Gebruiksvoorwaarden Overstap-service
Gebruiksvoorwaarden Overstap-service
Dit zijn de afspraken over de fENNA Overstap-service.
De afspraken gelden vanaf het moment dat de service wordt aangevraagd. Op de afspraken is het Nederlands Recht van toepassing.
Aanvrager: de persoon die, met een naam, email adres en telefoonnummer via het aanvraagformulier op de fENNA-website de overstap-service aanvraagt.
fENNA: de online dienst die de ondersteuning biedt in de bedrijfsadministratie, beschikbaar op xxxx.xxxxx.xx.
Account: fENNA-compleet-abonnement de Aanvrager op de fENNA-dienst, gebaseerd op een e-mailadres.
Team fENNA: het bedrijf dat verantwoordelijk is voor fENNA, gevestigd in Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel met nummer: 60369949.
fENNA Overstap-service: De dienst waarbij door Aanvrager aangeleverde gegevens verwerkt worden in de fENNA-administratie van de Aanvrager, met het oogmerk om de fENNA- administratie bij te werken met de resultaten uit het verleden.
1. Om gebruik te kunnen maken van de fENNA-overstap-service heeft de Aanvrager een Account nodig. De overstap-service kan alleen gebruikt worden om een administratie in fENNA bij te werken.
2. Team fENNA communiceert met Aanvrager via het in de aanvraag opgegeven telefoonnummer of emailadres.
3. De controle op juistheid van de gegevens is de taak van de Gebruiker.
4. De fENNA Overstap-service wordt na uiterlijk één maand na aanvraag afgerond, en na afronding gefactureerd.
5. De Aanvrager stelt de benodigde gegevens uiterlijk binnen twee weken na aanvraag, door middel van email, ter beschikking aan Team fENNA, om deze te verwerken.
6. Team fENNA verwerkt de aangeleverde gegevens binnen twee weken.
7. De verwerking omvat het aanmaken van maximaal 100 boekingen in de fENNA administratie.
8. Het uploaden van documenten ter onderbouwing van de verwerking valt buiten de fENNA Overstap-service, en zijn de taak van de Aanvrager.
9. Na verwerking door Team fENNA wordt de Aanvrager via email gevraagd om controle.
10. Aanvrager heeft na het controle-verzoek twee weken om via email op- of aanmerkingen te maken op de verwerking. Bij uitblijven van op- of aanmerkingen gaat de Aanvrager akkoord met de verwerking.
11. Op- of aanmerkingen worden binnen één week in behandeling genomen door Team fENNA.
12. De verwerkersovereenkomst inzake de AVG, maakt deel uit van deze overeenkomst.
13. Als Aanvrager en Team fENNA beiden akkoord zijn, kan van bovenstaande afspraken worden afgeweken.
Verwerkersovereenkomst
Deze Verwerkersovereenkomst is een onderdeel van de Gebruiksvoorwaarden van fENNA, en geldig als die geldig zijn. De Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de verwerking van Persoonsgegevens in fENNA. De Verwerkersovereenkomst is niet niet van toepassing op de gegevens die betrekkking hebben op de Gebruiker, alleen op de gegevens van derden.
De Gebruiker en Team fENNA worden hieronder gezamenlijk aangeduid als Partijen.
Definities
In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
Persoonsgegeven: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
Verwerken of Verwerking: handelingen met betrekking tot persoonsgegevens zoals beschreven in Atrikel 4 EU-AVG, zoals het opslaan, bewerken, beschikbaar stellen en wissen van persoonsgegevens.
Datalek: een inbreuk op de beveiliging van Persoonsgegevens die leidt tot - of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot - de onrechtmatige verwerking van Persoonsgegevens, en die een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van Betrokkene(n);
Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft;
AP: de Autoriteit Persoonsgegevens, het zelfstandig bestuursorgaan dat in Nederland bij wet als toezichthouder is aangesteld voor het toezicht op de Verwerking van Persoonsgegevens;
AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
Verwerkersovereenkomst: deze verwerkersovereenkomst.
Verwerkingen
De Verwerkingen die in fENNA plaatsvinden zijn:
Aanmaak, wijziging en opslag en beschikbaar stelling aan de Gebruiker van persoonsgevens, te weten:
1. naamgegevens
2. adresgegevens
3. geslacht
4. contactgegevens (emailadressen, telefoonnummers, web-adressen)
5. bankrekeningnnummers (IBAN)
Aanmaken wijziging en opslag en beschikbaar stelling aan de Gebruiker van koppelingen van:
1. persoonsgegevens aan grootboek-rekening of kostensoort
2. bankrekeningnummers aan grootboek-rekening of kostensoort
Anoniem beschikbaar stellen aan alle Gebruikers van fENNA van koppelingen van:
1. bankrekeningnummers aan grootboek-rekening of kostensoort
1. Bepalingen – geheimhouding
1.1 Op alle Persoonsgegevens die in fENNA bewaard worden rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Team fENNA zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan het ondersteunen van de bedrijfsadministratie van de Gebruiker, of het verbeteren daarvan. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
2 Bepalingen – verplichtingen jegens Betrokkenen
2.1 Team fENNA zal, voor zover dat binnen haar macht ligt, bijstand verlenen aan Verwerkings- verantwoordelijke in het nakomen van zijn verplichtingen:
i) om verzoeken te beantwoorden van Xxxxxxxxxxx die hun rechten uitoefenen onder de AVG;
ii) met betrekking tot de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens, de melding van Datalekken aan de AP en de Betrokkenen;
iii) een mogelijk vereiste gegevensbeschermingseffectbeoordeling (‘Privacy Impact Assessment’) en voorafgaande raadpleging van de AP.
Team fENNA is gerechtigd redelijke kosten voor het verlenen van deze bijstand aan de Gebruiker door te belasten.
2.2 In het geval dat een Betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan Team fENNA, zal Team fENNA het verzoek doorsturen aan de Gebruiker.
3 Bepalingen – onderaannemers, locatie en beveiliging
3.1 Een actuele lijst van onderaannemers die door Team fENNA worden ingeschakeld bij de Verwerking is:
IXL-hosting – hostingprovider (Kvk nummer: 56267908)
3.2 Bij inschakelen van een nieuwe onderaannemer zal Team fENNA dit tevoren melden aan de Gebruiker. Team fENNA zal ervoor zorgen dat, bij het inschakelen van onderaannemers, de naleving van deze Verwerkersovereenkomst gehandhaafd blijft.
3.3 Team fENNA mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europees Economische Ruimte (EER). Doorgifte naar landen buiten de EER is zonder toestemming van de Verwerkings- verantwoordelijke verboden.
3.4 Team fENNA zal passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, openbaring of onrechtmatige verwerking van Persoonsgegevens. Deze zijn opgenomen in een Beveiligingsprotocol.
3.5 Team fENNA mag het Beveiligingsprotocol op ieder moment eenzijdig aanpassen, zolang de aanpassingen het nakomen van de verplichtingen van Team fENNA niet beperken.
3.6 Het Beveiligingsprotocol wordt op aanvraag door Team fENNA ter beschikking gesteld aan de Gebruiker.
4 Bepalingen – datalekkage
4.1 De Gebruiker is te allen tijde verantwoordelijk voor de wettelijk vereiste melding van een Datalek aan de AP en/of Betrokkenen.
4.2 Om de Gebruiker in staat te stellen aan deze wettelijke plicht te voldoen, stelt Team fENNA de Gebruiker onverwijld en indien mogelijk binnen 3 dagen nadat is vastgesteld dat sprake is van een Datalek, op de hoogte van een eventueel Datalek. Melding wordt gedaan aan de aan ons bekende contactgegevens, dan wel de gangbare communicatie kanalen die daarvoor bedoeld zijn.
4.3 De mededeling door Team fENNA maakt in elk geval melding van het feit dat er een Datalek is geweest. Daarnaast beschrijft de mededeling:
• de aard van het Datalek, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van Betrokkenen en, bij benadering, de duur en omvang van het Datalek;
• de naam en de contactgegevens van de functionaris van Team fENNA waar meer informatie kan worden verkregen;
• de waarschijnlijke gevolgen van het Datalek;
• de maatregelen die Team fENNA heeft voorgesteld of genomen om het Datalek aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.
5 Bepalingen – controle op naleving
5.1. Indien het voor de Gebruiker noodzakelijk is om meer zekerheden te verkrijgen over de naleving van deze Verwerkersovereenkomst, dan zal Team fENNA dit in overleg faciliteren. Team fENNA is gerechtigd alle daaraan verbonden kosten in rekening te brengen bij de Gebruiker.
5.2. Xxxxxxxxx heeft het recht om audits uit te laten voeren op de naleving van deze Verwerkersovereenkomst indien dit gebeurt door of namens een wettelijke toezichthouder (“right to examine/right to audit”) op grond van een wettelijke bevoegdheid tot controle van naleving van de AVG of andere op de Gebruiker toepasselijke wet- en regelgeving. Op verzoek van Team fENNA toont de Gebruiker aan dat sprake is van een dergelijke wettelijke bevoegdheid.
5.3. Team fENNA zal aan de in het vorige artikellid genoemde audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante gegevens en medewerkers tijdig ter beschikking stellen.
5.4. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen aan Team fENNA beschikbaar worden gesteld en door Team fENNA worden beoordeeld en kunnen, naar eigen goeddunken van Team fENNA en op de wijze zoals Team fENNA zelf bepaalt, worden doorgevoerd door Team fENNA.
5.5. Alle kosten in verband met de audit worden door de Gebruiker gedragen. Team fENNA is gerechtigd redelijke kosten, voor het verlenen van bijstand aan de audit, aan de Gebruiker door te belasten.
6 Bepalingen – bewaartermijnen
6.1 Bij beëindiging van de registratie door de gebruiker, zullen de persoonsgegevens die in fENNA opgeslagen zijn, net als de andere gegevens van de bedrijfsadministratie, na uiterlijk 10 jaar gewist worden. Op verzoek van de Gebruiker kunnen ze eerder gewist worden.
6.2 Er worden back-ups gemaakt van gegevensbestanden, dit gebeurt om gegevensverlies te voorkomen. Deze back-ups blijven maximaal één jaar bewaard. De Persoonsgegevens hierin kunnen enkel door Team fENNA geraadpleegd worden, tenzij de back-up als geheel wordt gebruikt voor gegevensherstel.