Huishoudelijk reglement SCVN
Huishoudelijk reglement SCVN
Huishoudelijk Reglement
Saab Classics Vereniging Nederland
De onderstaande artikelnummers verwijzen naar de artikelnummers in de statuten.
Doel
Ad artikel 2
De vereniging geeft een clubblad uit, de SAAB bode. Deze verschijnt 5 x per jaar voor leden, donateurs, adverteerders en andere autoclubs (in ruil voor hun clubblad). Bestuursleden ontvangen meerdere exemplaren om op aanvraag (gratis) te verspreiden.
Lidmaatschap
Ad artikel 4.7
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Vanaf 25 mei 2018 geldt er nieuwe, strengere regelgeving op het gebied van privacy, de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dat betekent dat in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving geldt. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt niet meer.
Deze wet versterkt de positie van mensen van wie persoonsgegevens worden verwerkt.
Organisaties die persoonsgegevens verwerken – waaronder dus autoclubs/-verenigingen – krijgen meer verplichtingen om op een juiste manier om te gaan met deze gegevens.
Concreet houdt dit in dat verenigingen moeten opschrijven hoe zij omgaan met persoonsgegevens van hun leden.
Met deze documentatieplicht kunnen verenigingen dus aantonen dat zij voldoen aan de AVG. Het bestuur van Saab Classics Vereniging Nederland (SCVN) heeft inmiddels aan het vorenstaande voldaan.
Waarom is de Algemene Verordening Gegevensbescherming belangrijk?
Onze wereld wordt steeds digitaler en naast voordelen zitten hier ook nadelen aan!
Denk aan ‘hacks’ en diefstal van identiteit. Ieder mens, ieder verenigingslid heeft het recht dat er met zijn of haar persoonsgegevens zorgvuldig wordt omgegaan. Als privépersoon sta je vaak met allerlei persoonsgegevens opgeslagen in honderden databestanden zonder dat je daar erg in hebt. Misbruik ligt dus op de loer.
Het gaat heel ver, het gaat bijvoorbeeld om camera’s die je volgen in een winkelstraat, jouw data via zoekmachines, wifi, gebruik van app’s, etc. Dit is niet alleen een Nederlands probleem, het is EU breed en zelfs wereldbreed. Daar is nu in de AVG – een Europese verordening – nieuw beleid op gemaakt en is ingegaan op 25 mei 2018.
Privacy, wat is dat?
Het recht op privacy kan eenvoudig omschreven worden als iemands recht om met rust gelaten te worden. Dit betekent ook dat je niet zomaar iemands persoonlijke informatie mag gebruiken. Dit wordt het recht op de bescherming van persoonsgegevens genoemd.
Als autovereniging is SCVN wettelijk verplicht tot het beschermen van de persoonsgegevens van leden, vrijwilligers en alle andere personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt.
AVG-verklaring
SCVN heeft zijn privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging, xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
De privacy policy wordt tevens onder de aandacht gebracht van de leden in de Algemene Ledenvergadering van 8 januari 2019.
SCVN verwijst in alle documenten (lidmaatschapsovereenkomst, aanmeldingsformulier, Incassomachtigingverklaring, clubblad, etc.) waarin persoonsgegevens staan naar de privacy policy op de website van de vereniging.
SCVN zal nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen.
De penningmeester, ledenadministrateur en webmaster van SCVN dragen zorg voor de beveiliging en het up-to-date houden van alle systemen waar SCVN mee werkt.
SCVN heeft de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back-up.
SCVN draagt/slaat nooit persoonsgegevens over/op aan/bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
SCVN vernietigt alle persoonsgegevens als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.
Persoonsgegevens worden na beëindiging van het lidmaatschap vernietigd door de ledenadministrateur.
Passende
beveiligingsmaatregelen zijn als volgt ingevuld:
• Software
is beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.
SCVN
heeft de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met
beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het
besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen
en te installeren.
• Computers
zijn beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.
SCVN
heeft de persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van
minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord.
• Alleen
versleutelde gegevensdragers worden toegepast.
Persoonsgegevens zijn nagenoeg voor 100 % digitaal opgeslagen.
Aanmelding als lid van de vereniging geschiedt nagenoeg volledig
d.m.v. digitale aanmelding.
De website van SCVN is ingesteld op gebruik van beveiligde verbinding (=groene slotje =HTTPS).
SCVN maakt geen gebruik van digitale direct markering.
Privacyverklaring Saab Classics Vereniging Nederland
Wij hechten veel waarde aan uw privacy. Hieronder leest u hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan.
Persoonsgegevens die wij verwerken
De Saab Classics Vereniging Nederland (SCVN) verwerkt persoonsgegevens over u omdat u deze zelf aan ons verstrekt heeft of doordat u gebruik maakt van onze diensten.
Verwerkt worden voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, bankgegevens en eventueel autogegevens. Deze informatie hangt samen met het lidmaatschap van onze vereniging (doelbinding). Er worden geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens verwerkt.
Deze gegevens worden gebruikt voor de afhandeling van betalingen van de contributie, het toezenden van het clubblad SAABbode alsook het verzenden van nieuwsbrieven (als u zich hiervoor niet heeft afgemeld), om u te kunnen bellen als dat nodig is om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren.
Deze gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
Delen met anderen
SCVN verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met u (toezenden van clubblad SAABbode of eventuele andere verenigingsuitgaven). Met bedrijven die uw gegevens gebruiken in opdracht van SCVN wordt een bewerkersovereenkomst gesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. SCVN blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
In kaart brengen websitebezoek
SCVN gebruikt functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website xxx.xxxxxxxxxxxx.xx wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. SCVN gebruikt enerzijds cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en uw voorkeursinstellingen onthouden. Ook kan hiermee de website geoptimaliseerd worden en websitebezoek geanalyseerd. Deze informatie bevat, naast het IP-adres van de bezoeker, geen naam- of adresgegevens of andere persoonlijke gegevens.
U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Zie voor een toelichting: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxx-xxx-xxxx-xxx-xx-xxx-xxx-xx-xxxxx/
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx. SCVN zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.
Beveiliging
SCVN neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx.
Beeldgebruik
In de nieuwe privacywet wordt niet specifiek beschreven wat wel en wat niet mag als het gaat om beeldmateriaal of fotogebruik. De wet beschrijft wél hoe moet worden omgegaan met beeldmateriaal als deze gebruikt wordt voor identificatie met bijvoorbeeld biometrische gegevens, of als een foto een 'bijzonder persoonsgegeven’ is. Tegelijkertijd mag een foto niet standaard als bijzonder persoonsgegeven worden aangemerkt. Voor sommige verwerkingen, bijvoorbeeld een map foto's met deelnemers aan een toertocht zonder vermelding van namen, gelden deze regels dus niet.
De regelgeving over het gebruik van foto's wordt verschillend verkondigd. Mag je dan zomaar foto's gebruiken? Nee. Want als organisatie heb je de plicht om zorgvuldig om te gaan met
persoonsgegevens en die te beveiligen, in welke vorm dan ook. Voor het gebruik van fotomateriaal geldt dan ook de volgende richtlijn:
Bij inschrijving van een lid wordt eenmalig expliciet toestemming gevraagd voor het maken en gebruiken van foto- en/of videomateriaal
SCVN gebruikt het beeldmateriaal alleen voor publicatie op de eigen mediakanalen
Een lid kan de toestemming te allen tijde intrekken
Hiermee geeft SCVN aan dat men serieus bezig is met dit onderwerp en om onduidelijkheid en ongenoegen op een later moment te voorkomen. Omdat de wet en uitleg van de regelgeving niet op alle vlakken helder is, meent SCVN het op deze manier zeker goed te hebben geregeld.
De toestemming kan vooralsnog in het ledenbestand worden geregistreerd door hiervoor onder 'Aanvullende lidgegevens' een veld aan te maken.
Voor zover de informatie nu strekt, is het voor activiteiten voldoende om in deelnemersvoorwaarden op te nemen dat er foto's worden gemaakt, en met welk doel. Men dient hiermee akkoord te gaan. Wel dient er altijd een mogelijkheid tot bezwaar te zijn - staat er iemand op beeld die dat niet op prijs stelt, dient het materiaal te worden verwijderd.
Naast de regelgeving omtrent privacy geldt voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal ook het portret- en auteursrecht. Het infoblad Portretrecht geeft hierover meer informatie.
SAABbode
SCVN geeft periodiek (vijf keer per jaar) een verenigingsblad uit ten behoeve van haar leden en adverteerders. De titel van het clubblad is SAABbode.
In het clubblad publiceert SCVN de volgende onderwerpen:
• Actueel nieuws
• De evenementenkalender van het lopende jaar zodra deze is samengesteld
• Bijdragen van leden, zoals verslagen van ritten en evenementen, restauratieverslagen, persoonlijke verhalen van belevenissen met hun Saab-hobby en andere gebeurtenissen, die zij graag met anderen willen delen, door publicatie in het verenigingsblad
• Advertenties van adverteerders, waaronder de gratis advertenties van leden
• Verslagen van clubevenementen, inclusief een selectie van toepasselijke foto’s
• Verder artikelen van uiteenlopende aard, voor zover deze voor de leden van SCVN aantrekkelijk (kunnen) zijn.
De redactie bestaat uit een hoofdredacteur en een of meer leden van de vereniging en zorgt voor de tijdige opmaak van het clubblad, aan de hand van een planning van de vijf edities die jaarlijks verschijnen. De hoofdredacteur vervult tevens een bestuursfunctie.
De hoofdredacteur verzorgt de samenstelling van de inhoud en de opmaak van het clubblad.
Website
SCVN beschikt over het internetdomein xxx.xxxxxxxxxxxx.xx .
Op deze Internetlocatie wordt een website gepresenteerd met actuele informatie over SCVN, zoals:
- Samenstelling bestuur
- Contactgegevens
- Nieuwsberichten
- De activiteitenkalender van het lopende jaar
- Fotoverslagen van evenementen
- Een pagina met informatie over sponsors en adverteerders
- Overige informatie, zoals sociale media, aangesloten organisaties en inschrijving KvK
Het beheer van de website valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur
Social media
SCVN heeft registraties bij:
• Facebook (xxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxx)
• Instagram (xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxx)
Op deze sociale media wordt informatie gedeeld over en met betrekking tot SCVN en eventuele andere berichten die interessant kunnen zijn voor de leden en derden die in het merk SAAB zijn geïnteresseerd.
Het beheer van sociale media valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
Voor het dagelijks beheer van de website en sociale media kan het bestuur zich laten bijstaan door leden en/of vrijwilligers, ter controle van de inhoud, informatie en afbeeldingen enz., ter voorkoming van publicatie(s) die in strijd zijn met de wet of wat in het maatschappelijk verkeer onaanvaardbaar is.
Ad artikel 5.1
Bij beëindiging van het lidmaatschap, om welke reden ook, geschiedt geen restitutie van betaalde contributies.
Bij verhuizing dienen de leden onverwijld hun nieuwe adres ter kennis te brengen van het bestuur c.q. het (bestuurs)lid belast met het actueel houden van de ledenadministratie. Bij verzuim ter zake is het bestuur c.q. de vereniging niet aansprakelijk voor het niet door het lid ontvangen mededelingen, oproepen, mailings, SaabBode etc. In deze situatie zal een lid zich nimmer kunnen beroepen op restitutie van contributie dan wel schadevergoeding.
Bij door de vereniging georganiseerde evenementen worden gezinsleden van clubleden toegelaten als waren zij zelf rechtstreeks lid. Het bestuur kan besluiten de toegang tot dergelijke evenementen ook open te stellen voor niet leden in welk geval zij afwijkende voorwaarden aan deze kan verbinden. Zulks zal evenwel nimmer kunnen gelden voor bovengemelde gezinsleden.
Deelname aan clubactiviteiten is voor eigen risico.
Bij
deelname aan ritten wordt een vrijwaringsverklaring door de
deelnemer(s) getekend om de SCVN te beschermen.
De
bijdrage van de SCVN en de bijdrage van (niet) leden aan activiteiten
is beschreven in het protocol Ritten en Activiteiten.
Donateurs zijn geen lid van de vereniging. Het bestuur kan van geval tot geval besluiten donateurs toegang te verlenen tot bijeenkomsten van de vereniging. Donateurs ontvangen het verenigingsorgaan en hebben het recht de algemene ledenvergadering als toehoorder bij te wonen.
Leden zijn verplicht zich jegens de vereniging te gedragen als verantwoordelijke. Zo zullen zij zonder in gebreke stelling de schade vergoeden die door hun toedoen is ontstaan aan eigendommen van de vereniging of eigendommen van hen die ten behoeve van de vereniging enige bijeenkomst organiseren. Zij dienen zich bij bijeenkomsten strikt te houden aan de voorschriften van het bestuur of van degene die namens het bestuur belast zijn met de organisatie van de desbetreffende bijeenkomst. Zij aanvaarden, dat bij van het voorgaande afwijkende gedrag, het bestuur naar bevind van zaken sancties kan opleggen. Leden zullen zonder in gebreke stelling goederen van de vereniging die zij onder hun beheer hebben op het eerste verzoek van het bestuur afstaan aan het bestuur of door haar aangewezen derden.
Bij schade aan een lid, overkomen tijdens een bijeenkomst van de vereniging, de reis er heen of de thuisreis na afloop, vrijwaart het lid de vereniging en haar bestuursleden van aansprakelijkheid of schade. Leden worden geacht de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging te kennen alsook de bijzondere reglementen die voor een evenement kunnen zijn vastgesteld door het bestuur of door haar aangestelde organisatoren.
Geldmiddelen
Ad artikel 6
De tarieven voor contributies, donaties en advertenties zijn per 08/1/2013 als volgt:
•
Contributies;
o
contributie
voor leden €
35,00
per jaar.
o
voor
donateurs (minimaal): €
25,00
per jaar.
Bij toetreding tot de vereniging als lid in enig jaar wordt de contributie bepaald aan de hand van het aantal nog te betalen maanden in dat jaar, waarbij dit bedrag is vastgesteld op € 3,- per maand.
Advertenties: zie de website.
ING banknummer XX00 XXXX 0000 0000 00.
Bij opgave in een lopend verenigingsjaar wordt het advertentietarief naar rato van nog te verschijnen nummers in rekening gebracht. De plaatsing wordt stilzwijgend jaarlijks verlengd.
De tarieven worden jaarlijks, op de algemene ledenvergadering vastgesteld. De tarieven gelden meteen voor hetzelfde lopende verenigingsjaar.
Ad artikel 7
Bestuur
Het bestuur bestaat per 08/01/2020 uit de volgende personen:
Voorzitter: Xxxxx Xxxxxxxxx
Vice voorzitter: Vacature
Secretaris: Xxxxxx xxx Xxxxxx
Penningmeester: Xxxxxx xxx Xxxxxx
Algemeen lid 1: Xxxx Xxxxxxx
Algemeen lid 2: vacature
Ledenadministratie : Xxxxx Xxxxxxx
R
ooster
van aftreden
Jaarlijks
treden bestuursleden af volgens onderstaand rooster:
Functie/jaar |
2013 |
2014 |
2015 |
2016 |
2017 |
2018 |
2019 |
2020 |
2021 |
|
|
Voorzitter |
1 |
1 |
2 |
3 |
3 |
3 |
4 |
4 |
4 |
1 |
|
Vice-voorzitter |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
2 |
2 |
2 |
2 |
1 |
Xxx
Xxxxxxx |
Secretaris |
1 |
1 |
1 |
1 |
2 |
2 |
3 |
3 |
3 |
1 |
|
Penningmeester |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
2 |
2 |
2 |
1 |
|
Hoofdredacteur |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
2 |
2 |
1 |
Xxxx
xx Xxxxx |
Ledenadministrateur |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
2 |
2 |
2 |
|
1 |
Xxxx
Xxxxx |
Algemeen lid 1 |
|
|
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
|
1 |
Xxxx Xxxxxxx |
Algemeen lid 2 |
|
|
|
|
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
Vacant |
1e termijn |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2e termijn |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3e termijn |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Vacant |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Afgetreden
bestuursleden zijn meteen weer herkiesbaar.
Bestuursleden
ontvangen een jaarlijkse vergoeding ter grootte van de contributie.
Algemene Vergadering
Ad Artikel 11
De algemene ledenvergadering wordt gehouden rond 8 januari, de laatste productiedag van de SAAB 96 (1980).
Saab modellen
Ad Artikel 12
Leden van de vereniging kunnen slechts natuurlijke personen zijn, die bij de aanvang van het boekjaar de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt en die eigenaar zijn van een SAAB model 92, 93, 95, 96, 97 (Sonett), 99 , 90, 900 Classic en 9000 of affiniteit daarmee hebben.
Slotbepalingen
Het huishoudelijk reglement is vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 8 januari 2020 te Dedemsvaart. Het vervangt alle eerder gemaakte huishoudelijke reglementen.
Wijzigingen van het huishoudelijk reglement kunnen alleen geschieden in een algemene ledenvergadering, indien de wijzigingen als zodanig zijn beschreven en in de agenda opgenomen zijn. Een besluit ter zake behoeft de gewone meerderheid der uitgebrachte stemmen.
Januari 2020 versie 4.3