de NBB bevoegd is om de gemelde inbreuk te behandelen, verschaft zij de melder, via de contactgegevens die door de melder zijn opgegeven, binnen een redelijke termijn van ten hoogste drie maanden of, in naar behoren gemotiveerde gevallen, zes maanden, feedback omtrent de melding, behoudens in geval een wettelijke bepaling dit verhindert25.
De belangrijkste wettelijke beperking op de feedback die de melder kan ontvangen van de specifieke personeelsleden is het beroepsgeheim van de NBB en haar personeelsleden26. Omwille van dit beroepsgeheim ontvangt de melder geen andere feedback (via de contactgegevens die door de melder zijn opgegeven) dan deze voorzien in paragrafen 12, 13 en 15, en wordt hij in principe niet geïnformeerd over het eindresultaat van de onderzoeken naar aanleiding van de melding. Indien de melding van een inbreuk echter leidt tot een maatregel of sanctie die nominatief wordt bekendgemaakt, dan zullen de specifieke personeelsleden de melder daarover inlichten en hem naar de publicatie van deze maatregel of sanctie verwijzen.
Geheimhouding van de gegevens in verband met de melding ten opzichte van externe partijen
17. De meldingen van inbreuken vallen onder het beroepsgeheim waardoor de NBB, de leden en gewezen leden van haar organen en van haar personeel en de deskundigen waarop zij een beroep doet op grond van artikel 35 van de organieke wet zijn gebonden. De gegevens in verband met de melding van een inbreuk, met inbegrip van de identiteit van de betrokkene waarop de melding betrekking heeft mogen bijgevolg niet worden onthuld, aan welke persoon of autoriteit ook, tenzij binnen de grenzen bepaald in de organieke wet.
Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 28 november 2022, waarborgt de NBB de geheimhouding van de melder. Zelfs binnen de grenzen van artikel 35 en volgende van de organieke wet, onthult de NBB de identiteit van de melder niet aan een andere persoon of autoriteit, tenzij de melder hiermee instemt of de NBB hiertoe wettelijk verplicht is27. Bovendien zal de NBB, indien zij de identiteit van de melder op grond van een wettelijke verplichting moet onthullen, de melder voorafgaand aan deze onthulling hierover
23 Zie artikel 14, § 3, zesde lid van de wet van 28 november 2022.
24 Zie artikel 14, § 4 van de wet van 28 november 2022.
25 Zie artikel 14, § 2, 4° van de wet van 28 november 2022.
26 Artikel 14, § 6, van de wet van 28 november 2022 bepaalt uitdrukkelijk dat de bevoegde autoriteiten bij het geven van feedback hun verplichtingen inzake beroepsgeheim dienen na te leven.
27 Volgens artikel 20, § 2 van de wet van 28 november 2022 moet het bovendien gaan om “een noodzakelijke en evenredige verplichting krachtens bijzondere wetgeving in het kader van onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, mede ter waarborging van de rechten van verdediging van de betrokkene”.
inlichten. Deze toelichting zal schriftelijk gebeuren en de redenen voor de bekendmaking van de vertrouwelijke gegevens uiteenzetten. De NBB zal de melder echter niet op voorhand inlichten van het feit dat zij de identiteit van de melder op grond van een wettelijke verplichting moet onthullen indien dergelijke kennisgeving de gerelateerde onderzoeken of gerechtelijk procedures in gevaar zou brengen28.
Dit geldt evenwel niet wanneer de NBB van oordeel is dat niet de NBB maar wel een of meerdere andere autoriteiten bevoegd zijn om de gemelde inbreuk te behandelen of dat naast de NBB ook een of meerdere andere autoriteiten bevoegd zijn, en daarom de melding overmaakt aan de federale coördinator of aan de betreffende bevoegde autoriteit, in uitvoering van de wettelijke verplichting daartoe voorzien in de wet van 28 november 2022 (zie supra, randnummer 14). Opdat de bevoegde autoriteit de melding nuttig kan behandelen wordt de melding in dat geval ongewijzigd overgemaakt.
Overeenkomstig artikel 20, § 1, tweede lid, van de wet van 28 november 2022, wijst de NBB ook elke vraag om inzage, uitleg of mededeling, in welke vorm ook, van een bestuursdocument waaruit rechtstreeks of onrechtstreeks de identiteit van de melder blijkt, af, tenzij de melder hiermee instemt.29
De in deze paragraaf uiteengezette principes betreffende de bescherming van de identiteit van de melder, gelden desgevallend ook voor de identiteit van de betrokkene30, facilitators, derden die verbonden zijn met de melder en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context, zoals collega’s of familieleden van de melder, en juridische entiteiten die eigendom zijn van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de melder anderszins in een werkgerelateerde context verbonden is31.
Indien de NBB informatie ontvangt over inbreuken met bedrijfsgeheimen, dan zal de NBB die bedrijfsgeheimen niet gebruiken of bekendmaken voor andere doeleinden dan hetgeen noodzakelijk is voor een gedegen opvolging van de melding32.
Geheimhouding van de gegevens in verband met de melding binnen de NBB
18. Binnen de NBB is de mededeling van de gegevens in verband met de melding van een inbreuk, beperkt tot de personen waarvoor dat noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen: de specifieke personeelsleden, de personeelsleden van de NBB die betrokken zijn bij de behandeling van het dossier dat resulteert uit de melding van een inbreuk en de deskundigen waarop de NBB in het kader hiervan een beroep doet, de gouverneur en de leden van het directiecomité van de NBB en de leden van de sanctiecommissie van de NBB. Deze mededeling gebeurt via de daartoe voorziene kanalen, die vertrouwelijk en veilig zijn.
Behoudens in de gevallen beschreven in paragraaf 21, nemen echter enkel de specifieke personeelsleden kennis van de identiteit van de melder. De specifieke personeelsleden doen al het redelijk mogelijke om ervoor te zorgen dat, wanneer ze de melding van een inbreuk meedelen aan de personen binnen de NBB, deze mededeling niet rechtstreeks of onrechtstreeks de identiteit van de melder onthult of enige andere verwijzing bevat naar omstandigheden waaruit de identiteit van de melder zou kunnen worden afgeleid. In afwijking hiervan kan de melder ermee instemmen dat andere personen ook van de identiteit van de melder kennisnemen. In dat laatste geval wordt de identiteit van de melder opgenomen in het dossier dat resulteert uit de melding van een inbreuk en blijft de kennisname beperkt tot de personen voor wie de mededeling van de gegevens in verband met de melding van een inbreuk noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen.
De melder kan er in het bijzonder mee instemmen dat zijn of haar identiteit wordt opgenomen in het dossier, zodat de NBB hem of haar, overeenkomstig artikel 24, § 2, van de wet van 28 november 2022,
28 Zie artikel 20, § 3 van de wet van 28 november 2022.
29 Dit geldt niet enkel wanneer deze vraag uitgaat van een derde, maar ook als deze uitgaat van de betrokkene. 30 Zie artikel 32 van de wet van 28 november 2022.
31 Zie artikel 20, § 5 van de wet van 28 november 2022.
32 Zie artikel 20, § 4 van de wet van 28 november 2022.
kan bijstaan ten aanzien van elke administratieve of gerechtelijke autoriteit die betrokken is bij de bescherming tegen represailles en naar aanleiding daarvan in het bijzonder kan bevestigen dat hij of zij een melding heeft gedaan overeenkomstig de wet van 28 november 2022.
De in deze paragraaf uiteengezette principes betreffende de bescherming van de identiteit van de melder, gelden desgevallend ook voor de facilitators, derden die verbonden zijn met de melder en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context, zoals collega’s of familieleden van de melder, en juridische entiteiten die eigendom zijn van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de melder anderszins in een werkgerelateerde context verbonden is33.
2.4 Specifieke communicatiekanalen
19. De NBB stelt specifieke communicatiekanalen voor het ontvangen en in behandeling nemen van meldingen van inbreuken, dit veilig zijn en waarborgen de geheimhouding34. Ze zijn bovendien onafhankelijk en autonoom, in die zin dat ze:
1° zijn gescheiden van de algemene communicatiekanalen van de NBB, ook van de kanalen waarlangs de NBB in het kader van haar normale activiteiten intern en met derde partijen communiceert;
2° op zodanige wijze zijn ontworpen, opgezet en beheerd dat de volledigheid, integriteit en geheimhouding van de informatie gewaarborgd is en zij niet toegankelijk zijn voor niet-gemachtigde personeelsleden van de NBB; en
3° de mogelijkheid bieden om, met het oog op verder onderzoek, informatie duurzaam op te slaan overeenkomstig titel 3.5.
20. Deze specifieke communicatiekanalen bieden de mogelijkheid om inbreuken te melden op volgende wijzen en zijn terug te vinden op de NBB-website:
1° Elektronische toepassing (meldingsplatform), te raadplegen via de publieke website van de NBB. 2° Telefoonlijn: De gesprekken worden niet opgenomen.
3° Fysieke ontmoeting: na afspraak die kan worden gemaakt via de elektronische toepassing of via de telefoonlijn. De gesprekken worden niet opgenomen.
4° Schriftelijke melding op papier: te richten aan NBB, Dienst Compliance, t.a.v. Compliance, Vertrouwelijk, Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx.
21. Indien een melding wordt ontvangen via andere kanalen dan de specifieke communicatiekanalen bedoeld in paragrafen 19 en 20, of door andere personeelsleden dan de specifieke personeelsleden bedoeld in paragraaf 6, mogen de personeelsleden die deze ontvangen geen informatie openbaar maken aan de hand waarvan de identiteit van de melder of de betrokkene kan worden achterhaald, en zenden zij de melding onverwijld en ongewijzigd door aan de specifieke personeelsleden35.
33 Zie artikel 20, §5 van de wet van 28 november 2022.
34 Zie de artikelen 14 en 15 van de wet van 28 november 2022.
35 Zie artikel 15, § 3 van de wet van 28 november 2022.
2.5 Registratie en opslag van ontvangen meldingen van inbreuken
22. De specifieke personeelsleden houden een register bij van elke ontvangen melding van een inbreuk, waartoe enkel zij toegang hebben36.
De gegevens met betrekking tot de melding van een inbreuk worden opgeslagen in een vertrouwelijk en veilig systeem, waarvan de toegang beperkt is tot de specifieke personeelsleden en de andere personen als bedoeld in paragraaf 18, eerste lid.
De in het tweede lid bedoelde toegang door de andere personen als bedoeld in paragraaf 18, eerste lid, gebeurt met naleving van de regels tot bescherming van de identiteit van de melder als bedoeld in paragraaf 18.
23. Indien een persoon via de specifieke communicatiekanalen bedoeld in paragraaf 20, 2° en 3°, informatie overmaakt, delen de specifieke personeelsleden tijdens het gesprek de informatie bedoeld in paragraaf 7 mee aan deze persoon. De specifieke personeelsleden registreren de melding in de vorm van een nauwkeurig en, in geval van informatie overgemaakt tijdens een fysieke ontmoeting, volledig verslag van het gesprek. De specifieke personeelsleden bieden de melder de mogelijkheid om het verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te tekenen, tenzij deze persoon uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven niet te willen worden gecontacteerd of de specifieke personeelsleden op redelijke gronden van oordeel zijn dat dit afbreuk zou doen aan de bescherming van de identiteit van deze persoon. Indien het verslag van het gesprek aan de betrokken persoon wordt overgemaakt, wordt de informatie bedoeld in paragraaf 7 bijgevoegd.
2.6 Evaluatie van de procedures
24. De NBB evalueert de procedures voor het ontvangen en in behandeling nemen van meldingen van inbreuken regelmatig, en ten minste om de twee jaar37. Daarbij houdt zij rekening met haar eigen ervaring en die van andere bevoegde autoriteiten en de federale coördinator, en past zij de procedures overeenkomstig aan, waarbij zij tevens de technologische en marktontwikkelingen in aanmerking neemt. De NBB deelt het resultaat van deze evaluatie mee aan de federale coördinator.
De NBB verstrekt de federale coördinator jaarlijks de volgende statistieken over externe meldingen38: 1° het aantal ontvangen meldingen;
2° het aantal onderzoeken en procedures die naar aanleiding van deze meldingen werden ingesteld en het resultaat daarvan;
3° het geschatte financiële verlies en de ingevorderde bedragen als gevolg van onderzoeken en procedures in verband met de gemelde schendingen, voor zover dit werd vastgesteld.
Deze statistieken worden opgenomen in een samenvattend geanonimiseerd verslag.
36 Zie artikel 22 van de wet van 28 november 2022.
37 Zie artikel 17 van de wet van 28 november 2022.
38 Zie artikel 17, § 2 van de wet van 28 november 2022.
25. Melders die een melding van een inbreuk doen bij de NBB komen in aanmerking voor bescherming uit hoofde van hoofdstukken 6 en 7 van de wet van 28 november 2022 indien zij gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van deze wet viel39. De melder verliest het voordeel van de bescherming niet op de enkele grond dat de te goeder trouw gedane melding onjuist of ongegrond is bevonden. Dit geldt ook voor personen die anoniem hebben gemeld maar die later zijn geïdentificeerd. Facilitators en derden die verbonden zijn met melders komen in aanmerking voor dezelfde bescherming indien ze gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de melder binnen het toepassingsgebied voor bescherming van de wet van 28 november 2022 viel40.
Het gaat voornamelijk om de regels inzake geheimhouding (zie supra, titel 2.3.6) en de beschermingsmaatregelen tegen represailles41.
26. Elke vorm van represailles tegen de melder en de andere beschermde personen42, waaronder dreigingen met en pogingen tot represailles is verboden43, met name:
1° schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen; 2° degradatie of weigering van bevordering;
3° overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
4° het onthouden van opleiding;
5° een negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
6° het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;
7° dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
8° discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
9° niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
10° niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
11° schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
39 Zie artikel 8, § 1, 1° van de wet van 28 november 2022.
40 Zie artikel 9 van de wet van 28 november 2022.
41 Zie artikelen 23 en 26 tot 31 van de wet van 28 november 2022.
42 Met name: (i) facilitators; (ii) derden die verbonden zijn met de melder en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context, zoals collega’s of familieleden van de melder; en (iii) juridische entiteiten die eigendom zijn van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de melder anderszins in een werkgerelateerde context verbonden is.
43 Zie artikel 23 van de wet van 28 november 2022.
12° opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de melder geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;
13° vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten; 14° intrekking van een licentie of vergunning; en
15° psychiatrische of medische verwijzingen.
27. Wat betreft de beschermingsmaatregelen is het zo dat personen die informatie over inbreuken melden niet geacht worden een inbreuk te hebben gepleegd op enige bij overeenkomst of bij wettelijke of bestuursrechtelijke bepaling opgelegde beperking op de openbaarmaking van informatie, en op generlei wijze aansprakelijk kunnen worden gesteld voor een dergelijke melding of openbaarmaking, mits zij redelijke gronden hadden om aan te nemen dat de melding van zulke informatie noodzakelijk was voor het onthullen van een inbreuk uit hoofde van deze wet44. Onder dezelfde voorwaarden kunnen tegen deze personen geen burgerrechtelijke, strafrechtelijke of tuchtrechtelijke vorderingen worden ingesteld, noch professionele sancties worden uitgesproken omwille van deze melding. Melders kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor de verwerving van of de toegang tot de informatie die wordt gemeld of openbaar wordt gemaakt, tenzij die verwerving of die toegang op zichzelf een strafbaar feit vormde. Voor elke andere mogelijke aansprakelijkheid van melders die voortvloeit uit handelingen of nalatigheden die geen verband houden met de melding of openbaarmaking of die niet noodzakelijk zijn voor het onthullen van een inbreuk uit hoofde van deze wet, blijft het toepasselijk recht gelden.
28. De melder en de andere beschermde personen die menen het slachtoffer te zijn van represailles kunnen een klacht indienen bij de federale coördinator die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart en kunnen zich tot de rechtbank wenden45.
29. De melder en de andere beschermde personen die het slachtoffer worden van represailles kunnen een schadevergoeding vorderen overeenkomstig het contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheidsrecht46. Voor meldingen van inbreuken op de regels waarvoor de NBB bevoegd is voor het toezicht is deze schadevergoeding, naar keuze van het slachtoffer en voor zover toepasselijk, gelijk aan hetzij een forfaitaire schadevergoeding van 6 maanden brutoloon, met inbegrip van alle extralegale voordelen, hetzij de werkelijk geleden schade. In laatstgenoemd geval moet het slachtoffer de omvang van de geleden schade bewijzen.
Onverminderd het vorige lid, kan een werknemer die dergelijke inbreuk meldt, of de werknemersorganisatie waarbij hij is aangesloten, wanneer zijn werkgever in strijd met het verbod op represailles zijn arbeidsverhouding beëindigt of de arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigt, verzoeken hem opnieuw in de onderneming of instelling op te nemen onder de voorwaarden die bestonden voor de beëindiging of de wijziging. Het verzoek moet met een aangetekende brief gebeuren binnen de dertig dagen volgend op de datum van de kennisgeving van de opzegging, van de beëindiging zonder opzegging of van de eenzijdige wijziging van de arbeidsvoorwaarden. De werkgever moet zich binnen dertig dagen volgend op de kennisgeving van de brief over het verzoek uitspreken. De werkgever die de werknemer opnieuw in de onderneming of de instelling opneemt of hem zijn functie opnieuw laat uitoefenen onder de voorwaarden die bestonden voor de beëindiging of wijziging, moet het wegens ontslag of wijziging van de arbeidsvoorwaarden gederfde loon en de gederfde voordelen betalen alsmede de werkgevers- en werknemersbijdragen op dat loon storten.
Wanneer er ten aanzien van een werknemer die een inbreuk meldt sprake is van een verboden represaille, heeft die werknemer recht op de in het eerste lid bedoelde vergoeding indien hij na het in het vorige lid bedoelde verzoek niet opnieuw wordt opgenomen in de onderneming of instelling of zijn functie
44 Zie artikel 27 van de wet van 28 november 2022.
45 Zie artikel 26 van de wet van 28 november 2022.
46 Zie artikel 27, §§ 2 en 3 van de wet van 28 november 2022.
niet opnieuw kan uitoefenen onder de voorwaarden die bestonden voor de beëindiging of de wijziging, evenals indien hij het in het vorige lid bedoelde verzoek niet heeft ingediend.
Wanneer de verboden represaille wordt getroffen nadat de arbeidsbetrekking beëindigd werd, heeft de werknemer die tijdens de duur ervan een melding heeft verricht, recht op dezelfde vergoeding.
Deze bescherming geldt ook voor statutaire personeelsleden en personen die door andere personen dan werkgevers in professionele betrekkingen worden tewerkgesteld of contractuele opdrachten krijgen toegewezen.
30. In procedures voor een gerechtelijke instantie of een andere autoriteit, die verband houden met benadeling waarmee de melder is geconfronteerd, wordt, mits de melder aantoont dat hij een melding heeft gemaakt en met benadeling is geconfronteerd, vermoed dat de benadeling een represaille was voor de melding. Het is dan aan de persoon die de benadelende maatregel heeft genomen om aan te tonen dat die maatregel naar behoren is gemotiveerd47.
In gerechtelijke procedures, onder meer wegens laster, schending van auteursrechten, schending van de geheimhoudingsplicht, schending van de gegevensbeschermingsvoorschriften, openbaarmaking van bedrijfsgeheimen, of wegens eisen tot schadeloosstelling op grond van het privaatrecht, het publiekrecht of het collectief arbeidsrecht kunnen de melder en de andere beschermde personen48 op generlei wijze aansprakelijk worden gesteld als gevolg van meldingen of openbaarmakingen overeenkomstig de wet van 28 november 202249.
Wanneer iemand aan de NBB melding maakt van informatie over binnen het toepassingsgebied van de wet van 28 november 2022 vallende inbreuken, en die informatie omvat bedrijfsgeheimen, en indien die persoon aan de voorwaarden van de wet van 28 november 2022 voldoet, wordt die melding rechtmatig geacht overeenkomstig artikel XI.332/3, § 2, van het Wetboek van economisch recht.
3. Daarnaast hebben de melder en de andere beschermde personen ook toegang tot een aantal ondersteuningsmaatregelen5051, met name:
1° volledige en onafhankelijke informatie en adviezen, die gemakkelijk en kosteloos toegankelijk zijn, over de beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen represailles, alsmede over de rechten van de betrokkene, met inbegrip van zijn rechten op het vlak van bescherming van persoonsgegevens; de melder moet bovendien worden geïnformeerd dat hij in aanmerking komt voor de beschermingsmaatregelen waarin deze wet voorziet;
2° technisch advies ten aanzien van elke autoriteit die betrokken is bij de bescherming van de melder;
3° rechtsbijstand in grensoverschrijdende strafrechtelijke en burgerlijke procedures overeenkomstig Richtlijn (EU) 2016/1919 en Richtlijn 2008/52/EG van het Europees Parlement en de Raad en rechtsbijstand in andere procedures alsook juridisch advies of andere juridische bijstand, overeenkomstig de bepalingen betreffende de juridische tweedelijnsbijstand en de rechtsbijstand;
47 Zie artikel 29 van de wet van 28 november 2022.
48 Met name: (i) facilitators; (ii) derden die verbonden zijn met de melder en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context, zoals collega’s of familieleden van de melder; en (iii) juridische entiteiten die eigendom zijn van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de melder anderszins in een werkgerelateerde context verbonden is.
49 Zie artikel 30 van de wet van 28 november 2022.
50 Zie artikel 24 van de wet van 28 november 2022.
51 In overeenstemming met artikel 25, § 1, 1° van de wet van 28 november 2022 staat het FIRM in voor de ondersteuningsmaatregelen vermeld in 1° en 3° tot 5°.
4° Ondersteunende maatregelen, waaronder technische, psychologische, mediagerelateerde en sociale ondersteuning, voor de melders bedoeld onder nummer 25;
5° Financiële bijstand aan klokkenluiders in het kader van gerechtelijke procedures52.
Ten slotte kan de NBB, onverminderd de geheimhoudingsplicht, op verzoek van de betrokken persoon, de melder en de andere beschermde personen53 bijstaan ten aanzien van elke administratieve of gerechtelijke autoriteit die betrokken is bij hun bescherming tegen represailles en kan de NBB naar aanleiding daarvan in het bijzonder bevestigen dat de betrokken persoon een melding heeft gedaan overeenkomstig de wet van 28 november 2022.
Hoogachtend
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx
52 In overeenstemming met artikel 25, §1, 1° van de wet van 28 november 2022 staat het FIRM in voor de beschermingsmaatregelen vermeldt in 1° en 3° tot 5°.
53 Met name: (i) facilitators; (ii) derden die verbonden zijn met de melder en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context, zoals collega’s of familieleden van de melder; en (iii) juridische entiteiten die eigendom zijn van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de melder anderszins in een werkgerelateerde context verbonden is.