Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden
1.
Deze algemene voorwaarden en verwerkersover- eenkomst, tevens opgenomen op de website: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, maken integraal onderdeel uit van alle onderliggende beheerover- eenkomsten tussen Minerva Vastgoedbeheer Hol- ding B.V. (“Minerva”) en de VvE en zijn tevens van toepassing op alle door Xxxxxxx verstrekte aanbie- dingen, alsmede op alle te verrichten en verrichte werkzaamheden.
2.
Alle opdrachten worden uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door Xxxxxxx, ook als het de bedoeling is dat de opdracht door een bepaalde persoon bij Xxxxxxx zal worden uitgevoerd.
3.
Deze algemene voorwaarden zijn niet alleen be- dongen voor Xxxxxxx, maar ook voor haar (direct en indirect) bestuurder(s), alle personen die voor Minerva werkzaam zijn en alle personen die bij de uitvoering van een opdracht door Xxxxxxx zijn ingeschakeld, waarbij het niet gaat om namens de VvE ingeschakelde derden.
4.
Minerva treedt slechts op als extern beheerder voor de Vereniging, uitdrukkelijk niet als bestuurder in de zin van artikel 5:131 BW.
5.
De inrichting en het voeren van de (financiële) administratie zal geschieden op de voor Minerva gebruikelijke wijze. De VvE is gehouden de desbe- treffende aanwijzingen van Xxxxxxx op te volgen.
6.
De VvE zal ervoor zorg dragen dat Xxxxxxx voor de uitvoering van haar werkzaamheden de beschik- king heeft over een op naam van de VvE staande bankrekening. Deze rekening zal worden aange- houden bij een door Xxxxxxx aan te wijzen (te goeder naam en faam bekend staande) bancaire instelling.
7.
De vergoedingen van de dienstverlening van Mi- nerva worden jaarlijks op 1 januari geïndexeerd op grond van ‘XXX Xxxxx, contractuele loonkosten en arbeidsduur’ zoals vast te stellen door Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Een wijziging van de vergoedingen vindt plaats op basis van de wijziging van het maandprijsindexcijfer volgens voornoemde index (2006 = 100), gepubliceerd door CBS.
Mocht CBS de bekendmaking van genoemd prijsin- dexcijfer staken of de basis van de berekening wijzigt, zal een zoveel mogelijk een daaraan aan- gepast of vergelijkbaar indexcijfer worden gehan- teerd.
De gewijzigde vergoeding wordt berekend volgens de formule: de gewijzigde prijs is gelijk aan de
geldende prijs op de wijzigingsdatum, vermenig- vuldigd met het indexcijfer van de kalandermaand die ligt drie maanden voor de kalendermaand waarin de prijs wordt aangepast, gedeeld door het indexcijfer van de kalendermaand die ligt vijftien maanden voor de kalendermaand. De vergoeding wordt niet gewijzigd als de indexering leidt tot een lagere vergoeding. Dan blijft de geldende vergoe- ding ongewijzigd totdat bij een volgende indexering de vergoeding wel hoger wordt op basis van de hierboven aangegeven indexeringswijze. Voor de geldigheid van de geïndexeerde vergoeding is het niet nodig dit vooraf aan de VvE te melden.
8.
Betaling van de facturen van Xxxxxxx zal zonder opschorting, korting, aftrek of verrekening met een vordering welke de VvE op Minerva heeft of meent te hebben geschieden.
9.
De documenten die betrekking hebben op de door Xxxxxxx verrichte beheerwerkzaamheden worden gedurende zeven jaren in papieren of digitale vorm bewaard. Nadien mag Minerva de documenten (laten) vernietigen.
10.
De VvE is verplicht Minerva tijdig, volledig en op juiste wijze de informatie te verschaffen, die nodig is voor de behoorlijke uitvoering van het beheer. Indien de VvE de benodigde informatie niet tijdig aan Xxxxxxx verstrekt, heeft zij het recht de uit- voering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk op te schorten. Dit onverminderd het recht van Xxxxxxx om de daaruit voortvloeiende extra kosten bij de VvE in rekening te brengen en het recht van Xxxxxxx op schadevergoeding en/of nakoming.
11.
De VvE dient klachten over de door Xxxxxxx ver- richte of te verrichten werkzaamheden zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen dertig dagen nadat zij daarvan heeft kennis genomen schriftelijk te melden aan Minerva. Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden die de VvE jegens Minerva heeft, vervallen twaalf maanden na het moment waarop de VvE bekend werd of redelijkerwijs be- kend had kunnen zijn met het bestaan van deze rechten en bevoegdheden.
12.
Indien de uitvoering van de opdracht door Xxxxxxx leidt tot aansprakelijkheid van Minerva, dan zal die aansprakelijkheid steeds zijn beperkt tot het be- drag dat in het desbetreffende geval door de (be- roeps)aansprakelijkheidsverzekeraar van Xxxxxxx zal worden uitbetaald. Dit bedrag zal worden ver- meerderd met het bedrag van het eigen risico dat volgens de toepasselijke polisvoorwaarden voor rekening van Xxxxxxx komt. Het door Xxxxxxx verzekerde bedrag terzake vermogensschade is thans EUR 2.500.000 voor bedrijfsaansprakelijk- heid en EUR 500.000 voor beroepsaansprakelijk- heid per jaar. Indien om welke reden dan ook geen uitkering op grond van voornoemde verzekering
plaats mocht vinden, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag van de jaarlijks overeenge- komen vergoeding. Onverminderd het bepaalde in artikel 6:89 BW, vervalt het recht op schadever- goeding in ieder geval twaalf maanden na de ge- beurtenis waaruit de schade direct of indirect voortvloeit en waarvoor Minerva aansprakelijk is.
13.
Xxxxxxx behoudt zich het recht voor om deze al- gemene voorwaarden en/of verwerkersovereen- komst eenzijdig te wijzigen, rekening houdend met de redelijke belangen van de VvE. De VvE zal hier- van alsdan schriftelijk op de hoogte worden ge- steld.
14.
Xxxxxxx heeft haar kwaliteitssysteem laten certifi- ceren door SKW Certificatie en beschikt daarmee over de hoogst haalbare kwaliteitsstandaarden in de branche. Certificering betekent dat de werkwijze van Xxxxxxx jaarlijks door SKW Certificatie gecon- troleerd wordt. Deze controle vindt plaats op basis van de beoordelingsrichtlijn BRL5016, waarin de kwaliteitseisen voor een VvE beheerder vastliggen. Xxxxxx dan bij een ISO certificering gaat het daar- bij niet alleen om de vraag of alle procedures net- jes beschreven zijn, maar ook om de vraag of dat tot een goed beheerproduct leidt. De VvE verklaart medewerking te verlenen aan een herhalingsonder- zoek bij Xxxxxxx in het kader van dit certificaat.
15.
Xxxxxxx is aangesloten bij de Geschillencommissie VvE Management Zakelijk. Iedere VvE kan daar een niet opgelost geschil inzake de overeengeko- men dienstverlening aanhangig maken waarna de geschillencommissie een bindend advies geeft. Bij conflicten kan een VvE bestuur de Geschillencom- missie VvE Management inschakelen.
16.
De rechtsverhouding tussen de VvE en Minerva is onderworpen aan Nederlands recht. De rechtbank te Amsterdam is bij uitsluiting bevoegd om van alle geschillen tussen de VvE en Minerva kennis te nemen.
17.
Indien een van de bepalingen uit de beheerover- eenkomst, de algemene voorwaarden of de ver- werkersovereenkomst nietig of vernietigbaar is, dan doet dit niet af aan de geldigheid van het ove- rige deel van de overeenkomst en voorwaarden.
Verwerkersovereenkomst
1.
Xxxxxxx is ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens krachtens deze verwerkersover- eenkomst de verwerker zoals omschreven in artikel 4 sub 8 AVG.
De VvE is ten aanzien van de verwerking van per- soonsgegevens krachtens deze verwerkersover- eenkomst de verwerkingsverantwoordelijke zoals omschreven in artikel 4 sub 7 AVG.
2.
Xxxxxxx verbindt zich onder de voorwaarden van deze verwerkersovereenkomst en in overeenstem- ming met de toepasselijke privacywetgeving in opdracht van de VvE persoonsgegevens te verwer- ken.
De aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van per- soonsgegevens en personen en (derde)ontvangers zijn in Bijlage 1 omschreven.
Xxxxxxx heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsge- gevens.
Xxxxxxx zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door de VvE is vastgesteld. De VvE zal Minerva op de hoogte stel- len van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
Xxxxxxx neemt geen beslissingen over de ontvangst en het gebruik van de persoonsgege- vens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van persoonsgegevens.
Xxxxxxx staat ervoor in dat zij een register zal bijhouden van de onder deze verwerkersovereen- komst geregelde verwerkingen.
3.
Minerva mag de persoonsgegevens enkel buiten de Europese Unie/Europese Economische Ruimte Ver- werken met voorafgaande schriftelijke toestem- ming van de VvE.
4.
Minerva zal de VvE onverwijld in kennis stellen, tenzij uitdrukkelijk door toepasselijke wetgeving verboden, in geval van i) een klacht in verband met de verwerking van persoonsgegevens onder deze verwerkersovereenkomst, of ii) verzoeken van degenen op wie persoonsgegevens betrekking hebben, waaronder verzoeken tot inzage, rectifica- tie, blokkering/beperking/wissing van verwerking van persoonsgegevens, data-overdraagbaarheid en soortgelijke verzoeken. Xxxxxxx reageert niet op dergelijke verzoeken, tenzij met voorafgaande toestemming van de VvE.
Xxxxxxx werkt samen met de VvE en ondersteunt de VvE desgevraagd bij het afhandelen en beant- woorden van dergelijke klachten en verzoeken.
5.
Op verzoek van de VvE zal Xxxxxxx haar medewer- king verlenen aan een Data protection impact as-
sessment (DPIA) en een daaraan voorafgaande raadpleging bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
6.
Xxxxxxx houdt gedetailleerde, nauwkeurige en actuele informatie bij met betrekking tot haar ver- werking van de persoonsgegevens in het kader van deze verwerkersovereenkomst.
De VvE is te allen tijde gerechtigd de verwerking van persoonsgegevens door Xxxxxxx te (doen) controleren. Minerva is verplicht de VvE, de Autori- teit Persoonsgegevens, of, de onder geheimhou- ding, controlerende instantie in opdracht van de VvE toe te laten en verplicht medewerking te ver- lenen zodat de controle daadwerkelijk uitgevoerd kan worden.
De kosten van de controle worden gedragen door de partij die de kosten maakt.
7.
Minerva mag uitsluitend na voorafgaande schrifte- lijke toestemming van de VvE een der- de(verwerker) inschakelen bij de uitvoering van deze verwerkersovereenkomst en de onderliggende beheerovereenkomst tussen Minerva en de VvE. Xxxxxxx zal aan deze derde(verwerker) bij over- eenkomst minstens dezelfde verplichtingen inzake de verwerking en bescherming van persoonsgege- vens opleggen als de verplichtingen die zijn opge- nomen in deze verwerkersovereenkomst.
Xxxxxxx blijft volledig aansprakelijk voor de nako- ming van haar verplichtingen uit hoofde van deze verwerkersovereenkomst, met inbegrip van de door de derde(verwerker) verwerkte persoonsge- geven.
8.
Xxxxxxx zal de van de VvE verkregen persoonsge- gevens strikt geheim houden. Xxxxxxx zal de van de VvE verkregen persoonsgegevens niet openbaar maken, distribueren, verstrekken, of op andere wijze bekend maken aan andere personen dan haar werknemers die van de persoonsgegevens kennis moeten kunnen nemen voor hun werk- zaamheden voor Xxxxxxx en zal deze werknemers pas toegang geven tot de van de VvE verkregen persoonsgegevens, nadat zij zijn geïnformeerd over het vertrouwelijke karakter daarvan. Xxxxxxx legt het in deze verwerkersovereenkomst bepaalde ook aan haar werknemers op.
9.
Xxxxxxx dient de VvE onverwijld nadat Xxxxxxx ervan kennis heeft gekregen, in kennis te stellen van iedere inbreuk op de beveiliging die betrekking heeft of kan hebben op de verwerking van per- soonsgegevens in opdracht van de VvE.
Xxxxxxx dient de VvE in ieder geval informatie te verstrekken over het volgende: (i) de aard van de inbreuk in kwestie; (ii) de (mogelijk) getroffen persoonsgegevens en, voor zover mogelijk, de personen op wie die persoonsgegevens betrekking hebben; (iii) de maatregelen die Minerva heeft getroffen en zal treffen om de gevolgen van de inbreuk te beperken.
Xxxxxxx zal alle maatregelen treffen die nodig zijn om de (mogelijke) schade van een inbreuk op de beveiliging te beperken en zal de VvE op verzoek ondersteunen bij meldingen aan de betrokken personen en/of de Autoriteit Persoonsgegevens.
10.
Xxxxxxx zal alle passende technische en organisa- torische maatregelen (doen) nemen om de van de VvE verkregen persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Xxxxxxx staat er niet voor in dat deze maatregelen onder alle omstandigheden doeltref- fend zijn. Deze maatregelen, garanderen een pas- send beveiligingsniveau gelet op de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook gelet op de aard, de omvang, context en verwerkingsdoelein- den en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlo- pende risico's die de verwerkingen door Xxxxxxx met zich meebrengen voor de rechten en vrijheden van de betrokken personen. De door Minerva c.q. de door haar ingeschakelde (derde) verwerkers genomen (beveiligings)maatregelen zijn opgeno- men in Bijlage 2.
11.
Deze verwerkersovereenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en eindigt van rechtswege op het tijdstip dat de onderliggende beheerovereen- komst tussen Minerva en de VvE eindigt.
De VvE zal Minerva adequaat informeren over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de verwerking van persoonsgegevens krachtens deze verwerkersovereenkomst. Minerva bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk, waaronder begrepen de door de VvE opgegeven (wettelijke) bewaartermijnen. In geen geval bewaart Xxxxxxx de persoonsgegevens langer dan één maand na beëindiging van deze verwerkersovereenkomst.
Onverminderd andersluidende schriftelijke opdracht van de VvE zal Xxxxxxx in geval van beëindiging van deze verwerkersovereenkomst onverwijld alle aan haar ter beschikking gestelde persoonsgege- vens, voor zover mogelijk, aan de VvE retourneren en alle digitale kopieën van die persoonsgegevens binnen één maand na die beëindiging vernietigen, tenzij een wettelijke verplichting van Minerva daar- aan (geheel of gedeeltelijk) in de weg staat. Miner- va garandeert in dat geval de vertrouwelijkheid van de betreffende persoonsgegevens jegens de VvE en zal die persoonsgegevens niet verwerken behalve ter voldoening aan haar bovenbedoelde wettelijke verplichting of na schriftelijke opdracht van de VvE.
Bijlage 1. De Verwerking van Persoonsgege- vens
Doeleinden van de verwerking:
1. Het voeren van de ledenadministratie;
2. Het afhandelen van assurantiekwesties;
3. Het verzorgen van archive- ring/(cloud)opslag;
4. Het beschikbaar stellen van relevante en recente VvE-documenten via Twinq/website;
5. Het verzorgen van de debiteurenadmi- nistratie;
6. Het verzorgen van de crediteurenadmi- nistratie;
7. Het verzorgen van de boekhouding;
8. Het beheren van de geldmiddelen;
9. Het coördineren van reparatie- en onder- houdswerkzaamheden;
10. De uitvoering van contractbeheer;
11. Advisering met betrekking tot meerjaren- onderhoudsplan (MJOP);
12. Het éénmaal per jaar organiseren en coör- dineren van de vergadering van eigenaars in overleg met het bestuur.
Het soort Persoonsgegevens:
Algemene persoonsgegevens (geen bijzondere persoonsgegevens).
Beschrijving categorieën persoonsgegevens:
1. NAW- en lidmaatschapsgegevens;
2. Bankgegevens, betalingsgegevens en fi- nanciële gegevens;
3. Contactgegevens, waaronder telefoonnummers en emailadressen;
4. Correspondentie met personen.
Beschrijving categorieën betrokkenen personen:
1. Appartementseigenaren;
2. Leden van de VvE en haar bestuur of func- tionarissen;
3. Opdrachtnemers van de VvE.
Beschrijving categorieën ontvangers van persoons- gegevens/sub-verwerkers:
1. Twinq Verkoop en Service B.V./Twinq VvE
Software (“Twinq”)
Bijlage 2. Beveiligingsmaatregelen
1. Dataencryptie en SSL door Twinq;
2. Firewalls met active blacklisting en active logging door Twinq;
3. Actief management op systeemsoftware door Twinq;
4. Periodieke pentest door Twinq;
5. Logische toegangscontrole, gebruik ma- kend van sterke wachtwoorden door Twinq;