Controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening van de FUMO
Controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening van de FUMO
1 Inleiding
In de controleverordening FUMO 2023, vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 14 december 2023, is in artikel 2 bepaald dat de accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur aan te wijzen accountant. In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 13 juli 2023 is aan Eshuis Accountants de opdracht verstrekt voor de controle van de jaarrekening vanaf boekjaar 2023 tot en met 2025. Bij de verstrekking van de opdracht is tevens het programma van eisen vastgesteld voor deze accountantscontrole.
1.1 Doelstelling
Dit controleprotocol heeft als doel invulling te geven aan het bepaalde in artikel 2 van de controleverordening FUMO 2023. Concreet betekent dit het geven van nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties voor de controle van de jaarrekening van de FUMO
1.2 Wettelijke kader
Uit artikel 81 lid 7 en artikel 217 van de Provinciewet blijkt dat het Algemeen Bestuur één of meer accountants aanwijst voor de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.
In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan het Algemeen Bestuur nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeuring- en rapporteringstoleranties.
1.3 Procedure
In de controleverordening FUMO 2023 is vastgelegd op welke wijze de communicatie over de controle van de jaarrekening moet worden georganiseerd. In artikel 4 lid 2 is hierover het volgende opgenomen:
Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, concerncontroller en de directeur.
Na de controle van de jaarrekening vindt ook overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie waarbij de uitkomsten van de accountantscontrole worden toegelicht.
2 Uitgangspunten voor de controle
De accountantscontrole is er op gericht om een oordeel te geven over:
a. Het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen en de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur.
b. Het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels als bedoeld in artikel 190 provinciewet.
c. De inrichting van het financieel beheer en financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.
d. Het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachten algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 217, lid 6 provinciewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) alsmede de richtlijnen voor de accountantscontrole (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden
Rechtmatigheid
Onder rechtmatigheid wordt begrepen dat de in de jaarrekening verantwoorden lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen: in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder verordeningen. Het is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur om een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. De accountant betrekt bij het oordeel over de getrouwheid ook de door het dagelijks bestuur opgestelde rechtmatigheidsverantwoording.
In dit controleprotocol wordt zowel de controle van de accountant op getrouwheid als de controle van het dagelijks bestuur op rechtmatigheid toegelicht.
3 Goedkeurings- en rapporteringstoleranties
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in zodat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten, balansmutaties en financiële beheershandelingen met een bedrag groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties.
In het programma van eisen ten behoeve van de benoeming van de accountant zijn de volgende goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie opgenomen:
Goedkeurend | Met beperking | Oordeelonthouding | Afkeurend | |
Fouten in de jaarrekening (% van lasten) | ≤ 1% | > 1 % < 3 % | - | ≥ 3% |
Onzekerheden in de controle (% van de lasten) | ≤ 3% | > 3 % < 10 % | ≥ 10% | - |
Deze percentages zijn gelijk aan de minimale eisen die in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn opgenomen. Als deze percentages in het Bado wijzigen sluiten we daarop aan. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in de jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De basis voor het berekenen van de goedkeuringstolerantie zijn de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves.
Naast de goedkeuringstolerantie is er ook nog de verantwoordingsgrens. Dit is de grens waarboven het dagelijks bestuur afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. In de financiële verordening is deze grens bepaald op 3% van de totale lasten.
Het dagelijks bestuur moet onrechtmatigheden toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering als de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt. In de financiële verordening is daarnaast bepaald dat in ieder geval alle afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) groter dan
€ 100.000 nader worden toegelicht.
4 Criteria rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur
Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is minder opvattend dan het juridische begrip rechtmatigheid. Dit laatste betreft het voldoen aan alle gelden weten, regels en besluiten. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financieel beheer. Er moet immers verantwoord worden dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het betreft financiële beheershandelingen. De verantwoordingsgrens waarboven afwijkingen in de verantwoording moeten worden opgenomen is bepaald op 3% van de totale lasten. Afwijkingen kunnen zijn fouten (het niet naleven van wet- en regelgeving) of onduidelijkheden (bijv, omdat juristen het niets eens zijn over een contract of een aanbesteding)
In totaal zijn er negen rechtmatigheidscriteria. Van deze criteria zijn er drie die meewegen in het rechtmatigheidsoordeel en onderdeel zijn van de rechtmatigheidsverantwoording. Het gaat hierbij om de eerste drie criteria (1-3).
Nr. | Criterium | Korte duiding |
1 | Begrotingscriterium | De financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. |
2 | Voorwaarden criterium | Voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden. |
3 | Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium | Er een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt. Dit vindt plaats met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen. |
4 | Calculatiecriterium | Er wordt vastgesteld dat de gepresenteerde bedragen juist berekend zijn. |
5 | Valuteringscriterium | De juistheid van het tijdstip van betaling en van de verantwoording van verplichtingen wordt vastgesteld. |
6 | Adresseringscriterium | De juistheid van de adressering van de rechthebbende waar een financiële stroom naar toe is gegaan wordt vastgesteld. |
7 | Volledigheidscriterium | De volledigheid van alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, wordt vastgesteld. |
8 | Aanvaardbaarheidscriterium | Er wordt vastgesteld dat de financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de gemeente en dat in relatie tot de kosten een aanvaardbare tegenprestatie is overeengekomen. |
9 | Leveringscriterium | Er wordt vastgesteld dat de levering heeft plaatsgevonden (prestatielevering) |
De laatste zes criteria (4-9) wegen mee in het getrouwheidsoordeel. Een fout op grond van een van deze criteria weegt mee in het oordeel van de accountant en hoeft niet in de rechtmatigheidsverantwoording gerapporteerd te worden
Begrotingscriterium
Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Financiële beheershandelingen (zoals aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven) dienen tot stand te komen binnen de grenzen van de
vastgestelde begroting en de daarin opgenomen programma’s. Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de begrote bedragen dan kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven (begrotingsonrechtmatigheid). Toch kan het zijn dat overschrijdingen van budgetten toch als rechtmatig kunnen worden aangemerkt. Uitgaven die worden gedekt door extra inkomsten zijn bijvoorbeeld niet onrechtmatig. Daarnaast kunnen overschrijdingen plaatsvinden die wel passen binnen de beleidskaders die het algemeen bestuur heeft vastgesteld en adequaat zijn toegelicht in de jaarrekening. Als de overschrijdingen zijn toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld door het algemeen bestuur, dan zijn deze overschrijdingen alsnog rechtmatig. Alleen een begrotingsoverschrijding die onrechtmatig is (niet passend binnen het beleid en niet toegelicht), wordt vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording voor zover de verantwoordingsgrens wordt overschreden. In de financiële verordening worden in hoofdstuk 3 de kaders van de begrotingsrechtmatigheid beschreven.
Voorwaardencriterium
Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeenschappelijke regeling voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving; het zgn. normenkader. In het normenkader is de interne en externe regelgeving waaraan getoetst wordt opgenomen. Het normenkader wordt actueel gehouden en jaarlijks aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving.
Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O) criterium
Bij het M&O criterium gaat het in het bijzonder om vast te stellen dat de organisatie effectieve maatregelen heeft getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. FUMO heeft nog geen specifiek M&O beleid. Wel zijn een aantal beheersmaatregelen ter voorkoming van M&O opgenomen in de verbijzonderde interne controle plannen. Misbruik en oneigenlijk gebruik heeft meestal betrekking op externe regelingen die door gemeenten worden uitgevoerd. Dergelijke regelingen heeft FUMO niet. Wel zijn er een aantal interne regelingen zoals de reiskostenregeling en personeelsdeclaraties waarbij M&O aan de orde kan zijn
5 Reikwijdte rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur
De controle op rechtmatigheid maakt gebruik van het normenkader. Dit normenkader wordt jaarlijks vastgesteld. Het normenkader omvat de voor de rechtmatigheidscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de FUMO zelf en is limitatief gericht op:
5.1 De naleving van wettelijke kaders
Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Voorbeelden van wettelijke kaders zijn:
• Europese aanbestedingsregels (Algemeen verbindende voorschriften van de EU)
• Fiscale en sociale wet- en regelgeving
• Wet normering topinkomens
• Wetgeving en regelgeving die inrichtingsvereisten voorschrijven zoals het BBV
5.2 De naleving van interne kaders Voorbeelden van interne wetgeving en kader zijn:
• De begroting
• Financiële- en controle verordening
• Normenkader rechtmatigheid
In de jaarrekening legt het dagelijks bestuur verantwoording af over de rechtmatigheid door middel van een rechtmatigheidsverantwoording. Overschrijdingen boven de verantwoordingsgrens moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast kan het dagelijks bestuur het algemeen bestuur informeren voor fouten en onzekerheden onder de verantwoordingsgrens of de kwaliteit van de beheersingsmaatregelen in de paragraaf bedrijfsvoering.
6 Rapportering accountant
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt:
Interimcontrole
Jaarlijks wordt een interimcontrole uitgevoerd, gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB). De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maakt onderdeel uit van de administratieve organisatie. Onderdeel van de interimcontrole is een risico analyse als vooruitblik op de controle van de jaarrekening. De interimcontrole vindt plaats in het najaar. De uitkomsten van de interimcontrole worden door middel van een managementletter aan de organisatie bekend gemaakt. Eventuele
bestuurlijke relevante bevindingen kunnen ook worden meegenomen in het verslag van bevindingen voor het algemeen bestuur.
Eindejaarscontrole
Nadat de jaarrekening in concept is opgesteld vindt een controle van de jaarrekening plaats. Over de uitkomsten van de controle rapporteert de accountant door middel van een verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de organisatie daarover een getrouwe verantwoording (jaarrekening) waarborgt.
Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in paragraaf 3 worden in het verslag van bevindingen in een overzicht opgenomen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de continuïteit van de geautomatiseerde informatievoorziening.
Controleverklaring
In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. Deze controleverklaring is bestemd voor het algemeen bestuur die daarmee de jaarrekening kan vaststellen. De controleverklaring wordt samen met het verslag van bevindingen gevoegd bij de jaarrekening die aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.
7 Slotbepalingen
7.1 Inwerking treding
Dit protocol treedt in werking vanaf boekjaar 2024 en is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2024 en later.
Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de FUMO op 19 december 2024
De voorzitter, De secretaris/directeur
X.Xxxxxxxxxx X. Xxxxxxx