KYOCERA
KYOCERA
SCANNEN NAAR NETDOCUMENTS
FUNCTIONELE BESCHRIJVING SCANNEN NAAR NETDOCUMENTS
ALGEMEEN
Met KYOCERA scannen naar NetDocuments beschikt u over een efficiënte oplossing om uw documenten te scannen naar NetDocuments. Met deze oplossing kunnen gebruikers documenten van elektronische of papieren oorsprong in hun NetDocuments-systeem toevoegen en zijn deze direct beschikbaar voor de gehele organisatie.
Het versnelt bedrijfsprocessen, verlaagt operationele kosten en het risico op verloren of zoekgeraakte documenten.
In dit document vindt u de specificaties van onze standaard scannen naar NetDocuments-oplossing. Aanpassingen, extra functies of processen, of verfijningen kunnen met onze consultant worden besproken zodat een aangepast voorstel kan worden gedaan voor een scannen naar NetDocuments- oplossing die precies aansluit op de wensen van uw onder- neming.
SCHEMATISCH OVERZICHT SCANNEN NAAR NETDOCUMENTS
SCANNEN NAAR NETDOCUMENTS-
COMPONENTEN
Onze scannen naar NetDocuments-oplossing bestaat uit onderstaande componenten:
1 processing engine
1 embedded KYOCERA MFP-client (HyPAS) 1 desktop client
1 NetDocuments-connector Process template Consultancy
Installatie
Implementatie van het beschreven proces Instructie/training
Maintenance
PROCESSING ENGINE
In de processing engine worden de document workflow templates gemaakt, waar vanuit ze automatisch kunnen worden gebruikt vanuit alle aangesloten clients. Templates leggen het documentproces vast van scannen tot opslag en alle verwerkingen er tussen in.
Eens gemaakt, kan de beheerder bepalen bij welke appara- ten en voor welke gebruikers het proces beschikbaar is: dit zorgt ervoor dat de gebruiker alleen die processen ziet die betrekking hebben op hun werk en verantwoordelijkheden of dat processen worden toegewezen aan de afdeling waar de MFP zich bevindt (bijvoorbeeld administratie).
Het primaire doel van de scanoplossing is het automatise- ren van zoveel mogelijk document taken, het verminderen van menselijke fouten en het verbeteren van efficiency.
EMBEDDED KYOCERA MFP-CLIENT (HYPAS)
Scannen naar NetDocuments biedt een embedded client voor een breed scala van KYOCERA HyPAS MFP‘s. Deze em- bedded client biedt de gebruiker een eenvoudige toegang tot de kracht van scannen naar NetDocuments door op de display van de MFP een scantemplate te tonen. Gebrui- kers zijn in staat om documenten te scannen in complexe workflows, simpelweg door het selecteren van een vooraf gemaakte template en het beantwoorden van een paar eenvoudige vragen. Neem contact op met ons op om te zien of uw MFP wordt ondersteund.
DESKTOP CLIENT
De desktop client is een Windows-applicatie die verbinding maakt met de processing engine en begeleidt de gebruiker door het documentcaptureproces. Bestaande elektronische documenten of documenten die zijn gescand vanaf een MFP of TWAIN-scanner kunnen allemaal worden verwerkt door de desktop client.
Gebruikers kunnen de documenten openen en indien nodig aanvullen met metadata. Dit gebeurt op dezelfde wijze als bij de MFP-client.
Metadatavragen kunnen worden gemarkeerd met antwoord vereist voordat het proces verder kan gaan waardoor bestanden met ontbrekende informatie tot het verleden behoren.
NETDOCUMENTS-CONNECTOR
Na het scannen en verwerken van het document wordt de NetDocuments-connector aangeroepen. Deze maakt de verbinding met de NetDocuments-server. De meegestuurde metadata zal worden toegewezen aan de parameters van de NetDocuments-scanmodule. Vanaf dat moment zal NetDocu- ments de verdere afhandeling overnemen en het document op de juiste bestemming opslaan.
PROCES
In de scannen naar NetDocuments-oplossing zal één proces worden gedefinieerd welke is afgestemd op uw document proces. Scannen naar dossier. Maximaal vijf metadatavragen zullen worden toegevoegd op de KYOCERA MFP-cliënt of de desktop client. Documenten kunnen worden gesplitst op aanwezige barcodes en de waarde van de barcode kan aan de metadata worden toegevoegd. Documenten worden door OCR doorzoekbaar gemaakt en vervolgens door gegeven
aan de NetDocuments connector voor verdere verwerking en opslag.
Extra processen en of functionaliteiten kunnen worden toe- gevoegd op basis van het aantal aanvullende uren die nodig zijn om deze te creëren.
Scripting van specifieke functies is niet opgenomen in de standaard “scannen naar NetDocuments” oplossingen maar kan worden gerealiseerd op basis van het aantal benodigde uren om het script te produceren.
INSTALLATIE
Tijdens installatie zullen onderstaande componenten worden geïnstalleerd:
Processing engine
Desktop client of KYOCERA embedded MFP-Client NetDocuments-connector
Voordat de installatie zal worden uitgevoerd dient de benodigde hardware (server, pc, MFP) volgens specificatie te zijn uitgevoerd en in het netwerk opgenomen te zijn.
Ten tijde van installatie dient een systeembeheerder met admin rechten aanwezig te zijn.
IMPLEMENTATIE VAN BESCHREVEN PROCES
Nadat de installatie is voltooid, wordt er een workflow template gemaakt. Hierin worden onder andere de volgende belangrijke punten ingesteld;
Algemene template-instellingen
Templatenaam, proces tijdstip en interval, templateknop
Client Capture instellingen
Configureren van scan- en pagina-eigenschappen. Meta- data vragen en keuzelijsten die beschikbaar moeten komen op de client worden ook hier geconfigureerd.
Output Format instellingen
Selecteer het gewenste opslag bestandsformaat en aan- vullende eigenschappen zoals bits per pixel, kleurenpro- fiel en compressie.
Note: affiankelijk van het geselecteerde bestandsfor- maat moet ook de OCR-module (standaard) worden geactiveerd.
Documentopslaginstellingen
Maak de connectie met NetDocuments-server via gebruikersnaam en wachtwoord.
CLIENTS
Als de workflow template is voltooid, kan de client worden geconfigureerd in de processing engine, zodat scannen naar NetDocuments in staat is om te bepalen welke clients moeten worden gebruikt met welk workflowsjabloon. De beheerder kan selecteren of authenticatie van de gebruiker (afzonderlijk te configureren) nodig is en selecteert het be- nodigde sjabloon dat gebruikt gaat worden voor de verwer- king van het gescande document van de specifieke MFP.
INSTRUCTIE
Er zal aan de (systeem)beheerder instructie worden gegeven over de geïnstalleerde componenten en processen en over het gebruik van de geïnstalleerde clients.
ONDERHOUD
Onderhoudscontracten variëren van één tot vijf jaar. Met dit contract komt u in aanmerking voor gratis scannen naar NetDocuments-upgrades en ondersteuning op de correcte werking van de geïnstalleerde oplossing.
SYSTEEMVEREISTEN
Ondersteunde operating systems
De processing engine applicatie kan worden geïnstalleerd op één van onderstaande Windows platforms:
32-bits versies
Windows Server 2008
Windows 7 Professional Service Pack 1 Windows 8 and 8.1|
Windows 10
64-bits versies
Windows Server 2008
VOOR MEER INFORMATIE OMTRENT SCANNEN NAAR NETDOCUMENTS
xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
KYOCERA Document Solutions Nederland B.V.
Xxxxxxxxxxx 00 – 0000 XX – Xxxxxxxx-Xxxx – Tel x00 (0) 00 000 00 00 – Fax x00 (0) 00 000 00 00 xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx – xxxxxxxxxx@xxx.xxxxxxx.xxx
Windows Server 2008 R2 including Service Pack 1 Windows 7 Service Pack 1
Windows 8 and 8.1
Windows Server 2012
Windows 10
De Server dient te zijn voorzien van:
.NET 3.5 of hoger
VIRTUALISATIE
De processing engine wordt ondersteund in virtuele hardware-omgevingen zoals Microsoft Virtual Server en VMWare.
NETDOCUMENTS-SPECIFIEKE VEREISTEN
De volgende componenten dienen aanwezig te zijn: NetDocuments
Scanmodule voor NetDocuments
HARDWARE AANBEVELING
De hardware-eisen voor de processing engine zijn sterk afhankelijk van het gekozen operating system de gewenste prestaties en de geïnstalleerde processen.
Geadviseerde configuratie voor de standaard scannen naar NetDocuments is als volgt:
Minimum Recommended CPU Dual Core 2GHz Quad Core 2.66GHz Memory 2GB RAM 4GB RAM
Disk space 40GB 160GB
Network 100MB 1GB
Veel componenten in de processing engine zijn multithrea- ded, of ontworpen om als een separaat proces te functione- ren. Hierdoor zullen deze componenten voordeel halen uit multicore-enabled operating systems en hardware.