Samenwerkingsconvenant voor de
Convenant Regionale Verwijsindex
Jeugdhulpregio Drenthe
Samenwerkingsconvenant voor de
Regionale Verwijsindex met aansluiting op de Landelijke Verwijsindex
De colleges van Burgemeester en Wethouders van de gemeenten in Drenthe en het bevoegd gezag van de convenantpartijen genoemd in de bijlage 10 “Convenantpartijen”:
Overwegende
⮚ dat alle convenantpartijen werkzaam zijn in de domeinen: jeugdzorg, (geestelijke) gezondheidszorg, jeugdgezondheidszorg, welzijn, onderwijs, maatschappelijke ondersteuning, werk en inkomen, politie en justitie, en mede tot taak hebben om het welzijn van jeugdigen te bevorderen;
⮚ dat het in het kader van deze taak voor tijdige en effectieve interventies noodzakelijk is dat signalen van verschillende beroepskrachten en instellingen over jeugdigen die het risico lopen in hun fysieke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling naar volwassenheid te worden belemmerd, bij elkaar worden gebracht om zo tot afstemming en tot een gezamenlijke aanpak te komen gericht op het wegnemen of terugbrengen van de risico’s en belemmeringen.
In aanmerking nemende
⮚ De Algemene Verordening Gegevensbescherming;
⮚ De Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst;
⮚ De Jeugdwet 2015;
⮚ De Wet Publieke Gezondheidszorg;
⮚ De Wet en het Besluit politiegegevens;
⮚ De Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, alsmede de Aanwijzing Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens;
⮚ De Wet Maatschappelijke Ondersteuning;
⮚ De Leerplichtwet;
⮚ De Beroepscode van de maatschappelijk werkende van de Nederlandse Vereniging van Maatschappelijk Werkers;
⮚ De Beroepscode voor Psychologen van het Nederlands Instituut van Psychologen;
⮚ De Beroepscode van de Nederlandse Vereniging van Pedagogen en Onderwijskundigen;
⮚ Informatieverstrekking na de match van KNMG.
Besluiten de regionale verwijsindex Drenthe te bestendigen en maken daartoe de volgende samenwerkingsafspraken.
Artikel 1. Begripsbepalingen
Actief signaal: Signaal in de verwijsindex waarvan de afloopdatum nog niet is bereikt en dat niet is afgemeld/beëindigd;
Afloopdatum: Datum waarop een actief signaal automatisch wordt afgemeld dan wel door de signaleerder wordt beëindigd;
Afstemming: Overleg, na een match, tussen signaleerders die een signaal hebben afgegeven over een of meer jeugdigen, over de benodigde interventies, de wenselijkheid van gezamenlijk optreden en het benoemen van een matchcoördinator;
Betrokkene: De jeugdige op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, en/of zijn of haar wettelijk vertegenwoordiger(s);
Bewaartermijn: De termijn van bewaring van een signaal in de regionale verwijsindex. Deze termijn kan per signaleerder en is maximaal twee jaar;
Bijzondere persoonsgegevens: Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke
opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid;
BSN: Burgerservicenummer;
College van B&W: Het college van Burgemeester & Wethouders van de gemeente van de woon – of verblijfplaats van de jeugdige;
Communicatieplan: Plan waarin beschreven staat op welke manieren (bijv. folders, website) de gezamenlijke informatie en communicatie over de regionale verwijsindex gestalte krijgt, gericht op alle betrokkenen bij de Regionale Verwijsindex. Dit betreft jeugdigen, ouder/opvoeders, professionals, convenantpartijen en gemeenten;
Convenantpartij: De organisatie, instelling of praktijk die dit
convenant heeft ondertekend en daardoor bevoegd is om te signaleren in de verwijsindex en om informatie over signaleringen van anderen uit de verwijsindex te ontvangen;
Convenantbeheerder: De functionaris die in opdracht en onder verantwoordelijkheid van het college van B&W toeziet op de processen binnen de verwijsindex, zo nodig voorstellen doet voor aanpassingen van het systeem, contacten onderhoudt met de convenantpartners, nieuwe convenantpartners werft. De convenantbeheerder heeft mede als taak het functioneel beheer van de persoonsgegevens die ten behoeve van de verwijsindex worden verwerkt, verschaft (nieuwe) gebruikers toegang tot de verwijsindex en wijst de daarvoor benodigde autorisaties toe. Hij ziet toe dat convenantpartijen profielen opstellen en bewaakt deze met het oog op mutaties. Hij is ontvanger van inverhuisberichten en verantwoordelijk voor het opnemen van de verhuisgegevens van de jeugdige in de verwijsindex. De convenantbeheerder kan de uitvoering van (een deel van) deze taken delegeren aan een functioneel beheerder.
Functioneel beheerder: De functionaris of persoon belast met het functioneel
beheer van het systeem. De functioneel beheerder heeft het hoogste autorisatierecht in de regionale verwijsindex, draagt zorg voor een goede werking van het systeem en de verwerking van gegevens binnen het systeem. De
functioneel beheerder voert tevens de helpdeskfunctie van de regionale verwijsindex uit, die signaleringsbevoegden bijstaat in het afgeven van signalen en het reageren op matches en accounts aanmaakt;
Gezamenlijke aanpak: Samenhangend geheel van interventies, in reactie op een
match, ontworpen en uitgevoerd door de bij de match betrokken signaleringsbevoegden;
Helpdesk: Functie die convenantpartijen bijstaat in het gebruik van de regionale verwijsindex;
Historisch signalenarchief: Opslag, gedurende vijf jaar, van signalen die zijn verwijderd
uit het systeem en daarmee inactief zijn geworden overeenkomstig artikel 7.1.4.5 van de Jeugdwet;
Instellingscoördinator: De door het bevoegd gezag van een instelling die
convenantpartij is aangewezen functionaris die binnen de instelling werkzaam is, met als taak de contactgegevens van de signaleringsbevoegden te beheren en zo nodig, aan te passen en de signalen uit de verwijsindex te beheren (ook wel genoemd instantiebeheerder);
Interventie: Iedere professionele actie van een signaleringsbevoegde die er op is gericht de jeugdige te helpen, steun te bieden, of anderszins de belemmeringen in zijn groei naar volwassenheid weg te nemen of terug te brengen;
Inverhuisbericht: Bericht van de verwijsindex aan de convenantbeheerder of een functioneel beheerder dat een jeugdige, over wie in de verwijsindex een of meer actieve signalen zijn afgegeven, naar een van de gemeenten in de regio Drenthe is verhuisd;
Isverhuisdsignaal: Bericht van de verwijsindex aan signaleringsbevoegden dat een jeugdige over wie zij een actief signaal hebben afgegeven, is verhuisd binnen een gemeente, naar een andere gemeente in de regio Drenthe dan wel naar een gemeente daarbuiten;
Jeugdige: Kind of jongere tot 23 jaar;
Landelijke verwijsindex: Landelijk elektronisch systeem waarin partijen een signaal
afgeven over een jeugdige bij wie een risico voor de lichamelijke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling is vastgesteld. Bij een match ontvangen alle bij de jeugdige betrokken signaleerders hierover bericht. De regionale verwijsindex (een signaleringssysteem conform art. 7.2.1 besluit Jeugdwet) is aangesloten op de landelijke verwijsindex;
Match of matchsignaal: Als twee of meer signalen zijn afgegeven over een zelfde
jeugdige, dan wel over verschillende jeugdigen die woonachtig zijn op hetzelfde adres, dan wel over verschillende jeugdigen die eenzelfde ouder hebben;
Matchcoördinator: Persoon die door de gemeente of door signaleringsbevoegden onderling is aangewezen en verantwoordelijk voor de totstandkoming en uitvoering van een gezamenlijk plan van aanpak na een match (ook wel genoemd zorgcoördinator, instantie coördinator, regievoerder of matchregisseur);
Meldcode: Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling;
Niet – actief signaal: Signaal dat is opgeslagen in het historisch signalenarchief;
Ontvanger inverhuisberichten: Persoon of instantie die door een gemeente is aangewezen
om inverhuisberichten te ontvangen en in de Regionale Verwijsindex te verwerken, te weten de convenantbeheerder of de functioneel beheerder;
Organisatieprofiel: Per organisatie of organisatieonderdeel wordt een organisatieprofiel opgemaakt met daarin een uitwerking
van de bepalingen van het convenant op de onderdelen doelgroep, wetgeving die op de organisatie, instelling of praktijk van toepassing is, signaleringscriteria, interne procedure en borging. Daarnaast wordt in het organisatieprofiel opgenomen hoe en wanneer ouders / jeugdige geïnformeerd worden over het signaleren, gegevensuitwisseling na een match, en de werkwijze rond matchcoördinatie. De laatste onderdelen zijn een uniforme uitwerking van de procesregisseur gebaseerd op het convenant (artikel 9 tot en met 13);
Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;
Plan van aanpak: Beschrijving van afspraken (waaronder interventies) die signaleerders maken na een matchoverleg t.b.v. een gezamenlijke aanpak van de zorgverlening aan de jeugdige;
Privacyprotocol: Protocol (regels) opgesteld om de privacy te bewaken van jeugdigen waarvan signalen worden afgegeven in de regionale verwijsindex;
Procesregisseur: Functionaris aangewezen door de gezamenlijke colleges van B&W, met als taak om in een bepaalde gemeente de processen rond de signalen te bewaken: dat de signaleringsbevoegden overleg voeren, een gezamenlijke aanpak vaststellen en deze uitvoeren en indien hem blijkt dat dit niet het geval is, de maatregelen neemt die noodzakelijk zijn om de hulp aan de jeugdige op gang te brengen en de convenantpartijen daartoe zo nodig aanwijzingen geeft. In een gemeente kunnen meerdere procesregisseurs benoemd zijn. Indien een match bovenlokaal is, bepaalt de woonplaats van de jeugdige wie primair de taak van procesregisseur vervult.
Professional: Medewerker van een convenantpartij die een beroepsmatige relatie heeft met jeugdigen en of diens ouder(s)/verzorger(s)
Regionale verwijsindex: Regionale verwijsindex Drenthe, ofwel: Drentse
Verwijsindex (DVi);
Risico: Het redelijk vermoeden van een risico dat een jeugdige wordt belemmerd in zijn lichamelijke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling naar volwassenheid;
Signaal: Bericht van een signaleringsbevoegde aan de regionale verwijsindex over een jeugdige, inhoudend dat deze signaleerder bij betrokken jeugdige een risico voor de lichamelijke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling heeft vastgesteld, waardoor de jeugdige het risico loopt in zijn ontwikkeling naar volwassenheid te worden belemmerd. In de landelijke wetgeving wordt dit een melding genoemd;
Signaleerder: Medewerker van een convenantpartij die bevoegd is over een jeugdige een signaal af te geven in de regionale verwijsindex;
Signaleren: Het afgeven van een signaal in de regionale verwijsindex;
Signaleringsbevoegde: De beroepskracht die zelf convenantpartij is, of die
werkzaam is voor een organisatie, instelling of praktijk die convenantpartij is, en die hem bevoegd heeft verklaard tot het afgeven van een signaal in de regionale verwijsindex;
Signaleringscriteria: Criteria die per convenantpartij worden vastgesteld aan de hand waarvan signaleerders de afweging maken om een jeugdige al dan niet te signaleren in de regionale verwijsindex;
Toestemming: Elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt in de zin van artikel 4 lid 11 Algemene Verordening Gegevensbescherming. Voor bijzondere persoonsgegevens geldt aanvullend ingevolge art 9 lid 2 sub a AVG dat er sprake moet zijn van ‘uitdrukkelijke toestemming;’
Verwerkingsverantwoordelijke: Verwerkingsverantwoordelijke zoals genoemd in artikel 4
lid 7 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is het college van B&W van de woon- of verblijfplaats van de jeugdige. Deze stelt het doel van en de middelen voor de verwerking van de gegevens van de Regionale Verwijsindex vast;
Verstrekken van Persoonsgegevens: Het bekend maken of ter beschikking stellen van
persoonsgegevens;
Verwerking van Persoonsgegevens: Verwerking in de zin van artikel 4 lid 2 van de Algemene
Verordening Gegevensbescherming. Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
Verwijsindex: Regionale verwijsindex
Wettelijk vertegenwoordiger(s): de ouder(s) of de voogd(en) die het gezag over een
minderjarige uitoefent;
Artikel 2. Doel van de samenwerking en van de verwerking van persoonsgegevens
1. De landelijke verwijsindex heeft tot doel vroegtijdige en onderlinge afstemming tussen signaleringsbevoegden te bewerkstelligen, opdat zij jeugdigen tijdig passende hulp, zorg of bijsturing kunnen verlenen om daadwerkelijke bedreigingen van de noodzakelijke condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid te voorkomen, te beperken of weg te nemen.
2. Verwerking van persoonsgegevens in de regionale verwijsindex is nodig in relatie tot de volgende doelen:
a) bevorderen van de lichamelijke, psychische, sociale en cognitieve ontwikkeling van de jeugdige;
b) het vroegtijdig signaleren van risico’s die de ontwikkeling van de jeugdige naar volwassenheid belemmeren en het mede daardoor adequaat bieden van hulp;
c) afstemming en samenwerking bevorderen tussen bij de jeugdige betrokken convenantpartijen;
d) maatschappelijke uitval voorkomen en beperken;
e) instroom in het criminele circuit voorkomen en beperken.
3. De regionale verwijsindex sluit aan op de landelijke verwijsindex.
Titel I. Taken, functies en verantwoordelijkheden
Artikel 3. Colleges van B&W, convenantbeheerder, functioneel beheerder, medewerker(s) helpdesk, procesregisseur, wijkteamcoördinator, matchcoördinator, instellingscoördinator en ontvanger inverhuisberichten
1. De colleges van B&W bevorderen ieder in hun eigen gemeente, vanuit de wettelijke regietaken in het jeugdbeleid, het gebruik van de verwijsindex door de convenantpartijen en houden vanuit deze zelfde rol toezicht op de naleving van het convenant.
2. Verantwoordelijk voor de wettelijke regietaken, het gebruik van de verwijsindex en het toezicht op de naleving van het convenant in een concrete casus, is het college van B&W van de feitelijke woon- of verblijfplaats van de jeugdige.
3. Het college van B&W van de feitelijke woon – of verblijfplaats van de jeugdige treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van de betreffende jeugdige in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, en draagt in deze hoedanigheid zorg voor een veilige en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens, conform de wet en dit convenant. Betrokkenen kunnen zich voor het uitoefenen van hun wettelijke rechten, zoals omschreven in de artikelen 16, 17 en 18 van dit convenant, wenden tot dit college.
5. De convenantbeheerder kan de uitvoering van (een deel van) de taken genoemd in het voorgaande lid delegeren aan een functioneel beheerder. De colleges van B&W wijzen gezamenlijk een functioneel beheerder aan. De functioneel beheerder draagt zorg voor een goede werking van het systeem en de verwerking van gegevens binnen het systeem. De functioneel beheerder voert tevens de helpdeskfunctie van de regionale verwijsindex uit, die signaleringsbevoegden bijstaat in het afgeven van signalen en het reageren op matches.
6. De colleges van B&W wijzen per gemeente een of meerdere procesregisseur(s) aan die, indien de signaleringsbevoegden na een match geen overleg met elkaar plegen, of er niet in voldoende mate in slagen om tot een gezamenlijk aanpak te komen, de maatregelen neemt die noodzakelijk zijn om de hulp aan de jeugdige op gang te brengen en de convenantpartijen daartoe zo nodig aanwijzingen geeft. Indien een match bovenlokaal is, bepaalt de woonplaats van de jeugdige wie de procesregisseur is.
7. De colleges van B&W wijzen de matchcoördinator aan middels een regiemodel, met als taak om er, op casusniveau, na een match, op toe te zien dat de signaleringsbevoegden overleg voeren, afspraken maken over een samenhangend geheel van interventies en deze ook daadwerkelijk uitvoeren. Indien de colleges van B&W besluiten geen regiemodel op te stellen, bepalen signaleringsbevoegden onderling wie de matchregie heeft.
8. Indien een match meerdere jeugdigen betreft, beoordelen de betrokken signaleringsbevoegden of het noodzakelijk is om een matchregisseur op gezinsniveau te benoemen.
Artikel 4. Verantwoordelijkheden van het college van B&W als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens
1. De colleges van B&W zijn verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen in dit convenant met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en voor alle wettelijke verplichtingen
met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van jeugdigen van wie persoonsgegevens worden opgenomen in de verwijsindex.
2. De colleges van B&W treffen voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen persoonsgegevens. Elke deelnemende gemeente aan dit convenant zorgt ervoor dat aansluiting op de Beheersvoorziening BSN wordt verkregen.
3. De colleges van B&W zien er op toe dat ten aanzien van de beveiliging van de persoonsgegevens afdoende maatregelen worden genomen. Deze maatregelen staan beschreven in de Service Level Agreement Technisch Beheer van de leverancier van de applicatie van de verwijsindex.
4. De colleges van B&W zien er tevens op toe dat uitsluitend de voor het doel noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt en dat zij niet langer worden verwerkt of bewaard dan voor dit doel noodzakelijk is.
Artikel 5. Verantwoordelijkheden convenantpartijen
1. Convenantpartijen zorgen dat een organisatieprofiel van de eigen organisatie wordt gemaakt met daarin een uitwerking van de bepalingen van het convenant op de onderdelen van de doelgroep, wetgeving die op de convenantpartij van toepassing is, signaleringscriteria, interne procedure en borging. Daarnaast wordt in het organisatieprofiel opgenomen hoe en wanneer ouders / jeugdige geïnformeerd worden over het signaleren, toestemming en informatieplicht, gegevensuitwisseling na een match, en de werkwijze rond matchcoördinatie. De laatste onderdelen zijn een uniforme uitwerking van de convenantbeheerder gebaseerd op het convenant (art 6 tot en met 13). Het ingevulde organisatieprofiel maakt integraal onderdeel uit van het convenant en kan worden ingezien op de website van de regionale verwijsindex (zie bijlage 8: format organisatieprofiel).
3. De convenantpartijen bevorderen binnen de eigen organisatie, instelling of praktijk het doelmatig gebruik van de verwijsindex en een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van jeugdigen en leven daartoe de bepalingen van de wet en van dit convenant na.
4. De convenantpartijen zorgen ervoor dat zijzelf en hun medewerkers:
a) op de hoogte zijn van het doel en de werkwijze van de verwijsindex;
b) in staat zijn tot een zodanige risicotaxatie dat signaleringsbevoegden een verantwoord besluit kunnen nemen over het (tijdig) afgeven van signalen;
c) in geval van een match met andere signaleerders tot een gezamenlijke aanpak kunnen komen en de eigen interventies binnen deze aanpak in goed overleg kunnen uitvoeren.
Convenantpartijen kunnen deze taak delegeren aan de instellingscoördinator.
5. De convenantpartijen, niet zijnde zelfstandige beroepsbeoefenaren, wijzen in verband met een ordentelijk gebruik van de verwijsindex binnen de eigen organisatie, instelling of praktijk een instellingscoördinator aan. Deze instellingscoördinator heeft, naast de taken genoemd in het vorige lid, in ieder geval tot taak het beheer van de contactgegevens van de signalen die vanuit de eigen organisatie, instelling of praktijk zijn afgegeven en het zo nodig aanpassen daarvan. De aanwijzing van een instellingscoördinator wordt gemeld aan de convenantbeheerder en de functioneel beheerder.
6. De convenantpartijen beschikken over een Meldcode huiselijk geweld en/of kindermishandeling. De meldcode huiselijk geweld en/of kindermishandeling heeft als doel het signaleren en melden van huiselijk geweld en/of kindermishandeling te bevorderen. De verwijsindex heeft als doel bedreigingen van de noodzakelijke condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling van jeugdigen naar volwassenheid te voorkomen, te beperken of weg te nemen. Als er gezien de meldcode geen noodzaak is om (een vermoeden van) huiselijk geweld of kindermishandeling te melden, kan er wel noodzaak zijn de jeugdige te signaleren in de verwijsindex. Jeugdigen waarbij sprake is van (een vermoeden van) huiselijk geweld en/of kindermishandeling dienen per definitie te worden gesignaleerd in de verwijsindex. Convenantpartijen nemen het werken met de verwijsindex op in hun meldcode huiselijk geweld en/of kindermishandeling.
7. Als er bij ouders en jeugdigen sprake is van meervoudige problemen op diverse leefgebieden zoals opgroei- en opvoedproblematiek, financiële problemen, problemen met huisvesting, gezondheidsproblemen, dienen de jeugdhulp, de uitvoering van de kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering zoveel mogelijk in samenhang met andere hulp te worden verleend vanuit het principe één gezin, één plan, één regisseur. Het signaleren in de verwijsindex kan indien wordt voldaan aan de voorwaarden daarvoor leiden tot het werken vanuit het principe één gezin, één plan, één regisseur. Andersom dienen jeugdigen die hulp ontvangen conform het principe één gezin, één plan, één regisseur (of wiens ouders hulp ontvangen conform dit principe) te worden gesignaleerd in de regionale verwijsindex.
Titel II. Het gebruik van de Regionale Verwijsindex en de daarmee verband houdende verwerking van persoonsgegevens
Artikel 6. Signaleringsbevoegd
1. De convenantpartijen zijn, met uitsluiting van anderen, bevoegd om te signaleren in de regionale verwijsindex.
2. Convenantpartijen wijzen binnen hun organisatie, instelling of praktijk de medewerkers aan die signaleringsbevoegd zijn. Aan –en afmeldingen van deze signaleringsbevoegden worden door de instellingscoördinator aan de functioneel beheerder doorgegeven.
3. De signaleringsbevoegden werkzaam bij een convenantpartij zijn zowel bevoegd om een signaal af te geven aan de regionale verwijsindex als om op de hoogte te worden gesteld van signalen van andere Signaleerders. Deze signalen kunnen dezelfde jeugdige betreffen, twee jeugdigen met hetzelfde woonadres conform artikel 7.1.2.3. sub d Jeugdwet of jeugdigen met eenzelfde ouder conform artikel 7.1.2.3 sub e Jeugdwet.
4. Een signaleerder is alleen bevoegd tot signaleren wanneer hij zelf, of een medewerker van zijn organisatie, instelling of praktijk, rechtstreekse contacten onderhoudt met de jeugdige en/of met de ouders/verzorgers van de jeugdige en hij op basis van deze contacten meent dat er een risico bestaat op een bedreiging in een gezonde en veilige ontwikkeling van de jeugdige.
Artikel 7. Het afgeven van een signaal
1. De signaleringsbevoegde geeft over een jeugdige een signaal af in de verwijsindex, indien hij, alle belangen afwegend, het redelijke vermoeden heeft dat de jeugdige (in de toekomst) door een of meer van de hierna genoemde risico’s in de noodzakelijke condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt belemmerd of beschadigd kan raken:
a) De jeugdige staat bloot aan geestelijk, lichamelijk of seksueel geweld, enige andere vernederende behandeling, of verwaarlozing;
b) De jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende psychische problemen waaronder verslaving aan alcohol, drugs of kansspelen;
c) De jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende ernstige opgroei – of opvoedingsproblemen;
d) De jeugdige is minderjarig en moeder of zwanger;
e) De jeugdige verzuimt veelvuldig van school of van een andere onderwijsinstelling, dan wel verlaat die voortijdig of dreigt die voortijdig te verlaten;
f) De jeugdige is niet gemotiveerd om door legale arbeid in zijn levensonderhoud te voorzien;
g) De jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende financiële problemen;
h) De jeugdige heeft geen vaste woon – of verblijfplaats;
i) De jeugdige is een gevaar voor anderen door lichamelijk of geestelijk geweld of ander intimiderend gedrag;
j) De jeugdige laat zich in met activiteiten die strafbaar zijn gesteld;
k) De ouders of andere verzorgers van de jeugdige schieten ernstig tekort in de verzorging of opvoeding van de jeugdige, of;
l) De jeugdige staat bloot aan risico’s die in bepaalde etnische groepen onevenredig vaak voorkomen.
2. Bij het interpreteren van de in het vorige lid genoemde wettelijke risico’s maakt de signaleringsbevoegde zo nodig gebruik van de nadere uitwerking van deze risico’s zoals te vinden op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Deze website is op initiatief van het programmaministerie voor Jeugd en Gezin tot stand gekomen.i
3. De signaleringsbevoegde maakt een aantekening in het dossier van de jeugdige van een signaal zoals bedoeld in lid 1, met daarbij een beschrijving van de feiten en omstandigheden waardoor het redelijk vermoeden van het risico ontstond.
Artikel 8. Inhoud van het signaal
1. Een signaal in de verwijsindex wordt gedaan met behulp van het burgerservicenummer of met een combinatie van enkele persoonsgegevens van de jeugdige.
2. Indien de signaleringsbevoegde het burgerservicenummer invoert, vult het systeem daarna (via de Beheersvoorziening BSN) naam, geslacht, geboortedatum, postcode en huisnummer van de jeugdige in.
3. Indien de signaleringsbevoegde het burgerservicenummer niet mag of kan gebruiken, kan de signaleringsbevoegde ook een combinatie van bekende gegevens invoeren, waarna het systeem (via de Beheersvoorziening BSN) naam, geslacht, geboortedatum, postcode en huisnummer van de jeugdige invult.
4. Het signaal bevat geen gegevens over de aard van de contacten tussen de jeugdige en de signaleringsbevoegde, of over de aard van de risico’s die worden vermoed.
5. Aan het signaal voegt de signaleringsbevoegde toe zijn identificatie – en contactgegevens de datum en het tijdstip van het signaal.
Artikel 9. Mededeling over het signaal aan de jeugdige en / of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s)
1. De signaleringsbevoegde informeert de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op het moment dat een ‘match’ ontstaat, over de signalering. Hij licht de omstandigheden die aanleiding vormen tot het afgeven van een signaal mondeling of schriftelijk toe en geeft informatie over het doel en de werkwijze van de verwijsindex, de rechtsgrond voor de verwerking en de betreffende categorieën van persoonsgegevens, de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke, de rechten die de jeugdige en zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) uit kunnen oefenen, en vraagt naar de zienswijze van de jeugdige en/of diens ouder(s)/verzorger(s), op grond van en overeenkomstig artikel 14 Algemene Verordening Gegevensbescherming.ii
2. De informatie zoals bedoeld in lid 1 wordt in ieder geval verstrekt aan:
a) de wettelijk vertegenwoordiger(s) indien de jeugdige nog geen 12 jaar oud is;
b) de wettelijk vertegenwoordiger(s) en de jeugdige indien de jeugdige tussen 12 en 16 jaar oud is;
c) de jeugdige indien hij 16 jaar of ouder is.
3. Het verstrekken van informatie, zoals bedoeld in lid 1 tot en met 2, kan worden uitgesteld indien:
• de bescherming van de belangen van de jeugdige dit uitstel noodzakelijk maakt;
• de mededeling onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning vraagt.iii
i Programmaministerie voor Jeugd en Gezin. “Handreiking voor het melden aan de verwijsindex,” januari 2010. Geraadpleegd 3 februari 2020 via xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx.
ii De Signaleringsbevoegde heeft een wettelijk meldrecht voor het afgeven van een signaal in de verwijsindex. Toestemming
van de jeugdige en/of wettelijk vertegenwoordigers is ingevolge de wet niet vereist. Beroepskrachten met een beroepsgeheim dienen zich er echter bewust van te zijn, dat de tuchtrechter het meldrecht dusdanig interpreteert, dat de beroepskracht met een beroepsgeheim getracht moet hebben toestemming te verkrijgen alvorens zijn meldrecht uit te oefenen. Indien toestemming niet wordt verleend of het niet mogelijk is toestemming te verkrijgen in verband met de veiligheid van de jeugdige of anderen, is de beroepskracht met een beroepsgeheim bevoegd om de jeugdige zonder toestemming te signaleren in de verwijsindex. De argumenten daartoe dienen te worden vastgelegd in het dossier van de jeugdige dan wel de ouder(s)/verzorger(s).
iii Dit zal zich bijvoorbeeld voordoen in de situatie dat de signaleringsbevoegde alleen contact heeft met ouders/verzorgers van de jeugdige en de signalering is gebaseerd op informatie verkregen uit die contacten.
4. In geval van uitstel op grond van lid 3, draagt de signaleringsbevoegde er zorg voor dat de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) zo spoedig als de situatie toelaat alsnog over het signaal wordt of worden geïnformeerd.
Over het informeren van de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) maakt de signaleringsbevoegde een aantekening in het dossier van de jeugdige (of het dossier van de ouder(s)/verzorger(s)). Indien hij heeft besloten om het informeren uit te stellen, bevat deze aantekening ook de redenen die tot dit besluit hebben geleid, welke functionaris hij hierover heeft geraadpleegd, alsmede de datum waarop de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) alsnog zijn geïnformeerd.
5. Verwerker kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor het ten onrechte uitblijven van de mededeling bedoeld in dit artikel, of voor onvolledigheden in het dossier zoals bedoeld in het voorgaande lid.
Artikel 10. Overleg nadat een match is ontstaan
1. Een signaleringsbevoegde die vanuit de regionale verwijsindex een bericht ontvangt dat een match is ontstaan, voert zo spoedig mogelijk, maar ten hoogste binnen vijf werkdagen overleg met de andere signaleringsbevoegde(n) over de jeugdige die zij hebben gesignaleerd, nadat hiervoor toestemming van betrokkene(n) is verkregen overeenkomstig artikel 6 lid 1 sub a Algemene Verordening Gegevensbescherming. Verwerkingsverantwoordelijke draagt de verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van deze toestemming, en het informeren van betrokkene dat deze toestemming te allen tijde kan worden ingetrokken.
2. Het bedoelde overleg heeft tot doel het terug brengen en zo mogelijk wegnemen van de risico’s op een bedreiging in de ontwikkeling van de jeugdige. Dit doel wordt bereikt door:
a) de xxxxxx’x gezamenlijk te taxeren;
b) op basis van de risicotaxatie te bezien welk geheel van interventies, in een gezamenlijke aanpak, nodig zijn om de mogelijke risico’s en de daarmee verbonden belemmeringen in de ontwikkeling van de jeugdige naar volwassenheid weg te nemen of zoveel mogelijk terug te brengen;
c) het maken van afspraken over de gezamenlijke aanpak en over de wijze waarop de betrokken signaleringsbevoegden elkaar zullen informeren over de voortgang van hun interventies;
d) het aanwijzen van een matchcoördinator die de uitvoering van het plan bewaakt. Dit aanwijzen wordt doorgegeven aan de procesregisseur van de gemeente waar de jeugdige zijn woon- of verblijfplaats heeft.
3. De procesregisseur zorgt voor een matchcoördinator indien de signaleerders niet kunnen voorzien in matchcoördinatie en de situatie van de jeugdige hiervoor wel aanleiding geeft.
Artikel 11. Verantwoordelijkheid na het overleg
1. Iedere signaleringsbevoegde blijft, onverminderd de afspraken die tijdens het overleg worden gemaakt over een gezamenlijke aanpak, zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldige uitvoering van zijn eigen interventies ten opzichte van de jeugdige, voor het volgen van de resultaten daarvan en voor het tijdig initiatief nemen voor nieuw overleg met de andere signaleerder(s), de matchcoördinator of de procesregisseur, indien blijkt dat zijn interventies, of het geheel van interventies, de jeugdige niet voldoende blijken te beschermen tegen de gesignaleerde xxxxxx’x.
2. De matchcoördinator bewaakt de uitvoering van het plan van aanpak en neemt contact op met de procesregisseur indien de uitvoering van het plan van aanpak stagneert.
Artikel 12. Matchcoördinatie en escalatiemodel nadat een match is ontstaan
1. De matchcoördinator bewaakt of het overleg zoals bedoeld in artikel 10 lid 1 daadwerkelijk en tijdig tot stand komt, of er duidelijke afspraken worden gemaakt over een gezamenlijke aanpak, of de verschillende interventies die deel uit maken van de gezamenlijke aanpak voldoende samenhang vertonen en of alle acties die deel uit maken van deze aanpak daadwerkelijk worden uitgevoerd.
2. Indien de matchcoördinator vaststelt dat er geen tijdig overleg tot stand komt, dat er geen afspraken worden gemaakt of dat interventies die deel uitmaken van de gezamenlijke aanpak niet worden uitgevoerd, overlegt hij met de betrokken signaleringsbevoegden met het doel alsnog op korte termijn te komen tot afspraken, of tot uitvoering van de gezamenlijke aanpak.
3. Stelt de matchcoördinator vast dat ook na het overleg zoals bedoeld in lid 2 de gezamenlijke aanpak niet, of in onvoldoende mate tot stand komt, of wordt uitgevoerd, dan meldt hij zijn bevindingen aan de procesregisseur die de oorzaken van de stagnatie onderzoekt en bevordert dat de jeugdige alsnog de interventies worden geboden die hij nodig heeft. Convenantpartijen binden zich aan de aanwijzingen van de procesregisseur.
4. Betreft de match twee verschillende jeugdigen waarbij een matchcoördinator is benoemd en doet de situatie in lid 2 zich voor, dan is lid 3 van overeenkomstige toepassing.
5. Indien er sprake is van een interregionale match, voert de procesregisseur van de gemeente waar de jeugdige zijn vaste woon- of verblijfplaats heeft de regie van het overleg na de match. Betreft de match twee jeugdigen, woonachtig in verschillende gemeenten, dan stemmen de verantwoordelijke procesregisseurs regelmatig inhoudelijk af en leggen zij vast wie van hen primair de functie van procesregisseur vervult. Deze kan een deel van zijn taken in de praktijk over laten aan de andere procesregisseur.
Artikel 13. Verhuizing van een jeugdige
1. De functioneel beheerder verwerkt het inverhuisbericht van de landelijke verwijsindex met betrekking tot een jeugdige waarover een of meer signalen zijn afgegeven.
2. In geval er met betrekking tot een jeugdige een isverhuisdsignaal wordt ontvangen, dragen de signaleringsbevoegden die betrokken zijn bij het overleg na een match en bij het maken van afspraken over een gezamenlijke aanpak, er zorg voor dat de voor de aanpak van de risico’s en belemmeringen noodzakelijke informatie hierover wordt overgedragen aan de signaleringsbevoegde collega beroepskrachten in de nieuwe woonplaats van de jeugdige.
3. De signaleringsbevoegde informeert de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) over de overdracht zoals bedoeld in lid 2. Artikel 9 lid 3 tot en met 7 zijn daarbij van toepassing.
Artikel 14. Geheimhouding
Ieder die op grond van dit convenant kennis neemt van persoonsgegevens van een jeugdige en/of diens ouder(s)/verzorger(s) is verplicht tot geheimhouding hiervan, tenzij de wet of dit convenant hem noodzaakt tot verstrekking van deze gegevens.
Artikel 15. Verwijderen van gegevens uit de regionale verwijsindex
1. Het signaal wordt niet langer bewaard als actief signaal dan noodzakelijk is voor het doel van de verwijsindex zoals omschreven in artikel 2, maar nooit langer dan twee jaar na de datum van signalering. Een signaal kan vernieuwd worden in het geval dat zorgen blijven bestaan, of dit noodzakelijk is voor het bieden van passende hulp. In dit geval begint de verjaringstermijn van twee jaar opnieuw te lopen op het moment van hernieuwing van het signaal.
2. Een signaal dat wordt verwijderd uit de regionale verwijsindex wordt vervolgens tevens verwijderd uit de landelijke verwijsindex. Verwijderen betekent vernietigen of inactiveren. Indien een signaal wordt vernietigd worden alle digitale gegevens van het signaal gewist. Indien een signaal wordt geïnactiveerd wordt het signaal geplaatst in het historisch signalenarchief. Een niet-actief signaal wordt maximaal vijf jaar bewaard in het historisch signalenarchief.
3. Een verzoek tot vernietiging van een signaal wordt door de signaleerder ingediend bij de convenantbeheerder. De convenantbeheerder besluit binnen redelijke termijn over het verzoek tot vernietiging en geeft zo nodig opdracht tot vernietiging van een signaal.
4. Iedere signaleerder heeft het recht een verzoek tot vernietiging in te dienen conform lid 2 van dit artikel, inzake een signaal dat hij over een jeugdige heeft afgegeven, omdat naar zijn oordeel het signaal niet terecht is afgegeveniv;
5. Het signaal wordt in ieder geval vernietigd, indien:
a) de jeugdige de leeftijd van 23 jaar bereikt;
iv De risico’s dan wel de daarmee verbonden belemmeringen blijken niet of in veel mindere mate aanwezig te zijn.
b) de jeugdige overlijdt.
6. Bezwaar zoals bedoeld in artikel 21 AVG en artikel 18 van dit convenant kan leiden tot het besluit van de verwerkingsverantwoordelijke om het signaal te vernietigen;
7. Iedere signaleerder heeft het recht om een signaal dat hij over een jeugdige heeft afgegeven te inactiveren, indien naar zijn oordeel het eerder gesignaleerde risico niet meer aanwezig isv.
8. Een signaleringsbevoegde is bevoegd na het afgeven van een signaal een overzicht van inactieve signaleringen, gerelateerd aan het signaal over de jeugdige, te raadplegen. Deze bevoegdheid wordt toegekend voor de duur dat het betreffende signaal van de signaleringsbevoegde actief is.
Titel III. Rechten van betrokkenen
Artikel 16. Recht op informatie, inzage en afschrift
1. Iedere betrokkene heeft het recht zich schriftelijk te wenden tot het College van B&W van de woon- of verblijfplaats van de jeugdige met het verzoek:
a) hem informatie te verschaffen over de verwerking van zijn persoonsgegevens in het kader van de regionale verwijsindex;
b) hem inzage in, en afschrift te geven van, zijn persoonsgegevens die in het kader van de verwijsindex door of vanwege de verwerkingsverantwoordelijke zijn verwerkt.
2. Het College van B&W reageert binnen vier weken op dit verzoek, door de gevraagde informatie te verschaffen dan wel xxxxxx en/of afschrift te verlenen. De reactie omvat in ieder geval:
a) het doel van de regionale verwijsindex;
b) de gegevens die m.b.t. de jeugdige zijn verwerkt;
c) de namen van de convenantpartijen of van anderen aan wie deze gegevens zijn verstrekt;
d) de herkomst van de gegevens;
e) de bewaartermijn(en);
f) een beschrijving van de rechten van betrokkene;
g) indien de verzoeker dit wenst, informatie over het elektronische systeem van de geautomatiseerde gegevensverwerking.
3. Informatie, inzage en afschrift kunnen alleen worden geweigerd, indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met:
a) de bescherming van de belangen van de jeugdige of van de rechten en vrijheden van anderen;
b) de veiligheid van de staat;
c) de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;
d) gewichtige economische en financiële belangen van de staat en van andere openbare lichamen;
e) het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften.
Artikel 17. Recht op correctie
1. Nadat een betrokkene op grond van artikel 16 van dit convenant inzage in zijn persoonsgegevens heeft gehad die in het kader van de verwijsindex zijn verwerkt, kan hij de verwerkingsverantwoordelijke verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel van de verwerking in de regionale verwijsindex, of indien deze naar zijn oordeel zijn verwerkt op een wijze die in strijd is met de wet of dit convenant.
2. Aan het verzoek tot verwijdering van gegevens op verzoek van betrokkene zoals bedoeld in het voorgaande lid, ook wel recht op vergetelheid in de zin van artikel 17 Algemene Verordening Gegevensbescherming, wordt slechts voldaan ingeval een van de situaties beschreven in artikel 17, lid 1, sub a t/m f van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing is.
3. Het College van B&W reageert binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en gemotiveerd op een verzoek zoals bedoeld in lid 1.
v De risico’s dan wel de daarmee verbonden belemmeringen in voldoende mate zijn opgeheven.
Artikel 18. Bezwaar
1. De betrokkene kan bij de verwerkingsverantwoordelijke te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens in de regionale verwijsindex in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden op grond van artikel 21 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
2. Als bezwaar wordt ingediend, wordt de verwerking terstond gestaakt, tenzij verwerkingsverantwoordelijke kan aantonen dat er gerechtvaardigde gronden voor de verwerking bestaan die zwaarder wegen dan de gronden voor het bezwaar zoals aangevoerd door betrokkene.
3. De verantwoordelijke geeft binnen vier weken een gemotiveerd oordeel of het bezwaar gerechtvaardigd is. In het geval het bezwaar gerechtvaardigd is worden de gegevens van de betrokkene uit de regionale verwijsindex verwijderd. Indien betrokkene het niet eens is met het besluit op bezwaar, kan beroep worden ingesteld overeenkomstig Hoofdstuk 6 van de Algemene Wet Bestuursrecht.
Artikel 19. Uitoefening van de rechten door de jeugdige en zijn wettelijk vertegenwoordiger(s)
1. De rechten zoals beschreven in artikel 16, 17 en 18 worden uitgeoefend:
• indien de jeugdige nog geen 12 jaar oud is, door zijn wettelijk vertegenwoordiger(s);
• indien de jeugdige al wel 12 maar nog geen 16 jaar oud is, door de jeugdige en de wettelijk vertegenwoordiger(s) gezamenlijk;
• door de jeugdige zelf indien hij 16 jaar of ouder is.
2. Indien een jeugdige naar het oordeel van de signaleringsbevoegde, niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, worden de rechten die hem op grond van dit convenant toekomen, uitgeoefend door zijn wettelijk vertegenwoordiger(s).
Artikel 20. Kennisgevingsplicht van verwerkingsverantwoordelijke
Op grond van artikel 19 Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft de verwerkingsverantwoordelijke de verplichting om de signaleringsbevoegden waarmee een match is ontstaan, op de hoogte te stellen van de rectificatie of verwijdering van een signaal.
Titel VI. Overige bepalingen Artikel 21. Toetreding en opzegging
1. De bevoegdheid te beslissen over de toetreding van nieuwe convenantpartijen hebben de Colleges van B&W gedelegeerd aan de convenantbeheerder. Over de toetreding van een nieuwe convenantpartij beslist de convenantbeheerder, nadat hij in overleg is getreden met de betreffende gemeente(n)
2. Toetreding is slechts mogelijk indien de nieuwe convenantpartij werkzaam is in de domeinen jeugdhulp, gezondheidszorg, jeugdgezondheidszorg, onderwijs, maatschappelijke ondersteuning, werk en inkomen, politie en justitie.
3. De convenantpartij wordt pas geacht te zijn toegetreden na ondertekening van dit convenant of een toetredingsovereenkomst tot dit convenant, en het opstellen van een organisatieprofiel.
4. Opzegging van het convenant door een convenantpartij of door een college van B&W geschiedt schriftelijk en met vermelding van de reden daarvan bij de gezamenlijke colleges van B&W dan wel bij de overige colleges van B&W. Hierbij geldt een opzegtermijn van een half jaar.
5. Indien de convenantmanager dat noodzakelijk acht kan worden besloten deelname van een convenantpartij te beëindigen. Beëindiging vindt gemotiveerd en schriftelijk plaats en is slechts mogelijk met instemming van alle colleges van B&W.
Artikel 22. Niet naleven verplichtingen verwijsindex
1. Indien een convenantpartij onvoldoende diens verplichtingen nakomt, voortvloeiend uit de geldende wet- en regelgeving en dit convenant, ten aanzien van het gebruik van de verwijsindex, ontvangt deze convenantpartij een schriftelijke waarschuwing. Een dergelijke waarschuwing wordt enkel verzonden na instemming van het college van B&W van de gemeente waar de desbetreffende convenantpartij zijn hoofdvestiging heeft. In de waarschuwing wordt in ieder geval gemotiveerd vermeld het punt waarin de convenantpartij nalatig is. De convenantpartij krijgt in de waarschuwing minimaal 3 maanden de tijd te werken aan verbetering.
2. Indien de waarschuwing leidt tot onvoldoende verbetering kunnen de gezamenlijke colleges van B&W besluiten dit te melden bij de bevoegde toezichthouder. De betreffende convenantpartij wordt over deze melding schriftelijk geïnformeerd.
Artikel 23. Looptijd, wijziging en aanvulling van het convenant
1. Dit convenant wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
2. Wijziging en aanvulling van dit convenant vindt schriftelijk plaats en is slechts mogelijk met instemming van alle colleges van B&W. De wijziging wordt schriftelijk kenbaar gemaakt met vermelding van de beoogde ingangsdatum van de wijziging. Hierop geldt een bezwaartermijn van 6 weken. Na het verstrijken van de bezwaartermijn maakt de wijziging onderdeel uit van het van toepassing zijnde convenant voor partijen. Indien de aanpassing een wetswijziging betreft dan is instemming op deze wijziging door de convenantpartijen niet nodig.
3. Periodiek vindt een evaluatie plaats om te bezien of bijstellingen van het convenant nodig zijn.
4. Bij wetswijzigingen beoordeelt de convenantbeheerder of het noodzakelijk is de tekst van het convenant aan te passen. Indien dit het geval is doet de convenantbeheerder de colleges en de convenantpartijen een voorstel tot aanpassing. Op deze aanpassing is lid 1 van toepassing.
Artikel 24. Slotbepalingen
Dit convenant kan worden aangehaald als Samenwerkingsconvenant Verwijsindex Regio Drenthe
Bijlage 1: besluit matchcoördinator
De gezamenlijke colleges van B&W van de gemeenten Aa en Hunze, Assen, Borger-Odoorn, Coevorden, Emmen, Hoogeveen, Meppel, Midden-Drenthe, Noordenveld, Tynaarlo, Westerveld en de Wolden;
Wijzen per gemeente een procesmanager of procesmanagers aan, die in een aantal gemeenten ook de rol van matchcoördinator heeft.
Bijlage 2: beschrijving/besluit van de regie
Om kinderen en jongeren (0 – 23) die extra risico’s lopen goed en tijdig te kunnen helpen, werken de gemeenten in de provincie Drenthe samen met welzijnsinstellingen, de jeugdhulpverlening, het onderwijs, de jeugdgezondheidszorg, leerplichtambtenaren en de politie in De DVi. In deze provinciale versie van de landelijke Verwijsindex Risico's Jeugdigen kunnen de deelnemende organisaties een jongere melden als zij menen dat hij meer dan gemiddelde risico’s loopt in zijn ontwikkeling naar volwassenheid. Te denken valt bijvoorbeeld aan verslaafde jongeren, jongeren die stelselmatig spijbelen, kinderen die opgroeien met huiselijk geweld, tienerzwangerschappen, enzovoort. Wordt dezelfde jongere ook door een andere professional in de DVi gemeld, dan ontstaat er een zg. ‘match’. Beide signaleerders krijgen daarvan bericht zodat ze contact met elkaar kunnen zoeken en een gezamenlijk plan kunnen maken om de problemen effectief aan te pakken.
De DVi moet leiden tot snelle en goede hulp voor kinderen en jongeren in de problemen en moet voorkomen dat hulpverleners en anderen langs elkaar heen werken.
Een professional die besluit om een kind of een jongere in de DVi te melden, zoekt als regel eerst contact met de ouders en de jongere om de problemen te bespreken en om uit te leggen waarom er een signaal wordt afgegeven.
Een signaal, en dan?
Bij één signaal gebeurt er niets anders dan voorheen. De professional blijft gewoon doen wat hij altijd al deed: de passende aandacht en zorg besteden aan deze jongere. De DVi is overigens nooit een reden om anders te handelen dan anders; het ondersteunt de professional slechts bij vroegtijdige signalering van risico’s en samenwerking met collega’s uit het veld opdat de zorg wordt afgestemd!
Match
Wanneer een match ontstaat, zijn er altijd tenminste twee professionals betrokken. Beiden ontvangen op het moment van de match een e-mail waarin staat wie er betrokken zijn bij de match; zowel informatie over de collega die het signaal heeft afgeven als zg. ‘dat-gegevens’ over de betreffende jongere. Dit is het moment waarop de professionals elkaar opzoeken en met elkaar gaan bespreken hoe deze casus verder uit te voeren. Mocht er nog een derde of vierde signaal worden afgegeven m.b.t. deze jongere, dan informeert de DVi steeds alle betrokken professionals opdat zij elkaar snel kunnen vinden en passend kunnen handelen.
Regie
Bij een match wijst het systeem automatisch een regievoerder aan (de DVi spreekt over “hoofdregisseur”). De regievoerder heeft de verantwoordelijkheid de regie te nemen over het opvolgen van de match, bijvoorbeeld door het maken van een plan van aanpak en het bijhouden van de afhandeling daarvan. Onderstaand model geeft aan op welke manier de regierol wordt toegekend voor de DVi.
Xxx werkt dit model?
De DVi heeft een match opgeleverd: twee professionals hebben signaal afgegeven over dezelfde jongere. Het systeem doorloopt nu het stroomdiagram op de volgende manier:
Is Maatschappelijk Werk dan één van de melders? > Xxx heeft Maatschappelijk Werk de
regie
Als Maatschappelijk Werk niet betrokken is bij de
match, is de JGZ dan één van de melders? > Xxx heeft JGZ de regie
Is geen van deze drie partners betrokken bij de match? > Dan bepalen de meldende partijen
in onderling overleg wie de regievoerder wordt
Voorbeeld
De intern begeleider van een school voor primair onderwijs maakt zich zorgen over de ontwikkeling van een kind, daarop gewezen door de docenten van dit kind. Deze IB-er besluit een signaal af te geven in de DVi omdat de zorgen boven de door de scholen beschreven risicodrempel uitstijgen. Enige tijd later doet een jeugdarts van de GGD om voor haar moverende redenen, afgezet tegen de signaleringscriteria van de JGZ, ook een signaal over dit kind. Er ontstaat een match.
De DVi stuurt nu beide melders een e-mail met gegevens over de jongere en contactinformatie van de melders. In het bericht staat ook dat de GGD arts de regie over deze casus heeft Maatschappelijk Werk is namelijk niet betrokken.
Bindend bij de start
De keuze voor de regievoerder is bindend bij de start. Als beide betrokken partners, na contact met elkaar, vinden dat de regie beter bij een ander kan liggen dan het model voorstelt, kunnen zij daar toe besluiten. Het gaat immers niet om de regie, maar om het geven van de best passende zorg aan de jongere. De ‘nieuwe’ regievoerder verandert dat voor deze specifieke match zelf in de DVi en gaat aan de slag met het plan van aanpak. Samen met zijn collega of collega’s die dezelfde jongere hebben gemeld.
Bijlage 3: besluit convenantbeheerder
De gezamenlijke colleges van B&W van de gemeenten Aa en Hunze, Assen, Borger-Odoorn, Coevorden, Emmen, Hoogeveen, Meppel, Midden-Drenthe, Noordenveld, Tynaarlo, Westerveld en de Wolden;
wijst als convenantbeheerder, tevens ontvanger inverhuisberichten aan: CMO STAMM.
Bijlage 4: beveiligingsplan
Het datacenter waar MULTIsignaal haar apparatuur ten behoeve van MULTIsignaal Services plaatst is een dedicated hostingcenter dat een beveiligde omgeving en verbinding naar de Service omgeving garandeert. Er is een 7x24 uur bemande strenge toegangsbeveiliging. Toegang tot de apparatuur is alléén mogelijk via een toegangslijst en toereikende identificatie. Bezoek dient geregistreerd te worden in een logboek.
Beveiliging servers
De apparatuur van de Managed Server Hosting staat samen in een afgesloten serverrack dat alléén te openen is met een unieke sleutel die in het bezit is van de beheerders van MULTIsignaal. In het geval van calamiteiten, bijvoorbeeld bij brand, geldt een uitzonderingssituatie en kan personeel van het datacenter een moedersleutel gebruiken. Dit wordt onverwijld aan beheerders van MULTIsignaal gemeld.
Het OS van de apparatuur zal te allen tijde vergrendeld zijn. Passwords om te ontgrendelen zijn alléén bekend bij de beheerders van MULTIsignaal.
Beheer firewall en switches
De netwerkapparatuur vanaf en inclusief de firewall(s) waarop de internetconnectie binnenkomt, is in eigendom bij MULTIsignaal en wordt exclusief via een VPN of ter plaatse door MULTIsignaal beheerd en gemonitord (vanaf Basic Hosting). De VPN-toegang en firewall zijn redundant uitgevoerd (vanaf Basic Hosting + Redundante Firewall).
MULTIsignaal implementeert en onderhoudt een sluitende set regels (statefull inspection) binnen de configuratie van de firewall ter bescherming van de achterliggende servers voor bedreigingen vanuit het Internet.
De firewall onderschept de datastroom richting servers en controleert deze op aanvallen en virussen (deep packet inspection) (vanaf Basic Hosting). In geval van een aanval wordt de communicatie met de aanvaller automatisch afgebroken. De controle vindt plaats aan de hand van een “attack signatures” database.
PKI-overheid certificaat
De verbinding tussen de gebruikers en de fysieke techniek van MULTIsignaal wordt tot stand gebracht middels een beveiligde verbinding (een PKI overheid certificaat). De verbinding met de Landelijke Verwijsindex gebeurt middels een PKI server certificaat, een op webservice gebaseerde verbinding die wordt opgestart na notificatie van de Landelijke Verwijsindex.
Software updates en beveiliging
MULTIsignaal zorgt voor het binnen 2 dagen na verschijnen aanbrengen van aan het OS gerelateerde beveiligingsupdates.
Voorzieningen mbt koeling / UPS / brandbestrijding
Voorzieningen die binnen het datacenter aanwezig zijn, met betrekking tot het voorkomen van wateroverlast, oververhitting en brand, voldoen aan de geldende normen.
Bijlage 5: gegevens over de jeugdige die bij een signaal, zoals bedoeld in artikel 8 lid 1, ingevoerd worden in de DVi
De signaleringsbevoegde voert het burgerservicenummer van de jeugdige in, waarna de DVi (via de beheersvoorziening BSN) naam, geslacht, geboortedatum, postcode en huisnummer van de jeugdige invult.
De signaleringsboevoegde kan, indien het burgerservicenummer niet mag- of kan worden gebruikt, ook een combinatie van bekende gegevens invoeren, waarna het systeem (via de beheersvoorziening BSN) naam, geslacht, geboortedatum, postcode en huisnummer van de jeugdige invult.
Bijlage 6. Tekst van de informatiebrieven aan wettelijk vertegenwoordiger en jeugdige zoals bedoeld in artikel 9 lid 1
Aan ,
Vandaag heb ik je laten weten dat ik een signaal afgeef in de Drentse Verwijsindex (DVi) omdat ik mijn betrokkenheid met jou kenbaar wil maken.
De DVi is een systeem waarin mensen die met jeugdigen werken, een signaal af kunnen geven om de betrokkenheid met jou kenbaar te maken. Als er nog iemand anders een signaal afgeeft, dan brengt het systeem die personen bij elkaar. Zij zoeken dan contact met elkaar om af te spreken hoe ze jou samen zo goed mogelijk kunnen helpen. Vanzelfsprekend komen we in dat geval zo snel mogelijk bij je terug.
In de DVi staan alleen je naam, je adres en je geboortedatum. Er staan verder géén gegevens in. Het signaal verdwijnt na maximaal twee jaar automatisch weer uit het systeem.
Graag vertellen we je nog op dat je recht hebt op inzage in het systeem zodat je zelf kunt vaststellen welke gegevens er in staan. Ook kun je om een afschrift (kopie) van deze gegevens vragen. Staan er fouten in de gegevens, dan kun je een verzoek indienen om de gegevens te corrigeren. Vind je dat, vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden, je gegevens uit het systeem gehaald moeten worden, dan kun je verzet aantekenen tegen de opname van je gegevens in de DVi. Als je nog geen 16 jaar bent, doe je dat samen met je ouder(s). Hoe je dat moet doen, lees je op de achterkant van deze brief.
Ik hoop dat ik je met deze brief voldoende heb verteld. Mocht je nog vragen hebben, dan kun je gerust contact met me opnemen.
Met vriendelijke groet,
Naam……………………………………………………… Organisatie………………………………………………….
Uitoefenen van je rechten
Aan de voorkant van deze brief heb je gelezen dat je verschillende rechten hebt. Om die rechten uit te oefenen ga je als volgt te werk:
Stuur een e-mail bericht naar [email adres] en geef aan of het gaat om:
1. Inzage van je gegevens
2. Kopie van je gegevens
3. Correctie van je gegevens
4. Verzet tegen opname van je gegevens
Xxxxxxx in het bericht tevens op welke manier de beheerder van de DVi naar je kan reageren en op welk telefoonnummer je te bereiken bent. Je ontvangt dan spoedig een bericht van de beheerder.
Aan de ouders/verzorgers van ,
Vandaag heb ik u laten weten dat ik een signaal zal afgeven van uw kind in de Drentse Verwijsindex (DVi) omdat mijn betrokkenheid met uw kind kenbaar te maken.
De DVi is een systeem waarin beroepskrachten die met jeugdigen werken, kinderen en jongeren melden als zij kenbaar willen maken dat zij betrokken zijn bij een kind. Als er een tweede beroepskracht is die een signaal over uw kind in het systeem afgeeft, dan brengt het systeem die signalen bij elkaar. Beide melders zoeken dan contact met elkaar om af te spreken hoe ze gezamenlijk de best passende zorg kunnen verlenen. Vanzelfsprekend hoort u daarvan en komen wij bij u terug om u te laten weten hoe wij, samen met u en uw kind, tot een plan van aanpak te komen.
In de DVi staan alleen de naam, het adres en de geboortedatum van uw kind vermeld. Het bevat géén inhoudelijke gegevens. Na twee jaar is het signaal niet meer actief, dit wil zeggen het signaal niet meer aan andere signalen wordt toegevoegd. Na maximaal zeven jaar verdwijnt het signaal automatisch weer uit het systeem.
Graag wijs ik u er nog op dat u het recht hebt op inzage in het systeem zodat u zelf kunt vaststellen welke gegevens er over uw kind staan gemeld. Ook kunt u om een afschrift (kopie) van deze gegevens vragen. Staan er fouten in de gegevens, dan kunt u een verzoek indienen om de gegevens te corrigeren. Vindt u dat er vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden (zoals bijvoorbeeld ernstige ziekte), aanleiding is om de gegevens van uw kind uit het systeem te verwijderen, dan kunt u verzet aantekenen tegen de opname van de gegevens van uw kind in de DVi. Hoe u dat moet doen, leest u op de achterkant van deze brief.
Ik hoop dat ik u met deze brief voldoende heb geïnformeerd. Mocht u vragen hebben, dan kunt u daarvoor altijd contact met me opnemen.
Met vriendelijke groet,
Naam…………………………………………………… Organisatie……………………………………………………….
Uitoefenen van uw rechten
Aan de voorkant van deze brief hebt u gelezen dat u verschillende rechten hebt. Om die rechten uit te oefenen gaat u als volgt te werk:
Stuur een e-mail bericht naar [emailadres] en geef aan of het gaat om:
5. Inzage van de gegevens van uw kind
6. Kopie van de gegevens van uw kind
7. Correctie van de gegevens van uw kind
8. Verzet tegen opname van de gegevens van uw kind
Xxxxxxx in het bericht tevens op welke manier de beheerder van de verwijsindex naar u kan reageren en op welk telefoonnummer u te bereiken bent. U ontvangt dan spoedig een bericht van de beheerder.
Bijlage 7: toetredingsovereenkomst Samenwerkingsconvenant DVi
De colleges van B&W van de gemeenten Aa en Hunze, Assen, Borger-Odoorn, Coevorden, Emmen, Hoogeveen, Meppel, Midden-Drenthe, Noordenveld, Tynaarlo, Westerveld en de Wolden voor deze overeenkomstig vertegenwoordigd door de provinciale werkgroep Jeugd en Zorg
en
het bevoegd gezag van
[naam, adres en vestigingsplaats van de convenantpartij(en)] voor deze overeenkomst vertegenwoordigd door [functie en naam]
overwegende dat:
[naam convenantpartij] als convenantpartij wenst toe te treden tot het Samenwerkingsconvenant DVi, met het doel om met andere convenantpartijen te komen tot een effectieve gezamenlijke aanpak van de problemen van jeugdigen;
[naam convenantpartij] heeft kennis genomen van genoemd convenant en instemt met alle bepalingen;
De provinciale werkgroep Jeugd en Zorg, bevoegd is om namens het college van B&W nieuwe convenantpartijen die werkzaam zijn binnen de provincie tot het convenant toe te laten; komen hierbij overeen dat
[naam convenantpartij] met ingang van [datum] als convenantpartij zal toetreden tot het Samenwerkingsconvenant DVi en na toetreding alle bepalingen van het convenant zal naleven.
[plaats en datum van ondertekening]
…………………………………………….
Bijlage 8: voorbeeld profiel
ORGANISATIEPROFIEL [NAAM INSTANTIE] | |
Contactinformatie | Contactpersoon: [naam Instellingscoördinator] E: [e-mailadres] T: [telefoonnummer] A: [adres] |
Algemeen [Algemene beschrijving van de organisatie, taken en verantwoordelijkheden] | |
Doelgroep [Met welke doelgroep werkt uw organisatie?] | |
Meldcriteria [De landelijke meldcriteria is leidend, maar zeer algemeen - zie: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx - Bedenk situaties waarin uw instantie standaard signalen gaat afgeven. Zoals, in ieder geval de cliënten die we bij het ZAT aanmelden, alle jeugdigen zonder startkwalificatie, etc.] | De Meldcriteria zijn als volgt vastgesteld: Indien wij betrokken zijn bij een jeugdige, dan geven we een signaal af in de verwijsindex. |
Toestemming en informatieplicht [Hoe, wanneer informeert u als organisatie de jeugdigen en/of ouders over de Verwijsindex? Waar kunnen de signaleringsbevoegden terecht indien er twijfel is hoe om te gaan met de toestemmings- en informatieplicht?] | |
Interne werkwijze en borging [Waar in het werkproces vindt standaard de afweging signaleren plaats? Welke functies zijn binnen uw instantie signaleringsbevoegd? Op welke wijze wordt gesignaleerd; handmatig of SOAP koppeling?] | Binnen 10 werkdagen dienen de signaleringsbevoegden contact met elkaar hebben opgenomen met als doel: - Gezamenlijke taxatie van de geconstateerde problematiek en risico’s - Vervolgens, daar waar mogelijk altijd sámen met het gezin/ de jeugdige, opstellen plan van aanpak waarbij het geheel van interventies noodzakelijk zijn om de belemmeringen voor de jeugdige weg te nemen of zoveel mogelijk terug te brengen. - Bepaal onderling wie de matchcoördinator wordt. Deze heeft minimaal als taak; o Voortgang controleren, mede aandacht voor de behaalde successen en op eenduidigheid van handelen, en contacten onderhouden met alle betrokkenen o Tijdig bijsturen waar nodig o Indien noodzakelijk opschalen naar gemeentelijke procesmanager/ procescoördinator |
VIR-taken instellingscoördinator [Welke functie is aangewezen als instellingscoördinator? Welke specifieke Verwijsindex taken horen daarbij? Hoe gaat u om met verloop van personeel, langdurige | De Instellingscoördinator Verwijsindex heeft in de Verwijsindex verruimde rechten en kan daarmee de voortgang van het gebruik van de Verwijsindex monitoren daar waar de eigen signaleringsbevoegden signalen hebben |
absentie/ vakantie?] | afgegeven en betrokken zijn bij matches. Taken instellingscoördinator/ ambassadeur Verwijsindex; • Voortgang/ gebruik monitoren en bevorderen • Medewerkers op de hoogte houden van het doel en werkwijze van de regionale Verwijsindex en evt. obstakels bij signaleringsbevoegden wegnemen • Monitoren verloop van personeel. Contact onderhouden met de Helpdesk Verwijsindex voor het doorgeven van wijzigingen, verwijderen of aanvragen nieuwe accounts • Algemeen stukje tekst over de Verwijsindex op eigen website/ folder • Zorgdragen voor een veilig en zorgvuldig gebruik van de regionale Verwijsindex • De Verwijsindex is een vast onderdeel van de Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling • Link het inlog scherm van de Verwijsindex in eigen applicatie opnemen of op bureaublad plaatsen (tip) |
Bijlage 9: Wanneer melden?
Wanneer een professional betrokken is bij een jeugdige en zorgen heeft over het gezond en veilig opgroeien van deze jeugdige, kan de professional een signaal afgeven in de DVI. Wanneer de professional een signaal afgeeft is afhankelijk van het soort organisatie waarin hij of zij werkzaam is. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen:
1. Basis organisaties (nulde lijn);
2. Generalistische organisaties (eerste lijn);
3. Gespecialiseerde organisaties (tweede lijn).
Iedere organisatie stelt zijn eigen organisatieprofiel op waarin omschreven staat hoe de organisatie de werkwijze omtrent de DVI intern geborgd heeft. Hierin staat ook omschreven specifiek voor de eigen doelgroep hoe de afweging te maken m.b.t. het afgeven van een signaal in de DVI. Hierin zijn de landelijke richtlijnen verwerkt.
Organisaties vanuit de nulde lijn
Basisorganisaties zijn voor iedereen toegankelijk, zonder dat er daar een hulpvraag gesteld hoeft te worden op het gebied van opvoeden of opgroeien (kinderopvang, onderwijs, huisarts, verloskundige, etc.). We noemen dit ook wel de vindplaatsen. Dit zijn de plaatsten waar ouders en jeugdigen zich begeven in het “normale leven”. Organisaties vanuit deze nulde lijn maken de afweging om te signaleren wanneer er zorgen zijn op één of meer van de volgende levensgebieden:
• Gezondheid of geestelijke gezondheid
• Materiële omstandigheden (financiën; woning)
• Opvoeding en gezinsrelaties
• Onderwijs en werk
• Sociale omgeving
Organisaties vanuit de eerste lijn
Generalistische hulpverlening is hulp gericht op lichte opvoed en opgroeivraagstukken (interventieniveau 3 en 4) Hierbij kan je denken aan wijkteam, CJG, leerplicht, maatschappelijk werk, POH-Jeugd, enz.
Organisaties vanuit de eerste lijn signaleren in principe altijd wanneer zij betrokken zijn bij een kind, jongere of een gezin. De reden hiervoor is dat zij alleen bij die personen betrokken zijn, waar altijd zorgen bestaan op een of meerdere leefgebieden. In de eerste lijn is betrokkenheid tonen dus de standaard.
Er is echter een uitzondering:
Een signaal wordt niet afgegeven als er een enkelvoudige hulpvraag is, die zonder verdere opvolging door een andere organisatie eenvoudig en snel opgelost kan worden.
Organisaties vanuit de tweede lijn
Specialistische hulpverlening is hulp waar een verwijzing of indicatie voor nodig is(interventieniveau 5 t/m 8). Hierbij kun je denken aan de GGZ, gezinsvoogdij, verslavingszorg, reclassering, etc.
Organisaties vanuit de tweede lijn zijn alleen bij die personen betrokken, waar altijd zorgen bestaan op een of meerdere leefgebieden. Daarom geven professionals uit de tweede lijn altijd een signaal van betrokkenheid af.
Bijlage 10: Convenantpartijen
[Bijlage 10 betreft de (Excel-)lijst met op de verwijsindex regio Drenthe aangesloten partners]
Referenties
- Xxxxxxx, X.X.X.X., en Xxxxxx, N.M. “Modelconvenant Regionale Verwijsindex.” November 2018. Geraadpleegd 12 februari 2020 via xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xx- content/uploads/2018/11/Modelconvenant-AVG-Proof-16-11-2018.pdf.
- Multisignaal. “Wanneer signaleert een professional een jeugdige in de Verwijsindex?” Geraadpleegd 3 februari 2020 via xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxx/.
- Programmaministerie voor Jeugd en Gezin. “Handreiking voor het melden aan de verwijsindex.” Januari 2010. Geraadpleegd 3 februari 2020 via xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx.