VERWERKERSOVEREENKOMST
VERWERKERSOVEREENKOMST
Versie 1.0 - Januari 2021
Verwerkersovereenkomst
Deze verwerkersovereenkomst maakt integraal deel uit van de afspraken tussen partijen zoals overeengekomen bij totstandkoming van de samenwerking. Op deze verwerkers-overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van verwerker onverkort van toepassing.
De partijen:
Hagkobe bvba, gevestigd aan de Xxxxxxxxxxxxxx 00 X, 0000 Xxxxx, Xxxxxxx en ingeschreven onder het ondernemingsnummer: 0847.934.309 hierna te noemen “verwerker”;
en
Overwegen dat:
• Waar in deze verwerkersovereenkomst termen uit de GDPR / AVG worden genoemd, hiermee de corresponderende termen uit de GDPR of AVG worden bedoeld;
• Verwerker serverruimte, (web)hosting, domeinregistratie, webdesign, netwerkbeheer, consultancy, internet marketing en gerelateerde diensten aanbiedt en verantwoordelijke gebruik wenst te maken van de diensten zoals vermeld in de overeenkomst;
• Verwerker bij de uitvoering van de overeenkomst in opdracht van verantwoordelijke persoonsgegevens zal verwerken;
• Verantwoordelijke wordt aangemerkt als verantwoordelijke of in voorkomende gevallen als verwerker in welk geval verwerker de rol van subverwerker vervult; verwerker bereid is om bij de verwerking van persoonsgegevens de verplichtingen na te komen die op grond van de toepasselijke privacywet- en regelgeving op hem rusten;
• Partijen hun rechten en plichten met betrekking tot de te verwerken persoonsgegevens wensen vast te leggen in deze overeenkomst (de “verwerkersovereenkomst ”);
En komen overeen:
Artikel 1. Inleiding bepalingen
1.1. De begrippen in deze verwerkersovereenkomst die worden gedefinieerd inde GDPR / AVG hebben de betekenis zoals daarin wordt omschreven.
1.2. Waar in deze verwerkersovereenkomst wordt gerefereerd aan een bepaling uit de GDPR / AVG.
Artikel 2. Doeleinden van de verwerking
2.1. Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden uit deze verwerkersovereenkomst in opdracht van verantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van het uitvoeren van de overeenkomst en voor doeleinden die met nadere instemming worden bepaald.
2.2. Verantwoordelijke bepaalt zelf welke (soorten) persoonsgegevens hijdoor verwerker laat verwerken en op welke (categorieën) betrokkenen deze persoonsgegevens betrekking hebben. Xxxxxxxxx heeft hierop geen invloed.
2.3. De in opdracht van verantwoordelijke te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van verantwoordelijke of de betreffende betrokkene(n).
2.4. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door verantwoordelijke is vastgesteld. Verantwoordelijke zal verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in de verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
2.5. Verantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot verwerkingen van persoonsgegevens zoals bedoeld in de verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op enig recht van derden. Daarnaast staat de verantwoordelijke ervoor in dat de verwerking van persoonsgegevens onder één van de vrijstellingen onder de GDPR / AVG valt, of wanneer dit niet het geval is er een melding bij de Dienst Bescherming van persoonsgegevens heeft plaatsgevonden; en dat zij vanaf 25 mei 2018 een register zal bijhouden van de onder deze verwerkersovereenkomst geregelde verwerkingen.
2.6. Verantwoordelijke vrijwaart verwerker tegen alle aanspraken en claims die verband houden met het niet of niet juist naleven van de verplichtingen uit artikel 2.5.
Artikel 3. Verplichtingen Verwerker
3.1. Ten aanzien van de in artikel 2 genoemde verwerkingen zal verwerker zorg dragen voor de naleving van de voorwaarden die, op grond van de GDPR / AVG, worden gesteld aan het verwerken van persoonsgegevens door verwerker.
3.2. Verwerker zal verantwoordelijke, op diens verzoek daartoe, informerenover de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze verwerkersovereenkomst en de GDPR / AVG.
3.3. De verplichtingen van verwerker die uit deze verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van verwerker.
Artikel 4. Doorgifte van persoonsgegevens
4.1. Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Unie. Doorgifte naar landen buiten de Europese Unie is uitsluitend toegestaan met inachtneming van de hiervoor geldende voorschriften uit de GDPR / AVG.
4.2. Xxxxxxxxx zal verantwoordelijke op diens verzoek melden om welk landof welke landen het gaat.
4.3. Aangestelde verwerkers buiten de Europese Unie. De verwerker behoud zich het recht om persoonsgegevens te verwerken via diensten van, maar niet beperkt tot, onderstaande verwerkers buiten de Europese unie.
Partij | Doel | Locatie |
Mailverkeer, bewerken van documenten, Cloudopslag, … | US (Privacy Shield) | |
Microsoft | Mailverkeer, bewerken van document, cloudopslag, … | US (Privacy Shield) |
Apple | Mailverkeer, bewerken van document, cloudopslag, … | US (Privacy Shield) |
Amazon | Cloud services, CDN, … | US (Privacy Shield) |
Mailchimp | Mailverkeer, … | US (Privacy Shield) |
Freshbooks | Administratieve verwerking | US (Privacy Shield) |
Freshdesk | Administratieve verwerking | US (Privacy Shield) |
Artikel 5. Verdeling van verantwoordelijkheid
5.1. De toegestane verwerkingen zullen door verwerker worden uitgevoerd binnen een al dan niet geautomatiseerde omgeving onder controle van verwerker.
5.2. Verwerker is slechts verantwoordelijk voor de verwerking van depersoonsgegevens onder deze verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van verantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind)-verantwoordelijkheid van verantwoordelijke.
5.3. Voor alle overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval de verzameling van persoonsgegevens door verantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door verantwoordelijke aan verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden of voor andere doeleinden, is verwerker niet verantwoordelijk.
Artikel 6. Inschakelen van derden of onderaannemers
6.1. Verantwoordelijke geeft verwerker toestemming om bij de verwerking van persoonsgegevens op grond van deze verwerkersovereenkomst gebruik te maken van derden, met inachtneming van de toepasselijke privacywet- en regelgeving.
6.2. Verwerker zal verantwoordelijke, indien verantwoordelijke daar om verzoekt, zo spoedig mogelijk informeren over de door haar ingeschakelde derden.
6.3. Verantwoordelijke zal geen bezwaar maken op onredelijke gronden en dient het bezwaar voldoende te motiveren. Wanneer verantwoordelijke bezwaar maakt tegen door de verwerker ingeschakelde derden, zullen partijen in overleg treden om tot een geschikte oplossing te komen.
6.4. De maximale aansprakelijkheid van verwerker voor schade beperkt tot het in de overeenkomst (met inbegrip van de algemene voorwaarden van verwerker) overeengekomen bedrag, doch uiterlijk het totaalbedrag van de afgenomen diensten voor 1 jaar.
Artikel 7. Beveiliging
7.1. Verwerker zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
7.2. Ondanks dat verwerker conform het eerste lid van dit artikel passende beveiligingsmaatregelingen dient te treffen, kan verwerker er niet volledig voor instaan dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is.
7.3. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de verwerkersovereenkomst ontbreekt, bewerkstelligt verwerker dat de beveiliging voldoet aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
7.4. Verantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan verwerkerter beschikking voor verwerking, indien verantwoordelijke zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen.
Artikel 8. Afhandeling verzoeken van betrokkenen
8.1. Indien een betrokkene een van zijn wettelijke rechten wenst uit teoefenen en het verzoek hiertoe richt aan verwerker, zal verwerker dit verzoek doorzenden aan verantwoordelijke. Verantwoordelijke zal vervolgens zorg dragen voor de afhandeling van het verzoek. Verwerker mag de betrokkene daarvan op de hoogte stellen.
8.2. In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van een van zijn wettelijke rechten richt aan verantwoordelijke zal verwerker, indien verantwoordelijke dit verlangt, medewerking verlenen voor zover mogelijk en voor zover dit redelijk is. Verwerker mag hiervoor redelijke kosten bij verantwoordelijke vooraf in rekening brengen, deze kosten dienen voldaan te zijn alvorens uitvoering van verzoek.
Artikel 9. Geheimhoudingsplicht
9.1. Op alle persoonsgegevens die verwerker van verantwoordelijke ontvangt of die verwerker zelf verzamelt in het kader van deze verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden.
9.2. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover verantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om deinformatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is voor de uitvoering van de verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
9.3. Indien verwerker wettelijk verplicht is informatie aan een derde te verstrekken, zal verwerker indien uitdrukkelijk verzocht deverantwoordelijke hier zo spoedig mogelijk over informeren voor zover dat wettelijk is toegestaan.
Artikel 10. Duur en beëindiging
10.1. Deze verwerkersovereenkomst wordt aangegaan voor de duur zoals bepaald in de overeenkomst en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking tussen partijen. Deze verwerkersovereenkomst kan tussentijds niet worden opgezegd.
10.2. Hagkobe BVBA behoudt zich het recht voor deze verwerkersovereenkomst op ieder moment te wijzigen en zal de Klant hiervan tijdig op de hoogte stellen door een aankondiging op haar website (xxxxx://xxxxxxx.xx/xxxxx) Het is de verantwoordelijkheid van de Verantwoordelijke zich hiervan afdoende in kennis te stellen. De Verantwoordelijke kan desgevallend een (digitale) kopij van de meest recente verwerkersovereenkomst verkrijgen. Bij gebrek aan expliciete vraag of weigering gaat Hagkobe BVBA ervan uit dat de Verantwoordelijke akkoord is met de gewijzigde verwerkersovereenkomst
10.3. Na beëindiging van de verwerkersovereenkomst zal verwerker alle persoonsgegevens die bij haar aanwezig zijn vernietigen, tenzij partijen anders overeenkomen.
10.4. De nietigheid van één van de clausules van de verwerkersovereenkomst brengt niet de nietigheid van de overeenkomst met zich mee. In dit geval zullen partijen ervoor zorgen de nietige clausule te vervangen door een geldige clausule, die binnen de wettelijke perken, hetzelfde effect heeft als die welke nietig werd verklaard