STAD GENT
Departement Facility Management | Vastgoed
STAD GENT
Deel van het xxxxx Xx Xxxxxx 0000 Xxxx
BESTEK DER VOORWAARDEN VOOR DE TOEWIJZING VAN EEN CONCESSIEOVEREENKOMST VOOR DE EXPLOITATIE VAN EEN GEDEELTE VAN HET PLEIN DE KOUTER TE 0000 XXXX
CONCESSIEVERLENENDE INSTANTIE: Stad Gent, Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx.
UITERSTE INDIENINGSDATUM VAN OFFERTES: vrijdag 27 maart om 12:00uur
WIJZE VAN INDIENING: de offerte moet de opdrachtgevende overheid bereiken op volgend email adres: Xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxx.xxxx
LOOPTIJD VAN DE CONCESSIE: 6 jaar
INHOUDSTABEL
DEEL 1. DE OPROEP - OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT
DEEL 2. VOORWAARDEN EN MODALITEITEN M.B.T. DE AANWIJZING VAN DE CONCESSIEHOUDER 4
2.1 PROCEDURE EN PROCEDUREVERLOOP 4
2.2. KWALITATIEVE SELECTIE VAN DE KANDIDAAT-CONCESSIEHOUDERS................
DEEL 3 OPMAAK VAN DE AANBIEDING 7
3.4. STAVINGSSTUKKEN (BIJ DE AANBIEDING TE VOEGEN) 8
3.6. GELDIGHEIDSTERMIJN AANBIEDING 8
BIJLAGEN ………………………………………………………………………………………. 9
DEEL 1 : DE OPROEP – OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT
De Stad Gent is op zoek naar een nieuwe exploitant voor een gedeelte van het plein gelegen aan de Kouter te 0000 Xxxx.
Het betreft concreet een perceel grond kadastraal bekend 3de afdeling sectie C deel van perceelnummer 0875A02 met een oppervlakte van 5m2 voor de kiosk en een minimumoppervlakte van 28m2 aan terrasruimte.
De exploitatie dient te gebeuren binnen de structuur van een kiosk.
Dat kan de bestaande kiosk zijn ingeval de oude en nieuwe concessionaris overeenkomen de kiosk over te dragen.
Zoniet zal de nieuwe kiosk moeten voldoen aan de volgende voorwaarden:
- De kiosk dient in eigendom/huur te zijn van de inschrijver;
- De bovenvermelde oppervlakte van 5m2 geldt als maximum voor een nieuwe constructie.
- kleur en materialen dienen neutraal te zijn en passend in de omgeving. Felle kleuren of aandachttrekkende materialen, publiciteit enzovoort zijn hier niet aanvaardbaar;
Wat de terrasruimte betreft, is dit een minimumoppervlakte, zonder garantie op een grotere oppervlakte. De juiste contouren en configuratie zullen met de gegunde inschrijver bij het aanvragen van de omgevingsvergunning concreet worden bepaald.
Het betreft geen vaste terrasruimte. Op het moment dat de kiosk gesloten is dient deze ruimte volledig te zijn ontruimd. Alle materiaal dient derhalve te worden opgeborgen in de kiosk of elders, een koelwagen, opbergruimte , vuilbakken of wat dan ook, kan niet ter plaatse opgesteld blijven.
De exploitatie dient te bestaan in het aanbieden van een aperitiefconcept met drank en een gevarieerd aanbod aan hapjes.
Er kunnen evenwel geen ter plaatse bereide producten worden aangeboden.
Dranken kunnen enkel en alleen worden aangeboden in herbruikbare bekers, glas of porselein.
Het overige vaatwerk en bestek dient te bestaan in herbruikbaar/composteerbaar materiaal. Als het gebruik van herbruikbaar of biologisch afbreekbaar materiaal onmogelijk is, kiezen voor vaatwerk dat recycleerbaar is en in een doeltreffende recyclageketen terechtkomen. Toelichting bij labels voor biologische producten, Fair Trade producten, duurzame vis en duurzame papierproducten is terug te vinden op xxx.xxxxxxxxx.xx
De bediening kan enkel gebeuren vanuit de kiosk.
De kandidaat-exploitant staat zelf in, en op zijn uitsluitende kosten , voor de nodige aansluiting op de nutsvoorzieningen. De leidingen van water, gas, elektriciteit en internet zijn aanwezig.
De kandidaat-exploitant dient zelf in te staan voor het krijgen van de vereiste vergunningen.
Hij is ondermeer op de hoogte dat deze voor het plaatsen van een kiosk over een omgevingsvergunning dient te beschikken. De vereiste van een vergunning vervalt ingeval de oude en nieuwe concessionaris overeenkomen de kiosk over te dragen.
De Stad Gent biedt een domeinconcessie aan voor een periode van 6 jaar, die als bijlage aan onderhavig bestek is gevoegd.
De kiosk kan enkel geopend zijn tot 19.00u:
• op zaterdag, zondag en feestdagen;
• op elk moment/dag waarop specifieke activiteiten doorgaan op of rond de Kouter. Wat deze laatste dagen betreft, wordt er hierbij informatief meegegeven dat dit om een 10-tal dagen per jaar gaat, zonder dat de inschrijver zich op de Stad omtrent dit getal, in min of meer kan verhalen.
De huidige concessieovereenkomst loopt af op 31 augustus 2020 op welk moment ook de huidige kiosk zal zijn gesloopt. De vereiste van sloop vervalt ingeval de oude en nieuwe concessionaris overeenkomen de kiosk over te dragen.
De nieuwe concessieovereenkomst neemt een aanvang op 1 september 2020 en dit volgens de lasten en voorwaarden van hetzij de concessieovereenkomst als bijlage hierbij gevoegd, hetzij de gecoördineerde versie ervan met de resultaten van de eventuele onderhandelingen, tevens goedgekeurd bij de beslissing van het college van burgemeester en schepenen over de gunning van de opdracht.
De exploitatie dient uiterlijk op zondag 20 september 2020 operationeel te zijn, d.w.z. dat de inrichting van de ruimte klaar is om klanten te ontvangen en bediend te kunnen worden, op straffe van een geldboete van 150 euro per dag vertraging.
Met dag wordt in deze context verstaan elke zaterdag, zondag, feestdag, of dag waarop er specifieke activiteiten doorgaan op of rond de Kouter en de kiosk kan geopend zijn.
DEEL 2 : PROCEDURE EN PROCEDUREVERLOOP
2.1. PROCEDURE
Het Stadsbestuur van Gent zal bij de toewijzingsprocedure en aan de hand van schriftelijke aanbiedingen de concessie toewijzen.
De exploitatie van de kiosk volgens de voorwaarden van onderhavig bestek is niet onderworpen aan de overheidsopdrachtenwetgeving of aan de wetgeving van de concessieovereenkomsten, gelet op het feit dat het drempelbedrag voor de toepassing van voornoemde wetgeving niet wordt bereikt;
De procedure verloopt in één fase, wat wil zeggen dat alle geïnteresseerden een aanbieding kunnen indienen en dat de selectie van de kandidaat-concessiehouder, de toetsing van de aanbiedingen aan de toewijzingscriteria en de toewijzing van de concessie in principe in één beweging gebeurt.
De Stad Gent behoudt zich evenwel het recht voor, zonder hiertoe verplicht te zijn, om met één of meerdere kandidaten te onderhandelen.
De Stad Gent behoudt zich het recht voor de concessie niet toe te wijzen. Zowel rechtspersonen als natuurlijke personen kunnen een dossier indienen.
2.2. SELECTIE VAN DE KANDIDAAT-CONCESSIEHOUDER
2.2.1. TOEGANGSRECHT
Door loutere deelname aan de procedure verklaart de inschrijver zich niet te bevinden in één of meerdere van onderstaande verplichte uitsluitingsgronden:
- veroordeeld zijn door een in kracht van gewijsde gegaan vonnis voor:
- deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek;
- omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek;
- fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de Wet van 17 februari 2002;
- witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de Wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
De kandidaat-concessiehouder voegt toe bij zijn aanbieding:
- een uittreksel uit het strafregister;
2.2.2. KWALITATIEVE SELECTIE
Financiële en economische draagkracht
De Stad Gent beoordeelt de draagkracht van de kandidaat concessiehouder:
- Aan de hand van de jaarrekeningen betreffende de laatste drie afgesloten boekjaren. Per boekjaar worden minstens volgende gegevens ingediend: balans, resultatenrekening, overzicht van de kasstromen, toelichting bij de jaarrekening, jaarverslag en goedkeurende verklaring van commissaris revisor of daaraan gelijkgestelde accountant.
- Indien er geen drie afgesloten boekjaren zijn, dient de inschrijver andere documenten voor te leggen, die de financiële draagkracht van de exploitant kan bewijzen (bv. verklaring van de bank)
Hieruit moet blijken dat de kandidaat-concessiehouder over voldoende financiële draagkracht beschikt of zal beschikken om de opdracht uit te voeren.
Combinaties van inschrijvers zonder rechtspersoonlijkheid
Geen enkele partner van een (op te richten) combinatie zonder rechtspersoonlijkheid mag zich in één van de uitsluitingstoestanden in de zin van artikel 61 KB Plaatsing bevinden. Elke partner van de combinatie dient bijgevolg de vereiste stukken in te dienen. Het volstaat dat de partners van dergelijke combinatie samen aan de vereisten inzake financiële en economische draagkracht en technische of beroepsbekwaamheid voldoen.
Beroep op de draagkracht van andere entiteiten.
De kandidaat-concessiehouder kan zich, om aan te tonen dat hij aan voormelde eisen inzake financiële en economische draagkracht en technische of beroepsbekwaamheid beantwoordt, ook beroepen op andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten (onderaannemers, verbonden ondernemingen, …).
In dat geval voegt de inschrijver bij zijn offerte bovendien een schriftelijke verklaring van deze entiteiten, waarin zij zich ertoe verbinden om de kandidaat-exploitant voor de uitvoering van de opdracht de noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen. Let wel, § 2.3.2.1 (toegangsrecht) betreffende de uitsluitingstoestanden is ook van toepassing op deze entiteiten. In voorkomend geval dienen ook de nodige bewijzen betreffende het toegangsrecht (RSZ- en fiscale verplichtingen) bij het dossier te worden gevoegd.
Consequenties voor de uitvoering van de opdracht
De aandacht van de kandidaten-concessiehouders wordt gevestigd op het feit dat het voorstel betreffende de personen die de operationele verantwoordelijkheid dragen voor de exploitatie van de kiosk en de in te zetten personeelsleden en onderaannemers bindend wordt bij het sluiten van de opdracht (= betekening van de goedkeuring van de gunningsbeslissing). De concessiehouder verbindt zich ertoe alle onderdelen van de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte genoemde personeelsleden en onderaannemers. De concessiehouder kan deze in uitvoering slechts vervangen door derden indien hij aantoont dat deze derden over dezelfde capaciteiten beschikken als de in de offerte voorgestelde personen en onderaannemers en voor zover de Stad Gent schriftelijk en voorafgaandelijk met de vervanging heeft ingestemd.
2.2.3 GUNNINGSCRITERIA
De opdracht wordt toegewezen op basis van onderstaande gunningscriteria (100 punten). De gunningscriteria vormen een coherent geheel waarbij de kandidaat-concessiehouder elk van de criteria concreet dient uit te werken in een offerte. Elk criterium mag maximaal op 2 A4-pagina’s tekst worden beschreven. Het aantal pagina’s beeldmateriaal is onbeperkt.
1. De prijs: 40 punten
De concessievergoeding wordt als minimum ingesteld op het bedrag van 20.100€ per jaar.
Deze prijs is gebaseerd op een schatting van een onafhankelijk expert, zijnde het bureau Squaremètre te St Martens-Latem en wordt hierbij informatief toegevoegd.
2. Meerwaarde product 30 punten
De inschrijver wordt gevraagd aan te tonen hoe het aangeboden product een meerwaarde kan zijn zowel 1/ ten opzichte van het reeds aanwezige aanbod van de diverse horeca-uitbatingen aan de Kouter als 2/ ten opzichte van het sfeerbeeld van de Kouter en in het bijzonder de bloemenmarkt.
3. Duurzaamheid 30 punten
Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van de volgende principes:
1.Aandacht voor seizoensgebonden producten.
2. Aandacht voor Fair Trade producten en ecolabels voor duurzame visserijen en voor producten uit aquacultuur.
3. Aandacht voor Lokale productie en korte keten.
Deel 3 OPMAAK VAN DE AANBIEDING
1. INHOUDSOPGAVE
De aanbieding omvat een bijgevoegde nota over de meerwaarde en duurzaamheid van het aangeboden product en geeft de inschrijvingsprijs op.
2. IDENTIFICATIE
De aanbieding bevat volgende identificatiegegevens van de kandidaat-concessiehouder:
• Maatschappelijke zetel onderneming
• Telefoonnummer en e-mailadres onderneming
• Correspondentieadres ten behoeve van deze procedure
• Rechtsvorm onderneming
• Ondernemingsnummer
• Gegevens over de persoon/personen die de onderneming rechtsgeldig kan/kunnen vertegenwoordigen: volledige naam, functie binnen onderneming, postadres, telefoonnummer en e-mailadres
3. ONDERTEKENING
De aanbieding wordt door de kandidaat-concessiehouder of zijn gemachtigde ondertekend. Alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de aanbieding als in bijlagen die de essentiële voorwaarden van de exploitatie zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, worden eveneens door de kandidaat-concessiehouder of zijn gemachtigde ondertekend. Door indiening van zijn aanbieding aanvaardt de kandidaat-concessiehouder al de clausules van de opdrachtdocumenten en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op één of andere bijlage van zijn offerte voorkomen.
4. NON – DISCRIMINATIE
De inschrijver engageert zich ertoe de non-discriminatieclausule te respecteren en verklaart dat hij:
• geen enkele vorm van discriminatie duldt op grond van geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale en etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst;
• zich ertoe verbindt toegankelijk te zijn voor iedereen;
• zich ertoe verbindt elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en bestraffen;
• de wetten en reglementen naleeft die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen;
• zich ertoe verbindt onderhavige clausule ter kennis te brengen aan zijn leveranciers en ervoor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in de exploitatie van de kiosk.
De non-discriminatieclausule geldt zowel voor de inschrijver – natuurlijk persoon als voor de inschrijver
– rechtspersoon en de zaakvoerder(s), bestuurder(s) of (leidinggevende) personeelsleden van laatstgenoemde.
5. STAVINGSSTUKKEN BIJ DE AANBIEDING TE VOEGEN
De kandidaat-concessiehouder voegt onderstaande stukken bij de aanbieding
• Uittreksel uit het strafregister;
• Jaarrekeningen van de afgelopen drie boekjaren of andere documenten die de financiële draagkracht van de exploitant aantonen;
•nota over de meerwaarde en duurzaamheid van het aangeboden product.
6. INDIENEN AANBIEDING
De kandidaat-concessiehouder dient de volledige aanbieding met alle stavingstukken in ten laatste vrijdag 27 maart om 12.00 uur
op volgend email adres: Xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxx.xxxx
De aanbieding wordt opgemaakt in het Nederlands. Eventuele louter technische bijlagen mogen in andere talen zijn opgesteld, voor zover zij vergezeld zijn van een correcte Nederlandse vertaling. Alle mededelingen, kennisgevingen en contacten in het kader van de onderhavige gunningsprocedure, zowel schriftelijk als mondeling, tussen kandidaat- concessiehouder en de Stad Gent in het Nederlands.
7. GELDIGHEIDSTERMIJN AANBIEDING
De kandidaat-concessiehouder blijft gebonden door zijn aanbieding gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de uiterste indieningsdatum van de aanbieding.
De gegadigde wiens inschrijving aangenomen is, wordt hiervan bij een ter post aangetekend schrijven verwittigd. Hij zal binnen de veertien dagen vanaf de datum van het verzenden van de brief, de overeenkomst komen ondertekenen bij de Stad Gent.
AAN DEZE BUNDEL GEHECHTE DOCUMENTEN
aanbiedingsformulier
- ontwerp concessieovereenkomst.
- schattingsverslag
- aanduiding van het goed op een plan
- aanbiedingsformulier