EXPOSITIE- EN SPONSORVOORWAARDEN NVvP

EXPOSITIE- EN SPONSORVOORWAARDEN NVvP

Expositie- en sponsorvoorwaarden behorende bij de door de NVvP georganiseerde congressen en bijeenkomsten. De organisatie berust bij de Nederlandse Vereniging voor Psychiatrie (NVvP). Het operationele projectmanagement en de sponsorwerving berust bij Klinkhamer | conferences & events. Contracten worden aangegaan met de NVvP en de expositievoorwaarden zijn te allen tijden van kracht.

Artikel 1. De openingstijden van de expositie lopen gelijk met het (wetenschappelijke) congresprogramma. De data waarop de expositie plaats zal vinden en de exacte tijden staan vermeld in het programma dat bijtijds te vinden zal zijn op de website van NVvP.

Artikel 2. NVvP wijst de expositieruimte toe, waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de wensen van de deelnemer. De uiteindelijke beslissing over de indeling berust bij NVvP.

Artikel 3. NVvP kan zonder opgave van redenen inschrijvingen weigeren.

Artikel 4. Het is de deelnemer verboden de gehuurde expositieruimte geheel of gedeeltelijk onder te verhuren aan derden, die al dan niet aan de expositie deelnemen. Ook ruilen of weggeven van expositieruimte of te sponsoren onderdelen is niet toegestaan.

Artikel 5. De prijzen van te huren expositieruimte alsmede online te sponsoren onderdelen staan vermeld in de sponsorinformatie en op het inschrijfformulier van het desbetreffende congres of de bijeenkomst. Na ontvangst van het ingevulde inschrijfformulier wordt, in geval van toewijzing, aan de deelnemer een bevestiging gezonden waarin wordt vermeld de aard en grootte van de toegewezen ruimte en/of een beschrijving van het te sponsoren onderdeel en eventuele bijzonderheden. De deelnameovereenkomst komt tot stand door de digitale bevestiging. Bij annulering (alleen schriftelijke annuleringen worden in behandeling genomen) van een inschrijving:

- Meer dan 2 maanden voor de congresdatum 50% van het deelnamebedrag.

- Minder dan 2 maanden voor de congresdatum 100% van het deelname bedrag. Alle betalingen moeten geschieden door storting of overmaking van het verschuldigde bedrag naar de op de factuur vermelde bankrekening t.n.v. Nederlandse Vereniging voor Psychiatrie onder vermelding van het factuurnummer. Alle betalingen dienen te zijn voldaan voor aanvang van het betreffende congres of de bijeenkomst.

Artikel 6. Indien de deelnemer het bedrag voor deelname of enig aan kosten verschuldigd bedrag niet geheel of niet tijdig voldoet is de NVvP gerechtigd te verklaren dat zij de deelnameovereenkomst als onmiddellijk ontbonden beschouwt, onder de gehoudenheid van de deelnemer tot betaling van een schadevergoeding, gelijk aan het door hem ter zake huur of sponsoring en eventuele bijkomende kosten verschuldigde bedrag, een en ander zonder dat voorafgaande ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst nodig is en zonder dat de deelnemer enig recht kan doen gelden op restitutie van het deelnamebedrag of reeds betaalde kosten of op vergoeding van schade in welke vorm of uit welke oorzaak die ook mocht zijn geleden. Alle kosten van invordering bij gebreke van betaling, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke, waaronder begrepen de kosten van een raadsman van de NVvP en de kosten door NVvP te maken ten einde tot invordering van het verschuldigde te geraken, zijn voor rekening van deelnemer.

Artikel 7. De deelnemer heeft voor de opbouw van de stand(s) de beschikking over de toegewezen ruimten vanaf de in de sponsorinformatie vermelde tijden. Alle stands moeten vóór de gestelde eindtijden van de opbouw volledig ingericht zijn. Direct na afloop van het congresprogramma dienen alle waardevolle goederen uit de stand verwijderd te worden. De stand dient vóór de gestelde eindtijd van de afbouw volledig verwijderd te zijn. Indien de deelnemer in gebreke blijft met de algehele ontruiming binnen de gestelde termijn is NVvP gerechtigd alle in, op of bij de expositieruimte aanwezige goederen, materialen en/of emballage van de deelnemer te doen verwijderen en opslaan, een en ander voor rekening en risico van de deelnemer.

Artikel 8. De deelnemer ontvangt ruim voor aanvang van het congres of de bijeenkomst aanvullende informatie over o.a. logistieke zaken en de mogelijkheid om extra voorzieningen te bestellen zoals benodigde catering, extra aankleding van de stand etc.

Artikel 9. NVvP zorgt voor bewaking zonder dat zij enige aansprakelijkheid op zich neemt. Alle aanwezige goederen van de deelnemer zijn en blijven voor zijn rekening en risico. De deelnemer is verplicht zodanige verzekeringen af te sluiten teneinde eventuele schade en dergelijke die aan de goederen en andere eigendommen, waaronder te verstaan persoonlijke, kunnen ontstaan, te dekken. Deze verplichting geldt tevens voor persoonlijke ongevallen van de deelnemer en/of van degene die voor of namens hem op de expositie verblijven en voorts tegenover iedere derde voor aanspraken op vergoeding van schade, geleden ten gevolge van het feit dat de deelnemer de vermelde verplichting genoemd in dit artikel niet is nagekomen.

Artikel 10. De deelnemer dient zich te houden aan de in de locatie geldende brandweervoorschriften en is verplicht de expositieruimte zodanig in te richten of te laten inrichten dat de veiligheid van het publiek en de gebouwen/ruimten in de meest ruime zin gewaarborgd is. De deelnemer vrijwaart NVvP tegenover de eigenaar van de gebouwen/ ruimten waarin de expositie wordt gehouden en voorts tegenover iedere derde voor aanspraken op vergoeding van schade, geleden ten gevolge van het feit dat de deelnemer de vermelde verplichting genoemd in dit artikel niet is nagekomen.

Artikel 11. De hoogte van de wanden waarmee de stand van de andere stands wordt gescheiden mag maximaal 2.40 meter hoog zijn. NVvP kan ontheffing verlenen voor hogere wanden onder voorwaarde dat de achter- zijde zodanig wordt afgewerkt dat de aangrenzende stand(s) op generlei wijze hinder ondervind(t)(en). Deelnemer dient NVvP op de hoogte te brengen van de wijze waarop de expositieruimte zal worden ingezet door een tekening of ontwerp van de te plaatsen stand te verstrekken, dit ter goedkeuring van NVvP. De deelnemers dienen hun stand schoon te houden en schoon op te leveren. De deelnemer mag met zijn expositie- of reclamemateriaal niet hinderlijk zijn voor andere exposanten, dit ter beoordeling van NVvP.

Artikel 12. NVvP en andere personen welke door NVvP belast zijn met de zorg voor de handhaving van de orde in de expositieruimte en de daartoe bijbehorende gebouwen behouden zich het recht voor van vrije toegang tot al het verhuurde.

Artikel 13. De deelnemer is verplicht om op de eerste vordering van NVvP een eventuele geluidsinstallatie tijdelijk buiten werking te stellen of in overleg het geluid te verminderen.

Artikel 14. NVvP behoudt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen in de data en/of openingsuren als vermeld op de website van NVvP en op het inschrijfformulier van het desbetreffende congres of de bijeenkomst. De deelnameovereenkomst blijft dan overigens onverminderd van kracht. Indien het congres of de bijeenkomst om welke reden dan ook geen doorgang mag vinden, wordt de deelnameovereenkomst beschouwd als te zijn vervallen en zullen reeds betaalde bedragen door NVvP aan de deelnemer worden terugbetaald en heeft de deelnemer geen recht op enigerlei schadevergoeding of vergoeding van gemaakte kosten. Indien NVvP besluit het congres of de bijeenkomst in alternatieve vorm laat plaatsvinden worden de kosten gereduceerd.

Artikel 15. Regelingen of afspraken, waarbij wordt afgeweken van het bepaalde in deze expositie- en sponsorvoorwaarden zijn alleen geldig indien zij uitdrukkelijk schriftelijk zijn bevestigd door NVvP.

Artikel 16. In alle gevallen waarin de expositie- en sponsorvoorwaarden niet voorzien beslist NVvP. Zij behoudt zich het recht voor te allen tijde wijzigingen in deze voorwaarden aan te brengen, waaraan deelnemers gehouden zullen worden.

Artikel 17. De Stichting CGR heeft tot doel geneesmiddelenreclame gericht op beroepsbeoefenaren in goede banen te leiden door middel van zelfregulering. Hiertoe is de Gedragscode Geneesmiddelenreclame opgesteld waar tijdens de congressen en bijeenkomsten aan moet worden voldaan. NVvP zal organisatorische en logistieke maatregelen treffen om de richtlijnen zo eenvoudig mogelijk te kunnen volgen. De deelnemer wordt te allen tijde verantwoordelijk gesteld voor het voldoen aan de door CGR gestelde gedragscode. Aanvullende sponsoractiviteiten dienen te allen tijde te worden goedgekeurd door NVvP en in lijn te zijn met de gedragscode.

Artikel 18. Aanvullend artikel aangaande het Voorjaarscongres. NVvP treft organisatorische en logistieke maatregelen om te voorkomen dat farmaceutische bedrijven in contact kunnen komen met niet-voorschrijvende bezoekers. Deelnemer (vanuit de farmacie) is verantwoordelijk voor het beperken van de reclame-uitingen zodat niet-voorschrijvende bezoekers hiermee niet in contact kunnen komen. Deelnemer dient bij inschrijving, voor een congres of bijeenkomst waar zowel voorschrijvende als niet- voorschrijvende bezoekers aanwezig zijn, aan te geven of zij reclame wil maken met een farmaceutisch product zodat duidelijk is dat deze in de ‘voorschrijvers zone’ kan worden geplaatst. Mocht dit niet zijn aangegeven door de deelnemer is NVvP gemachtigd om reclamemateriaal te verwijderen of te verplaatsen naar de ‘voorschrijvers zone’. Deelnemer heeft op generlei wijze recht op restitutie van de betaalde sponsorgelden.

Artikel 19. Door het bevestigen van het inschrijfformulier wordt iedere deelnemer geacht bekend te zijn met bovenstaande bepalingen en zich met de inhoud ervan akkoord te verklaren.

BIJLAGE ELEKTRONISCH DATAVERKEER

Deze bijlage maakt integraal onderdeel uit van de expositie- en sponsorvoorwaarden van de NVvP. In deze bijlage wordt onder ‘Elektronisch dataverkeer’ verstaan: het verzenden of ontvangen van informatie en verklaringen via alle elektronische communicatiemiddelen, bijvoorbeeld e-mail FTP (File Transfer Protocol) of interactieve internetpagina’s.

NVvP maakt voor het elektronisch dataverkeer gebruik van internetpagina’s en servers van derden, aan haar gelieerde partijen. Deze bijlage is tevens op de communicatie van derden van toepassing.

Artikel 1. Totstandkoming overeenkomst

1.1 Partijen komen overeen dat via elektronisch dataverkeer tot stand gekomen overeenkomsten tussen partijen bindend zijn en dat via elektronisch dataverkeer verzonden informatie in een eventuele gerechtelijke procedure dwingende bewijskracht heeft ter zake van de tussen partijen bestaande afspraken, tot op tegenbewijs, van de partij, die zich erop beroept dat het bewijs niet betrouwbaar is.

1.2 In geval van een conflict aangaande de inhoud, vorm of verzend/ontvangsttijdstip van door partijen verzonden elektronische berichten, of van de door hen via een website ingegeven of achtergelaten informatie en de inhoud, vorm of verzend/ontvangsttijdstip van het door NVvP ontvangen bericht of van via de site ontvangen informatie, zal relevante informatie zoals vastgelegd in de administratie en/of de elektronische databases van NVvP als dwingend bewijs gelden in een eventuele gerechtelijke procedure, tot op tegenbewijs van de partij die zich erop beroept dat het bewijs niet betrouwbaar is.

Artikel 2. E-mailberichten

2.1 Bij een geschil over het wel of niet ontvangen of verzonden zijn van e- mailberichten zullen de logfile-gegevens van NVvP dwingend bewijs opleveren.

2.2 E-mailberichten worden geacht te zijn ontvangen indien zij voor de andere partij toegankelijk zijn, waaronder in ieder geval wordt begrepen het moment dat zij de mailbox van de ontvangende partij hebben bereikt.

Artikel 3. Materialen en digitale informatie

Alle materialen en digitale informatie die betrekking hebben op de deelname aan de congressen en de bijeenkomsten en die in het kader daarvan aan NVvP ter beschikking worden gesteld door de deelnemer, zullen op eerste aanvraag van de deelnemer aan deze worden overgedragen, voor zover niet anders werd overeengekomen, doch slechts nadat de deelnemer aan al zijn verplichtingen jegens NVvP zal hebben voldaan. De kosten voor de daartoe benodigde gegevensdragers komen voor rekening van de deelnemer. Alle materialen en digitale informatie die door NVvP ter beschikking worden gesteld aan de deelnemer zullen op eerste verzoek door de deelnemer aan NVvP worden overgedragen, voor zover niet anders werd overeengekomen.

Artikel 4. Gegevens en bestanden

4.1 Dit artikel is van toepassing op de website(s) van NVvP en op alle diensten die via deze website(s) worden aangeboden.

4.2 NVvP behandelt de gegevens van de deelnemer strikt vertrouwelijk. Deze worden niet ter beschikking gesteld aan derden, tenzij NVvP daartoe wettelijk verplicht is, of als dit voor levering van de diensten noodzakelijk is.

4.3 Als de deelnemer gegevens aan NVvP verstrekt, dan worden deze gegevens in een bestand vastgelegd. Indien de deelnemer een bestelling doet via de

website(s) van NVvP registreert NVvP die bestellingen op naam. De gegevens van de deelnemer worden niet aan derden ter beschikking gesteld, tenzij dat noodzakelijk is om de bestelling van de deelnemer uit te voeren.

Artikel 5. Intellectueel eigendom

5.1 Als de deelnemer aan NVvP een bericht stuurt, bijvoorbeeld om dat via de website(s) van NVvP te publiceren, geeft de deelnemer NVvP daarmee het recht dat bericht (inclusief de door de deelnemer opgegeven naam) openbaar te maken, te verveelvoudigen en/of te bewerken zonder dat daarvoor een nadere vergoeding verschuldigd is.

5.2 Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de website(s) van NVvP, waaronder de programmatuur, teksten, beelden en geluiden berusten bij NVvP en/of bij diegene van wie NVvP een licentie verkregen heeft. Dit betekent onder meer dat het niet is toegestaan zonder de toestemming van NVvP op de website(s) van NVvP vermelde informatie openbaar te maken, te verveelvoudigen en/of te bewerken, behalve voor persoonlijk gebruik.

Artikel 6. Veiligheid

NVvP laat regelmatig een virus check uitvoeren, om zoveel mogelijk te waarborgen dat de website(s) van NVvP virusvrij zijn en blijven. NVvP kan echter de virusvrijheid van de website(s) niet garanderen.

Artikel 7. Informatie via NVvP website(s)

7.1 Informatie die de deelnemer op de website(s) van NVvP aantreft is met grote zorgvuldigheid samengesteld. NVvP kan echter niet garanderen dat de informatie op de website(s) te allen tijde volledig en juist is. De deelnemer is als gebruiker zelf verantwoordelijk voor zijn beslissingen en daarmee samenhangende acties op basis van de informatie.

7.2 Informatie op de website(s) van NVvP wordt van tijd tot tijd aangepast. Dat geldt ook voor de expositie- en sponsorvoorwaarden en voorwaarden die van toepassing zijn op andere services die via de site worden aangeboden. De gewijzigde voorwaarden gaan in zodra deze op de website(s) worden vermeld.

7.3 Indien de deelnemer fouten op de website(s) van NVvP aantreft, stelt NVvP het zeer op prijs indien de deelnemer dat zo spoedig mogelijk meldt aan NVvP.

7.4 De website(s) van NVvP bevat(ten) mogelijk links naar websites van derden. NVvP selecteert de websites waarnaar verwezen wordt zo zorgvuldig mogelijk. NVvP kan echter niet instaan voor de inhoud en het functioneren van de websites van derden.

Artikel 8. Prijzen, aanbiedingen en acties

Alle op de website(s) van NVvP vermelde informatie, aanbiedingen, acties en prijzen zijn onder voorbehoud van onder andere druk- en spelfouten en kunnen nimmer tot aansprakelijkheid van NVvP leiden. Gebruikers van deze website(s) vrijwaren NVvP van iedere aanspraak ter zake.