PRIVACYVERKLARING VERENIGING VOORZIENINGENFONDS

PRIVACYVERKLARING VERENIGING VOORZIENINGENFONDS

Vereniging VoorzieningenFonds Consent te Amersfoort vertegenwoordigd door het bestuur (verder genoemd: de Vereniging)

en

VoorzieningenFonds Administratiekantoor (verder genoemd: het Administratiekantoor), gevestigd te Hengelo, Xxxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX

Partijen verwerken persoonsgegevens van leden. Deze Privacyverklaring is bedoeld om de verwerking(en) van persoonsgegevens en gebruik van beeldmateriaal toe te lichten. In deze privacyverklaring zijn de kaders bepaald hoe er omgegaan wordt met de, soms gevoelige, te delen (persoons)gegevens.

Het doel van de Vereniging is het faciliteren van een inkomensvoorziening in de vorm van een schenkkring.

A. De verwerking van persoonsgegevens en de doelen daarvan

De rechten en verplichtingen van de individuele leden enerzijds en de Vereniging anderzijds zijn vastgelegd in het aanmeldingsformulier, de statuten en het Huishoudelijk Reglement. Het aanmeldingsformulier, de statuten en het Huishoudelijk Reglement vormen gezamenlijk de lidmaatschapsovereenkomst. Om het goed functioneren van de vereniging mogelijk te maken delen (aspirant-)leden van de Vereniging persoonsgegevens met elkaar. Deze transparantie betekent ook dat leden openheid geven naar hun medeleden.

Persoonsgegevens, welke het individuele lid heeft doorgegeven aan het Administratiekantoor, zal door deze Partij worden gedeeld met het bestuur en/of leden van de Vereniging. Zie bijlage 1. Deze (persoons)gegevens worden gebruikt voor:

1. Vetorecht; om de bestaande leden van de Vereniging in staat te stellen een eventueel veto uit te spreken

2. Ledenbeheer; bij het aangaan van een lidmaatschapsovereenkomst met een nieuw lid van de vereniging, om de rechten en plichten uit de lidmaatschapsovereenkomst over en weer te kunnen nakomen.

3. Informatieverstrekking over ziek- en herstelmeldingen, alsmede over de schenkingsbedragen.

4. Informatieverstrekking over overige verenigingszaken.

Gebruik beeldmateriaal (foto- of videomateriaal) – Bij het accepteren van een nieuw lid van de Vereniging wordt door de Vereniging specifiek vermeld dat de Vereniging foto’s, aangeleverd door het lid of gemaakt tijdens verenigingsactiviteiten, op de eigen website kan publiceren, delen met de overige leden of laten plaatsen in de media ter ondersteuning van persberichten. Het beeldmateriaal is bedoeld als promotie voor de vereniging en het werven van nieuwe leden.

B. De verantwoordelijkheid voor de verwerkingen van persoonsgegevens

Het bestuur van de Vereniging beslist de wijze waarop de verwerking van de persoonsgegevens plaatsvindt en sluit daarvoor de nodige overeenkomsten met bewerkers. ‘Bewerkers’ is een wettelijke term waarbij het gaat om de ICT-leveranciers die door de vereniging worden ingeschakeld voor de uitvoering van administratieve en financiële verwerkingen.

C. Delen van persoonsgegevens

De Vereniging deelt persoonsgegevens alleen voor zover dit nodig is om de onder A. genoemde doelen te bereiken. Zie bijlage 1.

D. Geheimhouding en beveiliging

De vereniging heeft de volgende technische en organisatorische maatregelen genomen ter bescherming van onrechtmatige verwerking en gebruik van de persoonsgegevens:

1. Alle personen die namens de vereniging kennis hebben kunnen nemen van de persoonsgegevens van de leden, zijn gehouden aan de geheimhouding hiervan.

2. De Vereniging hanteert op alle systemen en bestanden een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid.

3. De Vereniging maakt periodiek back-ups van de persoonsgegevens.

4. De maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgesteld.

De bewerkers (IT leveranciers) wordt bovendien verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van de persoonsgegevens. Zij worden ook verplicht tot melding van een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van de persoonsgegevens die door hem worden verwerkt.

E. Toestemming en rechten van de leden

De Vereniging zal elk (aspirant-)lid informeren over welk van hun persoonsgegevens voor welk doel verwerkt wordt, door het per e-mail overhandigen van dit privacybeleid. Hiermee geeft het lid automatisch toestemming voor verwerking van de persoonsgegevens en gebruik van beeldmateriaal. Via een e-mailbericht aan het bestuur van de Vereniging kan, met duidelijke omschrijving van het beoogde: a) de toestemming worden ingetrokken; b) een verzoek tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming worden ingediend indien de persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienen zijn dan wel anderszins in strijd met wettelijke voorschriften worden verwerkt; c) een klacht worden ingediend over de verwerking van persoonsgegevens en gebruik van beeldmateriaal door de Vereniging.

De Vereniging streeft er naar zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of de klacht te reageren. Het verzoek tot intrekken van de toestemming voor verwerking of verwijdering van de persoonsgegevens heeft consequenties voor het (aspirant-)lidmaatschap. Afhankelijk van het verzoek gelden de volgende consequenties: einde lidmaatschap, einde deelname aan de schenkkring, geen (tijdige) informatieverstrekking of een nader, door het bestuur van de Vereniging met het betreffende lid, overeen te komen consequentie.

F. Bewaren van persoonsgegevens

De Vereniging bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Maximaal 5 jaar na het laatste gebruik worden de persoonsgegevens uit de systemen van de Vereniging verwijderd.

G. Website en Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op uw apparaat (computer, tablet of smartphone).

Indien de Vereniging gebruik maakt van een eigen website, dan zal in Bijlage 2 staan beschreven of er; a) gebruik wordt gemaakt van cookies, b) van welke cookies gebruik wordt gemaakt, c) welke gegevens worden verzameld en d) voor welk doel de gegevens worden verzameld.

H. Wijziging Privacyverklaring

Heeft u vragen of opmerkingen over dit privacybeleid, dan kunt u contact opnemen met het bestuur van de Vereniging of het Administratiekantoor op xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Uiteraard worden goede suggesties ten zeerste gewaardeerd.

De Vereniging behoudt zich het recht voor om Bijlage 2 (m.b.t. artikel G) van deze privacyverklaring, te allen tijde en zonder kennisgeving vooraf, te wijzigen. Elke verandering wordt kenbaar gemaakt per e-mail of op de website van de Vereniging. De meest recent gepubliceerde versie zal steeds van toepassing zijn.

Versie november 2019

BIJLAGE 1

Definities en uitleg

VFB VoorzieningenFonds Beheer Coöperatieve U.A.

VFA VoorzieningenFonds Administratiekantoor

VFV Vereniging(en) VoorzieningenFonds

Xxxxx Xxxxx aangesloten bij een VFV

Aspirant leden Voornemend om zich aan te sluiten bij een VFV

Verzameldoel Het vastleggen en doorgeven van benodigde persoonsgegevens aan partijen die samenwerken met VoorzieningenFonds Beheer Coöperatieve U.A. en VoorzieningenFonds Administratiekantoor om het hiervoor omschreven doel te kunnen bereiken.

(persoons)gegevens	wordt gedeeld met:
	VFB/VFA Bestuur VFV	Leden	Aspirant leden
1 Achternaam	X X	X	X
2 Voorletters	X X	X
3 Voornaam	X X	X	X
4 Straat	X X	X
5 Postcode	X X	X
6 Plaats	X X	X	X
7 Geslacht	X X	X	X
8 Geboortedatum	X X	X
9 Geboortejaar	X		X
10 E-mailadres	X X	X
11 Telefoonnummer – mobiel	X X	X
12 Telefoonnummer – vast	X
13 IBAN – privérekening	X
14 Bedrijfsnaam	X
15 Bedrijfsactiviteit	X X	X	X
16 KvK-nr	X
17 Gekozen schenkingsbedrag	X X	X
18 IBAN – particuliere VF-rekening	X X
19 Datum 1e inleg (start deelname)	X X
20 1e Ziektedag	X X
21 1e Schenkingsdag	X X	X
22 Laatste Ziektedag	X X
23 Laatste Schenkingsdag	X X	X

BIJLAGE 2

Website en Cookies

• De Vereniging VoorzieningenFonds Consent maakt gebruik van een eigen website.

• De naam van de website is: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

In aanvulling op G. Website en Cookies

Cookie	Toepassing	Welke gegevens	Bewaartermijn
GPDR	Instellingen cookies	Toestemming gebruik cookies	365 dagen
Wordpress	Instellen reacties	Bewaren contact gegevens zoals ingevuld door de bezoeker	365 dagen
Google Fonts	Gebruik lettertypen	Geen persoonlijke gegevens, maar alleen om bepaalde lettertypes weer te geven	365 dagen
YouTube	Weergave filmpje	Data verzamelen individuele gebruikers	30 dagen

VF-022-01