Algemeen
Functionele beschrijving:
Algemeen
Met KYOCERA scannen naar Fidura beschikt u over een efficiënte oplossing om uw documenten te scannen naar Fidura. Met deze oplossing kunnen gebruikers documenten van elektronische of papieren oorsprong in hun Fidura-systeem toevoegen en zijn deze direct beschikbaar voor de gehele organisatie.
Dit versnelt bedrijfsprocessen, verlaagt operationele kosten en het risico op verloren of zoekgeraakte documenten.
In dit document vindt u de specificaties van onze standaard scannen naar Fidura-oplossing. Aanpassingen, extra functies, processen of verfijningen kunnen met onze consultant worden besproken zodat een aangepast voorstel kan worden gedaan voor een scannen naar Fidura- oplossing op maat.
Schematisch overzicht scannen naar Fidura-oplossing
Scannen naar Fidura-componenten
Onze scannen naar Fidura-oplossing bestaat uit onderstaande componenten.
• 1 processing engine
• 1 embedded KYOCERA MFP-client (HyPAS)
• 1 desktopclient
• 1 Fidura connector
• Procestemplate
• Consultancy
• Installatie
• Implementatie van beschreven proces
• Instructie/training
• Maintenance
Processing engine
In de processing engine worden de documentworkflowtemplates gemaakt, daarmee kunnen ze automatisch worden gebruikt vanuit alle aangesloten clients. Templates leggen het documentproces vast van scannen tot opslag en alle verwerkingen ertussenin.
Eenmaal gemaakt, kan de beheerder bepalen bij welke apparaten en voor welke gebruikers het proces beschikbaar moet zijn. Dit zorgt ervoor dat gebruikers alleen die processen zien die betrekking hebben op hun werk en verantwoordelijkheden of dat processen worden toegewezen aan de afdeling waar de MFP zich
bevindt (bijvoorbeeld administratie).
Het primaire doel van de scanoplossing is het automatiseren van zoveel mogelijk documenttaken, het verminderen van menselijke fouten en het verbeteren van efficiency.
Embedded KYOCERA MFP-client (HyPAS)
Scannen naar Fidura biedt een embedded client voor een breed scala
van KYOCERA HyPAS MFP's. Deze embedded client biedt de gebruiker een eenvoudige toegang tot de kracht van scannen naar Fidura door op de display van de MFP een scantemplate te tonen. Gebruikers zijn in staat om documenten te scannen in complexe workflows, simpelweg door het selecteren van een vooraf gemaakte template en het beantwoorden van een paar eenvoudige vragen. Neem contact op met KYOCERA om te zien of uw MFP wordt ondersteund.
Desktopclient
De desktopclient is een Windowsapplicatie die verbinding maakt met de processing
engine en begeleidt de gebruiker door het documentcaptureproces. Bestaande elektronische documenten of documenten die zijn gescand vanaf een MFP of TWAIN-scanner kunnen allemaal worden verwerkt door de desktopclient.
Gebruikers kunnen documenten openen en indien nodig aanvullen met metadata. Dit gebeurt op dezelfde wijze als bij de MFP-client.
Metadatavragen kunnen worden gemarkeerd met ‘antwoord vereist’ voordat het proces verder kan gaan waardoor bestanden met ontbrekende informatie tot het verleden behoren.
Fidura-connector
Na het scannen en verwerken van het document wordt de Fidura-connector aangeroepen. Deze maakt de verbinding met de Fidura-server. De meegestuurde metadata zal worden toegewezen aan de parameters van de Fidura-scanmodule. Vanaf dat moment zal Fidura de verdere afhandeling overnemen en het document op de juiste bestemming opslaan.
Proces
In de scannen naar Fidura-oplossing zal één proces worden gedefinieerd welke is afgestemd op uw documentproces, scannen naar dossier. Maximaal acht metadatavragen zullen worden toegevoegd op de KYOCERA MFP-cliënt of de desktopclient. Documenten kunnen worden gesplitst op aanwezige barcodes en de waarde van de barcode kan aan de metadata worden toegevoegd. Documenten worden door OCR doorzoekbaar gemaakt en vervolgens doorgegeven aan de Fidura-connector voor verdere verwerking en opslag.
Extra processen en of functionaliteiten kunnen worden toegevoegd. Vooraf ontvangt u een opgave van het aantal aanvullende uren die nodig zijn om deze te creëren.
Scripting van specifieke functies is niet opgenomen in de standaard scannen naar Fidura- oplossing maar kan worden gerealiseerd. Vooraf ontvangt u een opgave van het aantal benodigde uren om het gewenste script te produceren.
Installatie
Tijdens de installatie zullen onderstaande componenten worden geïnstalleerd.
• Processing engine
• Desktopclient of KYOCERA embedded MFP-client
• Fidura-connector
Voordat de installatie zal worden uitgevoerd dient de benodigde hardware (server, pc, MFP) volgens specificatie te zijn uitgevoerd en in het netwerk opgenomen te zijn. Ten tijde van installatie dient een systeembeheerder met administratorrechten aanwezig te zijn.
Implementatie van het beschreven proces
Nadat de installatie is voltooid, wordt er een workflowtemplate gemaakt. Hierin worden onder andere de volgende belangrijke punten ingesteld;
Workflow template
• Algemene template-instellingen
o Template-naam, proces tijdstip en interval, template knop.
• Clientcapture-instellingen
o Configureren van scan- en pagina-eigenschappen. Metadatavragen en keuzelijsten die beschikbaar moeten komen op de client worden ook hier geconfigureerd.
• Output formatinstellingen
o Selecteer het gewenste opslagbestandsformaat en aanvullende eigenschappen zoals bits per pixel, kleurenprofiel en compressie.
Note: afhankelijk van het geselecteerde bestandsformaat moet ook de OCR-module (standaard) worden geactiveerd.
• Document opslaginstellingen
o Maak de connectie met de Fidura-server via gebruikersnaam en wachtwoord.
Clients
Als de workflowtemplate is voltooid, kan de client worden geconfigureerd in de processing engine, zodat ‘scannen naar Fidura’ in staat is om te bepalen welke clients moeten worden gebruikt met welk workflowsjabloon. De beheerder kan selecteren of authenticatie van de gebruiker (afzonderlijk te configureren) nodig is en selecteert het benodigde sjabloon dat gebruikt gaat worden voor de verwerking van het gescande document van de
specifieke MFP.
Instructie
Er zal aan de (systeem)beheerder instructie worden gegeven over de geïnstalleerde componenten en processen en over het gebruik van de geïnstalleerde clients.
Onderhoud
Onderhoudscontracten variëren van 1 tot 5 jaar. Met dit contract komt u in aanmerking voor kosteloze ‘scannen naar Fidura’-upgrades en ondersteuning op de correcte werking van de geïnstalleerde oplossing.
Systeemvereisten
Ondersteunde operating systems
De processing engine-applicatie kan worden geïnstalleerd op één van onderstaande Windowsplatforms:
32-bits versies
• Windows Server 2008
• Windows 7 Professional Service Pack 1
• Windows 8 and 8.1
• Windows 10
64-bits versies
• Windows Server 2008
• Windows Server 2008 R2 including Service Pack 1
• Windows 7 Service Pack 1
• Windows 8 and 8.1
• Windows Server 2012
• Windows 10
De server dient te zijn voorzien van:
• .NET 3.5 or higher
Virtualisatie
De processing engine wordt ondersteund in virtuele hardwareomgevingen zoals Microsoft Virtual Server en VMWare.
Fidura-specifieke vereisten
De volgende componenten dienen aanwezig te zijn:
• Fidura
• Scanmodule voor Fidura
Hardwareaanbeveling
De hardware-eisen voor de processing engine zijn sterk afhankelijk van het gekozen operatingsysteem de gewenste prestaties en de geïnstalleerde processen.
Geadviseerde configuratie voor de standaard scannen naar Fidura-oplossing is als volgt:
Minimum | Recommended | |
CPU | Dual Core 2GHz | Quad Core 2.66GHz |
Memory | 2GB RAM | 4GB RAM |
Disk space | 40GB | 160GB |
Network | 100MB | 1GB |
Veel componenten in de processing engine zijn multithreaded, of ontworpen om als een separaat proces te functioneren. Hierdoor zullen deze componenten voordeel halen uit multicore-enabled operating systems en hardware.