HUISHOUDELIJK REGLEMENT GOLFCLUB WEILENSEIND
HUISHOUDELIJK REGLEMENT GOLFCLUB WEILENSEIND
Algemene bepalingen Artikel 1.
De definities en begripsomschrijvingen, zoals die voorkomen in de statuten van de vereniging, zijn eveneens van toepassing op dit reglement.
Waar in dit reglement gesproken wordt over:
- “de vereniging”, wordt daarmee bedoeld: de vereniging Golfclub Weilenseind;
- “de exploitant”, wordt daarmee bedoeld: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Ouweland Recreatie, statutair gevestigd te Gilze en feitelijk gevestigd Alphenseweg 14A te Gilze en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 18065061;
- de N.G.F.”, wordt daarmee bedoeld: de Nederlandse Golf Federatie, statutair gevestigd te Utrecht en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 4051627;
- “hij”, wordt daarmee tevens “zij” bedoeld.
Artikel 2.
Deelneming in enigerlei vorm aan activiteiten van de vereniging impliceert, dat men zich bekend en akkoord verklaart met en zich zal gedragen naar hetgeen bepaald is in de statuten van de vereniging en dit reglement, alsmede met/naar andere bepalingen en regelingen, die door of namens de vereniging zijn vastgesteld, onverminderd het bepaalde in artikel 9 van de statuten.
Lidmaatschap Artikel 3.
Het lidmaatschap kan worden aangevraagd door schriftelijke kennisgeving aan de secretaris.
De aanvraag behoort te geschieden op een door het bestuur via de exploitant beschikbaar te stellen formulier. De aanvraag door een minderjarige dient mede te zijn ondertekend door één van de ouders dan wel de wettelijk vertegenwoordiger.
Artikel 4.
1. Om als lid te worden aangenomen behoort tenminste aan de voorwaarden te zijn voldaan als gesteld in artikel 4 respectievelijk artikel 5 van de statuten.
2. Het bestuur is bevoegd het aannemen van nieuwe leden op te schorten, indien door het aannemen een in overleg met de exploitant vastgesteld maximum aantal leden wordt overschreden.
Artikel 5.
1. Indien het vastgestelde maximum aantal spelende leden in één van de ledencategorieën is bereikt, worden de aanvragers op een wachtlijst geplaatst.
2. De in lid 1 bedoelde wachtlijst kent 2 categorieën, te weten:
- categorie A: partners van spelende leden, ouders van jeugdleden en sponsoren van de vereniging en/of de exploitant.
- categorie B: alle overige personen, die de wens te kennen hebben gegeven
lid te willen worden en die, volgens de daartoe geldende procedure, op de wachtlijst zijn geplaatst.
3. Kandidaat-leden, die behoren tot categorie A, hebben voorrang op degenen, die behoren tot categorie B.
4. Plaatsing op de wachtlijst binnen de voornoemde categorieën geschiedt op chronologische volgorde.
5. Indien een persoon, die op de wachtlijst is geplaatst, geen gebruik maakt van de door het bestuur geboden gelegenheid om binnen een bepaalde termijn lid te worden, blijft hij, indien hij dat wenst op de wachtlijst staan. Hij komt dan op dat moment onderaan op de wachtlijst te staan.
6. In bijzondere gevallen is het bestuur bevoegd van de hiervoor bedoelde regeling af te wijken.
Artikel 6.
1. Uitsluitend leden kunnen deelnemen aan wedstrijden, niet zijnde evenementen, die door de vereniging worden georganiseerd, voorts een handicap behalen en een N.G.F.- handicapbewijs verkrijgen.
2. De vereniging verstrekt geen lidmaatschapsbewijzen.
3. Het N.G.F.-handicapbewijs wordt uitgereikt aan de leden.
Artikel 7.
1. Elk lid is verplicht de door de algemene ledenvergadering vastgestelde contributie, verhoogd met de verschuldigde N.G.F.-bijdrage en eventuele andere door de algemene ledenvergadering opgelegde verplichtingen te voldoen. Nieuw toegelaten leden zijn daarnaast éénmalig een door de algemene ledenvergadering vastgesteld inschrijfgeld verschuldigd.
2. Er geldt een betalingstermijn, die gelijk is aan de termijn, die de exploitant hanteert bij de facturering van de jaarkaartprijs.
Artikel 8.
1. Bij niet tijdige betaling is de penningmeester gerechtigd een extra bedrag in rekening te brengen ter vergoeding van te maken kosten en/of rentederving, zulks met een minimum van € 25,- per lid per geval.
2. Een lid, dat niet tijdig aan zijn betalingsverplichtingen voldoet, kan door het bestuur geschorst worden. Dit, met in acht name van het bepaalde in artikel 9 van de statuten.
3. Leden, waartegen disciplinaire maatregelen wegens contributieschuld zijn genomen, kunnen door het bestuur weer als lid worden toegelaten, indien zij aan hun betalingsverplichting hebben voldaan.
Artikel 9.
1. Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden bij de secretaris. Hierbij geldt een opzegtermijn van twee maanden. Inlevering dient te geschieden via de exploitant tegelijkertijd met de schriftelijke opzegging van het jaarkaarthouderschap.
De opzegging geschiedt met in acht name van artikel 8 van de statuten.
2. Indien een spelend lid als niet-spelend lid aan de vereniging verbonden wil blijven, kan hij dit kenbaar maken op het formulier, waarmee hij als spelend lid opzegt.
Artikel 10.
De leden zijn verplicht adreswijzigingen (woonadres en/of emailadres) zo spoedig mogelijk schriftelijk of per email aan de secretaris door te geven.
Artikel 11.
De statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging zijn te raadplegen op de site van de vereniging en desgewenst te downloaden. Op verzoek verstrekt de secretaris een exemplaar op papier.
Artikel 12.
1. Leden en derden betreden de terreinen en/of de gebouwen behorend tot de golfaccommodatie voor eigen risico.
2. De leden zijn aansprakelijk voor door hen aangebrachte schade aan eigendommen van de vereniging dan wel aan goederen, die aan de vereniging in bruikleen zijn afgestaan.
3. Voor een door een introducé aangerichte schade is mede-aansprakelijk het lid, door wie de introductie plaatsvond.
4. Het bestuur kan beslissen de schade niet of slechts gedeeltelijk te verhalen.
5. Iedere aansprakelijkheid van het bestuur/de vereniging is beperkt tot het bedrag, dat in voorkomend geval door de door de vereniging afgesloten aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd.
Bestuur Artikel 13.
Het bestuur bestaat uit minimaal vijf leden, waaronder de voorzitter, de secretaris, de
penningmeester en de vicevoorzitter. Het maximum aantal bestuursleden is zeven.
Artikel 14.
1. Het bestuur stelt een rooster van aftreden op.
2. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester treden als regel niet in hetzelfde jaar af.
3. Een aftredend bestuurslid is één maal herkiesbaar, mits hij zich verkiesbaar stelt. Eén en ander conform artikel 14 van de statuten.
Artikel 15.
Kandidaten voor het bestuurslidmaatschap worden voorgedragen door het bestuur of door de leden, overeenkomstig het bepaalde in artikel 12 van de statuten.
Artikel 16.
1. De voorzitter of de vice-voorzitter of een vervanger heeft de leiding in de bestuursvergadering en de algemene ledenvergadering.
2. De voorzitter heeft te allen tijde het recht inzage te nemen van stukken, die bij andere bestuursleden berusten.
3. Belangrijke stukken worden door de voorzitter mede ondertekend.
4. De voorzitter brengt in de jaarvergadering aan de leden verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar, waarin zijn opgenomen de verslagen van de ingestelde commissies.
Artikel 17.
1. De secretaris voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur en tekent alle stukken, die namens de vereniging uitgaan.
2. De secretaris xxxxx, indien nodig, afschriften aan de voorzitter of aan andere bestuurs- en/of commissieleden.
3. De secretaris stelt notulen op van alle vergaderingen en zorgt ervoor, dat deze op de eerstvolgende vergadering door de voorzitter en hemzelf worden ondertekend.
4. De secretaris houdt het ledenregister bij, of hij laat dit bijhouden.
5. De secretaris verstrekt een kopie van het ledenregister aan de penningmeester en houdt hem op de hoogte van alle mutaties.
6. Bestuursvergaderingen worden door de secretaris bijeen geroepen, conform het door het bestuur vastgestelde vergaderschema of:
- op voorstel van de voorzitter of
- op voorstel van twee bestuursleden.
Artikel 18.
1. De penningmeester zorgt voor het innen en het beheer van de gelden van de vereniging. Hij is verplicht voor alle uitgaven kwijting te ontvangen.
2. De penningmeester is verantwoordelijk voor de onder hem berustende gelden en andere waarden, die de vereniging toebehoren.
3. De penningmeester legt in de jaarvergadering rekening en verantwoording af. Goedkeuring door de algemene ledenvergadering dechargeert de penningmeester en daarmee het gehele bestuur.
4. De penningmeester dient bij de algemene ledenvergadering een begroting in voor het nieuwe verenigingsjaar.
5. Indien de penningmeester tussentijds aftreedt, dienen de boeken door de kascommissie tussentijds gecontroleerd en goedgekeurd te worden.
Artikel 19.
De overige taken worden tussen de bestuursleden in onderling overleg verdeeld.
Artikel 20.
1. De agenda voor een bestuursvergadering, inclusief relevante bijlagen, wordt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk een week tevoren, aan de bestuursleden ter kennis gebracht.
2. In een vergadering kunnen rechtsgeldige besluiten worden genomen, indien de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.
3. De bestuursvergadering kan geen besluit nemen, indien niet de meerderheid van de aanwezige bestuursleden zich met het voorstel akkoord verklaart.
4. Bij het staken van de stemmen beslist de stem van de voorzitter.
Algemene ledenvergaderingen Artikel 21.
1. De algemene ledenvergaderingen zijn verdeeld in:
- de jaarvergadering en
- de overige algemene ledenvergaderingen.
2. Bovengenoemde vergaderingen worden bijeen geroepen door het bestuur.
3. De agenda voor deze vergaderingen, inclusief relevante bijlagen, dient tenminste zeven dagen voor de dag van de vergadering aan de leden te worden toegezonden per post of email.
Artikel 22.
1. Indien het bestuur in gebreke blijft tot het uitschrijven van een ledenvergadering, zoals omschreven in artikel 18 van de statuten, hebben de leden het recht zelf een vergadering bijeen te roepen.
2. Door hen worden de voorzitter en de secretaris van een aldus bijeen geroepen vergadering aangewezen met inachtneming van de statuten.
3. De genomen besluiten, in een op deze wijze bijeen geroepen vergadering, hebben dezelfde rechtskracht als in een door het bestuur bijeen geroepen algemene ledenvergadering.
Artikel 23.
De agenda van de jaarvergadering dient tenminste te bevatten:
- het vaststellen / goedkeuren van de notulen van de vorige jaarvergadering;
- het jaarverslag;
- de rekening en de verantwoording;
- het rapport van de kascommissie;
- vaststelling van de begroting en de contributie; tenzij deze onderwerpen in een andere algemene ledenvergadering worden behandeld;
- de verkiezing van de bestuursleden, op basis van het rooster van aftreden;
- de verkiezing van de kascommissie;
- de opgave van de samenstelling van de overige commissies;
- de rondvraag.
Artikel 24.
De voorstellen en de kandidaatstellingen voor de algemene ledenvergadering moeten tenminste zeven dagen voor de dag van de vergadering ter kennis van het bestuur zijn gebracht. Dit, door middel van een door tenminste vijf stemgerechtigde leden ondertekende brief.
Artikel 25.
1. De voorzitter bepaalt de volgorde, waarin de leden tijdens de vergadering het woord krijgen.
2. De secretaris houdt hiervan aantekening.
3. De voorzitter heeft het recht een lid het woord te ontnemen of het verblijf in de vergadering te ontzeggen, indien dat lid zich, naar de mening van de voorzitter, niet behoorlijk gedraagt.
Stemmen Artikel 26.
1. Op de algemene ledenvergadering wordt door de secretaris een presentielijst neergelegd, waarop de leden hun naam kunnen vermelden.
2. Slechts die leden, wier naam op de presentielijst voorkomen en stemrecht hebben, nemen deel aan stemmingen.
3. Conform artikel 18 van de statuten kan ieder lid bij volmacht één stem uitbrengen. De volmacht dient voor aanvang van de vergadering bij de secretaris te worden ingeleverd.
Artikel 27.
1. Alle besluiten worden genomen met een gewone meerderheid van stemmen, voor zover de wet of de statuten of het huishoudelijk reglement niet anders bepalen.
2. Er kunnen alleen besluiten worden genomen over punten, die in de agenda zijn opgenomen.
Artikel 28.
1. Op de vergadering wordt mondeling gestemd, tenzij de statuten anders bepalen.
2. Xxxxxx stembriefjes en die van onwaarde zijn, worden niet voor het aantal geldige stemmen meegerekend.
3. Bij mondelinge stemmingen wordt gestemd in volgorde van de presentielijst, tenzij bij acclamatie wordt gekozen.
Artikel 29.
Staken de stemmen over zaken, dan wordt het onderwerp als verworpen beschouwd. Staken de stemmen bij het benoemen van personen, dan vindt een herstemming plaats tussen de personen, ten aanzien waarvan de stemmen staakten. Indien de stemmen dan weer staken, beslist het lot.
Artikel 30.
Voor de aanvang van een schriftelijke stemming worden door de voorzitter drie neutrale personen aangewezen, die de stemmen tellen en van de uitkomst van de stemming verslag uitbrengen aan de voorzitter. De voorzitter deelt daarna de uitslag van de stemming aan de vergadering mee.
Commissies Artikel 31.
1. Er zijn de volgende vaste commissies:
- de handicap- en regelcommissie;
- de wedstrijdcommissie, met als sub.commissies:
- de evenementencommissie;
- de QWEC-commissie (Qualifying Weilenseind Elders Competitie);
- de baancommissie;
- de overlegcommissie (met exploitant);
- de commissie P.R. en communicatie;
- de kascommissie.
2. De leden van de kascommissie worden jaarlijks gekozen door de jaarvergadering. De leden van de andere commissies worden benoemd door het bestuur.
Artikel 32.
De kascommissie bestaat uit drie leden. Deze commissie is verplicht de rekening en verantwoording van het bestuur eenmaal per jaar te controleren. Van deze controle brengt zij schriftelijk verslag uit aan de jaarvergadering. Dit verslag wordt na voorlezing bij het bestuur gedeponeerd.
Artikel 33.
De Handicap- en Regelcommissie bestaat uit tenminste drie leden. De commissie is verantwoordelijk voor de vaststelling van de handicap van de leden volgens de regels van de
N.G.F. De commissie draagt zorg voor de verbreiding en uitbreiding van de kennis van de leden inzake de golfregels en de etiquette. Zij is verantwoordelijk voor het geven van theorielessen en het afnemen van regel- en etiquette-examens, waarvan een voldoende kwaliteit vereist is voor het verkrijgen van baanpermissie of het golfvaardigheidbewijs. Dit eventueel in samenwerking met een door het bestuur aan te wijzen andere golfclub.. De taken en bevoegdheden van de commissie zijn conform de richtlijnen van de N.G.F.
Artikel 34.
De wedstrijdcommissie bestaat uit tenminste vijf leden. De commissie draagt zorg voor alle activiteiten, die verband houden met het wedstrijdprogramma, inclusief de evenementen. De commissie houdt toezicht op het reglementair verloop van de wedstrijden. De taken en bevoegdheden van de commissie zijn conform de richtlijnen van de N.G.F. en het wedstrijdreglement van de vereniging.
Artikel 35.
De baancommissie bestaat uit tenminste drie leden. De commissie heeft tot doel om, in overleg met de exploitant, de baan in optimale staat te brengen en te houden. Daaronder begrepen, het voldoende uitdagend houden van de baan om zodoende leden te binden.
Artikel 36.
De overlegcommissie bestaat uit tenminste drie leden en wel de voorzitter en twee andere bestuursleden. Taak van de commissie is het voeren van periodiek overleg en het onderhouden van contact met de exploitant. De basis voor de samenwerking daarbij is de tussen de exploitant en de vereniging gesloten samenwerkingsovereenkomst.
Artikel 37.
Het bestuur is verantwoordelijk voor een goede informatievoorziening naar de leden. De commissie P.R. en communicatie is belast met de uitvoering daarvan. Minimaal één bestuurslid maakt deel uit van deze commissie.
Artikel 38.
1. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement kunnen worden aangebracht in een algemene ledenvergadering met tijdige voorafgaande kennisgeving aan de leden van de voorgestelde wijzigingen.
2. Zij behoeven voor hun aanneming een absolute meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen en zijn van kracht vanaf de dag, volgend op die, waarop de algemene ledenvergadering haar goedkeuring verleende aan de wijzigingen.
Artikel 39.
In alle gevallen, waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur met inachtneming van de statuten en de Nederlandse wet- en regelgeving. Het bestuur is verplicht een dergelijke beslissing ter goedkeuring voor te leggen aan de eerstvolgende algemene ledenvergadering.
Aldus vastgesteld op 22 maart 2011.
22-03-2011