PROTOCOL VOOR DE ELEKTRONISCHE MEDEDELING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN het
PROTOCOL VOOR DE ELEKTRONISCHE MEDEDELING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN het
Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) en het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) naar het Departement Onderwijs en Vorming (DOV)
in het kader van het exploratie-instrument Columbus ter versterking van het studiekeuzeproces naar het hoger onderwijs
27 januari 2021
Dit protocol wordt gesloten conform artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.
TUSSEN
VLAAMSE GEMEENSCHAP, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de leidend ambtenaar van het agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI), Xxxxxxx Xxxxxxxx, administrateur-generaal, ingeschreven in het KBO met nummer 865204564 en vestigingsnummer 2.223.817.545,
hierna: “AGODI”;
VLAAMSE GEMEENSCHAP, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de leidend ambtenaar van het agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS), Xxxxx Xxxxxxxxxx, administrateur-generaal, ingeschreven in het KBO met nummer 316380841 en vestigingsnummer 2.244.951.667,
hierna: “AHOVOKS”;
EN
VLAAMSE GEMEENSCHAP, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de leidend ambtenaar van het departement Onderwijs en Vorming, Xxx Xxxxxxxxx, secretaris- generaal, ingeschreven in het KBO met nummer 316380841 en vestigingsnummer 2.199.310.989,
hierna: “DOV”;
AGODI, AHOVOKS en DOV, worden hieronder ook wel afzonderlijk aangeduid als een “partij” of gezamenlijk als de “partijen”;
NA TE HEBBEN UITEENGEZET
A. AGODI is opgericht bij besluit van de Vlaamse Regering van 2 september 2005 tot oprichting van het intern verzelfstandigd Agentschap voor Onderwijsdiensten;
B. AHOVOKS is opgericht bij besluit van de Vlaamse Regering van 24 april 2009 tot oprichting van het intern verzelfstandigd Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen;
C. DOV is opgericht bij besluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie, artikel 22;
D. Via een beheersovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Universiteiten en Hogescholen Raad (VLUHR) en de daaraan gekoppelde subsidiebesluiten, wordt de opdracht gegeven om het exploratie-instrument Columbus te ontwikkelen, te implementeren en op te volgen. Xxxxxxxx is het exploratie-instrument ter versterking van het studiekeuzeproces naar het hoger onderwijs. Op 14 september 2016 verleende de Vlaamse Toezichtcommissie een machtiging tot mededeling van persoonsgegevens door AGODI en AHOVOKS aan de VLUHR in het kader van het exploratie-instrument Columbus (VTC/30/2016). Via een machtiging van 20 juni 2018 werd deze machtiging verlengd met 1 kalenderjaar, dus tot en met 31 december 2019 (VTC/39/2018). De verdere ontwikkeling, implementatie en opvolging van het instrument is opnieuw een beleidsprioriteit in het Regeerakkoord en maakt vast deel uit van het beleid rond ondersteuning en versterking van het studiekeuzeproces. Na oplevering van het exploratie-instrument zijn de onderlinge verantwoordelijkheden opnieuw geëvalueerd aan de hand van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hieruit bleek dat DOV door onder meer het beheer van het platform als verwerkingsverantwoordelijke moet beschouwd worden. De partijen willen de koppeling van gegevens verlengen voor onbepaalde duur. Sinds 26 juni 2018 is het systeem van machtigingen vervangen door een systeem van protocollen tussen verwerkingsverantwoordelijken (artikel 8 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer).
E. De partijen wensen overeenkomstig artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer een protocol te sluiten met betrekking tot de elektronische mededeling van persoonsgegevens. Dat protocol wordt bekendgemaakt op de website van de partijen.
F. De functionaris voor gegevensbescherming van AGODI heeft op 15 oktober 2020 advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
G. De functionaris voor gegevensbescherming van AHOVOKS heeft op 24 september 2020 advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
H. De functionaris voor gegevensbescherming van DOV heeft op 19 juni 2020 advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
WORDT OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT:
Artikel 1: Onderwerp
In dit protocol worden de voorwaarden en modaliteiten van de elektronische mededeling van de persoonsgegevens zoals omschreven in artikel 3 door AGODI en AHOVOKS aan DOV uiteengezet.
Artikel 2: Rechtvaardigingsgronden van zowel de mededeling als de inzameling van de persoonsgegevens
De beoogde gegevensverwerking door DOV gebeurt op grond van de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen.
AGODI heeft de opgevraagde gegevens oorspronkelijk verzameld voor volgende doeleinden:
- De leerlingengegevens worden momenteel voor verschillende doeleinden gebruikt. Zo is het noodzakelijk om over de leerlingengegevens te beschikken om de middelen (werkingsbudgetten en personeelsomkadering) voor de onderwijsinstellingen en begeleidende diensten te kunnen berekenen. De leerlingenaantallen bepalen ook de dotaties van de Gemeenschappen. Daarnaast worden de leerlingengegevens gebruikt om de leerplichtcontrole te kunnen uitvoeren. De leerlingengegevens worden ook aangeleverd aan de afdeling studietoelagen, die deze gegevens gebruiken om schooltoelagen toe te kennen en terug te vorderen. Ten slotte leveren de leerlingengegevens belangrijke beleidsinformatie, zoals schoolpopulatie, opleidingsbehoeftes en slaagkansen;
- De wettelijke basis van de oorspronkelijke gegevensverwerking is: de wet van 29 mei 1959 tot wijziging van sommige bepalingen van de onderwijswetgeving, de wet van 29 juni 1983 betreffende de leerplicht, artikel 39 van de bijzondere wet van 16 januari 1989 betreffende de financiering van de Gemeenschappen en de Gewesten, het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997, het decreet van 8 juni 2007 betreffende de studiefinanciering van de Vlaamse Gemeenschap, het decreet van 4 juli 2008 betreffende de werkingsbudgetten in het secundair onderwijs en tot wijziging van het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997 wat de werkingsbudgetten betreft.
AHOVOKS heeft de opgevraagde gegevens oorspronkelijk verzameld voor volgende doeleinden:
- AHOVOKS is belast met de berekening van de financiering van de centra voor volwassenenonderwijs en het verzamelen van beleidsinformatie. De wettelijke basis van de oorspronkelijke gegevensverwerking is: artikel 31 tot artikel 35 van het decreet van 15 juli 2007 betreffende het volwassenenonderwijs;
- AHOVOKS beheert de databank Hoger Onderwijs. De wettelijke basis van de oorspronkelijke gegevensverwerking is: artikel IV.90 van de Codex Hoger Onderwijs.
DOV zal de opgevraagde gegevens verwerken voor volgende doeleinden:
- DOV neemt de rol van verwerkingsverantwoordelijke voor het exploratie-instrument Columbus op zich, met dezelfde doelstellingen als vermeld in de machtiging VTC/30/2016 (punt 33-41). Het doeleinde is de ontwikkeling en implementatie van Xxxxxxxx als exploratie-instrument ter versterking van de studiekeuze naar het hoger onderwijs. Om het keuzeproces, de leer- en studievaardigheden, de affectieve en cognitieve factoren te kunnen interpreteren vanuit een aantal achtergrondgegevens van de respondenten moeten de gegevens uit de Columbus kunnen gerelateerd worden aan de verdere loopbaanbeslissingen en loopbaanprestaties van de jongere. De applicatie wordt beheerd door DOV. Dit is een beleidsondersteunende taak in de zin van artikel 30, §4, van het besluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie. De Vlaamse Universiteiten en Hogescholen Raad (VLUHR) treedt op als verwerker voor de verzameling van gegevens bij de betrokkenen (testafname met toestemming van de betrokkenen, met inbegrip van de koppeling met administratieve data en analyses). Aan de leerlingen werden enkel die identificatiegegevens gevraagd die moeten toelaten om de ingevulde vragenlijsten van het Columbus instrument te kunnen koppelen aan de databanken van het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming.
Het doeleinde voor de verdere verwerking is wetenschappelijk onderzoek of statistische doeleinden (zie machtiging VTC/30/2016, punt 38). Op deze verwerkingen geldt een uitzondering volgens artikel 5, 1, b), tweede zinsdeel van de algemene verordening gegevensbescherming: deze verwerkingen worden niet als onverenigbaar beschouwd met de oorspronkelijke doeleinden.
Artikel 3: De gevraagde persoonsgegevens en de categorieën en omvang van de gevraagde persoonsgegevens conform het proportionaliteitsbeginsel
De verschillende persoonsgegevens die worden meegedeeld, alsook de verantwoording van de proportionaliteit en de bewaartermijn van de gegevens zijn in essentie dezelfde als vermeld in de machtiging VTC/30/2016 (punt 43-44). Het zijn dezelfde gegevens in hoeverre deze nog in identieke hoedanigheid opgevraagd worden door AGODI en AHOVOKS. Indien door beleidswijzigingen ondertussen andere variabelen opgevraagd worden, worden deze aangepaste variabelen ook in de lijst opgenomen. In casu: GON en ION bestaan niet meer als maatregel. Specifieke onderwijsbehoeften van leerlingen kunnen nu gedetecteerd worden via de variabelen “verslag” en “gemotiveerd verslag”. De proportionaliteit voor deze aangepaste variabelen blijft ongewijzigd.
Het betreft ook persoonsgegevens als vermeld in artikel 9 van de algemene verordening gegevensbescherming (gezondheidsgegevens), op basis van de grondslag in artikel 9.2 j (wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden).
De gegevens worden opgevraagd op basis van het INSZ-nummer.
Ook de bewaartermijn van de gegevens is dezelfde als vermeld in de machtiging VTC/30/2016 (punt 54): zes jaar vanaf het moment van afname bij de proefpersonen in het laatste jaar secundair onderwijs; in geval de bevraging in het voorlaatste jaar secundair onderwijs plaatsvindt, wordt de termijn zeven jaar. De bewaartermijn omvat het jaar van afname van de test + standaard duurtijd bacheloropleiding (3 jaar) + 1 jaar om eventuele studievertraging in te calculeren + 1 jaar om volledige dataset te kunnen analyseren.
Databank secundair onderwijs (AGODI)
Exacte behoefte | Proportionaliteit |
Instellingsnummer Post Code | Onderzoek naar representativiteit qua geografische spreiding van responsgroep t.o.v. populatie. |
Soort inrichtende machten Onderwijsnetten | Onderzoek naar representativiteit van responsgroep tov populatie - onderzoek naar non respons en mogelijk bias in de antwoorden omwille van non respons. |
Onderwijsvormen Opleidingen Opleidingsvormen Rubrieken Soorten onderwijs Structuuronderdelen Studiegebieden Studierichtingen Voltijds/deeltijds Pedagogische methodes Ingeschreven mens is leerplichtig | Verschillende onderzoeken in Vlaanderen tonen aan dat het studiekeuzeproces (wat het voorwerp is van Columbus) moet bestudeerd worden in functie van een aantal onderwijskenmerken zoals onderwijsvorm, schooltype, enz. |
Talen Gezinstaal Leerling genereert gon-middelen Xxx leerling Verslag Gemotiveerd verslag | Gezinstaal, meertaligheid en functiebeperkingen werden in heel wat onderwijsloopbaan onderzoeken in Vlaanderen meegenomen als mogelijke verklarende variabele. Zeker voor de verbale tests (zoals opgenomen in Columbus) werd aangetoond dat dit een relevante verklarende variabele is. |
Nationaliteit GOK leerling Xxxx aan op kenmerk studietoelage | Deze gegevens moeten toelaten de opdracht uit te voeren, namelijk: het ontwikkelde instrument (Columbus) onderzoeken vanuit culturele en socio-economische achtergronden, dit |
Tikt aan op kenmerk buurt Opleidingsniveau moeder OKI = onderwijskansindicator Aandeel leerlingen op schoolniveau 3de graad dat aantikt op kenmerk buurt Aandeel leerlingen op schoolniveau 3de graad dat aantikt op kenmerk studietoelage Aandeel leerlingen op schoolniveau 3de graad dat aantikt op kenmerk gezinstaal Aandeel leerlingen op schoolniveau 3de graad dat aantikt op kenmerk opleidingsniveau moeder | onderzoek draagt bij tot een transparante interpretatie die de mogelijke negatieve invloed van dergelijke kenmerken op de studiekeuze in kaart brengt. |
Geslacht | Dit gegeven moet toelaten de opdracht uit te voeren, namelijk: het ontwikkelde instrument (Columbus) onderzoeken vanuit het kenmerk gender, dit om de mogelijke negatieve invloed van dit kenmerk op de studiekeuze in kaart te brengen. Bovendien heeft onderzoek in Vlaanderen aangetoond dat het keuzeontwikkelingsprofiel (wat het voorwerp is van Columbus) verschilt naargelang het geslacht, maar ook dat er geslachtsverschillen zijn op een aantal relevantie leer- en studievaardigheden. |
Geboortedatum Xxxxxxx studiebewijs Oriënteringsattesten 1ste jaar Oriënteringsattesten 2de jaar Oriënteringsattesten 3de jaar Oriënteringsattesten 4de jaar Oriënteringsattesten 5de jaar Oriënteringsattesten 6e jaar Uitreikingsdatum | Aan de hand van deze gegevens wordt de vroegere studieloopbaan zo goed als mogelijk gereconstrueerd. Zo wordt de variabele geboortedatum gebruikt om al dan niet schoolse vertragingen in kaart te brengen. De variabele ‘al dan geen achterstand’ en ‘vroegere schoolloopbaan’ blijkt in heel wat schoolloopbaan onderzoeken in Vlaanderen een relevante verklarende variabele te zijn. |
INSZ | Enkel nodig voor de koppeling, komt niet tot bij onderzoekers. |
Databank hoger onderwijs voor graduaatsopleidingen, bachelor- en masteropleidingen (AHOVOKS)
Exacte behoefte | Proportionaliteit |
Academiejaar Academiejaar generatiestudent Inschrijvingsdatum Kan studiebewijs behalen Soort contract Status Ingerichte Opleidingsvariëteit Vestiging | Deze variabelen worden gebruikt om de gekozen studierichting van de studenten zo goed als mogelijk in kaart te kunnen brengen en om de onderwijsloopbaan zo goed als mogelijk te kunnen opvolgen. De onderwijsloopbaan dient bestudeerd te worden in functie van de gegevens verzameld in de context van Columbus (zelfexploratie als onderdeel van het studiekeuzeproces). Onderzoek in Vlaanderen heeft uitgewezen dat de latere onderwijsloopbaan gerelateerd is aan een aantal indicatoren gemeten tijdens het keuzeproces. |
Afstudeerrichting Studiebewijsdatum | Om de validiteit van de metingen verzameld via Columbus te kunnen onderzoeken, wordt de onderwijsloopbaan van de studenten zo lang als mogelijk opgevolgd. |
Wijzigingsdatum Uitschrijvingsdatum Heroriëntatie | Om de validiteit van de metingen verzameld via Columbus te kunnen onderzoeken, dient de onderwijsloopbaan van de studenten opgevolgd te worden. Xxxxxxxxx van studierichting, uitschrijven uit een studierichting en heroriëntatie zijn belangrijke indicatoren van een onderwijsloopbaan. |
Geboortedatum | De variabele geboortedatum wordt gebruikt om al dan niet schoolse vertragingen in kaart te brengen. De variabele ‘al dan geen achterstand’ blijkt in heel wat schoolloopbanenonderzoek in Vlaanderen een relevante verklarende variabele te zijn. Deze variabele werd ook in de databank SO opgevraagd, maar wordt hier tevens gebruikt als controlevariabele bij de data cleaning (om eventueel verkeerde koppelingen op het spoor te kunnen komen). |
Geslacht | Dit gegeven moet toelaten de opdracht uit te voeren, namelijk: het ontwikkelde instrument (Columbus) onderzoeken vanuit het kenmerk gender, dit om de mogelijke negatieve invloed van dit kenmerk op de studiekeuze in kaart te brengen. Bovendien heeft onderzoek in Vlaanderen aangetoond dat het studiekeuzeproces (wat het voorwerp is van Columbus) verschilt naargelang het geslacht, maar ook dat er geslachtsverschillen zijn op een aantal relevantie leer- en studievaardigheden. |
Deze variabele werd ook in de databank SO opgevraagd, maar wordt hier tevens gebruikt als controlevariabele bij de data cleaning (om eventueel verkeerde koppelingen op het spoor te kunnen komen). | |
Functiebeperktheidssoort Functiebeperkt | Functiebeperkingen werden in heel wat onderwijsloopbaan onderzoeken in Vlaanderen meegenomen als mogelijke verklarende variabele. Zeker voor de verbale tests (zoals opgenomen in Columbus) is aangetoond dat dit een relevante verklarende variabele is. |
Beursstudent | Dit gegevens wordt gebruikt als indicator van SES en moet toelaten de opdracht uit te voeren, namelijk: het ontwikkelde instrument (Columbus) onderzoeken vanuit kenmerken culturele en socio-economische achtergronden, dit onderzoek draagt bij tot een transparante interpretatie die de mogelijke negatieve invloed van dergelijke kenmerken op de studiekeuze in kaart brengt. |
Saldo leerkrediet van de individuele student aantal opgenomen studiepunten aantal behaalde studiepunten CSE | Aan de hand van deze variabelen kan het al dan niet succesvol doorlopen van de gekozen studierichting hoger onderwijs in kaart gebracht worden. Dit is een belangrijke criteriumvariabele bij het onderzoek naar de predictieve validiteit van (een aantal onderdelen van) de Columbus proef. |
INSZ rijksregisternummer of bisnummer | Enkel nodig voor de koppeling, komt niet tot bij onderzoekers. |
Databank Hoger Beroepsonderwijs (HBO –DAVINCI bij AHOVOKS)
Vanaf het academiejaar 2019-2020 wordt het HBO5 (de graduaatsopleidingen) ingericht door de hogescholen. De gegevens rond de graduaatsopleidingen worden vanaf nu opgenomen in de datasets van het hoger onderwijs en volgen ook de datastructuur van DHO.
Omdat de cohortes vóór 2019-2020 nog verder longitudinaal moeten worden opgevolgd en er dus nog gegevens aan deze datasets worden toegevoegd én er de mogelijkheid moet zijn om terug te grijpen naar eerdere koppelingen, blijven de variabelen zoals ze tot 2019-2020 bestonden voor de graduaatsopleidingen opgenomen in het protocol.
Exacte behoefte | Proportionaliteit |
Identificatie: unieke identificatie van de plaatsing Inschrijvingsdatum: datum vanaf dewelke de plaatsing officieel een inschrijving werd Toewijzingsdatum: datum waarop de cursist en het centrum overeenkwamen dat de cursist zich zal inschrijven Stopzettingsdatum: datum wanneer beslist werd dat de cursist de module niet volgt. Stopzettingsmotivatie: reden waarom een plaatsing de plaatsingsstatus Niet Toegewezen, Niet Ingeschreven of Uitgeschreven heeft Uitschrijvingsdatum: datum vanaf dewelke de cursist de module niet meer volgt Adres postcode : postcode van het adres Werksituatie: werksituatie van de cursist op de inschrijvingsdatum Wijzigingsdatum ingerichte modulevariant: geeft aan wanneer de cursist overstapte naar een andere ingerichte modulevariant Wijzigingsdatum ingerichte opleidingsvariant: geeft aan wanneer de cursist overstapte naar een andere ingerichte opleidingsvariant Resultaatdatum: datum waarop de cursist een resultaat behaalde voor de module Evaluatieresultaat: geeft aan welk resultaat de cursist behaalde voor de plaatsing | Deze variabelen worden gebruikt om de gekozen opleiding van de studenten zo goed als mogelijk in kaart te kunnen brengen en om de onderwijsloopbaan zo goed als mogelijk te kunnen opvolgen. De onderwijsloopbaan dient bestudeerd te worden in functie van de gegevens verzameld in de context van Columbus (zelfexploratie als onderdeel van het studiekeuzeproces). Onderzoek in Vlaanderen heeft uitgewezen dat de latere onderwijsloopbaan gerelateerd is aan een aantal indicatoren gemeten tijdens het keuzeproces. Om de validiteit van de metingen verzameld via Columbus te kunnen onderzoeken, wordt de onderwijsloopbaan van de studenten zo lang als mogelijk opgevolgd. Wijziging van opleiding, uitschrijven uit een opleiding en heroriëntatie zijn belangrijke indicatoren van een onderwijsloopbaan, alsook het resultaat dat een student behaald in de gekozen opleiding na het SO. Aan de hand van deze laatste variabele kan het al dan niet succesvol doorlopen van de gekozen opleiding hoger onderwijs in kaart gebracht worden. Dit is een belangrijke criteriumvariabele bij het onderzoek naar de predictieve validiteit van (een aantal onderdelen van) de Columbus proef. |
Geboortedag Geboortejaar Geboortemaand | De geboortedatum wordt gebruikt om al dan niet schoolse vertragingen in kaart te brengen. De variabele ‘al dan geen achterstand’ blijkt in heel wat schoolloopbanenonderzoek in Vlaanderen een relevante verklarende variabele te zijn. Deze variabele werd ook in de databank SO opgevraagd, maar wordt hier tevens gebruikt als controlevariabele bij de data cleaning (om eventueel verkeerde koppelingen op het spoor te kunnen komen). |
Geboorteland Nationaliteit | Deze gegevens moeten toelaten de opdracht uit te voeren, namelijk: het ontwikkelde instrument (Columbus) onderzoeken |
vanuit culturele en socio-economische achtergronden, dit onderzoek draagt bij tot een transparante interpretatie die de mogelijke negatieve invloed van dergelijke kenmerken op de studiekeuze in kaart brengt. Deze variabele werd ook in de databank SO opgevraagd, maar wordt hier tevens gebruikt als controlevariabele bij de data cleaning (om eventueel verkeerde koppelingen op het spoor te kunnen komen). | |
Geslacht | De variabele geslacht moet toelaten de opdracht uit te voeren, namelijk: het ontwikkelde instrument (Columbus) onderzoeken vanuit het kenmerk gender, dit om de mogelijke negatieve invloed van dit kenmerk op de studiekeuze in kaart brengt. Bovendien heeft onderzoek in Vlaanderen aangetoond dat het studiekeuzeproces (wat het voorwerp is van Columbus) verschilt naargelang het geslacht, maar ook dat er geslachtsverschillen zijn op een aantal relevantie leer- en studievaardigheden. Deze variabele werd ook in de databank SO opgevraagd, maar wordt hier tevens gebruikt als controlevariabele bij de data cleaning (om eventueel verkeerde koppelingen op het spoor te kunnen komen). |
Familienaam | Deze variabele wordt hier gebruikt als controlevariabele bij de data cleaning (om eventueel verkeerde koppelingen op het spoor te kunnen komen). |
INSZ | Enkel nodig voor de koppeling, komt niet tot bij onderzoekers. |
Artikel 4: De categorieën van ontvangers en derden die mogelijks de gegevens eveneens verkrijgen
DOV zal de meegedeelde persoonsgegevens in het kader van de in artikel 2, 2°, vooropgestelde finaliteiten kunnen meedelen aan volgende categorie(ën) van ontvangers:
- Volgende diensten van DOV zullen toegang hebben tot de gevraagde persoonsgegevens:
o De persoonsgegevens van de verschillende bronnen worden gekoppeld en gepseudonimiseerd door de databeheerders van de databank beleidsinformatie, bij de stafdiensten van DOV. Deze personen doen geen analyses op deze persoonsgegevens;
o Analisten (maximaal 5 personen) krijgen toegang tot gepseudonimiseerde gegevens voor beleidsanalyses.
Enkel personen die omwille van hun functieprofiel deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun werk, krijgen toegang tot de informatie.
- Daarnaast zullen de gevraagde gegevens worden medegedeeld aan of ingezien door de Vlaamse Universiteiten en Hogescholen Raad (VLUHR) die als verwerker optreedt.
o De VLUHR is verantwoordelijk voor de testafname, in concreto de verzameling - met toestemming van de betrokkenen- van testresultaten bij de betrokkenen. De VLUHR vervult ook een helpdeskfunctie, bijvoorbeeld voor leerlingen die vastlopen in het testafnameproces of problemen hebben bij het downloaden van hun feedback.
o De VLUHR voert op basis van de gepseudonimiseerde datasets ook verdere analyses en onderzoek uit ten einde het instrument verder te ontwikkelen en verfijnen, en de testresultaten goed te kunnen interpreteren en verder wetenschappelijk te kunnen analyseren.
Met de VLUHR wordt een verwerkersovereenkomst en daarbij horende conformiteitsverklaring afgesloten.
Artikel 5. Periodiciteit van de mededeling en de duur van de mededeling
De persoonsgegevens zullen PERIODIEK worden opgevraagd. De gegevensuitwisseling dient tot verdere ontwikkeling en verfijning van het instrument en tot opvolging van de studieloopbaan van de leerlingen in het hoger onderwijs. Voor iedere afnamecohorte (elk schooljaar een nieuwe cohorte) worden de Columbusresultaten daartoe jaarlijks opnieuw gekoppeld aan variabelen uit de databanken van AGODI en AHOVOKS. De gegevens worden dus periodiek opgevraagd.
De mededeling van de persoonsgegevens gebeurt VOOR ONBEPAALDE DUUR omdat het instrument structureel zal gebruikt worden tot er anders beslist wordt.
Artikel 6: Beveiligingsmaatregelen
Op basis van de gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden volgende maatregelen getroffen ter beveiliging van de mededeling van de persoonsgegevens, vermeld in artikel 2:
- De gegevensoverdracht van VLUHR naar partijen en omgekeerd zal gebeuren op een beveiligde wijze. Het bestand met de geëncrypteerde data van het exploratie-instrument zal via een digitaal kanaal worden bezorgd. Het paswoord voor het decrypteren van dit bestand wordt uitsluitend telefonisch (SMS) meegedeeld aan de aangewezen contactpersonen.
- Voor de helpdeskfunctie heeft de VLUHR nood aan toegang tot alle gegevens. Deze toegang wordt gelogd.
De tussenkomst van de dienstenintegrator is niet nodig omdat reeds een hoog niveau van beveiliging gewaarborgd is. De extra tussenkomst van een dienstenintegrator betekent enkel een vertraging in het proces van gegevensuitwisseling en heeft geen meerwaarde. Bovendien is de taak van de dienstenintegrator rond de validatie van de rijksregisternummers niet langer nodig door de nieuwe inlogprocedure via eID. Hierdoor is de koppeling eenvoudiger geworden en heeft de tussenkomst van de dienstenintegrator geen meerwaarde meer.
DOV treft ten minste volgende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen ter beveiliging van de ontvangen persoonsgegevens bij verdere verwerking:
• Het departement houdt een register van de verwerkingsactiviteiten bij conform de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
• Het departement beschikt over een veiligheidsbeleid en -plan.
• De functionaris voor gegevensbescherming en de veiligheidsconsulent controleren of de verwerkingen gebeuren in overeenstemming met de bepalingen van de AVG en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
• De gegevens worden door DOV bewaard in een beveiligde SharePoint-omgeving waartoe enkel de bevoegde personeelsleden toegang hebben. Deze SharePoint-omgeving is een onderdeel van de SharePoint-omgeving van de Vlaamse Overheid en kent dezelfde beveiligingsregels. De werkplekdienstverlening garandeert de hoogste standaarden voor informatiebeveiliging, o.a. op het gebied van toegangsbeveiliging (MFA via ACM), encryptie van de data at rest en in motion en logging (end-to-end audit trail). De beveiliging van SharePoint wordt door de Vlaamse overheid centraal geregeld.
• De personeelsleden die toegang hebben tot de gegevens zijn statutair of contractueel gehouden tot vertrouwelijkheid.
• Er is een incidentenbeheerprocedure opgesteld en gecommuniceerd conform de AVG.
• Er is een inzage procedure opgesteld en gecommuniceerd conform de AVG.
DOV moet kunnen aantonen dat de in dit artikel opgesomde maatregelen werden getroffen. Op eenvoudig verzoek van AGODI of AHOVOKS moet DOV hiervan aan AGODI of AHOVOKS het bewijs overmaken.
DOV doet voor de verwerking van persoonsgegevens die het voorwerp zijn van voorliggend protocol, beroep op een verwerker of meerdere verwerkers, die afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen bieden opdat de verwerking aan de vereisten van de algemene verordening gegevensbescherming voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd. DOV sluit met alle verwerkers een verwerkersovereenkomst in overeenstemming met artikel 28 van de algemene verordening gegevensbescherming. Partijen bezorgen elkaar een overzicht van de verwerkers die de gevraagde gegevens verwerken, en actualiseren dit overzicht zo nodig.
Artikel 7: Kwaliteit van de persoonsgegevens
Zodra DOV één of meerdere foutieve, onnauwkeurige, onvolledige, ontbrekende, verouderde of overtollige gegevens in de persoonsgegevens, vermeld in artikel 3, vaststelt (al dan niet op basis van een mededeling van de betrokkene, meldt zij dat onmiddellijk aan AGODI of AHOVOKS die na onderzoek binnen 2 maand van de voornoemde vaststellingen de gepaste maatregelen binnen 4 maand treft en DOV daarvan vervolgens op de hoogte brengt.
Artikel 8: Sanctie bij niet-naleving
Onverminderd haar recht om een schadevergoeding te vorderen en in afwijking van artikel 5, 2°, kan AGODI of AHOVOKS dit protocol middels eenvoudige kennisgeving en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling eenzijdig beëindigen indien DOV deze persoonsgegevens verwerkt in strijd met hetgeen bepaald is in dit protocol, met de algemene verordening gegevensbescherming of met andere relevante wet- of regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
Artikel 9: Meldingsplichten
Partijen engageren zich in het licht van artikel 33 van de algemene verordening gegevensbescherming om elkaar via de functionarissen voor gegevensbescherming zonder onredelijke vertraging op de hoogte te stellen van elk gegevenslek dat zich voordoet betreffende de meegedeelde gegevens met impact op alle partijen en in voorkomend geval onmiddellijk gezamenlijk te overleggen teneinde alle maatregelen te nemen om de gevolgen van het gegevenslek te beperken en te herstellen. De partijen verschaffen elkaar alle informatie die ze nuttig of nodig achten om de beveiligingsmaatregelen te optimaliseren.
DOV brengt AGODI en AHOVOKS onmiddellijk op de hoogte van wijzigingen van wetgeving met impact op voorliggend protocol, zoals de finaliteit, proportionaliteit, frequentie, duurtijd enz. en in voorkomend geval van wijzigingen omtrent de verwerkers.
Artikel 10: Transparantie
Partijen informeren de betrokkenen, in het licht van het transparantiebeginsel van de algemene verordening, via publicatie van het protocol.
Dit protocol zal door AGODI, AHOVOKS en DOV worden gepubliceerd via xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Bij de registratie voor deelname aan Columbus worden de leerlingen individueel geïnformeerd en wordt bovendien hun toestemming gevraagd als waarborg voor transparantie. Van de leerlingen die geen toestemming geven, worden de testresultaten niet gekoppeld met variabelen uit onze administratieve databanken en worden de resultaten niet meegenomen bij verder onderzoek.
Artikel 11: Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
Dit protocol wordt beheerst door het Belgisch recht.
Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met dit protocol worden beslecht door de bevoegde rechtbank in Brussel.
Artikel 12: Inwerkingtreding en opzegging
Dit protocol treedt in werking op 1 februari 2021.
Partijen kunnen dit protocol schriftelijk opzeggen mits inachtneming van een opzegtermijn van 6 maanden.
Het protocol eindigt tevens van rechtswege wanneer er geen rechtsgrond meer bestaat voor de gevraagde doorgifte van persoonsgegevens.
Opgemaakt te Brussel, op 27 januari 2021, in evenveel exemplaren als dat er partijen zijn.
Getekend door:Xxxxxxx Xxxxxxxx (Signat Getekend op:2021-01-28 17:02:05 +01:0
Reden:Ik keur dit document goed
Xxxxxxx Xxxxxxxx Administrateur-generaal
Agentschap voor Onderwijsdiensten
Getekend door:Xxx Xxxxxxxxx (Signatur Getekend op:2021-02-01 17:18:30 +01:0
Reden:Ik keur dit document goed
Xxx Xxxxxxxxx Secretaris-generaal
Departement Onderwijs en Vorming
Getekend door:Xxxxx Xxxxxxxxxx (Signatu Getekend op:2021-02-01 16:58:19 +01:0
Reden:Ik keur dit document goed
Xxxxx Xxxxxxxxxx Administrateur-generaal
Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen