VROM
VROM
Samenwerkingsovereenkomst Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten (BOT-mi) en Regionale Brandweer en GHOR Hollands Midden
De inspecteur-generaal van de VROM-Inspectie van het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM), daartoe gemachtigd door de Minister van VROM, en de regionaal com- mandant van de Regionale Brandweer en GHOR Hollands Midden, daartoe gemachtigd door het besluit d.d. 12 januari 2006 van het algemeen bestuur.
Overwegende dat:
• het Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten (BOT-mi) een samenwerkingsverband op rijksniveau is, zonder rechtspersoonlijkheid met als doel ondersteuning te bieden aan rampenbestrijdings- en crisisbeheer- singsorganisaties bij het inschatten, voorkomen en beperken van schade- lijke gevolgen van (dreigende) ernstige milieu-ongevallen voor mens en milieu;
• de crisisbeheersing op regionaal niveau gestalte krijgt door een samen- werkingsverband tussen de regionale brandweer, de geneeskundige hulp bij ongevallen en rampen, de politie in de vorm van een openbaar lichaam op basis van de Wet gemeenschappe- lijke regelingen;
• in 2005 het project ‘De Nieuwe BOT-mi Organisatie’ is afgerond dat invulling heeft gegeven aan de verde- re professionalisering en formalisering tussen de betrokken departementen, deskundigeninstituten en de klanten van het BOT-mi in de praktijk, namelijk het bevoegd gezag en de hulpverleningsinstanties in de regio;
• in dat kader behoefte bestaat aan een samenwerkingsprotocol tussen het BOT-mi en de veiligheidsregio betreffende de samenwerking ten tijde van (dreigende) incidenten met chemi- sche stoffen;
• dit samenwerkingsprotocol wordt aangegaan tussen enerzijds de Minister van VROM als systeemver- antwoordelijke voor de inrichting, werking en kwaliteitsborging van het BOT-mi, zoals vastgelegd in het
Besluit Eenheid Planning en Advies Beleidsondersteunend Team milieu- incidenten 7 december 2005, nr.
VI/CM 2005199604, tot herziening van samenstelling, taken en bevoegd- heden van de Eenheid Planning en Advies Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten (Staatscourant 15
december 2005, nr. 244) en anderzijds de Veiligheidsregio.
Zijn overeengekomen dat:
het BOT-mi en de hierboven genoem- de veiligheidsregio de werkafspraken nader hebben vastgelegd in het bijge- voegde samenwerkingsprotocol.
Deze samenwerkingsafspraken treden in werking op 18 juni 2007 door beide partijen en worden voor onbe- paalde tijd aangegaan. Elke partij kan de overeenkomst, zonder opgaaf van redenen, met inachtneming van een opzegtermijn van één maand schriftelijk opzeggen. Aanpassing van deze overeenkomst en van de bijbeho- rende bijlage kan plaatsvinden op ieder tijdstip, zodra partijen daarom- trent overeenstemming hebben bereikt. Namen, adressen en telefoon- nummers van contactpersonen wor- den te allen tijde geactualiseerd door de operationeel manager BOT-mi, na overleg met de veiligheidsregio. De zakelijke inhoud van deze overeen- komst wordt binnen vier weken na ondertekening gepubliceerd in de Staatscourant en gedurende twee weken ter inzage gelegd bij secretari- aat CM.
18 juni 2007.
Namens de Minister van XXXX (het Beleidsondersteunend Team milieu- incidenten),
de inspecteur-generaal XXXX- Inspectie,
G.J.R. Wolters.
Namens de Regionale brandweer en GHOR Hollands Midden,
de regionaal commandant,
F. van Oosten.
Bijlage 1. Samenwerkingsprotocol tus- sen het BOT-mi en de Veiligheidsregio Hollands Midden,
Opgesteld in samenwerking met:
X. Xxxxxx (Regionale Brandweer) mw. X. Xxxxxxx (GHOR).
Doel van het samenwerkingsprotocol Het doel van dit protocol is het beschrijven, uitvoeren en bewaken van de wederzijdse afspraken tussen het Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten (BOT-mi) en de regio Hollands Midden betreffende de samenwerking ten tijde van (dreigen- de) incidenten met chemische stoffen. Het BOT-mi vindt zijn juridische grondslag in het Besluit Eenheid Planning en Advies Beleidsondersteunend Team milieu- incidenten van 7 december 2005
(Staatscourant 15 december 2005, nr.
244).
De missie van BOT-mi is beschreven in het Beleidsplan BOT-mi van 21 september 2005 en komt neer op het bevorderen van een optimale beoor- deling en behandeling van (dreigende) ongevallen en incidenten met gevol- gen voor het milieu en de volksge- zondheid. De werkwijze van het
BOT-mi is beschreven in het basis- plan incidentbestrijding, dit maakt onderdeel uit van het Handboek BOT-mi. In het Handboek is voor iedere regio een samenwerkingsproto- col opgenomen.
Het is een dynamische en flexibele procedure die in wederzijds overleg, kan worden aangepast aan nieuwe inzichten, ontwikkelingen en ervarin- gen.
Meer informatie over het BOT-mi, zijn rollen, de organisatie en de werk- wijze kan worden verkregen uit het basisplan incidentbestrijding.
Melding door de regio
De regio meldt een incident met gevaarlijke stoffen aan het BOT-mi bij het opschalen naar GRIP 2. De WVD-deskundige is verantwoordelijk
voor de melding. Het incident wordt gemeld via het Meldpunt VROM (070
- 3832425). De WVD-deskundige vraagt daar naar de Dienst Doende Ambtenaar (DDA). De WVD-deskun- dige treedt daarbij op namens de Regionale Brandweer, Politie en GHOR.
Na de melding wordt de DDA door het meldpunt gesemafoneerd. De DDA belt terug naar de WVD-des- kundige voor verificatie van de xxx- xxxx, het verzamelen van relevante informatie en indien nodig, het vast- leggen van vragen van de Hulpverleningdienst aan BOT-mi.
Hierna activeert de DDA een teamlei- der. De teamleider wordt dan het aan- spreekpunt voor de Hulpverleningsdienst (zie Contact met BOT-mi).
Eerste contact door BOT-mi Wanneer BOT-mi zelf contact wil opnemen met de regio, bijvoorbeeld
voor verificatie van een bericht, neemt BOT-mi contact op met de WVD-des- kundige via de alarmcentrale van de regionale brandweer.
Contact met BOT-mi
Als het BOT-mi is geactiveerd, ver- loopt het contact met de regio exclu- sief tussen de BOT-mi Teamleider en de WVD-deskundige in de alarmcen- trale. Wanneer een andere functiona- ris, bijvoorbeeld van de GHOR of de politie, een beter aanspreekpunt is, verwijst de WVD-deskundige de Teamleider door.
De belangrijkste communicatiemiddelen en hun back-up zijn:
Methode Nummer of adres Back-up
Telefoon 071-5212121 is direct verbinding met RAC Fax 000-0000000
E-mail xxx@xxxxxxxx-xxxxxx.xx Alleen na alarmering
WVD-deskundige te gebruiken
Contact met andere nationale instituten en organisaties
Voordat een incident aan BOT-mi is gemeld of BOT-mi geactiveerd is, werkt de regio vaak rechtstreeks samen met één of meerdere landelijke (BOT-mi) instituten. Deze samenwerking zal ook na de melding zoveel mogelijk blijven bestaan.
Als BOT-mi volledig operationeel is verklaard, vindt advisering door het BOT-mi exclusief plaats door de teamleider. Echter wanneer gespecialiseerde responsteams van een van de instituten al in het incidentgebied actief zijn (bijv. de Milieu Ongevallen Dienst van het RIVM), houdt de regio rechtst- reeks contact met deze responsteams voor de uitwisseling van technische, ope- rationele informatie. Het betrokken responsteam stelt de informatie actief ook direct beschikbaar aan het BOT-mi.
Dit kan als volgt worden weergegeven:
Figuur: gegevensuitwisseling tussen BOT-mi en de regio
Informatie van de regio naar BOT-mi
BOT-mi kan de regio alleen ondersteunen als zij regelmatig actuele informatie ontvangt over de incidentsituatie. Twee soorten informatie kunnen door de regio worden geleverd:
• Periodieke informatie (bijv. sitraps);
• Aanvullende informatie (bijv. actuele ontwikkelingen, meetresultaten, stoffenlijsten, rampenbestrijdingsplannen etc.).
Periodieke informatie
Nadat het BOT-mi is gealarmeerd voorziet de regio het BOT-mi van relevante informatie die wordt opge- steld en verspreid. De sitrap en ande- re informatie wordt gestuurd aan het BOT-mi via e-mail naar een adres dat tijdens het contact tussen BOT-mi en de regio wordt bekendgemaakt.
Aanvullende informatie Wanneer aanvullende informatie
beschikbaar is in de regio en relevant is voor BOT-mi wordt urgente aan- vullende informatie per telefoon doorgegeven en daarna aangeleverd via de wijze (schriftelijk) waarop de periodieke informatie wordt verstrekt.
Informatie van BOT-mi naar regio
BOT-mi levert:
• (technische) informatie (meteogege- vens, meetresultaten en analyses);
• risico-analyses/-beoordelingen;
• verspreidings-/model-berekeningen
• (medische) behandelingsadviezen
• (deel)adviezen
• Samengesteld advies.
Zodra sprake is van risico’s die een advies vergen, is alleen de teamleider van het BOT-mi bevoegd om met de regio hierover te communiceren.
Een BOT-mi advies laat onverlet dat de verantwoordelijkheden en daarbij inbegrepen beslisbevoegdheden onver- anderd bij het bevoegd gezag blijven (conform de Wet rampen en zware ongevallen).
Regiogrensoverschrijdende incidenten Wanneer een regio wordt geconfron- teerd met een incident dat effecten heeft in een aangrenzende regio, wordt de aangrenzende regio(‘s) (na overleg met de bronregio) van infor- matie, risicobeoordelingen en advies voorzien volgens afschriften van de informatie aan de bronregio.
Zodra het incident/effectgebied de regio overstijgt, zal BOT-mi ook de regio’s die door het effectgebied wor- den geraakt gevraagd en ongevraagd adviseren conform het protocol met de effectregio. Dit conform haar wet- telijke verplichting vanuit het Besluit BOT-mi. Beide regio’s worden geïn- formeerd over het contact tussen hen en BOT-mi.
Afschalen en nazorg
Wanneer de regio besluit om de cri- sismanagementorganisatie af te scha- len, wordt eerst besloten, na overleg
met de WVD-deskundige, of verdere samenwerking noodzakelijk is in de nazorgfase en hoe deze vorm krijgt. De nazorgbehoefte en daarmee de rol van BOT-mi kan van incident tot incident sterk verschillen. De volgen- de opties zijn mogelijk:
• Als er geen noodzaak is voor BOT- mi in de nazorgfase, deactiveert het BOT-mi en werken de afzonderlijke BOT-mi instituten direct samen met hun aanspreekpunten in de regio.
• Als er wel een noodzaak is dan blijft BOT-mi tijdens de nazorgfase actief. De regio wijst een contactper- soon aan voor het BOT-mi. Dit kan een andere functionaris zijn dan in de repressiefase.
Evaluatie
Na afloop van het incident worden nadere afspraken gemaakt over de evaluatie van het incident tussen de contactpersoon vanuit de regio en de contactpersoon vanuit het BOT-mi. BOT-mi voert bij iedere inzet een interne evaluatie uit. Exemplaren van die evaluatie worden gestuurd naar de leidinggevende, verantwoordelijk voor de regionale evaluatie en in overleg met hem, naar het betrokken Bevoegd Xxxxx conform de Wrzo.
Daarnaast kan op basis van de resul- taten van de evaluatie door BOT-mi besloten worden dat een daar op gebaseerd advies richting één of meer van de in het risico- en veiligheidsbe- leid betrokken actoren wordt gege- ven. Dit gebeurt na overleg met de betrokken regionaal contactpersoon
ICT faciliteiten en gegevensuitwisseling Dit kan een onderdeel worden van de samenwerking en tussen het BOT-mi en een regio. De eventuele afspraken tussen het BOT-mi en de regio zijn afhankelijk van het nog vast te stellen BOT-mi ICT- en informatie-uitwisse- lingsbeleid en binnen de regio aanwe- zige ICT.
Gebruik van informatie
Het BOT-mi heeft tot taak de deelne- mende departementen op verzoek of uit eigener beweging te voorzien van informatie met betrekking tot het BOT-mi advies met het oog op de bestrijding of beoordeling van inci- denten, vallende onder hun beleids- verantwoordelijkheid. Ook voor de deelnemende departementen geldt dat zij discreet met de informatie omgaan.
Indien de informatie in de respons- of nazorgfase buiten BOT-mi verband moet worden aangewend, informeert het BOT-mi direct de regio via de afgesproken kanalen.
BOT-mi heeft geen rechtstreeks con- tact met de media. Risico- en crisis- communicatie blijft de verantwoorde- lijkheid van de regionale rampbestrijdingsorganisatie of de betrokken departementen.
Revisie
Jaarlijks of naar aanleiding van een incident worden deze afspraken geë- valueerd en eventueel bijgesteld. Het beheer van het samenwerkingsproto- col door BOT-mi valt onder de ver- antwoordelijkheid van de afdeling Crisismanagement van het Ministerie van VROM. Wijzigingen kunnen worden doorgegeven via xxxxxxxxxxxxXX@xxxxxxx.xx.
Begrippenlijst
AGS Adviseur Gevaarlijke
Stoffen
BOT-mi Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten
DDA Dienstdoend Ambtenaar VROM
GAGS Geneeskundig adviseur gevaarlijke stoffen
GRIP Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdings Procedure
ICT Informatie Communicatie Technologie
MMK Medisch Milieukundige MOD Milieu Ongevallen Dienst MPL Meetplanleider
OT Operationeel Team RIVM Rijksinstituut voor
Volksgezondheid en Milieu ROGS Regionaal Officier
Gevaarlijke Stoffen SITRAP Situatierapport
VROM Ministerie van Volkshuis- vesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer
Wrzo Wet rampen en zware ongevallen
WVD Waarnemings-
Verkenningsdienst