CONCESSIELEIDRAAD Domeinconcessie UITBATING VAN CAFETARIA Kristoffelheem Gemeentebestuur Ham Adres indiening voorstellen: Gemeentebestuur Ham Dorpsstraat 19 Uiterste indieningsdatum voorstellen

CONCESSIELEIDRAAD

Domeinconcessie

UITBATING VAN CAFETARIA Kristoffelheem

Gemeentebestuur Ham

Adres indiening voorstellen:

Gemeentebestuur Ham

Xxxxxxxxxxx 00

0000 Xxx

Uiterste indieningsdatum voorstellen

op woensdag 16 december om 17u

Inhoud

Voorwerp van de concessie 3

Opdracht 3

Beschrijving van de concessie 3

Identiteit van de concessiegever 6

Indienen van het voorstel 6

Identiteit van de kandidaat 6

Vorm en inhoud van het voorstel 6

Mogelijkheid tot onderhandeling 7

Niet-toewijzing van de concessie 7

Criteria voor toewijzing van de concessie 8

Bijlagen

BIJLAGE 1: Inschrijvingsformulier

BIJLAGE 3: Model bankverklaring

Voorwerp van de concessie

De concessie verleent het recht, onder de voorwaarden bepaald in deze leidraad, voor de uitbating van een horecagelegenheid binnen het kader van de gemeentelijke infrastructuur. De bepalingen van de concessieovereenkomst zijn onderhandelbaar. De concessie kan maximaal voor een periode van 9 jaar worden aangegaan.

Gemeenschapscentrum Kristoffelheem, gelegen te Oostham – Schoolstraat bestaat uit een grote en een kleine polyvalente zaal en diverse vergaderruimten. Verbonden aan het gemeenschapscentrum Kristoffelheem bevindt zich ook een sporthal.

Sinds de bouw van het Kristoffelheem werd het voorste gedeelte van het gebouw uitgebaat als café/cafetaria.

De activiteiten die plaatsvinden in gemeenschapscentrum Kristoffelheem zijn voor het grootste deel georganiseerd door derden. Het gemeenschapscentrum is geen cultureel centrum. De activiteiten zijn wisselend van aard en vertonen ook geen vast patroon. Ook de activiteiten in de sporthal worden hoofdzakelijk georganiseerd door derden (sportclubs). Tegenover Gemeenschapscentrum Kristoffelheem ligt er een basisschool.

Het gemeenschapscentrum en de cafetaria zijn gelegen in het centrum van Oostham en in het centrum van de publieke dienstverlening. Ham telt op dit moment ruim 11.000 inwoners en is de laatste jaren één van de snelst groeiende gemeenten van Limburg.

Opdracht

De gemeente Ham zoekt voor de cafetaria van gemeenschapscentrum Kristoffelheem een zelfstandig uitbater die hierin exclusief horeca-activiteiten uitvoert.

Aan de cafetaria is een woonruimte voorzien die mee het voorwerp vormt van de concessieovereenkomst.

Er worden geen eisen gesteld naar dienstverlening ten aanzien van lokalen en ruimten van het gemeenschapscentrum die niet in de plaatsbeschrijving zijn opgenomen.

Eventueel door de gemeente of de uitbater voorgestelde bijkomende dienstverlening kan worden opgenomen in de concessieovereenkomst of in een bijkomende aparte overeenkomst.

Beschrijving van de domeinconcessie

De domeinconcessie bestaat uit:

Cafetaria: cafégedeelte 97,5 m²
veranda - terras
inclusief toog (tapkranen, spoelbak), flessenkoeler, meubilair ( tafels, stoelen)
sanitair vrouwen: 2 toiletten + 1 lavabo
sanitair heren: 4 urinoirs + 1 toilet + 1 lavabo

Kelderruimte: bierkelder 30m³

Woongedeelte: Xxxxxxxxxx 0 – 14m², slaapkamer 2 14m², slaapkamer 3 10m²
Berging 1 – 20,4m², berging 2 – 11,37m², garage – 18m²
badkamer, apart toilet
ingerichte keuken, woonkamer 32,5m²

De duur van de overeenkomst bedraagt 9 jaar ingaand vanaf [te bepalen].

Voor de concessiehouder geldt voor een vroegtijdige stopzetting een opzegperiode van 6 maanden. De modaliteiten worden gedetailleerd opgenomen in de definitieve overeenkomst.

Van de concessiehouderuitbater wordt verwacht dat hij een goede dienst verleent naar bezoekers van de administratieve gebouwen, klanten uit de omgeving en passanten. Van de uitbater wordt verwacht dat hij een dynamische zaak uitbouwt die naar dienstverlening en uitstraling een meerwaarde biedt aan de omgeving en het maatschappelijk leven. Er wordt van de uitbater ook verwacht dat het openbaar domein wordt gerespecteerd en opgewaardeerd. Vanzelfsprekend is het noodzakelijk dat de uitbater zich aan alle wettelijke en morele regels/normen houdt.

De uitbater staat in voor hun onderhoud van het plantsoen voor het cafetaria en woongedeelte.

Het staat de concessiehouder vrij om een voorstel te formuleren met betrekking tot de investeringen in het gebouw die noodzakelijk zijn om de uitbating te realiseren. Het staat de gemeente echter eveneens vrij om de gevraagde infrastructuurwerken al dan niet uit te voeren. De concessiehouder aanvaardt de infrastructuur zoals die aanwezig is op het moment van ondertekening van de concessieovereenkomst.

Het kan aan de concessiehouder toegestaan worden om te investeren in het pand. De concessiehouder dient voorafgaand over een schriftelijke toelating van het college van burgemeester en schepenen te beschikken, op basis van een uitgewerkt voorstel.

Uiterlijke aanpassingen in en rond de cafetaria en de lokalen van de domeinconcessie worden steeds ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

Het pand is ter beschikking in de staat waarin het zich bevindt. De keuken is summier uitgerust en is volgens de huidige normen niet geschikt als restaurant. Alle investeringen om het aanbieden van voedingswaren mogelijk te maken, zijn ten laste van de uitbater/concessiehouder. Het is noodzakelijk om aan alle voorwaarden met betrekking tot voedselveiligheid en andere te voldoen. Snacks of voedingswaren kunnen dus enkel aangeboden worden voor zover de infrastructuur het toelaat en alle nodige vergunningen in het bezit zijn. De concessiehouderuitbater neemt zelf de initiatieven voor het bekomen van de vergunningen.

Er wordt aan de concessiehouder toegestaan om permanent een terras uit te baten. Dit terras kan enkel worden ingericht met meubilair van hoge esthetische waarde, waaraan het college van burgemeester en schepenen schriftelijk goedkeuring verleent. Parasols zijn toegelaten op voorwaarde dat ze geen opzichtige reclameboodschappen of logo’s vertonen en voor zover ze door het college van burgemeester en schepenen schriftelijk zijn goedgekeurd.

De openingsuren worden na overleg tussen de partijen opgelegd aan de uitbater.

Er wordt verwacht dat de kandidaat concessiehouder zo goed mogelijk inspeelt op de aanwezigheid van activiteiten gemeenschapscentrum en Sporthal Kristoffelheem. Er worden geen vaste prijzen of prijslimieten van consumpties opgelegd.

Er is er geen verplichting tot afname van drank via een bestaande overeenkomst met een drankenhandelaar.

Het is de concessiehouder niet toegestaan om kansspelen te plaatsen en kansspelen te organiseren.

In de cafetaria van het Kristoffelheem geldt net als in de rest van het gebouw een rookverbod.

Organisatie van activiteiten en evenementen in en rond de cafetaria worden ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

Het is de concessiehouderuitbater toegestaan om sterke drank te serveren voor zover alle nodige vergunningen hiervoor worden bekomen en voor zover de concessiehouderuitbater de wetgeving correct en strikt naleeft.

Er is geen onderverhuring mogelijk.

Het woongedeelte moet bewoond worden door de uitbater. Indien de concessie wordt toegewezen aan een rechtspersoon anders dan een natuurlijke persoon moet de concessiehouder of zijn afgevaardigde ‘in persona’ vermeld worden en is deze persoon verplicht het appartement te bewonen.

De concessiehouder verbindt er zich toe de bestemming van het goed te eerbiedigen. Zonder voorafgaandelijk schriftelijke toestemming van de concessiegever mag geen wijziging aan de bestemming van het in concessie gegeven gebouw gebeuren.

De concessiehouderuitbater is zelf verantwoordelijk voor het onderhoud en toezicht van de toegewezen lokalen, ruimten en terras. Hij staat in voor de kleine herstellingswerken die in de definitieve overeenkomst worden gedefinieerd. De gemeente staat in voor de grote onderhoudswerken die in de definitieve overeenkomst limitatief worden opgelijst.

Alle kosten voor verwarming en nutsvoorzieningen zijn ten laste van de concessiehouder. De gemeente Ham sluit hiervoor de nodige overeenkomsten met leveranciers. De concessiehouder is verplicht gebruik te maken van deze leveranciers.

Van elke kandidaat wordt verwacht dat hij/zij, vóór het indienen van de offerte, een plaatsbezoek brengt en een eigen optekening maakt van de voor hem/haar noodzakelijke gegevens. De kandidaat maakt hiervoor een afspraak met de cultuurdienst, Xxxx Xxxxxxxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxx (tel. 000 00 00 00) .

Opgelet:

- de reglementering inzake overheidsopdrachten is NIET van toepassing op onderhavige concessie. De procedure wordt wel gevoerd met toepassing van de beginselen van behoorlijk bestuur, transparantie, eerlijke mededinging en gelijkheid.

- De reglementering inzake handelshuur is NIET van toepassing op de concessie. Het betreft immers geen handelshuurovereenkomst.

Identiteit van de concessiegever

Concessiegever:

Gemeentebestuur Ham

Xxxxxxxxxxx 00

0000 Xxx

Xxxx Xxxxxxxxxxxxxx

Xxxx.xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx

013 61 10 12

Indienen van het voorstel

Het voorstel moet uiterlijk op woensdag 16 december om 17u

ingediend worden op het volgende adres :

Gemeentebestuur Ham

Xxxxxxxxxxx 00

0000 Xxx

Het voorstel kan worden afgegeven tegen ontvangstbewijs (in een gesloten omslag) aan het onthaal van het gemeentehuis tijdens de kantooruren of worden opgestuurd per aangetekend schrijven met vermelding “offerte concessie Kristoffelheem”. Het voorstel kan ook worden gemaild naar xxxx.xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx.

Identiteit van de kandidaat

Kunnen een voorstel indienen :

- de natuurlijke personen die voor zichzelf optreden en zich als zelfstandige vestigen;

- een rechtspersoon.

Indien een natuurlijke persoon de uitbating verzekert, dienen de handelswerkzaamheden door hem als hoofdberoep uitgeoefend te worden en leidt hij persoonlijk de onderneming.

Indien een rechtspersoon de uitbating verzekert, zal hij verzekeren dat de exploitant die de uitbating namens hem verzekert, een natuurlijke persoon is die deze werkzaamheden als hoofdberoep uitoefent en dat deze natuurlijke persoon persoonlijk de exploitatie zal leiden.

Vorm en inhoud van het voorstel

De kandidaat maakt zijn voorstel op volgens het inschrijvingsformulier in Bijlage 1.

De kandidaat zal bij zijn voorstel de volgende documenten voegen :

- Indien de kandidaat een rechtspersoon is: de gecoördineerde statuten en de benoemingsbesluiten ;

- Een verklaring op erewoord dat de kandidaat en/of de exploitant :

• Niet in staat van faillissement of vereffening verkeert ;

• Geen aangifte van faillissement heeft gedaan of procedure van vereffening of gerechtelijk akkoord aanhangig is tegen hem ;

• Niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast ;

• Bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan ;

• In orde is met de betaling van sociale zekerheidsbijdragen;

• In orde is met de betaling van belastingen ;

• Xxxx niet schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van deze inlichtingen.

De bekwaamheid van de kandidaat zal worden beoordeeld op grond van:

- Bewijs van financiële draagkracht : een bankverklaring opgesteld conform Bijlage 2.

Mogelijkheid tot onderhandeling met kandidaten

Het gemeentebestuur behoudt zich het recht voor om na de indiening van de voorstellen een toelichtingsmoment te voorzien waarbij elke kandidaat zijn voorstel individueel toelicht.

Het bestuur behoudt zich tevens het recht voor om na de indiening van de voorstellen te onderhandelen met één of meerdere bekwame kandidaten, rekening houdend met de behaalde scores op basis van de criteria voor de toewijzing van de concessie zoals opgelijst in deze leidraad.

Het bestuur zal in beginsel minstens twee kandidaten tot de onderhandelingen toelaten, tenzij er geen twee aanvaardbare voorstellen worden ingediend. Het maximaal aantal kandidaten dat tot de onderhandelingen wordt toegelaten, bedraagt vijf. Indien meer dan vijf kandidaten een voorstel indienen, wordt een rangschikking gemaakt op basis van het ingediende voorstel en worden maximaal de eerste vijf gerangschikte kandidaten tot de onderhandelingen toegelaten.

Na desgevallende onderhandelingen zal aan één of meer kandidaten de mogelijkheid worden geboden om een Best And Final Offer in te dienen, op basis waarvan de finale beoordeling zal gebeuren.

De jury bestaat uit: - Schepen van Vrije Tijd

- Algemeen directeur

- Cultuurbeleidsfunctionaris

- Afdelingshoofd Vrije Tijd

Deze jury kan worden gewijzigd of worden aangevuld met een extern jurylid door het college van burgemeester en schepenen.

Niet-toewijzing van de concessie:

Het gemeentebestuur behoudt zich het recht voor om :

- De concessie niet toe te wijzen, indien het plan van aanpak ontbreekt of niet beantwoordt aan wat mag verwacht worden van een behoorlijke horeca-uitbating;

- Het voorstel te weigeren van een kandidaat wiens solvabiliteit niet afdoende bewezen is ;

- Een nieuwe concessieopdracht uit te schrijven, bijvoorbeeld in geval van onregelmatigheden of betwistingen van deze concessieleidraad inclusief bijlage.

Criteria voor toewijzing van de concessie

Het bestuur zal een rangschikking maken van de kandidaten op basis van onderstaande criteria.

Zoals hoger besproken in de concessieleidraad zal het bestuur onderhandelen met één of meerdere bekwame kandidaten, rekening houdend met de behaalde scores.

1 Concessievergoeding / zakelijk bod: 40 punten

Weging: De maandelijkse vergoeding die de uitbater betaalt aan de gemeente Ham voor de uitbating van de cafetaria en voor het gebruik van de woon- en leefruimten beschreven in het bestek.

2: Inrichtingsvoorstel / Uitbatingsconcept / plan van aanpak : 40 punten

Weging: Welk concept van uitbating ?

Welke inspanningen worden geleverd naar de doelgroep(en) /verenigingen ?

Op welke wijze wenst de concessionaris andere doelgroepen aan te trekken?

Hoe wenst de concessionaris de exploitatie maximaal te optimaliseren?

Welke openingsuren ?

Welke producten wenst men te hanteren ?

Hoe wenst men het publieksgedeelte in te richten ?

Welke vorm zal de cafetaria aannemen ?

Wat wenst men te gebruiken als meubilair, decoratie ?

Voorziene aanpassingswerken / voorstellen ?

Wenst men te investeren in infrastructuuraanpassingen ? Welke ?

3: Ervaring in horeca of aanverwante: 20 punten

Weging: Welke troeven kan de kandidaat voorleggen om een kwalitatieve en standvastige dienstverlening te kunnen garanderen ?

opleiding horeca

opleiding handel of bedrijfsbeheer

ervaring in horeca

ervaring in aanverwante dienstverlening

andere of vroegere zelfstandige activiteiten

De inschrijver dient bij zijn offerte de nodige documenten te voegen teneinde een evaluatie van de gunningscriteria mogelijk te maken.

Presentatie van het plan van aanpak.

In een gesprek met de jury krijgt de kandidaat de mogelijkheid om mondeling toe te lichten en verduidelijken. Dit gesprek zal plaatsvinden op een in overleg tussen partijen te bepalen datum.

9