ALGEMENE VOORWAARDEN
ALGEMENE VOORWAARDEN
Cyberinvest, met maatschappelijke zetel te L-0000 Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx 00X, geregistreerd bij de RCS onder nummer B150064, e-mail xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx, vertegenwoordigt een groep bedrijven die bekend staan onder de handelsnaam “The Presence Group” (hierna “The Presence Group”) en die gespecialiseerd zijn in het organiseren van vertalingen, tolkdiensten, meertalige bedrijfsevenementen, conferenties en Europese ondernemingsraden in heel Europa.
Deze Algemene Voorwaarden (hierna ‘Voorwaarden’) zijn van toepassing op de diensten die worden geleverd door de entiteiten van The Presence Group, waaronder:
- Presence Communication SA, 24 Bohey, 9647 Doncols, Luxemburg, BTW: LU22 262 536;
- Presence Translate & Interact B.V., Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxxx, Xxxxxxxxx, XXX: NL85 633 0875 B01;
- Presence GmbH, Xxxxxxxxxxxxxxx, 00, 00000 Xxxx, Xxxxxxxxx, XXX: DE298975487;
- Presence Translation and Interaction Strategies Limited, 0-0 Xxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxx 0, Xxxxxxx, XXX: IE3340538BH;
- P.H.D. SA, 24 Bohey, 9647 Doncols, Luxemburg, BTW: LU23 61 66 49.
De rechtsverhouding tussen The Presence Group en de Klant (gezamenlijk de ‘Partijen’ genoemd) wordt vastgelegd in deze Algemene Voorwaarden (hierna de ‘Voorwaarden’), eventueel aangevuld met bijzondere voorwaarden die specifiek zijn voor de Opdracht (gezamenlijk de ‘Overeenkomst’).
INHOUD
ARTIKEL 1: Toepassing
ARTIKEL 2: Aanvang van de Overeenkomst ARTIKEL 3: Beëindiging
ARTIKEL 4: Annuleringen ARTIKEL 5: Algemene prijzen ARTIKEL 6: Betaling
ARTIKEL 7: Facturatie
ARTIKEL 8: Tolkdiensten
ARTIKEL 9: Technische apparatuur en Technische ondersteuning
ARTIKEL 10: Digitale of online technologieën
ARTIKEL 11: Coördinatie/Organisatie van bijeenkomsten en evenementen
ARTIKEL 12: Opleiding
ARTIKEL 13: Notuleren
ARTIKEL 14: Vertalingen
ARTIKEL 15: Klachten
ARTIKEL 16: Aansprakelijkheid
ARTIKEL 17: Overmacht
ARTIKEL 18: Intellectuele Eigendomsrechten ARTIKEL 19: Verwerking van persoonsgegevens ARTIKEL 20: Vertrouwelijkheid
ARTIKEL 21: Nietigheid en Verval van rechten
ARTIKEL 22: Toepasselijk recht en Bevoegde autoriteiten
1. Toepassing
1.1. Deze Voorwaarden zijn van toepassing op de volgende diensten van The Presence Group (hierna de “Diensten”): tolkdiensten, technische ondersteuning,
coördinatie/organisatie van vergaderingen en evenementen, training, notuleren en vertalingen, en alle andere diensten en producten met betrekking tot het verstrekken ervan. Voor iedere dienst die wordt aangeboden, gelden er bijzondere bepalingen boven op de algemene bepalingen die op alle Diensten van toepassing zijn. In geval van tegenstrijdigheid primeren de bijzondere bepalingen boven de algemene bepalingen.
1.2. Deze Voorwaarden hebben kracht van wet in de relatie tussen The Presence Group en de Klant en ze vernietigen alle schriftelijke of mondelinge overeenkomsten, contracten, voorstellen en verbintenissen die betrekking hebben op hetzelfde onderwerp en die eerder zijn ontstaan dan de datum van de definitieve Overeenkomst tussen de Partijen. Alle bijzondere afspraken over, toevoegingen aan of wijzigingen aan deze Voorwaarden zijn slechts rechtsgeldig indien ze schriftelijk zijn bevestigd door The Presence Group.
1.3. Wanneer de Klant een offerteaanvraag indient via de website van The Presence Group, moet hij deze Voorwaarden uitdrukkelijk aanvaarden en ermee akkoord gaan dat deze Voorwaarden toepasselijk zijn en dat alle andere voorwaarden worden uitgesloten. Deze uitdrukkelijke aanvaarding gebeurt door het aanvinken van het selectievakje dat zich onderaan het formulier voor het aanvragen van een offerte bevindt.
Als er een offerte wordt gevraagd op een andere manier dan via het aanvraagformulier dat zich op de website bevindt, zijn de Voorwaarden toegankelijk via de link die in de offerte is opgenomen. De Klant moet deze voorwaarden aanvaarden voordat een offerte als aanvaard wordt beschouwd.
De aanvaarding van deze Voorwaarden kan ook stilzwijgend verlopen. Een stilzwijgende aanvaarding vloeit voort uit de normale uitvoering van de Diensten door The Presence Group, of ze worden geacht te zijn aanvaard door de Klant, indien deze niet binnen een redelijke termijn na ontvangst bezwaar heeft gemaakt. Deze redelijke termijn wordt hierbij vastgesteld op 7 kalenderdagen. De Klant doet hierbij afstand van alle algemene of bijzondere voorwaarden die vermeld staan in zijn eigen commerciële documenten of correspondentie.
1.4. De algemene voorwaarden van de Klant of van derden zullen in geen enkel geval van toepassing zijn, tenzij dit schriftelijk anders werd overeengekomen door de Klant en/of de derden en The Presence Group.
1.5. Indien de Klant namens een rechtspersoon handelt, zal hij/zij te allen tijde samen met deze rechtspersoon persoonlijk en gezamenlijk aansprakelijk worden gesteld voor de openstaande facturen voor zover blijkt dat de Klant op het ogenblik van het plaatsen van de bestelling niet het recht had om namens de rechtspersoon op te treden of indien de rechtspersoon voor wie de bestelling is ondertekend, zijn betalingsverplichting niet nakomt.
2. Aanvang van de Overeenkomst
2.1. Nadat de Klant een offerte heeft aangevraagd, zal The Presence Group haar offerte aan de Klant voorleggen (hierna de ‘Offerte’). Indien de Klant de Offerte wenst te aanvaarden, moet hij/zij vóór het verstrijken van de geldigheidsdatum van de Offerte een schriftelijke bevestiging versturen naar The Presence Group. De Overeenkomst tussen The Presence Group en de Klant komt tot stand wanneer de Klant de Offerte van The Presence Group accepteert en wanneer The Presence Group de aanvaarding van de opdracht door de Klant bevestigt, hetzij via e-mail, hetzij via een geautomatiseerde acceptatiebevestiging vanuit enig systeem van The Presence Group (hierna respectievelijk de ‘Opdrachtbevestiging’ en de ‘Opdracht’ genoemd). The Presence Group behoudt zich het recht voor een Opdracht te weigeren op basis van objectieve criteria.
2.2. De Opdrachtbevestiging wordt verzonden naar het e- mailadres dat de Klant heeft opgegeven. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om ervoor te zorgen dat de berichten niet in de spamfolder terechtkomen.
2.3. Alleen de Diensten die uitdrukkelijk in de Opdrachtbevestiging vermeld staan, maken deel uit van de Overeenkomst. Alle wijzigingen en aanvullende diensten om welke reden dan ook vallen buiten de oorspronkelijke Overeenkomst.
3. Beëindiging van de Overeenkomst
3.1. De Overeenkomst die uit de geaccepteerde Voorwaarden en Opdrachtbevestiging voortvloeit, wordt aangegaan voor de gehele duur van de overeengekomen Diensten en de uitvoering daarvan.
3.2. Elke Partij kan de Overeenkomst onmiddellijk beëindigen of opschorten in geval van grove nalatigheid of schending door de andere partij of in geval van gewone nalatigheid of schending indien deze niet binnen 14 dagen na een ingebrekestelling kan worden verholpen.
Indien van toepassing kan de Klant geen aanspraak maken op terugbetaling van vooruitbetaalde vergoedingen of van enige compensatie. Bij tussentijdse beëindiging worden alle openstaande bedragen opeisbaar en kunnen alle geleverde Diensten die nog niet gefactureerd zijn, gefactureerd worden.
Xxxxxxxxx aanvaardt elke Partij om de andere Partij een redelijke termijn te gunnen om haar eventuele inbreuken te herstellen, en altijd eerst een minnelijke schikking te zoeken.
3.3. The Presence Group heeft het recht om de Overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder voorafgaande ingebrekestelling door middel van een aangetekende brief te beëindigen in geval van faillissement, liquidatie, staking van betaling of verslechtering van de kredietwaardigheid van de Klant, of indien er gegronde redenen zijn om te twijfelen aan het vermogen van de Klant om aan zijn verplichtingen te voldoen, of deze op tijd na te komen, of indien de Klant in strijd handelt met één of meer van deze Voorwaarden, zonder dat de Klant The Presence Group aansprakelijk kan stellen voor het betalen van een vergoeding voor schade die dergelijke beëindiging veroorzaakt.
4. Annuleringen
4.1. Annulering door de Klant
Indien de Klant de Opdrachtbevestiging opgenomen Opdracht na het aangaan van de Overeenkomst annuleert, is hij vanwege de reeds gemaakte kosten, voorbereidende handelingen, gederfde winst, administratiekosten etc. een annuleringsvergoeding verschuldigd die als volgt wordt bepaald.
4.1.1. Annuleringskosten voor tolk, notulist, moderator en technische ondersteuningsdiensten:
- De Klant is een forfaitaire annuleringsvergoeding van 25% verschuldigd die wordt berekend op de prijs die is opgenomen in de Opdrachtbevestiging, plus eventuele kosten die The Presence Group al heeft gemaakt ter voorbereiding op de Opdracht, nadat de Overeenkomst is aangegaan.
- Als de Klant de Overeenkomst 90 tot 60 werkdagen vóór de uitvoeringsdatum annuleert, is de Klant een vaste annuleringsvergoeding van 35% verschuldigd die wordt berekend op de prijs die is opgenomen in de Opdrachtbevestiging, plus eventuele kosten die The Presence Group al heeft gemaakt ter voorbereiding op de Opdracht.
- Als de Klant de Overeenkomst 60 tot 30 werkdagen vóór de uitvoeringsdatum annuleert, is de Klant een forfaitaire annuleringsvergoeding van 50% verschuldigd doe wordt berekend op de prijs die is opgenomen in de Opdrachtbevestiging, plus eventuele kosten die The Presence Group al heeft gemaakt ter voorbereiding op de Opdracht.
- Als de Klant de Overeenkomst 30 tot 15 werkdagen vóór de uitvoeringsdatum annuleert, is de Klant een forfaitaire annuleringsvergoeding van 75% verschuldigd die wordt berekend op de prijs die is opgenomen in de Opdrachtbevestiging, plus eventuele kosten die The Presence Group al heeft gemaakt ter voorbereiding op de Opdracht.
- Als de Klant de Overeenkomst minder dan 15 werkdagen vóór de uitvoeringsdatum annuleert, is de Klant een forfaitaire annuleringsvergoeding van 100% verschuldigd die wordt berekend op de prijs die is opgenomen in de Opdrachtbevestiging.
Bovenstaande forfaitaire annuleringsvergoedingen raken niet aan het recht van The Presence Group om hogere annuleringskosten te vorderen indien een groter verlies kan worden bewezen.
4.1.2. Annuleringsvergoeding voor technische apparatuur en voor digitale technologieën
Indien de Klant de Opdracht annuleert nadat de Overeenkomst is aangegaan, is de Klant een annuleringsvergoeding verschuldigd van 50% die wordt berekend op de prijs die is opgenomen in de Opdrachtbevestiging, plus eventuele kosten die The Presence Group al heeft gemaakt ter voorbereiding op de Opdracht. In het geval dat de annulering twee weken voor de uitvoering van de Opdracht plaatsvindt, is de Klant een annuleringsvergoeding verschuldigd van 100% die wordt berekend op de prijs die is opgenomen in de Opdrachtbevestiging, plus eventuele kosten die The
Presence Group al heeft gemaakt ter voorbereiding op de Opdracht.
4.1.3. Annuleringsvergoeding voor opleidingen
Indien de Klant de Opdracht annuleert nadat de Overeenkomst is aangegaan, is de Klant een annuleringsvergoeding verschuldigd van 50% die wordt berekend op de prijs die is opgenomen in de Opdrachtbevestiging, plus eventuele kosten die The Presence Group al heeft gemaakt ter voorbereiding op de Opdracht. In het geval dat de annulering twee weken voor de uitvoering van de Opdracht plaatsvindt, is de Klant een annuleringsvergoeding verschuldigd van 100% die wordt berekend op de prijs die is opgenomen in de Opdrachtbevestiging, plus eventuele kosten die The Presence Group al heeft gemaakt ter voorbereiding op de Opdracht.
4.1.4. Annuleringsvergoeding voor schriftelijke vertalingen In geval van annulering is de Klant en/of Eindklant een annuleringsvergoeding van 20% van het totaalbedrag verschuldigd, plus eventuele kosten die The Presence Group al heeft gemaakt ter voorbereiding op de Opdracht. Naast de annuleringsvergoeding worden de reeds geleverde diensten gefactureerd en worden deze onmiddellijk opeisbaar.
4.2. Annulering door The Presence Group
Indien The Presence Group de Opdracht 15 dagen voor de uitvoering van de Dienst annuleert, is The Presence Group geen annuleringsvergoeding verschuldigd. Indien The Presence Group de Opdracht minder dan 15 dagen vóór de uitvoering van de Dienst annuleert, is The Presence Group een forfaitaire annuleringsvergoeding verschuldigd die gelijk is aan de extra kosten die de Klant voor een eventuele vervangende oplossing moet betalen boven op de offerte van The Presence Group, tot een maximum van 2000 EUR. The Presence Group is in geen geval aansprakelijk voor schade die meer dan 2000 EUR bedraagt.
5. Algemene prijzen
5.1. The Presence Group drukt de geldende prijzen uit in euro, exclusief BTW. De Partijen komen overeen dat de toepasselijke prijzen de prijzen zijn die van kracht zijn op het moment van het aangaan van de Overeenkomst tussen The Presence Group en de Klant.
5.2. De prijzen die in de Opdracht genoemd worden voor de door The Presence Group aangeboden diensten, zijn exclusief de volgende kosten, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de Opdracht of de Overeenkomst:
a) Reiskosten voor tolken, technici, notulisten en andere teamleden, evenals het benodigde materiaal voor de uitvoering van de Diensten door The Presence Group: Alle kosten die verband houden met reizen van en naar de locatie(s) waar de diensten worden uitgevoerd, inclusief maar niet beperkt tot vlieg- en treintickets en brandstofkosten. Dit geldt zowel voor lokale als internationale verplaatsingen.
b) Kosten voor accommodatie: Alle kosten die verband houden met het verblijf, inclusief maar niet beperkt tot kosten voor een hotel of andere vormen van accommodatie. Indien de Opdracht zich over meerdere dagen uitstrekt, of indien de
afstand zodanig is dat het voor de teamleden onredelijk wordt geacht om na voltooiing van de Opdracht terug te keren, zijn er kosten voor accommodatie van toepassing.
c) Maaltijden: De lunch moet door de Klant worden voorzien voor alle teamleden van The Presence Group (inclusief technici). Indien de Opdracht zich over meerdere dagen uitstrekt, dient de Klant een diner te voorzien voor alle teamleden van The Presence Group. Indien er geen lunch en/of diner wordt voorzien, is de Klant een forfaitaire vergoeding verschuldigd die gelijk is aan de voor de Opdracht geldende per diem.
Door deze Voorwaarden te aanvaarden erkent de Klant dat bovengenoemde kosten, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, niet zijn inbegrepen in de Opdracht van The Presence Group en dat zij derhalve afzonderlijk in rekening zullen worden gebracht op basis van de daadwerkelijk en redelijkerwijs gemaakte kosten.
5.3. Elke prijsverhoging, die kan voortvloeien uit verschillende oorzaken, maar niet beperkt tot wijzigingen in de wetgeving die volledig buiten de controle van The Presence Group vallen en die zich voorafgaand aan de uitvoeringsdatum voordoen, zal automatisch en zonder voorafgaande kennisgeving leiden tot een herziening van de prijzen die zijn vermeld in de Overeenkomst zonder dat de Klant op grond daarvan recht heeft op ontbinding van de Overeenkomst of op enige schadevergoeding. In het algemeen behoudt The Presence Group zich het recht voor om een prijsaanpassing door te voeren, mits zij daartoe een geldige reden heeft. Eventuele prijsaanpassingen zullen beperkt zijn in overeenstemming met de relevante wettelijke richtlijnen.
6. Betaling
6.1. Betaling dient te gebeuren direct na ontvangst van de factuur en uiterlijk binnen een termijn van 15 dagen, tenzij de Partijen een andere regeling zijn overeengekomen.
6.2. Bij het aangaan van de Overeenkomst dient de Klant na ontvangst van de Opdrachtbevestiging een aanbetaling van 50% te doen voor de in de Opdracht inbegrepen Diensten, tenzij anders overeengekomen. Nadat The Presence Group de Diensten heeft voltooid en na ontvangst van de eindfactuur moet de Klant het resterende bedrag onmiddellijk voldoen conform artikel 4.1.1.
6.3. Indien accommodatie moet worden geboekt overeenkomstig artikel 5.2.b), dient de Klant voor alle boekingen voor teamleden van The Presence Group een aanbetaling van 100% te betalen, tenzij anders overeengekomen.
6.4. Eventuele bank- en transactiekosten zijn voor rekening van de Klant.
7. Facturatie
7.1. Elke betwisting van de Klant omtrent een factuur moet onmiddellijk en uiterlijk vijf (5) dagen na ontvangst per aangetekend schrijven worden gericht aan The Presence Group. Na deze datum zal elk geschil als nietig worden beschouwd.
7.2. Als de Klant de betaling op de vervaldag niet heeft uitgevoerd, wordt het factuurbedrag van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verhoogd met een rente die gelijk is aan 1% per maand en die berekend wordt op het openstaande bedrag, waarbij elke begonnen maand als een extra maand wordt beschouwd, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 15% op het bedrag van de onbetaalde facturen, met een minimum van € 150,00 als schadevergoedingsbeding voor buitengerechtelijke incassokosten en contractuele schade. Alle incassokosten komen eveneens voor rekening van de in gebreke blijvende Klant.
7.3. Voor zover de Klant in gebreke blijft met het betalen van één of meerdere openstaande facturen van The Presence Group (inclusief de aanbetalingen van artikel 6.2), behoudt The Presence Group zich het recht voor om de (verdere) uitvoering van de Diensten op te schorten totdat alle openstaande bedragen (inclusief toegevoegde schadevergoeding en rente voor achterstallige betalingen) zijn voldaan. In ieder geval is de Klant alle bedragen verschuldigd voor de door The Presence Group verrichte diensten en gemaakte kosten, inclusief de gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten.
7.4. Wanneer een factuur op de vervaldag nog niet is betaald, wordt de Klant automatisch aansprakelijk voor het betalen van alle andere openstaande facturen, zelfs als deze nog niet opeisbaar waren.
8. Tolkdiensten
8.1. Algemeen
8.1.1. The Presence Group verbindt zich ertoe tolkdiensten van de hoogste kwaliteit aan te bieden die afgestemd zijn op de specifieke behoeften van de Klant. De uitvoering van deze Diensten zal naar beste inzicht en vermogen plaatsvinden, overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap, professionaliteit en zorgvuldigheid.
8.1.2. The Presence Group maakt uitsluitend gebruik van freelance tolken die de taal waarin zij tolken, als moedertaal uitstekend beheersen, en de hoofdtaal van de bijeenkomst als eerste taal, of omgekeerd.
8.1.3. Tolken werken meestal in teams van twee per taal en nemen elk half uur het woord van elkaar over. Een tolk mag de Opdracht alleen uitvoeren onder bijzondere voorwaarden, die schriftelijk moeten worden overeengekomen.
8.1.4. Tolken mogen in geen geval na 23.00 uur doorwerken als zij ook de volgende dag beschikbaar moeten zijn voor het uitvoeren van de Diensten, tenzij anders overeengekomen met The Presence Group.
8.2. Vergoeding voor tolken
8.2.1. Vergoedingen voor tolken worden per dag berekend, waarbij een dag bestaat uit 8 uur (8 uur werk + 1 uur lunch), tenzij anders overeengekomen en afhankelijk van de taal, locatie en/of technologie die in de Opdracht wordt gebruikt.
8.2.2. Bij overschrijding van de werkuren die zijn gedefinieerd in de Overeenkomst, worden de in de Overeenkomst opgenomen vergoedingen pro rata in rekening gebracht per tolk en per begonnen uur.
8.2.3. Het dagtarief omvat alle tolkdiensten die tijdens normale werkuren worden aangeboden. Indien tolken worden gevraagd om te werken tijdens lunchtijden, diners, stadsbezoeken of enige andere activiteit buiten de werktijden, hebben zij recht op een aanvullende vergoeding, zoals bepaald in de Opdracht of de Overeenkomst.
8.2.4. Het dagtarief is inclusief tolkdiensten en de opname daarvan voor interne doeleinden. In het geval dat deze opnames worden gebruikt voor publicatie of andere doeleinden buiten de grenzen van de juridische entiteiten van de klanten van The Presence Group of hun gerelateerde entiteiten, zijn aanvullende vergoedingen voor dergelijk gebruik of publicatie van toepassing.
8.3. Specifieke aansprakelijkheid
Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om The Presence Group te voorzien van alle relevante informatie en documentatie die nodig is voor het voorbereiden van de Opdracht. Deze dienen minimaal één week voor aanvang van de Opdracht te worden bezorgd. Bij gebreke van tijdige aanlevering van de benodigde documentatie kan The Presence Group niet aansprakelijk worden gesteld voor de verminderde kwaliteit die het gevolg is van onvoldoende voorbereidingstijd of onvoldoende informatievoorziening.
8.4. Tolken en ondertitelen met AI
The Presence Group kan van tijd tot tijd ondertitelings- of tolkdiensten op basis van AI aan de Klant aanbieden als aanvullende dienst, in combinatie met of in plaats van andere tolkdiensten. De Klant erkent dat de Klant op de hoogte is gesteld van de beperkingen en overwegingen die verband houden met tolken en ondertitelen met AI, en indien de Klant voor dergelijke diensten kiest, doet hij dit omdat dergelijke diensten geschikt zijn voor zijn doeleinden en overeenkomen met zijn verwachtingen. In geen geval zal The Presence Group menselijke tolken en ondertitelaars vervangen door tolken en ondertitelen met AI, tenzij dit uitdrukkelijk is gevalideerd door de Klant.
9. Technische apparatuur en Technische ondersteuning
9.1. Algemeen
9.1.1. The Presence Group garandeert dat alle technische apparatuur die The Presence Group gebruikt bij de uitvoering van haar Diensten, voldoet aan de nieuwste standaarden en normen voor conferentiesystemen en tolkcabines.
9.1.2. The Presence Group zorgt ervoor dat haar technici competente professionals zijn die ter beschikking staan om de Klant te ondersteunen tijdens de uitvoering van de Diensten. De technische ondersteuning van The Presence Group beperkt zich uitsluitend tot de technische apparatuur die The Presence Group zelf heeft geleverd of geïnstalleerd. In geen geval accepteert The Presence Group de verantwoordelijkheid voor het functioneren van de technische apparatuur die is geleverd door de Klant zelf of door derden.
9.1.3. Voor het uitvoeren van de Diensten dient de ruimte voor de installatie van de apparatuur één dag voor aanvang beschikbaar te zijn. Indien de audiovisuele apparatuur op de dag vóór de startdatum van de Opdracht door toedoen van de Klant na 18.00 uur moet worden opgesteld, heeft
Presence het recht een toeslag van 500 EUR in rekening te brengen.
9.2. Prijzen
9.2.1. De prijzen die vermeld staan in de Offerte, zijn inclusief de installatie (één dag vóór de bijeenkomst) en de afbouw van de apparatuur en de technische assistentie ter plaatse. Voor accommodatie, reiskosten en maaltijdvergoedingen wordt verwezen naar artikel 5.2. van de Voorwaarden.
9.3. Specifieke aansprakelijkheid
9.3.1. De Klant is onvoorwaardelijk en volledig aansprakelijk voor verlies, diefstal of enige vorm van schade aan de audiovisuele apparatuur (‘AV-apparatuur’) gedurende de duur van de uitvoering van de Opdracht. Deze aansprakelijkheid vangt aan vanaf het moment van de installatie tot en met de demontage van de AV-apparatuur. De aansprakelijkheid van de Klant zal in ieder geval betrekking hebben op de kosten die een eventuele AV- leverancier aan The Presence Group in rekening brengt, naast eventuele overige schade die The Presence Group lijdt als gevolg van verlies, diefstal of beschadiging van de AV-apparatuur. Dit omvat, maar is niet beperkt tot directe en indirecte schade, gevolgschade en winstderving.
9.3.2. De Klant zal The Presence Group onmiddellijk op de hoogte stellen van elk incident waarbij AV-apparatuur verloren, gestolen of beschadigd raakt.
10. Digitale of online technologieën
10.1. Algemeen
Voor de uitvoering van bepaalde Diensten maakt The Presence Group gebruik van digitale technologieën om virtuele en hybride bijeenkomsten te organiseren, met een digitaal communicatieplatform waartoe de Klant toegang heeft vanaf een van de volgende apparaten: PC, tablet en/of smartphone.
Door het aanbieden van digitale communicatieplatformen zijn de tolken en deelnemers niet noodzakelijkerwijs fysiek aanwezig in de vergaderruimte, maar kunnen zij vanaf hun eigen locatie waar ook ter wereld deelnemen, waardoor meertalige bijeenkomsten kunnen worden georganiseerd. The Presence Group biedt bijvoorbeeld de volgende digitale communicatieplatformen:
- “The Presence Group multilingual online meetings and webinars” zijn digitale oplossingen voor de organisatie van meertalige webinars met simultaan tolken;
- “The Presence Group multilingual conference calls” zijn digitale oplossingen voor de organisatie van meertalige telefonische vergaderingen met simultane vertolking;
- ”The Presence Group Metaverse online events” zijn digitale oplossingen voor de organisatie van evenementen in de metaverse, die namens de Klant worden gehost op een platform dat geschikt is voor het hosten van metaverse-evenementen.
10.2. Facturatie
10.2.1. Voor de facturatie wordt de totale definitieve duur van de dienstverlening door de digitale communicatieplatformen van The Presence Group afgerond naar boven op hele uren, of op de volgende minuut, afhankelijk van het platform dat werd gebruikt.
10.2.3. Indien vijf werkdagen voor aanvang van een geplande bijeenkomst of evenement een bestelling wordt geplaatst voor het gebruik van door The Presence Group aangeboden digitale
technologieën/communicatieplatformen, wordt aan de Klant naast de overige verschuldigde kosten, een spoedvergoeding van € 150 in rekening gebracht.
10.3. Specifieke aansprakelijkheid
10.3.1. The Presence Group biedt de digitale en online communicatieplatformen zonder enige vorm van expliciete of impliciete garantie aan. The Presence Group biedt geen volledige zekerheid met betrekking tot de kwaliteit, de prestaties of geschiktheid voor een bepaald gebruik van de online technologieën en de communicatieplatformen. Er is dus geen garantie dat deze voldoen aan de vereisten op het gebied van verkoopbaarheid of geschikt zijn voor specifieke doeleinden die de Klant voor ogen heeft.
10.3.2. The Presence Group kan niet aansprakelijk worden gesteld voor gebrekkige prestaties of niet-uitvoering als gevolg van omgevingsfactoren en technische factoren waarover The Presence Group geen controle heeft, met inbegrip van nalatigheid, onoplettendheid of misbruik door de Klant of een derde partij.
10.3.3. Met betrekking tot het gebruik van digitale technologieën en platformen die afhankelijk zijn van een internetverbinding, raadt The Presence Group ten zeerste het gebruik van een bekabelde internetverbinding aan. The Presence Group kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schommelingen in of instabiliteit van de internetverbinding van de presentator of de luisteraars, noch voor technische storingen aan een computer, mobiele telefoons, tablets of andere apparaten die door de presentator of de luisteraars worden gebruikt. Verder kan The Presence Group niet aansprakelijk worden gesteld voor verstoringen, onderbrekingen of enige andere hinder in de dienstverlening met digitale technologieën en communicatieplatformen die zijn veroorzaakt door omstandigheden waarover zij geen directe controle heeft.
10.3.4. The Presence Group zal, indien van toepassing, voorafgaand aan de uitvoering van de Opdracht een systeemaudit verzorgen bij de gebruikers van de digitale technologieën, om zo de overeenstemming met de systeemeisen uit te breiden en het risico op een verstoring van de dienstverlening te verkleinen. Indien zich na de systeemcontrole technische problemen voordoen, zal The Presence Group zich inspannen om deze problemen op alle redelijke manieren te verhelpen.
10.3.5. The Presence Group is in geen geval aansprakelijk voor enige vermindering van de kwaliteit van de prestaties van tolken als gevolg van lawaai of enige andere verstorende factor die voortvloeit uit het gebruik van digitale communicatieplatformen die niet door The Presence Group worden aangeboden.
10.4. Hardware- en softwarevereisten
10.4.1. Om de best mogelijke dienstverlening en gebruikerservaring te garanderen, heeft The Presence Group op verzoek een lijst samengesteld met verschillende hoofdtelefoons die compatibel zijn met de aangeboden Diensten. Indien zonder schriftelijke toestemming van The Presence Group andere hoofdtelefoons worden gebruikt, kan The Presence Group niet aansprakelijk worden gesteld
voor de gebrekkige kwaliteit die voortvloeit uit het gebruik van die hoofdtelefoons. Zelfs als de gebruiker geen hoofdtelefoon gebruikt, kan The Presence Group niet aansprakelijk worden gesteld voor dergelijke aspecten, inclusief maar niet beperkt tot interferentie en geluidskwaliteit, inclusief maar niet beperkt tot de kwaliteit van het originele geluid en de simultane vertalingen.
10.4.2. Gebruikers moeten de nieuwste versie van Google Chrome gebruiken. Wanneer er andere webbrowsers worden gebruikt, is The Presence Group niet aansprakelijk voor eventuele storingen en/of de kwaliteit van het originele geluid en de simultane vertalingen van het evenement.
10.4.3. Bij gebruik van het platform “The Presence Group multilingual conference calls” dient de Klant/gebruiker te zorgen voor een goede telefoonverbinding en voor een toegang tot het platform “The Presence Group multilingual conference calls” via zijn interne telefooncentrale. The Presence Group levert de nodige inspanningen om de gebruiker technische ondersteuning te bieden.
10.5. Firewalls en Beveiliging
10.5.1. The Presence Group verbindt zich ertoe alle redelijke technische en organisatorische maatregelen te nemen om ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging en verstoring van informatie en communicatie te voorkomen.
10.5.2. De Klant dient alle noodzakelijke IT-maatregelen te nemen om te kunnen deelnemen aan de digitale communicatieplatformen. Technische problemen dienen uiterlijk twee dagen voor aanvang van de Diensten aan The Presence Group te worden gemeld. The Presence Group stelt alles in het werk om de nodige corrigerende maatregelen te nemen.
11. Coördinatie/Organisatie van bijeenkomsten en evenementen
11.1. Prijzen
11.1.1. Coördinatie
Het in de Opdracht gedefinieerde uurtarief voor coördinatie op locatie wordt berekend per begonnen uur en per aangestelde coördinator. In dit tarief zijn geen extra kosten inbegrepen, waaronder maar niet beperkt tot: vervoer, maaltijden, overnachting, etc.
11.1.2. Organisatie
Indien de Klant The Presence Group opdracht heeft gegeven om de gehele organisatie van de bijeenkomst op zich te nemen, wordt een organisatiekost in rekening gebracht, zoals vermeld in de Offerte (exclusief kosten voor audiovisuele tolkapparatuur, notulen en transport).
11.1.3. Hotels boeken
De inbegrepen hotelprijzen zijn exclusief BTW en toeristenbelasting. Op boekingen zijn de algemene voorwaarden van het gewenste hotel van toepassing.
11.2. Specifieke aansprakelijkheid
11.2.1. De Klant is aansprakelijk voor de schade die hijzelf of zijn deelnemers tijdens de evenementen of in de hotels veroorzaakt en zal The Presence Group vrijwaren voor vorderingen van derden ter zake. The Presence Group kan
op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor wangedrag of ongevallen van de Klant en zijn medewerkers of gasten.
12. Opleiding
12.1. Algemeen
De training die door The Presence Group wordt aangeboden in samenwerking met de Europese ondernemingsraad van de Klant ('EOR') of andere niet- EOR-behoeften is op maat gemaakt en aangepast aan de specifieke vereisten van de klant, inclusief een zorgvuldige analyse van, indien van toepassing, EOR-statistieken, Xxxxxxxx en Draaiboek.
12.2. Prijzen
12.2.1. De prijzen met betrekking tot de training zijn exclusief de kosten opgenomen in artikel 5.2. van de Voorwaarden.
12.2.2. Het trainingsmateriaal wordt in het Engels aan de Klant ter beschikking gesteld. Op verzoek van de Klant kan het trainingsmateriaal in een andere taal worden verstrekt, waarbij de vertaling ervan afzonderlijk in rekening wordt gebracht.
12.3. Specifieke aansprakelijkheid
De Klant dient ter voorbereiding op de training minimaal twee weken voor aanvang van het evenement alle noodzakelijke en relevante informatie en documentatie ter beschikking te stellen aan The Presence Group. Bij gebrek aan tijdige verstrekking van deze gegevens kan The Presence Group de kwaliteit van de dienstverlening niet garanderen en aanvaardt zij geen aansprakelijkheid voor eventuele problemen die hieruit voortvloeien.
12.4. Intellectuele Eigendomsrechten
12.4.1. Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de EOR-statistieken, Dynamiek en Draaiboek, evenals het trainingsmateriaal en alle andere materialen of informatie die tijdens de uitvoering van de trainingsdiensten worden verstrekt, zijn de exclusieve eigendom van The Presence Group. De Klant erkent dat dergelijke materialen en informatie worden beschermd door de toepasselijke intellectuele eigendomsrechten, en de Klant stemt ermee in deze alleen te gebruiken voor doeleinden die verband houden met de specifieke trainingssessie(s) en deze zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Presence Group niet voor andere doeleinden te bruiken. Alle informatie en documentatie die The Presence Group op welke wijze dan ook aan de Klant verstrekt, blijven eigendom van The Presence Group. De uitvoering van de Diensten houdt geen enkele overdracht van intellectuele eigendomsrechten in.
12.4.2. In geval van overtreding door de Klant wordt verwezen naar artikel 18.4. van de Voorwaarden.
13. Notuleren
13.1. Algemeen
De notulisten van de Presence Group verbinden zich ertoe alle redelijke inspanningen te leveren om gedetailleerde samenvattingen op te stellen van de discussies die tijdens de vergaderingen plaatsvinden. Deze samenvattingen kunnen zowel live tijdens de bijeenkomst als aan de hand van geluidsopnamen worden opgesteld.
13.2. Prijzen
De prijzen voor het notuleren zijn exclusief de kosten opgenomen in artikel 5.2. van de Voorwaarden.
13.3. Specifieke aansprakelijkheid
13.3.1. Notulisten kunnen hun werk uitvoeren aan de hand van live luisteren tijdens de vergadering of door middel van aangeleverde geluidsbestanden. De Klant dient The Presence Group uiterlijk één week voor aanvang van het evenement een gedetailleerd overzicht en alle relevante informatie met betrekking tot het evenement te verstrekken. Bij gebrek aan tijdige verstrekking van deze gegevens kan The Presence Group de kwaliteit van de dienstverlening niet garanderen en aanvaardt zij geen aansprakelijkheid voor eventuele problemen die hieruit voortvloeien.
13.3.2. The Presence Group verbindt zich ertoe, mits de kwaliteit van de aangeleverde originele geluids- of digitale opnames voldoende is voor transcriptie, zich maximaal in te spannen voor het opmaken van nauwkeurige notulen van de vergadering. De Klant wordt geïnformeerd als de kwaliteit van de opname onvoldoende is, wat ertoe kan leiden dat de notulisten extra tijd nodig hebben om hun werk uit te voeren, of dat zij de inhoud niet accuraat kunnen vastleggen op basis van de verstrekte opnames. Indien de opname door The Presence Group wordt verzorgd, ligt de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit bij The Presence Group.
The Presence Group is niet verantwoordelijk voor verlies of beschadiging van geluidsopnames of digitale opnames tijdens verzending of elektronische levering. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om vóór de levering passende maatregelen ter bescherming van de geluidsopnames of digitale opnames te nemen.
13.4. Notuleren met AI
The Presence Group kan van tijd tot tijd door AI aangedreven notitiediensten en gerelateerde afgeleide samenvattingen en producten aan de Klant aanbieden. De Klant erkent dat hij op de hoogte is gebracht van de beperkingen en overwegingen die betrokken zijn bij het maken van AI-notities, en indien de Klant voor dergelijke diensten kiest, doet hij dit omdat dergelijke diensten geschikt zijn voor de doeleinden van de Klant en stroken met zijn verwachtingen. In geen geval zal The Presence Group door mensen gemaakte notulen vervangen door AI- notities vervangen, tenzij uitdrukkelijk overeengekomen met de Klant.
14. Vertalingen
14.1. Algemeen
14.1.1. Het te vertalen materiaal wordt aan The Presence Group aangeleverd op kosten van de Klant.
14.1.2. The Presence Group verbindt zich ertoe alle redelijke inspanningen te leveren om vertalingen van hoge kwaliteit te leveren die de inhoud van de brontekst nauwkeurig weergeven. De vertalers gebruiken hiervoor erkende woordenboeken en volgen de gebruikelijke regels op het gebied van taalgebruik, spelling en grammatica. Indien er specifieke voorkeuren zijn op het gebied van spelling en terminologie, kunnen deze aan The Presence Group worden doorgegeven.
14.2. Prijzen
14.2.1. De prijzen voor vertalingen worden berekend op basis van het aantal woorden in de te vertalen tekst. Voor vertaalopdrachten met een beperkt aantal woorden (minder dan 300 woorden) wordt een minimum van 300 woorden in rekening gebracht. Indien een exact aantal woorden niet mogelijk is, wordt een projectspecifieke prijs / Opdrachtprijs aangeboden.
14.2.2. Alle verzendkosten worden afzonderlijk in rekening gebracht en komen voor rekening van de Klant.
14.2.3. Kosten gerelateerd aan specifieke vertaalopdrachten, waaronder maar niet beperkt tot beëdigde vertalingen, PowerPoint-vertalingen en PDF- bestanden, worden apart in rekening gebracht.
14.3. Specifieke aansprakelijkheid
14.3.1. De uitvoering van de Diensten, met betrekking tot de schriftelijke vertalingen, zal worden uitgevoerd in totale professionele onafhankelijkheid en naar beste vermogen, overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap, overeenkomstig de gekozen budgetoptie voor schriftelijke vertalingen, zoals gespecificeerd in de Overeenkomst of het Bestelformulier.
14.4. Uitvoeringsperiode
14.4.1. De door The Presence Group opgegeven termijnen en planning voor vertalingen gelden vrijblijvend ten aanzien van de uitvoeringsdatum, welke steeds bij benadering geldt, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
14.4.2. In geen geval kan het niet respecteren van een termijn een reden zijn om de Overeenkomst op te zeggen of te annuleren, of om enige schadevergoeding te vorderen.
14.4.2. The Presence Group kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor de laattijdige levering of het verlies van materiaal dat is verzonden door derden, of voor schade die is opgelopen tijdens het transport.
14.5. Machinevertaling met post-editing (MTPE)
The Presence Group kan aan de Klant MTPE-diensten aanbieden wanneer het soort document, het onderwerp en de taalcombinatie suggereren dat MTPE een geschikte oplossing is, en wanneer wordt verwacht dat de eruit resulterende output van vergelijkbare kwaliteit zal zijn als bij andere vertaaldiensten. In ieder geval zal The Presence Group alleen MTPE met menselijke nabewerking aanbieden, waarbij ervoor wordt gezorgd dat alle geleverde vertalingen worden beoordeeld door een taalspecialist of - specialisten voordat deze aan de Klant worden afgeleverd.
15. Klachten
15.1. De Klant verbindt zich ertoe de kwaliteit van de geleverde Diensten te controleren. Elke klacht moet binnen 48 uur na uitvoering van de Dienst (of binnen 5 dagen na de levering van de leverbare documentatie) schriftelijk worden gericht aan The Presence Group, tenzij anders aangegeven in de Voorwaarden of in de Overeenkomst.
15.2. Klachten dienen voorzien te zijn van een gedetailleerde omschrijving en onderbouwd te zijn met geldige argumenten. Indien niet aan de voorgaande voorwaarden is voldaan, wordt de klacht als nietig beschouwd.
15.3. In geen geval geeft het indienen van een klacht de Klant het recht de nakoming van zijn betalingsverplichtingen op te schorten. In geval van een gegronde klacht verbindt The Presence Group zich ertoe om, wanneer dit mogelijk is, zo snel mogelijk corrigerende maatregelen te nemen.
15.4. Een klacht wordt niet in behandeling genomen indien ze voortvloeit uit het niet tijdig verstrekken van alle relevante en gedetailleerde informatie zoals opgenomen in deze Voorwaarden.
15.5. Specifieke bepalingen voor klachten met betrekking tot vertalingen
15.5.1. Indien vertalingen waarvoor The Presence Group de opdracht heeft gekregen, bedoeld zijn voor officiële publicatie of gebruik door de Klant of door een derde, moet de Klant eventuele klachten overeenkomstig dit artikel 15 aan The Presence Group melden vóór dergelijke publicatie of dergelijk gebruik. In geen geval kan The Presence Group aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten (behalve in geval van opzet of ernstige fout) die ontdekt worden na de publicatiedatum of nadat de klachtentermijn is verstreken.
15.5.2. Indien de Klant een officieel publicatie- of drukproces opstart zonder The Presence Group vóór de druk- of publicatiedatum op de hoogte te hebben gebracht van een klacht, houdt dit automatisch in dat de Klant de vertalingen zoals aangeleverd door The Presence Group heeft aanvaard. Dit betekent dat The Presence Group in geen geval aansprakelijk kan worden gesteld voor eventuele fouten (behoudens opzet of zware fout) of schade die hieruit voortvloeit nadat de door The Presence Group vertaalde teksten of documenten door de Klant zijn gedrukt of gepubliceerd.
16. Aansprakelijkheid
16.1. The Presence Group is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook, die voortvloeit uit het niet nakomen van de Overeenkomst door de Klant, noch voor schade die direct of indirect is veroorzaakt door een handeling van de Klant of een derde partij, ongeacht of deze is veroorzaakt door een fout of nalatigheid.
16.2. Behoudens de aansprakelijkheid die door de wet dwingend wordt opgelegd en die in de algemene voorwaarden uitdrukkelijk wordt overeengekomen, is The Presence Group uitsluitend aansprakelijk voor de schade die is veroorzaakt door haar opzet of grove nalatigheid. In geen geval is The Presence Group aansprakelijk voor enig verlies of indirecte schade, inclusief maar niet beperkt tot gevolgschade, winstderving, gemiste kansen, reputatie- of imagoschade aan derden, die geheel of gedeeltelijk het gevolg kan zijn van haar handelen, of die van haar aangestelden.
16.3. Indien The Presence Group toch aansprakelijk wordt gesteld, is deze aansprakelijkheid beperkt tot de factuurwaarde exclusief BTW.
16.4. The Presence Group doet er alles aan om ervoor te zorgen dat haar website zeven dagen per week, 24 uur per dag toegankelijk en beschikbaar is. Het is echter mogelijk dat door routineonderhoud, website- of netwerkupdates, of andere oorzaken of onderbrekingen, de toegang tot de site wordt onderbroken buiten de schuld van The Presence
Group. The Presence Group kan niet aansprakelijk worden gesteld voor verlies of schade die voortvloeit uit dergelijke onderbrekingen. Zij is bovendien niet aansprakelijk voor schade die direct of indirect voortvloeit uit het gebruik van de website.
16.5. De Presence Group implementeert geavanceerde scanprocedures voor virusdetectie en onderwerpt alle binnenkomende documenten aan een dergelijke controle. The Presence Group onthoudt zich van het openen van ongevraagde bijlagen en e-mailberichten die geen duidelijke relevantie hebben. Niettegenstaande deze voorzorgsmaatregelen ligt de verantwoordelijkheid voor het scannen van door The Presence Group verzonden e- mailberichten en bijlagen bij de Klant. The Presence Group sluit hierbij uitdrukkelijk elke aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid uit voor eventuele schade aan bestanden die voortvloeit uit of verband houdt met infectie met virussen.
17. Overmacht
17.1. Met uitzondering van de betalingsverplichtingen kunnen Partijen niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen of gebreken in de uitvoering van de Overeenkomst indien deze vertragingen of gebreken het gevolg zijn van feiten of omstandigheden die onafhankelijk zijn van de wil van één van hen, die niet te voorzien zijn en die niet vermeden kunnen worden (overmacht), inclusief maar niet beperkt tot ziekte of onbeschikbaarheid van de betrokken leidinggevenden, uitzonderlijke weersomstandigheden, gehele of gedeeltelijke stakingen die de levering van diensten of producten kunnen beïnvloeden, epidemieën en pandemieën, aardbeving, brand, storm, overstroming, waterschade en blokkering van het computer-, IT- of telecommunicatiesysteem.
17.2. Indien één van de Partijen wordt getroffen door een situatie van overmacht, moet zij de andere Partij hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte stellen. Deze aspecten ontslaan The Presence Group derhalve van het naleven van de overeengekomen uitvoeringstermijn, zonder dat de Klant enig recht op vergoeding van kosten, schade en rente kan doen gelden.
17.3. Bij overmacht kunnen Partijen de uitvoering van de Overeenkomst ofwel opschorten gedurende de periode waarin de overmacht voortduurt, ofwel (per aangetekende brief) beëindigen indien de overmacht langer dan één maand voortduurt. De Klant is in dat geval verplicht The Presence Group de reeds geleverde Diensten en producten (geheel of gedeeltelijk) te vergoeden, zonder dat enige schadevergoeding verschuldigd is.
18. Intellectuele Eigendomsrechten
18.1. Intellectuele Eigendomsrechten betekent: Alle intellectuele, industriële en andere eigendomsrechten (al dan niet geregistreerd), inclusief maar niet beperkt tot auteursrechten, verwante rechten, merken, handelsnamen, logo’s, tekeningen, modellen of aanvragen tot registratie als model, patenten, patentaanvragen, domeinnamen, knowhow en rechten op databanken en computerprogramma's. De uitvoering van de Opdracht strekt niet tot enige overdracht van de Intellectuele Eigendomsrechten, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.
18.2. De Intellectuele Eigendomsrechten op het materiaal dat The Presence Group gebruikt of ontwikkelt bij de voorbereiding of uitvoering van de Overeenkomst, waaronder maar niet beperkt tot vertalingen, notulen, aantekeningen, ontwerpen, ontwerppresentaties, concepten, materiaalkeuze, illustraties, logo’s, tekeningen, schetsen, foto's, afbeeldingen, beschrijvingen, gegevens, product- of bedrijfsnamen, teksten, offertes, facturen etc. in welke vorm dan ook, zijn en blijven eigendom van The Presence Group, voor zover deze geen eigendom zijn van de Klant.
18.3. De Klant moet te allen tijde de Intellectuele Eigendomsrechten van The Presence Group respecteren en redelijke inspanningen leveren om deze rechten te beschermen. De Klant zal The Presence Group onmiddellijk op de hoogte stellen van elke inbreuk door derden op de Intellectuele Eigendomsrechten van The Presence Group waarvan hij kennis krijgt.
18.4. Bij een inbreuk van de Klant op de bepalingen van de Intellectuele Eigendomsrechten is de Klant aan The Presence Group een schadevergoeding verschuldigd van € 5.000,00 per vastgestelde inbreuk, onverminderd het recht van The Presence Group om de volledige omvang van de schade te bewijzen en vergoed te krijgen.
19. Verwerking van persoonsgegevens
19.1. In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 24 mei 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna ‘AVG’) verzamelt en verwerkt The Presence Group de persoonsgegevens van de Klant en zijn medewerkers met het oog op haar klantenbeheer (o.a. klantenadministratie, opvolging van Opdrachten, facturatie, opvolging van de solvabiliteit en het versturen van marketing en gepersonaliseerde reclame).
De persoonsgegevens worden verwerkt op basis van artikel
6.1.b (uitvoering van het contract) en 6.1.f (legitieme belangen) onder de AVG-regels.
Indien dit noodzakelijk is voor het verwezenlijken van de beoogde doeleinden, worden de persoonsgegevens van de Klant gedeeld met andere bedrijven binnen de Europese Economische Ruimte die direct of indirect verbonden zijn met The Presence Group. The Presence Group zal van deze ontvangers verlangen dat zij de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen om de gedeelde persoonsgegevens te beschermen. De persoonsgegevens die worden verwerkt voor het klantenbeheer worden bewaard gedurende de periode die nodig is om te voldoen aan de wettelijke vereisten (o.a. op het gebied van boekhouding).
19.2. De Klant en zijn medewerkers hebben te allen tijde recht op inzage in hun persoonsgegevens en kunnen deze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, laten wissen of de verwerking ervan laten beperken. Daarnaast heeft de Klant het recht om een kopie (in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm) van zijn persoonsgegevens te verkrijgen en de persoonsgegevens te laten doorsturen naar een andere onderneming. Bovendien kan de Klant zich kosteloos verzetten tegen elke verwerking van zijn
persoonsgegevens met het oog op directe marketing. Hiertoe dient de Klant een schriftelijk, gedateerd en ondertekend verzoek te richten aan The Presence Group. Bij twijfel over de identiteit van de betrokkene zal The Presence Group aanvullende informatie opvragen die identificatie mogelijk maakt.
19.3. Alle persoonsgegevens die via de website worden verkregen en verwerkt, worden vertrouwelijk behandeld en in geen geval aan derden doorgegeven.
19.4. Voor meer informatie over het privacybeleid verwijst The Presence Group naar de privacyverklaring die beschikbaar is op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxx.
19.5. The Presence Group neemt alle noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Wanneer persoonlijke gegevens worden doorgegeven aan The Presence Group via online communicatiekanalen (bijvoorbeeld WhatsApp), erkent de persoon die de persoonlijke gegevens verzendt de risico’s die hiermee gepaard gaan. De persoon die persoonsgegevens via online communicatiekanalen verzendt, draagt dus alle potentiële risico’s die verbonden zijn aan het gebruik van het online communicatiekanaal. The Presence Group kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor enig risico, verlies of schade veroorzaakt door het delen van persoonsgegevens via deze kanalen.
20. Vertrouwelijkheid
20.1. Partijen verbinden zich ertoe de vertrouwelijkheid van alle door de Klant verstrekte informatie in het kader van de uitvoering van de Diensten strikt te beschermen, met inbegrip van maar niet beperkt tot de commercieel gevoelige bedrijfsinformatie. Deze verplichting tot vertrouwelijkheid omvat alle mondelinge, schriftelijke, elektronische of andere vormen van informatie die als vertrouwelijk kunnen worden beschouwd of die door de Klant uitdrukkelijk als vertrouwelijk zijn aangemerkt.
20.2. Partijen zullen deze vertrouwelijke informatie uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de Overeenkomst. Deze vertrouwelijke informatie zal door de subagenten of de medewerkers van de ontvangende partij ook niet aan derden worden bekendgemaakt of ter beschikking worden gesteld zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij. De ontvangende partij zal tevens alle nodige maatregelen nemen om de verspreiding van deze vertrouwelijke informatie te voorkomen.
20.3. Zowel tijdens de looptijd van de Overeenkomst als na de beëindiging ervan verbinden de Partijen zich ongeacht de reden van de beëindiging ertoe om aan niemand informatie van persoonlijke of vertrouwelijke aard bekend te maken met betrekking tot de andere partij, haar bedrijf, werkwijze, gebruikte IT en/of software, klanten of leveranciers, eventuele bedrijfs- of commerciële informatie en andere Vertrouwelijke Informatie, ongeacht het belang van deze informatie of de omstandigheden, zelfs indirect, waarin de ontvangende partij de informatie heeft ontvangen. De Partijen zullen zich voorts onthouden van het in gevaar brengen van de naam en reputatie van de andere partij.
20.4. De Partijen verbinden zich er daarom toe te allen tijde, zowel tijdens de uitvoering als na de beëindiging van deze Overeenkomst, het vertrouwelijke karakter van deze informatie te handhaven en geen feiten of informatie te gebruiken, openbaar te maken of aan derden mee te delen waarvan zij kennis hebben gekregen of die zij zelf hebben ontwikkeld in het kader van de uitvoering van deze Overeenkomst en die normaliter niet toegankelijk zijn voor het publiek.
21. Nietigheid en Verval van rechten
21.1. Elke nietigheid, ongeldigheid of niet-afdwingbaarheid van een van de bepalingen van deze Voorwaarden en meer in het algemeen van de bepalingen die de juridische relatie tussen de Partijen beheersen, om welke reden dan ook (geheel of gedeeltelijk), zal op geen enkele wijze de geldigheid van de andere clausules van deze Voorwaarden beïnvloeden ondanks de nietigheid van de betwiste clausule. De overige bepalingen van deze Voorwaarden blijven derhalve onverkort van toepassing. De nietig verklaarde clausule zal voor zover mogelijk worden vervangen door een clausule die de (economische) intentie van de nietig verklaarde clausule zo dicht mogelijk benadert.
21.2. Het niet inroepen van een recht of het niet toepassen van een sanctie door The Presence Group houdt op geen enkele wijze afstand van dit recht in.
22. Toepasselijk recht en Bevoegde autoriteiten
Op deze Voorwaarden en de algehele rechtsverhouding tussen The Presence Group en de Klant is alleen en uitsluitend de wetgeving van Luxemburg van toepassing. Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de rechtsverhouding tussen The Presence Group en de Klant, zullen uitsluitend worden beslecht door de rechtbanken van Luxemburg, tenzij de wet dit anders vereist.