Inhoud

Voor Veiligheidsregio Limburg-Noord (VRLN) is het belangrijk om aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid legt de doelen vast die VRLN met inkoop wil nastreven. Inkoop draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van de uitvoering van de opdrachten door de markt. Denk daarbij ook aan efficiënte, innovatieve en duurzame oplossingen.

Professionalisering van de aanbestedingspraktijk is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. In 2019 heeft de VNG het Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid geactualiseerd.

Dit beleid is gebaseerd op de meest recente versies van het Model Inkoopbeleid van de VNG, de vigerende Aanbestedingswet (AW) en de daarbij bijbehorende richtsnoeren. In dit beleid wordt het inkoop- en aanbestedingsproces inzichtelijk en transparant gemaakt door doelstellingen en uitgangspunten te schetsen waarbinnen zich het proces inkoop en aanbesteden afspeelt binnen VRLN.

Reikwijdte inkoop- en aanbestedingsbeleid

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is niet vrijblijvend en dient altijd gevolgd te worden door alle mede- werkers van VRLN. Ook ingehuurde medewerkers dienen zich in de uitvoering van werkzaamheden in opdracht van VRLN te conformeren aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Het inkoopbeleid is bedoeld voor alle medewerkers van VRLN die op welke manier dan ook (beleids- matig, beheermatig, controlematig) te maken hebben met inkoop en aanbesteding. Daarnaast zorgt het ervoor dat derden op de hoogte zijn van de doelstellingen, uitgangspunten en procedures die VRLN bij haar inkopen hanteert. Het zorgt derhalve voor meer transparantie bij Inkopen.

Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient VRLN continue bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De organisatie-brede doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van VRLN.

Organisatorisch

Hoe koopt VRLN in?

Hoofdstuk 2

Economisch

Hoe gaat VRLN om met de markt en Ondernemers?

Hoofdstuk 3

Inkoop

uitgangspunten

Juridisch

Hoe gaat VRLN om met relevante regelgeving?

Hoofdstuk 4

Ethisch/Ideëel

Hoe gaat VRLN om met maatschappij en milieu?

Hoofdstuk 5

Met het in werking treden van dit beleid vervalt het vorige inkoop-en aanbestedingsbeleid d.d. 11 maart 2022.

Definities

Aanbesteding	De uitnodiging aan één of meerdere partijen om deel te nemen aan een procedure welke leidt tot het uitbrengen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht.
AW	Aanbestedingswet 2012
Contractant	De in een overeenkomst genoemde wederpartij van VRLN.
Contractbeheer	Het (administratieve) proces van het op één centrale plek digitaal beheren van de contracten van onze organisatie zodat de juiste informatie (looptijden, garantietermijnen, prijsherzieningen e.d.) op het juiste tijdstip op de juiste plaats voor de juiste personen beschikbaar is.
Contract- management	Contractmanagement (CM) is het bewaken van de naleving van de in een contract vastgelegde afspraken. Hierbij wordt zowel de prestatie van de leverancier bewaakt, als de prestatie van de eigen organisatie. Het managen van een contract wordt gedaan aan de hand van het meten van de prestaties (gemaakte afspraken) en het bijsturen van deze prestaties. Het meten van prestaties kan zowel op basis van objectieve aspecten aan de hand van outputgerichte kritische prestatie indicatoren (KPI’s) als op basis van meer subjectieve aspecten als de mate van samenwerking. Voor nadere uitwerking zie het beleid contractmanagement.
Diensten	Diensten als bedoeld in artikel 1.1 van de AW 2012.
Inkoop	(Rechts)handelingen van VRLN gericht op de verwerving van Werken, Leverin- gen of Diensten en die één of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Leveringen	Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 van de AW 2012.
Offerte	Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag	Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van VRLN voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedings-wet 2012 en de vigerende Europese aanbestedingsrichtlijnen.
Ondernemer	Een ‘aannemer’, leverancier’ of ‘dienstverlener’.
Sociale & Specifieke dienstverlening	Diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke Dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridische diensten zoals genoemd in XIV van Richtlijn 2014/24/EU.
Social Return	Het creëren van werkgelegenheid voor mensen die een afstand hebben tot de arbeidsmarkt.
VRLN	Veiligheidsregio Limburg-Noord, gezeteld aan de Xxxxxxxxxxxx 00 xx Xxxxx.
Werken	Werken als bedoeld in artikel 1.1 van de AW 2012.

1. Doelstellingen inkoop-en aanbestedingsbeleid

VRLN wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

A. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

B. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verant- woorde wijze worden besteed.

C. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding.

Om voorgaande doelstellingen te realiseren zijn organisatorische, economische, financiële, juridische, ethische en ideële uitgangspunten vastgelegd in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Uitgangspunten vormgeving inkoop-en aanbestedingsproces VRLN

Het inkoop- en aanbestedingsproces is door middel van een gecoördineerde decentrale inkoopfunctie vorm gegeven. Binnen dit proces is de geraamde opdrachtwaarde bepalend voor de keuze van de aanbestedingsprocedure.

Voorgaande houdt in dat iedere afdeling zelf verantwoordelijk is voor naleving van het inkoopbeleid. Bij inkoopactiviteiten vanaf de meervoudig onderhandse procedure is het inschakelen van het team inkoop verplicht. Het team inkoop is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoopproces v.w.b. inkoopactiviteiten vanaf het niveau van een meervoudig onderhandse aanbesteding.

Toetsing

VRLN is gehouden aan rechtmatig handelen binnen de vastgestelde begroting. VRLN geeft zelfstandig een rechtmatigheidsverklaring als onderdeel van de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van VRLN. Daarmee valt de rechtmatigheidsverantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant toetst of de jaarrekening getrouw is. Oftewel, conform de realiteit. De toetsing zal gebeuren aan de hand van steekproeven en controles.

2. Uitgangspunten inkoop en aanbesteden

VRLN onderkent dat het inkoopproces cyclisch van aard is. E.e.a. is hieronder schematisch weergegeven.

Figuur 1.: het cyclische aanbestedingsproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande processchema geeft het inkoopproces weer.

Interne klant Voor traject Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen

Bewaken

(CM)

Nazorg

Leverancier

inkoopfunctie

aanbesteding

Stap

fase inkoop- en aanbestedings-

proces

Toelichting

Voortraject

• Bepalen van inkoopbehoefte;

• Marktconsultatie;

• Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse);

• Raming en bepalen van het financiële budget;

• Keuze Offerteaanvraag/ aanbestedingsprocedure (zie 3.1);

• Bepalen of contractmanagement benodigd is en zo ja op welk niveau (zie beleid contractmanagement).

Stap	fase inkoop- en aanbestedings- proces	Toelichting
2.	Aanbesteding (het specificeren en selecteren)	• Specificeren - Het bepalen van de scope c.q. het omschrijven van de opdracht; - Het opstellen van eisen en wensen; - Opstellen Offerteaanvraag en overige aanbestedings- documenten. • Selecteren - Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers; - Publicatie offerteaanvraag via verzending of via TenderNed; - Evalueren offertes; - Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving); - Gunning aan winnende Ondernemer.
3.	Contractering	• Tekenen (raamovereenkomst met winnende Contractant; • Registreren getekende overeenkomst (contractbeheer); • Informeren afgewezen Ondernemers.
4.	Contractbeheer	Het (administratieve) proces van het op één plaats in het Document Management Systeem digitaal beheren van de contracten van onze organisatie zodat de juiste informatie (looptijden, garantietermijnen, prijsherzieningen e.d.) op het juiste tijdstip op de juiste plaats voor de juiste personen beschikbaar is. Het contractregistratieformulier wordt gebruikt om contracten uniform te registreren.
5.	Bestellen	• Uitnutting van de opdracht door de budgethouder; • Eventueel met het plaatsen van bestellingen.
6.	Contract- management	Contractmanagement (CM) is het bewaken van de naleving van de in een contract vastgelegde afspraken. Hierbij wordt zowel de prestatie van de leverancier bewaakt, als de prestatie van de eigen organisatie. Het managen van een contract wordt gedaan aan de hand van het meten van de prestaties (gemaakte afspraken) en het bijsturen van deze prestaties. Het meten van prestaties kan zowel op basis van objectieve aspecten aan de hand van outputgerichte kritische prestatie indicatoren (KPI’s) als op basis van meer subjectieve aspecten als de mate van samenwerking. Het algemeen doel van contractmanagement is dat er een klant- leveranciers-relatie ontstaat en in stand blijft die formeel en informeel, alsook contractueel en contactueel gebaseerd is op duidelijkheid over de gemaakte afspraken, de procedures, de wederzijdse samenwerking en het profijt. De output van het contractmanagement vormt uiteindelijk de input voor een nieuw aanbestedingstraject.

3 Economische uitgangspunten

Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet noodzakelijk wordt geacht.

Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

VRLN acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk. Als zich een dergelijke relatie voordoet spreken we van zogenaamde strategische leveranciers (zie ook hieronder figuur 2). Indien een (toekomstige) overeenkomst grote financiële impact heeft, of een grote impact heeft op operationele processen, of als het een informatiesysteem betreft, dan dient contractmanagement op de desbetreffende overeenkomst ingeregeld te worden. Zie hiervoor het beleid contractmanagement. Dit zodat eventuele nadelige effecten van die (te) grote afhankelijkheid tijdig gesignaleerd en wellicht hersteld kunnen worden.

Figuur 2: indeling leveranciers op basis van spend en impact op primaire processen

Samenwerkingsverbanden

VRLN hanteert als uitgangspunt dat zij nadrukkelijk oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Daarvoor zoekt VRLN steeds de juiste inkooppartners, passend bij de markt en de schaal van de uitvraag.

Lokale economie

VRLN heeft oog voor de lokale economie en het midden- en kleinbedrijf (MKB), zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers kan of mag leiden. In gevallen waar een enkelvoudig of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie, lokale Ondernemers en het MKB.

Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en VRLN moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de Uitgangspunt is dat alle Ondernemers bij aanbestedingen van VRLN gelijke kansen moeten krijgen.

Dit tracht VRLN te borgen door (daar waar gepast), doordat VRLN gebruik maakt van te werken met percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder-aanneming, het verminderen van de administratieve lasten van inschrijvende partijen en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

Raming en financieel budget

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande raming van de opdrachtwaarde. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht en de aanbestedingsprocedure te bepalen.

Eerlijke mededinging en commerciële belangen

VRLN bevordert eerlijke mededinging door haar manier van inkopen en aanbesteden. De betrokken Ondernemers krijgen een eerlijke kans om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert VRLN een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). VRLN wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

3.1 Bepalen van de inkoopprocedure

Drempelbedragen en inkoopprocedures VRLN

VRLN zal bij de onderstaande drempelbedragen de genoemde inkoopprocedures hanteren.

Werken

Leveringen*

Diensten*

Sociale en specifieke

diensten*

Gunning uit de hand

(zonder offerte)

tot

€ 5.000,-

tot

€ 5.000,-

tot

€ 5.000,-

Enkelvoudig Onderhands

(1 offerte)

tot

€ 100.000,-

€ 5.000,- tot

€ 50.000,-

€ 5.000,- tot

€ 50.000,-

€ 5.000,- tot

€ 50.000,-

Meervoudig Onderhands (min. 3, max. 5

offertes)

€ 100.000,-

tot Europees drempelbedrag

€ 50.000,-

tot Europees drempelbedrag

€ 50.000,-

tot Europees drempelbedrag

€ 50.000,- tot

€ 750.000,-

Europees

Vanaf Europees

drempelbedrag

Vanaf Europees drempelbedrag

Vanaf

€ 750.000,-

(Bedragen zijn exclusief BTW)

*NB: Voor het bepalen van de passende inkoopprocedure worden de geraamde uitgaven berekend over een periode van 4 jaar.

Gunning uit de hand

Tot een bedrag van maximaal € 5.000,- exclusief BTW kan een aankoop “uit de hand” worden aangegaan volgens de geldende mandaat- en budgethouders-regeling.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

VRLN vraagt minimaal aan één Ondernemer een schriftelijke Offerte. De Inkoopvoorwaarden van VRLN worden meegestuurd en van toepassing verklaard. Opdrachtverstrekking gebeurt aan de hand van een door VRLN opgestelde overeenkomst en NIET door ondertekening van Offertes die door de opdrachtnemer zijn opgesteld. De afdeling is verantwoordelijk voor de offerte aanvraag, team Inkoop ondersteunt.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

VRLN vraagt schriftelijk ten minste aan drie en ten hoogste aan vijf Ondernemers een schriftelijke Offerte. De Inkoopvoorwaarden van VRLN worden meegestuurd en van toepassing verklaard. Opdrachtverstrekking gebeurt aan de hand van een door VRLN opgestelde overeenkomst en NIET door ondertekening van offertes die door de opdrachtnemer zijn opgesteld. Team Inkoop voert de procedure uit.

Europese aanbesteding

Boven de (Europese) drempelbedragen zal VRLN Europees aanbesteden. Daartoe zal de desbetref- fende opdracht (op TenderNed) gepubliceerd worden. De Inkoopvoorwaarden van VRLN worden van toepassing verklaard. Opdrachtverstrekking gebeurt aan de hand van een door VRLN opgestelde overeenkomst en NIET door ondertekening van offertes die door de opdrachtnemer zijn opgesteld. Team Inkoop voert de procedure uit.

4 Juridische uitgangspunten

4.1 Algemeen juridisch kader

VRLN leeft de relevante wet- en regelgeving na.

De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• Aanbestedingswet, Aanbestedingsreglement werken en Gids Proportionaliteit;

• Europese wet- en regelgeving;

• Burgerlijk Wetboek;

• Wet op de Veiligheidsregio’s.

4.2 Inkoopvoorwaarden

VRLN past bij haar aanbestedingstrajecten de meest relevante inkoopvoorwaarden toe, zoals:

• Algemene inkoopvoorwaarden VRLN;

• Algemene Rijks-inkoopvoorwaarden (ARIV, ARVODI en ARBIT);

• GIBIT (gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT).

4.3 Algemene beginselen bij Inkoop

a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

VRLN neemt bij overheidsopdrachten de algemene beginselen van aanbestedingsrecht in acht.

• Gelijke behandeling: Gelijke behandeling van omstandigheden (b.v. tijdstip, informatie);

• Non-discriminatie: Discriminatie op grond van bijv. nationaliteit mag niet;

• Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn;

• Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht;

• Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van VRLN.

b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

VRLN neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel.

4.4 Grensoverschrijdend belang

Bij overheidsopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past VRLN de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Voor overheidsopdrachten met een duidelijk grensover- schrijdend belang, zal VRLN een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Grensover- schrijdend belang betreft overheidsopdrachten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse (kunnen) hebben.

4.5. Inhuur derden

VRLN maakt bij de inhuur/inkoop van derden(dienstverlening) gebruik van de Europees aanbesteedde inhuurdesk, waardoor zowel Intermediairs als ZZP’ers gelijke kansen krijgen.

4.6 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat en budgethouders-regeling van VRLN. VRLN wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

4.7 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid tot aan het Europese drempelbedrag zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van Algemeen Directeur van VRLN en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Het afwijken van het inkoopbeleid moet ter besluitvorming, via het MT, aan de directeur worden voorgelegd. Dit voorzien van een advies van inkoop. De budgethouder is verantwoordelijk voor het opstellen van het verzoek tot afwijken.

4.8 Aanwijzing

Een andere bijzondere situatie betreft het aanwijzen van een derde voor het uitvoeren van een overheidsopdracht. Dit kan als deze derde door de overheid is opgericht met als enkel doel een specifieke taak voor de overheid uit te voeren. VRLN kan in voorkomende situaties de overheids- opdracht bij aanwijzing verlenen, zonder een aanbesteding te houden.

4.9 Uitsluitend/ exclusief/ alleenrecht

Indien er sprake is van een samenwerkingsverband tussen GGD’en en/of Veiligheidsregio’s onderling, dan wordt een uitsluitend recht verleend conform het gesteld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

4.10 Klachtenregeling

VRLN streeft ernaar geschillen met Ondernemers in onderling overleg op te lossen en niet onnodig aan de rechter voor te leggen. In de Offerteaanvraag zal VRLN opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze VRLN de klacht vervolgens zal behandelen.

5 Ethische en ideële uitgangspunten

5.1 Integriteit

a VRLN stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. VRLN hanteert de meest recente versie van de gedragscode ‘Zo zijn onze manieren, gedragscode VRLN’.

b VRLN handelt zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

c VRLN contracteert enkel integere Ondernemers. VRLN wil enkel zaken doen met integere Ondernemers.

5.2 Duurzaam Inkopen

a Bij Inkopen neemt VRLN milieuaspecten in acht

VRLN streeft er naar sociale en milieuaspecten zo veel als mogelijk mee te nemen in het inkoopproces.

b E-factureren

E-factureren heeft voordelen op het gebied van milieu, betrouwbare informatievoorziening, verhoging van efficiency en verbeterde digitale dienstverlening en betaalgedrag.

c Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats

VRLN stimuleert - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Voor de uitvoering van dit deel wordt gebruik gemaakt van de Regiofunctionaris Social Return Noord-Limburg.

Daarnaast worden inkopen geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

5.3 Innovatie

VRLN moedigt – daar waar mogelijk– innovatiegericht Xxxxxxx (en aanbesteden) aan. Bij innovatie- gericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat VRLN ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden.

Deze regeling wordt aangehaald als: Inkoop- en aanbestedingsbeleid Veiligheidsregio Limburg- Noord.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Directie Team (DT) van VRLN op 2-4-2024 en door het DB op 22-11-2024.

Document Metadata

Table of Contents

Inhoud

Document Metadata