AHOVOKS

functiebeschrijving en selectiereglement

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

AHOVOKS

zoekt

TIJDELIJKE DOSSIERBEHANDELAARS

NARIC & Hoger en Volwassenenonderwijs

contractueel Niveau: B Rang: B1

Graad: Deskundige

Met standplaats: Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx (Xxxxxxx) Vacaturenummer:

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

1 DE VACATURE IN HET KORT

We zijn op zoek naar drie tijdelijke dossierbeheerders, twee voor NARIC en één voor Hoger en Volwassenonderwijs.

Binnen de afdeling Toelagen en Erkenningen is het team NARIC-Vlaanderen op zoek naar twee tijdelijke dossierbehandelaars voor de erkenning van buitenlandse diploma’s. Heb je interesse in buitenlandse onderwijssystemen? Xxx je een teamspeler en op zoek naar een job waar samenwerken centraal staat? Xxxxxx je niet terug voor administratief werk via een digitale flow? Xxx is deze functie vast iets voor jou!

Als dossierbehandelaar bij de afdeling Hoger en Volwassenenonderwijs ben je een vaste contactpersoon voor het beheer van personeelsdossier voor zowel de centra voor volwassenenonderwijs (CVO), de centra voor basiseducatie (CBE) en de hogescholen. In een team van dossierbehandelaars zal je onder meer diverse betalingsopdrachten uitvoeren, gegevens beheren en verzamelen, informatie uitwisselen, etc.… Zo draag je bij aan de maatschappelijke opdracht van het hoger- en volwassenenonderwijs.

We zijn op zoek naar gemotiveerde kandidaten. Het inwerken in de materie gebeurt vooral ‘on the job’.

Lijkt dit iets voor jou? Aarzel dan niet en solliciteer vandaag nog!

2 FUNCTIECONTEXT

AHOVOKS heeft als missie het garanderen en stimuleren van kwalificatiegericht, levenslang en levensbreed leren voor iedereen.

Het agentschap heeft tot taak:

1. Het verzorgen van kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening aan instellingen en personeelsleden uit het hoger onderwijs en volwassenenonderwijs.

2. Het verzorgen van kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening aan burgers voor:

- het toekennen van studietoelagen;

- het erkennen van gelijkwaardigheden van studie- en kwalificatiebewijzen;

- het organiseren van examens met het oog op het behalen van een toelatingsattest, studie- of kwalificatiebewijs;

- het toekennen van premies aan cursisten uit het volwassenenonderwijs.

3. In nauwe samenwerking met belanghebbenden in het onderwijsveld en op de arbeidsmarkt instaan voor de kwaliteitsvolle en transparante processen die leiden tot einddoelen, beroeps- en onderwijskwalificaties, opleidingen en EVC-standaarden.

4. De kwaliteitsvolle ondersteuning van controle- en beroepsinstanties bij de autonome uitvoering van hun bevoegdheden.

Bij het uitvoeren van de taken zet het agentschap in op maximale digitalisering en gegevensuitwisseling met het oog op efficiëntie en klantgerichtheid.

Het NARIC-team is verantwoordelijk voor het erkennen van de gelijkwaardigheid van buitenlandse studiebewijzen. Elk jaar behandelt NARIC ongeveer 5.000 aanvragen.

3 TAKENPAKKET

3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE

Als dossierbehandelaar NARIC behandel je de aanvragen voor het bekomen van een gelijkwaardigheid van een buitenlands kwalificatiebewijs . De dossierbehandelaar checkt in eerste instantie de ingediende erkenningsdossiers op volledigheid en eventuele onregelmatigheden, vervolgens maakt hij/zij een voorstel van beslissing op of een vraag om adviesverlening. De dossierbehandelaars werken in kleine regioteams. De workflow is gedigitaliseerd. De functie vereist opbouw van deskundigheid inzake buitenlandse onderwijssystemen en een hoge mate van interpretatie van gegevens.

Als dossierbehandelaar bij de afdeling Hoger en Volwassenenonderwijs ben je een vaste contactpersoon voor het beheer van personeelsdossier voor zowel de centra voor volwassenenonderwijs (CVO), de centra voor basiseducatie (CBE) en de hogescholen. Je zal onder meer diverse betalingsopdrachten uitvoeren, gegevens beheren en verzamelen, informatie uitwisselen, etc.…

3.2 RESULTAATSGEBIEDEN

Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

1) Voor NARIC:

Resultaat

Voorbeelden van activiteiten

Vervollediging dossiers

Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle

noodzakelijke dossierelementen.

- Je vervolledigt digitale dossiers en gaat na of er documenten ontbreken,

- …

Analyse

Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren.

Context:

Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, …

- Je onderzoekt of de gelijkwaardigheidsaanvraag voldoet aan de reglementering,

- Je toetst de aanvraag aan procedures en gaat na of er onregelmatigheden zijn in de aanvraag,

- Je analyseert alle relevante elementen in het dossier en interpreteert ze,

- Als er bijkomende informatie nodig is, vraag je die op bij de aanvrager of bij derden,

- Je biedt ondersteuning aan adviesverleners bij het erkenningsonderzoek,

(Voorstel van) beslissing

(Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (xxx.xx functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier.

- Je maakt een beslissing op basis van eigen expertise of je vraagt een advies op bij een expert uit het onderwijsveld,

- Je toetst of het uitgebrachte advies van de expert voldoet aan de internationaal vastgelegde criteria voor de motivering van een erkenningsbeslissing,

- Je bezorgt het voorstel van beslissing binnen de vastgelegde termijn aan de bevoegde instantie en aan de aanvrager na ondertekening,

Communicatie en contacten

Xxxxxx de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier.

- Je beantwoordt vragen over het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk op een transparante manier,

- Je licht de beslissing aan de klant toe als dit nodig is,

- Je werkt mee aan de uitbouw van communicatie- instrumenten van de dienst (website),

- nieuwsbrief, …),

- Je werkt mee aan evenementen (conferenties,

presentaties, onthaal van organisaties, …),

- Je bouwt mee aan een netwerk van relevante contactpersonen,

- …

Kennis m.b.t. het vakgebied

Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren.

- Je bouwt de nodige kennis en informatie op door studie en onderzoek (informatie van internationale organisaties, universiteiten, gespecialiseerde tijdschriften, …),

- Je neemt deel aan interne overlegmomenten, nationale en internationale conferenties, cursussen, werkgroepen,

- Je werkt mee aan eigen informatie- en vormingsactiviteiten van NARIC-Vlaanderen (cursussen,…) voor derden,

- Je volgt trends en evoluties in het vakgebied op,

- Je neemt deel aan projecten,

- Je deelt kennis met het team en daarbuiten

(presentaties, vorming, rapportering…),

- Je levert vanuit ervaring een bijdrage tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures,

- …

Opvolging

Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd.

- Je volgt de uitvoering van de beslissing op,

2) Voor Hoger en Volwassenonderwijs:

Resultaat

Voorbeelden van activiteiten

Gegevensverzameling

Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.

• Ontbrekende gegevens opzoeken

• Gegevens verwerken in het personeelsdossier

• Extra informatie opvragen voor de vervollediging van een dossier

• Correcties vragen op foutieve opdrachtenpakketten

• …

Controle van gegevens

Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden.

• Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren

• Vaststellen van foutieve zendingen en voorstellen doen tot de correctie hiervan

• Controleren of aanstellingen in overeenstemming zijn met het statuut

• …

Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers

Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren.

• Salarisberekeningen uitvoeren

• Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen

van dossiers, bestanden, documenten, …

• Uitzoeken hoe wetgeving correct moet toegepast worden

• Aanvragen verwerken

• Afhandelen van de agendapunten van de instellingen waarvoor men de dossierbehandeling verzorgt

• …

Informatie-uitwisseling

Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren.

• Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren

• Fungeren als aanspreekpunt voor klanten

• Rapporteren over de stand van zaken aan de leidinggevende

• Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen

• Bespreken van dossiers met collega’s

• …

Werkrelaties

Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen.

• Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. collega’s van andere onderwijsniveaus, instellingen van de sociale zekerheid,…

• Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen

• Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier

• Relevante informatie delen met collega’s

• Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten

• Samenwerken aan verbeterprojecten

• …

Optimalisatie van de werking/beleid

Naar aanleiding van nieuwe wetgeving en knelpunten, aanpassingen voorstellen van procedures, processen of werkwijzen met als doel de efficiëntie te verhogen.

• Het opmaken van procedures om de afhandeling van agendapunten, vragen,… voor het team te optimaliseren

• Het communiceren van nieuwe of moeilijke regelgeving naar de onderwijsinstellingen

• Verbeterpunten voorstellen voor de verwerking van individuele dossiers

• …

4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN

Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde(n)1:

1) Je hebt een bachelor diploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00 .

Je kunt ook deelnemen aan de selectie als je binnenkort afstudeert en binnen 1 maand na uiterste inschrijvingsdatum het gevraagde diploma behaalt. Je kunt de functie alleen opnemen als je op het moment van de indiensttreding je diploma effectief behaald hebt.

Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/

Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald of je hebt geen diploma behaald dat overeenstemt met het niveau van de functie (bijvoorbeeld omdat je in aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs of ervaringsbewijs), moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).

Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:

Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx).

1 Optioneel:: Kandidaten die eerder ontslagen werden in dezelfde functie als de vacante functie kunnen gedurende een periode van 5 jaar niet opnieuw kandideren.

COMPETENTIES

Technische competenties

• Je hebt een grondige kennis van het gebruik van Office 365 toepassingen (Excel, Word, Outlook, SharePoint)

• Bijkomend voor NARIC: Je hebt kennis van het Engels en/of Frans (basis).

Pluspunten (geen vereiste)

Voor NARIC:

• Je hebt kennis van andere talen (Arabisch, Russisch, …)

• Je hebt kennis van Vlaamse en buitenlandse onderwijssystemen

• Je hebt ervaring met dossierbehandeling

Voor Xxxxx en Volwassenenonderwijs:

• Je hebt kennis van het onderwijs en de onderwijsregelgeving

• Je hebt beroepservaring als dossierbeheerder

• Je hebt beroepservaring in personeelsadministratie

Persoonsgebonden competenties

• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)

• Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)

• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)

• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)

• Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)

Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx .

4.2 TOELATINGSVOORWAARDEN

Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;

2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;

3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

5 AANBOD

• Je krijgt een contract van bepaalde duur (tot 31/12/2024), verlenging mogelijk.

• Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.

• Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.

• Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.

• Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets wordt vergoed door de werkgever.

• Je krijgt de mogelijkheid om van thuis uit te werken.

• Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordelig tarief aansluiten.

• Je ontvangt maaltijdcheques van 8 euro per gewerkte dag. 6,91 euro wordt door de werkgever

betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.

• Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.779,86 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.

• Je eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

6 SELECTIEPROCEDURE

6.1. MODULE 1: eerste screening

6.1.1. CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden

Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.

De cv-screening vindt plaats op woensdag 22 mei 2024 (datum onder voorbehoud).

6.1.2. Voorselectie op basis van standaardvragenlijst

Door middel van een standaardvragenlijst beoordeelt een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria:

• Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen

• Eerste toetsing van je technische competenties en pluspunten

De beoordeling gebeurt op woensdag 22 mei 2024 (datum onder voorbehoud).

Deze voorselectie is eliminerend. Alleen wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 5 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module. Bij gelijkheid van scores kunnen dat er meer zijn. Als een van de 5 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.).

6.2. MODULE 2: screening persoonsgebonden competenties

Door middel van een interview en persoonlijkheidsvragenlijst worden volgende competenties getest:

• Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1)

• Samenwerken (niveau 1)

• Analyseren (niveau 1)

• Klantgerichtheid (niveau 1)

• Zorgvuldigheid (niveau 1)

Deze module vindt digitaal plaats tijdens de week van 27 mei 2024 (datum onder voorbehoud).

6.3. MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING

Op basis van een jurygesprek beoordelen afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria:

• Je motivatie

• Je visie op en inzicht in de functie

• Je technische competenties

• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie

Deze module is eliminerend en vindt (samen met module 2) In Brussel plaats op woensdag 5 juni (datum onder voorbehoud).

Op basis van het verkregen totaalbeeld (bij de resultaten van module 2 en 3) word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.

Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement.

6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN

Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?

Solliciteer ten laatste op 21 mei 2024 via het online formulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.

Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na.

Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie.

Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx . Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of per post naar: AHOVOKS – Ondersteunende Dienst – HR, Xxxxxx Xxxxxx XX -xxxx 00, 0000 Xxxx-Xxxxx-xxx-Xxxx.

Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum hebt ingediend (zo nodig met een kopie van je diploma). Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs.