Selectieprocedure voor de indiensttreding van een coördinator burgerzaken en communicatie B4-B5 Voltijdse tewerkstelling (38/38) contract onbepaalde duur

Selectieprocedure voor de indiensttreding van een coördinator burgerzaken en communicatie B4-B5

Voltijdse tewerkstelling (38/38) contract onbepaalde duur

INFORMATIEBROCHURE

Ten zuidwesten van Brussel ligt een zachtglooiend landschap dat Pajottenland heet. Waar dit gebied langzaam overgaat in de vlakke Oost-Vlaamse kouters ligt Roosdaal.

Roosdaal is een moderne gemeente met 11.661 inwoners die meegroeit op het ritme van de hedendaagse tijd, terwijl de vier dorpen toch hun specifieke eigenheid behouden hebben.

Met een 100-tal personeelsleden streeft het lokaal bestuur naar een optimale dienstverlening en een kwaliteitsvolle service aan elke inwoner.

Het bestuur organiseert via aanwerving en bevordering een selectieprocedure voor de indiensttreding van een voltijds contractueel coördinator burgerzaken en communicatie niveau B4-B5 met een contract voor onbepaalde duur.

Inhoud

1. Functiebeschrijving 2

2. Voorwaarden om deel te nemen 7

3. Inhoud en verloop van de selectieproeven 7

4. Wedde en andere voordelen 8

5. Wervingsreserve 8

6. Werkrooster 8

7. Indienen van je kandidatuur 9

8. Meer inlichtingen 9

1. Functiebeschrijving

Functie

Graadnaam: hoofddeskundige	Dienst: mens en vrije tijd/ ondersteunende diensten
Functienaam: coördinator burgerzaken en communicatie	Subdienst: burgerzaken / communicatie
Functionele loopbaan: B4-B5	Code:

Doel van de functie

De coördinator burgerzaken organiseert en coördineert de dagelijkse werking van de dienst burgerzaken en staat samen met het team van medewerkers in voor de continuïteit van een kwaliteitsvolle en klantvriendelijke dienstverlening aan de burger.

De dienst communicatie staat in voor de uitbouw van een integraal communicatiebeleid in functie van een klantgerichte dienstverlening van de organisatie in al zijn domeinen. De coördinator beheert de redactie over de diverse communicatiekanalen (website, sociale media, persartikels, drukwerk, gemeentelijk infomagazine, …).

De dienst verzorgt de communicatiestroom naar verschillende doelgroepen toe en waarborgt daarbij een klantgerichte, efficiënte, kwalitatieve en resultaatgerichte dienstverlening.

Naast externe communicatie naar burgers en belanghebbenden staat de dienst communicatie ook in voor een open interne communicatie zodat alle diensten toegang hebben tot de nodige informatie die noodzakelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van het lokaal bestuur.

De coördinator communicatie verhoogt de communicatievaardigheid van de gehele organisatie door medewerkers van andere diensten te begeleiden, ondersteunen en stimuleren in hun communicatie.

Plaats in de organisatie

Werkt onder de directe leiding van en rapporteert aan de clusterverantwoordelijke mens en vrije tijd en de clusterverantwoordelijke ondersteunende diensten.

Kerntaken

Kerntaak 1:

ALS COÖRDINATOR BURGERZAKEN:

Instaan voor de coördinatie en uitvoering van het gemeentelijk beleid op vlak van burgerzaken.

Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

⮚ beleidsadviezen formuleren op het vlak van burgerzaken;

⮚ meewerken aan de opmaak van, uitvoering van en rapportering over de meerjarenplanning;

⮚ voorstellen en uitwerken van de nodige veranderingsprocessen en hierbij een voorbeeldfunctie uitoefenen;

⮚ in samenwerking met de leidinggevende zorgen voor een projectmatige en gestructureerde aanpak van het werk;

⮚ administratieve rapportering aan de clusterverantwoordelijke, de algemeen directeur en het college van burgemeester en schepenen.

Kerntaak 2:

Een goede uitvoering van de werkzaamheden op de dienst garanderen.

Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

⮚ toezien op het tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures;

⮚ optimaliseren, in samenwerking met de leidinggevende, van administratieve procedures;

⮚ waken over de kwaliteit van de geleverde dienstverlening en zorgen voor aan- en bijsturing van medewerkers;

⮚ medewerkers bijstaan bij het klantvriendelijk en correct onthaal en doorverwijzing naar de juiste diensten;

⮚ erop toezien dat de medewerkers over voldoende deskundigheid beschikken om de burger verder te kunnen helpen;

⮚ klachten behandelen over burgerzaken en de nodige acties hieromtrent nemen;

⮚ signaleren van vormingsbehoeften;

⮚ toezien op een logische taakverdeling binnen de dienst met oog voor specialisaties (vreemdelingenzaken, rijbewijzen, …), maar met de nodige aandacht voor interne polyvalentie zodat afwezigheden vlot intern kunnen opgevangen worden;

⮚ implementatie van en begeleiding bij de digitaliseringsprojecten van de verschillende overheidsniveaus en digitale toepassingen van organisaties en commerciële leveranciers.

Kerntaak 3:

Instaan voor de organisatie en coördinatie van de verkiezingen.

Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

⮚ zorgen voor een goede organisatie en een vlot verloop van de verkiezingen in overleg met de leidinggevende.

Kerntaak 4:

Instaan voor de communicatie, advisering en rapportering van de taken die uitgevoerd worden

Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

⮚ intern en extern aanspreekpunt zijn met betrekking tot burgerzaken;

⮚ formuleren van adviezen of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening;

⮚ rapporteren over de uitgevoerde taken aan de leidinggevenden en de beleidsorganen.

ALS COÖRDINATOR COMMUNICATIE:

Kerntaak 5:

Strategisch beleid rond communicatie en dienstverlening.

De coördinator communicatie staat in voor het opzetten en het opvolgen van een strategie rond het communicatiebeleid en het beleid met betrekking tot de ruime dienstverlening (alle aspecten) van de organisatie. De coördinator bevordert een integraal communicatiebeleid in functie van een klantgerichte dienstverlening.

Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

⮚ opmaken van een strategische nota, in samenwerking met het managementteam en de clusterverantwoordelijke;

⮚ budgetverantwoordelijke voor die budgetten die werden toegewezen;

⮚ ondersteunen bij de opmaak, opvolging en evaluatie van het intern en extern informatie- en communicatiebeleid;

⮚ inhoudelijke ondersteuning, coördinatie en begeleiding bij de opmaak van een communicatiebeleidsplan waarin missie, visie en strategie worden bepaald en dit in overleg met de bevoegde mandataris(sen);

⮚ evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan.

Kerntaak 6:

Organisatie, opvolging, coördinatie en evaluatie van de dienstverlening.

De coördinator communicatie staat in voor de algemene organisatie van de dienstverlening. Hij/zij waarborgt een klantgerichte, efficiënte, kwalitatieve en resultaatgerichte dienstverlening.

Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

⮚ uitbouwen, opvolgen, coördineren en evalueren van een klantgerichte website en een goed functionerend digitaal loket;

⮚ bewaken van de toepassing van de huisstijl;

⮚ ontwikkelen van een dienstverleningsmodel en opvolging ervan.

Kerntaak 7:

Instaan voor externe communicatie en netwerking.

De coördinator communicatie verzorgt de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden. Hij/zij staat in voor een open externe communicatie en onderhoudt goede externe contacten met relevante personen of instanties. De coördinator communicatie vertegenwoordigt de organisatie.

Hij/zij hanteert een performante communicatiestijl, zorgt voor een duidelijke schriftelijke communicatie en heeft kennis van alle sociale media via dewelke de organisatie communiceert.

Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

⮚ vertegenwoordigen van de organisatie in diverse platformen of op evenementen, fora,…

⮚ bestaande relaties met externen (de pers, andere openbare diensten, toezichthoudende overheden,…) in kaart brengen en onderhouden;

⮚ instaan voor het onthaalbeleid voor nieuwe inwoners;

⮚ verzorgen van public relations;

⮚ instaan voor een vlot contact met de burger;

⮚ voeren van promotie;

⮚ opzetten van een creatieve, spontane, vernieuwende en zichtbare communicatie conform de huisstijl.

Kerntaak 8:

Instaan voor interne communicatie.

De coördinator communicatie staat in voor een open interne communicatie naar de leidinggevenden en de collega’s van de organisatie.

Hij/zij zorgt dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn/haar taak optimaal te kunnen realiseren.

Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

⮚ organiseren van, meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie en de informatiedoorstroom in samenwerking met het managementteam;

⮚ zorgen voor de informatiestroom naar de dienst communicatieverantwoordelijke (intranet, info voor de website, folders en brochures, pers,…);

⮚ toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan;

⮚ signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers;

⮚ verstrekken van nuttige informatie omtrent doelgroepen aan verantwoordelijken van andere diensten die dit kunnen aanbelangen;

⮚ actief deelnemen aan intern overleg.

VOOR BEIDE FUNCTIES:

Kerntaak 9:

Deskundigheidsbevordering inzake wetgeving en regelgeving van toepassing voor het lokaal bestuur.

De coördinator burgerzaken en communicatie houdt zich op de hoogte van de ontwikkelingen binnen de wetgeving en regelgeving van belang voor het lokaal bestuur op vlak van burgerzaken en communicatie.

Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

⮚ de nodige vakkennis opdoen, studiedagen bijwonen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie;

⮚ procedures en regelgeving kunnen toepassen en vertalen in nieuwe richtlijnen naar de directe medewerkers van de eigen dienst;

⮚ raadplegen van vakgerichte informatie.

Kerntaak 10:

Opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen teneinde de doelstellingen van het gemeentelijk beleid en communicatiebeleid te behalen.

De coördinator burgerzaken en communicatie verzorgt het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen binnen zijn/haar domein en staat mee in bij het opmaken van een meerjarenplanning van de dienst teneinde de financiële doelstellingen van de organisatie te behalen.

Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:

⮚ aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie m.b.t. het gebruik van de middelen en kosten teneinde het resultaat en de kost van het communicatiebeleid op een aanvaardbaar niveau te houden;

⮚ zorgen voor gefundeerde, tijdige en samenhangende budgetvoorstellen en -wijzigingen en voor een accuraat budgetbeheer en budgetcontrole, teneinde een financieel verantwoord beleid te helpen realiseren.

Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.

Functieprofiel

De definities en niveaus van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.

Technische Competenties

		Niveau
Cluster	Competentie	Elementair	voldoende	grondig
PC-Vaardigheden	Tekstverwerking (WORD)	X	X
	Rekenbladen (EXCEL)	X	X
	Presentaties (POWER POINT)	X
	Databanken (ACCESS)	X
	Software eigen aan de functie	X	X	X
Wetgeving en regelgeving	Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie	X	X
	Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie	X	X	X
Werking en werkmiddelen	Werking van de organisatie	X	X	X
	Werkmiddelen en werkmethodieken	X	X	X
	Procedures en procesbeheer	X	X	X
	Projectmatig werken	X	X	X
Management en beleid	Strategisch management	X	X	X
	HRM-management	X	X
	Financieel management	X	X
	Communicatiemanagement	X	X	X

Gedragscompetenties

		Niveau
Cluster	Competentie	Elementair	voldoende	grondig
Beheersmatige vaardigheden	Plannen en organiseren	X	X	X
Informatieverwerkend gedrag	Conceptueel denken	X	X	X
Interactief gedrag	Assertiviteit	X	X	X
	Relatie-netwerking	X	X	X
	Teamwerk en samenwerking	X	X	X
	Schriftelijke communicatie	X	X	X
	Mondelinge communicatie	X	X	X
Leiderschap	Leiding geven	X	X
Persoonsgebonden gedrag	Kwaliteit en accuraatheid	X	X	X
Probleemoplossend gedrag	Creativiteit	X	X	X
	Initiatief	X	X	X
	Besluitvaardigheid	X	X	X
	Klantgerichtheid	X	X	X
Waardegebonden gedrag	Organisatieverbondenheid	X	X	X
	Integriteit	X	X	X
	Resultaatgerichtheid	X	X	X

2. Voorwaarden om deel te nemen

Algemene aanwervings- en toelatingsvoorwaarden

Om in aanmerking te komen voor de functie dien je te voldoen aan volgende voorwaarden:

1. van onberispelijk gedrag zijn (aan te tonen via een recent uittreksel uit het strafregister)

2. de burgerlijke en politieke rechten genieten

3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie

4. tot het wettige verblijf in België en wettelijk tot de Belgische arbeidsmarkt zijn toegelaten

5. kennis van het Nederlands hebben zoals opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966 (minstens niveau B2 van het Gemeenschappelijk Europees Referentiekader voor Talen)

6. in het bezit zijn van minstens een bachelordiploma of diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs

7. je hebt 2 jaar relevante beroepservaring

8. slagen voor de selectieprocedure

9. ervaring in het domein burgerzaken en/of communicatie is een pluspunt.

Bevorderingsvoorwaarden voor interne kandidaten (gemeente/OCMW/AGB)

1. vastbenoemd zijn of contractueel mits je bent aangesteld na een volwaardige selectieprocedure

2. titularis zijn van een graad van niveau B

3. ten minste twee jaar niveauanciënniteit hebben in niveau B

4. slagen voor de selectieprocedure.

3. Inhoud en verloop van de selectieproeven

De selectieproeven zijn voor iedereen gelijk en bestaan uit:

Deel 1: Schriftelijk gedeelte

In een competentieproef (40 punten) wordt de kandidaat geconfronteerd met een probleemsituatie die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen en/of een specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis

m.b.t. de functie kan hierin verwerkt worden. De kandidaat tracht een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van de functiebeschrijving en het competentieprofiel worden getoetst.

Deel 2: Mondeling gedeelte

De mondelinge proef (60 punten) beoogt de evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie, van zijn persoonlijkheid, eventuele werkervaring, vakkennis en van zijn interesse voor het werkterrein. De geselecteerde competenties worden grondig bevraagd.

In dit gedeelte kan een presentatie van de competentieproef worden opgenomen.

Om als geslaagd te worden beschouwd, dient men op elke selectietechniek minstens 50% te behalen en 60% op de gehele selectieprocedure.

Data selectieproeven

• competentieproef via thuisopdracht (/40 punten): deze proef wordt per e-mail doorgestuurd op donderdag 1 september 2022 en is in te dienen uiterlijk maandag 5 september om 12.00 uur

• mondelinge proef (/60 punten): donderdag 29 september 2022 vanaf 13.00 uur

4. Wedde en andere voordelen

De minimum bruto aanvangswedde op maandbasis bedraagt 3.258,61 euro (salarisschaal B4-B5). Relevante beroepservaring uit de privésector of als zelfstandige is voor maximum 12 jaar meerekenbaar.

In dat geval bedraagt de bruto maandwedde 4.224,42 euro.

Deze wedde wordt nog verhoogd bij anciënniteit in de openbare sector.

Andere voordelen zijn flexibele werkuren, maaltijdcheques (8,00 euro), volledige tussenkomst woon- werkverkeer met openbaar vervoer, fietsvergoeding van 0,25 euro/km, gratis hospitalisatieverzekering, 2e pensioenpijler, ecocheques, 35 vakantiedagen (volgens privaat verlofstelsel), 14 feestdagen per jaar, aansluiting bij de Gemeenschappelijke Sociale dienst met tal van voordelen.

Interne kandidaten behouden bij bevordering hun geldelijke anciënniteit.

De schaalanciënniteit begint op nul (bijvoorbeeld van trap 6 in schaal B2 gaat men naar trap 6 in schaal B4).

5. Wervingsreserve

Voor deze functie wordt een wervings- en bevorderingsreserve van 1 jaar aangelegd, verlengbaar tot maximum 5 jaar. Indien je slaagt en geschikt wordt bevonden, maar niet wordt aangesteld, word je volgens jouw resultaat opgenomen in deze reserve.

6. Werkrooster

	Glijtijd	Stamtijd	Glijtijd	Stamtijd	Glijtijd	Normtijd
Maandag	7u30- 10u00	10u00- 12u00	12u00- 13u30	13u30- 15u00	15u00- 22u00	7u36
Dinsdag	7u30- 10u00	10u00- 12u00	12u00- 22u00			7u36
Woensdag	7u30- 10u00	10u00- 12u00	12u00- 22u00			7u36
Donderdag	7u30- 10u00	10u00- 12u00	12u00- 13u30	13u30- 15u00	15u00- 22u00	7u36
Vrijdag	7u30- 10u00	10u00- 12u00	12u00- 22u00			7u36
Totaal						38u00

7. Indienen van je kandidatuur

Bezorg volgende documenten uiterlijk op 24 augustus 2022 per e-mail met ontvangstmelding aan xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx of per post aan het college van burgemeester en schepenen, Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx (postdatum telt) of breng deze persoonlijk tijdens de openingsuren aan de personeelsdienst.

o motivatiebrief

o CV

o kopie van het vereiste diploma (zie hoger punt 2. Voorwaarden om deel te nemen).

8. Meer inlichtingen

Voor meer informatie over deze functie kan je terecht bij de personeelsdienst van gemeentebestuur Roosdaal, Xxxxxxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxxxx, 054/89 13 10, xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx