Gaston Geenslaan 1
OXURION NAAMLOZE VENNOOTSCHAP
Xxxxxx Xxxxxxxxx 0
0000 Xxxxxxxx
Ondernemingsnummer: 0881.620.924 RPR Leuven
xxxx@xxxxxxx.xxx (de Vennootschap)
OPROEPING TOT DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN 3 MEI 2022
De raad van bestuur van de Vennootschap heeft de eer de houders van aandelen, inschrijvingsrechten, converteerbare obligaties en de commissaris van de Vennootschap uit te nodigen tot het bijwonen van de buitengewone algemene vergadering van de Vennootschap, die gehouden zal worden op dinsdag 3 mei 2022 om 10:00 uur (Belgische tijd, GMT+1), voor notaris Xxxxx Xxx Xxxxxxxxx (of een andere geassocieerde notaris van het kantoor Berquin Notarissen CVBA), te Lloyd Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx (Xxxxxx), met de onderstaande agenda.
Overeenkomstig het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) moet minstens een aanwezigheidsquorum van 50% van de uitstaande aandelen aanwezig of vertegenwoordigd zijn op de buitengewone algemene vergadering voor de beraadslaging en stemming over de punten op de agenda. In het geval het wettelijk vereiste quorum om te beraadslagen en te besluiten niet is bereikt en een tweede oproeping is vereist, zal deze buitengewone algemene vergadering plaatsvinden op dinsdag 24 mei 2022, om 10:00 uur (Belgische tijd, GMT+1), tenzij, indien van toepassing, hiertoe anders wordt besloten door de raad van bestuur. Deze tweede buitengewone algemene vergadering, indien van toepassing, zal plaatsvinden te Lloyd Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx (Xxxxxx) (of op een andere plaats die op dat moment zal worden aangegeven in de tweede oproeping). Het aanwezigheidsquorum zal niet van toepassing zijn op deze tweede vergadering. Details omtrent de toepasselijke registratie- en stemformaliteiten met betrekking tot de buitengewone algemene vergadering vindt u hieronder.
AGENDA BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING
Xxxxxx van de buitengewone algemene vergadering met commentaar van de raad van bestuur en voorstellen tot besluit
1. Besluit tot aandelenhergroepering met betrekking tot alle uitstaande aandelen van de Vennootschap door middel van een 1-voor-10 aandelenhergroepering en machtiging aan de raad van bestuur voor een termijn van drie jaar volgende op de datum van deze buitengewone algemene vergadering om de aandelenhergroepering verder te implementeren
Voorstel tot besluit:
In overeenstemming met artikel 7:49 van het WVV, beslist de buitengewone algemene vergadering om een aandelenhergroepering uit te voeren met betrekking tot alle uitstaande aandelen van de Vennootschap door middel van een 1-voor-10 aandelenhergroepering (de Aandelenhergroepering), en om aan de raad van bestuur van de Vennootschap de bevoegdheid toe te kennen voor een termijn van drie jaar volgende op de datum van deze buitengewone algemene vergadering om de Aandelenhergroepering verder te implementeren. Indien de raad van bestuur het proces voor de implementatie van de Aandelenhergroepering niet initieert binnen een periode van drie jaar na de datum van deze buitengewone algemene vergadering, zal de bevoegdheid van de raad van bestuur om de Aandelenhergroepering uit te voeren, vervallen tenzij vernieuwd. De bevoegdheid van de raad van bestuur om de Aandelenhergroepering uit te voeren is onderworpen aan de volgende bepalingen en voorwaarden:
(a) Aandelenhergroepering: Alle uitstaande aandelen van de Vennootschap zullen worden geconsolideerd in een nieuw en verminderd aantal aandelen volgens de ratio van één (1) nieuw aandeel voor tien (10) bestaande aandelen (de Ratio). Onder voorbehoud van de hieronder uiteengezette bepalingen en voorwaarden, zal de Aandelenhergroepering gelijktijdig worden uitgevoerd voor alle uitstaande aandelen van de Vennootschap overeenkomstig de Ratio, zodat na de voltooiing van de Aandelenhergroepering ieder nieuw aandeel dezelfde
fractie van het kapitaal van de Vennootschap zal vertegenwoordigen. De Aandelenhergroepering zal niet resulteren in een vermindering of verhoging van het kapitaal van de Vennootschap.
(b) Vorm en aard van de nieuwe aandelen: De Aandelenhergroepering zal geen invloed hebben op de vorm van de uitstaande aandelen (gedematerialiseerd of op naam) en de uitstaande aandelen op naam en gedematerialiseerde aandelen zullen afzonderlijk worden verwerkt in het kader van de Aandelenhergroepering. Alle nieuwe aandelen na de voltooiing van de Aandelenhergroepering zullen dezelfde rechten en voordelen hebben en in alle opzichten een gelijkaardige (pari passu) rang hebben, met inbegrip van dividendrechten, in toepassing van de Ratio.
(c) Geen fracties van nieuwe aandelen: In het kader van de Aandelenhergroepering kunnen de bestaande aandelen enkel worden geconsolideerd, overeenkomstig de Ratio, in een geheel aantal nieuwe aandelen. Fracties van nieuwe aandelen kunnen niet worden uitgegeven. Onder voorbehoud van toepasselijke bepalingen van vennootschaps-, financieel en effectenrecht, en onder voorbehoud van de bepalingen van de bovenstaande paragrafen, zal de raad van bestuur de bevoegdheid hebben om de wijze en het proces te bepalen voor de implementatie van de Aandelenhergroepering ten aanzien van houders van bestaande aandelen van de Vennootschap die op het tijdstip van de Aandelenhergroepering niet een voldoende aantal bestaande aandelen houden teneinde overeenkomstig de Ratio een geheel aantal nieuwe aandelen te ontvangen. In dit kader zal de raad van bestuur de bevoegdheid hebben om te bepalen dat (i) de posities van oude aandelen die overeenkomstig de Ratio niet kunnen worden geconsolideerd in een geheel aantal nieuwe aandelen, kunnen worden samengevoegd voor consolidatie in nieuwe aandelen, (ii) zulke nieuwe aandelen zullen worden verkocht of geplaatst via een vrijgestelde private plaatsing of orderbookprocedure (bookbuilding) (al dan niet versneld) aan institutionele, gekwalificeerde of professionele investeerders of individuen binnen en buiten België, en (iii) de netto-opbrengsten van zulke verkoop of plaatsing, na aftrek van relevantie transactiekosten en uitgaven (met inbegrip van commissies, honoraria en uitgaven voor agenten en adviseurs) en toepasselijke belastingen, allen voor zover van toepassing, worden verdeeld op een pro rata basis onder de houders van bestaande aandelen die niet een voldoende aantal bestaande aandelen hielden om overeenkomstig de Ratio te worden omgezet in geheel aantal nieuwe aandelen, op voorwaarde dat de netto-opbrengsten niet lager zijn dan 0,01 EUR per oud aandeel. Indien de netto-opbrengsten lager zijn of niet kunnen worden uitgekeerd op een pro rata-basis zoals hierboven uiteengezet, zullen deze toekomen aan de Vennootschap. Onder voorbehoud van toepasselijke bepalingen van vennootschaps-, financieel en effectenrecht, zal de raad van bestuur eveneens de bevoegdheid hebben om te bepalen dat de posities van bestaande aandelen die overeenkomstig de Ratio niet kunnen worden geconsolideerd in een geheel aantal nieuwe aandelen, door de Vennootschap of één van haar dochtervennootschappen kunnen worden verworven en dat de netto-opbrengsten van zulke verkoop zullen worden uitgekeerd op een pro rata-basis zoals hierboven uiteengezet.
(d) Vernietiging van bestaande aandelen: Volgend op de voltooiing van de Aandelenhergroepering zullen de
bestaande aandelen van de Vennootschap worden vernietigd en zullen zij niet langer uitstaand blijven.
(e) Timing van de Aandelenhergroepering: De raad van bestuur zal de bevoegdheid hebben om de datum van inwerkingtreding van de Aandelenhergroepering te bepalen, op voorwaarde evenwel dat de Aandelenhergroepering ten laatste binnen een periode van drie jaar volgende op de datum van de buitengewone algemene vergadering dient te worden geïmplementeerd. De raad van bestuur zal de bevoegdheid hebben om de implementatie van de Aandelenhergroepering niet verder te zetten, of, indien de implementatie van de Aandelenhergroepering reeds een aanvang heeft genomen, de voltooiing van de Aandelenhergroepering op te schorten of te annuleren indien de raad van bestuur vaststelt dat de marktomstandigheden het niet toelaten dat de Aandelenhergroepering wordt voltooid in omstandigheden die hij gepast acht.
(f) Agenten: Eén of meer banken of financiële instellingen zullen of kunnen worden aangesteld door de Vennootschap voor de doeleinden van de verdere organisatie en implementatie van de Aandelenhergroepering, met inbegrip van (maar niet beperkt tot) de consolidatie van posities van bestaande aandelen die overeenkomstig de Ratio niet kunnen worden geconsolideerd in een geheel aantal nieuwe aandelen, en de verkoop van nieuwe aandelen zoals toegelaten door paragraaf (c).
(g) Aanpassing van de inschrijvingsprijs van de Inschrijvingsrechten en van de conversieprijs van de Converteerbare Obligaties: Op voltooiing van de Aandelenhergroepering zal de toepasselijke inschrijvingsprijs van de inschrijvingsrechten (warranten) die werden uitgegeven door de Vennootschap overeenkomstig de Ratio worden aangepast. Bijgevolg, zullen 10 inschrijvingsrechten vereist zijn voor de inschrijving op één aandeel na de Aandelenhergroepering. Op voltooiing van de Aandelenhergroepering zal de conversieprijs van de converteerbare obligaties uitgegeven door de Vennootschap tevens overeenkomstig
de Ratio worden aangepast, m.n. het aantal aandelen waarop een converteerbare obligatie recht geeft zal worden gedeeld door 10.
(h) Wijziging van de statuten: Bij voltooiing van de Aandelenhergroepering zal artikel 5 van de statuten van de Vennootschap worden gewijzigd en geherformuleerd om rekening te houden met het resulterende aantal uitstaande en bestaande aandelen.
(i) Verdere implementatie van de Aandelenhergroepering: Onder voorbehoud van toepasselijke bepalingen van vennootschaps-, financieel en effectenrecht, en onder voorbehoud van de bepalingen van de voorgaande paragrafen, zal de raad van bestuur de bevoegdheid hebben om de Aandelenhergroepering verder te implementeren en uit te voeren, daarbij inbegrepen (maar niet beperkt tot) de bevoegdheid om (i) de praktische implementatie van de Aandelenhergroepering te bepalen, (ii) de timing en de datum van inwerkingtreding van de Aandelenhergroepering te bepalen zoals voorzien in paragraaf (e), (iii) de wijze en het proces te bepalen waarop zal worden omgegaan met posities van bestaande aandelen die overeenkomstig de Ratio niet kunnen worden geconsolideerd in een geheel aantal nieuwe aandelen zoals voorzien in paragraaf (c), (iv) één of meerdere banken of financiële instellingen aan te stellen voor de verdere organisatie en implementatie van de Aandelenhergroepering zoals voorzien in paragraaf (f), (v) over te gaan tot de vaststelling voor een notaris van de wijziging en de herformulering van de statuten zoals voorzien in paragraaf (h), (vi) alle nuttige of noodzakelijke stappen te nemen ten aanzien van Euronext, Euroclear en alle andere bevoegde regulatoire of noteringsautoriteiten in verband met de implementatie van de Aandelenhergroepering, (vii) alle wijzigingen aan te brengen in het aandelenregister van de Vennootschap teneinde de Aandelenhergroepering te reflecteren, en (viii) alle andere dingen te doen die nuttig, gepast of noodzakelijk zijn in verband met het voorgaande. De raad van bestuur zal de bevoegdheid hebben om de verdere implementatie en uitvoering van de Aandelenhergroepering (met inbegrip van de bevoegdheden waarnaar wordt verwezen in de paragrafen (i) tot (viii)), in zijn geheel of gedeeltelijk, te delegeren aan één of meerdere leden van het uitvoerend management van de Vennootschap. Tot de vaststelling van de wijziging en de herformulering van de statuten zoals voorzien in paragraaf (h) voor een notaris kan ook worden overgegaan door elke bestuurder, door meerdere bestuurders of door de Chief Business Officer en Corporate Secretary.
2. Nieuwe machtiging aan de raad van bestuur inzake het toegestane kapitaal
(a) Kennisname van en bespreking van het bijzonder verslag van de raad van bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen aangaande de machtiging bedoeld onder
(b) hierna;
(b) Toekenning van een nieuwe machtiging aan de raad van bestuur, overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, om gedurende een termijn van vijf jaar te rekenen vanaf de bekendmaking in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad van de akte van statutenwijziging waarbij deze bevoegdheid wordt verleend, het kapitaal in één of meerdere malen te verhogen met een bedrag gelijk aan het huidig bedrag van het kapitaal van de Vennootschap, ofwel door inbreng in natura of geld ofwel door omzetting van reserves, met of zonder uitgifte van nieuwe aandelen. De raad van bestuur is hierbij tevens bevoegd om aandelen uit te geven zonder vermelding van nominale waarde beneden de fractiewaarde van de oude aandelen van dezelfde soort en om inschrijvingsrechten uit te geven ten voordele van het personeel. De raad van bestuur zal tevens bevoegd zijn om over te gaan tot uitgifte van converteerbare obligaties en inschrijvingsrechten onder dezelfde voorwaarden;
(c) Toekenning van een nieuwe machtiging aan de raad van bestuur om, in het kader van het toegestane kapitaal, in het belang van de Vennootschap, het wettelijk voorkeurrecht van de aandeelhouders op te heffen of te beperken, zelfs ten gunste van één of meer bepaalde personen, andere dan leden van het personeel van de Vennootschap of van haar dochtervennootschappen; en
(d) Toekenning van een nieuwe machtiging aan de raad van bestuur om, gedurende een termijn van drie jaar te rekenen vanaf de toekenning van deze bevoegdheid, het kapitaal eveneens te verhogen in het geval van een openbaar overnamebod op de effecten van de Vennootschap overeenkomstig artikel 7:199 juncto artikel 7:202, tweede lid, 2° van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
(e) Wijziging van artikel 46 van de statuten.
Voorstel tot besluit:
Na voorafgaande kennisname en goedkeuring van het bijzonder verslag van de raad van bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, worden de agendapunten 2 (b), (c), (d) en (e) goedgekeurd. Artikel 46 van de statuten wordt dienovereenkomstig aangepast als volgt:
• De eerste alinea wordt integraal vervangen door de volgende tekst:
“De raad van bestuur is bevoegd om gedurende een periode van vijf (5) jaar te rekenen vanaf de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de akte van statutenwijziging de dato [datum akte] 2022, het kapitaal in één of meerdere malen te verhogen zonder dat het gecumuleerde bedrag van deze verhogingen een totaalbedrag van zevenenzestig miljoen negenhonderdeenendertigduizend honderdeenenzestig euro tweeëndertig cent (EUR 67.931.161,32) overschrijdt. De raad van bestuur is hierbij bevoegd om aandelen uit te geven zonder vermelding van nominale waarde beneden de fractiewaarde van de oude aandelen van dezelfde soort en om inschrijvingsrechten ten voordele van het personeel uit te geven. Deze bevoegdheid van de raad van bestuur kan worden hernieuwd.”
• In de vijfde alinea wordt de laatste zin vervangen door de volgende tekst:
“De raad van bestuur is, in het kader van het toegestane kapitaal, bevoegd om in het belang van de vennootschap en mits eerbiediging van de voorwaarden bepaald in de artikelen 7:191 en volgende van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen het voorkeurrecht dat de wet aan de aandeelhouders toekent, op te heffen of te beperken. De raad van bestuur is bevoegd om het voorkeurrecht op te heffen of te beperken ten gunste van één of meer bepaalde personen, zelfs indien deze personen geen personeelsleden van de vennootschap of haar dochtervennootschap zijn.”
• In de zesde alinea wordt “24 mei 2019” vervangen door “[datum akte] 2022”.
3. Nieuwe machtigingen aan de raad van bestuur tot inkoop van eigen aandelen
(a) Toekenning van een nieuwe machtiging aan de raad van bestuur, overeenkomstig artikel 7:215, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, om gedurende een termijn van vijf jaar te rekenen vanaf de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de akte van statutenwijziging waarbij deze bevoegdheid wordt verleend, in één of meerdere malen over te gaan tot verwerving, door aankoop of ruil van eigen aandelen aan een prijs die door de raad van bestuur kan worden bepaald op moment van de verwerving van de eigen aandelen. Deze machtiging geldt tevens voor de verwerving van aandelen van de Vennootschap door één van haar rechtstreeks gecontroleerde dochtervennootschappen overeenkomstig artikel 7:221 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
(b) Toekenning van een nieuwe machtiging aan de raad van bestuur, overeenkomstig artikel 7:215, §1, derde en vierde lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, om gedurende een termijn van drie jaar te rekenen vanaf de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de akte van statutenwijziging waarbij deze bevoegdheid wordt verleend, in één of meerdere malen over te gaan tot de verkrijging van eigen aandelen zonder voorafgaandelijk besluit van de algemene vergadering wanneer de verkrijging noodzakelijk is om te voorkomen dat de Vennootschap een dreigend ernstig nadeel zou lijden; en
(c) Wijziging van artikel 47 van de statuten.
Voorstel tot besluit:
De agendapunten 3 (a), (b) en (c) worden goedgekeurd en artikel 47 van de statuten wordt dienovereenkomstig aangepast als volgt:
• In de tweede alinea paragraaf wordt “24 mei 2019” vervangen door “[datum akte] 2022”.
• In de derde alinea paragraaf wordt “24 mei 2019” vervangen door “[datum akte] 2022”.
4. Toekenning machtigingen.
Voorstel tot besluit:
De vergadering verleent, met behoud van de eigen machten, aan iedere bestuurder van de Vennootschap en de heer XXXXXX Xxxxxxx, in zijn hoedanigheid van enige bestuurder van de besloten vennootschap “Midico”, die in de Vennootschap werkzaam is als Chief Business Officer en Corporate Secretary, elkeen alleen handelend en met recht van indeplaatsstelling, de ruimste bevoegdheden die noodzakelijk of nuttig zijn voor de uitvoering van de genomen besluiten,
met inbegrip van, doch niet beperkt tot, alle handelingen in het kader van de vaststelling van de eventuele Aandelenhergroepering zoals voormeld.
Aan de instrumenterende notaris, of elke andere notaris en/of medewerk(st)er van "Berquin Notarissen" CVBA, worden alle machten verleend om de gecoördineerde tekst van de statuten van de Vennootschap op te stellen, te ondertekenen en neer te leggen in de daartoe voorziene elektronische databank, overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake.
Xxxxxxxx en meerderheid
Overeenkomstig de statuten van de Vennootschap zal elk geldig vertegenwoordigd aandeel recht geven op één stem. Overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en de statuten van de Vennootschap, zullen de voorstellen tot besluit opgenomen in de bovenvermelde agenda onder punten 1 tot en met 3 zijn aangenomen, indien ze drie vierden van de uitgebrachte stemmen hebben verkregen, waarbij onthoudingen in de teller noch in de noemer worden meegerekend, en zal het voorstel tot besluit opgenomen in de bovenvermelde agenda onder punt 4 zijn aangenomen, indien het wordt goedgekeurd met een gewone meerderheid van de geldig door de aandeelhouders uitgebrachte stemmen.
Overeenkomstig artikel 7:135 van het WVV, mogen de houders van inschrijvingsrechten en converteerbare obligaties de algemene vergadering bijwonen, doch slechts met raadgevende stem.
DEELNAME AAN DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING
Toelatingsvoorwaarden
De raad van bestuur wijst erop dat enkel de personen die voldoen aan de twee voorwaarden vermeld onder de punten 1 en 2 hierna het recht zullen hebben om aan de algemene vergadering deel te nemen en om er het stemrecht uit te oefenen.
1. Registratie van de aandelen
Het recht om deel te nemen aan de algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen wordt slechts verleend op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder vastgesteld als hierna vermeld, op dinsdag 19 april 2022, om 24:00 uur (Belgische tijd, GMT+1) (de registratiedatum). Die registratie wordt als volgt vastgesteld:
• voor aandelen op naam: door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap op de registratiedatum;
• voor gedematerialiseerde aandelen: door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling. De erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling bezorgt de betrokken aandeelhouder een attest waaruit blijkt xxxxxxx gedematerialiseerde aandelen op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven op de registratiedatum.
Enkel personen die op de registratiedatum aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd deel te nemen aan en te stemmen op de algemene vergadering.
2. Kennisgeving van het voornemen om deel te nemen aan de algemene vergadering
De aandeelhouders melden, uiterlijk op woensdag 27 april 2022, hun voornemen om deel te nemen aan de algemene vergadering, samen met het aantal aandelen waarvoor zij het stemrecht wensen uit te oefenen. In voorkomend geval wordt het attest afgeleverd door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling, aan de kennisgeving gehecht. Deze kennisgeving dient te gebeuren per e-mail te verzenden aan xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx, per fax te versturen naar het nummer x00 00 000 000 of per brief op te sturen naar de zetel van de Vennootschap (Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxx) ter attentie van de xxxx Xxxxxxx Xxxxxx, Corporate Secretary.
De houders van effecten (andere dan aandelen), mogen de algemene vergadering bijwonen, mits naleving van de toelatingsvoorwaarden voorzien voor de aandeelhouders.
Aandeelhouders worden aangemoedigd om per volmacht te stemmen. De deelnemers die de algemene vergadering wensen bij te wonen worden verzocht om zich op dinsdag 3 mei 2022 aan te bieden vanaf 9:45 uur (Belgische tijd, GMT+1) om een vlotte afhandeling van de registratieformaliteiten mogelijk te maken.
De aandeelhouders of, in voorkomend geval, hun wettelijke vertegenwoordigers of hun volmachtdragers moeten hierbij vóór de aanvang van de vergaderingen hun identiteit bewijzen, ingeval van natuurlijke personen, door voorlegging van hun identiteitskaart of paspoort of een gelijkwaardig document en in geval van rechtspersonen moeten de wettelijke vertegenwoordigers van rechtspersonen bovendien de relevante documenten overhandigen waaruit hun identiteit en hun vertegenwoordigingsbevoegdheid omstandig blijkt.
Stemmen op afstand voor de buitengewone algemene vergadering
De aandeelhouders kunnen stemmen per brief, overeenkomstig artikel 31 van de statuten van de Vennootschap. De stemming per brief moet gebeuren door middel van het daartoe door de Vennootschap opgestelde formulier. Het formulier voor de stemming per brief is beschikbaar op de zetel van de Vennootschap en op de website van de Vennootschap (xxx.xxxxxxx.xxx). Het formulier voor de stemming per brief dient schriftelijk te worden ondertekend. Het ondertekende formulier voor de stemming per brief moet de Vennootschap bereiken per post op de zetel (Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxx, ter attentie van de xxxx Xxxxxxx Xxxxxx, Corporate Secretary) of per email aan xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx ten laatste op de zesde kalenderdag voorafgaand aan de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering, met name vóór of ten laatste op woensdag 27 april 2022.
Een aandeelhouder die wenst te stemmen op afstand moet in elk geval de voorwaarden naleven om te kunnen deelnemen aan de vergadering, zoals beschreven in “toelatingsvoorwaarden”.
De mogelijkheid om agendapunten en/of voorstellen tot besluit in te dienen
Overeenkomstig art. 7:130 van het WVV, hebben één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% bezitten van het kapitaal, de mogelijkheid om te behandelen onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering te laten plaatsen en voorstellen tot besluit in te dienen met betrekking tot in de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen. Zulke aanvragen moeten worden verstuurd per e-mail naar xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx, uiterlijk op maandag 11 april 2022 om 17:00 uur (Belgische tijd, GMT+1).
Meer gedetailleerde informatie over de voorwaarden om van deze mogelijkheid gebruik te maken vindt men terug op de website van de Vennootschap (xxx.xxxxxxx.xxx).
Indien de Xxxxxxxxxxxx verzoeken tot aanvulling van de agenda of voorstellen tot besluit zou ontvangen, zal ze deze zo spoedig mogelijk en uiterlijk op maandag 18 april 2022 publiceren op haar website.
Vraagrecht
Aandeelhouders die voldoen aan de voorwaarden om te worden toegelaten tot de algemene vergadering, kunnen tijdens de vergadering vragen stellen aan de bestuurders van de Vennootschap met betrekking tot de agendapunten. Deze vragen kunnen ook schriftelijk worden gesteld per e-mail naar xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx, uiterlijk op woensdag 27 april 2022 om 17:00 uur (Belgische tijd, GMT+1).
Meer gedetailleerde informatie over het vraagrecht uit hoofd van artikel 7:139 van het WVV vindt men terug op de website van de Vennootschap (xxx.xxxxxxx.xxx).
Volmachten
De aandeelhouders die zich op de algemene vergadering wensen te laten vertegenwoordigen, dienen gebruik te maken van de volmacht die de raad van bestuur hiertoe heeft opgesteld. Zij kunnen deze volmacht verkrijgen op de zetel van de Vennootschap (Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxx) of downloaden op de website van de Vennootschap (xxx.xxxxxxx.xxx). Andere volmachten zullen niet worden aanvaard.
Het origineel getekende exemplaar van de volmacht dient uiterlijk op woensdag 27 april 2022 om 24:00 uur (Belgische tijd, GMT+1), op de zetel van de Vennootschap te worden neergelegd, ter attentie van de xxxx Xxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxx.
De aandeelhouders worden verzocht om de instructies vermeld op het volmachtformulier strikt te volgen.
Ter beschikkingstelling van stukken
De houders van effecten kunnen vanaf vrijdag 1 april 2022 tijdens werkdagen en tijdens de normale openingsuren van de burelen, op de zetel van de Vennootschap (Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxx) kennis nemen van de relevante stukken vermeld in de agendapunten van de algemene vergadering.
De raad van bestuur
English non-binding translation for information purposes only
OXURION
PUBLIC LIMITED LIABILITY COMPANY
Xxxxxx Xxxxxxxxx 0
0000 Xxxxxxxx
Enterprise number: 0881.620.924 RLE Leuven
xxxx@xxxxxxx.xxx (the Company)
CONVOCATION OF THE EXTRAORDINARY GENERAL SHAREHOLDERS’ MEETING OF 3 MAY 20221
The board of directors of the Company has the honour to invite the holders of shares, subscription rights, convertible bonds and the statutory auditor of the Company to attend the extraordinary general shareholders’ meeting, which will be held on Tuesday 3 May 2022 at 10:00 a.m. (CET), before notary public Xxxxx Xxx Xxxxxxxxx (or any other associated notary public of Berquin Notaries CVBA), at Lloyd Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxx with the agenda below.
In accordance with the Belgian Code of Companies and Associations Code (BCCA), at least a presence quorum of 50% of the outstanding shares must be present or validly represented at the extraordinary general shareholders’ meeting for the deliberation and vote on the items on the agenda. In the event that the legally required presence quorum to deliberate and vote is not reached and a second convening notice is required, this Extraordinary Shareholders’ Meeting will take place on Tuesday 24 May 2022, at 10:00 a.m. (CET), unless, if applicable, otherwise decided by the board of directors. This second extraordinary general shareholders’ meeting, if any, will take place at Lloyd Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx (Xxxxxxx) (or at such other place as will be indicated in the second convening notice at that time). The presence quorum will not apply to this second meeting. Details of the applicable registration and voting formalities related to the extraordinary general shareholders’ meeting can be found below.
AGENDA EXTRAORDINARY GENERAL SHAREHOLDERS’ MEETING
Agenda of the extraordinary general shareholders’ meeting with comment by the board of directors and proposed resolutions
1. Resolution to effect a share consolidation in respect of all outstanding shares of the Company by means of a 1-for-10 share, share consolidation, and authorization to the board of directors to further implement the share consolidation during a three- year period following the date of this extraordinary general shareholders’ meeting.
Proposed resolution:
In accordance with article 7:49 of the BCCA, the extraordinary general meeting grants the board of directors the authority for a three-year period following the date of this extraordinary general meeting to effect a share consolidation with respect to all outstanding shares of the Company by means of a 1-for-10 reverse stock split (the Reverse Stock Split), and to further implement the Reverse Stock Split. If the board of directors does not initiate the process for implementing the Reverse Stock Split within a three-year period following the date of this extraordinary general meeting, the board of Director’s authority to effect the Reverse Stock Split shall lapse unless renewed. The board of Director’s authority to implement the Reverse Stock Split is subject to the following terms and conditions:
(a) Share consolidation: All of the outstanding shares of the Company shall be consolidated into a new and reduced number of shares at the ratio of one (1) new share for ten (10) existing shares (the Ratio). Subject to the terms and conditions set out below, the Reverse Stock Split will be carried out simultaneously for all outstanding shares of
1 This is a translation of a Dutch document into English. Reasonable care was taken to ensure that it is accurate. However, you should be aware that words and legal concepts used in one language may not have exact equivalents in another. It cannot be guaranteed that the translation will have exactly the same meaning as the original.
English non-binding translation for information purposes only
the Company in accordance with the Ratio, so that after the completion of the Reverse Stock Split each new share shall represent the same fraction of the Company's share capital. The Reverse Stock Split will not result in a reduction or increase of the Company's share capital.
(b) Form and nature of the new shares: The Reverse Stock Split will not affect the form of the outstanding shares (dematerialized or registered) and the outstanding registered and dematerialized shares will be processed separately within the framework of the Reverse Stock Split. All new shares after the completion of the Reverse Stock Split shall have the same rights and benefits and rank pari passu in all respects, including as to entitlements to dividends, applying the Ratio.
(c) No fractions of new shares: Within the framework of the Reverse Stock Split, the existing shares can only be consolidated, in accordance with the Ratio, into a whole number of new shares. No fractions of new shares can be issued. Subject to applicable company, financial and securities law rules, and subject to the provisions of the foregoing paragraphs, the board of directors shall be authorised to determine the manner and process to effect the Reverse Stock Split with respect to holders of existing shares of the Company who at the time of the Reverse Stock Split do not have a sufficient number of existing shares in order to receive a whole number of new shares in accordance with the Ratio. Within this context, the board of directors shall have the power to determine that (i) the positions of old shares that cannot be consolidated into a whole number of new shares in accordance with the Ratio can be aggregated for consolidation into new shares, (ii) such new shares can be sold or placed via an exempt private placement or bookbuilding (accelerated or not) to institutional, qualified or professional investors or individuals in and outside of Belgium, and (iii) the net proceeds of such sale or placement, after deduction of relevant transaction costs and expenses (including commissions, fees and expenses of agents and advisors) and applicable taxes, all as applicable, can be distributed on a pro rata basis to the holders of existing shares that did not have a sufficient number of existing shares to be converted into whole new shares in accordance with the Ratio, provided that the net proceeds shall not be less than EUR 0.01 per old share. If net proceeds are less or cannot be distributed on a pro rata basis as aforementioned, these shall accrue to the Company. Subject to applicable provisions of company, financial and securities law, the board of directors shall also have the authority to determine that the positions of existing shares that cannot be consolidated in accordance with the Ratio into a whole number of new shares can be acquired by the Company or one of its subsidiaries and that the net proceeds of such sale will be distributed on a pro rata basis as set forth above.
(d) Cancellation of existing shares: Following the completion of the Reverse Stock Split, the existing shares of the
Company shall be cancelled and no longer remain outstanding.
(e) Timing of the Reverse Stock Split: The board of directors shall be authorised to determine the effective date of the Reverse Stock Split, provided, however, that the Reverse Stock Split is to be implemented within a three-year period following the date of this extraordinary general meeting at the latest. The board of directors shall have the power not to proceed with the implementation of the Reverse Stock Split, or, in case the implementation of the Reverse Stock Split has already started, to suspend or cancel the completion of the Reverse Stock Split if the board of directors determines that the market circumstances do not allow for the completion of the Reverse Stock Split in circumstances satisfactory to it.
(f) Agents: One or more banks or financial institutions shall or may be appointed by the Company for the purpose of the further organization and implementation of the Reverse Stock Split, including (but not limited to) the consolidation of positions of existing shares that cannot be consolidated into a whole number of new shares in accordance with the Ratio, and the sale of new shares as permitted by paragraph (c).
(g) Adjustment of the subscription price of the Subscription Rights and exchange ratio of the Convertible Bonds: Upon completion of the Reverse Stock Split, the applicable subscription price of the subscription rights (warrants) issued by the Company shall be adjusted accordingly. Therefore, 10 subscription rights will be required for the subscription to one share after the Reverse Stock Split. Upon completion of the Reverse Stock Split, the exchange ratio of convertible bonds issued by the Company will also be adjusted accordingly (i.e., the number of shares to which a convertible bond is entitled will be divided by 10).
(h) Amendment of the articles of association: Upon completion of the Reverse Stock Split, Article 5 of the Company’s articles of association shall be amended and restated to take into account the resulting number of outstanding and existing shares.
(i) Further implementation of the Reverse Stock Split: Subject to applicable company, financial and securities law rules, and subject to the provisions of the foregoing paragraphs, the board of directors shall have the power to further implement and effect the Reverse Stock Split, including (without being limited to) the power to (i) determine
English non-binding translation for information purposes only
the practical implementation of the Reverse Stock Split, (ii) determine the timing and the effective date of the Reverse Stock Split as contemplated by paragraph (e), (iii) determine the manner and process to deal with positions of existing shares that cannot be consolidated into a whole number of new shares in accordance with the Ratio as contemplated by paragraph (c), (iv) appoint one or more banks or financial institutions for the further organization and implementation of the Reverse Stock Split as contemplated by paragraph (g), (v) proceed with the recording of the amendment and the restatement of the articles of association as contemplated by paragraph (h) before a notary public, (vi) take all useful or necessary steps with Euronext, Euroclear and all other competent regulatory or listing authorities in connection with the implementation of the Reverse Stock Split, (vii) make all changes in the share register book of the Company reflecting the Reverse Stock Split, and (viii) do such other things as shall be useful, appropriate or necessary in connection with the foregoing. The board of directors shall have the authority to delegate the further implementation and execution of the Reverse Stock Split (including the powers referred to in sub-sections (i) to (viii)), in whole or in part, to one or more members of the Company's executive management. Any one or more of the Directors or the Chief Business Officer and Corporate Secretary are authorised to record the amendment and the restatement of the articles of association as contemplated by paragraph (h) before a notary public.
2. New authorization to the board of directors with respect to the authorised capital.
(a) Acknowledgment of and discussion on the board report drafted in accordance with article 7:199 of the BCCA with respect to the authorization referred to in (b) below;
(b) New authorization to the board of directors, in accordance with article 7:199 of the BCCA, for a period of five years starting from the publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of the deed of amendment to the articles of association granting this power, to increase the share capital on one or more occasions up to an amount equal to the current amount of the share capital of the Company, through a contribution in cash or in kind or by conversion of the reserves. The board of directors is empowered to issue shares without reference to the nominal value below the par value of the old shares of the same class and the issuance of subscription rights in favor of the personnel. The board of directors will also be authorised to issue convertible bonds and subscription rights under the same conditions;
(c) New authorization to the board of directors to restrict or cancel, within the context of the authorised capital, the legal preferential subscription rights of the shareholders in the interests of the Company, even in favor of one or more specific persons, other than personnel of the Company or its subsidiaries;
(d) New authorization to the board of directors, for a period of three years starting from the date of this authorization, to also increase the share capital in the event of a public takeover bid on the Company’s securities in accordance with article 7:199 juncto article 7:202, second paragraph, 2° of the BCCA;
(e) Amendment of article 46 of the articles of association.
Proposed resolution:
After prior acknowledgment and approval of the report of the board of directors drafted for the purposes of article 7:199 of the BCCA, the agenda items 2 (b), (c), (d) and (e) are approved. Article 46 of the articles of association is accordingly amended as follows:
• The first paragraph is integrally replaced as follows:
“The board of directors is empowered to increase the capital on one or more occasions without the cumulative amount of these increases exceeding a total amount of EUR 67,931,161.32 for a period of five (5) years starting from the publication of the notarial deed of amendment to the articles of association dated [date notarial deed] 2022 in the Annexes of the Belgian State Gazette. The board of directors is empowered to issue shares without reference to the nominal value below the par value of the old shares of the same class and the issuance of subscription rights in favor of the personnel. This power of the board of directors can be renewed.”
• In the fifth paragraph, the last sentence is replaced by the following text:
“Within the framework of the authorized capital, the board of directors is authorized to cancel or limit the preferential subscription right that the BCAC grants to the shareholders in the interest of the company and subject to the conditions set forth in articles 7:191 et seq. of the BCAC. The board of directors is authorized to cancel or limit the preferential subscription right in favor of one or more specific persons, even if these persons are not employees of the company or its subsidiary.”
English non-binding translation for information purposes only
• In the sixth paragraph “24 May 2019” is replaced by “[date notarial deed] 2022”.
3. New authorizations to the board of directors to buy back shares
(a) New authorization to the board of directors, in accordance with article 7:215, §1 of the BCCA, for a period of five years starting from the publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of the notarial deed of amendment to the articles of association granting this power, to proceed on one or several occasions with the acquisition, by purchase or exchange, own shares for a price to be determined by the board of directors at the time of acquisition. This authorization also applies to the acquisition of the Company’s shares by one of its directly controlled subsidiaries pursuant to article 7:221 of the BCCA; and
(b) New authorization to the board of directors, in accordance with article 7:215, §1, third and fourth paragraph of the BCCA, for a period of three years starting from the publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of the deed of amendment to the articles of association granting this power, to proceed one or several occasions with an acquisition of the Company’s own shares without the prior resolution of the shareholders’ meeting if such acquisition is necessary to prevent the Company from suffering an imminent and severe threat;
(c) Amendment of article 47 of the articles of association.
Proposed resolution
The agenda items 3 (a), (b) and (c) are approved and article 47 of the articles of association is accordingly amended as follows:
• In the second paragraph “24 May 2019” is replaced by “[date notarial deed] 2022”.
• In the second paragraph “24 May 2019” is replaced by “[date notarial deed] 2022”.
4. Powers of attorney.
Proposed resolution:
The meeting grants, without prejudice to its own powers, to each director of the Company and Mr. XXXXXX Xxxxxxx, in his capacity as sole director of the limited liability company “Midico”, being the Company’s Chief Business Officer and Corporate Secretary, each acting alone and with the right of substitution, the broadest powers necessary or useful for the implementation of the decisions taken, including, but not limited to, all acts in the context of the determination of any Reverse Stock Split as aforesaid.
The acting notary public, or any other notary public and/or employee of "Berquin Notarissen" CVBA, is granted all powers to draw up, sign and file the coordinated text of the Company's articles of association in the electronic database provided for this purpose, in accordance with the relevant legal provisions.
Voting and majority
In accordance with the articles of association, the Company shall entitle each validly represented share to one vote.
In accordance with applicable law and the Company's Articles of Association, the proposed resolutions included in the above- mentioned agenda under items 1 up to and including 3 will be adopted, if they have obtained 3/4th of the votes cast, whereby abstentions in neither the numerator nor the denominator are taken into account, and the proposed resolution included in the above-mentioned agenda under item 4 will be adopted if it is approved by a simple majority of the votes duly cast by the shareholders.
Pursuant to article 7:135 of the BCCA, the holders of subscription rights and convertible bonds can attend the shareholders’ meeting with advisory vote only.
PARTICIPATION TO THE EXTRAORDINARY GENERAL SHAREHOLDERS’ MEETING
Admission requirements
The board of directors points out that only the persons who have fulfilled the two conditions set out below under items 1 and 2, will have the right to participate in and to vote at the shareholders’ meeting.
English non-binding translation for information purposes only
1. Registration of the shares
The right to participate in and to vote at the shareholders’ meeting is granted on the basis of the accounting registration of the shares in name of the shareholder, on Tuesday 19 April 2022, at midnight (CET) (the registration date). This registration is determined as follows:
• for registered shares: registration will be established through their registration in the register of shares of the Company, on the registration date;
• for dematerialized shares: registration will be established through their registration in the accounts of a licensed account holder or a settlement institution. The licensed account holder or settlement institution provides the shareholder with a certificate stating how many dematerialized shares are registered in its accounts in the name of the shareholder on the registration date.
Only persons who are shareholders on the registration date are entitled to participate in and vote at the shareholders’ meeting.
2. Notification of the intention to participate to the shareholders’ meeting
The shareholders must notify the Company, at the latest on Wednesday 27 April 2022, that they wish to participate to the shareholders’ meeting and the number of shares for which they wish to vote. The certificate, if any, issued by the licensed account holder or the settlement institution, is to be attached to this notification. The notification should be done by e-mail to xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx, by fax to x00 00 000 000 or by letter to registered office of the Company (Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxx) for the attention of Xx Xxxxxxx Xxxxxx, Corporate Secretary.
The holders of securities (other than shares) are allowed to attend the shareholders’ meeting, subject to compliance with the admission requirements for shareholders.
Shareholders are encouraged to vote by proxy. Participants who which to attend the meeting are invited to be present on Tuesday 3 May 2022 as from 9:45 a.m. (CET) in order to allow for an efficient handling of the registration formalities.
The shareholders or, as the case may be, their legal representatives or their proxy holders should proof their identity prior to the start of the meetings, if they are natural persons, by presenting their identity card or passport or an equivalent document and, if they are legal persons, their legal representatives should in addition deliver the relevant documents demonstrating in detail their identity and their representation power.
Voting from distance for the extraordinary general shareholders' meeting
The shareholders can vote by mail in accordance with article 31 of the Company's articles of association. Votes by mail must be cast by means of the form prepared by the Company. The vote by mail form can be obtained at the Company's registered office and on the Company's website (xxx.xxxxxxx.xxx). The vote by mail form must be signed in writing. Signed vote by mail forms must reach the Company by mail at its registered office (Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxx, Attention: Xx Xxxxxxx Xxxxxx, Corporate Secretary) or by e-mail at xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx at the latest on the sixth calendar day prior to the extraordinary general shareholders’ meeting, i.e. on or before Wednesday 27 April 2022 at the latest.
A shareholder who wishes to vote by mail must, in any case comply with the formalities to attend the meeting, as explained under "Admission Requirements".
The possibility to put items on the agenda and / or to submit proposed resolutions
In accordance with article 7:130 of the BCCA one or more shareholders who hold, individually or jointly at least 3% of the share capital, may put items on the agenda of the shareholders’ meeting and submit proposals for resolutions in relation to matters placed or to be placed in the agenda. These requests should be sent by email to xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx, no later than Monday 11 April 2022 at 5:00 p.m. (CET).
English non-binding translation for information purposes only
More detailed information about the conditions of this possibility can be found on the website of the Company (xxx.xxxxxxx.xxx).
If the Company would receive any requests for new agenda items or proposed resolutions, it shall promptly and at the latest on Monday 18 April 2022 publish the amended agenda on its website.
The right to ask questions
Shareholders that meet the requirements to be admitted to the shareholders’ meeting may raise questions to the directors of the Company during the meeting regarding the items listed on the agenda. These questions may also be raised in writing by e-mail to xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx at the latest on Wednesday 27 April 2022 at 5:00 p.m. (CET).
More detailed information on the right to ask questions pursuant to article 7:139 of the BCCA can be found on the website (xxx.xxxxxxx.xxx).
Proxies
Shareholders who wish to be represented at the shareholders’ meeting, should use the proxy form which has been prepared up by the board of directors for this purpose. Such proxy form can be obtained at the registered office of the Company (Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxx) and can be downloaded from the website of the Company (xxx.xxxxxxx.xxx). Other proxies will not be accepted.
An original proxy must be submitted at the registered office of the Company for the attention of Xx Xxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxx, no later than Wednesday 27 April 2022 at midnight (CET).
The shareholders are requested to strictly follow the instructions set out on the proxy form.
Provision of documents
The holders of securities may consult the relevant documents mentioned in the agenda items of the shareholders’ meeting at the registered office of the Company (Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxx), as from Friday 1 April 2022 during weekdays and during normal office hours.
The holders of securities may obtain a free copy of these documents at the registered office of the Company, upon written request by letter to the registered office of the Company (Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxx), for the attention of Xx Xxxxxxx Xxxxxx or by e-mail to xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.
All relevant information regarding this shareholders’ meeting, including the report mentioned in the agenda and the information which must be published on the website of the Company, in accordance with article 7:129 of the BCCA will be available on the website of the Company (xxx.xxxxxxx.xxx) as from Friday 1 April 2022.