Voorwaarden vrijwilligersbeleid stichting ‘Samen’ in Leunen 2016

Voorwaarden vrijwilligersbeleid stichting ‘Samen’ in Leunen 2016

Een goede organisatie van het vrijwilligerswerk binnen de stichting ‘Samen’ in Leunen gaat over meer dan alleen coordinatie, pr en samenwerkingsafspraken. Het is ook belangrijk dat we weten onder welke voorwaarden we werken. Voorwaarden in het vrijwilligersbeleid binnen onze stichting gaan over praktische zaken die ertoe bijdragen dat vrijwilligers hun werk goed kunnen uitvoeren en zich gewaardeerd weten. De voorwaarden zijn onder te verdelen in materiële voorwaarden, immateriële voorwaarden.

1. Materiële voorwaarden Onkostenvergoedingen

Werkelijk gemaakte kosten

Vrijwilligers krijgen, over het algemeen, onkosten vergoed. Ook de bestuursleden van de Stichting ‘Samen’ in Leunen zetten zich vrijwillig en vallen onder deze vergoedingsregeling.

Door het inleveren van declaratieformulieren of nota´s en bonnetjes krijgen vrijwilligers hun uitgaven terug. Voordat vrijwilligers kosten maken, moeten zij eerst overleggen met het betreffende verantwoordelijke bestuurslid per onderdeel ( ‘t Trefpunt, het Eetpunt , zorgSaam) of dit vergoed wordt door de organisatie. Het criterium hierbij is dat het om betalingen gaat die de vrijwilliger noodzakelijk maakt voor het uitvoeren van het vrijwilligerswerk en/of vrijwilligersfunctie. De vrijwilliger moet met bonnetjes of anderszins aantonen dat hij de kosten heeft gemaakt.

Kilometervergoeding

Ook de kilometervergoeding wordt op basis van werkelijke kosten berekend. Als kilometervergoeding betalen we €0,25 per km.

Verzekeringen

De vrijwilliger veroorzaakt schade

Als een gast schade lijdt door een fout van de vrijwilliger die voor de Stichting ‘Samen’ in Leunen zich inzet voor werkzaamheden ten behoeve van een gast, dan is de Stichting daarvoor aansprakelijk (artikel 76, Boek 6 BW). De schade die een vrijwilliger veroorzaakt kan verhaald worden op de stichting waarvoor de vrijwilliger zich inzet ook als vrijwilligers een fout hebben gemaakt zonder dat zij opzettelijk of bewust roekeloos gehandeld hebben. De gemeente Venray heeft een collectieve verzekering afgesloten voor alle vrijwilligers waar ook wij als stichting ‘Samen’in Leunen gebruik van maken. Deze Collectieve vrijwilligersverzekering is bedoeld als een aanvulling op je eigen verzekering, niet als vervanging. Wil je hier meer over weten dan verwijzen we naar: xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx

Attenties die we kunnen geven vanuit de organisatie aan vrijwilligers m.i.v 2016:

Eindejaars attentie of nieuwjaarsreceptie : Er wordt ieder jaar een Nieuwjaarsborrel aangeboden.

Een jaarlijkse bijeenkomst per onderdeel van ‘Samen’ in Leunen: Eén keer per jaar wordt een uitstapje georganiseerd door de vrijwilligers zelf per onderdeel . Welke vrijwilligers het organiseren en op welke datum deze bijeenkomst plaatsvindt wordt bepaald op een vergadering. De Stichting draagt € 15,‐ p.p bij in de kosten.

Ziekte:

Bij ziekte (langer dan 4 weken en/of alsmede een operatie) ontvangt de vrijwilliger eenmalig bloemen of een andere attentie ter waarde van € 15,‐.

Verjaardag:

Een vrijwilliger ontvangt een felicitatie in de vorm van een kaart voor zijn of haar verjaardag, bij een feestelijke gebeurtenis in zijn of haar leven. Per onderdeel draagt men zorg voor de uitvoering hiervan.

Afscheid:

Bij afscheid ontvangt de vrijwilliger een bloemetje ter waarde van € 10,‐.

Overlijden

Bij overlijden van een partner of kind van een vrijwilliger stuurt de Stichting de betreffende vrijwilliger een kaartje/brengt een bezoekje. Bij overlijden van een vrijwilliger zorgt de Stichting voor een kaartje. Het betreffende onderdeel: ‘t Trefpunt, het Eetpunt en ZorgSaam zorgen verder voor een eigen invulling aan de manier waarop ze laten blijken dat ze met elkaar verbonden zijn. Er moet ruimte zijn voor eigen “klank en kleur”.

Attenties die vanuit de organisatie gegeven kunnen worden aan de gasten: Overlijden:

Is er een gast overleden die 1 of meerdere onderdelen van onze Stichting bezoekt en we hebben een

officieel aankondiging ontvangen dan zorgt de voorzitter van de Stichting voor de uitvoering van de condoleance. Ook hier geldt dat ieder onderdeel ruimte mag creëren voor eigen “klank en kleur”.

Huwelijk:

Een gast die 50 of langer getrouwd is en wij middels een kaart of advertentie ervan op de hoogte worden gesteld ontvangt een schriftelijke felicitatie.

Overige attenties:

Aan attenties ter gelegenheid van jubilea van derden zoals bijv andere verenigingen en Stichtingen besteden we geen aandacht.

2 Immateriële voorwaarden Deskundigheid

Om het vrijwilligerswerk goed te kunnen doen moeten vrijwilligers over relevante informatie beschikken, vragen kunnen stellen en antwoorden krijgen, signalen kunnen doorgeven etcetera. Scholing en deskundigheidsbevordering zijn van belang om in de huidige, veranderde samenleving verantwoorde zorg en gasttevredenheid te leveren. Bij het opzetten van het scholingsaanbod is het belangrijk aan te sluiten bij de behoeften van de vrijwilligers.

Contact onderhouden met familie kan vrijwilligers helpen bij hun werk. We maken bij het scholingsbeleid gebruik van ieders kwaliteiten en indien nodig maken we gebruik van de expertise van derden. Betrokkenheid op basis van gelijkwaardigheid van zowel gasten , mantelzorgers, bestuur en vrijwilligers is essentieel.

Informatievoorziening

Informatievoorziening uitwisselen naar vrijwilligers m.b.t nieuwe ontwikkelingen binnen de stichting en de diverse onderdelen is belangrijk. Dat maakt duidelijk dat we op één lijn staan en meetellen binnen de organisatie. Tevens kunnen vrijwilligers informatie ontvangen die specifiek met hun werkzaamheden te maken heeft. Inspraak en medezeggenschap van vrijwilligers kan betrekking hebben op: het meedenken over de visie en het beleid, het inrichting van de organisatie, de taakafbakening van het vrijwilligerswerk in relatie tot het samenwerken met beroepskrachten, de faciliteiten voor het werk en de werkomstandigheden zelf. Belangrijk is het daarom minimaal 2 keer per jaar een vergadering te plannen per onderdeel.

Gedragscode

De stichting ‘Samen’ in Leunen hanteert bepaalde formele of informele omgangsregels. Omgangsregels worden vaak gezamenlijk opgesteld. De omgangsregels gelden als de huisregels van een organisatie. Deze worden vastgelegd per onderdeel( het Eetpunt,’t Trefpunt en zorgSaam) onder de noemer samenwerkingsafspraken.

Schenkingen

Gasten laten soms hun waardering voor de inzet van vrijwilligers blijken door hen geld of een cadeau te geven. Op die manier kunnen zij eens iets terugdoen. Het gevaar van misbruik, maar ook van scheve gezichten onderling is echter groot. We kiezen er als stichting voor dat de vrijwilliger individueel niets aan mag nemen. Maar daarmee gaat de organisatie voorbij aan de behoefte van gasten om hun waardering te tonen. We kiezen er voor om het geschenk of het geld in de algemene 'pot' te stoppen van de stichting , die bestemd is voor bijvoorbeeld het vrijwilligersuitje.

Registratie

Voor de stichting is het zinvol te weten wie er als vrijwilliger actief zijn en wat de activiteiten zijn. Daarvoor moet er een registratiesysteem zijn waarin vrijwilligers worden opgenomen. Dat doen we in de vorm van een vrijwilligersregistratiesysteem bekend bij elke onderdeel van de stichting en het bestuur. De gegevens die geregistreerd staan zijn: adres, geboortedatum en functie binnen de stichting. We moeten als stichting rekening houden met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De Wbp geeft burgers en dus ook vrijwilligers bepaalde rechten. Zij hebben het recht te weten wat er met de persoonsgegevens gebeurt. Ze mogen hun gegevens inzien en corrigeren en kunnen eventueel bezwaar maken tegen het gebruik van hun gegevens. Een organisatie mag persoonsgegevens alleen verzamelen en verwerken als daar een goede reden voor is. Ook moet de organisatie de persoon laten weten wat zij met zijn gegevens (gaan) doen. Op grond van de Wpb zijn organisaties verplicht het doel van de administratie vast te leggen. Alleen voor dat doel mogen de persoonsgegevens worden gebruikt.

Vrijwilligersovereenkomst

Zodra iemand bereid is om vrijwilligerswerk te gaan doen bij de Stichting ‘Samen’ in Leunen is een vrijwilligersovereenkomst van belang. Vanaf dat moment zijn de Stichting en de vrijwilliger verplicht om zorgvuldig met elkaar om te gaan. Zij moeten rekening houden met elkaars belangen. Wat dat precies inhoudt, kan in de overeenkomst worden uitgewerkt.

Afspraken die voor alle vrijwilligers gelden, kunnen in een algemeen vrijwilligersreglement of in een beleidsnotitie worden opgenomen. Uiteraard moeten vrijwilligers op de hoogte worden gesteld van de afspraken of regels.

Voorwaarden vrijwilligersbeleid stichting ‘Samen’ in Xxxxxx 0000 is vastgesteld op de bestuursvergadering van 27 augustus 2015.