Artikel 1 – Begripsomschrijving
Algemene voorwaarden + AVG
Artikel 1 – Begripsomschrijving
In de algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
1. Opdrachtgever: natuurlijk persoon of rechtspersoon die aan Opdrachtnemer een opdracht geeft tot het verrichten van werkzaamheden.
2. Opdrachtnemer: Tax Heaven, Xxxxxxxxxxxx 00, 0000XX Xxx (KvK-nummer: 32168943).
3. Opdracht/overeenkomst: de overeenkomst van opdracht, waarbij opdrachtnemer zich jegens opdrachtgever verbindt om bepaalde werkzaamheden te verrichten.
4. Medewerkers: een natuurlijk persoon werkzaam en/of verbonden aan de opdrachtnemer al dan niet op grond van een arbeidsovereenkomst.
5. Werkzaamheden: Alle door opdrachtnemer ten behoeve van opdrachtgever uit te voeren werkzaamheden, waartoe opdracht is gegeven en die door opdrachtnemer zijn aanvaard alsmede alle daaruit voor opdrachtnemer voortvloeiende werkzaamheden.
Artikel 2 – Toepasselijkheid
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsverhoudingen tussen opdrachtnemer en opdrachtgever, waaronder alle aanbiedingen, offertes, opdrachten, rechtsbetrekkingen en overeenkomsten, hoe ook genaamd. Deze algemene voorwaarden zijn van overeenkomstige toepassing op alle vervolgopdrachten.
2. U kunt de algemene voorwaarden raadplegen op onze website xxx.xxx-xxxxxx.xx op de informatiepagina. Tevens zullen de algemene voorwaarden ter beschikking worden gesteld door opdrachtnemer, hetzij via email hetzij via de verwijzing naar de website, alvorens de opdrachtbevestiging tot stand komt.
3. Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen in, bijvoorbeeld, een schriftelijke overeenkomst of opdrachtbevestiging. Toepasselijkheid van eventuele inkoop-of andere (algemene) voorwaarden van opdrachtgever wordt door opdrachtnemer uitdrukkelijk van de hand gewezen.
4. In het geval deze algemene voorwaarden en de opdrachtbevestiging onderling tegenstrijdige voorwaarden bevatten, gelden de in de opdrachtbevestiging opgenomen voorwaarden.
5. Indien een bepaling uit deze algemene voorwaarden nietig is, dan wel vernietigend, tast dit enkel de desbetreffende bepaling aan en niet de gehele overeenkomst. Daarnaast zal de desbetreffende bepaling worden vervangen door een bepaling, welke aansluit bij de oorsprong en strekking van het nietige, dan wel de vernietigbare bepaling.
6. Opdrachtnemer sluit iedere aansprakelijkheid uit voor schade die ontstaat ten gevolge van het voldoen door opdrachtnemer aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de gedrags- en beroepsregels.
Artikel 3 – Totstandkoming van de overeenkomst
1. De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de door opdrachtnemer en opdrachtgever ondertekende (hetzij schriftelijk hetzij een digitale handtekening voor akkoord via email) opdrachtbevestiging door opdrachtnemer retour is ontvangen. De bevestiging is gebaseerd op de ten tijde daarvan door opdrachtgever aan opdrachtnemer verstrekte informatie. De bevestiging wordt geacht de overeenkomst juist en volledig weer te geven.
2. Alle opdrachten komen, met terzijdestelling van de artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek, uitsluitend tot stand met opdrachtnemer en worden uitsluitend door opdrachtnemer uitgevoerd, tenzij artikel 5 van toepassing is.
3. Het staat partijen vrij te bewijzen dat de overeenkomst op andere wijze tot stand is gekomen.
4. De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd tenzij uit de inhoud, aard of strekking van de verleende opdracht voortvloeit dat deze voor een bepaalde tijd is aangegaan.
Artikel 4 – Terbeschikkingstelling van informatie door de opdrachtgever
1. Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden, welke opdrachtnemer overeenkomstig zijn oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking te stellen. Opdrachtnemer bepaalt wat onder gewenste vorm, gewenste wijze en tijdig dient te worden verstaan.
2. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn.
3. In geval van opdrachten tot controle van financiële verantwoordingen zal opdrachtgever opdrachtnemer op de hoogte brengen van alle overige informatie die voor de uitvoering of voltooiing van de opdracht relevant is.
4. Opdrachtgever dient ervoor zorg te dragen dat opdrachtnemer onverwijld wordt geïnformeerd over feiten en omstandigheden die voor een concrete uitvoering van de werkzaamheden van belang kunnen zijn.
5. Opdrachtnemer heeft het recht om de uitvoering van de opdracht op te schorten tot het moment dat opdrachtgever aan de om de voorgaande leden genoemde verplichtingen heeft voldaan.
6. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor de door opdrachtgever geleden schade voortvloeiende uit het door opdrachtgever dan wel derden, niet tijdig informeren over of achterhouden van feiten en omstandigheden, die voor een correcte uitvoering van de werkzaamheden van belang kunnen zijn, en het geven van een verkeerde voorstelling van zaken.
7. Indien en voor zover opdrachtgever zulks verzoekt, worden de ter beschikking gestelde originele bescheiden aan deze geretourneerd.
8. De uit de vertraging in de uitvoering van de opdracht voortvloeiende extra kosten en extra honorarium, ontstaan door het niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de verlangde gegevens en bescheiden, zijn voor rekening van opdrachtgever.
9. Opdrachtgever is verplicht opdrachtnemer onmiddellijk te informeren over een eventueel faillissement, schuldsanering, surseance van betaling of beslag op substantieel deel van het vermogen van opdrachtgever.
Artikel 5 – Uitvoering van de opdracht
1. Opdrachtnemer zal zich naar beste kunnen inspannen de werkzaamheden uit te voeren overeenkomstig de met opdrachtgever schriftelijk vastgelegde afspraken en procedures.
2. Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop en door welke medewerker(s) de verleende opdracht wordt uitgevoerd, zulks met uitsluiting van het bepaalde in artikel 7:404 Burgerlijk Wetboek.
3. Opdrachten aan opdrachtnemer leiden tot een inspanningsverplichting, niet tot een resultaatverplichting.
4. Opdrachtnemer kan meer werkzaamheden verrichten en aan opdrachtgever in rekening brengen dan waartoe opdracht is verstrekt, indien opdrachtgever hiervoor toestemming heeft verleend.
5. Opdrachtnemer zal bij inschakeling van derden voor de uitvoering van de opdracht zoveel mogelijk tevoren overleg plegen met opdrachtgever en bij de selectie van derden de nodige zorgvuldigheid in acht nemen. Opdrachtnemer is in geen enkel geval en onder geen enkele omstandigheid aansprakelijk voor tekortkomingen van de door opdrachtnemer of opdrachtgever ingeschakelde derden.
6. In het geval opdrachtnemer op verzoek of met voorafgaande instemming van opdrachtgever werkzaamheden of andere prestaties verricht die buiten de inhoud en omvang van de werkzaamheden vallen, zullen deze werkzaamheden of prestaties door opdrachtgever aan opdrachtnemer worden vergoed volgens de gebruikelijke tarieven van opdrachtnemer. In dat geval aanvaardt opdrachtgever dat het overeengekomen tijdstip of verwachte tijdstip van voltooiing van de werkzaamheden de wederzijdse verantwoordelijkheden van opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen worden beïnvloed.
7. Opdrachtnemer is niet verplicht om mondelinge of schriftelijke adviezen, rapporten of uitkomsten van de werkzaamheden behorend bij de verstrekte opdracht, te actualiseren naar aanleiding van gebeurtenissen die zich na de levering van de definitieve versie van het advies, het rapport of de uitkomsten hebben voorgedaan.
8. De door opdrachtnemer als onderdeel van de werkzaamheden gegeven adviezen, meningen, verwachtingen, voorspellingen en aanbevelingen kunnen onder geen voorwaarde of omstandigheid worden opgevat als een garantie ter zake van toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden.
9. Indien opdrachtnemer aan de opdrachtgever een voorbeeldberekening, een voorbeeldpolis, een voorbeeldovereenkomst, een model of anderszins een voorbeeld getoond of verstrekt heeft, dan wordt het vermoed slechts als aanduiding te zijn verstrekt zonder dat de zaak daaraan behoefde te beantwoorden, tenzij uitdrukkelijk wordt overeengekomen dat de zaak daarmee zal overeenstemmen.
10. De opdrachtgever is gehouden het geleverde, zoals documenten, overzichten, e-mails, spreadsheets, berekeningen, declaraties, facturen of andere zaken die bij de overeenkomst horen, op het moment van levering, doch in ieder geval binnen zo kort mogelijke termijn, te (doen) onderzoeken. De opdrachtgever onderzoekt daarbij of kwaliteit en kwantiteit van het geleverde overeenstemmen met de overeenkomst, althans voldoet aan de eisen die daaraan in het normale (handels-) verkeer gelden.
Artikel 6 – Geheimhouding
1. Opdrachtnemer is, tenzij hij een wettelijke of beroepsplicht tot bekendmaking heeft, verplicht tot geheimhouding tegenover derden. Dit artikel vindt geen toepassing op informatie die op schriftelijke verzoek van de opdrachtnemer door opdrachtgever openbaar wordt gemaakt en op informatie die zonder schending van een geheimhouding thans in het publieke domein bekend is.
2. Opdrachtnemer is niet gerechtigd de informatie die aan hem door opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld aan te wenden tot een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen. Hierop wordt echter een uitzondering gemaakt in het geval opdrachtnemer voor zichzelf optreedt in een tucht-, civiele, of strafprocedure waarbij deze stukken van belang kunnen zijn.
3. Tenzij daartoe door opdrachtnemer voorafgaande schriftelijke toestemming is verleend, zal opdrachtgever de inhoud van rapporten, adviezen of andere al of niet schriftelijke uitingen van opdrachtnemer, die niet zijn opgesteld of gedaan met de strekking derden van de daarin neergelegde informatie te voorzien, niet openbaar maken. De opdrachtgever zal er tevens voor zorgdragen dat derden niet van de in de vorige zin bedoelde inhoud kennis kunnen nemen.
4. Opdrachtnemer zal zijn verplichtingen op grond van dit artikel opleggen aan door hem ingeschakelde derden.
Artikel 7 – Intellectuele eigendom
1. Opdrachtnemer behoudt zich alle rechten voor met betrekking tot producten (van de geest) welke hij gebruikt of heeft gebruikt en/of ontwikkelt of heeft ontwikkeld in het kader van de uitvoering van de opdracht van opdrachtgever, voor zover deze uit de wet voortvloeien. Alle intellectuele eigendomsrechten en auteursrechten die ontstaan tijdens, of voortvloeien uit, de uitvoering van de opdracht komen toe aan opdrachtnemer.
2. Het is opdrachtgever uitdrukkelijk verboden producten, waaronder mede begrepen computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, rapporten, verslagen, plannen, (model)contracten, logo´s, tekeningen, data, product of bedrijfsnaam, teksten en beelden van opdrachtnemer, een en ander in de ruimste zin des woords, al dan niet met inschakeling van derden te verveelvoudigen, openbaren of exploiteren.
3. Het is opdrachtgever niet toegestaan hulpmiddelen van die producten aan derden ter hand te stellen, anders dan ter inwinning van een deskundig oordeel omtrent de werkzaamheden van opdrachtnemer.
4. De opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor aanspraken van derden met betrekking tot rechten van intellectuele eigendom op door de klant verstrekte materialen of gegevens, die bij de uitvoering van de overeenkomst worden gebruikt. Indien de opdrachtnemer aan opdrachtgever informatiedragers, elektronische bestanden, e-mails, of software etc. verstrekt, garandeert de opdrachtnemer dat deze vrij zijn van virussen en defecten.
Artikel 8 – prijzen en betaling
1. Alle prijzen zijn in Euro’s (€) exclusief omzetbelasting (BTW) en andere heffingen welke van overheidswege
worden opgelegd.
2. Alle facturen zullen door de opdrachtgever worden betaald overeenkomstig de op de factuur vermelde
betalingscondities. Bij gebreke van specifieke condities zal de opdrachtgever binnen 14 (veertien) dagen na factuurdatum betalen.
3. Het recht van de opdrachtgever om vorderingen op opdrachtnemer te verrekenen wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
4. De opdrachtgever kan slechts aan opdrachtnemer bevrijdend betalen. Rechtstreekse betalingen aan werknemers van opdrachtnemer rechtvaardigt xxxxxx enige verrekening of opschorting van de betalingsverplichting jegens opdrachtnemer.
5. Eventuele overeengekomen betalingskortingen of bonussen zijn eenmalig, kunnen enkel vereffend worden bij betaling van de betreffende factuur, en geven geen recht op toekomstige kortingen, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen.
6. Iedere door de opdrachtgever xxxxxx betaling geschiedt steeds ter afdoening van alle verschuldigde rente en kosten en vervolgens van die opeisbare facturen die het langst openstaan, ook indien opdrachtgever vermeldt dat voldoening betrekking heeft op een latere factuur.
7. Na het verstrijken van de betalingstermijn is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim en over het opeisbare bedrag de wettelijke rente voor handelstransacties conform 6:119a BW verschuldigd.
8. Indien tot (buiten)gerechtelijke Incasso wordt overgegaan is de opdrachtgever aan Opdrachtnemer buitengerechtelijke kosten verschuldigd ter hoogte van de maximale wettelijk toegestane percentages en bedragen zoals vermeld in artikel 2 lid 1 van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten van 1 juli 2012. De Gerechtelijke kosten zijn niet beperkt tot de te liquideren proceskosten doch zullen integraal voor rekening van de opdrachtgever zijn, indien deze in overwegende mate in het ongelijk wordt gesteld.
9. Opdrachtnemer is in alle gevallen gerechtigd aangeboden of overeengekomen prijzen en tarieven door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de opdrachtgever aan te passen. Indien de opdrachtgever niet akkoord wenst te gaan met een door opdrachtnemer kenbaar gemaakte aanpassing van prijzen en tarieven binnen drie maanden na de getekende opdrachbevestiging, is de opdrachtgever gerechtigd per direct na de in die artikelen bedoelde kennisgeving de overeenkomst schriftelijk op te zeggen dan wel de overeenkomst te annuleren. Opzegging op grond van prijswijziging kan slechts plaatsvinden tegen de datum van ingang van de wijziging. Wijzigingen of indexering van de lonen of heffingen van overheidswege waaronder de loonbelasting en sociale premies zijn geen wijziging in de zin van dit artikel en kunnen steeds worden doorgevoerd.
10. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om te allen tijde nadere zekerheid van de opdrachtgever te verlangen voor het nakomen van bestaande of redelijkerwijs te verwachten toekomstige betalingsverplichtingen gerekend over een periode van twee maanden. Bij gebreke van het stellen van zekerheid door de opdrachtgever binnen een door opdrachtnemer aan te geven termijn, is opdrachtnemer gerechtigd de uitvoering van de overeenkomst direct op te schorten of te beëindigen. Opdrachtnemer zal in dat geval nimmer gehouden zijn tot betaling van enige schadevergoeding. De opdrachtgever blijft gehouden de reeds door opdrachtnemer verrichtte prestatie te vergoeden.
11. In geval van liquidatie, faillissement, WSNP of surseance van betaling van de opdrachtgever zijn de facturen van opdrachtnemer onmiddellijk opeisbaar.
Artikel 9 – Klachten
1. Klachten met betrekking tot de verrichte werkzaamheden en/of het factuurbedrag dienen schriftelijk binnen 30 dagen na de verzenddatum van de stukken of informatie waarover opdrachtgever reclameert, dan wel binnen 30 dagen na de ontdekking van het gebrek indien opdrachtgever aantoont dat hij het gebrek redelijkerwijs niet eerder kon ontdekken, aan opdrachtnemer te worden kenbaar gemaakt.
2. Klachten als in het eerste lid bedoeld, schorten de betalingsverplichting van opdrachtgever niet op.
3. In geval van een terecht uitgebrachte klachten heeft opdrachtnemer de keuze tussen aanpassing van het in rekening gebrachte honorarium, het kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van de afgekeurde werkzaamheden of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht tegen een restitutie naar evenredigheid van door opdrachtgever reeds betaald honorarium.
Artikel 10- Leveringstermijn
1. Termijnen waarbinnen de werkzaamheden dienen te zijn afgerond, zijn slechts te beschouwen als richttermijnen en uitdrukkelijk niet als fatale termijnen.
Artikel 11 – Opzegging
1. Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen te allen tijde, met inachtneming een opzegtermijn van een maand, de overeenkomst tussentijds opzeggen, tenzij daarvan is afgeweken.
2. Opzegging dient schriftelijk aan de opdrachtgever te worden meegedeeld.
3. Indien de opdracht tussentijds wordt opgezegd, is opdrachtgever gehouden tot betaling van de declaraties en kosten voor de tot dan toe verrichte werkzaamheden en kosten die voortvloeien uit eventuele annulering van ingeschakelde derden. Deze betalingsverplichtingen van opdrachtgever worden op het moment van beëindiging van de opdracht direct en volledig opeisbaar.
Artikel 12 – Aansprakelijkheid
1. Opdrachtnemer zal zijn werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij handelend zoals van een (zorgvuldige) opdrachtnemer kan worden verwacht.
2. Iedere (buiten) contractuele aansprakelijkheid van opdrachtnemer en/of zijn medewerker(s)of werknemers is beperkt tot de hoogte van de laatste factuur, of indien het een enkele opdracht betreft, de hoogte van het bedrag van de desbetreffende opdracht. In geen geval is de aansprakelijkheid hoger dan hetgeen in het desbetreffende geval onder de verzekering van opdrachtnemer wordt uitgekeerd.
3. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor enige gevolgschade, bedrijfsschade of indirecte schade (waaronder, maar niet beperkt tot gederfde winst, gemiste besparingen) die het gevolg is van het niet, niet tijdig of niet deugdelijk presteren door opdrachtnemer.
4. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor vorderingen van derden (waaronder ook maatregelen door of vanwege de Belastingdienst) wegens schade die veroorzaakt is, doordat de opdrachtgever aan opdrachtnemer onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij opdrachtgever aantoont dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds, dan wel veroorzaakt is door opzet of grove schuld van opdrachtnemer.
5. Deze bepaling is niet van toepassing voor opdrachten tot onderzoek van de jaarrekening zoals bedoeld in artikel 393 Boek 2 BW.
6. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat opdrachtnemer is uit gegaan van door de opdrachtgever verstrekte onjuiste, onvolledige of ontijdige gegevens, tenzij deze onjuistheid of onvolledigheid voor opdrachtnemer kenbaar behoorde te zijn.
7. Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor enige schade die voortvloeit uit fouten in door opdrachtnemer gebruikte software of computerprogrammatuur, of voor schade ontstaan door (technische) storingen en/of het niet, of niet goed functioneren van (elektronische en/of data) verbindingen of de kwaliteit hiervan, ongeacht of deze door opdrachtnemer of door derden gerealiseerd worden.
8. Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor welke schade dan ook die voortvloeit uit de omstandigheid dat door de opdrachtgever aan opdrachtnemer verzonden (e-mail)berichten opdrachtnemer niet hebben bereikt, of vice versa.
9. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade ontstaan door opzet, roekeloosheid, (grove) onachtzaamheid of (grove) nalatigheid van door opdrachtnemer ingeschakelde derden.
10. De opdrachtgever heeft slechts recht op schadevergoeding indien de schade zo snel mogelijk nadat het is voorgevallen aan opdrachtnemer bekend is gemaakt.
Artikel 13 – Vervaltermijn
1. Voor zover in deze algemene voorwaarden niet anders is bepaald, vervallen vorderingsrechten en andere bevoegdheden van opdrachtgever uit welke hoofde ook jegens opdrachtnemer in verband met het verrichten van werkzaamheden door opdrachtnemer, in ieder geval na één jaar na het moment waarop opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten en bevoegdheden.
2. In afwijking van de wettelijke verjaringstermijnen, bedraagt de verjaringstermijn van alle vorderingen en verweren jegens opdrachtgever en de door opdrachtgever bij de uitvoering van een overeenkomst betrokken derden, één jaar.
Artikel 14 – Privacy - AVG
1. Verwerking van persoonsgegevens door opdrachtnemer in het kader van de activiteiten zoals vermeld in de voorgaande leden, vindt plaats conform de AVG (zie bijlage I).
2. Dit artikel heeft betrekking op natuurlijke personen. Organisaties en ondernemingen zijn hier dus van uitgesloten.
Artikel 15 – Elektronische communicatie
1. Gedurende de uitvoering van de opdracht kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer door middel van elektronische middelen met elkaar communiceren.
2. Aan het gebruik van elektronische communicatie c.q. middelen kleven risico’s, waarvan opdrachtgever en
opdrachtnemer zich bewust zijn.
3. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van elektronische middelen van communicatie, waaronder – maar niet beperkt tot – schade ten gevolge van niet-aflevering of vertraging bij de aflevering van elektronische communicatie, onderschepping of manipulatie van elektronische communicatie door derden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor verzending, ontvangst of verwerking van elektronische communicatie, overbrenging van virussen en het niet of niet goed functioneren van het telecommunicatienetwerk of andere voor elektronische communicatie benodigde middelen, behoudens voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove schuld.
4. In geval van twijfel omtrent de inhoud of verzending van elektronisch communicatie zijn de data-uittreksels uit de computersystemen van opdrachtnemer bepalend en leveren dwingend bewijs op, tenzij opdrachtgever tegenbewijs levert.
Artikel 16 – Vindplaats
1. Deze algemene voorwaarden kunnen worden geraadpleegd en gedownload via de website van opdrachtnemer: xxx.xxx-xxxxxx.xx
Artikel 17 – Toepasselijk recht en forumkeuze
1. Op alle overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, is Nederlands recht van toepassing.
2. Alle geschillen die verband houden met overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin opdrachtnemer zijn woonplaats heeft, tenzij een andere rechter dwingendrechtelijk van toepassing is.
3. In afwijking van het bepaalde in lid 2 zijn opdrachtgever en opdrachtnemer bevoegd om geschillen aan een college voor geschillen voor te leggen.
Bijlage I: AVG
Artikel 14 – Privacy - AVG
1. Verwerking van persoonsgegevens door opdrachtnemer in het kader van de activiteiten zoals vermeld in de voorgaande leden, vindt plaats conform de AVG (zie bijlage 1).
2. Dit artikel heeft betrekking op natuurlijke personen. Organisaties en ondernemingen zijn hier dus van uitgesloten.
Privacyverklaring Tax Heaven
Klant
De klant is diegene met wie Tax Heaven een overeenkomst voor dienstverlening is aangegaan. Ten behoeve van de klant kunnen door Tax Heaven persoonsgegevens worden verwerkt zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen; Tax Heaven is dan verwerker. Ook kan het zijn dat Tax Heaven alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; Tax Heaven is dan verwerkingsverantwoordelijke.
Persoonsgegevens
Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die in het kader van de overeenkomst voor dienstverlening wordt verwerkt. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Geen klant, maar wel verbonden met Tax Heaven?
Naast onze klanten verwerken wij ook persoonlijke gegevens van leads, prospects, nieuwsbrieflezers, leveranciers, relaties, sollicitanten en eventuele medewerkers. In zijn algemeenheid geldt dat de bepalingen die hieronder staan ook van toepassing zijn op de persoonlijke gegevens die wij verwerken voor deze personen. Afwijkende bepalingen voor deze personen komen verderop aan de orde.
Verwerking van persoonsgegevens
Hieronder verstaan wij: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Verantwoordelijke voor de persoonsgegevens in de zin van de AVG
Tax Heaven verwerkt o.a. persoonsgegevens voor en in opdracht van de klant. Als wij de persoonsgegevens alleen verwerken zonder daarbij zelf te bepalen wat er mee gebeurt, dan blijft de klant verantwoordelijk voor de persoonsgegevens. De klant bepaalt dan voor welk doel en met welke middelen de persoonsgegevens worden verwerkt. Dit is veelal het geval indien wij de salarisadministratie verwerken voor de klant.
Ook kan Tax Heaven verwerkingsverantwoordelijke zijn voor de persoonsgegevens van de klant, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van samenstellingsopdrachten voor de klant. In dit geval stelt Tax Heaven alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vast. Indien Tax Heaven verwerkingsverantwoordelijke is, is de klant verplicht de AVG of andere wet- of regelgeving inzake verwerking of bewerking van persoonsgegevens na te leven.
Voor zover wij persoonsgegevens laten verwerken via een derde, bijvoorbeeld een softwareleverancier, is de derde sub-verwerker.
Welke persoonsgevens worden verwerkt
In de meeste gevallen zijn dit privacygevoelige persoonsgegevens. Dit zijn gegevens als:
• Naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht
• Adres en woonplaats
• Emailadres en telefoonnummer
• Geboortedata en -plaats van de klant en diens gezin
• Burgerlijke stand
• Bankrekeningnummer
• Medische gegevens (voor het invullen van de belastingaftrek in de inkomstenbelasting)
• BSN nummer
• Inkomensgegevens en andere gegevens over de financiële of economische situatie van de klant.
Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen, (subsidie)aanvragen en de salarisadministratie is Tax Heaven vanuit de wet verplicht het BSN-nummer te verwerken. Een volledige kopie van het identiteitsbewijs is daarnaast verplicht vanuit de loonbelasting. De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht Tax Heaven om de identiteit van de klant vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren. Het samenstellen van diverse soorten financiële- en adviesrapportages, belastingaangiften en loonstroken vormt de kern van de dienstverlening van Tax Heaven. Hiermee wordt uiterst zorgvuldig omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.
Wij verwerken geen gegevens over bijvoorbeeld ras, politieke opvattingen, geloofsovertuiging en medische informatie. Mocht er om een bijzondere reden noodzaak zijn dit wel te doen, dan zullen wij dit specifiek met de klant opnemen in de overeenkomst van dienstverlening.
Hoe worden persoonsgevens verwerkt
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op de manier die wij met de klant hebben afgesproken in de opdracht tot dienstverlening. Dit verwerken doen wij niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk voor de uitvoering van deze opdracht.
De verwerking vindt plaats volgens de afspraken met de klant, tenzij wij op grond van de wet- of regelgeving verplicht zijn om anders te handelen (bijvoorbeeld bij het maken van een afweging of een melding van een “ongebruikelijke
transactie” moet worden gedaan in het kader van de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)). Indien een instructie, naar onze mening, een inbreuk maakt op de AVG stellen wij de klant daarvan onmiddellijk in kennis.
Ingeval wij verwerker zijn vindt de verwerking plaats onder verantwoordelijkheid van de klant. Wij hebben geen zeggenschap over het doel en de middelen van de verwerking en nemen geen beslissingen over zaken als het gebruik van persoonsgegevens, de bewaartermijn van de voor de klant verwerkte persoonsgegevens en het verstrekken van persoonsgegevens aan derden. Ingeval wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, zoals bij het uitvoeren van samenstellingsopdrachten voor de klant, zullen wij de gegevens verwerken zoals wij dat juist achten als deskundige en in het licht van de overeengekomen opdracht. De klant dient er dan voor te zorgen dat hij voldoet aan de op hem als verwerker van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens en dient zich te houden aan de afspraken die we hebben gemaakt in de opdracht tot dienstverlening.
Als wij een zelfstandige verplichting mochten hebben op basis van wettelijke voorschriften of de voor de medewerkers geldende beroeps- en gedragsregels met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens, dan leven wij deze verplichtingen na.
De klant is wettelijk verplicht de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van privacy na te leven. In het bijzonder dient de klant vast te stellen of er sprake is van een rechtmatige grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens. Wij zorgen ervoor dat wij voldoen aan de op ons van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens.
Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (EU), tenzij wij hierover met de klant andere afspraken hebben gemaakt die schriftelijk zijn vastgelegd.
Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens
Wij zorgen ervoor dat alleen onze medewerkers toegang hebben tot de persoonsgegevens. De uitzondering hierop zijn eventuele sub-verwerkers. Wij beperken de toegang door onze medewerkers, waar mogelijk, tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor hun werkzaamheden. Wij zorgen er ook voor dat de medewerkers die toegang hebben tot de persoonsgegevens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en wettelijke verplichtingen.
Wij kunnen andere verwerkers (sub-verwerkers) inschakelen voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die voortvloeien uit de opdracht, bijvoorbeeld als deze sub-verwerkers over specialistische kennis of middelen beschikken waarover wij niet beschikken. Als het inschakelen van sub-verwerkers tot gevolg heeft dat deze persoonsgegevens gaan verwerken dan zullen wij die sub-verwerkers (schriftelijk) dezelfde verplichtingen opleggen. Met het verlenen van een opdracht aan Tax Heaven wordt instemming verleend voor het inschakelen van eventuele sub-verwerkers.
Inzage, wijziging of verwijdering van persoonsgegevens
Voor zover mogelijk voldoen wij aan verzoeken om inzage of wijziging of verwijdering van persoonsgegevens. Het verwijderen van persoonsgegevens is een recht vanuit de AVG, maar wij hebben te maken met wetgeving ten aanzien van bewaarplicht van gegevens en die wetgeving gaat voor. Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is. In veel gevallen hebben we een wettelijke plicht om gegevens te bewaren. In de meeste gevallen is deze wettelijke plicht 7 of 10 jaar. Mocht het voldoen aan verzoeken kosten met zich meebrengen voor ons of de sub-verwerker dan kunnen wij die kosten in rekening brengen.
Als wij een verzoek krijgen om persoonsgegevens ter beschikking te stellen dan doen wij dit alleen als het verzoek is gedaan door een daartoe bevoegde instantie. Bovendien beoordelen wij eerst of wij van mening zijn dat het verzoek bindend is, of dat wij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moeten voldoen. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stellen wij de klant op de hoogte van het verzoek. Wij proberen dat op zodanig korte termijn te doen, dat het voor de klant mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de persoonsgegevens in te stellen. Als wij de klant op de hoogte mogen stellen dan zullen wij ook met de klant overleggen over de wijze waarop en welke gegevens wij ter beschikking zullen stellen.
Beveiligingsmaatregelen
Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen genomen met een beveiligingsniveau dat past bij de aard van de
persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico’s van de verwerking. Bij het nemen van de
beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met de te mitigeren risico’s, de stand van de techniek en de kosten van
de beveiligingsmaatregelen.
Wij bieden passende waarborgen voor de toepassing van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.
Als de klant de manier waarop wij de beveiligingsmaatregelen naleven wil laten inspecteren door een onafhankelijk deskundige, dan kan hiertoe een verzoek worden gedaan. Wij zullen hierover samen met de klant afspraken maken. De kosten van een inspectie cq. audit zijn voor rekening van de klant. De klant stelt aan ons een kopie van het inspectierapport ter beschikking.
Datalekken
Tax Heaven pakt meldingen zo spoedig mogelijk op voor nader onderzoek en neemt die maatregelen die nodig zijn om verdere schade voor betrokkenen en Tax Heaven te voorkomen. Zoals de wet vereist wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken.
Geheimhoudingsplicht
Wij houden verkregen persoonsgegevens geheim en verplichten onze medewerkers en eventuele sub-verwerkers ook tot geheimhouding. Medewerkers nemen met betrekking tot de aan hen toevertrouwde persoonsgegevens bovendien geheimhouding in acht zoals deze geldt op basis van hun eventuele beroeps- en gedragsregels.
Aansprakelijkheid
De klant staat ervoor in dat de verwerking van persoonsgegevens conform onze overeenkomst van dienstverlening en deze bepalingen niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van andere betrokkenen zoals familie of medewerkers.
Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door de klant niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving. De klant vrijwaart ons ook voor aanspraken van derden op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die derden hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die wij in verband daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan ons worden opgelegd ten gevolge van het handelen van de klant.
De in een opdracht van dienstverlening en daarbij behorende algemene voorwaarden overeengekomen beperking van onze aansprakelijkheid is van kracht op de verplichtingen zoals hier opgenomen, met dien verstande dat een of meerdere schadevorderingen uit hoofde van deze privacyverklaring en/of de opdracht tot dienstverlening nooit tot overschrijding van de beperking kan leiden.
Beëindiging en teruggave of vernietiging van persoonsgegevens
Gezien onze wettelijke bewaarplicht en andere wet- of (beroeps)regelgeving kunnen wij over het algemeen niet voldoen aan een eventueel verzoek van de klant tot vernietiging of teruggave van de persoonsgegevens bij einde van onze opdracht tot dienstverlening. Mocht dit wel mogelijk zijn dan zullen wij aan dit verzoek meewerken.
De kosten van het verzamelen en overdragen van persoonsgegevens bij het eindigen van de opdracht zijn voor rekening van de klant. Datzelfde geldt voor de kosten van de vernietiging van de persoonsgegevens.
Aanvullingen en wijzigingen privacyverklaring Tax Heaven
We zorgen ervoor dat deze privacyverklaring actueel is en passen de bepalingen van deze verklaring – indien nodig – aan. Indien deze bepalingen significante wijzigingen of aanvullingen ondergaan vanwege nieuwe of gewijzigde wetgeving zullen wij onze klanten hierover informeren. Als wij niet meer kunnen voldoen aan een bepaald niveau van bescherming, kan dit voor ons reden zijn om een opdracht tot dienstverlening te beëindigen.
Afwijkende bepalingen voor bepaalde natuurlijke personen
Voor persoonlijke gegevens van leads en prospects hanteren wij de regel dat we eens per jaar alle persoonlijke gegevens verwijderen die al langer dan een jaar door ons worden verwerkt met het doel een opdracht tot dienstverlening te kunnen sluiten. Dit tenzij met de betrokken persoon een vervolgafspraak is overeengekomen en vastgelegd waaruit blijkt dat we nog een jaar door kunnen gaan met verwerken.
Met sollicitanten maken wij de afspraak dat hun persoonlijke gegevens na sluiting van een vacature na maximaal 12 maanden worden verwijderd.
Voor persoonlijke gegevens van medewerkers, stagiaires, inleners, uitzendkrachten of zzp-ers bij Tax Heaven geldt hetzelfde als voor klanten met dien verstande dat in plaats van de opdracht tot dienstverlening moet worden gelezen de arbeidsovereenkomst, de stage-overeenkomst, de inleenovereenkomst, de uitzendovereenkomst of de managementovereenkomst. Ook voor het bewaren van hun persoonlijke gegevens hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen.
Slotbepalingen
Partijen werken desgevraagd samen met de toezichthoudende autoriteit bij het vervullen van haar taken.
Op deze bepalingen is Nederlands recht van toepassing, de Nederlandse rechter is bevoegd kennis te nemen van alle geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met deze bepalingen.
Deze privacyverklaring maakt deel uit van onze opdrachten tot dienstverlening en zijn daarmee bindend voor partijen. Deze privacyverklaring gaat boven de bepalingen in onze algemene voorwaarden, tenzij expliciet naar een bepaling in de algemene voorwaarden wordt verwezen.
Als één of meerdere hier genoemde bepalingen niet geldig blijken te zijn voor een klant, dan heeft dit geen gevolgen voor de geldigheid van de andere genoemde bepalingen. Wij treden dan met de klant in overleg om gezamenlijk een nieuwe bepaling op te stellen. Deze bepaling zal zoveel als mogelijk in de geest zijn van de ongeldige bepaling, maar dan uiteraard zo vormgegeven dat de bepaling wel geldig is.
Contact
Voor vragen over rechten en de manier waarop Tax Heaven met persoonsgegevens omgaat, kan per e-mail via xxxx@xxx-xxxxxx.xx een informatieverzoek worden ingediend bij Tax Heaven.
Tax Heaven zal zo snel mogelijk reageren op vragen, maar tenminste binnen vier weken.
1. De onderneming is: Tax Heaven (KvK 32168943);
2. AVG is de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming, inclusief de uitvoeringswet van deze verordening. De AVG vervangt de Wbp per 25 mei 2018.
3. Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot – de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.