Convenant uitwisseling persoonsgegevens tussen de gemeente Etten-Leur en de woningcorporatie Alwel
Convenant uitwisseling persoonsgegevens tussen de gemeente Etten-Leur en de woningcorporatie Alwel
De ondergetekenden (partijen):
De gemeente Etten-Leur, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw dr. X.X.X. xx Xxxxx burgemeester;
En
Woningcorporatie Alwel, gevestigd aan de Laan van Brabant 50 te Roosendaal, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw X.X. xxx xx Xxx – xx Xxxx, Bestuurder, hierna te noemen: Alwel
Overwegende dat:
a) Partijen gemeenschappelijke belangen hebben in het kader van de sociale volkshuisvesting, de eerlijke verdeling van woonruimte, de voorkoming van woonfraude c.q. strafbare feiten, het tegengaan van misbruik van overheidsvoorzieningen, de juiste inschrijving van personen in de basisregistratie personen (BRP) en de verlichting van de administratieve lasten voor de burger als (aspirant) huurder van een sociale huurwoning;
b) Dat het voor de realisatie van die belangen nodig is om gegevens over personen uit te wisselen;
c) Dat partijen het van belang vinden dat die uitwisseling van persoonsgegevens binnen de kaders van de privacywetgeving plaatsvindt;
d) Dat het daarom noodzakelijk is om afspraken te maken over de mogelijkheden en wijze van uitwisseling van persoonsgegevens.
Gelet op onder andere:
a) Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) artikel 6
b) Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG)
c) Woningwet 2015 waarvan in het bijzonder artikel 45
d) Huisvestingswet
e) Burgerlijk Wetboek boek 7 waarvan in het bijzonder artikel 213 juncto 214
f) Opiumwet artikel 13b
g) Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) Artikel 5.2
h) Gemeentewet artikel 172 en 174a
i) Wet basisregistratie personen (wet Brp) waarvan in het bijzonder art. 3.9, art. 2.4, 2.20 en 2.21
j) Verordening basisregistratie personen van de gemeente Etten-Leur 2014 en bijbehorende bijlagen
k) Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting artikel 51
l) Circulaire minister van Binnenlandse Zaken en koninkrijkrelaties ‘circulaire BRP en woonfraude dd. 16 maart 2016’
m) Brief van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, drs. K.H. Ollongren, datum13 maart 2019 kenmerk 2019-0000125131
Artikel 1. Begrippen
a) Wet: Wet basisregistratie personen (de Wet BRP)
b) Verordening: Verordening basisregistratie personen van de gemeente Xxxxx-Xxxx 0000
x) XXX: Algemene verordening gegevensbescherming
d) Basisregistratie: basisregistratie personen, bedoeld als in artikel 1.2 van de wet BRP.
e) de gemeente: de gemeente Etten-Leur
f) de woningcorporatie: Alwel
g) persoonsgegeven: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("de betrokkene"); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
h) verwerking van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
i) gegevensuitwisseling: iedere vorm van gegevensuitwisseling tussen de gemeente Etten-Leur en Alwel. In Bijlage 1 bij dit convenant zijn deze gegevens uitgewerkt.
Artikel 2. Grondslag voor de gegevensuitwisseling
In de gemeente Etten-Leur is sprake van onrechtmatige woonsituaties. Deze onrechtmatige woonsituaties – waaronder illegale kamerverhuur, hinder, gevaar en overlast- hebben een negatieve invloed in Etten-Leur op de veiligheid en leefbaarheid, een evenwichtige en rechtvaardige woonruimteverdeling, het beheer van woningen en op het sociaaleconomisch klimaat in de gemeente Etten-Leur.
De gemeente Etten-Leur heeft in haar Verordening vastgesteld dat derden die werkzaamheden verrichten met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente, informatie uit de basisregistratie mogen ontvangen. In bijlage 1 worden deze derden benoemd, waaronder woningbouwcorporaties als zijnde ‘Verenigingen en stichtingen belast met woningbeheer’.
De grondslagen voor dit convenant voor wat betreft de gemeente Etten-Leur zijn vermeld in bijlage 1. De verwerking van persoonsgegevens is nodig om een taak van algemeen maatschappelijk belang te vervullen te weten: het tegengaan van woonfraude en eerlijke verdeling van sociale woonruimte. Er kunnen ook andere verstrekkingen plaatsvinden op grond van andere wetten die niet uitputtend in bijlage 1 staan vermeld. Er moet per casus altijd getoetst worden of de uitwisseling mag plaatsvinden.
De grondslagen voor dit convenant voor wat betreft Alwel zijn vermeld in bijlage 1. De verwerking van persoonsgegevens is nodig om een taak van algemeen maatschappelijk belang te vervullen te weten: het tegengaan van woonfraude en eerlijke verdeling van sociale woonruimte.
Artikel 3. Doelstellingen
Het doel van de informatie-uitwisseling tussen Alwel en de gemeente Etten-Leur is: eerlijke verdeling van sociale woonruimte en het aanpakken en tegengaan van onrechtmatige woonsituaties in Etten- Leur, om op deze wijze de rechtshandhaving van zowel privaatrechtelijke als publiekrechtelijke regelgeving ten aanzien van onrechtmatig wonen doelmatiger en doeltreffender te maken.
De specifieke doelen van Alwel en gemeente Etten-Leur zijn beschreven in bijlage 1.
Artikel 4. Verstrekking van gegevens
1. Gegevensuitwisseling vindt plaats voor zover dat noodzakelijk is voor de in dit convenant gestelde doelen. Dit is in bijlage 1 nader uitgewerkt. Partijen verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk met het oog op de in artikel 3 van dit convenant en bijlage 1 geformuleerde doelen.
2. Partijen dragen er zorg voor dat de persoonsgegevens die zij in het kader van de onder artikel
3 en bijlage 1 geformuleerde doeleinden verstrekken toereikend, ter zake dienend, niet bovenmatig, juist en nauwkeurig zijn.
3. Alwel en de gemeente stellen die persoonsgegevens uit hun bestanden beschikbaar die noodzakelijk zijn voor het in deze overeenkomst genoemde doel van preventie of woongerelateerde fraude, voor zover de verwerking van gegevens niet in strijd is met een wettelijke regeling, zoals de AVG, de wet BRP en verder niet in strijd is met de rechten en vrijheden van betrokkenen. De uitwisseling van deze gegevens vindt digitaal plaats langs beveiligde verbindingen. In bijzondere gevallen kan deze uitwisseling schriftelijk plaatsvinden1. De uitwisseling zal in beginsel plaatsvinden binnen 2 werkdagen nadat het verzoek is gedaan.
4. Er mogen niet meer persoonsgegevens verstrekt worden vanuit de gemeente aan Alwel dan de beperkte set gegevens die in artikel 3.9 lid 4 wet BRP vermeld staan. De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden. Ook het aantal personen dat ingeschreven staat op een adres mag verstrekt worden.
1 Onder bijzondere gevallen wordt verstaan als de systemen niet functioneren.
Artikel 5. Uitwisseling van fraudesignalen
1. Vermoedens van fraude worden per casus getoetst en onder meer wanneer er sprake is van een vitaal belang of een wettelijke verplichting doorgegeven aan de functionarissen die op basis van specifieke bevoegdheden tegen fraude op kunnen treden. Wanneer hier geen sprake van is worden vermoedens van fraude op specifiek verzoek van de gemeente (conform de grondslagen vermeld in bijlage 1) doorgegeven door Alwel.
2. De betrokken functionarissen binnen de gemeente en Alwel kunnen elkaar informeren over de adressen waarop zij een onderzoek naar woongerelateerde fraude starten.
3. Indien er op basis van meerdere wettelijke grondslagen op een adres een onderzoek loopt, stemmen de verschillende functionarissen hun werkwijze op elkaar af en delen de bevindingen voor zover deze relevant zijn voor het onderzoek en toegestaan binnen het kader van de wetgeving. De afstemming en het delen van de bevindingen vindt alleen plaats tussen geautoriseerde medewerkers van de gemeente en Alwel.
Artikel 6. Verplichtingen Alwel
1. Bij een adresonderzoek en sterk vermoeden van woongerelateerde fraude kan een door de gemeente geautoriseerde medewerker een aantal gegevens opvragen bij Alwel. Zie hiervoor de tabel in bijlage 1.
2. Iedere nieuwe contractant van Alwel of iedere binnen het woningbestand van Alwel verhuizende contractant, wordt door Alwel in de gelegenheid gesteld om zelf de inschrijving aan de gemeente door te geven. Hiervoor is een werkstation met internetverbinding bij Alwel beschikbaar
3. Alwel is zelfstandig verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij van de gemeente uit de BRP ontvangt. Alwel voldoet aan haar verplichtingen uit de AVG.
4. Alwel bewaart en verwerkt gegevens die Alwel op basis van deze overeenkomst verkrijgt, niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens verstrekt zijn. De bewaartermijnen zijn opgenomen in bijlage 1.
5. Alwel mag de verkregen persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor de in het convenant opgenomen doelen.
6. Alwel stelt woningzoekenden/huurders via haar website op de hoogte dat zij persoonsgegevens vanuit de BRP krijgt ten behoeve van het voorkomen van woonfraude.
Artikel 7. Verplichtingen Gemeente
1. De gemeente is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens en is gehouden de privacy voorschriften uit de Wet BRP en de AVG in acht te nemen.
2. Indien de gemeente constateert dat Alwel de afspraken uit deze overeenkomst niet naleeft, zal de gemeente de verstrekking van gegevens staken.
3. De gemeente bewaart en verwerkt gegevens die zij op basis van deze overeenkomst verkrijgt, niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens verstrekt zijn. De bewaartermijnen zijn opgenomen in bijlage 1.
Artikel 8. Privacybescherming en geheimhouding
1. Gegevens worden door Alwel en de gemeente niet overgedragen of ter beschikking gesteld aan derden en zijn niet te raadplegen door derden, behoudens voor zover Alwel of gemeente daartoe krachtens de wet verplicht is, dan wel met toestemming van de contractant (huurder).
2. Geheimhoudingsvoorschriften in wet- en regelgeving (waaronder de Wet BRP en de AVG) verplichten de medewerker van Alwel en de gemeente tot geheimhouding van de persoonsgegevens, waarvan zij kennisneemt. Als een burger de aantekening van geheimhouding heeft in de BRP, kunnen deze gegevens niet worden verstrekt aan de Alwel. Alwel is een derde en door de geheimhoudingsaantekening van de burger kunnen geen gegevens aan derden worden verstrekt.
3. Zowel Alwel als de gemeente staan er jegens elkaar voor in dat deze geheimhoudingsplicht wordt nageleefd middels geheimhoudingsverklaringen.
4. Alwel verstrekt geen persoonsgegevens aan wie dan ook. De gemeente verstrekt ook de gegevens die zij krijgen van Alwel niet aan derden. Voor het overige is het verstrekken van persoonsgegevens uit de BRP een taak van de gemeente en een verzoek gericht aan Alwel om gegevens te verstrekken zal derhalve doorgestuurd worden aan de gemeente.
5. Alwel stelt een privacy officer aan die toezicht houdt op de naleving van de afspraken rond privacybescherming en geheimhouding.
6. Na beëindiging van deze overeenkomst blijft de geheimhoudingsplicht overeenkomstig dit artikel van kracht.
Artikel 9. Beveiliging
1. Partijen nemen passende fysieke, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waarbij minimaal wordt voldaan aan de eisen zoals gesteld in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid, alsmede bepalingen uit van toepassing zijnde bijzondere wetgeving, zoals de Wet BRP.
2. De uitwisseling van gegevens vindt plaats via een veilige procedure.
3. Alwel en de gemeente, stellen elkaar op de hoogte van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die conform de AVG en/of de wet BRP zijn of worden genomen ten behoeve van de beveiliging van de persoonsgegevens.
4. Incidenten (datalekken) verband houdende met beveiliging binnen het kader van deze overeenkomst melden beide partijen direct aan elkaar doch uiterlijk 24 uur na ontdekking, zodat passende maatregelen worden getroffen.
5. De rechten van de burgers (zoals inzagerecht) zijn gewaarborgd. Informatie en procedures zijn terug te vinden op de website van de gemeente Etten-Leur en Alwel.
Artikel 10. Aansprakelijkheid
De gemeente en Alwel zijn jegens elkaar aansprakelijk voor alle schade van de wederpartij en/ of derden die ontstaat door of in verband met het sluiten of uitvoeren van deze Overeenkomst en die ontstaat door een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad van de wederpartij en/of van Personeel van wederpartij en/of van personen waarvoor deze aansprakelijk is.
Artikel 11. Duur en beëindiging van de overeenkomst
1. Deze overeenkomst vangt aan op de dag van ondertekening door partijen en wordt aangegaan voor de duur van twee jaar. Uiterlijk 3 maanden voorafgaand aan het verstrijken van deze periode wordt deze overeenkomst geëvalueerd en indien gewenst voortgezet.
2. Alwel en de gemeente zijn gerechtigd deze overeenkomst te allen tijde eenzijdig per aangetekend schrijven op te zeggen, ten minste zes maanden voor het einde van de tweejaarlijkse periode.
3. Ieder der partijen is gerechtigd deze overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, indien de andere partij, na schriftelijke ingebrekestelling, niet aan zijn verplichtingen uit deze overeenkomst voldoet.
4. Indien één der partijen tekort schiet in de nakoming van zijn verplichtingen uit deze overeenkomst, zal de andere partij hem deugdelijk en zo gedetailleerd mogelijk in gebreke stellen. De ingebrekestelling zal schriftelijk geschieden waarbij de nalatige partij een redelijke termijn zal worden gegund om alsnog zijn verplichtingen na te komen. Deze termijn heeft het karakter van een fatale termijn. Indien na de gestelde termijn alsnog niet wordt nagekomen is de partij in verzuim.
Artikel 12. Geschillenbeslechting
1. Deze overeenkomst wordt beheerst door Nederlands recht.
2. Alle geschillen tussen partijen die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Breda.
Artikel 13. Datum inwerkingtreding, bekendmaking en melding
1. Deze overeenkomst treedt in werking op de dag van wederzijdse ondertekening;
2. De gemeente en Alwel plaatsen binnen een maand na ondertekening van deze overeenkomst de tekst op de respectievelijke websites;
3. Deze overeenkomst kan worden aangehaald als ‘Convenant inzake gegevensuitwisseling tussen gemeente Etten-Leur en woningcorporatie Alwel 2020’.
Dit convenant is overeengekomen en ondertekend te Etten-Leur op 16 september 2020 Xxxxxxxxxxxx xxx xx xxxxxxxx Xxxxx-Xxxx Xxxxx, Vestigingsmanager Etten-Leur
Mw. dr. X.X.X. xx Xxxxx Mw. C.J. Pistorius
Bijlage 1. Tabel met informatie-uitwisselingen en bewaartermijnen