Statutenwijziging vereniging Yamaha 650 Twin Klub Nederland
Statutenwijziging vereniging Yamaha 650 Twin Klub Nederland
2023.0324.01/KV
Xxxxx, dertig juni tweeduizend drieëntwintig, verscheen voor mij, xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx, notaris met de plaats van vestiging Altena: de xxxx XXXXXXXX XXXXXXXXX XXX XXXX, geboren te Almkerk op tien maart negentienhonderd drieënzestig, wonende te 4284 VN Rijswijk, gemeente Altena, Dijkje 8, gehuwd,
handelend als schriftelijk gemachtigde van de algemene vergadering van de vereniging: YAMAHA 650 TWIN KLUB NEDERLAND, gevestigd in de gemeente Utrecht, kantoorhoudende Xxxxxxxxxxxx 0 xx 0000 XX Xx Xxxx, ingeschreven in het handelsregister onder dossiernummer 40481078, hierna te noemen: 'de Vereniging'. De verschenen persoon heeft mij, notaris, het volgende verklaard:
INLEIDING
1. De statuten van de Vereniging werden voor het eerst opgenomen in een notariële akte op zeven december negentienhonderd negentig verleden voor
W.J.G. Omloo, destijds notaris ter standplaats Nieuwegein.
2. De statuten van de Vereniging zijn daarna niet gewijzigd.
3. Op zesentwintig maart tweeduizend drieëntwintig heeft de algemene vergadering van de Vereniging besloten de statuten van de Vereniging te wijzigen.
Het stuk waaruit dit besluit blijkt, is aan deze akte vastgemaakt.
4. De verschenen persoon is door de algemene vergadering gemachtigd deze statutenwijziging bij notariële akte vast te leggen.
Als gevolg van het besluit tot statutenwijziging luiden de statuten met onmiddellijke ingang als volgt:
STATUTEN
Artikel 1 – Naam en zetel
1. De vereniging draagt de naam: Yamaha 650 Twin Klub Nederland.
2. De vereniging is gevestigd in de gemeente Barneveld.
Artikel 2 – Doel
1. De vereniging heeft als doel: het als oldtimervereniging rijdend houden van de Yamaha XS 650 en de Yamaha TX 650,
en het verrichten van al wat hiermee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn.
2. De vereniging tracht dit doel onder meer te bereiken door:
a. het houden van klubtochten, toerritten in klubverband en het deelnemen met een of meer klubteams aan wedstrijden of ritten;
b. het organiseren van andere evenementen op het gebied van de Yamaha 650 Twin;
c. het verstrekken en uitwisselen van technische informatie;
d. het volgen en/of geven van technische cursussen;
e. het bevorderen van een goede onderdelenvoorziening;
f. het leveren van onderdelen;
g. het uitgeven van een periodiek;
h. het geven/bieden van technische ondersteuning;
i. het samenwerken met andere oldtimerverenigingen;
j. het behartigen van de belangen van de leden;
k. het onderhouden van de vriendschapsbanden tussen de leden.
Artikel 3 – Lidmaatschap
1. Lid van de vereniging kunnen zijn:
natuurlijke personen die het doel en de statuten van de vereniging onderschrijven.
Het lidmaatschap is persoonlijk en niet voor overgang vatbaar.
2. Leden zijn zij die zich als lid bij het bestuur hebben aangemeld en door het bestuur als zodanig tot de vereniging zijn toegelaten. Bij niet-toelating door het bestuur kan de algemene vergadering alsnog tot toelating besluiten.
3. De algemene vergadering kan een lid, op grond van zijn bijzondere verdiensten voor de vereniging, tot erelid benoemen.
Een erelid heeft dezelfde rechten en plichten als een gewoon lid. Een erelid heeft echter geen contributieplicht.
4. De secretaris van het bestuur houdt een ledenregister bij, waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen.
Als een lid heeft ingestemd met de oproeping tot een algemene
vergadering door middel van communicatie langs elektronische weg, wordt het adres dat door het lid voor dit doel is bekend gemaakt, in het ledenregister opgenomen.
5. Een lid kan door het bestuur voor een periode van ten hoogste drie maanden worden geschorst als een lid in strijd handelt met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. Gedurende deze periode van schorsing kan het lid zijn lidmaatschapsrechten niet uitoefenen. Zijn lidmaatschapsverplichtingen blijven bestaan.
6. Binnen één maand nadat het lid van het besluit tot schorsing in kennis is gesteld, kan dat lid tegen dat besluit in hoger beroep gaan bij de algemene vergadering en daar verweer voeren. Het bestuur is verplicht hiertoe de algemene vergadering bijeen te roepen binnen vier weken na ontvangst van het beroepschrift. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep blijft het lid geschorst.
Artikel 4 – Einde lidmaatschap
1. Het lidmaatschap eindigt door:
a. het overlijden van het lid;
b. opzegging door het lid;
c. opzegging door de vereniging;
d. ontzetting.
2. Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan alleen plaatsvinden tegen het einde van een boekjaar, op voorwaarde dat dit schriftelijk en met inachtneming van een opzeggingstermijn van ten minste een maand gebeurt. Opzegging kan met onmiddellijke ingang als redelijkerwijs van het lid niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. De contributie voor het lopende jaar blijft het lid verschuldigd. Te late opzegging heeft tot gevolg dat het lidmaatschap - met inbegrip van de daaraan verbonden verplichtingen - pas eindigt aan het eind van het volgend boekjaar, tenzij het bestuur op grond van bijzondere omstandigheden anders besluit.
Een lid kan zich door opzegging niet onttrekken aan een besluit waardoor de financiële verplichtingen van de leden worden verzwaard, behalve in het geval omschreven in de volgende alinea.
Een lid kan zijn lidmaatschap met onmiddellijke ingang opzeggen binnen een maand nadat hem een besluit tot omzetting van de vereniging in een
andere rechtsvorm, tot fusie of tot splitsing is meegedeeld. In dat geval blijft hij de oorspronkelijk voor dat jaar vastgestelde contributie verschuldigd.
3. Opzegging van het lidmaatschap door de vereniging vindt plaats door het bestuur, door middel van een schriftelijk bericht aan het lid, met vermelding van de reden(en) van opzegging.
Opzegging is mogelijk:
- als een lid niet meer voldoet aan de statutaire vereisten voor het lidmaatschap; of
- als een lid - ondanks schriftelijke aanmaning - zijn verplichtingen ten opzichte van de vereniging niet nakomt; of
- wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
Bij het opzeggingsbesluit wordt ook de datum van beëindiging van het lidmaatschap vastgesteld. De contributie voor het lopende jaar blijft verschuldigd.
4. Ontzetting uit het lidmaatschap vindt plaats door het bestuur, door middel van een schriftelijk bericht aan het lid, met vermelding van de reden(en) van de ontzetting.
Ontzetting is alleen mogelijk als een lid in strijd handelt of heeft gehandeld met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt of heeft benadeeld.
De ontzetting gaat onmiddellijk in. De contributie voor het lopende jaar blijft verschuldigd.
5. Binnen één maand nadat het lid van het besluit tot opzegging of ontzetting in kennis is gesteld, kan dat lid tegen dat besluit in beroep gaan bij de algemene vergadering en daar verweer voeren. Het bestuur is verplicht hiertoe de
algemene vergadering bijeen te roepen binnen vier weken na ontvangst van het beroepschrift. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid waarvan het lidmaatschap is opgezegd, geschorst.
6. Aan de eis van schriftelijkheid van een opzegging of een bericht van ontzetting wordt niet voldaan als de opzegging of het bericht van ontzetting uitsluitend elektronisch is gecommuniceerd.
Artikel 5 – Donateurs
1. Donateurs zijn zij, die door het bestuur als zodanig zijn toegelaten. Er kunnen verschillende categorieën donateurs zijn.
Donateurs zijn gebonden aan de statuten, reglementen en besluiten van de vereniging. Zij hebben alleen toegang tot de algemene vergadering als die vergadering dat besluit. Zij hebben daar geen stemrecht.
2. De in deze statuten voor leden getroffen regelingen over toelating en opzegging met de gevolgen daarvan, zijn zoveel mogelijk ook van toepassing op donateurs.
3. De algemene vergadering stelt het minimumbedrag vast dat, hetzij per boekjaar, hetzij eenmalig, door een donateur aan de vereniging is verschuldigd. Daarbij kunnen de donateurs verplicht worden een opdracht tot automatische betaling van de periodieke bijdrage te verstrekken. De minimale bijdrage kan per categorie verschillen.
4. De secretaris houdt een register bij waarin de namen en adressen van de donateurs zijn vermeld.
Artikel 6 – Contributie van de leden
1. De leden betalen een jaarlijkse contributie, waarvan de hoogte wordt vastgesteld door de algemene vergadering.
Daarbij kunnen de leden verplicht worden een opdracht tot automatische betaling van de periodieke bijdrage te verstrekken.
De leden kunnen daarbij in categorieën worden ingedeeld die een verschillende contributie betalen.
2. Het bestuur is bevoegd om, wegens bijzondere omstandigheden, een lid geheel of gedeeltelijk ontheffing te verlenen van het betalen van contributie in enig jaar.
3. De algemene vergadering kan besluiten dat de jaarlijkse contributie in gedeelten kan worden betaald en kan daaraan voorwaarden verbinden.
Artikel 7 – Bestuur: samenstelling en benoeming
1. De vereniging wordt bestuurd door een bestuur dat bestaat uit ten minste drie meerderjarige natuurlijke personen, zijnde het algemeen bestuur.
De algemene vergadering stelt het aantal bestuursleden vast.
Het bestuur heeft een voorzitter, secretaris en penningmeester. De voorzitter, secretaris en penningmeester tezamen vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur voert de taken uit die door het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur zijn gedelegeerd.
Het bestuur voorziet zelf in de verdeling van de functies, tenzij de algemene vergadering zich het recht voorbehoudt de voorzitter te benoemen.
De functies van secretaris en penningmeester kunnen in één persoon worden verenigd.
Een niet-voltallig bestuur behoudt zijn bevoegdheden.
Het bestuur draagt er zorg voor dat de algemene vergadering zo spoedig mogelijk in de vacatures kan voorzien.
2. De algemene vergadering benoemt de bestuursleden.
Deze benoeming vindt plaats uit de leden van de vereniging.
3. a. Bestuurders worden benoemd voor een periode van ten hoogste drie jaar.
Bestuurders treden af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Een volgens rooster aftredende bestuurder is onmiddellijk herbenoembaar. Het bestuur kan bepalen dat een eerste benoemingsperiode die op grond van het rooster van aftreden twee jaar is of korter is dan twee jaar, bij de toepassing van de vorige zin niet in aanmerking wordt genomen.
b. De in een tussentijdse vacature benoemde bestuurder neemt op het rooster de plaats in van degene in wiens vacature hij werd benoemd. Wanneer als gevolg hiervan de eerste benoemingsperiode van de in de vacature benoemde twee jaar is of korter is dan twee jaar, kan het bestuur bepalen dat deze benoemingsperiode niet in aanmerking wordt genomen bij de toepassing van onderdeel a van dit lid.
4. Bij belet of ontstentenis van een of meer bestuurders zijn de overige bestuurders, of is de enige overgebleven bestuurder, tijdelijk met het bestuur belast.
Bij belet of ontstentenis van alle bestuurders is een door de algemene vergadering daartoe voor onbepaalde tijd aan te wijzen persoon tijdelijk met het bestuur belast.
Onder belet wordt in elk geval verstaan schorsing en het geval waarin om welke reden ook gedurende een aaneengesloten periode van minimaal tweeënzeventig uur door de vereniging, een medebestuurder of een lid geen contact met een bestuurder kan worden verkregen, met dien verstande dat de algemene vergadering kan besluiten dat een andere periode van toepassing is.
Artikel 8 – Bestuur: einde functie, schorsing
1. Een bestuurslidmaatschap eindigt:
- door aftreden van een bestuurslid;
- door verloop van de termijn waarvoor het bestuurslid is benoemd;
- door overlijden van een bestuurslid;
- door ondercuratelestelling van een bestuurslid of onder bewindstelling van zijn gehele vermogen;
- wanneer het bestuurslid niet langer lid is van de vereniging;
- als de bestuurder niet meer voldoet aan de vereisten als opgenomen in artikel 8 lid 2 om als bestuurder te kunnen worden benoemd;
- door ontslag van het bestuurslid op grond van een besluit van de algemene vergadering bij besluit genomen met een meerderheid van ten minste twee
derde van de uitgebrachte stemmen;
- wanneer het bestuurslid in staat van faillissement wordt verklaard, een regeling in het kader van de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen op hem van toepassing wordt verklaard of hij surseance van betaling verkrijgt;
een en ander met inachtneming van het hierna bepaalde.
2. Een bestuurslid kan te allen tijde door de algemene vergadering worden geschorst. Deze schorsing vindt plaats bij besluit genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde van de uitgebrachte stemmen.
De schorsing beloopt ten hoogste drie maanden en kan door de algemene vergadering eenmaal met die termijn worden verlengd. Volgt gedurende de schorsing geen ontslag, dan is de schorsing na het verloop van de termijn geëindigd. Het bestuurslid wordt in de gelegenheid gesteld zich in de betreffende algemene vergadering te verantwoorden en kan zich daarin door een raadsman laten bijstaan.
Artikel 9 – Bestuur: bijeenroeping, vergaderingen, besluitvorming
1. Iedere bestuurder is bevoegd een vergadering van het bestuur bijeen te roepen.
2. De bijeenroeping van de vergaderingen van het bestuur vindt schriftelijk plaats, met inachtneming van een termijn van ten minste zeven dagen, de dag van bijeenroeping en die van de vergadering niet meegerekend, onder opgave van de dag, het aanvangstijdstip en de plaats van de vergadering en van de te behandelen onderwerpen (agenda).
De bestuurder die voor dit doel een adres aan de vereniging bekend heeft gemaakt, kan tot de vergaderingen van het bestuur worden opgeroepen door een langs elektronische weg aan dat adres gezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht.
3. De vergaderingen van het bestuur worden gehouden op de plaats te bepalen door degene die de vergadering bijeenroept.
4. Als wordt gehandeld in strijd met een van de bepalingen van de twee vorige leden kan het bestuur toch rechtsgeldige besluiten nemen, als alle bestuurders in de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
5. Een bestuurder kan aan een andere bestuurder schriftelijk volmacht verlenen om zich in de vergadering te laten vertegenwoordigen. Een elektronisch vastgelegde volmacht geldt als een schriftelijke volmacht.
Een bestuurder kan alleen één medebestuurder in de vergadering vertegenwoordigen.
6. In de vergaderingen van het bestuur heeft iedere bestuurder één stem. Voor zover in deze statuten geen grotere meerderheid is voorgeschreven,
worden de besluiten door het bestuur genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
7. Een bestuurder neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming
als hij daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vereniging en de met haar verbonden onderneming of
organisatie. Als hierdoor geen bestuursbesluit kan worden genomen, dan wordt het besluit genomen door de algemene vergadering.
Artikel 10 – Bestuur: leiding van de vergaderingen, notulen, besluitvorming buiten vergadering
1. De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur; bij zijn afwezigheid voorziet de vergadering zelf in haar leiding.
2. De voorzitter van de vergadering bepaalt de wijze waarop de stemmingen in de vergaderingen worden gehouden.
3. Het in de vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter van de vergadering over de uitslag van een stemming is beslissend.
Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, als de meerderheid van de vergadering of, als de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk plaatsvond, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
4. Van het verhandelde in de vergaderingen van het bestuur worden notulen gehouden door de secretaris of een daartoe door de voorzitter van de vergadering aangewezen persoon.
De notulen worden - nadat zij zijn vastgesteld - door de voorzitter en de notulist van de vergadering ondertekend.
5. Het bestuur kan ook op andere wijze dan in een vergadering besluiten nemen als alle bestuurders zich schriftelijk vóór het voorstel hebben verklaard.
Onder een schriftelijke verklaring wordt ook begrepen een langs elektronische weg gezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht, aan het adres dat het bestuur voor dit doel heeft vastgesteld en aan alle bestuurders bekend heeft gemaakt.
Artikel 11 – Bestuur: taken en bevoegdheden
1. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Iedere bestuurder is tegenover de vereniging verplicht tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging en van alles met betrekking tot de werkzaamheden van de vereniging, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de vereniging kunnen worden gekend.
Het bestuur is verplicht de bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewaren.
2. Het bestuur is bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, en tot het
aangaan van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk
schuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor de schuld van een derde verbindt.
Het bestuur heeft de goedkeuring nodig van de algemene vergadering voor het besluiten tot het aangaan van overeenkomsten als hiervoor omschreven. Deze beperking van de bevoegdheid van het bestuur kan aan derden worden tegengeworpen.
Het bestuur is niet bevoegd tot het aanvaarden van nalatenschappen, tenzij dit plaatsvindt onder het voorrecht van boedelbeschrijving.
3. Het bestuur heeft de goedkeuring van de algemene vergadering nodig voor besluiten tot:
a. het huren, verhuren en op andere wijze in gebruik of genot verkrijgen of geven van registergoederen;
b. het aangaan van geldleningen of kredietovereenkomsten;
c. het uitlenen van gelden;
d. het aangaan van een vaststellingsovereenkomst voor de beëindiging van een geschil;
e. het optreden in rechte, met inbegrip van arbitrale procedures, waaronder niet begrepen het nemen van conservatoire maatregelen en andere rechtsmaatregelen die geen uitstel kunnen lijden;
f. het doen van investeringen en aangaan van andere rechtshandelingen die uitgaan boven het bedrag dat de algemene vergadering kan vaststellen;
g. het aangaan, wijzigen of beëindigen van arbeidsovereenkomsten.
De algemene vergadering kan bij een daartoe strekkend besluit duidelijk te omschrijven andere dan hiervoor omschreven besluiten van het bestuur aan haar goedkeuring onderwerpen. Een dergelijk besluit van de algemene vergadering wordt onmiddellijk aan het bestuur medegedeeld.
Op het ontbreken van deze goedkeuring kan tegen en door derden geen beroep worden gedaan.
Artikel 12 – Vertegenwoordiging
1. Tot vertegenwoordiging van de vereniging zijn bevoegd:
- het gehele bestuur samen;
- twee gezamenlijk handelende bestuurders, van wie ten minste één moet zijn de voorzitter, de secretaris of de penningmeester.
Een individuele bestuurder kan de vereniging niet vertegenwoordigen, tenzij het bestuur uit één bestuurder bestaat.
2. Het bestuur kan besluiten tot het verlenen van incidentele dan wel doorlopende volmacht aan een of meer bestuurders en/of aan anderen, zowel samen als afzonderlijk, om de vereniging binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen.
3. Tot het verrichten van rechtshandelingen tot een bedrag van duizend euro (€ 1.000,00) zijn zowel de voorzitter als de penningmeester zelfstandig bevoegd.
Artikel 13 – Verslaggeving en verantwoording
1. Het boekjaar van de vereniging is gelijk aan het kalenderjaar.
2. Het bestuur brengt op een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, verlenging van deze termijn door de algemene vergadering uitgezonderd, een bestuursverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over. Deze stukken worden ondertekend door de bestuurders. Ontbreekt de ondertekening van een of meer van hen, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt.
Als de vereniging een of meer ondernemingen in stand houdt, die op grond van de wet in het handelsregister moeten worden ingeschreven, wordt op de staat van baten en lasten de netto-omzet van deze ondernemingen vermeld.
3. Het bestuur legt de jaarstukken ter goedkeuring voor aan de algemene vergadering.
Wordt over de getrouwheid van deze stukken geen verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 2:393 lid 1 Burgerlijk Wetboek overgelegd, dan worden daaraan voorafgaand de jaarstukken gecontroleerd door een door de algemene vergadering te benoemen controlecommissie van ten minste twee leden die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. Een lid van de controlecommissie kan ten hoogste twee achtereenvolgende jaren zitting hebben in de controlecommissie.
Het bestuur is verplicht om de controlecommissie inzage te geven in de gehele boekhouding en de daarop betrekking hebbende bescheiden en om alle door haar gewenste inlichtingen te verstrekken. Als de commissie dat voor een juiste vervulling van haar taak noodzakelijk acht, kan zij zich laten bijstaan door een externe deskundige.
De commissie brengt van haar onderzoek verslag uit aan de algemene vergadering, vergezeld van een advies tot al of niet goedkeuring van de jaarstukken.
Nadat de jaarstukken zijn goedgekeurd door de algemene vergadering wordt het voorstel gedaan om kwijting te verlenen aan het bestuur voor de door hem daarmee afgelegde rekening en verantwoording.
4. In een vergadering te houden vóór de afloop van het boekjaar stelt het bestuur een begroting van de baten en lasten van het volgende boekjaar vast.
De begroting wordt opgemaakt door de penningmeester en aan alle bestuurders gezonden uiterlijk in de voorlaatste maand van het boekjaar voorafgaand aan het boekjaar waarop de begroting betrekking heeft.
Artikel 14 – De algemene vergadering: bevoegdheid en jaarvergadering
1. Aan de algemene vergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen.
2. Jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het boekjaar, wordt een algemene vergadering - de jaarvergadering - gehouden. In de jaarvergadering komen onder meer aan de orde:
a. het verslag van het bestuur over het afgelopen boekjaar;
b. het voorstel tot het al of niet goedkeuren van de jaarstukken over het afgelopen boekjaar;
c. het voorstel tot verlenen van kwijting aan het bestuur;
d. de benoeming van de leden van de controlecommissie voor het nieuwe boekjaar;
e. de benoeming van bestuursleden als er in het bestuur vacatures bestaan; en
f. voorstellen van het bestuur of de leden, zoals aangekondigd bij de oproeping voor de vergadering.
Artikel 15 – De algemene vergadering: oproeping
1. De algemene vergadering wordt bijeengeroepen door het bestuur.
Een aantal leden, samen bevoegd tot het uitbrengen van ten minste een tiende deel van de stemmen, kan het bestuur schriftelijk verzoeken een algemene vergadering bijeen te roepen binnen vier weken na dat verzoek. Als het bestuur niet binnen veertien dagen na ontvangst van dat verzoek de uitnodiging tot de vergadering heeft laten uitgaan, kunnen de verzoekers zelf de vergadering bijeenroepen.
Aan de eis van schriftelijkheid van het verzoek bedoeld in de vorige alinea wordt ook voldaan als het verzoek elektronisch is vastgelegd.
2. De oproeping tot de algemene vergadering vindt plaats door middel van een schriftelijk bericht aan de adressen van de leden volgens het ledenregister.
De bijeenroeping kan, als een lid hiermee instemt, ook plaatsvinden door
een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht aan het adres dat door het lid voor dit doel is bekend gemaakt.
3. De termijn van oproeping bedraagt ten minste veertien dagen, de dag van de oproeping en de dag van de vergadering niet meegerekend.
4. Naast de plaats, datum en tijd van de vergadering, moet de oproeping een agenda bevatten waaruit blijkt welke onderwerpen aan de orde worden gesteld.
Artikel 16 – De algemene vergadering: toegang en stemrecht
1. Toegang tot de algemene vergadering hebben alle niet-geschorste leden
van het bestuur en van de vereniging, en de wettelijk vertegenwoordigers van de minderjarige leden van de vereniging. De vergadering kan besluiten ook andere personen tot (een deel van) de vergadering toe te laten. Geschorste leden en leden van wie het lidmaatschap is opgezegd of die uit het lidmaatschap zijn ontzet, hebben toegang tot dat deel van de vergadering waar het beroep tegen schorsing, opzegging of ontzetting aan de orde is.
2. Ieder gewoon lid en ieder erelid heeft één stem. Een geschorst lid heeft geen stemrecht.
Het stemrecht van een minderjarig lid kan alleen worden uitgeoefend door zijn wettelijk vertegenwoordiger.
3. Een stemgerechtigd lid kan een ander stemgerechtigd lid volmacht geven namens hem te stemmen.
Deze volmacht moet schriftelijk worden gegeven en vóór de stemming aan het bestuur worden overgelegd.
Aan de eis van schriftelijkheid van de volmacht wordt voldaan als de volmacht elektronisch is vastgelegd.
4. De bestuurders hebben een raadgevende stem in de algemene vergadering.
Artikel 17 – De algemene vergadering: besluitvorming
1. Voor zover in deze statuten niet anders is bepaald, wordt een besluit genomen met volstrekte meerderheid van stemmen van de in de vergadering aanwezige en vertegenwoordigde leden, ongeacht hun aantal.
Xxxxxx en ongeldige stemmen tellen niet mee voor de besluitvorming maar tellen wel mee voor het bepalen van een in deze statuten voorgeschreven
quorum.
2. Het in de vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter over de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats als de meerderheid van de vergadering of, als de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk plaatsvond, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
3. Als bij stemming over de verkiezing van personen bij eerste stemming geen meerderheid wordt verkregen, dan zal een nieuwe stemming plaats hebben. Als ook dan geen meerderheid verkregen wordt, zal bij een tussenstemming worden beslist tussen welke personen zal worden herstemd.
Staken de stemmen bij verkiezing van personen, dan beslist het lot.
4. Als de stemmen staken over een voorstel dat niet over de verkiezing van personen gaat, is het voorstel verworpen.
5. Alle stemmingen vinden mondeling plaats, tenzij de voorzitter of ten minste drie leden vóór de stemming laat of laten weten een schriftelijke stemming te verlangen.
Schriftelijke stemming vindt plaats bij ongetekende, gesloten stembriefjes. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk tenzij een lid hoofdelijke stemming verlangt.
Een stemgerechtigd lid kan zijn stemrecht niet door middel van een elektronisch communicatiemiddel uitoefenen.
6. Een eenstemmig besluit van alle leden, ook al zijn deze niet in een vergadering bijeen, heeft dezelfde kracht als een besluit van de algemene vergadering, als dit met voorkennis van het bestuur is genomen.
7. Als in een vergadering alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, kunnen - mits met algemene stemmen - geldige besluiten worden genomen over alle aan de orde komende onderwerpen, ook al is het onderwerp niet of niet op de voorgeschreven wijze bij de oproeping aangekondigd of heeft de oproeping niet
op rechtsgeldige wijze plaatsgevonden.
Artikel 18 – De algemene vergadering: leiding en notulen
1. Een algemene vergadering wordt geleid door de voorzitter van de vereniging. Ontbreekt de voorzitter, dan wijst het bestuur een ander bestuurslid aan als voorzitter van de vergadering. Wordt ook op deze wijze niet in het voorzitterschap voorzien, dan voorziet de vergadering zelf in haar leiding.
2. Van het verhandelde in elke vergadering worden door de secretaris of een ander door de voorzitter van de vergadering daartoe aangewezen persoon notulen gehouden, die door de voorzitter en de notulist door ondertekening worden vastgesteld.
Artikel 19 – Statutenwijziging
1. De statuten van de vereniging kunnen worden gewijzigd door een besluit van de algemene vergadering. De termijn voor oproeping tot zo'n vergadering moet ten minste éénentwintig dagen bedragen. Wanneer aan de algemene vergadering een voorstel tot wijziging van de statuten zal worden gedaan, moet dat steeds bij de oproeping tot de algemene vergadering worden vermeld.
2. Degenen die de oproeping tot de algemene vergadering ter behandeling van een voorstel tot statutenwijziging hebben gedaan, moeten ten minste vijf dagen vóór de vergadering een afschrift van dat voorstel, waarin de voorgestelde wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen. Dit afschrift moet ter inzage liggen tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden.
3. Een besluit tot statutenwijziging moet worden genomen met een meerderheid van ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen.
4. Een statutenwijziging wordt van kracht onmiddellijk nadat deze in een notariële akte is vastgelegd. Iedere bestuurder is bevoegd om een statutenwijziging bij notariële akte vast te leggen.
Een authentiek afschrift van de akte van wijziging en een doorlopende tekst van de gewijzigde statuten moeten worden neergelegd bij het handelsregister.
Artikel 20 – Fusie, splitsing, omzetting
Op een besluit van de algemene vergadering tot fusie of splitsing in de zin van titel 7 van Boek 2 Burgerlijk Wetboek en op een besluit van de algemene vergadering tot omzetting van de vereniging in een andere rechtsvorm overeenkomstig artikel 2:18 Burgerlijk Wetboek, is het bepaalde in het vorige artikel zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing, onverminderd de eisen van de wet.
Artikel 21 – Ontbinding
1. De vereniging kan worden ontbonden door een besluit van de algemene vergadering. Het in deze statuten bepaalde over een besluit tot statutenwijziging is van overeenkomstige toepassing op een besluit tot ontbinding.
Bij het besluit tot ontbinding wordt de bestemming van een eventueel batig liquidatiesaldo vastgesteld.
Als de vereniging op het tijdstip van haar ontbinding geen baten meer heeft,
houdt zij op te bestaan. In dat geval doet het bestuur daarvan opgave aan het handelsregister.
De boeken en stukken van de ontbonden vereniging blijven gedurende zeven jaren nadat de vereniging heeft opgehouden te bestaan onder bewaring van de door het bestuur bij het besluit tot ontbinding aangewezen persoon. Binnen acht dagen na het ingaan van zijn bewaarplicht moet de aangewezen bewaarder zijn naam en adres opgeven aan het handelsregister.
2. De vereniging wordt bovendien ontbonden door:
- insolventie nadat de vereniging in staat van faillissement is verklaard of door opheffing van het faillissement wegens de toestand van de boedel;
- een daartoe strekkende rechterlijke uitspraak in de bij de wet genoemde gevallen.
Artikel 22 – Vereffening
1. Het bestuur is belast met de vereffening van het vermogen van de vereniging, voor zover bij het ontbindingsbesluit geen andere vereffenaar(s) is (zijn) aangewezen.
2. Na het besluit tot ontbinding bevindt de vereniging zich in liquidatie.
De vereniging blijft na haar ontbinding voortbestaan als en voor zover dit voor de vereffening van haar vermogen nodig is.
Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van de statuten voor zoveel mogelijk en nodig van kracht.
In stukken en aankondigingen die van de vereniging uitgaan, moet 'in liquidatie' aan de naam van de vereniging worden toegevoegd.
3. Een batig saldo na vereffening krijgt een bestemming die zoveel mogelijk in overeenstemming is met het doel van de vereniging.
Deze bestemming wordt vastgesteld bij het ontbindingsbesluit, of bij het ontbreken daarvan, door de vereffenaar(s).
De vereffening eindigt op het tijdstip waarop geen aan de vereffenaars bekende baten meer aanwezig zijn.
De vereniging houdt bij vereffening op te bestaan op het tijdstip waarop de vereffening eindigt. De vereffenaars doen daarvan opgave aan het handelsregister.
Artikel 23 – Reglementen
1. De algemene vergadering kan een of meer reglementen vaststellen.
2. Een reglement kan nadere regels geven over onder meer het lidmaatschap, de introductie van nieuwe leden, de contributie, de werkzaamheden van het bestuur, werkgroepen of commissies, de vergaderingen.
Een reglement mag niet in strijd zijn met de wet of met de statuten en mag geen bepalingen bevatten die bij statuten behoren te worden geregeld.
BIJLAGEN
Aan deze akte is het volgende stuk vastgemaakt:
- notulen algemene vergadering.
SLOT
Deze akte is verleden te Rijswijk, gemeente Altena, op de datum in het hoofd van deze akte vermeld.
De verschenen persoon is mij, notaris, bekend en de identiteit van de bij deze akte betrokken verschenen persoon is door mij, notaris, aan de hand van het daartoe bestemde document vastgesteld.
De zakelijke inhoud van de akte is aan de verschenen persoon opgegeven en toegelicht.
De verschenen persoon heeft verklaard op volledige voorlezing van de akte geen prijs te stellen, tijdig voor het verlijden van de inhoud van de akte te hebben kennis genomen en te zijn gewezen op de gevolgen, die voor partij uit de akte voortvloeien, alsmede met de inhoud van de akte in te stemmen.
*
Daarna is de akte beperkt voorgelezen en onmiddellijk door de verschenen persoon en mij, notaris, ondertekend, om tien uur en vier minuten.
(Volgt handtekening)
UITGEGEVEN VOOR AFSCHRIFT
1. Huishoudelijk Reglement
Statuten, artikel 23.
Dit Huishoudelijk Reglement geeft weer:
1. Wie de Yamaha 650 Twin Klub Nederland is (3. Y650TKN Algemeen)
2. Hoe deze georganiseerd is en bestuurd wordt (4-10. Y650TKN Organisatie).
3. Hoe de uitvoering van verschillende disciplines is geregeld (4-10. Y650TKN Organisatie).
4. Hoe er gecontroleerd wordt (11. Y650TKN Commissies).
5. Hoe er geëvalueerd wordt (12. Y650TKN Evaluatie en ALV).
6. Hoe er verbeterd wordt (13. Y650TKN Verbeteren).
De werkwijze is volgens het principe van de “Plan-Do-Check-Act”-cyclus om als Klub alert te blijven en waar nodig te verbeteren.
Dit alles in lijn met en verwijzend naar de Statuten, Wetgeving en Beleidsplan.
Wijzigingen
Na een wijziging in het Huishoudelijk Reglement krijgt deze een nieuw revisienummer, voorzien van de datum.
Zie laatste hoofdstuk voor de wijzigingsgeschiedenis.
Afkortingen
HuisHoudelijk Reglement HHR
Algemeen Bestuur AB
Dagelijks Bestuur DB
Yamaha 650 Twin Klub Nederland Y650TKN
XS 650 Twin of TX650 Motor
Algemene Ledenvergadering ALV
Verenigingsblad 653
Leden, Ereleden, Gezinsleden Leden
Naam, Adres, Woonplaats NAW Algemene Verordening Gegevensbescherming AVG Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen WBTR
Functies zijn met hij of hem aangegeven, echter deze dienen als gender-neutraal beschouwd te worden. Daarom is hij aangegeven als hij*.
2. Inhoudsopgave
3.7. Algemene LedenVergadering 10
3.9.1. Algemene Verordening Gegevensbescherming 11
3.9.2. Privacy Statement Y650TKN 11
3.9.3. Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen 14
3.12. Ontbinding en Vereffening 14
4. Y650TKN Organisatie algemeen 15
5. Y650TKN Organisatie blokken 16
6. Y650TKN Organisatie Communicatie 17
6.1. Blokhoofd Communicatie 17
6.2. IT-, Website- en Mediabeheer 17
6.2.1. IT en Mediabeheerder 18
6.4.1. Redacteur Nieuwsbrief 21
6.4.2. Eindredacteur Nieuwsbrief 21
7. Y650TKN Organisatie Evenementen 22
7.2.1. Coördinator Evenementen 22
7.4.1. Coördinator Giftshop 24
8. Y650TKN Organisatie Techniek 25
8.2.1. Coördinator Onderdelenbank 25
8.3.1. Coördinator Cursussen 26
8.4.1. Coördinator XService 27
9. Y650TKN Organisatie Bestuur en Beheer 28
9.1.2. Verantwoordelijkheden bestuur 29
9.1.3. Taken bestuursleden algemeen 30
9.1.4. Vergaderingen bestuur 30
9.1.8. Algemeen bestuurslid 31
9.2.1. Declaraties en Vergoedingen 32
9.2.2. Aangaan van verplichtingen 32
9.4.2. Backup Penningmeester 34
9.7. Data- & Applicatiebeheer 37
11. Y650TKN Evaluatie en ALV 39
3. Y650TKN Algemeen
Statuten, artikel 1, 2
De naam Yamaha 650 Twin heeft betrekking op zowel de XS 650 Twin als de TX 650.
3.1. Doel
Statuten, artikel 2
3.2. Lidmaatschap soorten
Statuten, artikel 3
Het Lidmaatschap is persoonlijk en in bijzondere gevallen beslist het AB.
De vereniging kent:
3.2.1. Leden
Zijn natuurlijke personen.
3.2.2. Gezinsleden
Indien per gezin, woonachtig op hetzelfde adres, meer dan één persoon Lid is van de vereniging behoeft slechts één van die Gezinsleden de volledige contributie te voldoen.
De overigen, Gezinsleden genoemd, hebben recht op korting, zoals bepaald door de ALV.
3.2.3. Ereleden
Zijn Leden die een bijzondere inzet hebben getoond voor de vereniging.
Criteria voor voordracht tot Erelidmaatschap:
1. De inzet die voor de vereniging is gedaan steekt ver uit boven wat van Leden verwacht mag worden.
2. De bijdrage moet belangeloos zijn.
3. De betrokkene moet altijd zeer loyaal en positief tegenover de vereniging en haar bestuursleden zijn geweest.
4. Kandidaat moet initiatieven hebben ontplooid die hebben geleid tot wijziging/vernieuwing van beleid.
5. Een Erelidmaatschap is geldig bij leven.
Ereleden betalen geen contributie en worden uitgenodigd voor de ALV.
Procedure aanmelden Erelidmaatschap:
1. Een voordracht moet schriftelijk bij het AB worden ingediend en kan door elk Lid van de vereniging worden gedaan.
De voordracht moet voorzien zijn van duidelijke en objectieve argumenten en is ondertekend door minimaal vijf Leden.
2. Het AB beoordeelt of de voorgestelde kandidaat aan de criteria voldoet, tevens wordt nagegaan of er ook anderszins geen bezwaren bestaan tegen het voorstel.
3. Indien het AB akkoord gaat met de voordracht wordt dit vastgelegd in de notulen van de bestuursvergadering.
4. De onderscheiding wordt door het AB tijdens de eerstvolgende ALV uitgereikt.
5. Indien het AB het voorstel afwijst wordt de betreffende indiener schriftelijk geïnformeerd met opgave van redenen voor de afwijzing.
3.2.4. Donateurs
Statuten, artikel 5
Zijn natuurlijke personen, geen Lid of Erelid of Gezinslid van de vereniging, en zij steunen de vereniging met een jaarlijkse financiële bijdrage.
3.2.5. Relaties
Zijn instanties, bijvoorbeeld redacties van motorbladen, of bedrijven waar de Klub contact mee heeft.
3.2.6. Adverteerders
Zijn instanties die in 653 of op de website adverteren en die hiervoor jaarlijks een afgesproken bedrag betalen.
3.2.7. Vrijwilligers
Zijn Donateurs, Leden, Ereleden of Gezinsleden die gedurende een periode, na toestemming van een blokhoofd of bestuurslid, een actieve functie binnen de vereniging bekleden.
3.3. Rechten
Recht | Relaties, Adverteerd ers | Donateurs | Gezins- Xxxxx | Xxxxx, Ereleden | Vrijwilligers |
Ontvangen 653 | ja, soms electronisch | ja | nee | ja | ja |
Toegang tot alle door de vereniging georganiseerde evenementen en mogen hierbij vergezeld zijn van hun Gezinsleden, benevens maximaal twee personen, niet behorend tot hun gezin | ja | ja | ja | ja | |
Toegang tot cursussen | ja | ja | ja | ja | |
Toegang tot het Ledengedeelte van de website waarin klubgegevens zoals ALV-verslagen, statuten, HHR staan | ja | ja | ja | ja | |
Toegang tot het documentenarchief voor specifieke klubgegevens zoals instructie, overzichten en formulieren | ja | ||||
Toegang tot de mediagroepen WhatsApp, Facebook. Zie info onder hoofdstuk Communicatie. | ja | ja | ja | ja | |
Toegang tot onderdelenbank | ja | ja | ja/nee* | ||
Toegang tot giftshop | ja | ja | ja | ja | |
Toegang tot ALV's van de vereniging en stemrecht. | ja | ja | ja/nee* | ||
Toegang, na afspraak tot AB- vergadering en inbrengen van agendapunten | ja | ja | ja/nee* | ||
Opm. * afhankelijk van soort Lid. Dus bij Leden, Ereleden, Gezinsleden is dit ja, Donateurs nee.
3.4. Voorwaarden
Xxxxx, Xxxxxxxxxxx:
1. Het bezitten van een motorfiets waarvan bij de bouw is uitgegaan van een Yamaha 650 Twin motorblok.
2. Het verschaffen van het in bezit zijnde motorbloknummer. Optioneel kan het framenummer, kenteken worden aangegeven.
3. Het voldoen van de inschrijfkosten.
4. Het voldoen van de contributie over het lopende verenigingsjaar.
5. Ermee in te stemmen, dat deelname aan activiteiten van de Klub geschiedt op eigen risico.
6. Niet op een eerder moment te zijn geroyeerd als Lid, of de Klub op enigerlei wijze materieel of immaterieel te hebben benadeeld.
Deze voorwaarde wordt individueel getoetst door het AB, dat hierin anders kan beslissen.
7. Bij gewenste persoonlijke communicatie bij voorkeur beschikken over een geldig e-mailadres. Bij afwezigheid van een e-mailadres worden dit postzendingen en wordt een toeslag in rekening gebracht.
8. Bij voorkeur contributiebetaling via automatische incasso laten lopen, hiervoor dient een IBAN- nummer beschikbaar te zijn. Anders wordt een toeslag in rekening gebracht.
Donateurs:
Alleen de voorwaarden van Leden punt 3 t/m 8 zijn van toepassing.
3.5. Aanmelden, wijzigingen
1. Via de klub-website: xxxxx://xxx.xx000.xx.
Volg onder tabblad 'Lidmaatschap' de instructies voor het registreren of wijzigen van aanwezige gegevens van het Lid, Gezinslid of de Donateur.
Het mag duidelijk zijn dat inschrijving via de website de voorkeur geniet en geen toeslag geeft.
De Ledenadministrateur controleert de gegevens en stelt bij inschrijving binnen veertien dagen het aspirant-Lid via e-mail in kennis van de voorwaarden waaraan hij* moet voldoen om toegelaten te worden als Lid van de vereniging.
Wijzigingen worden na controle gecommuniceerd.
3.6. Contributie
Statuten, artikel 6
1. Leden, Gezinsleden en Donateurs betalen een jaarlijkse contributie.
2. Ereleden zijn vrijgesteld van contributie.
3. De hoogte van de contributie wordt vastgesteld door de ALV.
4. Dient bij voorkeur te geschieden via automatische overschrijving, aangegeven bij inschrijving. Inning geschiedt dan in de eerste maand van het verenigingsjaar.
5. Handmatige overschrijving dient uiterlijk in de eerste maand van het verenigingsjaar te worden voldaan.
6. Nieuwe Leden betalen de resterende maanden van het lopende verenigingsjaar.
7. Er dient een toeslag worden betaald in onderstaande situaties:
7.1. Inschrijfkosten, eenmalig.
7.2. Woonachtig zijn in het buitenland, jaarlijks. Dit vanwege verzending van post en 653.
7.3. Handmatig betalen contributie, jaarlijks. Voorkeur is automatische incasso.
7.4. Bij gewenste communicatie via post, jaarlijks. Voorkeur is via e-mail.
Zie laatste ALV-verslag en website voor hoogte contributies en toeslagen.
B.v. in 2023:
Betaalt een Lid woonachtig in Nederland, jaarlijks € 50.
Heeft dit Lid geen toestemming verleend voor automatische incasso en geen e-mail, maar wil wel info per post ontvangen, dan betaalt hij* jaarlijks € 50 + € 5 + € 5 = € 60.
Verhuist hij* dan naar België dan wordt betaald € 60 + € 5 = € 65.
Een Donateur betaalt jaarlijks zonder toeslagen € 30 en een Gezinslid € 25.
3.7. Algemene LedenVergadering
Statuten, artikel 13 t/m 18
Alleen Leden, Gezinsleden en Ereleden kunnen actief deelnemen aan een ALV.
Bezoekers en Donateurs zijn toegestaan mits er geen bezwaar is van de aanwezige Leden.
Tijdens een ALV zijn Leden, Gezinsleden, Ereleden:
1. Verplicht de presentielijst te tekenen.
2. Gerechtigd het beleid van de vereniging te bepalen.
3. Tijdens een ALV jaarvergadering:
3.1. Kiezen minimaal twee Leden voor de kascontrolecommissie, dit mogen geen bestuursleden zijn.
3.2. Verlenen, bij goedkeuring financiën, aan de Penningmeester decharge.
3.3. Bepalen de hoogte van het op te bouwen kapitaal en andere budgetten.
Dit kapitaal wordt uitsluitend gebruikt voor calamiteiten, niet zijnde bijzondere aankopen of evenementen. Voor evenementen en bijzondere aanschaffingen kan de vereniging aparte budgetten over meerdere jaren opbouwen.
3.4. Uitreiken Erelidmaatschap:
Indien van toepassing wordt dit uitgereikt.
Optioneel kan er tussendoor besloten worden ludieke acties te laten plaatsvinden zoals:
1. Uitreiken van de Optriller.
Deze wordt uitgereikt aan een Lid, dat gedurende een periode een bijzondere bijdrage heeft geleverd.
Dit is een wisseltrofee door de onderdelenbank gemaakt . Deze dient voor een volgende uitreiking ingeleverd te worden.
Uitzonderingen hierop staan vermeld in het ALV-verslag. Zie overzicht, ‘Optriller’.
2. Uitreiken van de Gepoetste Zuiger.
Deze trofee wordt uitgereikt aan een Lid met de motor die een bijzondere, ietwat dubieuze uitstraling heeft.
Een hilarische trofee om de vaak serieuze sfeer tijdens de jaarvergadering te doorbreken. De criteria zijn; Wonderlijkheid, Spuitwerk, Chroom, Leeftijd, Vies, Koppeling, Eigenbouw, Origineel, XS-sticker.
Zie overzicht, ‘Gepoetste zuiger’.
3. Verloten onderdelen onderdelenbank en/of spullen giftshop.
Indien gewenst wordt deze verloting georganiseerd, met als doel extra inkomsten en ontspanning.
3.8. Beëindiging
Statuten, artikel 4
1. Wanneer een klublid niet meer in bezit is van een eigen motorfiets met Yamaha 650 Twin motorblok is het de eigen verantwoordelijkheid om het Lidmaatschap op te zeggen of om te zetten naar Donateur.
Dit dient aangegeven te worden via de website of Ledenadministratie.
Het Lidmaatschap komt dan met ingang van het nieuwe verenigingsjaar te vervallen of het wordt omgezet.
2. Het bestuur is bevoegd om Xxxxx die niet tijdig aan hun betalingsverplichtingen voldoen na aanmaning te ontzetten uit het Lidmaatschap.
3. Het bestuur is bevoegd om Leden na herhalend wangedrag te ontzetten uit het Lidmaatschap.
3.9. Beleid & wetgeving
Statuten, artikel 14, 23
Alle activiteiten van de vereniging vinden plaats conform de actuele wetgeving.
3.9.1. Algemene Verordening Gegevensbescherming
De wet AVG legt vast hoe er omgegaan dient te worden met persoonsgegevens.
3.9.2. Privacy Statement Y650TKN
1. Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer deze gegevens (of een combinatie daarvan) naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens.
Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres, IBAN-nummer. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.
Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
2. Van wie worden persoonsgegevens verwerkt?
Van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van: Leden, Donateurs zoals adverteerders en sponsors.
3. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens? De Ledenadministrateur en/of Secretaris
4. Waarvoor en door wie worden welke persoonsgegevens verwerkt?
4.1. NAW, voor het toezenden van post, o.a. 653.
4.2. NAW + Lidnummer.
Bij aankopen in onderdelenbank en giftshop. Maar ook bij toegang tot evenementen.
4.3. E-mail.
Voor nieuwsbrief of andere informatie.
4.4. IBAN-nummer, mits toestemming voor automatische incasso. Bij contributie-inning of betaling onderdelenbank, giftshop.
4.5. Alle behalve IBAN.
Door AB en Ledenadministratie en beheerder IT en media.
4.6. Indien je niet wenst dat bepaalde gegevens worden gebruikt, kun je dit schriftelijk kenbaar maken bij de Ledenadministratie.
5. Welke persoonsgegevens zijn zichtbaar op de website?
Er worden zonder toestemming geen persoonsgegevens getoond op de website.
Met toestemming wordt een pasfoto getoond om bijvoorbeeld de organisatie herkenbaar te maken.
Voor contact wordt er alleen een functioneel persoonlijk of groep mailadres aangegeven. Bijvoorbeeld Xxxxxxxxxx@xx000.xx, xxxxxxx@xx000.xx.
6. Hoe wordt er omgegaan met het vastleggen van foto's t.b.v. website in klubblad en publicaties?
6.1. Op waarschuwingsborden in het klubhuis en bij ingang van evenementen staat aangeven dat er foto/video's gemaakt kunnen worden.
Bezwaarmakers kunnen zich dan ter plekke melden bij de organisatie.
6.2. De fotograaf meld dit vooraf aan te fotograferen groep zodat bezwaarmakers zich kunnen distantiëren.
7. Waarvoor en door wie worden motorgegevens verwerkt? Voor statistieken door de Ledenadministrateur of Secretaris.
8. Hoe worden persoonsgegevens bewaard?
Op de website in het afgeschermde Ledendeel.
Het betreffende Lid, Donateur, Ledenadministrateur, Secretaris hebben hier toegang toe en kunnen wijzigingen aanbrengen. De beheerder IT heeft alleen toegang ten behoeve van beheersdoeleinden, zoals backup of calamiteiten. Toegang is alleen mogelijk via een veilig en gecontroleerd wachtwoord.
9. Hoe krijgen anderen toegang toegang tot persoonsgegevens?
Leden van het AB en blokhoofden krijgen na verzoek bij de Ledenadministrateur een kopie, zonder IBAN-gegevens, via e-mail gestuurd, teneinde een werkbare situatie te behouden. De Penningmeester krijgt deze lijst met IBAN-gegevens in verband met contributie zaken.
10. Uitwisseling van persoonsgegevens binnen de vereniging.
Alleen door opgeven voor evenementen, cursussen of andere activiteiten geef je jouw gegevens door aan de desbetreffende Leden binnen de Klub. Deze gegevens blijven binnen de Klub.
11. Uitwisseling van persoonsgegevens aan Leden.
Er worden geen gegevens van jou aan andere Leden of Donateurs versterkt.
Bij een verzoek word je door Ledenadministrateur geïnformeerd en kun je, indien gewenst, zelf contact opnemen.
12. Uitwisseling van persoonsgegevens met externe partijen.
Zonder persoonlijke goedkeuring worden er geen gegevens uitgewisseld met derden.
13. Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Na beëindigen van Lidmaatschap worden gegevens, met uitzondering van IBAN maximaal 10 jaar bewaard.
Deze kunnen worden gebruikt om te kunnen attenderen op een reünie of jubileum.
14. Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
De vereniging is gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
15. Kan ik zien welke gegevens van mij zijn verwerkt?
Op de website in het persoonlijk gedeelte en na het indienen van een schriftelijk verzoek bij de Ledenadministratie.
16. Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Bij de Ledenadministrateur of leden van het AB, zie website voor contactlegging.
17. Waar kan ik terecht als ik ontevreden ben over handelen van de vereniging inzake persoonsgegevens?
Bij de Vertrouwenspersoon binnen de vereniging en Autoriteit Persoonsgegevens.
18. Wijzigingen privacybeleid. Door de ALV, zie verslag ALV.
3.9.3. Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen
De WBTR is bedoeld om wanbestuur, onverantwoordelijk financieel beheer, misbruik van positie en andere ongewenste activiteiten binnen besturen te voorkomen.
In de statuten is hierin voorzien.
3.10. Beleid & Actieplan
Om de drie jaar worden er een nieuw beleids- en actieplan voor de komende drie jaar vastgesteld tijdens een ALV.
De actiepunten worden door het bestuur en de verantwoordelijken van betreffend blok uitgewerkt, geëvalueerd en de voortgang en het resultaat worden tijdens de jaarlijkse ALV gepresenteerd en besproken.
Zie voor details Overzicht Beleid & Actieplan.
3.11. Statutenwijziging
Statuten, artikel 19
3.12. Ontbinding en Vereffening
Statuten, artikel 21, 22
4. Y650TKN Organisatie algemeen
4.1. Organogram
1. De organisatie staat ten dienste van de vereniging (rood).
2. Elke rechthoek vertegenwoordigt één functie of een groep.
3. Binnen de groepen van een bepaalde hoofdkleur is die met onderstreepte naam de aansturende.
Algemeen
• Vertrouwenspersoon
• Backup- Penningmeester
Klubhuis
• Beheerder
Bestuur
• Voorzitter
• Penningmeester
• Secretaris
• Algemeen
Ledenadministratie
• Administrateur
• Post Verstuurder
4. In elke groep zijn één of meerdere functies aangegeven, waarbij de onderstreepte de eindverantwoordelijke is.
Yamaha 650 Twin Klub Nederland
(Leden, Gezinsleden, Ereleden Donateurs, Relaties, Adverteerders)
XService
• Coördinator
• Medewerker
Giftshop
• Coördinator
• Medewerker
Xxxxxxxxxxx
• Xxxxxxxxxxxxx
• Redacteur
Onderdelenbank
• Coördinator
• Medewerker
Beurs
• Coördinator
• Medewerker
IT beheer, Multi Media, Website
• Beheerder
Cursus
• Coördinator
• Leider
Evenement
• Coördinator
• Medewerker
Klubblad 653
• Hoofdredacteur
• Eindredacteur
Blok Techniek
• Blokhoofd
Blok Evenementen
• Blokhoofd
Blok Communicatie
• Blokhoofd
5. Y650TKN Organisatie blokken
1. De vereniging kent drie blokken, ‘Communicatie’, ‘Evenementen’ en ‘Techniek’.
2. De blokken hebben elk een blokhoofd, die geen zitting heeft in het AB.
3. Het is mogelijk als blokhoofd in meerdere groepen een coördinerende of uitvoerende rol te hebben.
4. De blokken zijn elk in drie groepen verdeeld, die de doelstelling van vereniging waarborgen.
5. Deze groepen hebben elk een verantwoordelijke coördinator met één of meerdere medewerkers.
5.1. Blokhoofden
Het blokhoofd is op de eerste plaats een teamleider.
Hij* is communicatief vaardig en coördineert, delegeert en stimuleert de betreffende groep en ontwikkelt samen met hen activiteiten die gewenst en nodig zijn.
Taken
1. Maakt in overleg met coördinatoren een jaarplan, jaarrooster van de blokactiviteiten in overeenstemming met het beleid, overlegt dit met AB, publiceert dit en voert dit uit.
2. Leidt de vergaderingen binnen het blok.
3. Motiveert de groep coördinatoren in hun gedelegeerde taken en corrigeert waar nodig.
4. Stimuleert en ontwikkelt activiteiten die gewenst en nodig zijn
5. Zorgt voor een goede verbinding en samenwerking met de andere blokken.
6. Bewaakt blokbudgetten en is financieel verantwoordelijk.
7. Rapporteert periodiek over de gang van zaken aan de coördinatoren en medewerkers in een blok.
8. Bespreekt met het AB het te volgen beleid.
9. Evalueert en stelt activiteiten bij waar nodig in zijn team, eventueel met de andere blokhoofden.
10. Houdt, indien van toepassing, de inventaris en/of voorraden binnen zijn blok bij, ook financieel.
5.2. Coördinator
Heeft coördinerende en organisatorische kwaliteiten.
Taken
1. Maakt jaarlijkse budget in overleg met het blokhoofd en bewaakt dit.
2. Stelt een jaarrooster op in overleg met blokhoofd en zorgt voor publicatie.
3. Coördineert realisatie van activiteiten en bewaakt budget.
4. Heeft regelmatig overleg met het blokhoofd. Zie details bij de blokken.
5.3. Medewerker
Xxxxx, vaardigheden
Heeft nagenoeg dezelfde kwaliteiten en uitvoerende taken als de genoemde coördinator in de groep, echter geen eindverantwoordelijke en een (minder) coördinerende.
Zie details bij de blokken.
6. Y650TKN Organisatie Communicatie
1. Leden met elkaar te verbinden en hen te informeren over clubactiviteiten in de breedste zin.
2. Informeert Xxxxx over allerlei zaken die gerelateerd zijn aan de XS650/TX650.
3. Daarvoor heeft het blok de beschikking over:
3.1. Het Klubblad ‘653’, dat vier keer per jaar verschijnt.
3.2. De nieuwsbrief, die telkens tussen twee Klubbladen, maximaal eenmaal per maand verschijnt.
3.4. Aan de Klub gerelateerde pagina’s op Facebook.
3.5. Het Youtube-kanaal ‘Yamaha 650 Twin Klub Nederland’.
3.6. Diverse Whatsapp-contactgroepen.
4. Het beheren van de IT-infrastructuur van de Klub.
5. De promotie van de Klub in de wereld.
6.1. Blokhoofd Communicatie
Maakt gebruik en heeft kennis van moderne communicatiemiddelen en -technieken. Beschikt over de nodige IT-affiniteit.
Taken specifiek
1. In stand houden van de IT-infrastructuur.
2. Interne en externe klub-communicatie.
3. Promotie van de Klub in de buitenwereld, eventueel in samenwerking met de beurscommissie.
6.2. IT-, Website- en Mediabeheer
IT
Betreft hier beheer van e-mailgroepen zoals Onderdelenbank, Bestuur, Redactie, Evenementen en Ledenadministratie.
Doel is dat buitenwereld, Xxxxx en Donateurs via functies contact hebben met Klub functies en niet met personen, dit vanwege privacy.
Alleen Bestuursleden en Blokhoofden kunnen mutaties doorgeven aan IT-beheerders. Zie website, Contacten voor details.
Website
De website xxx.xx000.xx is een middel voor de Klub voor het promoten van de XS650/TX650 en de activiteiten van de Klub.
1. Ter beschikking stellen van diverse beschrijvingen/foto’s/folders van alle types XS650 en TX650.
2. Verslag doen van de activiteiten van de Klub.
3. Vermelden van nieuws.
4. Klubagenda.
5. Verschaffen van informatie aan belangstellenden.
Media
Zoals Facebook, Whatsapp en Youtube.
1. Snelle, actuele communicatie met Xxxxx
2. Interactief.
3. Verschaffen van informatie aan belangstellenden.
4. Facebook is voor ieder toegankelijk.
5. WhatsApp is alleen toegankelijk voor Leden en Donateurs met 06-nummer en app.
Zie details, zoals aanmelden op de website.
6.2.1. IT en Mediabeheerder
Vanwege kwetsbaarheid en algemeen Klubbelang zijn er minimaal twee functionarissen nodig.
De kennis en taken kunnen hierbij afhankelijk van kwaliteiten/belangstelling verschillen, bijvoorbeeld een kennisdrager en meer uitvoerende.
De volgende pakketten worden hierbij gebruikt:
cPanel, Joomla, SQL databases, Excel, HTML, PHP, Mymember software (Ledenadministratie)
Taken
1. Databeveiliging.
2. Waarborgen en optimaliseren van communicatie binnen de Klub.
3. Plaatsen van artikelen en foto's op de website.
4. Updaten en structureren van agenda en van inhoud website en van de functionaliteit en techniek eronder.
5. Maken van updates en back-ups van software en data.
6. Bewaken gebruikersbestanden en -rechten.
7. Rechtenbeheer op e-mailgroepen en archief-/documentmappen.
8. Monitoren performance van website.
9. Onderhouden databases.
10. Opmaken en versturen Nieuwsbrieven.
11. Onderhouden portaal Ledenadministratie binnen de website en alle overige applicaties.
12. Monitoren website enkele keren per week.
13. Dagelijks controleren en beantwoorden van e-mail.
14. Verwerken van mutaties en bewaken mediagroepen.
Aanleveren wijzigingen website, structuur
1. Via overleg met blokhoofd Communicatie.
2. Wijzigingen samenstelling e-mailgroep en -rechten vanuit bestuurslid of blokhoofd direct naar beheerder.
3. Structuurveranderingen via een aangewezen bestuurslid.
4. Aanpassingen inhoud website via blokhoofd Communicatie
5. Alle vrijwilligers via het betreffende blokhoofd of bestuurslid.
Aanleveren agendapunten website
Door blokhoofden of bestuursleden.
Met gedetailleerde informatie voor website en andere media, bij voorkeur met de volgende gegevens:
1. Naam van het evenement voor de titel.
2. Een foto om er bij te zetten in de titel, dit kan ook het logo zijn van bijvoorbeeld een beurs.
3. Datums en begintijd van evenement.
4. Een korte beschrijving en eventueel langere beschrijving. Als het een beurs is, is het ook handig te vermelden of de Klub aanwezig is met een stand.
5. Waar het evenement plaatsvindt.
6. Contactgegevens indien gewenst (e-mail, telefoon, website)
7. Moeten de mensen zich aanmelden voor evenement, is er een maximum aantal, is er een uiterste aanmelddatum?
8. En natuurlijk ook aan de redactie melden voor in het Klubblad.
Afspraken mediagroepen
1. Alleen Leden en Donateurs van de Yamaha 650 Twin Klub Nederland worden toegelaten in de groepen.
2. De berichten dienen motorgerelateerd te zijn. Dus geen filmpjes, porno, of geinige dingen.
3. Stuur alleen berichten die voor de hele groep bedoeld zijn
Houd persoonlijke dingen voor jezelf. Andere mensen hebben geen boodschap aan jouw privézaken.
4. Xxxx antwoord op de vraag,
Dus als gevraagd wordt: 'Wie gaat er 1 mei mee?', antwoord dan niet van "ik kan niet want ik heb dan ......
6.3. Klubblad 653
1. De 653 heeft een verbindende en een informatieve functie.
2. Door het verzorgen van rubrieken waarin Xxxxx aan het woord komen of met hun motorfiets worden voorgesteld.
3. Door aandacht te schenken aan praktische of technische tips, verbouwprojecten of veranderingen aan de motorfiets, waardoor een creatieve wisselwerking kan ontstaan. Leden worden aangemoedigd om dergelijke bijdragen te publiceren in het blad.
4. Het Klubblad informeert alle Leden over de diverse evenementen, die de Klub organiseert en over andere zaken die verband houden met de Y650TKN.
Zo blijven Xxxxx op de hoogte en betrokken bij de Klub, ook wanneer zij zelf niet naar een evenement kunnen of willen.
5. De 653 publiceert verder over alles wat betrekking heeft op de Yamaha XS en TX 650 of wat interessant kan zijn voor de klubLeden.
6.3.1. Hoofdredacteur 653
Hij* is de teamleider van de redactie en bewaakt het productieproces van de 653.
Taken
1. Maakt en bewaakt de planning met betrekking tot het tijdig verschijnen van de 653.
2. Onderhoudt contacten met bestuur, overige redactieLeden, vormgever, drukker en het verspreidingsteam.
3. Plant en leidt de redactievergaderingen.
4. Maakt met de beschikbare kopij een opzet voorafgaand aan elke 653 en bespreekt deze met de redactie.
5. Levert het materiaal (kopij en foto’s) aan bij de vormgever.
6. Stuurt de eerste opmaak van de vormgever door naar de redactieLeden ter controle.
7. Verzamelt de correcties en opmerkingen en stuurt die door naar de vormgever.
8. Accordeert de laatste versie.
9. Evalueert de kwaliteit van de verschenen 653 met de redactieLeden.
10. Vaardig in de Nederlandse taal.
11. Bekwaam in het hanteren van de benodigde software (Excel, Adobe Acrobat).
6.3.2. Eindredacteur 653
Taken
1. Controle en waar nodig correctie op spelling en stijl bij aangeleverde kopij.
2. Ingrijpende aanpassing van ingeleverde kopij gebeurt in overleg met de betreffende schrijver.
3. Vaardig in de Nederlandse taal, met name op gebied van spelling en stijl.
4. Is vertrouwd met de benodigde software.
6.3.3. Redactielid 653
Taken en vaardigheden:
1. Verzorgt relevante content voor de 653 zoals interviews, technische artikelen.
2. Doet verslag van klubevenementen of andere voor Leden interessante zaken met betrekking tot de Motor.
3. Verzorgt de inhoud van regelmatig terugkerende rubrieken.
4. Neemt deel aan de redactievergaderingen.
5. Onderneemt actie en moedigt Xxxxx aan tot het indienen van kopij.
6. Is nieuwsgierig, communicatief ingesteld en accuraat in woord en geschrift.
7. Is bekwaam in het hanteren van de benodigde software en camera.
6.4. Nieuwsbrief
1. Extra persoonlijke gerichte tijdgebonden informatie via e-mail naast 653 en website.
2. Wordt maximaal eens per maand uitgegeven.
3. Verschijnt tussen klubbladen door.
6.4.1. Redacteur Nieuwsbrief
1. Inhoud en opzet is verantwoordelijkheid van blokhoofd Communicatie, in nauw overleg met het AB.
2. Alle eindverantwoordelijken binnen de organisatie kunnen tekst aanleveren, alsook Leden van het AB.
6.4.2. Eindredacteur Nieuwsbrief
De mediabeheerder is verantwoordelijk voor opmaak en stijl.
Kopij dient in platte tekst, format .rtf te worden aangeleverd.
7. Y650TKN Organisatie Evenementen
1. Leden met introducees samenbrengen in ontspannen sfeer.
2. De Klub presenteren aan de buitenwereld en collega-motorliefhebbers, door deelname aan beurzen.
3. Merchandising door verkoop of uitgeven van aan de klub en de Motor gerelateerde artikelen door beurs en giftshop.
7.1. Blokhoofd Evenementen
Heeft organiserende capaciteiten, is sociaal en de gastheer tijdens treffens.
Taken specifiek
1. Organisator
2. Verbinder
3. Gastheer
4. Regelen dat alleen betrokken medewerkers toegang hebben tot de evenementenkast.
7.2. Evenementen
Leden met introducees samenbrengen in ontspannen sfeer.
Evenementen zijn bijvoorbeeld toerritten, demoritten, treffens, estafetterit en bijeenkomsten in het klubgebouw.
Dus activiteiten waar motor en mens elkaar ontmoeten, alles om genoemd doel na te streven.
Tijdens het zomerse Grote Klub Treffen worden er verschillende activiteiten georganiseerd zoals "Show Your Bike".
Hierbij wordt door een klein comité aan de hand van eigen criteria de mooiste motor tijdens het treffen gekozen.
De eigenaar ontvangt dan een presentje en krijgt een prominente plaats in een volgend klubblad.
7.2.1. Coördinator Evenementen
De coördinator van evenementen heeft organiserende kwaliteiten, is de gastheer en eindverantwoordelijke voor een evenement.
Taken specifiek
1. Coördineert realisatie van evenementen-draaiboek.
2. Regelt of coördineert de zoektocht naar geschikte locaties.
3. Regelt communicatie met de Leden via de klubmedia.
4. Regelt of coördineert vermaak en catering tijdens evenement.
5. Regelt de benodigde beschikbare middelen, zoals keukenuitrusting en zorgt voor vervoer.
6. Verantwoordelijk voor veiligheid, EHBO en bewaakt ongewenst gedrag.
7. Gedraagt zich duidelijk als gastheer en is alert op nieuwe Leden en solisten door hen erbij te betrekken.
8. Zorgt ervoor dat gebruikt terrein, evenementen-uitrusting, klubaanhanger en klubgebouw weer netjes en opgeruimd achtergelaten worden.
7.3. Beurzen
De Klub presenteren aan de buitenwereld en collega-motorliefhebbers door deelname aan beurzen.
Er wordt deelgenomen aan verschillende motor-gerelateerde beurzen, zowel gericht op nieuwe motoren als op oldtimers.
De Klub presenteert zich aan het publiek met een herkenbare eigen stand met Klub-informatie, attributen en showt enkele motoren van Leden.
7.3.1. Coördinator Beurzen
Beschikt over organiserende en communicatieve kwaliteiten en weet de Klub te presenteren naar de buitenwereld.
Taken
1. Benadert beursorganisaties proactief voor mogelijke deelname.
2. Regelt de financiële, contractuele verplichtingen binnen het afgesproken budget.
3. Mobiliseert beursmedewerkers voor een specifieke beurs.
4. Coördineert de op- en afbouw van de stand.
5. Coördineert verzamelen, opbergen en transport van beursgoederen naar en van beurs.
6. Zorgt voor beurstoegang, voldoende eten en drinken voor beursmedewerkers.
7. Zorgt voor beursinstructies aan beursmedewerkers en geeft handreikingen omtrent presentatie en gedrag, waar hij* zelf ook naar handelt.
8. Zorgt ervoor dat beursuitrusting, klubaanhanger en klubgebouw weer netjes opgeruimd achtergelaten worden.
7.4. Giftshop
1. Merchandising door verkoop of uitgeven van aan Klub en Motor gerelateerde artikelen door beurs en giftshop.
2. De giftshop verkoopt diverse artikelen aan Leden, zoals T-shirts, sweaters, spanbanden, maar ook het werkplaatshandboek. Zie de lijst op de website, waar ook online besteld kan worden.
3. De giftshop is meestal geopend tijdens de openingstijden van de onderdelenbank, zie het rooster van blok Techniek voor details.
4. Tijdens deze openingstijden verzorgt de giftshop-medewerker ook de interne mens van de bezoekers en vrijwilligers.
5. Tevens is de giftshop aanwezig tijdens verschillende evenementen, zie het draaiboek van het desbetreffende evenement.
7.4.1. Coördinator Giftshop
Beschikt over organiserende en servicekwaliteiten
Taken
1. Stelt jaarrooster op en laat dit publiceren, veelal samen met onderdelenbank-coördinator.
2. Bepaalt in- en verkoop en prijs van giftshop-artikelen en zorgt voor voldoende voorraad in overleg met Penningmeester.
3. Zorgt voor giftshop-instructies, -lijsten en financiële middelen voor medewerkers.
4. Verantwoordelijk voor keukenvoorraad en schoonmaakmiddelen en instrueert medewerkers.
5. Mobiliseert en instrueert giftshop-medewerkers.
6. Xxxxxxxxxxx verkochte artikelen, houdt de kas bij en maakt het geldbedrag boven de minimale afgesproken kasinhoud over naar de Penningmeester.
7. Zorgt ervoor dat omgeving en middelen na afloop weer schoon en netjes achtergelaten worden.
8. Y650TKN Organisatie Techniek
1. De Motor rijdende houden door onderdelen ter beschikking te stellen aan Leden.
2. Instrueren van Xxxxx door het verzorgen van cursussen en workshops zodat deze voldoende kennis en vaardigheden hebben om zelfstandig de Motor rijdende te houden.
3. Ondersteunen bij motorproblemen en verlenen van hulp bij pech.
8.1. Blokhoofd Techniek
Heeft een coördinerende en verbindende rol binnen het blok en de vereniging.
Taken/vaardigheden specifiek:
1. Beschikt over algemene technische kennis inclusief de Motor.
2. Regelen dat alleen betrokken medewerkers toegang hebben tot de onderdelenbank.
8.2. Onderdelenbank
De Motor rijdende houden door onderdelen ter beschikking te stellen aan Leden.
De onderdelenbank verkoopt zowel gebruikte als nieuwe onderdelen.
Gebruikte onderdelen
1. Onderdelen die veelal niet meer of moeilijk verkrijgbaar zijn.
2. Verzameld uit aangekochte en soms ook gedoneerde motoronderdelen.
3. Prijs van gebruikte onderdelen is geheel afhankelijk van de staat, zeldzaamheid, maar ook de vraag.
4. Voor de gangbare onderdelen is het prijsbeleid rond 15% van de nieuwwaarde.
5. Ook worden series onderdelen die in minder goede staat verkeren opgeknapt.
Nieuwe onderdelen
Het betreft voornamelijk zogenaamde slijtagedelen, die bij onderhoud van de Motor nodig zijn. Deze worden bij de reguliere verkooppunten, vaak tegen gereduceerde prijs ingekocht.
8.2.1. Coördinator Onderdelenbank
Beschikt over technische en contactuele vaardigheden en kennis.
Xxxxx, vaardigheden
1. Maakt in samenwerking met blokhoofd Techniek de jaarplanning op voor open dagen en balie- bezetting.
2. Is eerste verantwoordelijke voor de aankoop en inkoop van nieuwe als ook gebruikte onderdelen.
3. Is initiator van het prijsbeleid en geeft leiding aan baliemedewerkers.
4. Is een kenner van de XS650 van alle bouwjaren.
5. Neemt het voortouw proactief, betreffende de gehele voorraad.
6. Is financieel goed op de hoogte.
7. Heeft leidinggevende capaciteiten.
8. Is communicatief voldoende sterk.
8.3. Cursussen
1. Instrueren van Xxxxx door het verzorgen van cursussen en workshops zodat deze voldoende kennis en vaardigheden hebben om zelfstandig de Motor rijdende te houden.
2. Cursussen worden gegeven in het klubgebouw te Barneveld.
3. Inschrijven op cursussen uitsluitend voor Leden via link op onze website.
Cursussen, o.a.:
1. Basisonderhoud
2. Carburateurs
3. Elektra
4. Top-endrevisie
5. Onderblokrevisie
6. Creatief met pech onderweg
7. Alles achter het rechter carterdeksel
8. Rijwielgedeelte
9. Viertakt
Workshops, o.a.:
1. Spuiten
2. Lassen
3. Frame bouwen
4. Wielen spaken
8.3.1. Coördinator Cursussen
Beschikt over training- en communicatievaardigheden en kan goed omgaan met de daarvoor noodzakelijke middelen.
Taken en vaardigheden
1. Stelt de overzichten op van de te geven cursussen en workshops, verzorgt uitnodiging aan de deelnemers, bepaalt met medewerkers dekkingsgraad met docenten.
2. Beheer van het digitaal cursusarchief.
3. Beheer cursusmateriaal en de gereedschappen.
4. Is handig met het produceren van overzichten met betrekking tot opgegeven deelnemers.
5. Basis kennis van Excel en Word, PowerPoint is een pré.
6. Is communicatief voldoende sterk.
7. Heeft voldoende algemene en technische kennis van de XS650.
8.4. XService
Ondersteunen bij motorproblemen en verlenen hulp bij pech.
1. Aan Leden van de vereniging wordt de mogelijkheid geboden om tijdens een open dag in het klubhuis werkzaamheden uit te voeren aan de motorfiets.
2. Het is hierbij mogelijk een beroep te doen op de kennis van een of meerdere medewerker(s) van blok Techniek.
3. De vereniging is niet aansprakelijk voor de kwaliteit en gevolgen van deze uitgevoerde werkzaamheden.
4. De werkzaamheden worden door het Lid zelf en onder eigen eindverantwoordelijkheid uitgevoerd.
5. Leden dienen zelf voor onderdelen te zorgen, eventueel vanuit de onderdelenbank.
6. Voor de verrichte ondersteuning wordt naar rato een donatie verwacht, dit is echter niet verplicht.
7. De service wordt geboden op afspraak. Inschrijven via xxxxxxxxxx@xx000.xx.
8.4.1. Coördinator XService
Is een gedreven techneut met goede trainingsvaardigheden.
Xxxxx, vaardigheden
1. Maakt de planning op voor de te bieden hulp en coördineert wie en welke technische medewerkers voor de gestelde hulpvraag kunnen worden ingezet, en ook op welke locatie, omdat ook regiohulp hiertoe behoort.
2. De XService-coördinator is ook een sterk technisch onderlegde Motorliefhebber.
3. Sterke technische kennis algemeen als ook over de Motor.
4. Weet verantwoordelijk om te gaan met geboden hulp.
5. Communicatief helder zijn is een pré.
6. Heeft leidinggevende capaciteiten.
9. Y650TKN Organisatie Bestuur en Beheer
9.1. Bestuur
Statuten, artikel 7 t/m 13.
9.1.1. Voorwaarden bestuur
1. Het AB dient tenminste uit drie Leden te bestaan.
2. Groep eindverantwoordelijken en blokhoofden worden door het bestuur benoemd, maar hebben geen zitting in het bestuur.
3. Een persoon kan slechts één functie bekleden, tenzij de functie tijdelijk opgevuld dient te worden, omdat er tijdelijk geen (nieuwe) functionaris (gevonden) is.
4. De Leden van het bestuur worden benoemd door de ALV, worden in principe gekozen voor een periode van drie jaar en treden daarna af maar zijn terstond herkiesbaar.
5. De Voorzitter, Secretaris en Penningmeester treden gefaseerd af, teneinde continuïteit en ervaring te waarborgen.
6. Leden van het AB moeten in principe in het bezit zijn van een motor met een Yamaha 650 Twin motorblok.
Dit punt vervalt indien, ook na meerdere oproepen zich geen nieuw bestuurslid aanmeldt onder de volgende condities:
6.1. Persoon dient Donateur of Erelid te zijn.
6.2. Dispensatie geldt voor periode van maximaal twee jaar.
6.3. Dient bewezen bekwaam te zijn en is volledig verantwoordelijk voor de toegewezen taken.
6.4. Kan niet de de functie van Voorzitter betreffen.
7. Bij het ontstaan van een tussentijdse vacature wordt daarin voorzien op de eerstvolgende ALV.
8. Bij ontstentenis van de Voorzitter kiezen de overige AB Leden uit hun midden een waarnemend Voorzitter.
9. Bestuursleden mogen zonder toestemming van een meerderheid van het AB, geen activiteiten ontplooien die in strijd zijn met de doelstellingen van de vereniging, of die tegenstellingen van belangen veroorzaken.
10. Het AB is bevoegd, in geval van een calamiteit of anderszins, mits in het belang van de vereniging, het goed functioneren ervan dan wel het afwenden van een gevaar of kans op schade, maatregelen te nemen, onder de voorwaarden dat:
10.1.Maatregelen exact en zonder uitstel schriftelijk worden vastgelegd, inbegrepen de omschrijving van aanleiding, omstandigheden en motivering van keuze en noodzaak.
10.2.Het AB meldt de Leden hierover bij eerste gelegenheid, via e-mail, website en 653.
10.3.Dat het AB in de eerstvolgende ALV vraagt, de maatregel te bekrachtigen, en de ALV daartoe bij meerderheid van stemmen besluit.
00.0.Xx maatregel heeft kracht van besluit totdat de ALV instemming aan het voorstel van het AB onthoudt.
10.5.Het DB bestaat uit Voorzitter, Secretaris, Penningmeester en voert taken uit die door AB zijn gedelegeerd.
9.1.2. Verantwoordelijkheden bestuur
1. Bewaken en realiseren van het meerjarenplan.
2. Bewaken van de scheiding tussen DB-, AB- en uitvoeringsverantwoordelijkheden van de eindverantwoordelijken (onderstreepte functies in organogram).
3. Het delegeren van uitvoeringsverantwoordelijkheid naar de blokken in het organogram, te weten stafdiensten Klubhuis, financiën en Ledenadministratie, en de blokken Communicatie, Evenementen en Techniek.
4. Bewaken van de uitvoeringskwaliteit, verantwoordelijkheid en creativiteit van coördinatoren of uitvoerenden.
5. Begeleiden van het proces van coördinatoren en uitvoerenden.
6. Begeleiden bij inwerkperiode, indien gewenst van nieuw aangetreden bestuursleden door deze te koppelen aan een persoon, zolang dat gewenst is.
7. Zorgen voor harmonie tussen de blokken Techniek, Evenementen en Communicatie; zij kunnen niet zonder elkaar.
8. Zorgen dat noodzakelijke componenten in de Klub zoals aanwezigheid van regels, creativiteit en sociaal gedrag in elkaar grijpen en elkaar versterken.
9. Het laten maken van draaiboeken, instructies, werkbeschrijvingen betreffende de activiteiten van en door de coördinatoren.
Dit heeft als functie om duidelijke taakverdeling te regelen en het overdragen, opstarten en afbouwen van de betreffende activiteiten te vergemakkelijken.
10. Het laten maken, indienen en goedkeuren van een gedetailleerde jaarbegroting van het betreffende blok door coördinatoren.
11. Archiveren en ter beschikking stellen aan vrijwilligers van alle beschikbare draaiboeken, instructies met bijbehorende formulieren en overzichten.
12. Voorkomen van afbreukrisico op gebied van financiën, mensen (belangrijk), materiaal (eigendom) en systemen.
13. Duidelijk communiceren van voor de vereniging relevante zaken via e-mail naar en met de betrokkene en verantwoordelijke.
14. Rechtstreeks communiceren van persoonlijke zaken mondeling naar de persoon, of via een direct verantwoordelijke.
15. Alert blijven op (teveel aan) loyaliteit, dus blijf onafhankelijk, objectief en kritisch.
16. Volgen en anticiperen op trends, zowel intern in de Klub als ten aanzien van de buitenwereld.
17. Monitoren van en acteren op ledenwensen.
18. Evalueren beleving van alle stakeholders en continue verbeteren.
19. Transparant blijven in gedachten/opinies en kwetsbaar durven op te stellen.
20. Benoemen van een Vertrouwenspersoon binnen de vereniging en dit communiceren binnen de vereniging.
21. Benoemen van een backup-persoon voor de Penningmeester.
9.1.3. Taken bestuursleden algemeen
1. Voeling houden met het reilen en zeilen binnen de vereniging door regelmatig deel te nemen aan diverse activiteiten en evenementen.
2. Mede bepalen van het verenigingsbeleid.
3. Dagelijks controleren en beantwoorden van e-mail.
9.1.4. Vergaderingen bestuur
1. Zijn openbaar voor alle Leden, Gezinsleden en Ereleden. Men dient zich wel vooraf aan te melden bij de Secretaris.
Dit geldt ook voor agendapunten, waarvoor dan tijd wordt ingepland.
2. Blokhoofden worden regelmatig uitgenodigd, maar kunnen zich ook zelf aanmelden.
3. De agenda met lopende actiepunten en verslagen van bestuursvergaderingen worden gearchiveerd en zijn in het Ledengedeelte op de website te lezen.
9.1.5. Voorzitter
De Voorzitter heeft binnen de vereniging als eerste een verbindende taak. Het is belangrijk, dat hij* communicatief is ingesteld en regelmatig deelneemt aan verschillende evenementen en activiteiten. Onder andere vanuit het zo verkregen overzicht weet hij* leiding te geven aan de vereniging.
Taken
1. Geeft leiding aan de vereniging.
2. Xxxxxxxxx werkzaamheden naar bestuursleden en controleert en begeleidt hen desgewenst op uitvoering.
3. Leidt vergaderingen zoals ALV, AB en DB en geeft het woord aan sprekers en roept deze zo nodig tot de orde.
4. Handhaaft bepalingen in statuten en HR.
5. Vertegenwoordigt de vereniging extern.
9.1.6. Secretaris
De Secretaris voert op accurate wijze de correspondentie van de vereniging, zowel intern als extern, en is verantwoordelijk voor het beantwoorden, distribueren en archiveren hiervan.
Taken
1. Voert de correspondentie van de vereniging.
2. Verzendt en archiveert uitgaande stukken, zoals uitnodigingen Ledenvergaderingen.
3. Neemt deel aan vergaderingen van AB en DB en Ledenvergaderingen en notuleert en archiveert deze.
4. Ondertekent de gearchiveerde notulen na goedkeuring.
5. Houdt de presentielijst bij van Ledenvergaderingen en archiveert deze.
6. Noteert bij bestuursvergaderingen de namen van aanwezigen in de notulen.
7. Stelt het jaarverslag samen omtrent de toestand van de vereniging, ten behoeve van de ALV.
8. Na goedkeuring door het AB presenteert hij* dit jaarverslag tijdens de ALV.
9. Houdt de genoemde overzichten bij en zorgt voor publicatie op website.
10. Beheert de sleutellijst van het Klubhuis.
11. Neemt de functies van de Ledenadministrateur over bij calamiteiten.
12. Handelt volgens het gestelde in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
9.1.7. Penningmeester
De Penningmeester beheert op prudente en integere wijze alle geldmiddelen van de vereniging, zodat het voortbestaan van de vereniging op de lange termijn financieel kan worden gewaarborgd. Het spreekt voor zich, dat hij* kennis heeft van financiële administratie en accuraat en analytisch te werk gaat.
Taken
1. De Penningmeester neemt deel aan de bestuursvergadering en aan de algemene Ledenvergadering, waar verantwoording over het financiële beleid wordt afgelegd aan de Leden.
2. Is verantwoordelijk voor en verzorgt de ontvangst en betaling van in- en uitkomende geldstromen.
3. Maakt de begroting voor het komende jaar, stelt een vijfjaren begroting op en is daarbij verantwoordelijk voor het budget. Hij* waarschuwt tijdig bij dreigende overschrijding.
4. Laat de blok-coördinatoren jaarlijks een gemotiveerde begroting opstellen.
5. Bewaakt periodiek de afgesproken budgetten van de coördinatoren.
6. Maakt een financieel jaarverslag van alle inkomsten en uitgaven, dat tijdens de ALV aan de Leden wordt voorgelegd, alsmede een begroting voor het komende boekjaar.
7. Verzorgt de incasso van de contributie op basis van de door de Ledenadministrateur aangeleverde gegevens.
8. Houdt adequaat een kasboek bij.
9. Is verantwoordelijk voor het beheer van de verzekeringen.
10. Zorgt voor toestemming van de Voorzitter bij uitgaven boven de € 1000.
11. Zorgt voor het benoemen van de kascommissie op de ALV en voorziet de kascontrolecommissie van alle benodigde financiële bescheiden, zodat deze haar werkzaamheden onbelemmerd uit kan voeren om een oordeel te vellen over het gevoerde financiële beleid.
12. Bouwt (tijdens de Ledenvergadering afgesproken) kapitaal op ten behoeve van onvoorziene situaties.
13. Doet een beroep op de backup-Penningmeester in geval van afwezigheid en informeert het DB.
9.1.8. Algemeen bestuurslid
Wordt door de ALV gekozen met bijvoorbeeld als doel ervaring te delen of als analyticus.
Een algemeen bestuurslid is onafhankelijk en heeft een wat minder specifiek takenpakket dan Voorzitter, Secretaris en Penningmeester.
Binnen het AB kan hij* mede het beleid bewaken, zijn ideeën en visie delen en zaken aandragen.
Hij* is een goede coördinator, dient analytisch en communicatief vaardig te zijn en is breed inzetbaar.
Taken
1. Bewaken beleid binnen AB.
2. Alert op loyaliteit.
Hieraan kunnen eventueel. taken worden toegevoegd vanuit het DB.
9.2. Financieel beheer
Uitvoering en eindverantwoordelijkheid ligt bij de Penningmeester.
9.2.1. Declaraties en Vergoedingen
Kilometervergoeding wordt bepaald in de ALV.
De vergoeding geldt voor personen die vanuit een door de Klub toegewezen opdracht, taak of functie, reiskosten bij de uitvoering van deze taak moeten maken.
De declaratieformulieren voor reiskosten, aan-, verkopen en werkzaamheden zijn te vinden in het archief.
Deze worden na controle en ondertekening door blokhoofd of bestuurslid ingeleverd bij de Penningmeester, waarna, na controle, uitbetaling plaatsvindt.
Het aanvragen en indienen van de reiskosten geschiedt op vrijwillige basis. Hiervan zijn uitgesloten deelnemers aan open dagen, Klubtreffens en XService.
Inkopen giftshop, onderdelenbank en evenementen door middel van inleveren kassabonnen.
Blokken behoren binnen hun budget te blijven; eventuele overschrijdingen alleen na overleg met het bestuur.
9.2.2. Aangaan van verplichtingen
1. Verplichtingen binnen het afgesproken budget kunnen door blokhoofden zelfstandig afgehandeld worden. Een kopie van de rekeningen dient naar de Penningmeester gestuurd te worden.
2. Blokhoofden mogen zelfstandig voor maximaal € 500 aan ongeplande uitgaven doen, anders is overleg met de Penningmeester noodzakelijk.
9.2.3. Contracten
1. Alle, door de Klub aangegane en dus lopende contracten, dienen goedgekeurd te zijn door het bestuur en in bezit te zijn van de Penningmeester voor referentie.
2. Deze houdt ook de einddatum van de verschillende contracten bij en waar nodig initieert de Penningmeester eventuele verlengingen en/ of veranderingen in lopende contracten.
3. Daarnaast dienen alle nieuw af te sluiten contracten gewogen te worden door het bestuur, voordat er een nieuwe verbintenis wordt aangegaan.
9.2.4. Verzekeringen
1. Alle polissen van afgesloten verzekeringen dienen goedgekeurd en bekend te zijn bij het bestuur en in het bezit te zijn van de Penningmeester.
2. In het geval van calamiteiten, van welke aard dan ook, dient hiervan melding gedaan te worden bij de Penningmeester, die dit meldt bij het bestuur. De Penningmeester gaat na of het gemelde onder een afgesloten verzekering valt en draagt zorg voor de afwikkeling en terugkoppeling bij de melder en het bestuur.
3. Xxxxxx ondervonden of opgedaan door deelnemers tijdens Klub-bijeenkomsten en evenementen zijn niet verzekerd.
4. Ook is de XService gevrijwaard van enige aansprakelijkheid van schade of anderszins als gevolg van een door de deelnemer zelf uitgevoerde reparatie of onderhoud aan zijn XS tijdens de XService.
9.3. Ledenadministratie
De ledenadministratie is het directe aanspreekpunt naar Leden en Donateurs inclusief het versturen van post.
9.3.1. Ledenadministrateur
Is communicatief ingesteld en gaat accuraat en structureel te werk.
Uiteraard gaat hij* integer en vertrouwelijk om met de gegevens van de Leden, volgens het gestelde in de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2018 (AVG).
Taken
1. Verwerkt aan- en afmeldingen en wijzigingen van alle Leden en Donateurs.
2. Verwerkt algemene klachten, opmerkingen en de registratie hiervan.
3. Coördineert en verwerkt eventueel in overleg met een aangesteld bestuurslid persoonlijke zaken, geschillen en delicate kwesties met Xxxxx.
4. Verstrekt gegevens aan de Penningmeester voor de jaarlijkse contributies.
5. Controleert en onderhoud contact met Xxxxx bij inning van contributies.
6. Dagelijks controleren en beantwoorden van e-mail.
7. Coördineert de versturing van post bij de Post verstuurder.
Aanmelden en wijzigen persoonlijke gegevens:
1. Door Leden bij voorkeur zelfstandig via de website, ingelogd in beveiligde omgeving.
2. Door invullen van een aanmeldformulier. Dit kan aangevraagd worden bij de Ledenadministrateur, telefonisch of via mail naar Xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx000.xx. Ook beschikbaar via een download op de website xxx.xx000.xx.
3. Na ontvangen, controle en verwerking van de aanmelding door de Ledenadministrateur en ontvangen van de contributie door de Penningmeester krijgt het nieuwe Lid een Lidmaatschapskaart, stickers en andere klub-zaken toegestuurd.
4. Wijzigingen in persoonlijke gegevens bij voorkeur zelfstandig via de website afhandelen. Controle vindt plaats door Ledenadministrateur.
5. Automatische incasso heeft onze voorkeur, anders worden jaarlijks extra kosten in rekening gebracht.
6. Hoogte van contributies en toeslagen staan aangegeven op de website en worden door de ALV vastgesteld.
9.3.2. Post verstuurder
1. Regelt, op aangeven van de Ledenadministrateur, zelfstandig het verzenden van alle post, zoals Klubbladen en brieven naar Leden en Donateurs.
2. Ontvangt Klubbladen van de drukker, andere post en adresstickers van de Ledenadministrateur.
3. Regelt de portbetaling op instructie van de Ledenadministrateur.
4. Regelt vervoer en verzenden van post met PostNL.
9.4. Algemeen
In deze groep zijn functies ondergebracht met een meer algemeen karakter welke door het bestuur worden benoemd. Deze kunnen tijdelijk zijn, b.v. bij projecten of advies maar ook permanent zoals bij een Vertrouwenspersoon.
9.4.1. Vertrouwenspersoon
Een vereniging dient een volledig onpartijdige vertrouwenspersoon te hebben waar alle personen terecht kunnen bij klachten.
1. Wordt voorgesteld door het bestuur eventueel in samenspraak met de ALV.
2. Handelt zelfstandig in overeenstemming met de wet AVG.
3. Initieert in nauw overleg met betrokkene verbeteringen binnen de organisatie.
4. Eerste contact gaat via email.
9.4.2. Backup Penningmeester
Bij langdurig wegvallen van de Penningmeester kan het bestuur een backup benoemen om de Penningmeester taken uit te voeren.
1. Xxxxxxx in opdracht en onder verantwoording van de voorzitter gedurende een afgesproken periode.
9.5. Infrastructuurbeheer
Beheer van infrastructuur is een verantwoordelijkheid van het bestuur, echter de uitvoering, met uitzondering van het Klubhuis, is gedelegeerd aan de blokhoofden. Het bestuur heeft dus een controlerende functie.
9.5.1. Klubhuisbeheer
Het Klubhuis wordt door verschillende disciplines binnen de Klub gebruikt, heeft dus een belangrijke verbindende functie en is het visitekaartje van de Klub.
9.5.2. Beheer Klubhuis
Beheer valt uiteen in twee gebieden:
1. Keuken- en consumptievoorraad, uitgevoerd door coördinator en medewerkers van de giftshop onder verantwoording van blok Evenementen.
2. Algemeen beheer en onderhoud, uitgevoerd door de beheerder van het Klubhuis.
De beheerder werkt onder eindverantwoording van het bestuur en heeft hier een vaste contactpersoon.
Iedere gebruiker
1. Ruimt en reinigt na gebruik het gebouw op volgens afspraak.
2. Geeft eventuele opmerkingen, tekorten en bestellingen door aan genoemde beheerders.
Giftshop coördinator, medewerker
1. Houdt keuken, kasten en vloer schoon.
2. Houdt voorraad consumptie- en reinigingsmiddelen bij.
3. Zorgt voor wassen van gebruiksmiddelen.
9.5.3. Beheerder Klubhuis
1. Houdt toezicht op orde en netheid van het Klubhuis en koppelt problemen direct terug naar veroorzaker.
2. Xxxx zelf ook afgesproken onderhoud.
3. Zorgt voor afvoer afval.
4. Doet de noodzakelijke reparaties aan middelen en intern gebouw.
5. Onderhoudt contact met externe partijen en eigenaar, mede in overleg met het verantwoordelijk bestuurslid.
6. Geeft klubLeden zonder sleutel met instemming van blokhoofd of bestuurslid toegang tot het gebouw.
7. Regelt in nauwe samenwerking met Secretaris de sleutelverdeling onder de verantwoordelijke vrijwilligers.
9.6. Eigendommenbeheer
De Klub heeft beschikking over en beheert verschillende eigendommen, die zijn gekocht van of geschonken door externe partijen en Leden.
1. Voor inkopen van externe partijen wordt de betreffende factuur door de Penningmeester gearchiveerd.
2. Voor inkopen of giften van externe partijen of Leden waarvoor geen formele factuur aanwezig is wordt het formulier "Leverovereenkomst" gebruikt, zie archief.
Dit formulier dient door beide partijen getekend te worden en ingediend bij de Penningmeester.
3. Na afhandeling van factuur of Leverovereenkomst is de Klub de formele eigenaar van de goederen.
Door Leden aangeboden middelen, materialen en ideeën worden eigendom van de Klub, tenzij anders wordt afgesproken en schriftelijk wordt vastgelegd op genoemde Leverovereenkomst.
Eigendommen onder andere
1. Inventaris evenementen
2. Inventaris beurs
3. Voorraad giftshop
4. Gereedschappen
5. Voorraad onderdelenbank
6. Inventaris gebouw, inclusief aanhanger
7. Informatiemateriaal
Beheer
1. Door verantwoordelijke blokhoofden en beheerders.
2. Wat betreft de aanhangwagen, deze wordt periodiek gekeurd door een erkende instantie, geïnitieerd door Klubhuisbeheerder.
3. Jaarlijks nalopen van actuele eigendommen en voorraden, inclusief vastleggen van de financiële waarde in het desbetreffende overzicht.
4. Vervangen van defecten en/of uitbreiding door verantwoordelijken.
5. Rapportage aan AB.
6. Archiveren van alle overzichten door de Secretaris.
Toegang
1. Toegang door middel van een sleutel tot het Klubhuis is alleen toegestaan voor vrijwilligers en wordt door AB en blokhoofden bepaald en vastgelegd in het "Sleuteloverzicht" door de Secretaris. Sleuteleigenaren dienen bij ontvangst een "Sleutelverklaring' te ondertekenen.
2. Toegang tot de onderdelenbank en evenementenkast is gesplitst door twee sleutelkastjes, waarvan de toegangscode door het betreffende blokhoofd aan verantwoordelijke vrijwilligers wordt doorgegeven.
3. Op bepaalde momenten, bijvoorbeeld bij grote mutaties onder de vrijwilligers, wordt de toegangscode door het blokhoofd gewijzigd, teneinde ongeoorloofde toegang te voorkomen. De codes zijn bekend bij de Secretaris en de beheerder van het Klubhuis.
Regel
Bestuursleden en andere functionarissen zijn verplicht om onmiddellijk na het beëindigen van hun functie de bij hun berustende stukken met betrekking tot door hen ondernomen activiteiten ten behoeve van de vereniging aan het algemeen bestuur af te dragen.
9.7. Data- & Applicatiebeheer
De uitvoering valt onder verantwoordelijkheid van blok Communicatie.
Het AB kan sturend zijn ten aanzien van zaken die betrekking hebben op de IT-infrastructuur en
-rechten.
Zie voor details omtrent data- & applicatiebeheer het desbetreffende document in het archief.
Document- en Databeheer:
1. Alle voor de Klub belangrijke documenten zoals procedures, formulieren, overzichten, foto's, film, 653-blad, instructies ten aanzien van informatieverstrekking en uitvoering voor alle vrijwilligers zijn gearchiveerd in een veilig archief.
2. Om risico's te vermijden en vanwege toegankelijkheid is dit in een cloud-omgeving.
3. Voor elke groep, zoals bestuur, Ledenadministratie, financiën Secretariaat, IT-beheer en voor de drie blokken is er ook een werkmap voor onderhanden werk beschikbaar, teneinde informatie efficiënt onderling te delen.
4. Toegang, lees- en schrijfrechten zijn als volgt door de IT-beheerder geregeld:
4.1. Buitenwereld: leesrechten via de website van statuten en aanmeldformulier.
4.2. Leden en Donateurs: leesrechten via de website voor bepaalde algemene procedures, overzichten en publicaties, zoals statuten, HHRmet hierin de vermelde overzichten.
4.3. Vrijwilligers: leesrechten, voor alle voor functioneren noodzakelijke instructies en overzichten, tevens leesrechten in de onderhanden werkmap van het bestuur.
4.4. Eigen Groep/Blok vrijwilligers: schrijfrechten voor hun map met onderhanden werk.
4.5. Bestuursleden: leesrechten in alle onderhanden werkmappen.
4.6. Secretaris, Penningmeester en Voorzitter: schrijfrechten en beheren van archieven.
Applicatiebeheer
Zoals website. media- en emailgroepen en toekennen van rechten, zie blok Communicatie.
10. Y650TKN Commissies
1. Het AB kan zich laten bijstaan door en kan bepaalde zaken delegeren aan het door het AB ingesteld dagelijks bestuur en/of een daartoe door het AB ingestelde commissie.
2. Voor de handelingen van het dagelijks bestuur en een dergelijke commissie draagt het algemeen bestuur de verantwoording.
3. Twee of meer Leden kunnen het initiatief nemen ter oprichting van een commissie.
4. Het bestuur dient hiervoor zijn goedkeuring te verlenen.
5. Iedere commissie is verantwoording verschuldigd aan het bestuur over activiteiten en financiën en houdt door middel van een contactpersoon het bestuur op de hoogte van zijn activiteiten.
10.1. Kascontrole
Statuten, artikel 14.3
1. De kascontrolecommissie bestaande uit minmaal twee personen brengt, na controle van de financiële boekhouding van het afgelopen boekjaar, verslag uit aan de ALV.
2. Deze commissieLeden functioneren onafhankelijk, moeten klubLid zijn, en kunnen de ALV vragen om de Penningmeester, en daarmee het bestuur, decharge te verlenen over het gevoerde financiële beleid.
3. Tijdens de ALV treedt één Lid af en wordt een nieuw Lid van de kascontrolecommissie benoemd.
4. Tevens dient er ingeval van calamiteiten een derde reserveLid benoemd te worden.
10.2. Geschillen
1. Bij geschillen binnen de vereniging die, om welke reden dan ook, niet kunnen worden opgelost door tussenkomst van het bestuur, dient het bestuur, in ieder geval op verzoek van één der strijdende partijen, een geschillencommissie samen te stellen.
5. Elk der strijdende partijen mag één, niet bij het geschil betrokken, persoon aanwijzen als Lid van de commissie.
Deze personen benoemen vervolgens gezamenlijk een derde persoon als Voorzitter.
6. De commissie probeert als goed scheidsrechter het geschil te beëindigen.
Indien zij daartoe niet in staat is, brengt deze commissie ten aanzien van het geschil een stemadvies uit aan de ALV.
10.3. Audit
Indien gewenst kan de Klub een audit organiseren met als doel aan een groep of activiteit adviezen te geven om te verbeteren en knelpunten te elimineren.
Audits worden uitsluitend georganiseerd in samenspraak met en door het DB.
Te denken valt onder andere aan:
1. Periodieke controle door de blokhoofden op actualisatie van bijvoorbeeld de werkwijze en de beschrijvingen erover, bijwerken en aanbieden ter archivering aan Secretaris.
2. Idem door bestuur.
3. Controle van voorraden en eigendommen en bijwerken van gerelateerde documenten.
4. Controle op openstaande agendapunten.
5. Jaarlijks voor ALV uitvoeren op initiatief AB.
Eventuele wijzigingen als gevolg van een audit worden bijgewerkt en aangeboden ter archivering aan de Secretaris.
11. Y650TKN Evaluatie en ALV
Dit heeft betrekking op zowel de Leden maar ook op verhuurder, leveranciers, instanties, adverteerders, dus alle stakeholders.
Evaluatie van onder andere:
1. Tevredenheid van Xxxxx door bijvoorbeeld klachten, wensen, ook van nieuwe Leden en redenen van opzeggen Lidmaatschap. Dit geldt ook voor vrijwilligers, met name het ervaren van betrokkenheid.
2. Van alle afdelingen binnen de blokken, hoe zijn de plannen verlopen en wat kan er beter?
3. Financiën, verantwoording aan ALV.
4. Van verhuurder, bijvoorbeeld hoe gaan we met zijn eigendommen en huur om?
5. Betalingen en omgaan met leveranciers, instanties en adverteerders.
6. Meerjarenplan, wat is gerealiseerd, waarin is tekortgeschoten of is er behoefte aan een nieuw plan?
7. Op afgesproken werkwijze, hoe is dit gegaan?
8. Zijn de gearchiveerde werkdocumenten, overzichten en formulieren geactualiseerd?
Al deze zaken dienen ter voorbereiding voor een ALV jaarvergadering door AB samen verantwoordelijke blokhoofden, betrokkenen geëvalueerd te worden.
Tijdens de ALV jaarvergadering wordt dit gepresenteerd en verantwoording afgelegd.
12. Y650TKN Verbeteren
Tijdens de ALV jaarvergadering kunnen verbeterpunten voorgesteld en afgesproken worden die naderhand uitgewerkt worden en als verbeteractie uitgevoerd en gevolgd worden.
Dit geldt ook voor eigen verbeteracties.
Er kan een extra ALV gepland worden waarin een nieuw verbeterplan voor komende jaren bepaald wordt.
13. Y650TKN Slotbepaling
In gevallen waarin dit HHR niet voorziet of bij enig geschil omtrent de toepassing daarvan beslist in spoedeisende gevallen het algemeen bestuur, welke beslissing in de eerstvolgende Ledenvergadering door de vergadering dient te worden bekrachtigd, in alle andere gevallen in de ALV.
14. Bijlagen en toegang
Onderstaand overzicht geeft aan wie toegang heeft tot de genoemde documenten.
Soort | Naam | Wereld | Leden | Vrijwilligers |
Procedure | Data & Applicatiebeheer | ja | ||
Procedure | Huishoudelijk reglement | ja | ||
Procedure | Statuten | ja | ||
Besturen | Beleid & Actieplan | ja | ||
Overzicht | Ereleden | ja | ||
Overzicht | Gepoetste zuiger | ja | ||
Overzicht | Inventarislijsten | ja | ||
Overzicht | Optriller | ja | ||
Overzicht | Sleutellijst | ja | ||
Overzicht | Vrijwilligers | ja | ||
Formulier | Aanmeldformulier | ja | ||
Formulier | Declaratieformulier | ja | ||
Formulier | Leverovereenkomst | ja |
Actualisatie vindt plaats na de ALV jaarvergadering door de Secretaris.
15. Wijziging geschiedenis
Alle wijzigingen zijn bekrachtigd op een ALV.
Datum | Revisie | Plaats | Hoofdstuk | Wijziging |
16-09-1990 | Doorn | |||
24-08-1993 | Doorn | |||
11-04-1998 | Doorn | |||
08-04-2001 | Doorn | |||
02-04-2005 | IJsselstein | |||
13-04-2013 | Ommen | |||
02-10-2021 | Ommen | |||
26-03-2023 | 22 | Achterveld | alle | Volledig geactualiseerd op huidige werkwijze op verzoek van bestuur door werkgroep bestaande uit: Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxxx, Xxx Xxxxx, Xxxx Xxxxxx, Xxx Xxxxxxxx. |
26-03-2023 | 23 | Achterveld | divers | Vertrouwenspersoon benoemd, 9.4.1. Kenteken verplichting weggelaten 3.4., 3.8. AVG publicatie foto's toegevoegd 3.9.2. #6 Ereleden functie weggelaten, #1 Organogram met extra groep algemeen 4.1. Ereleden voor leven #5 aangepast Backup Penningmeester benoemd, 9.4.2. |