Module I-02: Rechtstreekse levering van diervoeders aan pluimveehouders die deelnemen aan het IKB Ei systeem.
1. Inleiding
Voorwaarden | Wat betekent dit concreet? | Hoe voldoen aan deze voorwaarde? |
1. Met alle relevante activiteiten aangesloten zijn bij een erkend voedselveiligheids- systeem | FCA-gecertificeerde bedrijven worden door Stichting XXXXXX (IKB Ei systeem) aanvaard, mits bijkomend toepassen van deze module. | FCA-documenten + eisen opgenomen in deze Module I-02. |
2. Verzekering product- aansprakelijkheid, | Het voldoen aan deze voorwaarde zal worden gecontroleerd door uw certificatie instelling. |
Deze voorwaarden gelden voor alle diervoederleveranciers aan pluimveehouders (dus ook vb. handelaars in voedermiddelen (graan, grit, enz.), voor producenten/handelaars van aanvullende diervoeders, e.a.).
Deze aparte module is ontwikkeld om de betrokken FCA-gecertificeerde bedrijven toe te laten te voldoen aan deze specifieke / bijkomende markteisen.
2. Toepassingsgebied
FCA-gecertificeerde bedrijven kunnen intekenen voor de toepassing van deze module, bovenop de voor hun van toepassing zijnde FCA-documenten, indien ze rechtstreeks diervoeders (willen) leveren aan (Nederlandse) pluimveehouders die deelnemen aan het IKB Ei systeem.
Onderwerp | Doelgroep / doeldier |
Rechtstreekse verkoop van diervoeders aan pluimveehouders | FCA-gecertificeerde bedrijven Doeldier: pluimvee enkel georiënteerd op legsector |
3. Verklaring gebruikte termen
▪ Commissie van Toezicht:
De Commissie van Toezicht werd opgericht met als doel de onafhankelijkheid van OVOCOM te borgen voor wat betreft de bewaking van de voedselveiligheid van de diervoeders die door FCA-gecertificeerde bedrijven rechtstreeks geleverd worden aan (Nederlandse) pluimveehouders. Dit door o.a. toezicht uit te oefenen over o.a. validatie van extra monitoringsvereisten in het kader van deze module, toezicht op mogelijke sancties en uitsluitingen, jaarlijkse evaluatie, …
▪ Leverancier – Product – combinatie (LPC):
Producten (diervoeders) mogen enkel aangekocht worden bij daarvoor vooraf aanvaarde, gekende leveranciers.
▪ (Kandidaat-)Deelnemer:
FCA-gecertificeerde site die rechtstreeks diervoeders levert (wil leveren) aan (Nederlandse) pluimveehouder(s) .
▪ IKB Ei :
Nederlandse kwaliteitszorgsysteem voor de productie van eieren.
▪ Door OVOCOM erkende OCI:
Enkel OCI’s die reeds door OVOCOM erkend zijn in het kader van FCA-certificatie kunnen zich bijkomend kwalificeren voor de verificatie van de toepassing van deze module.
OVOCOM publiceert een lijst van deze OCI’s en de gekwalificeerde auditoren.
▪ XXXXXX :
De stichting XXXXXX is opgericht om een aantal activiteiten van het PPE (Productschap Pluimvee en Eieren) specifiek gericht op de eiersector te kunnen voortzetten. Allereerst fungeert XXXXXX als overlegplatform voor de eiersector. De belangrijkste activiteiten van XXXXXX zijn het beheer van het kwaliteitsschema IKB Ei (zie xxx.xxxxx.xx) en de ontwikkeling van promotiecampagnes.
4. Vereisten deelnemers
4.1 Basisvoorwaarden
- Beschikken over een geldig FCA-certificaat afgeleverd door een OCI (certificatie- instelling) erkend door OVOCOM;
4.2 Contract OVOCOM-Deelnemer
- Respecteren van de modaliteiten opgenomen in het contract dat hij ondertekend heeft met OVOCOM vzw;
- Doorsturen naar OVOCOM van alle gegevens en gevraagde informatie met betrekking tot zowel de producten die hij in de handel wil brengen met betrekking tot de ingrediënten en zijn leveranciers (aan de hand van de volgende documenten ‘I-02- 01-Formulier inzameling gegevens deelnemers’ en ‘I-02-02-geheugensteun
deelnemersformulier’);
o Bij elke wijziging van de gegevens met betrekking tot een LPC (vb. individuele gevarenanalyse, tonnage, …);
o Bij elke vraag voor een nieuwe leverancier;
- De geactualiseerde LPC lijst moet ten minste 1x/jaar aan OVOCOM gecommuniceerd worden (jaarlijkse herziening). Indien gevraagd, moet de geactualiseerde LPC lijst gecommuniceerd worden aan OVOCOM binnen de 4 weken na verzoek van OVOCOM.
- Respecteren van de beslissingen van de Commissie van toezicht;
- In orde zijn met de betaling van de bijdrage aan OVOCOM voor deelname aan deze module.
4.3 Leverancier-Product-Combinaties
Stap 1: aanleveren gegevens Leveranciers/product combinaties
De deelnemende bedrijven aan deze module bezorgen de opgevraagde informatie van de producten en leveranciers met betrekking tot de producten die ze (willen) verkopen aan de (Nederlandse) pluimveehouders via mail aan OVOCOM (xxxx@xxxxxx.xx). Deze informatie vormt de basis van de LPC evaluatie en zal leiden tot het opstellen van de ‘Specifieke lijst van aanvaarde leverancier/Product Combinaties’. De opgevraagde informatie wordt aan OVOCOM gecommuniceerd aan de hand van door OVOCOM voorgestelde documenten (via het formulier ‘I-02-01’)
Aanvaarding van een leverancier | |
De leveranciers gecommuniceerd in het kader van deze module moeten geaudit worden volgens een frequentie bepaald door OVOCOM. Het doel van deze audits is na te gaan of de producten en de geassocieerde gevaren gedekt zijn door hun kwaliteitssystemen. Indien een leverancier de audit weigert, zullen de LPC’s geassocieerd met deze leverancier onmiddellijk verwijderd worden van de ‘Specifieke lijst van aanvaarde leverancier/Product Combinaties’. | |
Stap 2: Lijst goedgekeurde LPC per deelnemer
Na de evaluatie van de doorgestuurde LPC’s door de deelnemers aan OVOCOM, wordt de ‘Specifieke lijst van goedgekeurde leveranciers/product combinaties per deelnemer’ aan het betrokken bedrijf en diens OCI gecommuniceerd.
(Basis)voorwaarde ter aanvaarding van een deelnemer | |
Teneinde beschouwd te kunnen worden als een deelnemer aan Module I-02, moet een bedrijf vooraf gecontroleerd worden voor deze module. Deze controle kan gebeuren ter aanvulling op een regelmatige en aangekondigde FCA-audit of op een onafhankelijke manier. Het OCI kijkt na of de module correct geïmplementeerd werd in het kwaliteitssysteem van het bedrijf en checkt de monitoringresultaten gerelateerd aan de LPC. Na ontvangst van het controlerapport van het Secretariaat van OVOCOM en indien aan alle voorwaarden voldaan is, zal het geïnteresseerde bedrijf opgenomen worden in de lijst van « Deelnemers aan Module I-02 » beschikbaar op de website van OVOCOM. | |
Stap 3: Communicatie van deelnemers voor plaatsing op witte lijst
OVOCOM stelt een lijst op van deelnemers die voldoen aan deze ‘Module I-02’. Deze lijst is te raadplegen op de website van OVOCOM.
Kandidaat-deelnemers die nog niet beschikken over een geldig FCA- certificaat | |
• Kandidaat-deelnemers die nog niet beschikken over een geldig FCA-certificaat mogen wel al hun kandidatuur stellen en een dossier bij OVOCOM indienen. De formele acceptatie en communicatie naar XXXXXX zal pas gebeuren op het moment dat de deelnemer FCA gecertificeerd is. | |
Stap 4: reguliere audit door OCI
De controle in het kader van deze module kan gebeuren bijkomend aan een reguliere aangekondigde FCA audit. Deze controle moet jaarlijks gebeuren.
De OCI gaat na of de naar OVOCOM doorgestuurde gegevens in het kader van LPC correct en volledig zijn. Ook de daaraan gelinkte monitoringresultaten dienen te worden gecontroleerd – zie procedure I-06-01 en procedure I-06-04.
4.4 Communicatie naar OVOCOM
Doorsturen naar OVOCOM van alle gegevens en gevraagde informatie met betrekking tot zowel de producten die hij in de handel wil brengen met betrekking tot de ingrediënten en zijn leveranciers:
o Bij elke wijziging van de gegevens met betrekking tot een LPC (vb. individuele gevarenanalyse, tonnage, …);
o Bij elke vraag voor een nieuwe leverancier;
o Bij elke jaarlijkse herziening van de LPC’s door OVOCOM;
5. Vereisten OCI
5.1 Basisvoorwaarden
5.1.1 OCI erkend door OVOCOM voor FCA-certificatie
De correcte toepassing van deze module wordt gecontroleerd door onafhankelijke derden. Enkel de door OVOCOM erkende OCI’s en auditoren komen hiervoor in aanmerking.
5.1.2 Volgen van specifieke opleiding
De FCA-erkende auditoren kunnen zich uitsluitend kwalificeren middels het volgen van een specifieke opleiding. De OCI kwalificeert minstens één auditor middels het volgen van een door OVOCOM ingerichte opleiding. De OCI kan vervolgens bijkomende auditoren kwalificeren middels het inrichten van een interne opleiding. Deelname door de auditor moet aantoonbaar gemaakt worden aan OVOCOM.
5.1.3 Integratie van controle in kwaliteitssysteem van OCI
De certificatie-instelling moet de controle in het kader van deze module integreren in het eigen kwaliteitssysteem.
De OCI moet beschikken over een procedure om de te besteden audittijd (on-site) in het kader van de controle van deze module te bepalen. De voorziene audittijd moet door de certificatie-instelling schriftelijk voldoende geargumenteerd worden en voorafgaandelijk ter goedkeuring voorgelegd worden aan OVOCOM vzw.
Het controleplan, voor de verificatie van deze module, moet ook duidelijk omschreven zijn en dient ten minste de volgende onderdelen te bevatten:
o Toelichting bij het doel en het verloop van de controle en melding van de geheimhoudingsplicht;
o Documentair gedeelte
− Nazicht van de relevante documenten;
− Verificatie van de genomen acties op openstaande non-conformiteiten en aanbevelingen in kader van deze module;
o Verificatie van de toepassing van de module aan de hand van een checklist (I-06-01 en I-06-04);
o Verslag
− Het verslag moet door de geauditeerde en de auditor ondertekend worden, beiden ontvangen een exemplaar;
o Eindbespreking
− Bespreking van de niet-conformiteiten en de verbetermaatregelen;
o Omgang met non-conformiteiten
− Hoe afwijkingen moeten beoordeeld worden door de certificatie-instellingen in kader van deze module is beschreven in punt 6 ‘Non-conformiteiten en sancties’;
− De toegekende A non-conformiteiten in kader van deze module moeten onmiddellijk aan OVOCOM gecommuniceerd worden;
− De afhandeling van de A- en B-non conformiteiten wordt opgevolgd zoals voorzien in het document ‘CC-01: Certificatieregeling’ (punt 9.4).
Na het versturen door de OCI van de aangepaste procedure(s) en controleplan, zal OVOCOM overgaan tot de evaluatie van de documenten die werden ingevoerd door de OCI. Indien deze evaluatie positief is, kan de OCI overgaan tot de controle van deze module (nà afsluiten van een contract met OVOCOM – cf. 5.2).
De OCI’s worden geëvalueerd tijdens de observatiebezoeken die OVOCOM op regelmatige tijdstippen uitvoert bij het hoofdkantoor van deze instellingen.
5.2 Contract OVOCOM - OCI
OCI’s die de verificatie van deze module bij FCA-gecertificeerde bedrijven willen uitvoeren, dienen hiertoe een overeenkomst met OVOCOM af te sluiten (cf. bijlage 2).
5.3 Audit
De controle in het kader van deze module kan gebeuren bijkomend aan een reguliere aangekondigde FCA audit. Deze controle moet jaarlijks gebeuren.
De OCI gaat na of de naar OVOCOM doorgestuurde gegevens in het kader van LPC correct en volledig zijn. Ook de daaraan gelinkte monitoringresultaten dienen te worden gecontroleerd – zie procedures I-06-01 en I-06-04.
5.4 Communicatie naar OVOCOM
De toegekende A non-conformiteiten in kader van deze module moeten onmiddellijk aan OVOCOM gecommuniceerd worden. De B-non-conformiteiten worden met het auditrapport gecommuniceerd.
Voor het verdere verloop van de controle dient hetzelfde verloop te worden gevolgd als voor de FCA-certificatie (cf. CC-01 Certificatieregeling).
6. Non-conformiteiten en Sancties
Indien de certificatie-instelling of OVOCOM vaststellen dat een deelnemer deze module niet correct naleeft, worden er maatregelen of sancties getroffen ten aanzien van de deelnemer.
Voor elke sanctie getroffen door OVOCOM moet de deelnemer de mogelijkheid krijgen opheldering te verschaffen.
Volgende 2 gevallen worden niet als sanctie gezien in het kader van deze module:
- Niet in orde zijn met de betaling van de bijdrage voor deze module;
- Schorsing, intrekking of stopzetting van het FCA-certificaat.
In hoger vernoemde 2 gevallen voldoet de deelnemer niet meer aan de vereisten zoals beschreven in punt 1. Zolang de deelnemer niet in regel is met bovenstaande vereisten kan deze niet vermeld worden op de lijst van de deelnemers.
De eventuele maatregelen die genomen kunnen worden bij niet naleving van de FCA eisen en de sancties die kunnen genomen worden zijn opgenomen in de FCA-documenten OV-05 en CC-01.
De communicatie van de stopzetting, de schorsing of intrekking van een geldig FCA- certificaat of –attest aan OVOCOM valt onder de verantwoordelijkheid van de OCI die dit document heeft afgeleverd. Het is de OCI die OVOCOM op de hoogte houdt van de situatie (cf. document CC-01 Certificatieregeling).
Eis | FCA-document of Module I- 02 | Vaststelling door | Non- conformiteit door OCI (*) | Sanctie door OVOCOM |
Doorgeven van opgevraagde informatie over leveranciers en aangekochte producten | Deze module | OVOCOM/OCI | NC B | Indien onopgeloste NC A: schrappen van lijst van deelnemers |
Het niet respecteren van de communicatie van de geactualiseerde LPC’s lijst (jaarlijks/op verzoek) | Deze module | OVOCOM/OCI | NC B | Indien onopgeloste: schorsing van de LPC’s |
Uitsluitend aankopen van op de lijst vermelde Leverancier product combinaties | Deze module | OCI/OVOCOM | Medium risk: NC B High risk: NC A | Indien onopgeloste NC A: schrappen van lijst van deelnemers |
Verkoop aan de (Nederlandse) pluimveehouders van producten die behoren tot een niet aanvaarde LPC | Deze module | OCI/OVOCOM | NC A | Indien onopgeloste NC A: schrappen van lijst van deelnemers |
Communicatie van monitoringsresultaten | Deze module | NC B | Indien onopgeloste NC A: schrappen van lijst van deelnemers | |
Onverwijld melden van overschrijding van wettelijke/FCA normen | cf ‘BT-17: Incidenten- en crisismanagement’ | |||
De conform deze module voorziene controle aanvaarden en volledige medewerking verlenen | CC-01 (contract OCI/deelnemer) | OCI / OVOCOM | NC A | Schrappen van lijst van deelnemers |
Indien belangrijke wijzigingen aan juridisch statuut, haar organisatie, haar activiteiten, toegepaste processen of procedures, reeds aan OVOCOM | Deze module | OVOCOM/OCI | NC B | Indien onopgeloste NC A: schrappen van lijst van deelnemers |
(*) De door de OCI toegekende A non-conformiteiten moeten onmiddellijk aan OVOCOM gecommuniceerd worden. Mogelijk volgt er dan een sanctie door OVOCOM. De door de OCI toegekende B non-conformiteiten moeten met het auditrapport aan OVOCOM gecommuniceerd worden.
7. Vertrouwelijkheid
OVOCOM vzw garandeert op alle niveaus van haar organisatie het vertrouwelijke karakter van de informatie die zij verkregen heeft van de deelnemer in het kader van de activiteiten die leid(d)en tot de goedkeuring van de OCI. Tenzij anders vermeld in het document mag er geen vertrouwelijke informatie over een bepaalde keuringsinstelling/deelnemer aan een
derde worden meegedeeld zonder de schriftelijke toestemming van de instelling/deelnemer in kwestie.
Indien de verspreiding van informatie aan een derde wettelijk verplicht wordt gemaakt, moet de keuringsinstelling/deelnemer op de hoogte worden gehouden van de meegedeelde informatie, zoals in de wet beschreven.
Alle verzamelde gegevens in kader van de beoordeling van LPC worden vertrouwelijk behandeld. Deze zijn enkel beschikbaar voor de (kandidaat-) deelnemer, voor de FCA- certificatie-instelling die overgaat tot de certificering van de (kandidaat-) deelnemer en voor OVOCOM.
Ze mogen enkel worden overgedragen aan derden in gecompileerde en geanonimiseerde vorm.
Elke klacht die aan OVOCOM vzw gecommuniceerd wordt, zal vertrouwelijk en anoniem worden behandeld (cf. document OV-05).
Referenties
- ‘Lijst van deelnemers’ voor FCA-gecertificeerde bedrijven die leveren aan (Nederlandse) pluimveehouders die deelnemen aan het IKB Ei systeem.
- Publieke lijst van OCI’s en auditoren erkend door OVOCOM
Bijlage 1: Document I-00-05: Contractuele overeenkomst tussen OVOCOM en een deelnemer aan dit lastenboek
Bijlage 2: Document I-00-04: Contractuele overeenkomst tussen OVOCOM en een OCI