Contract
Royal Schiphol Group (hierna te noemen ‘Schiphol‘) koopt op een correcte en professionele wijze in met als doel tijdig de juiste producten, diensten en/of werken aan te schaffen tegen de beste inkoopcondities en meest optimale prijs-/kwaliteitverhouding. Dit alles zodanig dat maximale waarde wordt toegevoegd aan de realisatie van de kwalitatieve en financiële doelstellingen van Schiphol.
In het Inkoopbeleid Schiphol zijn de kaders en regels opgenomen die gelden voor alle inkoopprocessen en
-activiteiten van Schiphol teneinde voornoemde doelstellingen te realiseren.
Inkoopfunctie
De inkoopfunctie begeleidt een samenhang van processen en activiteiten welke onder de verantwoordelijkheid van de centrale inkoopafdeling (hierna te noemen ‘Corporate Procurement’) van Schiphol vallen:
Organisatorische Beleidspunten
Missie
De missie van Corporate Procurement is:
‘Deliver Business Value to Royal Schiphol Groups Key Performance Indicators‘
Zie voor een uitwerking van de Key Performance Indicators van Schiphol de ‘KPI’s Schiphol’.
Visie
De visie van Corporate Procurement is:
‘Procurement's impact has to outperform competition to realize Xxxxxxxx’x ‘Destination‘ driving best quality, innovation, safety, sustainability and value for money‘
Zie voor een uitwerking van de Destination van Schiphol de ‘Destination Schiphol’.
Realisatie missie en visie
Belangrijke pilaren om de missie en visie te realiseren zijn category management, contract management, supplier relationship management en cost management. De focus op deze pilaren zorgt ervoor dat Corporate Procurement de kwalitatieve en financiële doelstellingen op de korte en (middel)lange termijn van Schiphol helpt te realiseren. Met als resultaat dat leveranciers optimaal waarde toevoegen aan Schiphol.
Centraal geleide per cluster opererende inkoopafdeling
Alle inkoopactiviteiten voor Schiphol verlopen via Corporate Procurement. Corporate Procurement is onderverdeeld in inkoopclusters die voor alle bedrijfsonderdelen van Schiphol werken en verantwoordelijk zijn voor alle inkoopactiviteiten binnen de daarbij horende inkoopcategorieën. Het Inkoopbeleid Schiphol is centraal vastgesteld en vertaald naar strategieën per inkoopcategorie.
Tendercommissie
De Tendercommissie is een commissie die toeziet op alle Europese en Nationale aanbestedingen alsmede dispensatieverzoeken (afwijkingen van de Europese en Nationale wetgeving) teneinde het realiseren van rechtmatigheid (beoordeling juridisch kader) en doelmatigheid (beoordeling inkoop strategie, business case en waarde creatie).
Dochterondernemingen
Corporate Procurement neemt tevens de verantwoordelijkheid voor het opstellen en uitvoeren van het inkoopbeleid en inkoopactiviteiten voor de dochterondernemingen van Schiphol. Daar waar nodig zijn per dochteronderneming aanvullende richtlijnen opgesteld.
Beleidspunten t.a.v. Privacy, Safety & Security
Safety & Security is een dusdanig belangrijk speerpunt binnen Schiphol dat dit onderwerp integraal onderdeel is van het Inkoopbeleid Schiphol. Zie voor meer informatie het ‘Zakboek Safety & Security’ welke door zowel Schiphol als leveranciers van Schiphol volledig uitgedragen en nageleefd dient te worden.
Bij alle overeenkomsten waar sprake is van verwerking van (persoons)gegevens alsmede overeenkomsten die toezien op een systeem of anderzijds toegang verschaffen tot data van Schiphol, wordt geverifieerd aan de hand van:
- een Privacy Risk Assessment (PRA) of de overeenkomst aangevuld dient te worden met een verwerkersovereenkomst, en
- een Business Impact Analysis (BIA) of de overeenkomst aangevuld dient te worden met security condities.
Beleidspunten t.a.v. Maatschappelijk Verantwoordelijk Inkopen
Sustainable Procurement
Schiphol wil dat haar luchthavens de duurzaamste luchthavens ter wereld zijn, zodat mensen kunnen blijven reizen en Nederland duurzaam en verantwoord verbonden blijft met de wereld. Corporate Procurement integreert deze ambitie op basis van de ISO 20400 richtlijn voor Sustainable Procurement in het inkoopproces. Daarin wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende thema’s:
- Circulaire Economie. In de circulaire economie bestaat geen afval en worden grondstoffen steeds opnieuw gebruikt. Het doel is dat in 2050 alle luchthavens volledig circulair zijn. Als tussenstap zijn de Luchthavens in 2030 afvalvrij.
- Energie Positief. Het doel is om in 2050 energie positieve gebouwen te hebben die meer energie opwekken dan ze verbruiken. Als tussenstap zijn de luchthavens in 2030 emissievrij. Om ‘energie positief’ te worden, richt Schiphol zich op emissievrije mobiliteit, het uitfaseren van gas, het verminderen van energieverbruik en het opwekken van nieuwe energie
- Duurzame luchtvaart. Schiphol heeft zelf geen vliegtuigen, maar stimuleert en werkt actief aan het verduurzamen van het vliegverkeer. Het doel is CO2 vrije luchtvaart in 2050. Als tussenstap is in 2030 14% van de gebruikte brandstof duurzaam. Daarnaast stimuleert Schiphol slim en schoon vervoer op landzijde en biedt Schiphol duurzame opties voor passagiers.
- Communities. Schiphol betrekt de omgeving actief bij haar activiteiten en focust hierbij op drie stakeholdergroepen: onze buren, werknemers van bedrijven op en rondom de luchthavens, en onze passagiers. Daarom richt Schiphol zich op thema´s als geluidshinderbeperking en luchtkwaliteit, een inclusieve werkomgeving en een ´healthy passenger journey´.
Corporate Procurement neemt bovenstaande sustainability thema’s mee in tenders en de contracten die met leveranciers worden afgesloten en verwacht van leveranciers dat zij actief bijdragen aan het realiseren van de ambities. Tevens hebben onze leveranciers hierin een ketenverantwoordelijkheid richting hun leveranciers.
Zie voor een uitgebreidere toelichting op de duurzaamheidsstrategie van Schiphol de ‘Vision 2050’ en de ‘Sustainability Roadmap 2030’.
De Leverancierscode en Gedragsregels Schiphol
De ‘Leverancierscode’ en de ‘Gedragsregels Schiphol’ zijn op Corporate Procurement integraal van toepassing.
Schiphol verwacht van leveranciers dat zij in hun relatie met Schiphol handelen in lijn met deze code en gedragsregels. Met leveranciers die bewust de wet (bijvoorbeeld t.a.v. discriminatie, kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden) of een substantiële gedragsregel van Schiphol schenden, zal per direct de samenwerking worden beëindigd.
Economische Beleidspunten
Kwaliteit
- Goede functionele specificaties. Corporate Procurement streeft naar het optimaal benutten van de kennis en innovatiekracht van de markt. In te kopen producten, diensten en werken worden zo veel mogelijk op basis van functionele specificaties in de markt gezet.
Speerpunten daarbij zijn lagere milieubelasting, hoge(re) klanttevredenheid, efficiënte(re) bedrijfsprocessen en veiligheid van personen binnen en de directe omgeving van de luchthaven.
- Goede inkoopprocessen. Alle inkoopactiviteiten verlopen conform de opgestelde en geaccordeerde digitale inkoopprocessen.
Het uitgangspunt hierbij is dat leveringen enkel kunnen geschieden na het door Corporate Procurement uitgeven van een getekend contract en / of inkooporder.
Leverancierskeuze
- Vrije economische mededinging. Schiphol toetst de prijs/kwaliteitverhouding van haar in te kopen producten, diensten en werken met regelmaat aan de markt.
- Transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit. Toetsen van de markt geschiedt doorgaans door middel van aanbestedingen. Aanbestedingen vallend onder het werkingsbereik van de vigerende Richtlijn, zoals geïmplementeerd in de Aanbestedingswet, worden conform de Aanbestedingswet aanbesteed. Hierbij wordt transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit geborgd.
Opdrachten die niet onder het voornoemde werkingsbereik vallen, worden eveneens aanbesteed. Voor deze aanbestedingen wordt een beoordelingssystematiek en gunningsprocedure opgesteld. Leveranciers en hun aanbiedingen worden aan de hand van deze systematiek en procedure beoordeeld.
Kosten
- Beheersen totale levensduurkosten. Schiphol hanteert de totale-levensduur-benadering voor al haar inkopen met als uitgangspunt dat de totale kosten gedurende de levensduur van het product, dienst en / of werk zo laag mogelijk zijn. Zowel voor Schiphol als voor haar stakeholders.
- Benutten schaalvoordelen. Per category wordt gestreefd naar een beperkt aantal leveranciers, ten einde schaalvoordelen zo groot mogelijk te laten zijn.
- Reduceren transactiekosten. Voor herhalingsaankopen worden zoveel mogelijk (meerjarige) overeenkomsten afgesloten, zodat de kosten per transactie kunnen worden geminimaliseerd.
Cost estimation en cost management
- Cost management. Het Cost Expertise Center van Corporate Procurement is verantwoordelijk voor het opstellen van beleid en richtlijnen, een eenduidige aansturing en het ondersteunen en adviseren van Schiphol ten aanzien van cost estimation en cost management. De uitvoering van cost management is een verantwoordelijkheid van alle afdelingen binnen Schiphol.
Risicobeheersing
- Optimale risicoverdeling tussen Schiphol en haar leveranciers. Schiphol streeft naar een optimale risicoverdeling tussen Schiphol en haar leveranciers. Hierbij gaat Schiphol uit van de regel dat risico’s moeten liggen bij de partij die deze risico’s het beste kan beheersen.
- Wederzijdse afhankelijkheid niet te groot. Schiphol wenst nooit afhankelijk te zijn van een te beperkt aantal leveranciers. De bedrijfskritische processen dienen te allen tijde zonder grote verstoring voortgezet te kunnen worden. Andersom mag de leverancier voor zijn continuïteit niet te afhankelijk te zijn van Schiphol.
- Leveranciers moeten financieel draagkrachtig zijn. Schiphol doet alleen zaken met leveranciers die voldoende financieel draagkrachtig zijn. Voor opdrachten van grote omvang of met een verhoogd afbreukrisico zal een extra toets plaatsvinden en zullen eventueel extra garanties (bankgarantie en/of concerngarantie) geëist worden.
Communicatie
- Wederzijdse professionele communicatie. Corporate Procurement communiceert op een correcte, transparante en professionele wijze met zowel Schiphol collega’s als leveranciers. Schiphol verwacht van leveranciers dat zij eveneens correct, transparant en professioneel met Schiphol communiceren, conform de overeengekomen governance. Leveranciers laten zich in geen enkele vorm negatief over Schiphol uit.
Juridische Beleidspunten
Nationale wet- en regelgeving
- Toepasselijk recht. Op alle overeenkomsten die Schiphol sluit is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
- Aanbestedingswet. Schiphol is een speciale-sectorbedrijf zoals omschreven in de Aanbestedingswet. Schiphol zal alle opdrachten die vallen onder het werkingsbereik van de Aanbestedingswet conform de Aanbestedingswet aanbesteden. De relevante activiteit van Schiphol wordt als volgt gedefinieerd:
‘Het verstrekken van luchthaven aanlandingsfaciliteiten voor vervoer door de lucht‘
Opdrachten die buiten de relevante activiteit van Schiphol liggen, vallen buiten het werkingsbereik van de Aanbestedingswet.
- Aanbestedingsreglement Nutssectoren. Schiphol verklaart in voorkomende gevallen het vigerende Aanbestedingsreglement Nutssectoren van toepassing. Als het Aanbestedingsreglement Nutssectoren van toepassing is, wordt dit in de aanbestedingsdocumentatie vermeld.
Voorwaarden
- Algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden van de wederpartij in welke vorm dan ook zijn nooit van toepassing op de inkoop- of inhuurovereenkomsten. Op alle inkoop- of inhuur- overeenkomsten zijn algemene voorwaarden van Schiphol van toepassingen.
- Branchevoorwaarden. Branchevoorwaarden in welke vorm dan ook zijn niet van toepassing op de inkoop- of inhuurovereenkomst. Alleen in branches waar het gebruik van branchevoorwaarden onvermijdelijk is, kunnen branchevoorwaarden met door Schiphol opgestelde aanvullende voorwaarden van toepassing worden verklaard, al dan niet tezamen met algemene voorwaarden van Schiphol.
Overeenkomsten
- Betrouwbare leveranciers. Schiphol doet uitsluitend zaken met betrouwbare leveranciers en sluit derhalve geen overeenkomsten met een onderneming:
o Die bij een onherroepelijk vonnis is veroordeeld op basis van (bijvoorbeeld) deelneming aan een criminele organisatie, omkoping, fraude en witwassen;
o Die in staat van faillissement, vereffening of surséance van betaling verkeert, dan wel haar werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert;
o Wiens faillissement is aangevraagd of tegen wie een procedure van surséance van betaling of een akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure aanhangig is gemaakt;
o Die bij een rechterlijke beslissing die kracht van gewijsde volgens de wetgeving van het land heeft, veroordeeld is geweest voor een delict dat in strijd is met zijn beroepsgedragsregels;
o Die in de uitoefening van haar beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken;
o Die niet aan haar verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van haar belastingen overeenkomstig de op haar van toepassing zijnde wettelijke bepalingen;
o Die niet aan haar verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdragen overeenkomstig de op haar van toepassing zijnde wettelijke bepalingen;
o Die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan de afgifte van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen of bepaalde gegevens en bewijzen, die bij een aanbesteding worden verlangd;
o Die zich schuldig heeft gemaakt, of nog zal maken, aan het hebben van contact van welke aard dan ook, direct en/of indirect via bijvoorbeeld derden, met (potentiële) inschrijvers over de aan te besteden opdracht en de inhoud van de aanbieding, in het bijzonder ook de aan te bieden prijs of de verdeling van werkzaamheden onderling, een en ander behoudens noodzakelijk overleg over het vormen van een combinatie indien gerechtvaardigd.
- Alle opdrachten worden op schrift vastgelegd. Ten aanzien van het op schrift vastleggen geldt als volgt:
o Alle verplichtingen worden op schrift gezet en bevoegdelijk ondertekend.
o Naast de schriftelijke inkooporder stelt Schiphol voor opdrachten groter dan EUR 50.000, - of met een verhoogd afbreukrisico een specifieke ‘op maat gesneden’ overeenkomst op schrift.
- Alle overeenkomsten kennen een contractmanager en contracteigenaar. Voordat een overeenkomst wordt opgesteld en ondertekend, wordt een contractmanager en contracteigenaar toegewezen.
- Aansprakelijkheid en verzekeren. Leveranciers van Schiphol kennen een ruime aansprakelijkheid en dienen zich genoegzaam te verzekeren. Derhalve geldt:
o Schiphol erkent geen aansprakelijkheid, behoudens schade door opzet of grove schuld.
o Aansprakelijkheidsclausules zijn in de algemene voorwaarden van Schiphol dan wel in overeenkomsten nader uitgewerkt.
o Wederpartij dient zich tegen de aansprakelijkheid genoegzaam te verzekeren en verleent desgewenst inzage in de verzekeringspolis.
- Wet Ketenaansprakelijkheid en wet Inleenaansprakelijkheid. Schiphol neemt in overeenkomsten artikelen op, waarmee mogelijke aanspraken inzake de wet Keten- en inleenaansprakelijkheid worden voorkomen.
- Alle overeenkomsten kennen een bepaalde duur en zijn opzegbaar. Alle overeenkomsten zijn van beperkte duur en worden niet stilzwijgend verlengd.
- Geheimhouding van vertrouwelijke informatie. Contractpartijen en medewerkers van contractpartijen die in het kader van de opdracht toegang hebben tot vertrouwelijke informatie garanderen geheimhouding door middel van het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring- of overeenkomst.
Contract management
- Contract management. Het Contract Management Excellence Center van Corporate Procurement is verantwoordelijk voor het opstellen van beleid en richtlijnen, regisseert als proceseigenaar het contract management proces en monitort hierop. De uitvoering van contract management is de verantwoordelijkheid van de contracteigenaren binnen Schiphol. Het contract management beleid is nader uitgewerkt in het document ‘Beleid contract management’ en is integraal onderdeel van het Inkoopbeleid Schiphol.
Het Inkoopbeleid Schiphol gaat in per 1 september 2020, was getekend:
X. Xxxxxxxx
Chief Procurement Officer (CPO) Schiphol Nederland B.V.
18 september 2020
Datum
X. xxx xxx Xxxxx
Chief Financial Officer (CFO) Royal Schiphol Group N.V.
20 september 2020
Datum
Handtekening
Handtekening