Algemene voorwaarden verhuring en evenementen
Algemene voorwaarden verhuring en evenementen
Begrippen
Accommodatie
Ruimte waarin het evenement of de activiteit plaatsvindt, zoals omschreven in de optie, reservering of de offerte/overeenkomst.
Contractant
Persoon of rechtsvorm die de accommodatie ten behoeve van een activiteit gebruikt.
Evenement
De activiteit vanaf het aanleveren van materiaal en middelen, repetitie(s), opbouw en afbouw.
Algemene bepalingen
1. Tot de overeenkomst behoort/behoren uitsluitend de in de optie, reservering of de offerte/overeenkomst omschreven producten en diensten.
2. Het is de contractant niet toegestaan de accommodatie voor een ander doel te gebruiken dan overeengekomen. Of om het evenement een andere naam te geven dan in de overeenkomst is bepaald.
3. De contractant is verplicht, indien van toepassing, uiterlijk 4 weken voor aanvang van het evenement een volledig draaiboek, voorzien van technische gegevens en overige benodigde faciliteiten, ter goedkeuring aan Cultuur Kwartier Sneek (hierna te noemen: CKS) ter hand te stellen. In een mondelinge afspraak wordt het draaiboek toegelicht. Indien het draaiboek niet binnen de hiervoor gestelde termijn in bezit van CKS is, draagt CKS geen verantwoordelijkheid voor de uiteindelijke kwaliteit van de uitvoering van het evenement.
Aanbieding en overeenkomst
1. Er is sprake van een overeenkomst wanneer een door beide partijen ondertekende offerte door CKS is ontvangen. Of wanneer er schriftelijk of per e-mail een akkoord door CKS is ontvangen.
2. Indien de contractant de reservering annuleert, heeft CKS het recht zonder verdere ingebrekestelling hem een vergoeding in rekening te brengen van:
- 15%, indien de reservering tot 4 weken voor aanvang wordt geannuleerd;
- 25%, indien de reservering binnen 4 weken voor aanvang wordt geannuleerd;
- 100%, indien de annulering 5 dagen of korter voor aanvang van het evenement plaatsvindt, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
CKS behoudt zich het recht voor te allen tijde wegens bijzondere omstandigheden of door oorzaken buiten haar schuld (zijnde overmachtssituaties) de overeenkomst te annuleren c.q. aan de contractant onder dezelfde voorwaarden een vervangende ruimte toe te wijzen.
Indien naar de mening van de contractant deze vervangende ruimte niet voldoende geschikt
is voor het doel waartoe hij de ruimte wil gebruiken, heeft hij het recht de overeenkomst op grond van deze wijziging binnen 5 dagen na ontvangst van de mededeling daarvan te annuleren.
De contractant zal nooit de schade die, door annulering of wijziging als hierboven bedoeld, direct of indirect wordt geleden op CKS kunnen verhalen.
3. CKS hanteert een optietermijn van maximaal 1 maand, tenzij nadrukkelijk benoemd in een speciale optie in het contract. Indien CKS voor eenzelfde datum een definitieve reservering van een andere partij krijgt, behoudt CKS zich het recht voor de reservering voor te laten gaan op de optie. Indien de door contractant ondertekende offerte/bevestiging niet uiterlijk 14 dagen na dagtekening van de definitieve offerte in het bezit van CKS is, behoudt CKS zich het recht voor de overeenkomst te annuleren. De contractant zal nooit tegenover CKS recht kunnen doel gelden op de vergoeding van schade, die door annulering op grond van dit artikel, direct of indirect door contractant wordt gelden.
4. Bij wijziging van tarieven na het tot stand komen van de overeenkomst is CKS gerechtigd deze aan de contractant door te berekenen, als deze verhoging een wettelijke grondslag heeft.
5. Het is de contractant niet toegestaan de in de overeenkomst vermelde ruimte(n) aan andere gegadigden beschikbaar stellen.
6. De contractant is verantwoordelijk om zelf een annuleringsverzekering af te sluiten in geval van onvoorziene gebeurtenissen, waardoor de gesloten overeenkomst niet kan worden nagekomen door de contractant.
Kosten en facturatie
1. De contractant is verplicht facturen binnen 14 dagen na dagtekening van de factuur aan CKS te hebben voldaan. Bij overschrijding van enige betalingstermijn is CKS gerechtigd aan de contractant de administratiekosten, aanmaningskosten, buitengerechtelijke kosten alsmede de wettelijk vastgestelde rente in rekening te brengen.
Ontbinding
1. Indien de contractant nalaat zijn verplichtingen tijdig te voldoen, heeft CKS het recht zonder verdere ingebrekestelling de overeenkomst als ontbonden te beschouwen en reeds gedane betalingen als schadevergoeding te behouden, onverminderd haar recht aanvullende schadevergoeding te vorderen.
2. Ter bepaling van hetgeen CKS dan wel de contractant toekomt of verschuldigd is, gelden de administratiegegevens van CKS als bewijs, behoudens tegenbewijs van de contractant.
3. In geval van ordeverstoring is CKS gerechtigd de overeenkomst eenzijdig te ontbinden, zonder daarbij afstand te doen van haar recht de contractant aansprakelijk te stellen voor de schade en/of voor het overige nakoming van de overeenkomst te vorderen.
4. CKS is te allen tijde gerechtigd zonder enige formaliteit en/of gerechtelijke tussenkomst al hetgeen in strijd met de bepalingen van de offerte/overeenkomst is aangebracht, te doen wegnemen respectievelijk wat beschadigd, weggenomen of gewijzigd is, voor rekening van de contractant in oorspronkelijke staat te brengen.
5. Wanneer de contractant een of meerdere bepalingen van de offerte/overeenkomst niet nakomt, wanneer zijn faillissement, surseance of schuldsanering wordt uitgesproken en/of wanneer zijn goederen in beslag worden genomen, heeft CKS het recht de overeenkomst onmiddellijk als ontbonden te beschouwen, zonder daarbij enige afstand te doen van zijn recht de contractant aansprakelijk te stellen voor de geleden schade.
Aansprakelijkheid
1. CKS is niet aansprakelijk voor enige schade van derden als gevolg van het niet, of niet tijdig nakomen van enige bepalingen in deze overeenkomst.
2. Goederen van de contractant of derden bevinden zich in de ruimte(n) voor hun eigen risico; CKS is niet aansprakelijk voor diefstal of vermissingen van eigendommen van de contractant of van derden; CKS is niet verantwoordelijk voor het verzekeren hiervan.
3. CKS is niet aansprakelijk voor schade die in het gebouw en/of op de daarbij behorende terreinen, uit welke oorzaak dan ook, is ontstaan aan goederen en/of personen, alles indien en voor zover deze schade niet door CKS afgesloten verzekering is gedekt. In voorkomende gevallen zal de contractant CKS vrijwaren van aanspraken van derden.
Eigendom van derden
De contractant staat ervoor in dat door de offerte/overeenkomst en de daaruit voortvloeiende activiteiten geen inbreuk wordt gemaakt op rechten van derden. De contractant verklaart alle benodigde toestemmingen en vergunningen daartoe te bezitten en CKS te vrijwaren van aanspraken van derden die dienaangaande tegenover CKS mocht pretenderen.
Intellectuele eigendom
Het is de contractant, behoudens voorafgaande toestemming van CKS, verboden televisie-, radio-, video- en/of bandopnamen te maken of te doen maken in de ruimte(n), anders dan ten behoeve van eigen interne vergadering. CKS is gerechtigd aan haar toestemming voorwaarden te verbinden, daaronder financiële voorwaarden.
Exploitatie van horeca
1. Tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen, geschiedt de exploitatie van de horecafaciliteiten voor rekening en verantwoording van CKS.
2. Indien horecafaciliteiten zijn voorzien, dient de contractant uiterlijk 5 dagen voor het evenement het definitieve aantal personen aan CKS op te geven, bij gebrek waarvan het in de offerte/overeenkomst vermelde “verwacht aantal personen” als uitgangpunt wordt genomen. Indien minder personen dan opgegeven aanwezig zijn geweest, wordt afgerekend op basis van het opgegeven aantal. Indien meer personen dan opgegeven aanwezig zijn geweest, wordt afgerekend op basis van het werkelijk aantal.
3. Het is de contractant niet toegestaan consumpties en/of andere genotsmiddelen te verkopen of gratis te verstrekken, tenzij anders uit de overeenkomst voortvloeit of schriftelijk en uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
Publiciteit
1. Wanneer contractant publiciteit maakt voor een evenement benoemt contractant de gehuurde locatie op de juiste wijze, inclusief juiste adressering; informatie te verkrijgen via CKS
2. Logo’s kunnen worden opgevraagd bij CKS
3. Uitnodigingen, aankondigingen, promotiemateriaal en persberichten mogen pas worden gepubliceerd na goedkeuring van CKS
4. Indien CKS publiciteit en/of kaartverkoop verzorgt voor evenement van contractant dient het publiciteitsmateriaal te voldoen aan de eisen van CKS (af te stemmen voorafgaand aan evenement)
5. Flyermateriaal kan door CKS op de eigen locaties worden verspreid, tenzij het evenement concurreert met de eigen programmering.
Huisreglement
1. Indien er vergunningen van de politie en/of brandweer zijn vereist (bijvoorbeeld voor evenementen die geheel of gedeeltelijk plaatsvinden tussen 24.00 en 09.00 uur en op zondagochtend) dient CKS zorgt te dragen voor de aanvraag van die vergunningen.
2. Volg altijd de aanwijzingen op van de door CKS aangewezen bevoegde personen. In situaties waarin dit reglement niet voorziet, beslist de aangewezen persoon van CKS.
3. De door CKS aangewezen bevoegde personen hebben het recht om een ieder die toegang wenst tot, of zich in CKS bevindt, te controleren en om ongeoorloofde voorwerpen in beslag te nemen.
Xxxxxxxx
0x. gevaarlijke voorwerpen, waaronder wapens, messen, glas- en/of blik mee te nemen; 4b. giftige, licht brandbare of licht explosieve materialen, vuurwerk;
4c. binnen CKS geldt een algeheel rookverbod.
4d. het gebruik van- en de handel in (soft/hard)drugs is verboden;
4e. het is verboden in staat van dronkenschap CKS te betreden of in CKS aanwezig te zijn.
4f. en alle overige zaken welke, naar het uitsluitende oordeel van door CKS aangewezen bevoegde personen, een gevaar kunnen opleveren voor de gezondheid, veiligheid en openbare orde.
4g. Het is bezoekers onder de 18 jaar niet toegestaan alcohol te kopen en/of te consumeren in en rond CKS. Voorts is het bezoekers van 18 jaar en ouder niet toegestaan om aan bezoekers onder de 18 jaar alcohol te verstrekken.
Calamiteiten en overige voorwaarden
5. Een ieder die zich in CKS bevindt, dient zich op de hoogte te stellen van vluchtwegen die bij een calamiteit gebruikt moeten worden.
6. De directie van CKS en de daartoe aangewezen personen zijn gerechtigd om CKS te ontruimen indien daar naar haar mening aanleiding toe bestaat.
7. De door CKS aangewezen bevoegde personen zijn te allen tijde bevoegd om personen die zich niet aan het huisreglement houden, of zich op enigerlei andere wijze storend of hinderlijk gedragen, de toegang te weigeren of uit CKS te verwijderen. Daarnaast kan aan deze personen een toegangsverbod worden opgelegd.
8. CKS behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze huisregels. Bezoekers worden bij deze aangemoedigd om regelmatig zelf de huisregels van CKS te bestuderen ten aanzien van wijzigingen
Verhuurreglement
1. Contractant is verantwoordelijk voor de naleving van het Verhuurreglement en is aansprakelijk voor de gevolgen van eventueel niet-naleven hiervan.
2. Contractant dient de accommodatie behoorlijk te gebruiken in lijn met de in de overeenkomst beschreven bestemming.
3. Contractant dient de accommodatie na gebruik tijdig, op te leveren: leeg, schoon en in dezelfde staat als waarin deze aan hem door CKS ter beschikking werd gesteld.
4. In geval van beschadiging aan de accommodatie, bijvoorbeeld aan muren, vloeren of deuren, of aan objecten in de accommodatie of vermissing van objecten zijn de kosten van reparatie dan wel vervanging voor de contractant.
5. Opslag van decors en/of overstaan van decors en andere materialen zoals geluids- en lichtmateriaal, maar ook promotiemateriaal en verpakkingsmateriaal is alleen mogelijk met toestemming van CKS.
6. Contractant is verantwoordelijk voor de afvoer van eigen decor, decoratiemateriaal en afval, zoals pallets en verpakkingsmaterialen. Wanneer deze achterblijven in de accommodatie worden de kosten van het verwijderen in rekening gebracht bij de contractant.
7. Timmer-, zaag-, las-of schilderwerkzaamheden kunnen alleen worden uitgevoerd na toestemming van, en op de aangewezen plaats door, CKS.
8. Normen ten aanzien van dak- en vloerbelasting mogen nooit worden overschreden. De normen zijn opvraagbaar bij het hoofd van de technische dienst.
9. Het inhangen van licht, decor en andere zaken is uitsluitend toegestaan na overleg met medewerkers van de technische dienst.
10. De bediening van de geautomatiseerde installaties op en rond het podium mag uitsluitend geschieden door personen die daartoe door het hoofd van de technische dienst zijn gemachtigd.
11. Arbeidsmiddelen (hijs- en hefmiddelen, klimmiddelen, transportmiddelen enz.) mogen uitsluitend door (aantoonbaar) competente medewerkers worden gebruikt.
12. Het laden en lossen van materialen dient in overleg met medewerkers van het CKS te gebeuren.
13. CKS neemt zodanige maatregelen en geeft zodanige voorschriften als zij nodig acht voor de beveiliging. Contractant is verplicht om deze onverwijld op te volgen.
Overige bepalingen
1. De contractant is verplicht het personeel en de gemachtigden van CKS te allen tijde vrije toegang tot de ruimte(n) te verlenen.
2. De contractant dient CKS ten minste 14 dagen voor het begin van het evenement in kennis te stellen van de verwachte komst van bijzondere gasten, zoals leden van het Koninklijk Huis, hoogwaardigheidsbekleders op ministerieel niveau, enzovoorts. De contractant blijft ter zake verplicht in overleg met CKS de vereiste veiligheidsmaatregelen te nemen. De contractant dient ervoor zorg te dragen dat de opvang van gasten naar behoren geschiedt.
3. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.