Samenvatting
Samenvatting
Collegevoorstel
Naar aanleiding van de aanbesteding voor het evenement Magisch Maastricht op het Vrijthof is de concessie voor de periode 2016-2019 gegund aan stichting Winterevents Maastricht. De gemeente heeft volgens het beschrijvend document de mogelijkheid om de contractperiode met 2 x 1 jaar te verlengen. Op 8 februari 2019 heeft het College van B&W per brief aan stichting Winterevents Maastricht laten weten dat deze periode voor Magisch Maastricht op het Vrijthof editie 2020 voorwaardelijk wordt verlengd. Dit onder de nadrukkelijke voorwaarde dat aan de overeenkomst en meer in het bijzonder aan de voorwaarden in paragraaf 2.1.1 van het beschrijvend document wordt voldaan door de stichting.
Dit collegevoorstel betreft de toets van voorwaarden en het advies om de gunning te verlengen tot en met de editie 2020.
Beslispunten
Instemmen met:
1. Het verlengen van de contractperiode van Magisch Maastricht op het Vrijthof tot en met de editie 2020, dit onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat:
• Voldaan blijft worden aan de van de overeenkomst (zoals beschreven in het
beschrijvend document VIA2015065KA d.d. 2 december 2015);
• Het kwaliteitsniveau voor de editie 2020 tenminste dat van de editie 2019 zal zijn;
• Dat de gemeente dit wil beoordelen op basis van een door stichting Winterevents Maastricht in te dienen plan voor de editie 2020, met aandacht voor de aandachtspunten uit de evaluatie en voor zover dat afwijkt van de editie 2019;
• Dit plan uiterlijk op 1 juni 2020 in bezit van de gemeente dient te zijn.
Besluit Burgemeester en Wethouders 31 maart 2020:
Confom.
Verlenging gunning aanbesteding Magisch Maastricht op het Vrijthof - editie 2020 1
Collegedatum: Registratienummer: Portefeuillehouder: Behandelend ambtenaar:
1. Aanleiding
Op 8 februari 2019 heeft het College van B&W een aangetekende brief verstuurd aan stichting Winterevents Maastricht met als onderwerp de verlenging van de concessie Magisch Maastricht. In deze brief wordt door het College van B&W aan de stichting medegedeeld dat de verlenging tot en met de editie 2020 voorwaardelijk wordt gelicht en zodoende de concessieovereenkomst (voorwaardelijk) wordt verlengd tot en met editie 2020. De verlenging vindt plaats onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat aan alle voorwaarden en verplichtingen uit de overeenkomst wordt voldaan en blijft voldoen aan de (verlengde) looptijd van de overeenkomst.
Collegevoorstel
Dit collegevoorstel betreft de toetsing van de voorwaarden voor de verlenging van de contractperiode voor Magisch Maastricht op het Vrijthof tot en met de editie 2020.
2. Context
Naar aanleiding van de aanbesteding voor het evenement Magisch Maastricht op het Vrijthof is de concessie voor de periode 2016-2019 gegund aan stichting Winterevents Maastricht. De gemeente heeft volgens het beschrijvend document de mogelijkheid om de gunning met 2 x 1 jaar te verlengen. Op 8 februari 2019 heeft het College van B&W per brief aan stichting Winterevents Maastricht laten weten dat de verlenging van de contractperiode voor Magisch Maastricht op het Vrijthof tot en met editie voorwaardelijk wordt verlengd. Dit onder de nadrukkelijke voorwaarde dat aan alle voorwaarden en verplichtingen wordt voldaan door de stichting.
3. Gewenste situatie
De gemeente kan volgens het beschrijvend document de gunning met 2 x 1 jaar verlengen. Na de editie 2020 zal opnieuw door de gemeente bepaald moeten worden of de contractperiode voor Magisch Maastricht op het Vrijthof verlengd kan worden tot en met 2021.
Xxxxxxxxx Advocaten is gevraagd te adviseren aan welke voorwaarden voldaan moet worden om de concessie voor Magisch Maastricht op het Vrijthof voor de editie 2020 te verlengen (zie vertrouwelijke bijlage). Op grond van de overeenkomst zijn er drie voorwaarden waaraan voldaan dient te zijn om tot verlenging over te kunnen gaan. Deze voorwaarden zijn benoemd in paragraaf
2.1.1 van het beschrijvend document:
• Binnen 2 maanden, tenzij anders overeengekomen, na afloop van Magisch Maastricht is voldaan aan alle (betaling)verplichtingen (precario, stroom, huur chalets) jegens de gemeente;
Collegevoorstel
Aan alle (betaling) verplichtingen (precario, stroom, huur chalets) jegens de gemeente is voldaan. De stroomrekening voor de editie 2018 is onderwerp van gesprek geweest tussen stichting Winterevents Maastricht en de gemeente Maastricht. De gemeente heeft deze rekening on hold gezet in afwachting van deze gesprekken. Uiteindelijk zijn de stichting en de gemeente overeengekomen hoe het proces voor de schadeafhandeling vormgegeven zal worden. Naar aanleiding hiervan heeft stichting Winterevents Maastricht de stroomrekening voor editie 2018 in februari 2020 voldaan.
Dit betekent dat deze voorwaarde geen belemmering vormt voor het verlengen van de contractperiode.
• Op opdrachtnemer dient gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst geen van de situaties zoals beschreven in paragraaf 5.3 van dit beschrijvend document van toepassing te zijn;
De gemeente heeft vanwege de gevoeligheid van en aandacht voor dit dossier (in het verleden) ervoor gekozen om deze voorwaarde opnieuw te toetsen. Hiertoe zijn alle vereiste Eigen Verklaringen ex afdeling 2.3.4 Aanbestedingswet 2012 opnieuw opgevraagd bij stichting Winterevents Maastricht. Met uitzondering van de geschiktheidseisen met betrekking tot het organiseren van een groot evenement van minimaal 12 dagen met meerdere sfeervolle onderdelen. De edities 2016-2019 van Magisch Maastricht op het Vrijthof zijn hiervoor voldoende referentie. Uit de toetsing van de bewijsstukken door de adviseur aanbesteden en inkoop blijkt dat geen van de situaties zoals beschreven in paragraaf 5.3 van het beschrijvend document van toepassing zijn.
Dit betekent dat deze voorwaarde geen belemmering vormt voor het verlengen van de contractperiode.
• de uitkomsten van de jaarlijkse evaluatie geen aanleiding geeft tot ingrijpende veranderingen van het evenement op het Vrijthof, te beoordelen door de het projectteam Magisch
Maastricht‟. In dit team zitten vertegenwoordigers van de gemeente Maastricht, VVV Maastricht-Marketing en Centrummanagement Maastricht.
De conclusie van de evaluatie van het projectteam voor de editie 2019 is:
• De uitkomsten van de jaarlijkse evaluatie van het projectteam Magisch Maastricht (zie bijlage) en het bezoekersonderzoek (zie bijlage) laten zien dat het stadsbrede evenement Magisch Maastricht en Magisch Maastricht op het Vrijthof een succes zijn. Door het projectteam is aangegeven dat er geen grote ingrijpende veranderingen nodig zijn. Wel is tijdens de evaluatie naar voren gekomen dat er belangrijke aandachtspunten zijn voor de editie 2020.
• Door het projectteam Magisch Maastricht (inclusief de gemeente) en door stichting
Collegevoorstel
Winterevents is aangegeven dat zij over deze aandachtspunten met elkaar in gesprek gaan. Dit om gezamenlijk te onderzoeken hoe (nog) meer gestuurd kan worden op spreiding van de drukte in de binnenstad in tijd en ruimte, welke (aanvullende) maatregelen er genomen kunnen worden in het kader van de bereikbaarheid van/rondom het Vrijthof en of en welke mogelijkheden er zijn om eventuele aanvullende (culturele) activiteiten te organiseren (die aansluiten bij de brandfilter van Maastricht Marketing en bij het thema van Magisch Maastricht voor de editie 2020).
• Dit gezamenlijke gesprek is van belang om te voorkomen dat de drukte in de stad geen afbreuk gaat doen aan de uitstraling van de stad. En er tegelijkertijd voor te zorgen dat de economische waarde van het evenement voor de stad groot blijft.
Dit betekent dat deze voorwaarde geen belemmering vormt voor het verlengen van de contractperiode.
4. Effect op duurzaamheid en/of gezondheid
n.v.t.
5. Effect op de openbare ruimte
Het Vrijthof is het terrein voor het evenement Magisch Maastricht op het Vrijthof. De voorwaarden waaronder dit gebeurd en waaronder de openbare ruimte gebruikt kan worden, zijn opgenomen in de overeenkomst tussen gemeente en stichting Winterevents Maastricht.
6. Personeel en organisatie
Net als tijdens de edities 2016-2019 zal tijdens de editie 2020 inzet van de gemeente gevraagd worden met betrekking tot aspecten die behoren tot gemeentelijke taken voor de realisatie van dit evenement.
Verder zal inzet van de gemeentelijke organisatie gevraagd worden voor wat betreft het samen in gesprek gaan over de aandachtspunten zoals deze in de evaluatie door het projectteam zijn verwoord.
7. Informatiemanagement en automatisering
n.v.t.
8. Financiën
Collegevoorstel
n.v.t.
9. Aanbestedingen
De aanbesteding voor Magisch Maastricht op het Vrijthof is gegund aan stichting Winterevents voor de periode 2016-2019. In het beschrijvend document staat dat de gemeente contractperiode van Magisch Maastricht op het Vrijthof na de editie 2019 met 2 x 1 jaar kan verlengen (dit betreft dus de jaren 2020 en 2021).
De plannen van aanpak voor de edities 2016 en de vooruitblik hoe mogelijk editie 2017-2019 vorm te geven zijn door stichting Winterevents bij de aanbesteding ingediend. In de overeenkomst met stichting Winterevents Maastricht is alleen vastgelegd dat er verlengd kan worden indien aan de drie voorwaarden wordt voldaan, maar niet wat die verlenging dan exact inhoudt.
Het advies bij het besluit om de contractperiode van Magisch Maastricht op het Vrijthof tot en met de editie 2020 te verlengen, is om dit onder de uitdrukkelijke voorwaarde te doen dat:
• Voldaan blijft worden aan de van de overeenkomst (zoals beschreven in het beschrijvend
document VIA2015065KA d.d. 2 december 2015);
• Het kwaliteitsniveau voor de editie 2020 tenminste dat van de editie 2019 zal zijn;
• Dat de gemeente dit wil beoordelen op basis van een door stichting Winterevents Maastricht in te dienen plan voor de editie 2020, met aandacht voor de aandachtspunten uit de evaluatie en voor zover dat afwijkt van de editie 2019;
• Dit plan dient uiterlijk op 1 juni 2020 in het bezit van de gemeente dient te zijn.
Enerzijds geeft dit stichting Winterevents Maastricht de vrijheid aanpassingen te doen binnen de kaders van de overeenkomst. Anderzijds heeft de gemeente de mogelijkheid voortijdig te checken of het evenement niet wordt ‘uitgekleed’ door stichting Winterevents Maastricht.
10. Participatie tot heden
In het beschrijvend document wordt het projectteam Magisch Maastricht genoemd. Dit team bestaan uit Maastricht-Marketing, Centrummanagement Maastricht en de gemeente (team economie en cultuur). Voor wat betreft de evaluatie is ook input meegenomen vanuit Maastricht Sport, team Mobiliteit, team V&L, team Onderzoek & Statistiek, gemeentelijk adviseur aanbesteden & inkoop.
Collegevoorstel
Daarnaast heeft de gemeente met stichting Winterevents een kort (eerste) gesprek gehad over de aandachtspunten die naar aanleiding van de evaluatie naar voren zijn gekomen. Tot slot heeft Xxxxxxxxx Advocaten een actueel advies uitgebracht over de verlenging van de contractperiode van Magisch Maastricht op het Vrijthof voor de editie 2020.
11. Voorstel
Het voorstel aan het College van B&W is om in te stemmen met:
1. Het verlengen van de contractperiode van Magisch Maastricht op het Vrijthof tot en met de editie 2020, dit onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat:
• Voldaan blijft worden aan overeenkomst (zoals beschreven in het beschrijvend
document VIA2015065KA d.d. 2 december 2015);
• Het kwaliteitsniveau voor de editie 2020 tenminste dat van de editie 2019 zal zijn;
• Dat de gemeente dit wil beoordelen op basis van een door stichting Winterevents Maastricht in te dienen plan voor de editie 2020, met aandacht voor de aandachtspunten uit de evaluatie en voor zover dat afwijkt van de editie 2019;
• Dit plan uiterlijk op 1 juni 2020 in bezit van de gemeente dient te zijn.
12. Uitvoering, evaluatie en vervolg
Als het College van B&W instemt met het verlengen van de contractperiode van Magisch Maastricht op het Vrijthof tot en met de editie 2020 en de geadviseerde voorwaarden, dan zal dit conform voorwaarden uit het beschrijvend document uiterlijk op 1 april 2020 aan stichting Winterevents Maastricht medegedeeld moeten worden door de gemeente.
Na de editie 2020 zal opnieuw door de gemeente bepaald moeten worden of de contractperiode voor Magisch Maastricht op het Vrijthof verlengd kan worden tot en met 2021.