Contractueel: contract onbepaalde duur Niveau: A
VDAB
zoekt 2 Center of Excellence Procurement Officers
Contractueel: contract onbepaalde duur Niveau: A
Rang: Adjunct van de Directeur Graad: A1
Met standplaats: Centrale Diensten – Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx Vacaturenummer: req642
Leidinggevende: Xxxxx Xxxxxx
1. DE VACATURE IN HET KORT
Functiebeschrijving en selectiereglement
Externe werving contractuele functie
Het Procurement Team is binnen VDAB verantwoordelijk voor de aankoop van verschillende categorieën van producten en diensten: IT, facilities, technische en andere consultancy, energie, MRO, materialen,... kortom: een boeiende mix van indirect spend.
Het Procurement Team wil voor VDAB het beste uit de markt halen: een optimaal evenwicht tussen Total Cost of Ownership, kwaliteit en duurzaamheid.
Om dit team te versterken hebben we een nieuwe functie gecreëerd waarin jij jezelf misschien wel herkent.
Een tipje van de sluier…
Met je analytisch denkvermogen, je commerciële vaardigheden en je people skills verwerf je inzichten in interne aankoopinformatie, in wat de markt te bieden heeft en in hoe die markt evolueert.
Je voedt met deze inzichten een team van Category Buyers en bent hierdoor een sleutelfiguur voor de realisatie van de strategische doelstellingen van het Procurement Team.
• Je bouwt een netwerk op met leveranciers en Procurement Teams van andere bedrijven en organisaties. Je verwerft daardoor inzichten in de voor VDAB relevante leveranciersmarkten en de beste procurement practices.
• Je verzamelt en analyseert inkoopgegevens en –informatie, je ontwikkelt rapporteringen, KPI’s en informatieplatformen om betrouwbare informatie ter beschikking te stellen van de Category
Buyers en het management.
• Je ontwikkelt en implementeert nieuwe ways of working, tools en modellen om het team te stuwen naar een performant Procurement Team.
• Je geeft deze nieuwe functie vorm en inhoud. Je creëert daardoor een belangrijke meerwaarde voor het Procurement Team. Je deelt je inzichten en kennis met je collega’s en je kan hen vlot overtuigen om mee te stappen in je verhaal.
2. FUNCTIECONTEXT
Als Center of Excellence Procurement Officer ben je verantwoordelijk voor de aanlevering van inzichten (via rapporten en analyses) over generieke en transversale inkoopactiviteiten. Je ondersteunt de implementatie ervan en naderhand ben je verantwoordelijk voor het kader van de systemen, de processen en procedures voor leveranciersmanagement (SRM), contract management en procurement- gerelateerde thema’s (innovatie, duurzaamheid,…). Hierdoor zorg je voor een uniforme aanpak, bewaking van compliancy en efficiëntie in de dagelijkse werking.
Daarnaast ga je continu op zoek naar verbeterings- en besparingsmogelijkheden in het generieke aankoopproces. Hiervoor werk je actief mee aan de jaarlijkse spend-analyse en aan het opstellen en uitwerken van de afzonderlijke jaarplannen en het inkoopbeleid. Samen met je collega’s (Category Buyers – Tactisch Inkopers) ben je vertegenwoordiger van de inkooporganisatie op tactisch niveau.
Hoofdtaken
1. Ontwikkelen en verder uitbouwen van een framework (systemen & processen) ter ondersteuning van de implementatie van de inkoopstrategie, -projecten en actieplannen
• Je creëert een draagvlak voor het actieve en organisatiebrede gebruik van de gekozen inkoopconcepten, -systemen en –procedures;
• Je evalueert op regelmatige basis de organisatiestructuren, strategie, processen en methodieken met het oog op opportuniteiten ter verbetering van de performantie van de inkoopfunctie;
• Je definieert processen en procedures, afgestemd op de externe standaarden;
• Je optimaliseert de P2P-processen;
• Je bereidt audits voor en neemt hier aan deel.
2. Opzetten en ondersteunen van standaarden en tools voor het beheer van leverancierscontacten en –contracten (SRM)
• Je staat in voor het opzetten van generieke handelsvoorwaarden voor leveranciers;
• Je helpt een governance-structuur voor leveranciers opzetten en zorgt voor de buy-in van de betrokken interne afdelingen;
• Je onderhoudt de leveranciersdatabase;
• Je zet een ratingsyssteem op voor de leveranciersperformantie;
• Je werkt een contract managementstructuur uit en onderhoudt deze;
• Je monitort het contract managementsysteem en volgt de procedures op.
3. Bijdragen aan het ontwikkelen en onderhouden van kennisbeheer m.b.t. inkoop
• Je ontwikkelt en onderhoudt je courante kennis van lopende dossiers;
• Je identificeert en definieert de benodigde informatie en de bronnen waaruit deze informatie verzameld kan worden;
• Je blijft op de hoogte van methodologieën en systemen in de inkoopexpertise;
• Je ontwikkelt en onderhoudt je expertise op gebied van generieke en transversale inkoopactiviteiten (innovatie, duurzaamheid,…).
4. Managen van de eigen activiteiten en analyseren en rapporteren
• Je zet een kader op voor interne en externe rapportering voor het inkoopsysteem en past dit toe;
• Je zorgt op regelmatige basis voor de Check in de PDCA-cyclus van de inkoopafdeling, met oog op rapportage aan het eigen management en de interne klant.
Context
Het Procurement Team (Team Inkoop) staat in voor een correcte toepassing van de wetgeving op de overheidsopdrachten voor alle aankopen binnen VDAB. Het gamma aan inkoopcategorieën is zeer breed en zeer divers, maar bevat Facility, ICT, Mensen en Dienstverlening als grootste pijlers. De stijgende maturiteit van de aankooporganisatie, het toenemend belang van uitbestede activiteiten en het feit dat VDAB op tal van locaties in heel Vlaanderen en Brussel aanwezig is, zorgt voor een vernieuwde aanpak en invulling.
Als Center of Excellence Procurement Officer zorg je voor een buy-in van de vernieuwde organisatie en voor de verdere uitbouw van het professionele Procurement Team. Je zet je in om de bestaande inkoopprocessen continu te verbeteren en om de trends en ontwikkelingen binnen het vakgebied op te volgen. Op die manier werk je mee aan het benodigde draagvlak.
Je rapporteert rechtstreeks aan de Procurement Manager.
Afhankelijk van de dienstnoodwendigheden en de evoluties op de arbeidsmarkt kan de plaats van tewerkstelling of de functie-inhoud gewijzigd worden.
VDAB is de publieke tewerkstellingsdienst van Vlaanderen en heeft een van de grootste jobsites van Vlaanderen.
● Het is onze taak om vraag en aanbod op de arbeidsmarkt zo efficiënt mogelijk op elkaar af te stemmen. We doen dit via arbeidsbemiddeling, het organiseren van opleidingen en het aanbieden van loopbaandienstverlening.
● Om onze doelstellingen te realiseren, rekenen we op de dagelijkse inzet van onze medewerkers verspreid over Vlaanderen en Brussel.
● Daarnaast hebben we ook tal van partners. Samen met hen zoeken we manieren om de arbeidsmarkt nog transparanter en dynamischer te maken.
● Bekijk het filmpje: 'Werken bij VDAB'.
3. FUNCTIEBESCHRIJVING
Resultaatsgebieden
• Analyse: Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren.
• Communicatie en contacten: Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier.
• Kennisdelen: Uitbouwen van de kennis en deze ter beschikking stellen van het team om het kennisniveau op peil te houden.
• Kennis m.b.t. het vakgebied: Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren.
• Opvolging: Opvolgen van de uitvoering van de beslissing teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd.
• Vervolledigen dossiers: Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke elementen.
• (Voorstel van) beslissing: Een (voorstel van) beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier.
4. PROFIEL
4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n):
● Je bent minimum in het bezit van een Masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid 1.
Ook als je het gevraagde diploma niet hebt, maar je vindt dat je in het verleden de nodige kennis en/of ervaring opdeed om toch in aanmerking te komen voor deze functie, kan je je kandidaat stellen. Dit wordt mogelijk gemaakt doordat de entiteit ervoor gekozen heeft om de procedure “Aanwerven van kandidaten met competenties verworven buiten het diploma” (EVC) toe te passen. Voor meer informatie hierover verwijzen wij door naar het Vlaams Personeelsstatuut van 13 januari 2006 (xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxx) en de website: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
In dit geval is het belangrijk dat je het EVC-portfolio zo correct en volledig mogelijk invult. Het ingevulde portfolio kan ook nog gebruikt worden in de verdere selectieprocedure. We raden je aan om dit portfolio met zo veel mogelijk bewijsstukken te onderbouwen. Meer informatie over hoe je het portfolio moet invullen en welke bewijsstukken je kan indienen, vind je in het portfolio zelf. Dit portfolio wordt beoordeeld. Enkel als er beslist wordt dat je in het verleden voldoende kennis en/of ervaring opdeed voor deze functie, krijg je een toegangsbewijs en zal je mogen deelnemen aan de verdere selectieprocedure. Het toegangsbewijs is zeven jaar geldig voor eenzelfde functie binnen de diensten van de Vlaamse Overheid.
Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:
Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.
Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).
Wie als ambtenaar een contractuele functie opneemt, krijgt een arbeidsovereenkomst en krijgt ambtshalve onbetaald verlof voor de duur van de contractuele betrekking.
Opgelet, het opnemen van een contractuele functie als ambtenaar heeft belangrijke gevolgen op het vlak van de sociale zekerheid:
- gedurende de eerste twaalf maanden ben je niet gedekt door de ziekteverzekering;
- er zijn ook gevolgen voor je pensioen. Voor meer info over jouw concrete situatie, contacteer PDOS op het gratis nummer 1765.
4.2 COMPETENTIES
4.2.1 Persoonsgebonden competenties
• Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is.
• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie.
• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren.
• Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria.
• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie.
Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.
4.2.4 Bijkomende voorwaarden en verwachting
• Je bent klant- en teamgericht, je denkt commercieel en je beschikt over een gezonde portie overtuigingskracht;
• Je beschikt over sterke analytische vaardigheden en bent sterk in het interpreteren en synthetiseren van zowel strategische als operationele informatie in verschillende vormen;
• Je communiceert uitstekend en bent in staat om je boodschap helder en duidelijk voor te stellen;
• Je neemt graag initiatief en wil jezelf en de organisatie continu verbeteren;
• Je bent doelgericht, je werkt projectmatig, gestructureerd en planmatig om gestelde deadlines en doelstellingen te halen;
• Je hebt minimum 2 à 5 jaar relevante ervaring in een economische of commerciële omgeving;
• Kennis van wetgeving overheidsopdrachten is een troef, interesse om deze kennis (verder) op te bouwen is een must.
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden:
1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten;
3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden;
4. Je slaagt in de selectieprocedure.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
5 AANBOD
• Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
• Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT- middelen betreft.
• Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden.
• Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis.
• Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (per gewerkte dag).
• Je wordt aangeworven in de graad van Adjunct van de Directeur (rang A1) met de bijhorende salarisschaal A111. Anciënniteit verworven bij overheidsdiensten wordt gevaloriseerd. Klik hier voor extra informatie over arbeidsvoorwaarden.
• Je krijgt een contract onbepaalde duur.
• Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan verloond worden.
• Op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
• De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing.
• Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.
Meer weten over werken bij de Vlaamse Overheid? xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
6 SELECTIEPROCEDURE
6.2 CV-SCREENING
Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier/CV gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. De deelnemingsvoorwaarden zijn terug te vinden onder punt
4.1. Enkel kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats binnen de 14 dagen na afsluiting van de publicatie.
6.3 SELECTIEGESPREK
Deze selectiefase bestaat uit een competentiegericht gesprek aangevuld met één of meerdere cases en het portfolio. Het selectiegesprek gaat na of de kandidaat over de competenties beschikt die nodig zijn voor deze functie.
De competenties kan je terugvinden onder punt 4.2 of in de functiebeschrijving.
De competenties worden beoordeeld met een score en een motivering:
Score 1: competentie is niet aangetoond en niet ontwikkelbaar binnen korte termijn Score 2: competentie is potentieel aanwezig en ontwikkelbaar binnen korte termijn Score 3: competentie is aanwezig op het gevraagde niveau
1x score 1 is “niet geslaagd”
Tijdens deze selectiefase worden ook volgende punten beoordeeld:
• Motivatie
• Visie en inzicht in de functie
• Passend in de organisatie
Deze selectiefase wordt gevoerd met een jury. Deze jury bestaat minstens uit een leidinggevende en een HR-afgevaardigde en eventueel aangevuld met één of meerdere experten in het vakgebied en bestaat tenminste uit drie personen. De HR-afgevaardigde is de voorzitter van de jury.
6.4 PSYCHOTECHNISCHE SCREENING
De psychotechnische screening gebeurt op basis van de gevraagde competenties. Daarnaast zijn er redeneer proeven en persoonlijkheidsvragenlijsten voorzien. Het resultaat is adviserend aan de jury.
6.5 EINDDELIBERATIE
De jury beslist op basis van het verkregen totaalbeeld van alle resultaten over geschikt / niet geschikt van de kandidaat.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.
6.6 VRIJSTELLING EN NIET NODELOOS HERTESTEN
Vrijstelling
Heb je in het verleden een vrijstelling behaald in een vorige procedure en is die ook van toepassing in deze procedure? Voeg dan bij je sollicitatie de stavende documenten toe.
Niet nodeloos hertesten
Nam je na 1 december 2014 al eens deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in een andere procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de
lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.
7 HOE KAN JE SOLLICITEREN?
Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 01/03/2019.
Je sollicitatie met CV én motivatiebrief en het expertenportfolio moet online ingediend worden via de link "solliciteer online".
Zorg dat je beide documenten klaar en bewaard hebt op je pc alvorens op de link te klikken.
Wie solliciteert via horizontale mobiliteit, moet bij inschrijving ook volgend document toevoegen:
- je aanstellingsbesluit bij de huidige overheidsinstelling.
8 VRAGEN
Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met:
Xxxxx Xxxxxx, Inkoopmanager xxxxx.xxxxxx@xxxx.xx of 0479 35 68 18
Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met:
Xxxxx Xxxxxxxxxxx, HR-consulent Centrale Diensten xxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxx.xx of 02 506 16 62
Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
9 FEEDBACK
Na elke eliminerende selectiestap wordt de kandidaat uiterlijk binnen de 2 weken verwittigd. De HR-dienst stelt de kandidaten schriftelijk in kennis van het eindoordeel.
De HR-dienst doet de kandidaten binnen de maand na het ontvangen van hun resultaten een voorstel tot feedbackgesprek.
De kandidaten die een psychotechnische screening aflegden, kunnen voor feedback over dit gedeelte terecht bij de dienst gespecialiseerde screening.
10 RESERVE EN GELDIGHEID
Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden.
Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar (en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure). De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Inkoopanalist. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.
De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.
Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort.