INHOUDSOPGAVE
Stichting Efficiënte Processen Schadeverzekeraars
Deelnemersreglement Clearinghuis Regresschades verzekeraars en gevolmachtigden |
Versie 2.8, juli 2021 |
INHOUDSOPGAVE
1 INLEIDING 6
2 DOELSTELLING VAN HET CLEARINGHUIS REGRESSCHADES 6
3 RANDVOORWAARDEN VOOR HET GEBRUIK VAN HET CLEARINGHUIS REGRESSCHADES 7
3.1 Eisen aan de aan te sluiten deelnemer 7
3.2 In aanmerking komende regresgevallen 7
4 PROCEDURE VAN TOETREDING 7
4.1 Toetreding voor schadeverzekeraars. 8
4.2 Toetreding voor overige partijen waaronder rechtsbijstandverzekeraars en claims services 8
5 GEDRAGSREGELS EN SANCTIEBELEID 9
5.1 Integriteit claims 9
5.2 Aan te melden claims 9
5.3 Aanmelden claims 9
5.4 Opgave schadelastverdeling 10
5.5 Opgave schadebedragen 10
5.6 Op te voeren schadebedragen en de hoogte daarvan 10
5.7 Betalingstermijn individuele schades 11
5.8 Aanvullende informatie 11
5.9 Termijn van reactie 11
5.10 Sancties 12
5.11 Audits 12
5.12 Geschillen 13
6 VERREKENING VAN KOSTEN 14
6.1 Entreefee voor het Clearinghuis Regresschades 14
6.2 Vergoedingen exploitatiekosten 14
6.3 Kosten van aansluiting 14
6.4 Tariefswijzigingen 14
7 JURIDISCHE CONSEQUENTIES 15
8 WIJZIGINGSPROCEDURE T.A.V. PROCES EN FUNCTIONALITEIT 15
9 MANAGEMENT INFORMATIE 15
10 GEBRUIK CUSTOMER CONTACT CENTER 15
11 BEËINDIGING 16
11.1 Opzegtermijn 16
11.2 Beëindiging van aansluiting in opdracht door het bestuur van de Stichting EPS 16
12 ALGEMEEN 17
12.1 Bijlagen 17
12.2 Wijzigingen en aanvullingen op het deelnemersreglement 17
A BIJLAGE: XXXXXX 00
X BIJLAGE: FORMAT VOOR AUDIT OP DOSSIERS 19
C BIJLAGE: TERMIJNEN VAN REACTIE 20
D BIJLAGE: KOSTEN 20
E BIJLAGE: MANAGEMENT INFORMATIE 21
F BIJLAGE: PROCEDURE VERHALEN SCHADE CARAVAN EN AANHANGWAGENS 22
G BIJLAGE: “HOE OM TE GAAN MET PERSOONLIJKE SCHADE IN CLEARINGHUIS”. 23
Versie beheer
Versie | Wijziging t.o.v. voorgaande versie |
1.8, 11 aug. 03 | -par 5.5, bij de opgave van schadebedragen betrekking hebbende op persoonlijke schade wordt bij een overschrijding van het gedefinieerde maximum een foutmelding gegenereerd waarmee deze schade niet via het Clearinghuis mag worden afgewikkeld. -Bijlage D, na drie weken volgt het eerste rappel voor opgave van aansprakelijkheidsverdeling en schadebedragen ipv na vier weken -Bijlage G, contactpersonen, telefoonnummer secretariaat SEPS is: 055-5270509 |
1.9, 2.0 en 2.1, januari 2006 | -Toevoeging bij hoofdstuk 2, matchingspercentage van 70% blijkt goed haalbaar -Paragraaf 3.2 toevoeging bromfietsen -Paragraaf 3.2 toevoeging gevolmachtigden -Paragraaf 3.2 toevoeging aanhangers en caravans -Hoofdstuk 4, wijziging aanmeldprocedure. Geen toets door bestuur meer voor verzekeringsmaatschappijen die voldoen aan de criteria zoals vermeld in paragraaf 3.1. -Paragraaf 5.4 verzekeraars dienen altijd de van toepassing zijnde OVS code aan te geven dit ivm de nieuwe OVS die altijd van toepassing is. -Paragraaf 5.4 Bij initiële aanmelding mogelijkheid tot motivering in het opmerkingen veld. -Paragraaf 5.4 Niet OVS partijen hanteren altijd OVS 0 -Paragraaf 5.4 Toevoeging, afwikkeling uitval bij grote partijen bijvoorkeur middels telefonisch regres, kleine partijen per e-mail.. -Paragraaf 5.5 Voor gemaximeerde bedragen verwijzing naar de web- site ipv. naar een bijlage in het deelnemers reglement. -Paragraaf 5.5 Verdere toelichting op specificatie van bedragen -Paragraaf 5.6 Ingevoegd -Paragraaf 5.10 verwijdering van de zin ’bovengenoemde sanctie wordt gehanteerd vanaf een halfjaar na ingebruikname’ -Hoofdstuk 6, wijziging verrekening van de kosten. -Hoofdstuk 8 in laatste alinea toevoeging ‘indien dit noodzakelijk wordt geacht’. |
2.2 | -Paragraaf 3.1, verplichting van OVS deelnemer is komen te vervallen, dit blijft wel bij voorkeur |
2.3 | -Toevoeging bijlage H |
2.4 | -Inleiding, verwijderd relatief eenvoudige schades, doelstelling ten aanzien van het matchingspercentage verhoogd van 70 naar 80 procent. -par 5.3 claims kunnen worden aangemeld op het moment dat het SAF beschikbaar is ipv dienen. -voorlopig schadebedrag hoeft niet meer te worden opgevoerd. -hoofdstuk 6, kosten, abonnementsgelden vervallen. |
2.5 | -Aanpassen laag tarief van € 1,75,- naar € 1,50,- -Aanpassing formulier audit op extra controle op juistheid opgave in opmerkingen veld. |
Versie 2.6 (3 maart 2009) | Wijzigingen t.o.v. vorige versie: Aangepast auditformulier bijlage B |
Artikel 5.6 de afwijking in betaling is vervallen. | |
Versie 2.7 | Wijzigingen: Bij 5.7 aanpassing om de betaling van wettelijke rente voor Rechtsbijstand en claimsservice partijen van toepassing te laten zijn binnen CR. 5.11, mogelijk maken alternatieve audit procedures met minimaal eenzelfde kwaliteit 11.1 opzegtermijn van 3 maanden |
Versie 2.8 | Wijzigingen: 3.1, verplicht deelnemer van het Verbond van Verzekeraars vervalt 3.1, gebonden aan het fraude protocol van het Verbond van Verzekeraars vervalt |
1. INLEIDING
Het deelnemersreglement heeft tot doel uiteen te zetten welke gedragsregels gelden voor deelnemers ten aanzien van het gebruik van het Clearinghuis Regresschades. Het naleven van deze gedragsregels is essentieel voor het functioneren van het Clearinghuis Regresschades. Daarnaast wordt in het reglement uiteengezet wat de procedure van toe- en uittreding is, hoe de verrekening van kosten plaatsvindt, welke rechten ontleend kunnen worden aan een match en van welke managementinformatie gebruik kan worden gemaakt. Tot slot worden de procedures voor wijziging van diverse afspraken en normen toegelicht.
Het deelnemersreglement maakt deel uit van de deelnemersovereenkomst Clearinghuis Regresschades tussen de betreffende deelnemer en de Stichting Efficiënte Processen Schadeverzekeraars. De Stichting Efficiënte Processen Schadeverzekeraars (EPS) is eindverantwoordelijk voor de exploitatie van het Clearinghuis Regresschades.
2. DOELSTELLING VAN HET CLEARINGHUIS REGRESSCHADES
Door gebruik te maken van het Clearinghuis Regresschades dienen voor schadeverzekeringsmaatschappijen, gevolmachtigden en overige aan te sluiten partijen aanmerkelijke efficiency voordelen te worden behaald en dient de doorlooptijd van afhandeling van een regresvoering te worden beperkt. Bij het opvoeren van alle regresvoeringen die voldoen aan de criteria zoals deze in paragraaf 3.2 zijn weergegeven is het streven om minimaal 80% van alle claims op deze wijze af te handelen. Dit percentage is gebaseerd op de prestaties van clearinghuis deelnemers tot nu toe en de stijgende trend die waarneembaar is.
3. RANDVOORWAARDEN VOOR HET GEBRUIK VAN HET CLEARINGHUIS REGRESSCHADES.
3.1 Eisen aan de aan te sluiten deelnemer
Aan een deelnemer van het Clearinghuis Regresschades worden de volgende eisen gesteld.
De deelnemer is:
• een in Nederland gevestigde verzekeraar;
• of een gevolmachtigde agent** van een in Nederland gevestigde verzekeraar, onder voorwaarde dat de laatste ook deelnemer* is;
• bij voorkeur OVS deelnemer;
• in staat aan de gestelde eisen zoals verwoord in dit deelnemersreglement te voldoen.
Voor claims services, rechtsbijstandverzekeraars en overige partijen gelden separate eisen. Deze eisen zijn verwerkt in de aansluitprocedure voor deze partijen. Zie hiervoor paragraaf 4.2.
3.2 In aanmerking komende regresgevallen
Voor afwikkeling binnen het Clearinghuis Regresschades komen alleen schades in aanmerking, die voldoen aan onderstaande voorwaarden.
Bij het schadegeval:
• betreft het slechts een materiële schade, inclusief eventuele persoonlijke schade van de verzekerde;
• is er sprake van tenminste één verzekerde met cascodekking die regres kan nemen, of sprake van één verzekerde waarbij regres wordt gevoerd door een overige partij (rechtsbijstandverzekeraar, claimsservice etc.) die is aangesloten op het Clearinghuis Regresschades;
• zijn er twee motorrijtuigen of twee motorrijtuigen en een aanhanger dan wel caravan betrokken;
• is de casco-schade niet hoger dan € 50.000,-;
• is er geen sprake van een WAM-uitsluiting;
• zijn de betrokken motorrijtuigen, bromfietsen en eventuele aanhanger voorzien van een Nederlands kenteken.
Een schade in het buitenland tussen twee voertuigen met een Nederlands kenteken kan afgehandeld worden via het Clearinghuis Regresschades.
**Ten aanzien van een gevolmachtigd agent gelden dezelfde regels als voor verzekeraars. In het vervolg dient derhalve voor verzekeraars, ‘gevolmachtigde agenten en verzekeraars’ te worden gelezen.
*Indien een partij gevolmachtigde agent is van meerdere verzekeraars geldt de richtlijn dat bij tenminste 50% van de portefeuille de risico drager een bij het clearinghuis aangesloten verzekeraar is.
4. PROCEDURE VAN TOETREDING
4.1 Toetreding voor schadeverzekeraars.
Om gebruik te maken van het Clearinghuis Regresschades dient aan het secretariaat van de Stichting EPS het verzoek te worden gedaan voor aansluiting op het Clearinghuis Regresschades. Hierop zal het secretariaat aanmeldingsformulieren verstrekken aan de betreffende partij en in overleg treden over de wijze van aansluiting, het gewenste tijdstip van aansluiting, de naam waaronder de partij in het Clearinghuis Regresschades bekend moet worden gemaakt en de betreffende WAM-volmachtcode.
Vervolgens dient de toegezonden deelnemersovereenkomst te worden ondertekend en te worden opgestuurd naar de Stichting EPS door de nieuwe deelnemer. Hierna kan de nieuwe partij binnen twee weken worden aangesloten op het Clearinghuis Regresschades.
4.2 Toetreding voor overige partijen waaronder rechtsbijstandverzekeraars en claims services
Alvorens een rechtsbijstandverzekeraar, claims service of overige partij gebruik kan gaan maken van het Clearinghuis Regresschades wordt door een deelnemersvertegenwoordiging getoetst of de betreffende partij:
• zich in het maatschappelijk verkeer heeft gedragen als een betrouwbare businesspartner;
• in staat is en gemotiveerd is de regels zoals vastgelegd in het deelnemersreglement na te leven.
Daarnaast worden schadeverzekeraars op de hoogte gesteld van de aanstaande toetreding. Schadeverzekeraars hebben een termijn van een maand om contact op te nemen met het secretariaat om bezwaren naar voren te brengen. Zijn er bezwaren naar voren gebracht dan wordt een traject afgesproken, met de nieuw toe te treden partij om de betreffende bezwaren op te heffen. Op het moment dat het traject naar tevredenheid is afgewikkeld kan alsnog tot aansluiting worden overgegaan.
Slechts bij overwegende bezwaren van drie of meer deelnemers kan een rechtsbijstandverzekeraar, claims service of overige partij worden uitgesloten van deelname aan het Clearinghuis Regresschades.
5. GEDRAGSREGELS EN SANCTIEBELEID
5.1 Integriteit claims
Als uitgangspunt geldt dat verzekeringsmaatschappijen zelf de integriteit van de aangeboden claims waarborgen. Daarmee wordt gedoeld op het naleven van geldende normen en waarden bij het verhalen van schades zoals die gehanteerd worden bij de OVS en bedrijfsregelingen. Dat betekent dat de richtlijnen die een maatschappij zelf redelijk acht bij het geclaimd worden, tevens gelden voor het claimen bij de tegenassuradeur. Daarmee gaat het inzicht van de verzekeraar voor het inzicht van de verzekerde.
Voor rechtsbijstandverzekeraars, claims services en overige partijen geldt dat deze in ieder geval de integriteit van de hoogte van de claim waarborgen. Ten aanzien van de aansprakelijkstelling geldt dat hier het gemene recht van toepassing is waarbij de rechtsbijstandverzekeraar, claims service en overige partijen er naar streven zoveel mogelijk haar claims conform dit gemene recht in te dienen.
5.2 Aan te melden claims
Alle claims die voldoen aan de genoemde voorwaarden in par. 3.2 dienen bij het Clearinghuis Regresschades aangemeld te worden. Vervolgens verplichten beide partijen zich ertoe zich in te spannen om het dossier via het Clearinghuis Regresschades af te handelen. Bijkomende voorwaarde is dat de tegenassuradeur aangesloten moet zijn bij het Clearinghuis Regresschades.
5.3 Aanmelden claims
Alle in aanmerking komende claims kunnen door de verhalende maatschappij worden aangemeld op het moment dat het SAF beschikbaar is met daarop tenminste de volgende informatie:
• Eigen kenteken en kenteken tegenpartij;
• Datum van aanrijding;
• WAM-code/naam van de tegenpartij.
Het interne schadenummer en het polisnummer van de eigen verzekerde dienen met name ter herkenning van het regresdossier voor de eigen organisatie.
De meldende partij dient de WAM-code te verifiëren bij het RDW. Om te voorkomen dat de doelstelling van het systeem om snel en efficiënt te regelen gefrustreerd wordt, zal er een audit plaatsvinden op de mate waarin partijen zich hieraan houden. Een toelichting op de procedure voor deze audit wordt gegeven in paragraaf 5.11.
Vastgesteld wordt wat het gemiddeld aantal onjuiste meldingen is onder alle deelnemers, gemeten over een half jaar. De toegestane overschrijding van dit gemiddelde is voor de individuele deelnemer genormeerd. In bijlage A staat vermeld welke norm wordt gehanteerd. Ieder jaar wordt de norm geëvalueerd.
De procedure voor wijziging van de norm is als volgt: Het bestuur is bevoegd zelfstandig de norm aan te passen, na consultatie van de deelnemers- vertegenwoordiging. Een wijziging zal minimaal drie maanden voorafgaand aan de effectuering daarvan, worden meegedeeld.
5.4 Opgave schadelastverdeling
De opgave van de schadelastverdeling staat los van de opgave van de (definitieve) schadebedragen. De geldende OVS richtlijnen zijn leidend voor de aansprakelijkstelling. Dit geldt voor zowel de casco schade als de persoonlijke schade. De van toepassing zijnde OVS code dient altijd te worden opgegeven. De opgave van het aansprakelijkheidspercentage kan indien dit noodzakelijk wordt geacht vergezeld gaan van enige toelichting in het opmerkingenveld. Bij OVS 1 en OVS 6 is een toelichting altijd wenselijk.
Voor rechtsbijstandverzekeraars en overige niet OVS partijen geldt dat deze altijd OVS code 0 dienen op te geven. Hiermee wordt aangegeven dat bij de afwikkeling geen gebruik wordt gemaakt van de OVS systematiek
Indien de tegenassuradeur niet kan instemmen met het voorgestelde aansprakelijkheidspercentage dient dit gemotiveerd te gebeuren, door invulling van het commentaarveld. Vervolgens bestaat er voor de verhalende partij de mogelijkheid om nogmaals een opgave te doen van het aansprakelijksheidspercentage. Indien ook dan nog niet tot overeenstemming wordt gekomen dient de afwikkeling van de claim buiten het Clearinghuis Regresschades bij grote partijen bijvoorkeur telefonisch tot stand te komen. Bij kleine partijen geniet een afwikkeling via e-mail de voorkeur. Bij deze afwikkeling buiten het Clearinghuis Regresschades om gelden vervolgens dezelfde spelregels aangaande de toepassing van de OVS, de te hanteren aansprakelijkheidspercentages en de afhandeling van de persoonlijke schade.
5.5 Opgave schadebedragen
De volgende schadecategorieën zijn onderkend.
• casco-schade;
• eigen risico verzekerde (persoonlijke schade);
• autohuur (persoonlijke schade);
• waarde vermindering (persoonlijke schade);
• bedrijfsregelingen (persoonlijke schade);
• post overige (persoonlijke schade).
De bedragen dienen onder deze categorieën te worden gespecificeerd.
Bij de post bedrijfsregelingen dient tevens bedrijfsschade te worden opgenomen.
De opgave van de schadebedragen dient plaatst te vinden nadat de definitieve betaling aan de schadeherstelbedrijven en/of verzekerde en/of andere partijen heeft plaatsgevonden. Er moet echter mee rekening worden gehouden dat de schadebedragen wel moeten worden opgevoerd binnen de in bijlage C gestelde termijn waarbinnen nog schadebedragen kunnen worden opgevoerd.
Nadat de schadebedragen zijn opgevoerd en de match heeft plaatsgevonden, is het niet meer mogelijk om schadebedragen in te trekken. Wel kunnen in een later stadium nog zogenaamde nagekomen bedragen worden gevorderd.
5.6 Op te voeren schadebedragen en de hoogte daarvan
Voor de opgave van bedragen zijn de respectievelijke bedrijfsregelingen en convenanten, waaronder de OVS, van het Verbond van Verzekeraars leidend.
Te verhalen schadebedragen kunnen nooit hoger zijn dan hetgeen aan de eigen verzekerde, reparateurs of andere partijen wordt uitbetaald.
Indien de OVS aangeeft dat er sprake is van een schuldverdeling van 50%-50%, maar de eigen verzekerde volgens het gemeenrecht niet aansprakelijk is, is de deelnemende verzekeraar verplicht zijn verzekerde 100% schadeloos te stellen, ook al ontvangt zij maar 50% van de tegenassuradeur.
In het tegenover gestelde geval, waarbij de assuradeur volgens het gemeenrecht slechts 50% van de persoonlijke schade aan de cliënt behoeft te vergoeden maar overeenstemming wordt bereikt over 100%, wordt de verhalende partij geacht slechts 50% van de persoonlijke schade te verhalen.
De te verhalen schadebedragen zijn gemaximeerd. Indien één van de maximum bedragen wordt overschreden dient de afhandeling buiten het Clearinghuis Regresschades plaats te vinden.
Een verdere toelichting ten aanzien van de afhandeling van de persoonlijke schade is vermeld in bijlage H ‘hoe om te gaan met persoonlijke schade’.
Voor een vordering van caravanschades en aanhangers is de procedure nader gespecificeerd en opgenomen in bijlage F.
5.7 Betaling van individuele schades
Deelnemers houden zich aan een betalingstermijn van 21 kalenderdagen gerekend vanaf het moment dat de afhandelberichten zijn ontvangen. Voor de afwikkeling met rechtsbijstandverzekeraars geldt een kortere termijn. Wettelijke rente dient te worden betaald voor zover het verhaal is gebaseerd op de afwikkeling conform het gemene recht. Voor rechtsbijstandverzekeraars dient daartoe het in het clearinghuis berekende en gepresenteerde bedrag te worden voldaan. Voor overige verhaalstransacties op basis van het gemene recht dient de verzekeraar de wettelijke rente zelf uit te rekenen en te voldoen.
5.8 Aanvullende informatie
Partijen dienen te vertrouwen op aangeleverde informatie door de tegenpartij. In uitzonderingsgevallen kunnen aanvullende gegevens omtrent de hoogte van de claim worden aangevraagd.
Deze gevallen zijn:
▪ Bij het vermoeden van fraude, waarbij de partij die zich op fraude beroept dit dient te onderbouwen met stukken;
▪ Indien de wederpartij kenbaar maakt de stukken beslist nodig te hebben om de eigen verzekerde toelichting te geven op de uitkomst.
Ook in deze gevallen dienen partijen zich aan de genoemde betalingstermijn uit par. 5.7 te houden.
5.9 Termijn van reactie
Binnen een vastgestelde termijn dient een aansprakelijk gestelde partij te reageren op de aansprakelijkstelling. Om partijen hierin te stimuleren worden rappels door het Clearinghuis Regresschades aan de betreffende partijen verstuurd. Ten aanzien van de
op te geven schadebedragen is eenzelfde functionaliteit ingericht. De vastgestelde termijnen voor het versturen van rappels zijn weergegeven in bijlage C.
De beschikbaarheid van de dossiers voor afhandeling in het Clearinghuis Regresschades is gelimiteerd. Wordt de in bijlage C beschreven termijn overschreden dan dient de afhandeling van het dossier plaats te vinden buiten het Clearinghuis Regresschades om en dienen partijen op de voorheen gebruikelijke wijze tot afhandeling te komen.
Ieder jaar worden de vastgestelde termijnen geëvalueerd. Criteria daarbij zijn de mate waarin deze termijn wordt behaald, de redenen van eventuele overschrijding en beoordeling van de mogelijkheid om de termijn te verkorten.
De procedure voor wijziging van de genoemde termijn is als volgt: het bestuur is bevoegd zelfstandig de norm aan te passen, na consultatie van de deelnemersvertegenwoordiging. Een wijziging zal minimaal drie maanden voorafgaand aan de effectuering daarvan, worden meegedeeld.
5.10 Sancties
Indien niet voor het tweede rappel wordt gereageerd op een aansprakelijkstelling, heeft de Stichting EPS het recht een sanctie te vorderen van de partij die in gebreke blijft, van
€ 100,- per te laat behandeld dossier. Dit bedrag komt ten goede aan de Stichting EPS.
Ieder jaar wordt indien het sanctiebeleid is geëffectueerd de werking van dit instrument en de hoogte van de sanctie, geëvalueerd. Criteria zijn daarbij de mate waarin de sanctie op zich en de hoogte daarvan de beoogde werking hebben om de snelheid van het proces te waarborgen.
De procedure voor wijziging van het beleid t.a.v. toepassing van het instrument en het sanctiebedrag is als volgt: het bestuur is bevoegd zelfstandig en zonder overleg de norm aan te passen, na consultatie van de deelnemersvertegenwoordiging. Een wijziging zal minimaal drie maanden voorafgaand aan de effectuering daarvan, worden meegedeeld.
Daarnaast kan als sanctie een partij worden uitgesloten van verdere deelname aan het Clearinghuis Regresschades. De mogelijke redenen van uitsluiting en de bijbehorende normering hiervoor is opgenomen in bijlage A.
5.11 Audits
Deelnemers stemmen in met een vooraf vastgestelde audit op SAF, expertiserapporten
c.q. reparatienota’s. Het secretariaat van de Stichting EPS wijst ieder halfjaar op basis van een willekeurige steekproef een aantal dossiers aan, volgens de volgende benadering: per kwartaal wordt uit de totale serie door het Clearinghuis Regresschades afgeronde dossiers waarin sprake is van een match, 2% van de dossiers aangewezen voor controle. De controle vindt plaats door de betalende partij, bij deelschuld derhalve door beide partijen.
Volgens een vast format worden de stukken beoordeeld en worden de bevindingen aan het secretariaat van de Stichting EPS gestuurd. Ieder halfjaar zal een verslaglegging plaatsvinden. In bijlage B is het format weergegeven.
Partijen dienen zich te houden aan de termijnen van reactie zoals deze zijn aangegeven in het begeleidend schrijven bij de audit.
Het secretariaat is bevoegd een alternatieve procedure toe te passen die tenminste eenzelfde kwaliteit garandeert als bovenstaande procedure.
De vastgestelde norm is dat een partij op basis van de steekproef per kwartaal maximaal in 5% van de gevallen een onvoldoende mag scoren. Bij overschrijding daarvan, heeft het bestuur van de Stichting EPS de bevoegdheid om de betrokken partij van deelname aan het Clearinghuis Regresschades uit te sluiten.
Ieder jaar wordt de wijze van controle, de steekproefgrootte en de norm geëvalueerd. Criteria zijn daarbij de naleving en juiste toepassing van de regel, beoordeling van de geconstateerde uitkomsten en een evaluatie van de gestelde norm.
De procedure voor wijziging van de wijze van controle, de steekproefgrootte en de norm is als volgt: het bestuur is bevoegd zelfstandig de norm aan te passen, na consultatie van de deelnemersvertegenwoordiging. Een wijziging zal minimaal drie maanden voorafgaand aan de effectuering daarvan, worden meegedeeld.
5.12 Geschillen
In het geval er een geschil ontstaat tussen deelnemers onderling of tussen deelnemers en het bestuur, stelt het bestuur vast op welke wijze het geschil wordt behandeld. Het bestuur kan zelf besluiten nemen of beslissen een geschillencommissie te benoemen.
6 VERREKENING VAN KOSTEN
6.1 Entreefee voor het Clearinghuis Regresschades
De entreefee dient ter dekking van de initiële bouw- en verdere ontwikkelkosten van het systeem. De aanloopkosten van de organisatie van het systeem worden gefinancierd door inning van een tarief per verzekerde portefeuille inclusief volmachten, volgens de meest recent beschikbare opgave van het waarborgfonds, vanaf het moment van deelname aan het Clearinghuis Regresschades .
Voor de toetreding van overige partijen wordt een andere verrekenmethodiek gehanteerd.
In bijlage D zijn de tarieven weergegeven.
6.2 Vergoedingen exploitatiekosten
Voor de systeemexploitatie vindt per aangesloten partij op basis van het aantal regresvoeringen, zowel verhalend als in de rol van tegenassuradeur, een vergoeding van kosten plaats.
In bijlage D zijn de tarieven weergegeven.
6.3 Kosten van aansluiting
Deelnemers dienen zelf zorg te dragen voor aansluiting op het Clearinghuis Regresschades en dragen daarvoor zelf de kosten.
Het secretariaat van de Stichting EPS heeft een aansluitprocedure beschikbaar.
6.4 Tariefswijzigingen
Het tarief per regresvoering wordt jaarlijks door het bestuur van de Stichting EPS vastgesteld op basis van een inschatting van het aantal regresvoeringen in het aankomende jaar en de voorziene kosten.
Indien het tarief meer stijgt dan het prijsindexcijfer zullen deelnemers minimaal vier maanden van te voren op de hoogte worden gebracht. Hierbij wordt een inhoudelijke onderbouwing gegeven van de tariefsverhoging.
7. JURIDISCHE CONSEQUENTIES
Aan de uitkomst van een match binnen het Clearinghuis Regresschades kunnen geen rechten worden ontleend voor de aansprakelijkheid met betrekking tot letselschade.
Aan de uitspraken over aansprakelijkheid binnen het Clearinghuis Regresschades kunnen door andere partijen dan de twee betrokken deelnemers geen rechten worden ontleend.
Directe- en gevolgschades als gevolg van het niet of onvoldoende functioneren van het Clearinghuis Regresschades kunnen niet worden verhaald op de Stichting EPS.
8. WIJZIGINGSPROCEDURE T.A.V. PROCES EN FUNCTIONALITEIT
Aanpassingen in de werking of functionaliteit van het Clearinghuis Regresschades die tot doel hebben optimalisering van het proces en die niet tot prijsverhoging leiden en bovendien niet leiden tot aanpassingen c.q. kosten in de interne organisatie en systemen van deelnemers, kunnen in opdracht van het bestuur van de Stichting EPS worden doorgevoerd, zonder fiattering van de deelnemers.
Wijzigingen die leiden tot uitbreiding van de functionaliteit en/of tot ondersteuning van nieuwe functionaliteiten, dienen voorgelegd te worden aan de deelnemers. Mits er geen overwegende bezwaren worden aangevoerd, kan het bestuur besluiten tot invoering over te gaan. De wijziging dient drie maanden voor effectuering aangekondigd te worden. Voor tariefswijzigingen als gevolg van deze maatregelen, dient de procedure zoals vermeld onder 6.4 in acht te worden genomen.
Wijzigingen die leiden tot aanpassingen c.q. kosten in de interne organisatie en systemen van de deelnemers, dienen voorgelegd te worden aan de deelnemers. Het bestuur zal indien dit noodzakelijk wordt geacht een voorstel doen om naast een nieuwe versie de oude versies voor een bepaalde periode aan te houden.
9. MANAGEMENT INFORMATIE
In bijlage E is vermeld welke management informatie beschikbaar is. De vermelde informatie is inzichtelijk voor alle partijen.
10. GEBRUIK CUSTOMER CONTACT CENTER
Indien zich problemen voordoen bij het gebruik van het Clearinghuis Regresschades die technisch van aard zijn dient u dit te mailen naar xxxxxxxxxxxx@xxxx.xx bijvoorkeur met screenshots.
11. BEËINDIGING
11.1 Opzegtermijn
Een aangesloten maatschappij kan haar deelname aan het Clearinghuis Regresschades met een opzegtermijn van 3 maanden opzeggen.
Bij uittreding is de entreefee niet terugvorderbaar.
11.2 Beëindiging van aansluiting in opdracht door het bestuur van de Stichting EPS
Bij herhaaldelijke overtreding van gedragsregels en na communicatie hieromtrent is het bestuur van de Stichting EPS bevoegd de diensten van het Clearinghuis Regresschades aan een maatschappij te ontzeggen. Als richtlijn wordt hierbij gehanteerd dat uitsluiting kan volgen indien één of meerdere van de in bijlage A gestelde normen wordt(en) overschreden.
12. ALGEMEEN
12.1 Bijlagen
Alle bijlagen, A t/m H, maken deel uit van het deelnemersreglement Clearinghuis Regresschades.
12.2 Wijzigingen en aanvullingen op het deelnemersreglement
Alle wijzigingen en aanvullingen op het deelnemersreglement Clearinghuis Regresschades dienen te zijn goedgekeurd door het bestuur van de Stichting Efficiënte Processen Schadeverzekeraars.
Wijzigingen en aanvullingen op het deelnemersreglement Clearinghuis Regresschades geschieden schriftelijk aan de aan de stichting bekende contactpersonen en gelden per aangegeven ingangsdatum.
A Bijlage: Normen
De volgende redenen kunnen leiden tot uitsluiting:
▪ De vaste en/of variabele kosten voor het gebruik van het Clearinghuis Regresschades worden niet binnen de gestelde termijn betaald ;
▪ Het matchingspercentage van een aangesloten maatschappij ligt significant lager dan andere maatschappijen. Het gaat hier om een afwijking van het gemiddelde van alle deelnemers van ten minste 25%, gemeten over een jaar;
▪ De gestelde termijnen voor invoer van gegevens worden te vaak overschreden. Het gaat hier om een afwijking van het gemiddelde van alle deelnemers van ten minste 25%, gemeten over een jaar;
▪ Indien per kwartaal in meer dan 5% van de gevallen het volgende wordt geconstateerd: Bij de audit op aangewezen dossiers blijkt dat een maatschappij niet conform de gedragsregels handelt door verstrekking van onjuiste informatie, wat leidt tot een als ‘onvoldoende’ beoordeeld dossier
▪ Er blijken door een maatschappij herhaaldelijk meldingen aan het Clearinghuis Regresschades te worden aangeboden die niet door het Clearinghuis Regresschades in behandeling moeten worden genomen, of die aan de verkeerde tegenpartij worden gericht. Het gaat hier om een overschrijding van het gemiddelde van alle deelnemers van ten minste 25%, gemeten over een jaar.
B Bijlage: Format voor audit op dossiers
Doelstelling is het toetsen van de integriteit en de zorgvuldigheid van beide partijen in een bepaald dossier en daarmee een beeld te krijgen van de overall betrouwbaarheid. Met als uitgangspunt een betrouwbaarheid van 98% en een toegestane ‘human error’ factor van 0,25%, is een steekproef van 2% vastgesteld. Willekeurig wordt een aantal dossiers aangewezen, waarbij de verhalende partij aan de tegenpartij de volgende stukken toestuurt: het SAF en expertiserapport en/of nota’s indien nodig. In het geval van deelschuld sturen beide partijen elkaar de genoemde stukken toe.
Uitgangspunt is volledige integriteit. Partijen dienen derhalve geen ‘fouten’ te maken. Onjuiste standpuntinname of verhaal van onjuiste bedragen kunnen een wisselende impact hebben. Derhalve is er een wegingsfactor toegekend aan de diverse criteria.
Criterium | Weging | Score Geconstateerd = 1 Niet geconstateerd = 0 |
SAF | ||
Causaal verband tussen schade en vordering ontbreekt | 2 | |
Overschrijding van het wettelijk toegestane alcoholpromillage verzwegen | 2 |
NOTA/EXPERTISERAPPORT | |
Onjuiste bedragen verhaald | 2 |
Eigen risico niet conform polisvoorwaarden claimant | 1 |
Aantal dagen autohuur stemt niet overeen met reparatietijd | 1 |
Soort huurauto stemt niet overeen met eigen auto claimant | 1 |
Formule waardevermindering onjuist toegepast | 1 |
Formule voor bedrijfsregeling onjuist toegepast | 1 |
Accountantsverklaring voor gemiddeld oprijbedrag bij lesauto of taxi ontbreekt | 1 |
Onterecht berekenen van BTW | 1 |
Overige kosten niet juist gespecificeerd met nota’s | 1 |
Wettelijke rente* | 0 |
GEBRUIK VAN HET OPMERKINGENVELD | |
Is er sprake van een volledige omschrijving in het opmerkingenveld?. Conform artikel 5.4 | 1 |
De in het opmerkingenveld verstrekte informatie is onjuist, waardoor er tot een afwijkende aansprakelijkheidsverdeling kan worden gekomen. | 2 |
Een score van 2 punten of meer betekent een onvoldoende.
Indien afwijkingen worden geconstateerd die financiële consequenties hebben dienen deze financiële consequenties alsnog te worden vereffend.
*De wettelijke rente dient door de betalende partij zelf te worden vastgesteld. Indien deze rente niet is uitgekeerd of het onjuiste bedrag is uitgekeerd leidt dit niet tot een punt maar dient dit wel te worden gerapporteerd.
C Bijlage: Termijnen van reactie
Indien partijen niet of niet tijdig reageren worden rappels verstuurd. Deze rappels worden gegenereerd in de navolgende termijnen:
• Drie weken nadat de wederpartij haar aansprakelijkstelling heeft gedaan volgt een eerste rappel;
• Zes weken nadat de wederpartij haar aansprakelijkstelling heeft gedaan volgt een tweede rappel en vervolgens om de drie weken verder;
• Drie weken nadat een match heeft plaatsgevonden en er nog geen opgave van schadebedragen heeft plaatsgevonden volgt een eerste rappel;
• Zes weken nadat een match heeft plaatsgevonden en er nog geen opgave van schadebedragen heeft plaatsgevonden volgt een tweede rappel en vervolgesn om de drie weken verder.
Na 150 dagen vallen dossiers die nog niet zijn afgewikkeld uit en krijgen de status inactief.
D Bijlage: Kosten
Kosten entreefees.
De kosten voor de entreefee worden berekend naar rato van het aantal verzekerde kentekens en worden betaald door de risico dragers.
Het bedrag per kenteken is vastgesteld op € 0,1356. Dit is exclusief BTW. Dit is een éénmalig bedrag.
Variabele kosten
De variabele kosten voor het jaar 2013-2014 bedragen € 1,50 per verhaalstransactie. Deze kosten worden in rekening gebracht indien een partij verhaalt en indien een partij aansprakelijk wordt gesteld. De kosten zijn exclusief BTW. Indien gebruik wordt gemaakt van een door de Stichting EPS gerealiseerde back-office koppeling met een volmachtpakket bedraagt het tarief € 2,- per verhaalstransactie.
E Bijlage: Management informatie
Er is een management rapportage tool beschikbaar voor gebruikers. U dient aan te geven wie hiervoor geautoriseerd moet worden.
De management informatie bestaat uit:
Informatie over de dossierstatus, aantallen, gemiddelde schadebedragen en doorlooptijden. Periodes zijn zelf instelbaar. De eigen informatie is vergelijkbaar met de marktgemiddeldes.
F Bijlage: Procedure verhalen schade caravan en aanhangwagens
1. De regresnemende partij schakelt voor de vaststelling van de schade altijd een expert(isedienst) in, tenzij er uitsluitend sprake is van schade aan de caravan of aanhanger welke niet hoger is dan 500,- euro. Indien er sprake is van schade die onder dat bedrag blijft, kan worden volstaan met een herstelnota of direct herstel (profil).
2. De schadevaststelling door de expert bestaat indien van toepassing uit:
-vaststelling van de caravanschade;
-vaststelling van de schade die onder de caravanpolis is gedekt (bijvoorbeeld aanbouw/inboedel);
-overige schade die niet onder de caravanpolis is verzekerd.
3. De regresnemende partij vordert uitsluitend:
-de onder de caravanpolis gedekte schade;
-de persoonlijke schade die niet onder een andere verzekering is gedekt. De onderzoeksplicht voor die schade rust op de regresnemende partij;
-de persoonlijke schade tot een maximum van 500 euro.
Onder persoonlijke schade wordt niet verstaan:
-kosten voor tijdelijk verblijf (mits onder de polis gedekt);
-verlies van geld of geldswaardige papieren of documenten;
-bedrijfsschade boven een bedrag van 500 euro.
G Bijlage: “Hoe om te gaan met persoonlijke schade in Clearinghuis”.
Ter "verduidelijking" van het deelnemersreglement moet je op de volgende wijze omgaan met de persoonlijke schade in Clearinghuis.
1. OVS 1 t/m 5 in je nadeel:
Je kunt geen persoonlijke schade verhalen. Indien uit alle stukken (o.a. politierapport/ getuigenverklaringen/schadeformulier tegenpartij etc) blijkt dat verzekerde niet aansprakelijk is dan wordt het eigen risico (indien van toepassing) geheel of gedeeltelijk doorbetaald en de NC-korting hersteld.
De claim van de tegenassuradeur aangaande de persoonlijke schade dient onverkort te worden uitgekeerd.
2. OVS 1 t/m 5 in je voordeel:
Afhankelijk van de schuldvraag volgens gemene recht claim je de persoonlijke schade. Deze afweging maakt de indienende partij.
3. OVS 6:
Maximaal verhaal van de persoonlijke schade bedraagt 50%. Afhankelijk van de schuldvraag volgens het gemene recht stel je het verhaal van de persoonlijke schade naar beneden bij. Blijkt uit de stukken dat verzekerde aansprakelijk is, dan claim je geen persoonlijke schade. Is verzekerde niet aansprakelijk dan vul je de persoonlijke schade zelf aan tot 100% buiten het clearinghuis om.