Voorwaarden voor deelname aan Artzaanstad Event 2018
Voorwaarden voor deelname aan Artzaanstad Event 2018
1. Algemeen
1.1. De bepalingen waaronder aan Artzaanstad Event 2018 kan worden deelgenomen zijn vastgelegd in deze voorwaarden.
2. Begripsbepalingen
2.1. Stichting Artzaanstad is eigenaar van de naam en het merk Artzaanstad Event.
2.2. Artzaanstad Event wordt georganiseerd door stichting Artzaanstad uit Zaandam (hierna te noemen: de organisator).
2.3. Inschrijver: ieder natuurlijk of rechtspersoon die zich door middel van een bindend (digitaal) inschrijfformulier of e-mail als deelnemer aan Artzaanstad Event heeft aangemeld, ongeacht of deze aanmelding is geaccepteerd door de organisator.
2.4. Bindend (digitaal) inschrijfformulier (hierna ‘inschrijfformulier’): het door inschrijver ingevulde (digitaal) inschrijfformulier waarbij de inschrijver de deelnemingsovereenkomst is aangegaan.
2.5. Bindende e-mail: een door de inschrijver gestuurde e-mail waarin de inschrijver de deelname aangaat.
2.6. Deelnemer: ieder natuurlijk of rechtspersoon die zich door middel van het digitale inschrijfformulier of een e-mail als deelnemer aan Artzaanstad Event heeft aangemeld en via e-mail is geaccepteerd door de organisator (zie punt 4.1 en 6.1).
2.7. Deelnemingskosten: de kosten die de deelnemer aan de organisator verschuldigd is voor deelname aan Artzaanstad Event.
2.8. Deelnemingsovereenkomst: overeenkomst tussen de organisator en de deelnemer, die ontstaat na door de organisator aan de inschrijver per email bevestigde deelname aan Artzaanstad Event (toewijzing) en daarna de ontvangst door de organisator van het door de inschrijver ingevulde en getekende formulier “Deelnemingsovereenkomst Artzaanstad Event 2018”.
3. Deelname
3.1. Aan Artzaanstad Event 2018 kan worden deelgenomen door:
3.1.1. Professionele kunstenaars.
3.1.2. Ontwerpers, (of hun vertegenwoordigers) met een eigen oorspronkelijke stijl die hun toegepaste (gebruiks)ontwerpen (laten) produceren van hoge kwaliteit; het betreft onder meer sieraden-, tassen -, hoeden- en keramiekontwerpers.
3.2. De nadruk ligt bij Artzaanstad Event op onderscheidende kunstwerken en producten die zich kenmerken door een kwalitatief hoogstaande vormgeving, materiaalgebruik en afwerking. Deelnemen aan Artzaanstad Event is slechts mogelijk na acceptatie door de organisator.
4. Curator
4.1. De inschrijvingen voor Artzaanstad Event worden beoordeeld door de curator en organisator.
De kunstwerken en objecten worden beoordeeld op vormgeving, oorspronkelijkheid, kwaliteit, materiaalgebruik en afwerking. Uitsluitend door de curator positief beoordeelde producten van door de curator geaccepteerde deelnemers kunnen op Artzaanstad Event worden getoond.
5. Inschrijving
5.1. Voor deelname aan Artzaanstad Event dient u het (digitale) inschrijfformulier te gebruiken (al dan niet op uitnodiging van de organisator) of een e-mail te sturen, onder bijvoeging van vereiste documentatiemateriaal. Het inschrijfformulier of de e-mail is geen garantie tot deelname. Toewijzing van deelname vindt plaats als hieronder omschreven.
5.2. Inschrijving is mogelijk tot uiterlijk 15 maart 2018.
5.3. Door middel van een volledig ingevuld en verzonden inschrijfformulier of een verklaring van deelname in een e-mail verklaart de inschrijver zich akkoord met de voorwaarden voor deelname aan Artzaanstad Event, zoals opgenomen in de geldende voorwaarden voor deelname aan Artzaanstad Event. De inschrijver verklaart alle consequenties van de inschrijving te zullen aanvaarden die voortvloeien uit het digitaal verzonden inschrijfformulier of de e-mail.
5.4. De op het inschrijfformulier gevraagde gegevens dienen volledig te worden vermeld. De inschrijver garandeert de organisator de juistheid van de op het inschrijfformulier
verstrekte gegevens. Eventuele onjuiste gegevens zijn voor rekening en risico van de inschrijver.
5.5. De inschrijver garandeert de organisator de juistheid van de in de e-mail verstrekte gegevens tot deelname aan Artzaanstad Event. Eventuele onjuiste gegevens zijn voor rekening en risico van de inschrijver.
5.6. De deelnemingsovereenkomst komt uitsluitend tot stand door acceptatie van de inschrijving door de organisator, waarna de inschrijver deelnemer wordt. De acceptatie, zijnde de deelnemingsovereenkomst, wordt per e-mail aan de deelnemer verstuurd naar het door hem of haar op het inschrijfformulier of via e-mail opgegeven e-mail adres.
5.7. Aan de inschrijving kan geen recht op deelname worden ontleend. De organisator kan in bijzondere gevallen een inschrijving niet in behandeling nemen, minder standruimte vaststellen dan waarvoor is ingeschreven, tot wijziging van reeds vastgestelde standruimte besluiten, dan wel een reeds verleende acceptatie voor deelname intrekken, zonder dat de deelnemer aanspraak kan maken op vergoeding van schade.
5.8. Bij het bepalen van de standruimte zal de organisator zoveel als mogelijk rekening houden met de voorkeur van de deelnemer. De vaststelling van de standruimte is bindend voor de deelnemer, zowel wat betreft type, afmetingen, als plaats van de standruimte. Annulering door de deelnemer kan slechts plaatsvinden op grond van artikel 17.
5.9. Op grond van bijzondere omstandigheden, te harer beoordeling, is de organisator te allen tijde vóór aanvang van Artzaanstad Event gerechtigd een aan een deelnemer toegewezen plaats te wijzigen. De deelnemer kan geen recht doen gelden op vergoeding van enigerlei schade, direct of indirect geleden in verband met het in dit lid bepaalde.
6. Toewijzing
6.1. Bevestiging van deelname en uiteindelijke toewijzing van standruimte geschiedt na acceptatie door de curator (zie punt 2.6 en 4.1). Dit is mede afhankelijk van het aantal aanmeldingen ten opzichte van de beschikbare standruimte. Opgegeven voorkeuren worden zoveel mogelijk gehonoreerd, maar kunnen niet worden gegarandeerd.
7. Locatie, data en openingstijden
7.1. Artzaanstad Event 2018 wordt georganiseerd op het Hembrugterein te Zaandam. Artzaanstad Event vindt plaats van vrijdag 25 mei 2018 t/m zondag 27 mei 2018.
7.2. De openingstijden voor het publiek zijn (onder voorbehoud): Vrijdag 25 mei van 16.00 tot 21.00 uur,
Zaterdag 26 mei en zondag 27 mei 2018 van 12.00 tot 18.00 uur.
8. Inrichting
8.1.Tijden inrichting stands (onder voorbehoud)
Woensdag 23 mei 2018: 10.00 – 17.00 uur en/of
Donderdag 24 mei 2018: 10.00 – 17.00 uur en/of
Vrijdag 25 mei 2018: 12.00 – 15.00 uur 8.2.Tijden ontruiming stands (onder voorbehoud):
Zondag 27 mei 2018: 18.00 – 19.00 uur en/of
Maandag 28 mei 2018: 10.00 -15.00 uur
8.3. De deelnemer draagt zelf zorg voor het vervoer, de aankomst en inontvangstneming van zijn of ten behoeve van zijn deelname aangevoerde producten. De organisator neemt geen producten van de deelnemers in ontvangst, noch is zij daarvoor op enigerlei wijze aansprakelijk.
8.4. De deelnemer draagt zelf zorg voor het deugdelijk ophangen en installeren van de producten.
9. Deelnemingskosten
Kunstenaars:
Zone K1: 6 meter wand in één 90 graden hoek met 2 lampen € 400,-
Zone K2: 6 meter wand met twee 90 graden hoeken met 2 lampen € 350,-
Ontwerpers
Zone O1: 4 meter wand in één 90 graden hoek met 2 lampen € 400,-
Zone O2: 4 meter wand in één 90 graden hoek met 2 lampen € 350,-
Extra
Lamp, per stuk € 35,-
Stroompunt € 30,-
4 weken voor aanvang van de beurs doorgeven
NB
- De wanden worden altijd met minstens één 90 graden hoek geplaatst. De meters zijn dus niet recht naast elkaar. Verdere specificaties hiervoor zijn per e-mail op te vragen bij de organisator.
- De wanden zijn ca. 2.50 cm hoog.
- De wanden mogen worden geverfd, na akkoord van de organisatie.
- De wanden worden kaal opgeleverd. De ontwerper moet zelf voor presentatiemateriaal zorgen zoals vitrines of tafels.
10. Inbegrepen in de deelnemingskosten zijn
10.1. De bouw van de stand modules
10.2. Hoofdverlichting in het gebouw
10.3. Vermelding op website www.Artzaanstad Xxxxx.xx met portretfoto, afbeelding van werk naar keuze en een stuk tekst van ca. 100-200 woorden
10.4. Vermelding via social media (Facebook, Twitter en Instagram)
10.5. Naamsvermelding in het Artzaanstad Event Krant (zie punt 13)
10.6. 10 toegangskaarten
11. Verkoop van kunstwerken (kunstenaars)
11.1. Op Artzaanstad Event kunnen uitsluitend producten worden getoond en verkocht, die naar het inzicht van de organisator in overeenstemming zijn met het doel en het concept van Artzaanstad Event.
11.2. De deelnemer (kunstenaar) dient uitsluitend gebruik te maken van de door de organisator verstrekte prijskaartjes voor het prijzen van de producten.
11.3. De organisator heeft, zonder daartoe tot enige schadevergoeding verplicht te zijn, het recht om producten die niet positief zijn beoordeeld door de curator te weigeren, respectievelijk terstond van Artzaanstad Event te doen verwijderen.
11.4. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor eventuele nazorg of afhandeling van klachten die voortvloeien uit aankopen tijdens de beurs.
11.5. De verkopen van kunstwerken worden via Artzaanstad BV afgehandeld volgens de galerieregeling. Hierbij geldt de verkoopcommissie zoals vermeld in deelnemingsovereenkomst. De eerste verkoopcommissie ter hoogte van de betaalde deelnemingskosten wordt niet in rekening gebracht.
11.6. Aankopen door Artzaanstad BV voor de verhuurcollectie worden met 50% commissie afgerekend. Hierbij vindt geen verrekening plaats met de betaalde deelnemingskosten.
11.7. De organisator is gerechtigd betalingen aan een deelnemer eerst in mindering te brengen op diens eventueel nog openstaande schulden.
12. Verkoop van producten (ontwerpers)
12.1. De verkopen van producten zijn commissievrij. De opbrengst is volledig voor de deelnemer.
12.2. De deelnemer (ontwerper) is verplicht tijdens de gehele duur en gedurende de openingstijden van Artzaanstad Event de standruimte met voldoende personeel bezet te houden.
12.3. De deelnemer draagt zelf zorg voor het afrekenen van het product met de klant.
13. Artzaanstad Event krant
13.1. De organisatie verzorgt voor Artzaanstad Event een full colour Artzaanstad Event krant met een oplage van ca. 55.000 stuks. Deze wordt meegeleverd met het Noord-Hollands Dagblad (edities Zaanstreek, Waterland en Alkmaarsche Courant) met een bereik van
50.000 abonnees . Tevens wordt deze gratis aan bezoekers verstrekt bij entree.
13.2. De organisatie biedt deelnemers de mogelijkheid om met 50% korting PR-ruimte te kopen in de Artzaanstad Event krant (verdere specificaties hiervoor zijn per e-mail op te vragen bij de organisator), prijzen inclusief korting:
13.2.1. 1/6 pagina voor € 100,- excl. 21% BTW
13.2.2. 1/3 pagina (staand of liggend) voor € 200,- excl. 21% BTW
13.2.3. 1/2 pagina voor € 250,- excl. 21% BTW
13.3. De uiterste datum voor aanlevering van materiaal hiervoor is 15 mei 2018.
14. Toegangsprijzen
14.1. De toegangsprijs bedraagt € 10,- per persoon tijdens alle beursdagen en geeft toegang tot alle locaties van Artzaanstad Event op het Hembrugterrrein. Kinderen tot 18 jaar onder begeleiding van volwassene(n) hebben gratis toegang.
15. Stand
Het is niet toegestaan om:
15.1. Een zodanig gebruik van de standruimte te maken, dat andere deelnemers of bezoekers daardoor schade en/of hinder ondervinden in de vorm van geluidsoverlast, belemmering van toe- of doorgangen, belemmering van lichtval of uitzicht, of overlast in enige andere vorm, een en ander ter beoordeling van de organisator;
15.2. Buiten de standruimte objecten te plaatsen;
15.3. Buiten de standruimte posters, uithangborden of ander reclamemateriaal in de ruimste zin te plaatsen of aan te brengen;
15.4. Buiten de standruimte flyers of ander reclamemateriaal uit te reiken of aan te bieden;
15.5. Emballage buiten de standruimte te plaatsen;
15.6. De stand te bevoorraden tijdens openingsuren van de beurs. Stand bevoorrading is tijdens Artzaanstad Event uitsluitend toegestaan op de eerder aangegeven tijden (punt 8.1).
15.7. Op of aan de buitenzijde van de modules posters, logo’s, uithangborden of ander reclamemateriaal in de ruimste zin te plaatsen of aan te brengen;
15.8. Eigen standbouw te integreren met de gekozen module;
15.9. Losse banners in de stand te plaatsen;
15.10. Zonder overleg met de organisator kunstwerken eerder dan de afloop van de beurs weg te halen;
15.11. Meer dan 50% van de wand te bedekken;
15.12. De standbouw van de module naar eigen inzicht te veranderen;
15.13. Het materiaal van de standbouw zonder overleg met de organisatie te bewerken;
15.14. De organisator behoudt zich het recht voor alle inrichtingen of andere installaties weg te halen of te wijzigen die de algemene inrichting van de beurs, de naburige deelnemers of het publiek hinderen.
16. Betalingsverplichtingen
16.1. De deelnemer is de deelnamekosten verschuldigd. Betaling van de deelnamekosten dient te geschieden in één keer, binnen 14 dagen na factuurdatum. Alle verschuldigde bedragen worden vermeerderd met 21% BTW.
Niet tijdige betaling van enig aan de organisator verschuldigd bedrag wordt met de wettelijke rente in rekening gebracht vanaf het moment waarop de vordering opeisbaar is geworden. Incassokosten komen voor rekening van de deelnemer, waarbij de buitengerechtelijke incassokosten worden gesteld op 15% van de hoofdsom.
16.2. De organisator is gerechtigd betalingen van een deelnemer eerst in mindering te brengen op diens nog openstaande schulden.
16.3. De feitelijke deelnemer is te allen tijde, ook indien er sprake is van vertegenwoordiging, aansprakelijk voor de betaling van de factuur.
17. Annulering van deelname door deelnemer
17.1. Een inschrijving kan niet eenzijdig door de deelnemer worden ingetrokken dan wel gewijzigd.
17.2. De organisator kan een verzoek tot annulering van inschrijving inwilligen onder voorwaarden dat de betrokken deelnemer een annuleringsvergoeding voldoet. Deze vergoeding bedraagt tenminste 25% van de standhuur bij annulering na ontvangst van de toewijzing (zie artikel 6.1). Deze vergoeding bedraagt 50% van de standhuur nadat indeling van standruimte aan de deelnemer ter kennis is gebracht. Deze vergoeding bedraagt 100% bij annulering minder dan 1 maand vóór de eerste opbouw dag van Artzaanstad Event 2018. Alle hier genoemde vergoedingen worden vermeerderd met de verschuldigde BTW.
17.3. Indien de deelnemer door bijzondere omstandigheden die buiten zijn risicosfeer liggen, dit ter beoordeling aan de organisator, niet deel kan nemen aan Artzaanstad Event, kan de organisator de deelnameovereenkomst op verzoek van de deelnemer ontbinden. In dat geval is de organisator gerechtigd 25% van de deelnamekosten te factureren of in te houden. De deelnemer is tevens vergoeding van alle kosten verschuldigd die de organisator in verband met zijn inschrijving heeft gemaakt of nog moet maken.
17.4. Ingeval ten aanzien van de deelnemer op enig tijdstip na het tot stand komen van de overeenkomst van deelname surseance van betaling of faillissement wordt aangevraagd, wordt de overeenkomst van deelname door het enkele intreden van vorenbedoelde aanvragen ontbonden en blijft de deelnemer de volledige deelnamekosten verschuldigd, alsmede de in verband met zijn deelname op zijn verzoek door of middels de organisator gemaakte overige kosten, onverminderd het recht van de organisator tot het vorderen van kosten, schade en interesten.
17.5. Annulering of ontbinding op grond van dit artikel kan nimmer aanleiding zijn tot het vergoeden van enigerlei schade door organisator aan de deelnemer.
18. Overmacht
18.1. Onder overmacht wordt verstaan: elke omstandigheid waarmee de organisator ten tijde van de aanvaarding van de inschrijving geen rekening kon houden en ten gevolge waarvan de normale uitvoering der verbintenissen redelijkerwijs niet door de organisator kan worden verlangd. Hieronder wordt mede begrepen oorlog, oproep, epidemieën, natuurrampen, brand en andere calamiteiten.
18.2. Indien de organisator als gevolg van overmacht verhinderd is de verbintenis(sen) met de deelnemer(s) geheel of gedeeltelijk na te komen, zal zij de deelnemer(s) hiervan onverwijld schriftelijk op de hoogte stellen.
18.3. De organisator is niet aansprakelijk voor het geheel of gedeeltelijk niet nakomen van de verbintenissen, betrekking hebbende op de deelname aan Artzaanstad Event 2018, als gevolg van overmacht.
19. Afgelasting door organisator en terugbetaling
19.1. De organisator behoudt zich het recht voor te allen tijde wegens bijzondere omstandigheden (zie artikel 18) de data voor Artzaanstad Event te wijzigen ofwel Artzaanstad Event geen doorgang te doen vinden, zonder dat in die gevallen de deelnemer aanspraak kan doen gelden op vergoeding van enigerlei schade dan wel gemaakte kosten.
19.2. De organisator heeft te allen tijde het recht te besluiten Artzaanstad Event om welke reden dan ook geen doorgang te laten vinden.
19.3. In geval Artzaanstad Event geen doorgang vindt wegens overmacht (zie artikel 18) aan de zijde van de organisator of wegens een andere reden, zullen de door de deelnemers gedane betalingen worden terugbetaald onder aftrek van de reeds voor de organisator ontstane kosten. Die kosten zullen in dat geval naar rato van de gehuurde standruimte over de deelnemers worden omgeslagen.
19.4. Ingeval op enig tijdstip na het tot stand komen van de deelnameovereenkomst, organisator gegronde redenen heeft te vrezen dat deelname aan Artzaanstad Event door de deelnemer op enigerlei wijze schade aan de organisator, Artzaanstad Event of overige deelnemers zal kunnen toebrengen, heeft de organisator het recht de deelnameovereenkomst te ontbinden. De deelnemer blijft alsdan de volledige deelnamekosten alsmede de in verband met zijn deelneming op zijn verzoek door of middels organisator gemaakte overige kosten geheel verschuldigd.
20. Aansprakelijkheid
20.1. De organisator is niet aansprakelijk voor de schade die de deelnemer lijdt door tekortkomingen van de organisator bij de uitvoering van de tussen deelnemer en organisator ontstane verbintenissen, tenzij deze schade is veroorzaakt door xxxxx schuld of opzet door de organisator.
20.2. De organisator aanvaardt slechts aansprakelijkheid van de organisator voor de door de deelnemer geleden schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van hun verbintenis met de deelnemer, voor zover deze door haar aansprakelijkheidsverzekering wordt gedekt.
20.3. Producten bevinden zich op het Hembrugterrein, waar Artzaanstad Event zich afspeelt voor rekening en risico van de deelnemer. De organisator belast zich niet met het verzekeren daarvan. De organisator is niet aansprakelijk voor schade uit welke oorzaak dan ook ontstaan aan producten of personen veroorzaakt door of in verband met het deelnemen aan Artzaanstad Event.
20.4. Evenmin is de organisator aansprakelijk voor schade van derden, veroorzaakt door het gebruik van de stand door de deelnemer of zijn personeel. De deelnemer vrijwaart de organisator voor vorderingen van derden uit deze hoofde.
20.5. De deelnemer is aansprakelijk voor en dient zich adequaat te verzekeren tegen alle schade van welke aard ook, die door toedoen of nalatigheid van hemzelf, van zijn personeel, van personen, die op welke wijze ook voor hem of in zijn opdracht werkzaam zijn van door hem wordt veroorzaakt.
20.6. De deelnemer vrijwaart de organisator voor alle aanspraken die anderen in verband met zijn handelen of nalaten tegen de organisator zouden kunnen doen gelden.
21. Geschillen / Toepasselijk recht
21.1. Alle geschillen die voortvloeien uit of betrekking hebben op deelname aan Artzaanstad Event, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter.
21.2. Op de voorwaarden voor deelname en/of de hieruit voortvloeiende verplichtingen waarop deze voorwaarden geheel of ten dele van toepassing zijn, is het Nederlands recht van toepassing.
22. Wijziging voorwaarden
22.1. De organisator heeft het recht deze voorwaarden te wijzigen of aan te vullen. Wijzigingen en aanvullingen van deze voorwaarden treden in werking 14 dagen na bekendmaking of op een latere datum in bekendmaking genoemd.
23. Intellectuele eigendomsrechten
23.1. De organisator is rechthebbende op de intellectuele eigendomsrechten gerelateerd aan Artzaanstad Event, waaronder tenminste begrepen het merk, de naam, logo(‘s) en het beursbeeld.
23.2. De organisator kan de deelnemer het recht verlenen de naam, logo(‘s) en/of het beursbeeld te gebruiken voor promotionele doeleinden. Als dan zal de deelnemer deze merken en/of afbeeldingen slechts gebruiken op de wijze waarop deze door de organisator ter beschikking is gesteld. Het is de deelnemer derhalve niet toegestaan de merken en/of afbeeldingen voor andere doeleinden te gebruiken dan ter promotie van Artzaanstad Event, of ze op enige wijze te vervormen.
23.3. Bij overtreding van het in 23.2 bepaalde, is de deelnemer verplicht op eerste verzoek van de organisator het gebruik van het betreffende merk of de afbeelding te staken.
24. Slotbepaling
24.1. De organisator heeft het recht om tegen de deelnemer die handelt in strijd met de bepalingen in deze voorwaarden voor deelname, of die door of namens de organisator verstrekte aanwijzingen niet opvolgt, zonder ingebrekestelling en zonder gerechtelijke tussenkomst één of meer van de volgende maatregelen te nemen, op kosten van de deelnemer: met onmiddellijke ingang de betrokkenen de toegang tot Artzaanstad Event te weigeren; zijn stand te doen sluiten en/of te ontruimen; de voor verkoop aangeboden producten onder zich te houden zonder dat de deelnemer recht kan doen gelden op enige restitutie of vergoeding van schade.
Correspondentieadres organisatie
Artzaanstad Event Xxxxx Xxxxxx 00
0000 XX Xxxxxxx
x00 (0)00-0000000
xxxx@xxxxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxxxx.xx