BESTEK
EUROPESE COMMISSIE
Onderwijs en cultuur
Cultuur, meertaligheid en communicatie
Centrale bibliotheek van de Commissie
Openbare aanbesteding EAC/05/08
TITEL: Raamcontract voor leveringen van abonnementen op algemene en internationale dag-, week- en maandbladen, op papier per koerier en op papier per post (in voorkomend geval met bijbehorende onlinetoegang) aan de diensten van de Europese Commissie in Luxemburg
Aanbestedende dienst: Europese Commissie, directoraat-generaal Onderwijs en
cultuur
BESTEK
1. WIE KAN AAN DEZE AANBESTEDING DEELNEMEN?
De aanbesteding staat onder dezelfde voorwaarden open voor natuurlijke personen en rechtspersonen waarop de Verdragen van toepassing zijn en andere natuurlijke personen of rechtspersonen uit een derde land dat met de Gemeenschappen een specifieke overeenkomst op het gebied van overheidsopdrachten heeft gesloten, onder de in die overeenkomst vastgestelde voorwaarden.
Wanneer de in het kader van de WTO gesloten multilaterale overeenkomst inzake overheidsopdrachten van toepassing is, staat de aanbesteding ook open voor onderdanen van staten die deze overeenkomst hebben geratificeerd, onder de daarin vastgestelde voorwaarden.
Bewijs dat men aan deze aanbesteding kan deelnemen
De inschrijvers moeten de staat vermelden waar zij hun zetel of woonplaats hebben, en de bewijzen verstrekken die de wet van hun land voorschrijft.
2. KOSTEN
De kosten voor het verzenden van de inschrijving zijn voor rekening van de inschrijver.
3. PROTOCOL INZAKE DE VOORRECHTEN EN IMMUNITEITEN VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN
De Gemeenschappen zijn vrijgesteld van douanerechten, indirecte belastingen en belastingen op de verkoop, overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 3 en 4 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen van 8 april 1965 (PB nr. 152 van 13 juli 1967). Deze vrijstelling wordt de Commissie door de regeringen der lidstaten verleend, hetzij door terugbetaling achteraf aan de hand van bewijsstukken, hetzij door directe vrijstelling. De inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, ontvangt van de aanbestedende dienst de nodige aanwijzingen ter zake.
4. VARIANTEN
Varianten zijn niet toegestaan.
5. PARTIJEN
Niet van toepassing.
6. UITBESTEDING
Uitbesteding is toegestaan. De aanbestedende dienst moet de uitbesteding goedkeuren (door de inschrijving van de contractant te aanvaarden).
De inschrijver moet bij zijn methoden duidelijk aangeven welke delen van de opdracht worden uitbesteed, onder vermelding van de identiteit van alle subcontractanten.
De volgende documenten moeten worden overgelegd:
✓ een door de inschrijver ondertekend document waarin:
• duidelijk de identiteit, de rol, de werkzaamheden en de verantwoordelijkheden van de subcontractant(en) worden vermeld; en
• per subcontractant wordt vermeld welke hoeveelheid of welk percentage van de werkzaamheden deze op zich neemt.
✓ voorts moeten overeenkomstig punt 7 hieronder alle gegevens worden verstrekt over de subcontractanten die meer dan 10% van de totale waarde van de opdracht uitvoeren (alsook de door deze subcontractanten in te vullen documenten met betrekking tot de in de punten 8 en 9 hieronder vermelde uitsluitings- en selectiecriteria).
Wanneer de aanbestedende dienst daarom verzoekt, verstrekt de gegadigde of inschrijver een verklaring op erewoord van de subcontractant in kwestie. In deze brief wordt verklaard dat de subcontractant zich niet in één van de in de artikelen 93 en 94 van het Financieel Reglement (Verordening nr. 1605/2002 van de Raad van 25.6.2002, zoals gewijzigd) bedoelde situaties bevindt.
Bij twijfel over deze verklaring op erewoord vraagt de aanbestedende dienst om de in punt 8 "Uitsluitingscriteria" bedoelde bewijsstukken.
Indien een deel van de opdracht wordt uitbesteed, wordt aangeraden bemiddeling als geschillenbeslechtingsmethode in de contractbepalingen met de subcontractanten op te nemen.
7. IDENTITEIT VAN DE INSCHRIJVER
De inschrijvingen moeten door een duidelijk geïdentificeerde inschrijver worden ingediend
De inschrijver moet de in bijlage 3 gevraagde formulieren invullen (Gegevens over de inschrijver). Deze formulieren moeten door de inschrijver of een door hem gemachtigde persoon worden ondertekend. Zij moeten vergezeld gaan van alle in de desbetreffende formulieren vermelde bewijsstukken.
7.1. Uitbesteding
Deel 3 van bijlage 3 moet ook worden ingevuld en ondertekend door elke voorgestelde subcontractant die meer dan 10% van de totale waarde van de opdracht zal uitvoeren.
7.2. Consortia en gezamenlijke inschrijvingen
Inschrijvingen van groepen ondernemingen zijn toegestaan, ongeacht of de groep een rechtspersoonlijkheid heeft of niet. Indien de groep ondernemingen geen rechtspersoonlijkheid heeft, moet er een duidelijk identificeerbare leider zijn, die door alle andere leden van de groep is aangewezen. De samenstelling en de structuur van de groep en de taakverdeling tussen de leden mogen slechts met schriftelijke instemming van de Commissie worden gewijzigd. Als de opdracht aan de combinatie wordt gegund, sluit de aanbestedende dienst, teneinde de contractuele belangen van de Commissie te beschermen, alleen een contract met de leider van de combinatie, die daartoe door de andere leden wordt gemachtigd (bij de inschrijving moet een volmacht worden gevoegd). De andere leden van de combinatie verbinden zich wat de contractbepalingen en -voorwaarden betreft, hoofdelijk ten aanzien van de Commissie.
In de inschrijving moeten voor elk lid de gegevens betreffende de uitsluitings- en selectiecriteria worden vermeld (zie de punten 8 en 9).
8. UITSLUITINGSCRITERIA
1) Een inschrijver wordt van de aanbestedingsprocedure uitgesloten wanneer:
a) hij in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surseance van betaling verkeert, zijn faillissement is aangevraagd, tegen hem een procedure van vereffening, akkoord of surseance van betaling loopt, hij zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een soortgelijke procedure krachtens de nationale wet- en regelgeving;
b) hij bij een rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, is veroordeeld voor een delict dat zijn beroepsmoraliteit in het gedrang brengt;
c) hij in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken;
d) niet heeft voldaan aan zijn verplichtingen tot betaling van socialezekerheidsbijdragen of belastingen volgens de wetgeving van het land waar hij is gevestigd, van het land van de aanbestedende dienst of van het land waar de opdracht moet worden uitgevoerd;
e) hij bij een rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, is veroordeeld voor fraude, corruptie, deelname aan een criminele organisatie of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de Gemeenschappen schaadt;
f) hem een administratieve sanctie is opgelegd als bedoeld in artikel 96, lid 1, van het Financieel Reglement (Verordening nr. 1605/2002 van de Raad van 25.6.2002, zoals gewijzigd).
2) De inschrijvers moeten verklaren dat zij zich in geen van de bovenstaande situaties bevinden door het formulier "Verklaring betreffende de uitsluitingscriteria" in bijlage 4 in te vullen en te ondertekenen.
3) De gekozen inschrijvers moeten ook het bewijs leveren dat zij niet in een van de onder a), b), d) en e) hierboven beschreven situaties verkeren. Dit bewijs moet één van de in de punten 4), 5) en 6) hieronder beschreven vormen aannemen en moet binnen twee weken na de mededeling van de resultaten van de evaluatie worden overgelegd. Indien de gevraagde bewijsstukken niet tijdig worden overgelegd, kan de aanbestedende dienst de opdracht aan de volgende geselecteerde inschrijver gunnen.
4) Voor de onder a), b) of e) hierboven genoemde situaties moet een recent uittreksel uit het strafregister worden overgelegd of, bij gebreke daarvan, een recent gelijkwaardig document van een gerechtelijke of administratieve autoriteit van het land van oorsprong of herkomst waaruit blijkt dat aan de desbetreffende eisen is voldaan. Indien de inschrijver een rechtspersoon is en de nationale wetgeving van het land waar de inschrijver gevestigd is, niet toestaat dat dergelijke documenten voor rechtspersonen worden verstrekt, moeten de documenten betrekking hebben op de natuurlijke personen, zoals de bedrijfsleiders of elke persoon die bij de inschrijver vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid heeft.
5) Voor de onder d) hierboven genoemde situatie moet een recente brief of een recent attest van de bevoegde autoriteit van het betrokken land worden overgelegd. Deze documenten moeten bewijzen bevatten van de betaling van alle belastingen en sociale premies die de inschrijver verschuldigd is, waaronder bijvoorbeeld btw, inkomstenbelasting (alleen voor natuurlijke personen), vennootschapsbelasting (alleen voor rechtspersonen) en sociale premies.
6) Indien het betrokken land een onder punt 4) of 5) beschreven document niet afgeeft, mag dit voor een situatie als genoemd in de punten a), b), d) of e) worden vervangen door een verklaring onder xxx of, bij gebreke daarvan, een verklaring op erewoord van de betrokkene voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst.
a) De aanbestedende dienst kan een gegadigde of inschrijver ontslaan van de verplichting om de in de punten 3) tot en met 6) bedoelde bewijsstukken over te leggen als hij reeds dergelijke bewijsstukken heeft ontvangen in het kader van een andere aanbestedingsprocedure, op voorwaarde dat de betreffende documenten niet ouder zijn dan één jaar en nog steeds geldig zijn.
De gegadigde of inschrijver verklaart in dat geval op erewoord dat de bewijsstukken reeds in een eerdere gunningsprocedure zijn verstrekt, en bevestigt dat zich in zijn situatie geen veranderingen hebben voorgedaan.
7) Xxxxxxxxxx of inschrijvers worden van de gunning van de opdracht uitgesloten als zij naar aanleiding van de aanbestedingsprocedure:
a) in een belangenconflict verkeren;
b) valse verklaringen hebben afgelegd in de door de aanbestedende dienst verlangde inlichtingen voor deelname aan de aanbesteding, of deze inlichtingen niet hebben verstrekt.
8) Overeenkomstig de artikelen 93, 94 en 96 van het Financieel Reglement (Verordening nr. 1605/2002 van de Raad van 25.6.2002) en artikel 134 ter van de Uitvoeringsverordening (Verordening nr. 2342/2002 van de Commissie van 23.12.2002, zoals gewijzigd) kan de aanbestedende dienst administratieve of financiële sancties opleggen aan inschrijvers die in een van de bovengenoemde gevallen van uitsluiting verkeren.
9. SELECTIECRITERIA
De inschrijvers moeten het bewijs leveren van hun economische en financiële draagkracht en hun technische en beroepsbekwaamheid. Inschrijvers die de vereiste documenten niet verstrekken of die op grond van de verstrekte documenten niet aan de onderstaande criteria voldoen, worden van de gunningsprocedure uitgesloten.
9.1. Economische en financiële draagkracht
9.1.1. De inschrijver moet het bewijs leveren dat hij over voldoende financiële en economische middelen beschikt om de in het contract beschreven taken uit te voeren binnen de in de technische specificaties in bijlage 1 aangegeven termijn en met inachtneming van het betalingsschema dat in het ontwerpcontract in bijlage 2 is vastgesteld.
9.1.2. Als de inschrijver een deel van de opdracht wenst uit te besteden of anderszins een beroep wenst te doen op de capaciteiten van andere entiteiten, moet hij aantonen dat hij de nodige middelen voor de uitvoering van de opdracht tot zijn beschikking heeft, bijvoorbeeld door overlegging van een verbintenis van deze entiteiten dat zij hem deze middelen ter beschikking zullen stellen.
9.1.3. Ter staving van de economische en financiële draagkracht van de inschrijver moeten ook de volgende stukken worden overgelegd:
9.1.3.1. passende bankverklaringen of het bewijs van een beroepsrisicoverzekering;
9.1.3.2. jaarrekeningen (balans, winst- en verliesrekeningen en bijlagen) van ten minste de laatste twee afgesloten boekjaren, indien de bekendmaking van de balans is voorgeschreven in de vennootschapswetgeving van het land waar de onderneming gevestigd is;
9.1.3.3. een verklaring over de totale omzet en de omzet voor de diensten waarop de opdracht betrekking heeft, gerealiseerd in een periode die ten hoogste de laatste drie boekjaren mag omvatten.
Om de financiële draagkracht te evalueren, zullen onderstaande elementen in aanmerking worden genomen:
eigen kapitaal (eigen of gelijkgestelde middelen = geplaatst kapitaal + agio + herwaarderingsreserve + reserves + overgedragen winst – overgedragen verlies + kapitaalsubsidies); oprichtingskosten; nettoresultaat van het boekjaar, na belastingen; balanstotaal (totaal activa = totaal passiva); afschrijvingen; toevoeging aan (en terugneming uit) de voorzieningen voor risico’s en kosten; financiële schulden op korte termijn; financiële schulden op lange termijn; schulden met een resterende looptijd van ten hoogste een jaar (handelscrediteuren + andere schulden, waaronder belasting- en
socialezekerheidschulden + financiële schulden); omzet; beschikbare middelen (liquide activa = banktegoeden + kas
+ geldbeleggingen); op korte termijn realiseerbare activa (handelsdebiteuren + andere schulden met een resterende looptijd van ten hoogste één jaar).
9.2. Technische en beroepsbekwaamheid
9.2.1. De inschrijver moet aan de volgende criteria voldoen:
9.2.1.1. zijn kennis van de context en het voorwerp van de opdracht;
9.2.1.2. de relevantie aantonen van zijn activiteiten in het kader van soortgelijke prestaties uit de afgelopen drie jaar (beschrijving van de beschikbare technische en logistieke middelen).
9.2.2. Onderstaande documenten moeten worden verstrekt als bewijs dat aan de bovengenoemde criteria is voldaan:
9.2.2.1. een lijst van de voornaamste diensten en leveringen in de laatste drie jaar, met vermelding van het bedrag, het soort opdracht, de datum, de gebruikte financiële en personele middelen, en de publiek- of privaatrechtelijke afnemer;
9.2.2.2. een beschrijving van de voor de uitvoering van de opdracht gebruikte technische uitrusting, outillage en materiaal;
9.2.2.3. de beschrijving van de maatregelen om de kwaliteit van de diensten en de leveringen te waarborgen;
9.2.2.4. verklaring betreffende de jaarlijkse gemiddelde personeelssterkte van de onschrijver en de omvang van het leidinggevend personeel gedurende de afgelopen drie jaar.
9.2.2.5. het bewijs dat de inschrijver naar nationaal recht de opdracht mag uitvoeren: inschrijving in het handels- of beroepsregister, verklaring onder ede, attest, lidmaatschap van een specifieke organisatie, uitdrukkelijke vergunning, inschrijving in het btw- register.
10. GUNNINGSCRITERIA
De inschrijving wordt aan de hand van de gunningscriteria beoordeeld, ongeacht of de inschrijving door een natuurlijke persoon of door een economische groepering wordt ingediend.
De opdracht wordt gegund aan de uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving, aan de hand van de volgende criteria:
10.1. Kwalitatieve criteria (70 punten)
10.1.1. De kwaliteit van de inschrijving (30 punten) wordt beoordeeld op grond van het aantal titels waarop een abonnement wordt aangeboden (met een minimum van 70% van de titels, zoals aangegeven in punt 3.1 van de technische specificaties in bijlage 1 bij dit bestek).
10.1.2. De leveringstermijnen en -voorwaarden (20 punten)
10.1.3. De kwaliteit en de soepelheid van de aangeboden diensten voor het beheer van de abonnementen en de leveringen (bijvoorbeeld wijzigingen, schrappingen of toevoegingen van titels, wijziging van het aantal titels, adreswijzigingen en wijziging van de etikettering, financieel beheer van niet-geleverde titels) worden beoordeeld aan de hand van de beschrijvingen in de punten 3 en 4 van de technische specificaties in bijlage 1 bij dit bestek (20 punten).
Inschrijvingen die voor de kwalitatieve criteria geen 42 punten behalen, worden afgewezen. Ook inschrijvingen die niet voor elk criterium de helft van de punten behalen, worden afgewezen.
De bovenvermelde criteria zullen aan de hand van de volgende elementen worden beoordeeld:
• de leverbare titels uit de lijsten in bijlage 5 van het bestek;
• een nauwkeurige en gedetailleerde beschrijving van de logistieke middelen die de inschrijver wil inzetten om de in bijlage 5 van het bestek vermelde titels te leveren onder de in punt 4 van de technische specificaties in bijlage 1 bij dit bestek beschreven voorwaarden;
• de leveringstermijn van de titels onder de in punt 4 van de technische specificaties beschreven voorwaarden. Daartoe moet de inschrijver wat bezorging op papier per koeriersdienst betreft, in de prijsopgave de voorgestelde leveringstermijn aankruisen, namelijk vóór 8.00 uur of vóór 16.00 uur (bijlagen 5 van het bestek);
• of in de abonnementen op titels op papier die per post geleverd worden, ook onlinetoegang begrepen is. Daartoe moet de inschrijver in het vakje "inclusief elektronische toegang" in de prijsopgave hetzij "inclusief" invullen als de onlinetoegang gratis is, hetzij het bedrag van de toeslag voor onlinetoegang vermelden;
• een beschrijving van de aangeboden diensten voor het beheer van abonnementen en leveringen;
10.2. Prijs (30 punten)
Prijs (20 punten voor levering van de papieren versie per koerier en 10 punten voor levering van de papieren versie per post).
De inschrijver moet beide kolommen van de prijsopgave in bijlage 5 invullen. Bij levering van papieren uitgaven per koeriersdienst en levering van papieren uitgaven per post moet duidelijk de leveringstermijn worden vermeld.
Per soort levering krijgt de aanvaardbare inschrijving met de laagste prijs het maximumaantal punten. De overige inschrijvingen krijgen een aantal punten volgens de verhouding tussen hun prijs en de laagste prijsofferte, zodat een inschrijving minder punten krijgt naarmate zij duurder is.
11. GEEN VERPLICHTING TOT GUNNING VAN DE OPDRACHT
Het uitschrijven van een aanbesteding houdt voor de aanbestedende dienst geen verplichting in om de opdracht te gunnen.
Deze uitnodiging tot inschrijving houdt voor de Commissie geen enkele verbintenis in. De contractuele verplichtingen van de Commissie gaan pas in bij ondertekening van het contract met de inschrijver aan wie de opdracht is gegund.
De aanbestedende dienst kan tot op het ogenblik van de ondertekening van het contract van de opdracht afzien of de procedure voor het plaatsen van de opdracht annuleren, zonder dat de gegadigden of inschrijvers aanspraak kunnen maken op enige schadeloosstelling. In dat geval moet dit besluit worden gemotiveerd en aan de gegadigden of inschrijvers worden meegedeeld.
12. CONTRACT
De inschrijving moet worden opgesteld rekening houdend met de bepalingen van het bij dit bestek bijgevoegde ontwerpcontract (bijlage 2).
Bij gezamenlijke inschrijvingen wordt het contract ondertekend door een lid (de leider) van de groep dat daartoe door de andere leden wordt gemachtigd (indien de inschrijvers geen juridische entiteit vormen, moet een volmacht bij het contract worden gevoegd).
De inschrijver aanvaardt de voorwaarden van het ontwerpcontract.
13. GARANTIE VOOR VOORFINANCIERING
Niet van toepassing.
14. VERLENGING OF WIJZIGING
Het contract kan drie keer met een extra termijn van telkens twaalf (12) maanden worden verlengd, op voorwaarde dat de contractant bevredigende prestaties levert.
Het contract kan alleen worden gewijzigd als de aanbestedende dienst dit noodzakelijk acht om het project tot een goed einde te brengen en als het motief van de wijziging onafhankelijk is van de wil van de contractant.
15. PUBLICATIE
Niet van toepassing.
16. BIJLAGEN
De volgende documenten worden bij dit bestek gevoegd en vormen een integrerend onderdeel daarvan:
Bijlage 1: Technische specificaties
Bijlage 2: Ontwerpcontract voor leveringen (ter informatie), vergezeld van een voorbeeld van bestelbon (bijlage III)
Bijlage 3: Gegevens over de inschrijver
– een exemplaar in te vullen en te ondertekenen door de inschrijver en een exemplaar voor elke subcontractant
Bijlage 4: Verklaring betreffende de uitsluitingscriteria
– door de inschrijver in te vullen en te ondertekenen
Bijlage 5: Prijsopgave
– door de inschrijver in te vullen en te ondertekenen
Bijlage 6: Gebouwen van de Europese Commissie in Luxemburg
– door de inschrijver in te vullen en te ondertekenen
Bijlage 7: Raming van de te leveren hoeveelheden per titel
– door de inschrijver in te vullen en te ondertekenen