Subsidieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en Karrenmuseum Essen vzw over de werking van Karrenmuseum Essen als bovenlokaal ingedeeld museum voor de beleidsperiode 2024-2028

Subsidieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en Karrenmuseum Essen vzw over de werking van Karrenmuseum Essen als bovenlokaal ingedeeld museum voor de beleidsperiode 2024-2028

De Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, voor wie optreedt de xxxx Xxx Xxxxxx, Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management;

en

Karrenmuseum Essen vzw, vertegenwoordigd door Xxxxx Xxxxxxxx, secretaris en Xxxxxx Xxxxxxxxx, directeur;

KWAMEN HET VOLGENDE OVEREEN:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen en beleidskader

Afdeling 1 Definities

Artikel 1. In deze subsidieovereenkomst wordt verstaan onder:

1° Cultureelerfgoeddecreet: Decreet van 23 december 2021 houdende de ondersteuning van cultureelerfgoedwerking;

2° Uitvoeringsbesluit: Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet van 23 december 2021;

3° Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed: de Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed van minister Xxx Xxxxxx, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 31 maart 2021;

4° Administratie: de administratieve dienst, bevoegd voor de uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet, met name het Departement Cultuur, Jeugd en Media;

5° Karrenmuseum Essen: de naam van de cultureel-erfgoedwerking waarvoor de werkingssubsidie wordt toegekend. Deze werking is een onderdeel van de rechtspersoon Karrenmuseum Essen vzw, waarmee deze overeenkomst wordt gesloten.

Afdeling 2 Voorwerp van de subsidieovereenkomst

Art. 2. De subsidieovereenkomst volgt uit de beslissing van de Vlaamse Regering van 29 september 2023 over de werkingssubsidies voor de beleidsperiode 2024-2028.

De subsidieovereenkomst verduidelijkt waarvoor de Vlaamse Regering een werkingssubsidie toekent aan Karrenmuseum Essen als bovenlokaal ingedeeld museum.

Afdeling 3. Duur van de subsidieovereenkomst

Art. 3. De subsidieovereenkomst wordt gesloten voor een beleidsperiode van vijf jaar, die start op 1 januari 2024 en eindigt op 31 december 2028.

Hoofdstuk 2. Doelstellingen en aandachtspunten Afdeling 1. Decretale doelstelling waarvoor de subsidie wordt toegekend

Art. 4. Karrenmuseum Essen is als collectiebeherende organisatie ingedeeld bij het bovenlokale niveau. Karrenmuseum Essen voert de cultureel-erfgoedwerking blijvend uit op een bovenlokaal niveau rekening houdend met de indelingscriteria zoals bepaald in het Cultureelerfgoeddecreet, artikel 26.

Karrenmuseum Essen geeft uitvoering aan de cultureel-erfgoedwerking op bovenlokaal niveau door het realiseren van de doelstellingen zoals bepaald in artikel 5 van deze overeenkomst.

Afdeling 2. Doelstellingen

Art. 5. Karrenmuseum Essen voert gedurende de beleidsperiode onderstaande doelstellingen uit. De doelstellingen zijn gebaseerd op de ingediende aanvraag 2024-2028. De doelstellingen houden rekening met het advies en de geformuleerde aandachtspunten in de beslissing van de Vlaamse Regering, vermeld in artikel 2.

1. Een biotoop voor vakmanschap

Het museum zet in op het borgen van het immaterieel erfgoed verbonden aan de productie en het in werking stellen van de collectie voertuigen en creëert hiertoe een biotoop voor vakmanschap. Het museum biedt tijd en ruimte aan vakmensen en laat toe om vanuit hedendaagse referentiekaders (maakcultuur, duurzame productie, innovatieve technieken) nieuwe perspectieven op de basismaterialen -en technieken in de collectie te ontwikkelen. De werking rond vakmanschap betrekt de cultureel-erfgoedgemeenschap en staat er ten dienste van, maar geeft ook invulling aan het educatieve programma en stimuleert bij het ruime publiek waardering voor de collectie.

1.1. Kernateliers wagenmakerij en smederij

Door de huidige werkplaats te herinrichten tot atelier hout en atelier metaal creëert het museum een plaats voor het borgen van het vakmanschap van de wagenmakerij en smederij. Beide ateliers vormen de kern van de biotoop voor vakmanschap. Het museum biedt tegen 2025 in de ateliers tijd en ruimte aan (aspirant-) vakmensen en geïnteresseerden voor onderzoek, experiment en het ontwikkelen van vaardigheden en technieken.

1.2. Vakmanschap ten dienste van de cultureel-erfgoedgemeenschap

Het Karrenmuseum maakt zelf deel uit van de cultureel-erfgoedgemeenschap die de toekomst van de praktijk van de wagenmakerij- en wagensmederij wil bewerkstelligen. De kernateliers van de wagenmaker en de smid zijn dan ook de broedplaats waar het museum, de cultureel-erfgoedgemeenschap en vakspecialisten expertise ontwikkelen en van waaruit de ervaring inzake restauratie en conservatie verder wordt ingezet ten dienste van de eigen collectie en die van derden.

1.3. Kennisnetwerk rond collectie gerelateerd vakmanschap

Naast de kernateliers wagenmakerij- en smederij, omvat de biotoop voor vakmanschap een ruimer kennisnetwerk rond collectie-gerelateerd vakmanschap dat een diversiteit aan gespecialiseerde vakkennis bij elkaar brengt. Het gaat om vakkennis verbonden aan de deelcollecties koetsen (polychromie, textiel, glas, leder, koper,…) en getuig (garelen- en zadelmakerij). Het museum brengt vakspecialisten en relevante collectiebeheerders uit binnen- en buitenland gericht samen rond specifieke thema’s en projecten.

1.4. De immateriële cultuur van het inspannen van dieren

Het museum start een pilootproject rond de vraag of kleine trekdieren (schapen, bokken, ezels, paarden) en het inspannen van trekdieren een permanente plaats in het museum kunnen krijgen. Dit aspect van de museumwerking wordt opgevat als een sociaal project

(samenwerking/participatie) dat drempelverlagend werkt en bijdraagt aan de belevingswaarde van het domein en de collectie (presenteren/toeleiden).

1.5. Vakmanschap in het educatieve programma en de publiekswerking

De biotoop voor vakmanschap inspireert het educatieve programma van het museum en stimuleert bij het ruime publiek waardering voor de collectie. Een specifiek educatief aanbod voor STEM-richtingen betrekt het onderwijs actief in de ontwikkeling van de biotoop voor vakmanschap. Het museum documenteert leerprocessen en getuigenissen en bouwt zo aan een collectie audiovisueel documentatiemateriaal die kan worden ingezet in de collectiepresentatie.

2. Een verscherpt collectieprofiel en doelmatig collectiebeleid

Het herkennen, verzamelen, documenteren en borgen van het immaterieel cultureel erfgoed (ICE) dat direct verband houdt met de productie en het in gebruik stellen van de collectie voertuigen stelt het museum in staat de collectieregistratie te verdiepen en legt tevens een basis voor de waardering van bepaalde deelcollecties. Het museum versterkt strategisch belangrijke deelcollecties door gericht de collectiehiaten weg te werken en voert zo een doelgericht en waardegebaseerd collectiebeleid afgestemd op de draagkracht van het domein en de organisatie.

2.1. ICE in de collectie

ICE heeft een duidelijke plaats binnen het collectiebeleid en helpt het collectieprofiel van het museum scherp te stellen. Het Karrenmuseum herkent, verzamelt, documenteert en borgt ervaring, kennis en kunde in relatie tot het vakmanschap van de wagenmakerij en de smederij. De werking rond dit ICE verdiept de collectieregistratie (zie OD 2.3).

2.2. Een waarderingstraject voor de deelcollectie voertuigen

De prioriteit op het vlak van collectiebeleid ligt bij de waardering van de deelcollectie voertuigen. Een intern waarderingstraject, zowel door experten als participatief, van deze deelcollectie vormt het voortraject voor een waarderingsproject over de grenzen van verschillende Vlaamse collecties heen. Het waarderingsproject op Vlaams niveau heeft tot doel om in samenspraak met andere relevante collectiebeherende instellingen een collectieoverleg op te zetten rond verwerving, behoud en beheer, collectiemobiliteit en afstoting.

2.3. Strategisch belangrijke deelcollecties versterken

Het museum zet in op versterken van strategisch belangrijke deelcollecties door de registratie ervan te verdiepen, gericht te waarderen en collectiehiaten weg te werken. Deze beleidsperiode wordt ingezet op het wegwerken van registratieachterstanden en collectiehiaten binnen de deelcollecties werktuigen en archief en documentatie. Het museum bakent deelcollecties af die verband houden met de productie en het in werking stellen van de voertuigen en zet in op gerichte waarderingstrajecten om het collectiebeleid bij te sturen (afstoting, verwerving, behoud)

2.4. Duurzaam behouden en borgen

Om de deelcollectie voertuigen op een duurzame manier te kunnen bewaren en de presentatie van de permanente collectie haalbaar te maken, moet het aandeel (geschikte) depotruimte verhoudingsgewijs toenemen ten opzichte van het aandeel presentatieruimte. Daarnaast zet het museum in op het verbeteren van de bewaaromstandigheden van de strategisch belangrijke deelcollecties en topstukken. Behoud en beheer van de collectie gebeurt steeds met aandacht voor ecologie, is zichtbaar en maakt deel uit van het museale verhaal rond de relatie tussen mens, dier en natuur.

Op het vlak van behoud en beheer treedt het museum in overleg met FARO om de bewaringsproblematiek in kaart te brengen en tegemoet te komen aan de eerste noden van de collectie. Voor de oudste open loodsen wordt op basis van de input van FARO en het waarderingstraject voor voertuigen in Vlaanderen een visie en een financieel plan uitgewerkt om de problematiek van de oudste gebouwen aan te pakken Gekoppeld aan: OD 2.2 (2027-2028).

3. Een vlot ontsloten kennisorganisatie

Het Karrenmuseum is in Vlaanderen een aanspreekpunt voor wat betreft onderzoek en expertise op het vlak van karren, wagens en rijtuigen en het daaraan verbonden vakmanschap. Door partnerschappen aan te gaan en onderzoek door derden te faciliteren, verdiept het museum haar thematische expertise en valoriseert ze belangrijke deelcollecties. De opgebouwde kennis en expertise wordt maximaal digitaal ontsloten.

3.1. Wetenschappelijk onderzoek en experiment

Het museum stimuleert en faciliteert onderzoek door particulieren, onderzoeks- en onderwijsinstellingen en heemkundige kringen naar de historische en maatschappelijke context van zijn collectie. Het museum stelt tevens zijn eigen expertise, zijn ateliers en de collectie ter beschikking voor participatief onderzoek naar historische en hedendaagse productieprocessen in de wagenmakerij en koetsenbouw. Deze beleidsperiode heeft binnen deze doelstelling de valorisatie van de deelcollectie rijtuigen en koetsen prioriteit.

3.2. Digitale ontsluiting van kennis

Het museum ontwikkelt binnen zijn website een online platform voor het kennisnetwerk rond collectiegerelateerd vakmanschap en geeft de biotoop voor vakmanschap online een gezicht. Met het oog op het duurzaam verankeren van de opgebouwde kennis en expertise, blijft het museum inzetten op het systematisch digitaal ontsluiten van haar collectie en het beschikbaar stellen van resultaten van onderzoeksprojecten. Het museum past daartoe de geldende standaarden toe op het vlak van collectieregistratie en thesaurusontwikkeling.

4. Duurzame ontwikkeling

Duurzame ontwikkeling is het uitgangspunt in de gehele werking. Op organisatieniveau ligt de nadruk op het verder ontwikkelen van een evenwichtige productmix met het oog op een duurzame groei van het museum. Duurzame ontwikkeling is tevens een referentiekader voor de ontwikkeling van het museale verhaal. De interactie tussen het groene museumdomein, de vaste collectiepresentatie en de traagheid die inherent is aan ICE doet stilstaan bij de wijzigende relatie tussen mens, dier en natuur en zet aan tot reflectie over actuele vraagstukken rond duurzame mobiliteit en transport.

4.1. Een gevarieerde productmix en duurzaam verdienmodel

Het stimuleren van individueel bezoek, groeps- en schoolbezoek vormt deze beleidsperiode de hoofdinzet bij het toepassen en evalueren van de productmix (producten, prijs, plaats, promotie) en legt de basis voor een duurzaam verdienmodel. Bijzondere aandacht gaat uit naar het invullen van de noodzakelijke randvoorwaarden (ruimte, logistiek, middelen) om deze doelstelling te kunnen realiseren.

4.2. Duurzaamheid in de museale beleving

Het museum ontwikkelt de museale beleving consequent vanuit het perspectief van duurzaamheid en duurzame ontwikkeling. Het groene museumdomein is daarbij geen passief decor, maar draagt actief bij aan het inzichtelijk en tastbaar maken van de relaties tussen mens, dier en natuur in heden en verleden.

5. Een toegankelijk bovenlokaal verankerd museum

Creatieve samenwerkingen versterken de bovenlokale werking en uitstraling en zijn gericht op toeleiding van publiek en ontsluiting van de collectie, fysiek en digitaal. Het museum is toegankelijk, betrekt daartoe actief het groene museumdomein en vindt zo aansluiting op de ruimere erfgoedsite Hemelrijk en de toeristische poortfunctie. Een doelgerichte communicatiestrategie draagt bij aan de profilering op bovenlokaal niveau en verhoogt het publieksbereik.

5.1. Creatieve samenwerkingen

Om haar bovenlokale rol in te vullen gaat het museum creatieve samenwerkingen aan met bovenlokale actoren uit diverse sectoren ( Regionaal Landschap, toerisme, onderwijs, welzijn, bedrijven) en dit – gezien de ligging - ook over de landsgrens heen. Creatieve

samenwerkingen kunnen diverse vormen aannemen (tentoonstelling, lezing, online activiteit en zichtbaarheid, tijdelijk gebruik van het museum, gedeelde producten,…), zijn gericht op het ontwikkelen van nieuwe perspectieven op de collectie met bijzondere aandacht voor diversiteit en meerstemmigheid.

5.2. Een toegankelijk museum

Om de toegankelijkheid te vergroten, worden drempels tussen het museum en de ruimere site in kaart gebracht en systematisch weggewerkt. Het museum activeert het verhaal van de ruimere site binnen de museummuren en maakt omgekeerd het museum zichtbaar in de directe omgeving. Het museum schakelt zich zo in als een toegankelijk onderdeel binnen de landschappelijk en historisch waardevolle site Hemelrijk, een toeristische attractiepool en tevens poort tot het Grenspark Kalmthoutse Heide (BE/NL).

5.3. Een doelgerichte communicatiestrategie

Een doelgerichte communicatiestrategie draagt bij aan de toegankelijkheid en de bekendheid van het museum op bovenlokaal niveau, zowel online als offline. Het museum verhoogt het bereik van de communicatie door de visie op een consequente en eenduidige manier uit te dragen en het museum zichtbaar te maken op relevante platformen (toerisme, erfgoed, onderwijs,…) en via sociale media.

6. Een efficiënte, performante en transparante netwerkorganisatie

Bestuurders, personeel en vrijwilligers maken deel uit van een efficiënte, performante en transparante netwerkorganisatie die sterk digitaal verbonden is en klaar is voor de museale uitdagingen van de toekomst. Grote uitdagingen zoals de digitale transformatie, professionalisering, duurzaamheid, diversiteit en meerstemmigheid,... worden aangepakt door de organisatie verder kwalitatief te versterken en te ‘vernetwerken’

6.1. Kwalitatief versterken van bestuursorganen

De bestuursorganen zijn evenwichtig samengesteld en bestaan uit complementaire profielen. De organisatie kan terugvallen op diverse competenties die relevant zijn voor de uitdagingen waar het museum voor staat.

6.2. Een efficiënte organisatiestructuur

Een uitgewerkt personeelsbeleid bevat heldere functieprofielen die zijn afgestemd op de organisatieprocessen en vormt de basis voor nieuwe aanwervingen. Deze beleidsperiode wordt de werking rond vakmanschap en het klassieke collectiebeheer doorvertaald in afzonderlijke functies.

6.3. Digitale infrastructuur en competenties

Door in te zetten op competentie-ontwikkeling en investeringen in ICT-infrastructuur anticipeert het museum op een duurzame manier op de digitale transformatie. Het invullen van randvoorwaarden is een belangrijke basis waarop een verder digitaal beleid uitgebouwd zal worden.

6.4. Een vrijwilligersbeleid gericht op diversiteit en lokale verankering

In 2019 werd een vrijwilligersbeleid uitgewerkt met onder meer vrijwilligersprofielen en wederzijdse afspraken en verwachtingen. Het vrijwilligersbeleid zal worden geactualiseerd aan de hand van voorliggend beleidsplan. Het museum legt het accent op het werven en begeleiden van betrokken vrijwilligers die ambassadeur zijn van het museum en die de maatschappelijke diversiteit vertegenwoordigen. Vrijwilligers versterken het netwerk rond het museum, dragen bij aan het draagvlak en toeleiding.

Afdeling 3. Aandachtspunten

Art. 6. De Vlaamse Regering formuleerde bij haar beslissing volgende generieke aandachtspunten: 1° Blijf bij de uitvoering van de werking aandacht hebben voor de beleidsprioriteiten en

aandachtspunten van de Strategische Visienota Cultureel Erfgoed.

2° Hou de financiering van de organisatie op peil. De extra ondersteuning door Vlaanderen mag niet tot gevolg hebben dat de inrichtende macht haar inbreng vermindert.

3° Stem het digitale beleid van de organisatie af met de overkoepelende Vlaamse initiatieven op het vlak van digitalisering. Zie doelstellingen 2.1., 2.2, 3.2 en 6.3.

De Vlaamse Regering formuleerde bij haar beslissing volgende specifieke aandachtspunten:

1° Versterk de financiële slagkracht van de organisatie en waak over de werkdruk van de kleine museumploeg. Zie doelstellingen 1.1., 4.1., 6.1. en 6.2.

2° Werk verder aan het vergroten van het publieksbereik zodat de minimale bezoekersnorm voor bovenlokale indeling (15.000 bezoekers op jaarbasis) wordt gehaald. Zie doelstellingen 1.4., 1.5., 3.2., 4.1., 4.2., 5.1., 5.2. en 5.3.

3° Zet verder in op het kwalitatief behoud van de collectie en zoek een duurzame oplossing voor de depotinfrastructuur. Zie doelstellingen 1.1., 1.2., 1.3., 2.1. tot 2.4.

4° Concretiseer de digitale strategie en zet in op de digitale maturiteit van alle medewerkers. Zie doelstellingen 2.1., 2.2., 3.2. en 6.3.

Karrenmuseum Essen engageert zich om, bij de uitvoering van deze overeenkomst, gevolg te geven aan deze aandachtspunten. Met de aandachtspunten werd rekening gehouden bij het bepalen van de doelstellingen in artikel 5.

Hoofdstuk 3. Bepalingen over goed bestuur

Art. 7. Karrenmuseum Essen engageert zich om te voldoen aan de principes van goed bestuur, zoals bepaald in artikel 68 van het uitvoeringsbesluit bij het Cultureelerfgoeddecreet.

Hoofdstuk 4. Middelen

Afdeling 1. Subsidiebedrag

Art. 8. De Vlaamse Gemeenschap geeft in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet en in uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering een jaarlijkse werkingssubsidie van 351.000 euro voor de beleidsperiode 2024-2028 voor de uitvoering van deze subsidieovereenkomst.

Het subsidiebedrag kan eenzijdig door de subsidieverstrekker naar beneden worden bijgesteld wegens beleidswijzigingen of besparingsmaatregelen zoals bepaald door artikel 20 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën.

De werkingssubsidie van de Vlaamse Gemeenschap wordt toegekend ter ondersteuning van de personeels- en werkingskosten.

De werkingssubsidie wordt, binnen de perken van de jaarlijkse begrotingsdecreten, jaarlijks geïndexeerd zoals bepaald door artikel 86 van het Cultureelerfgoeddecreet.

Afdeling 2. Uitbetaling

Art. 9. De werkingssubsidie wordt, zoals bepaald door artikel 59 van het Uitvoeringsbesluit, jaarlijks beschikbaar gesteld in de vorm van twee voorschotten en een saldo:

1° een eerste voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 februari;

2° een tweede voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 juli;

3° het saldo van 10 % van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald na de uitvoering van het jaarlijkse toezicht.

Openstaande financiële verplichtingen ten opzichte van de Vlaamse Gemeenschap kunnen verrekend worden op de voorschotten en het saldo, vermeld in artikel 59, eerste lid van het Uitvoeringsbesluit.

Afdeling 3. Reserve

Art. 10. Bij het jaarlijkse toezicht stelt de administratie de reserves vast die ten laste van subsidies zijn aangelegd. Na afloop van de beleidsperiode worden de reserves, die niet voldoen aan de bepalingen van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019, ingehouden door of teruggestort aan de Vlaamse overheid.

Conform artikel 72 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019 gelden de volgende regels voor reservevorming:

1° Maximaal 20% van het op jaarbasis toegewezen subsidiebedrag kan worden aangewend voor de aanleg van reserves.

De totale gecumuleerde reserves kunnen maximaal 50% van het subsidiebedrag van de laatst gesubsidieerde werkingsperiode bedragen.

Na motivering kan in de subsidiebeslissing of de rechtsgrond ervan worden afgeweken van de hoger vermelde maximumpercentages.

2° Reserves die ten laste van subsidies aangelegd zijn conform 1°, mogen alleen worden aangewend voor de doelstelling waarvoor de initiële subsidie is toegekend.

3° Reserves die ten laste van de subsidie zijn aangelegd, worden teruggevorderd op het einde of bij de vervroegde stopzetting van de gesubsidieerde activiteit.

4° Een sociaal passief aanleggen ten laste van de subsidie kan alleen als er daarvoor in een rechtsgrond is voorzien in een decreet of reglementaire bepaling.

Hoofdstuk 5. Bepalingen over het beheer van topstukken

Art. 11. Karrenmuseum Essen beheert met zorg de topstukken die onder het beheer van de organisatie vallen, conform de bepalingen in het Topstukkendecreet.

Hoofdstuk 6. Communicatie Afdeling 1. Beschikbaar stellen van informatie

Art. 12. Beide partijen engageren zich om optimaal de informatie beschikbaar te stellen die van belang is voor de andere partij. Er wordt hierbij rekening gehouden met eventuele vertrouwelijkheid van informatie of de privacy. Beide partijen engageren zich om de andere partij zo vroeg mogelijk in te lichten bij evoluties of ontwikkelingen die voor de andere partij of voor de uitvoering van de overeenkomst van belang zijn.

Afdeling 2. Communicatieve Return

Art. 13. Karrenmuseum Essen moet, in uitvoering van artikel 35 van het Cultureelerfgoeddecreet, de steun van de Vlaamse Gemeenschap vermelden bij alle publieke communicatie in het kader van de cultureelerfgoedwerking door de standaard logo's en de bijbehorende tekst en baselines te gebruiken die zijn vastgesteld door de Vlaamse Regering.

Afdeling 3. Openbaarmaking van de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten

Art. 14. Karrenmuseum Essen maakt de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten bekend. De organisatie maakt deze resultaten bekend via de website van de organisatie.

Afdeling 4. Gebruik van het Nederlands

Art. 15. Karrenmuseum Essen erkent het belang van het gebruik van het Nederlands bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten.

Hoofdstuk 7. Toezicht en Evaluatie Afdeling 1. Jaarlijkse verantwoording

Art. 16. Karrenmuseum Essen bezorgt jaarlijks uiterlijk op 1 april een verantwoording over het voorgaande jaar aan de administratie.

De jaarlijkse verantwoording bestaat uit:

1° een functionele verantwoording waarin gerapporteerd wordt over de doelstellingen waarvoor de werkingssubsidie is toegekend;

De functionele verantwoording mag de verantwoording zijn die ook voor het eigen bestuur wordt opgemaakt. Indien die verantwoording een andere structuur heeft, wordt een duidelijke koppeling gemaakt met de doelstellingen in deze overeenkomst. De functionele verantwoording mag beknopt zijn. Het schetst kort de acties die werden gerealiseerd ter uitvoering van de doelstellingen. Een goede verantwoording beschrijft niet louter de acties maar geeft ook weer in hoeverre deze bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen en in welke mate de doelstellingen gerealiseerd zijn. Er wordt gevraagd om dit evaluerend aspect steeds op te nemen in de rapportage.

2° een financiële verantwoording die bestaat uit:

a) de jaarrekening, die bestaat uit de balans, de resultatenrekening en de toelichting, van de rechtspersoon. De jaarrekening wordt opgesteld conform de standaardmodellen die de Nationale Bank van België ter beschikking stelt;

b) het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor die niet betrokken is bij de dagelijkse werking van de organisatie, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe weergave van de balans en de resultatenrekening;

c) een overzicht van de individuele bezoldigingen, waarin de totale loonkost per werknemer vermeld wordt.

3° een lijst met beleidsrelevante gegevens, zoals voorzien in het model van het jaarverslag. De jaarlijkse verantwoording verloopt via het digitaal subsidieportaal van de administratie.

Als er naast de werking waarvoor de organisatie op basis van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie ontvangt nog andere activiteiten worden georganiseerd, dan moet de gesubsidieerde werking zowel functioneel als financieel apart identificeerbaar zijn. Als dat niet blijkt uit de documenten vermeld in het tweede lid, wordt in voorkomend geval bij het functionele en financiële verslag een aparte rapportage bijgevoegd die betrekking heeft op de werking waarvoor de organisatie op basis van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie ontvangt.

Als Karrenmuseum Essen voor de uitvoering van de doelstellingen een beroep doet op een ondersteunende organisatie en deze organisatie een deel van de subsidie ontvangt, dienen de jaarrekening en eventuele andere relevante documenten van deze ondersteunende organisatie toegevoegd te worden aan de jaarlijkse verantwoording.

De administratie kan op ieder ogenblik aanvullende informatie en documenten vragen.

Afdeling 2. Jaarlijks toezicht op de werkingssubsidie

Art. 17. De administratie oefent een jaarlijks toezicht uit op de aanwending van de werkingssubsidie.

De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de uitoefening van het toezicht op de aanwending van de werkingssubsidie.

Afdeling 3. Evaluatie van de uitvoering van de subsidieovereenkomst

Art. 18. De administratie, eventueel bijgestaan door externe experten, voert minstens twee keer een evaluatie uit:

1° een tussentijdse evaluatie; 2° een eindevaluatie;

De tussentijdse evaluatie omvat een zakelijk-beheersmatige evaluatie en een inhoudelijke evaluatie van de doelstellingen en aandachtspunten. Bij de zakelijk-beheersmatige evaluatie wordt het engagement om te voldoen aan de principes van goed bestuur getoetst. De inhoudelijke evaluatie betreft een globale inschatting over de mate waarin de doelstellingen zoals vermeld in artikel 5 werden uitgevoerd.

De administratie zal in het verslag van de tussentijdse evaluatie ook bevindingen vermelden die kunnen wijzen op het niet voldoen aan de criteria voor indeling. De administratie neemt enkel een signaalfunctie op. Indien de administratie op basis van de tussentijdse evaluatie het blijven beantwoorden aan de indelingscriteria onvoldoende kan garanderen, zal een beoordelingscommissie in de volgende aanvraagronde gevraagd worden om de werking opnieuw te toetsen aan de indelingscriteria en daarover een globaal advies te formuleren.

De tussentijdse evaluatie gebeurt mede op basis van een zelfevaluatie door de organisatie. De administratie geeft daarover tijdig instructies. De bevindingen van de tussentijdse evaluatie worden meegedeeld uiterlijk zes maanden voor het indienen van een aanvraag voor een werkingssubsidie voor de volgende beleidsperiode.

De eindevaluatie wordt uitgevoerd na het indienen van de jaarlijkse verantwoording voor het laatste jaar van de beleidsperiode. De bevindingen van de eindevaluatie worden meegedeeld binnen twee maanden na de uitvoering van de eindevaluatie.

De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de evaluatie. Afdeling 4. Participatie aan onderzoek

Art. 19. Karrenmuseum Essen engageert zich om deel te nemen aan onderzoek, georganiseerd door de administratie en steunpunten, met het oog op het verzamelen van beleidsrelevante informatie.

Karrenmuseum Essen verleent aan de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten een kosteloos, niet- exclusief gebruiksrecht om de informatie die wordt opgevraagd in functie van de aanvraag, de verantwoording, en de evaluatie van de subsidie, met inbegrip van de documenten die er onderdeel van uitmaken en de intellectuele eigendomsrechten die erop rusten, geheel of gedeeltelijk te reproduceren en te delen. Op basis van dit gebruiksrecht kunnen de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten deze informatie aanwenden om hun beleid voor te bereiden of te evalueren en om beleidsrelevant onderzoek uit te voeren, of uit te laten voeren. Dit gebruiksrecht is niet beperkt in de tijd noch in ruimte.

Afdeling 5. Delen van informatie

Art. 20. Indien in het kader van artikel 19 informatie wordt overgemaakt die persoonsgegevens bevat, zien de partijen erop toe dat hierbij steeds de bepalingen van Hoofdstuk 7 van het Cultureelerfgoeddecreet, en de principes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden nageleefd.

Hoofdstuk 8. Sanctionering

Art. 21. Als er bij het jaarlijkse toezicht of de evaluatie ernstige tekortkomingen worden vastgesteld kunnen volgende maatregelen opgelegd worden, zoals bepaald in artikel 42 van het Cultureelerfgoeddecreet:

1° inhouding of terugvordering van een deel van of van de volledige toegekende werkingssubsidie; 2° definitieve stopzetting van de werkingssubsidie.

De maatregel die wordt opgelegd, staat in een redelijke verhouding tot de vastgestelde tekortkomingen.

Hoofdstuk 9. Slotbepalingen

Afdeling 1. Decretale kader

Art. 22. Deze subsidieovereenkomst wordt gesloten in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet. De bepalingen in het Cultureelerfgoeddecreet en in de besluiten die genomen worden in uitvoering van dit decreet hebben steeds voorrang op de bepalingen in deze subsidieovereenkomst.

Afdeling 2. Wijzigingen

Art. 23. Bijsturingen en eventuele daaruit voortvloeiende wijzigingen van deze subsidieovereenkomst zijn mogelijk, op verzoek van elke partij en mits beide partijen akkoord gaan.

Opgemaakt als digitaal document dat iedere partij verklaart ontvangen te hebben.

Voor de Vlaamse Gemeenschap,

De Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management

Xxx XXXXXX

Voor Karrenmuseum Essen vzw,

Xxxx

Secretaris Xxxxx XXXXXXXX

Hennekam

(Signature)

Digitaal ondertekend door Xxxx Xxxxxxxx (Signature) Datum: 2024.02.13

16:13:16 +01'00'

Xxxxxx

Directeur Xxxxxx XXXXXXXXX

Verhoeven

(Signature)

Digitaal ondertekend door Xxxxxx Xxxxxxxxx (Signature) Datum: 2024.02.13

16:15:25 +01'00'

Pagina 10 van 10