Bestek

Openbare procedure

Besteknummer : 1909011

Raamovereenkomst stockage, handling en distributie van drukwerk en gadgets alsook added value activiteiten

Opening offertes:

24 oktober 2019 om 10u00

Toerisme Limburg vzw Xxxxxxxxxxxxxxxxx 0

0000 XXXXXXX

INHOUDSTAFEL

I.1 Voorwerp en aard van de opdracht 4

I.2 Duur van de overeenkomst 4

I.3 Aanbestedende overheid 4

I.4 Bijkomende informatie 4

I.4.1 Online forum 4

I.5 Niet-exclusiviteit 4

I.6 Indiening van offertes 5

I.6.1 Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes 5

1.6.2 Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte 6

I.7 Leidende dienst - leidend ambtenaar 6

I.8 Beschrijving van de te presteren diensten 6

I.9 Documenten van toepassing op de opdracht 6

1.9.1. Wetgeving 6

1.9.2. Opdrachtdocumenten 7

1.9.3. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen 7

I.10 Offertes 7

1.10.1 In de offerte te vermelden gegevens 7

1.10.2 Geldigheidsduur van de offerte 8

1.10.3 Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden 8

1.10.4 Opties en varianten 8

I.11 Prijzen 8

1.11.1 Prijzen 8

1.11.2 Prijsherzieningclausule 9

I.12 Selectie 9

1.12.1 De selectie 9

1.12.2 Uitsluitingscriteria 9

1.12.3 De kwalitatieve selectie 10

1.12.4 Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver 10

I.13 Uniform Europees Aanbestedingsdocument 11

1.14 Regelmatigheid van de offertes 11

1.15 Gunningscriteria 11

1.16 Borgtocht 14

1.17 Wijziging tijdens de uitvoering van de opdracht 15

1.17.1 Vervanging van de opdrachtnemer 15

1.17.2 Heffingen die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag 15

1.17.3 Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer 16

1.17.4 Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer 17

1.17.5 Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer 17

1.17.6 Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten bij de uitvoering 18

I.18 Uitvoering van de diensten 19

1.18.1 Termijnen en clausules 19

1.18.2 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten 19

1.18.3 Nazicht van de uitgevoerde diensten 19

I.19 Facturatie en betaling 19

1.19.1 Facturatie 19

1.19.2 Betaling 19

I.20 Aansprakelijkheid van de dienstverlener 20

1.20.1 Aansprakelijkheid van de dienstverlener 20

1.20.2 Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener 20

I.21 Anti-discriminatiewetgeving 20

I.22 Xxxx verschuldigd aan werknemers 21

I.23 Illegaal verblijvende onderdanen 22

I.24 Geschillen 23

II. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 24

II.1 Omschrijving project 24

II.2 Omschrijving opdracht 24

III. OFFERTEFORMULIER 28

IV. INVENTARIS 30

ALGEMENE BEPALINGEN

I.1 Voorwerp en aard van de opdracht

De onderhavige opdracht betreft een opdracht van diensten en beoogt het afsluiten van een raamovereenkomst aangaande de stockage, handling en distributie van drukwerk en gadgets alsook added value activiteiten. De opdracht zal toegewezen worden via de openbare procedure.

Deze opdracht omvat één enkel perceel. Om een vlotte en snelle dienstverlening aan te bieden is het aangewezen dat de volledige logistiek in handen is van één dienstverlener. Dit vanaf het moment dat het drukwerk en gadgets door de leverancier in het magazijn geleverd worden totdat ze bij de aanvrager geleverd zijn, volgens de door Toerisme Limburg aangeleverde bestellingen.

Dit is een opdracht tegen prijslijst.

I.2 Duur van de overeenkomst

De opdracht is jaarlijks opzegbaar en heeft een maximale duur van 4 jaar. De opdracht begint op 1 januari 2020 en eindigt ten laatste op 31 december 2023.

I.3 Aanbestedende overheid

De aanbestedende overheid is Toerisme Limburg vzw, vertegenwoordigd door Xxxxxx Xxxx, directeur, Xxxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx.

Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij Xxxxxxxx Xxxxx (xxxxxxxx.xxxxx@xxxxxxx.xx)

Zolang de aanbestedende overheid geen beslissing heeft genomen over, naargelang het geval, de selectie, de regelmatigheid van de offertes, de gunning van de opdracht of de beslissing om af te zien van de gunning van de opdracht, hebben de inschrijvers of derden geen toegang tot de documenten betreffende de plaatsingsprocedure, met name de offertes en de interne documenten van de aanbesteder.

I.4 Bijkomende informatie

I.4.1 Online forum

Elke vraag met betrekking tot deze opdracht kan uitsluitend gesteld worden door middel van het forum bij de aankondiging van de opdracht, toegankelijk via de site xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.

De vragen kunnen ten laatste gesteld worden op dinsdag 08 oktober 2019.

De aanbestedende overheid zal, ten laatste 6 kalenderdagen voor de uiterste indiendatum van de offertes, de antwoorden op de vragen op het forum publiceren.

I.5 Niet-exclusiviteit

De opdrachtnemer verkrijgt door de sluiting van de opdracht geen exclusief recht om alle opdrachten zoals deze die het voorwerp uitmaken van dit bestek, uit te voeren.

Toerisme Limburg kan bijgevolg gelijkaardige diensten laten uitvoeren door anderen dan de opdrachtnemer of door haar eigen diensten.

De opdrachtnemer kan hierdoor geen aanspraak maken op enige vergoeding.

I.6 Indiening van offertes

I.6.1 Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes

Behalve eventuele varianten mag elke inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. Elke deelnemer aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver. De deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten diegene aanduiden die de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.

De aanbestedende overheid verplicht het toepassen van elektronische middelen op straffe van nietigheid van de offerte.

De offertes moeten ten laatste op donderdag 24 oktober 2019 om 10u00 in het bezit zijn van de aanbestedende overheid.

De communicatie en de informatieuitwisseling tussen de aanbesteder en de ondernemers, met inbegrip van de elektronische indiening en ontvangst van de offertes dient, in alle fasen van de plaatsingsprocedure, plaats te vinden met behulp van elektronische communicatiemiddelen.

De elektronische offertes moeten verstuurd worden via de internetsite xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/, die de naleving waarborgt van de voorwaarden bepaald in artikel 14, §6 en §7 van de wet van 17 juni 2016.

De aanbestedende overheid maakt de inschrijvers achtzaam op het feit dat een offerte verzonden via mail niet correspondeert met de voorwaarden van artikel 14, §6 en §7 van de wet van 17 juni 2016.

Door zijn offerte via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte geregistreerd worden.

Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de e-procurement helpdesk op het nummer: x00 (0)0 000 00 00.

1.6.2 Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte

De wijzigingen of intrekking van een reeds ingediende offerte moet de voorwaarden van art. 43 van het KB van 18 april 2017 respecteren.

I.7 Leidende dienst - leidend ambtenaar

De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht.

De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht1. De grenzen van zijn bevoegdheid zullen worden vermeld. De leidend ambtenaar kan vervangen worden tijdens de uitvoering van de opdracht. Deze vervanging zal schriftelijk meegedeeld worden aan de opdrachtnemer.

I.8 Beschrijving van de te presteren diensten

Deze opdracht omvat de stockage, handling en distributie van drukwerk en gadgets alsook added value activiteiten.

De aanbieder neemt de volledige logistiek in handen van het drukwerk en de gadgets en geeft inzicht in de status van de stock en het distributieproces op basis van een warehouse management system. Dit vanaf het moment dat het drukwerk en gadgets door de leverancier in het magazijn geleverd worden totdat ze bij de aanvrager geleverd zijn, volgens de door Toerisme Limburg aangeleverde bestellingen. Daarnaast omvat de opdracht added value activiteiten waarbij de handling- en distributie-opdrachten die een verdere service verwachten, door de aanbieder worden uitgevoerd als een ambassadeur van Toerisme Limburg.

I.9 Documenten van toepassing op de opdracht

1.9.1. Wetgeving

- Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;

- Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

- Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren ;

- Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken;

1 Er werd doelbewust gekozen om de identiteit van deze persoon niet in het bestek te vermelden, dit om de aanbestedende overheid de vrijheid te geven om deze persoon slechts op het laatste moment aan te wijzen.

- Alle wijzigingen aan de wetten en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de publicatie van de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en/of in het Publicatieblad van de Europese Unie.

1.9.2. Opdrachtdocumenten

- Onderhavig bestek nr. 1909011;

- het offerteformulier;

- de inventaris;

- UEA.

1.9.3. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen

De in het Bulletin der Aanbestedingen aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben.

I.10 Offertes

1.10.1 In de offerte te vermelden gegevens

De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op de algemene principes van de artikelen 4 t.e.m. 7 en 11 van de wet van 17 juni 2016, die op deze plaatsingsprocedure van toepassing zijn.

De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage gevoegde offerteformulier te gebruiken. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.

De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands.

De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid.

De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte :

- De in de inventaris gevraagde prijzen in cijfers (excl BTW);

- het totaal bedrag van de offerte in letters en in cijfers (excl. BTW);

- het bedrag van de BTW;

- het totaal bedrag van de offerte in letters en in cijfers (incl. BTW);

- de handtekening van de bevoegde of gemandateerde persoon of personen, naargelang het geval, om de inschrijver te verbinden;

- de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen;

- het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers);

1.10.2 Geldigheidsduur van de offerte

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes.

1.10.3 Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden De inschrijvers voegen bij hun offerte:

- alle documenten gevraagd in het raam van de selectiecriteria, uitsluitingscriteria (al naargelang) en gunningscriteria;

- de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen;

- ingevuld en ondertekend UEA.

1.10.4 Opties en varianten

Er zijn geen vereiste of toegestane opties. Het indienen van vrije opties is verboden.

I.11 Prijzen

1.11.1 Prijzen

De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen prijslijst.

De opdracht tegen prijslijst is een opdracht waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, vermoedelijk zijn of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden.

De opdracht wordt gegund op basis van de eenheidsprijzen opgegeven in de offerte. Bij het opstellen van de lastvoorwaarden van deze opdracht beschikt de aanbestedende overheid nog niet over de exact benodigde hoeveelheden. Daarom zijn de vermoedelijke hoeveelheden louter indicatief. Zij binden het bestuur op geen enkele wijze. De dienstverlener kan geen schadevergoeding eisen indien deze vermoedelijke hoeveelheden niet bereikt worden.

De opdrachtnemer wordt geacht in zijn geoffreerde prijs alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW.

Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro.

1.11.2 Prijsherzieningclausule

Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk.

I.12 Selectie

1.12.1 De selectie

De inschrijvers worden geëvalueerd op basis van de selectiecriteria hieronder opgenomen.

Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria zoals hieronder vermeld, worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de de vergelijking van de offertes o.b.v. de gunningscriteria vermeld in dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn.

Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uistluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is.

Behoudens uitsluitingsgronden m.b.t. fiscale en sociale schulden kan de inschrijver, die zich in één van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgronden bevindt, aantonen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Hiertoe bewijst de inschrijver, op eigen initiatief, dat hij eventuele schade als gevolg van strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald of heeft toegezegd te zullen vergoeden, dat hij feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekend autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en personeelsmaatregelen heeft genomen teneinde een nieuwe strafrechtelijke inbreuk of fout te voorkomen.

1.12.2 Uitsluitingscriteria

Verplichte uitsluitingsgronden

1° deelneming aan een criminele organisatie; 2° omkoping;

3° fraude;

4° terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit ;

5° witwassen van geld of financiering van terrorisme; 6° kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;

7° tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven.

De in 1° tot 6° bedoelde uitsluitingen van deelname aan overheidsopdrachten gelden voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling. De onder 7° bedoelde uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor een periode van vijf jaar, vanaf de beëindiging van de inbreuk.

De inschrijver die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn fiscale schulden en sociale zekerheidsbijdragen, wordt uitgesloten van deze plaatsingsprocedure. De toegang tot de procedure wordt evenwel niet ontzegd aan de inschrijver die:

a) geen bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro of

b) die voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt.

Indien de inschrijver een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro, toont hij aan, op straffe van uitsluiting, dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn voor een bedrag dat minstens gelijk is aan zijn schuld verminderd met 3.000 euro.

Indien het attest in bezit van de aanbestedende overheid niet aantoont dat de inschrijver voldoet aan de eisen i.v. m. zijn fiscale en sociale verplichtingen, stelt zij de ondernemer hiervan in kennis. Vanaf de dag volgend op deze kennisgeving, beschikt de inschrijver over een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden.

Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken:

Juridische situatie van de inschrijver (uitsluitingsgronden)

Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikels 67 tot en met 69 van de wet van 17 juni 2016 betreffende overheidsopdrachten.

1.12.3 De kwalitatieve selectie

Wanneer een inschrijver beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, vermeldt hij verplicht voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht evenals het engagement van die derde of derden die hem ter beschikking staan.

Indien de inschrijver wenst te werken met onderaanneming, moet hij het deel van de opdracht in onderaanneming preciseren evenals de gegevens met betrekking tot de voorgestelde onderaannemers.

1.12.4 Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver Eerste criterium inzake de technische bekwaamheid van de inschrijver.

De inschrijver moet over voldoende personeel beschikken om de opdracht volgens de

gestelde kwaliteitseisen en levertermijnen te kunnen uitvoeren. De aan deze opdracht toegewezen personeelsleden moeten de Nederlandse taal machtig zijn.

De inschrijver voegt bij zijn offerte een opgave van het personeel dat zal worden ingezet bij de realisatie van de opdracht. In deze opgave vermeldt de inschrijver de diploma’s waarover dit personeel beschikt alsook hun beroepskwalificaties en ervaring.

Tweede criterium inzake de technische bekwaamheid van de inschrijver.

De inschrijver voegt bij zijn offerte een lijst van de voornaamste gelijkaardige diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. 3 referenties dienen voorzien te zien van een attest van goede uitvoering, ondertekend door de opdrachtgever van de opdracht.

De inschrijver moet in zijn offerte vermelden welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en welke onderaannemers hij voorstelt.

I.13 Uniform Europees Aanbestedingsdocument

De inschrijver legt overeenkomstig art. 73 van de Wet Overheidsopdrachten een ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor. Het UEA bestaat uit een eigen verklaring die de aanbestedende overheid als voorlopig bewijs aanvaardt dat op de inschrijver geen uitsluitingsgrond van toepassing is en dat de inschrijver voldoet aan de kwalitatieve selectiecriteria.

Voor opmaak van het UEA kan de inschrijver gebruik maken van het model dat mee opgeladen werd bij de opdrachtdocumenten op e-Notification of kan worden gedownload op onze website onder xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx.

Voor wat betreft deel IV van het UEA moet de inschrijver louter verklaren dat hij voldoet aan de voorgeschreven selectiecriteria.

De inschrijver moet tevens:

- een ingevuld UEA voorleggen voor elke deelnemer van een combinatie van ondernemingen die optreedt als inschrijver, en voor elke onderaannemer of andere entiteit op wiens draagkracht de inschrijver beroep doet;

- in geval de inschrijver een combinatie van ondernemingen is, aanduiden welke deelnemer aan de combinatie zal optreden als vertegenwoordiger naar de aanbestedende overheid toe, in deel II.B van het UEA;

De aanbestedende overheid kan de inschrijvers tijdens de procedure te allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure.

1.14 Regelmatigheid van de offertes

De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Substantieel onregelmatige offertes zullen worden geweerd.

Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.

1.15 Gunningscriteria

Om deze overheidsopdracht te gunnen, baseert de aanbestedende overheid zich op de economisch meest voordelige offerte. De regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen aan onderstaande gunningscriteria getoetst worden.

Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen.

Nr.	Beschrijving	Gewicht
1	Prijs	50
	Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs
2	Plan van aanpak	40
	De aanbieder die het meest beantwoord aan de vooropgestelde uitvoeringscriteria krijgt het maximale aantal van de punten, de overigen ontvangen verhoudingsgewijs punten.

3	Ambassadeurschap	10
	De inschrijver die het meest kenbaar maakt dat hij zijn diensten vervult in opdracht van Toerisme Limburg en ten behoeven van de promotie van het toerisme in Limburg krijgt het maximale aantal van de puntnen, de overigen ontvangen verhoudingsgewijs punten.
Totaal gewicht gunningscriteria:		100

Prijs (max. 50 punten)

Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken voordat de opdracht wordt toegekend. Dit prijsonderzoek zal gebeuren aan de hand van de ingevulde meetstaat.

Voor de beoordeling van het criterium prijs wordt de totale prijs van alle posten uit de inventaris genomen, inclusief BTW. Voor dit gunningcriterium zal volgende formule gehanteerd worden bij de vergelijking van de offertes:

X = Prijs van laagste regelmatige x 50 Prijs van beoordeelde offerte/inschrijver

Plan van aanpak (max. 40 punten)

Om het gehele proces te beschrijven voegt de indiener een draaiboek toe waarin alle componenten van de dienstverlening worden omschreven en waarin minstens onderstaande vragen beantwoord worden. Het plan van aanpak zal gequoteerd worden op basis van de antwoorden op onderstaande vragen en op de toegevoegde informatie. De beoordeling gebeurt daarbij via volgende puntensysteem waarna het totaal zal herleid worden tot 40 punten. Uitstekend (4pt), zeer goed (3pt), goed (2pt), matig (1pt), slecht (0pt) waarbij:

Uitstekend	de inschrijver biedt meer dan het gevraagde eisen en biedt extra diensten aan
Zeer goed	de inschrijver biedt meer dan de gevraagde eisen
Goed	de inschrijver voldoet aan de gevraagde eisen, maar biedt geen extra’s aan
Matig	de inschrijver voldoet niet volledig aan de gevraagde eisen
Slecht	de inschrijver voldoen niet aan de gevraagde eis of biedt deze niet aan of is niet duidelijk omschreven

De inschrijver zal aantonen welk systeem hij hanteert om, volgens het principe van een Warehouse Management Systeem, inzicht te geven in volgende zaken;

Stockage van de gratis en betalende brochures en gadgets op een droge, geurloze en veilige manier;

1. Welk systeem wordt gehanteerd en hoe verkrijgen de medewerkers (3) van Toerisme Limburg toegang?

2. Geeft het systeem inzicht in de huidige stockaantallen en de historiek van de stock op artikelniveau?

3. Welke informatie bevat de stockhistoriek?

4. Kan Toerisme Limburg artikelen aanmaken in het systeem en op welke manier?

5. Wordt er in een ingangscontrole voorzien op aantallen en beschadigingen van de artikelen aangeboden voor stockage?

6. Worden de artikelen droog, veilig en geurloos gestockeerd?

7. Op welke manier wordt in een stocktelling voorzien?

Bestellingen op een efficiënte manier afhandelen vanaf het moment dat de bestelling geplaatst is tot dat deze verzendklaar is;

8. Kunnen er bestellingen geplaatst worden door middel van een per mail aangeleverd

.CSV bestand?

9. Kunnen er manueel bestellingen worden toegevoegd?

10. Zijn de bestellingen aanpasbaar? Op welke manier?

11. Geeft het systeem een overzicht over de status van de bestelling vanaf het plaatsen van het order tot en met de verzending?

12. Geeft het systeem een overzicht over de historiek van de bestellingen?

13. Welke informatie bevat deze historiek?

14. Welk soort verpakking voorziet men voor transport?

15. Worden de bestellingen verpakt volgens de voor Toerisme Limburg meest economische verzendwijze in aantal colli’s en/of pallets?

16. Op welke manier wordt de piekperiode in het voorjaar opgevangen waarbij tot ongeveer 200 zendingen per week worden gevraagd?

Distributie; Het verzenden van de klaargemaakte pakketten naar de juiste toeristische partner, binnen de afgesproken tijd.

17. Welke voertuigen en bezorgers worden aan deze opdracht verbonden?

18. Op welke manier geeft men aandacht aan het transport van schadegevoelige artikelen zoals kartonnen verharde fietskaarten, plexi folderhouders en displays?

19. Wordt er rekening gehouden met de opgegeven openingsuren bij het maken van de distributieplanning?

20. Kan de opdrachtgever garanderen dat er voor 98% van de orders een maximale doorlooptijd is tussen bestellen en levering van maximaal 3 werkdagen?

21. Voorziet de opdrachtnemer in een door de ontvanger ondertekende afleverbon voor elke bestelling tenzij anders aangegeven?

22. Voorziet de opdrachtnemer in een kennisgeving en vervolglevering indien de geadresseerde niet aanwezig is?

23. Kunnen er ook ophaalopdrachten en terug in stock names geplaatst worden?

Added Value activiteiten;

24. Op welke manier voorziet de opdrachtnemer in een zorgzaam transport van de displays?

25. Welke minimum garanties worden er gegeven bij sprint zendingen?

Ambassadeurschap (max. 10 punten)

De inschrijver geeft in een korte beschrijvende nota aan op welke wijze hij tot uiting brengt dat hij zijn diensten vervult in opdracht van Toerisme Limburg en ten behoeve van de promotie van (het toerisme in) Limburg op basis van, maar niet gelimiteerd tot, de aangereikte items.

Welke concrete actiepunten neemt de opdrachtnemer op om zich bij de bezorging kenbaar te maken als ambassadeur van Toerisme Limburg?

Worden de verzendetiketten en de kennisgeving gepersonaliseerd naar de huisstijl van Toerisme Limburg?

Wordt er voorzien in nazorg, customer service, voor zowel de geaddresseerde als voor de medewerkers van Toerisme Limburg?

Het ambassadeurschap zal onder andere geëvalueerd worden op bovenstaande items, … De inschrijver die met het ambassadeurschap voldoet aan de verwachtingen krijgt 5 punten. Inschrijvers die meer aanbieden dan gevraagd krijgen hiervoor extra punten, afhankelijk van de aangeboden extra diensten.

1.16 Borgtocht

De borgtocht bedraagt 5 % van het totaal bedrag, excl. BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hogergelegen tiental euro.

Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld.

De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).

De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld:

1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas [bpostbank rekeningnummer XX00 0000 0000 0000 (IBAN) XXXXXXXX (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.

Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van:

1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2° hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;

3° hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4° hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de preciese bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval.

De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.

Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van het sluiten van de opdracht.

Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als :

1° in geval van de voorlopige oplevering : verzoek tot vrijgave van de eerste helft van de borgtocht;

2° in geval van de definitieve oplevering : verzoek tot vrijgave van, hetzij de tweede helft, hetzij het geheel van de borgtocht, al naargelang al dan niet in een voorlopige oplevering is voorzien.

1.17 Wijziging tijdens de uitvoering van de opdracht

Deze opdracht kan, behoudens toepassing van één van onderstaande herzieningsclausules, niet gewijzigd worden zonder nieuwe plaatsingsprocedure.

1.17.1 Vervanging van de opdrachtnemer

Een nieuwe opdrachtnemer kan de opdrachtnemer aan wie de aanbesteder de opdracht aanvankelijk had gegund, vervangen in andere gevallen dan deze voorzien door art. 38/3 van het AUR, voor zover dat hij voldoet aan de selectiecriteria en de uitsluitingscriteria zoals bepaald in dit bestek.

De opdrachtnemer dient zijn vraag zo vlug mogelijk in per aangetekend schrijven, met een verduidelijking van alle redenen voor de vervanging. Hiervoor bezorgt hij een gedetailleerde inventaris met de uitgevoerde leveringen/diensten, met de gegevens van de nieuwe opdrachtnemer en met de nodige documenten en certificaten waarover de aanbestedende overheid niet gratis kan beschikken.

Deze vervanging zal het voorwerp uitmaken van een bijakte gedateerd en gehandtekend door de drie partijen. De oorspronkelijke opdrachtnemer blijft verantwoordelijk ten aanzien van de aanbestedende overheid voor de resterende uitvoering van de opdracht.

1.17.2 Heffingen die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag

De opdrachtnemer kan zich beroepen op wijzigingen van heffingen in België die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag, onder de volgende voorwaarden:

1. de wijziging is in werking getreden na de tiende dag die het uiterste tijdstip voor ontvangst van de offertes voorafgaat; en

2. deze heffingen niet voorkomen in de herzieningsformule opgenomen in de opdrachtdocumenten, noch rechtstreeks noch onrechtstreeks bij wege van een index2.

In geval van een verhoging van de heffingen dient de opdrachtnemer aan te tonen dat hij werkelijk de door hem gevorderde bijkomende lasten heeft gedragen en dat deze verband houden met de uitvoering van de opdracht. In geval van een verlaging is er geen herziening indien de opdrachtnemer bewijst dat hij de heffingen tegen de oude aanslagvoet heeft betaald.

De opdrachtnemer moet, op straffe van verval, de becijferde rechtvaardiging van zijn verzoek op schriftelijke wijze overmaken aan de aanbesteder binnen de onderstaande termijnen:

1° vóór het verstrijken van de contractuele termijnen om termijnverlenging of de verbreking van de opdracht te verkrijgen;

2° uiterlijk negentig dagen volgend op de datum van betekening aan de opdrachtnemer van het proces-verbaal van de voorlopige oplevering van de opdracht om een andere herziening van de opdracht dan die vermeld in 1° of schadevergoeding te verkrijgen;

3° uiterlijk negentig dagen na het verstrijken van de waarborgperiode om een andere herziening van de opdracht dan die vermeld in 1° of schadevergoeding te verkrijgen, wanneer dit verzoek tot toepassing van de herzieningsclausule zijn oorsprong vindt in feiten of omstandigheden die zich hebben voorgedaan tijdens de waarborgperiode.

1.17.3 Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer

De opdracht kan het voorwerp uitmaken van een wijziging wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het nadeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbesteder.

De opdrachtnemer kan zich slechts op de toepassing van deze herzieningsclausule beroepen, indien hij kan aantonen dat de herziening noodzakelijk is geworden door omstandigheden die redelijkerwijze niet voorzienbaar waren bij de indiening van zijn offerte, die niet konden worden ontweken en waarvan de gevolgen niet konden worden verholpen niettegenstaande hij al het nodige daartoe heeft gedaan.

De opdrachtnemer kan het in gebreke blijven van een onderaannemer slechts aanvoeren in zoverre deze laatste zich kan beroepen op omstandigheden die de opdrachtnemer zelf had kunnen inroepen indien hij zich in een gelijkaardige toestand zou hebben bevonden.

De opdrachtnemer die zich op deze herzieningsclausule wil beroepen, moet de ingeroepen feiten of omstandigheden waarop hij zich baseert, schriftelijk kenbaar maken binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de opdrachtnemer of de aanbesteder ze normaal had moeten kennen.] Hij beschrijft bondig de invloed van de ingeroepen feiten of omstandigheden op het verloop en de kostprijs van de opdracht.

De opdrachtnemer moet, op straffe van verval, de becijferde rechtvaardiging van zijn verzoek op schriftelijke wijze overmaken aan de aanbesteder binnen de onderstaande termijnen:

1° vóór het verstrijken van de contractuele termijnen om termijnverlenging of de verbreking van de opdracht te verkrijgen;

2 Indien de opdracht een prijsherziening voorziet.

Wanneer de voorwaarden vervuld zijn, kan de opdrachtnemer een verlenging van de uitvoeringstermijn of, wanneer er sprake is van een zeer belangrijk nadeel, de verbreking van de opdracht bekomen.

1.17.4 Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer

De opdracht kan het voorwerp uitmaken van een wijziging wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het voordeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbesteder.

De aanbesteder die zich op deze herzieningsclausule wil beroepen, moet de ingeroepen feiten of omstandigheden waarop hij zich baseert, schriftelijk kenbaar maken binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de aanbesteder ze normaal had moeten kennen. Hij beschrijft bondig de invloed van de ingeroepen feiten of omstandigheden op het verloop en de kostprijs van de opdracht.

De aanbesteder dient ten laatste negentig dagen volgend op de datum van kennisgeving aan de opdrachtnemer van het proces-verbaal van de voorlopige oplevering van de opdracht een beroep te doen op de herzieningsclausule met het oog op herziening van de opdracht.

Wanneer de voorwaarden vervuld zijn, kan de aanbesteder een verkorting van de uitvoeringstermijn of, wanneer er sprake is van een zeer belangrijk voordeel, een andere vorm van herziening van de opdrachtsbepalingen of de verbreking van de opdracht bekomen.

1.17.5 Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer

Wanneer de aanbesteder of de opdrachtnemer ten gevolge van nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook die ten laste van de andere partij kunnen worden gelegd, een vertraging of een nadeel heeft geleden, kan de aanbesteder of de opdrachtnemer, wanneer aan de voorwaarden is voldaan, één of meerdere van volgende maatregelen kunnen bekomen:

1° de aanpassing van de contractuele bepalingen, inclusief de verlenging of de inkorting van de uitvoeringstermijnen;

2° een schadevergoeding;

3° een verbreking van de opdracht

De aanbesteder of de opdrachtnemer die zich op deze herzieningsclausule wil beroepen, moet de ingeroepen feiten of omstandigheden waarop hij zich baseert, schriftelijk kenbaar maken binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de opdrachtnemer of de aanbesteder ze normaal had moeten kennen. Hij beschrijft bondig de invloed van de ingeroepen feiten of omstandigheden op het verloop en de kostprijs van de opdracht.

De opdrachtnemer moet, op straffe van verval, de becijferde rechtvaardiging van zijn verzoek op schriftelijke wijze overmaken aan de aanbesteder binnen de onderstaande termijnen:

1° vóór het verstrijken van de contractuele termijnen om termijnverlenging of de verbreking van de opdracht te verkrijgen;

1.17.6 Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder en incidenten bij de uitvoering

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de uitvoering van de opdracht gedurende een bepaalde periode te schorsen, met name omdat de opdracht naar zijn oordeel op dat ogenblik niet zonder bezwaar kan worden uitgevoerd. In voorkomend geval, wordt de uitvoeringstermijn verlengd met de door de schorsing veroorzaakte vertraging, op voorwaarde dat de contractuele termijn niet is verstreken.

De opdrachtnemer dient op zijn kosten, alle nodige voorzorgsmaatregelen te treffen ten einde de reeds uitgevoerde prestaties en materialen te vrijwaren tegen mogelijke beschadigingen door ongunstige weersomtandigheden, diefstal of andere daden met kwaadwillig opzet.

De opdrachtnemer heeft recht op schadevergoeding voor de schorsingen op bevel van de aanbesteder onder volgende cumulatieve voorwaarden:

1° de schorsing overschrijdt in totaal één twintigste van de uitvoeringstermijn en minstens tien werkdagen of vijftien kalenderdagen, naargelang de uitvoeringstermijn uitgedrukt is in werk- of kalenderdagen;

2° de schorsing is niet het gevolg van ongunstige weersomstandigheden; 3° de schorsing vindt plaats binnen de uitvoeringstermijn van de opdracht.

De opdrachtnemer moet, op straffe van verval, de becijferde rechtvaardiging van zijn verzoek op schriftelijke wijze overmaken aan de aanbesteder binnen de onderstaande termijnen:

1° vóór het verstrijken van de contractuele termijnen om termijnverlenging of de verbreking van de opdracht te verkrijgen;

I.18 Uitvoering van de diensten

1.18.1 Termijnen en clausules

De diensten worden principieel uitgevoerd vanaf 1 januari 2020. De opdracht neemt uiterlijk 31 december 2024 een einde.

Bij aanvang van de opdracht wordt afgesproken welke werkwijze zal gehanteerd worden of het uitvoeren van de deelopdrachten.

1.18.2 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten De diensten zullen worden uitgevoerd bij de dienstverlener.

1.18.3 Nazicht van de uitgevoerde diensten

Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de dienstverlener worden gemeld door middel van een e-mailbericht. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen.

De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de volledige of gedeeltelijke beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te gevan van het resultaat daarvan.

Deze termijn gaat in voor zover de aanbestedende overheid tegelijk in het bezit van de lijst van gepresteerde diensten of factuur wordt gesteld.

Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, stelt de dienstverlener de leidend ambtenaar hiervan per aangetekende zending in kennis en vraagt hem tot de oplevering over te gaan. In dat geval begint de verificatietermijn van dertig dagen te lopen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek van de dienstverlener.

I.19 Facturatie en betaling

1.19.1 Facturatie

De opdrachtnemer voorziet in een maandelijkse gedetailleerde facturatie opgesplitst naar stockage, handling, distributie en added value activiteiten.

De opdrachtnemer zendt de facturen (in één exemplaar) (origineel exemplaar) naar één

van de volgende adressen:

Per post : Toerisme Limburg vzw, Xxxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx Per e-mail: xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx

Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd.

1.19.2 Betaling

De betaling van het aan de opdrachtnemer verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn of te rekenen vanaf de dag die volgt op de laatste dag van de verificatietermijn indien deze minder is dan dertig dagen en voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.

De factuur geldt als schuldvordering.

De factuur moet in euro worden opgesteld.

Wanneer in een rechtstreeks betaling van de onderaannemer (s) is voorzien of wanneer de opdracht gegund is aan een combinatie van ondernemers, zijn onderhavige bepalingen van toepassing op elektronische facturen uitgegeven door de onderaannemer (s), door de combinatie of door elk van de ondernemingen die deel uitmaken van de combinatie.

I.20 Aansprakelijkheid van de dienstverlener

1.20.1 Aansprakelijkheid van de dienstverlener

De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen.

De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.

1.20.2 Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener

De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie.

De dienstverlener verbindt er zich toe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. De vervangers moet worden erkend door de aanbestedende overheid.

I.21 Anti-discriminatiewetgeving

De opdrachtnemer verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij ziet hierop toe, zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,…

De opdrachtnemer verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren. (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid)

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard.

Indien een personeelslid van de opdrachtnemer zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de opdrachtnemer de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement.

Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de opdrachtnemer, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een organisatie, gespecialiseerd in de bestrijding van discriminatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid.

De opdrachtnemer vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in dit verband.

De opdrachtnemer ziet er voor zover redelijk op toe dat ook de onderaannemers die hij eventueel inschakelt voor de opdracht en de verschillende schakels van zijn toeleveringsketen zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden.

I.22 Loon verschuldigd aan werknemers

Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/1, derde lid van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt van kennisgeving waarmee hij ervan in kennis wordt gesteld dat hij een zwaarwichtige inbreuk heeft begaan op de verplichting zijn werknemers tijdig het loon te betalen waarop deze recht hebben, onthoudt hij zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot hij het bewijs voorlegt aan de aanbestedende instantie dat de betrokken werknemers integraal zijn uitbetaald.

Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld:

- ofwel, naargelang het geval, door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat hij de in artikel 49/1, eerste lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze opdrachtnemer of onderaannemer;

- ofwel door middel van de in artikel 35/4 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking.

De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die hij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan:

1° de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/1 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer op zwaarwichtige wijze tekortschiet in zijn verplichting het aan zijn werknemers verschuldigde loon tijdig uit te betalen;

2° de niet-naleving van de onder 1° gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de opdrachtnemer is gemachtigd de overeenkomst te verbreken;

3° de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1° en 2° op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verder onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen.

I.23 Illegaal verblijvende onderdanen

Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/2, vierde lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt, onthoudt deze onderneming zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot de aanbestedende instantie een bevel in andere zin zou geven.

Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld:

- ofwel door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/2, eerste dan wel tweede lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze onderneming;

- ofwel door middel van de in artikel 35/12 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking, dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt.

De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan:

1° de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in

uitvoering van artikel 49/2 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer een illegaal verblijvende onderdaan van een derde land tewerkstelt;

2° de niet-naleving van de onder 1° gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de onderneming is gemachtigd de overeenkomst te verbreken;

I.24 Geschillen

Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Limburg, afdeling Hasselt. De voertaal is het Nederlands. Het Belgisch recht is van toepassing op deze opdracht.

De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

II. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN

II.1 Omschrijving project

Logiesuitbaters, toeristische diensten, attracties en fietscafés zijn dé plaatsen waar de toerist verwacht dat toeristische informatie te vinden is. Al deze partners tijdig en op regelmatige wijze van de juiste informatie voorzien zonder een extra werklast te creëren voor de toeristische partners, is een grote uitdaging.

In het kader van toeristische promotie van Limburg worden brochures samengesteld en gadgets ontwikkeld.

Toerisme Limburg zoekt een samenwerking met een logistiek bedrijf dat ons drukwerk en gadgets kan stockeren enerzijds, maar ook onze bestellingen afwerkt, verzendt en opvolgt. Dit alles hoofdzakelijk binnen Limburg en binnen een afgesproken tijdspanne.

Toeristische partners bestellen hun gratis en/of betalend promomateriaal hoofdzakelijk via ons online partnerplatform xxxxxxxxxxxxx.xx, maar ook via andere kanalen, zoals telefoon en per mails. Toerisme Limburg verzamelt de bestellingen en wil de mogelijkheid hebben deze geautomatiseerd te laten doorstromen en manueel te kunnen plaatsen.

II.2 Omschrijving opdracht

Het in handen nemen van de volledige logistiek van het drukwerk en gadgets van Toerisme Limburg. De bedoeling is dat de juiste producten, in dezelfde staat als dat ze geleverd werden, binnen de juiste tijd, bij de juiste klant, in de juiste hoeveelheden tegen een minimale kost geleverd worden.

Toerisme Limburg wenst daarbij één contactpersoon en een maandelijkse facturatie. De opdrachtnemer voorziet in een halfjaarlijks evaluatiemoment waarop hij aantoont aan onderstaande verwachtingen te voldoen. Het niet naleven van deze specificaties kan leiden tot het het opzeggen van het contract per 1 januari van het daaropvolgende werkingsjaar.

II.2.1 Stockage van de gratis en betalende brochures en gadgets op een droge, geurloze en veilige manier.

- De geleverde goederen van Toerisme Limburg dienen in dezelfde staat terug verwerkt te worden als dat ze in het magazijn geleverd werden. De palletten mogen niet op elkaar gestapeld worden.

- Toerisme Limburg wenst een continue toegankelijk, actueel, transparant systeem van voorraadbeheer per gestockeerd artikel die ook een historiek kan weergeven.

- Bij inontvangstname van zowel geleverde als opgehaalde goederen wordt er een ingangscontrole gedaan op aantallen en kwaliteit van de goederen.

- De opdrachtnemer voorziet in een inbegrepen automatische jaarlijkse stocktelling en voorziet de mogelijkheid tot een tussentijdse stocktelling op vraag van Toerisme Limburg.

- Geschat aantal: in totaal dienen gemiddeld 150 palletten gestockeerd te worden. Dit aantal kan variëren en is afhankelijk van de periode. Maximum aantal dat gelijktijdig gestockeerd dient te worden wordt geraamd op 250 palletten. In totaal worden tussen de 10 à 20 verschillende artikels gestockeerd.

II.2.2 Bestellingen op een efficiënte manier afhandelen vanaf het moment dat de bestelling geplaatst is tot dat deze verzendklaar is.

- Toerisme Limburg wenst een koppeling met een Warehouse Management System en haar eigen online platform en bestelsysteem xxxxxxxxxxxxx.xx. De aanbieder kan bestellingen ontvangen via een automatisch per mail verzonden .csv bestand maar geeft Toerisme Limburg ook de mogelijkheid bestellingen manueel te plaatsen. Het Warehouse Management System laat toe de bestellingen rechtstreeks bij de logistieke partner op te volgen.

- Artikels worden door een derde leverancier op palletten geleverd en zijn voorzien van een barcode die kan worden aangemaakt in het Warehouse Management System van de opdrachtnemer.

- Bestellingen op afroep klaarmaken met aandacht voor het juiste artikel en het juiste aantal.

Steeds gebruik makend van de goedkoopste en efficiëntste verpakkingswijze met aandacht voor een passende schadegevoeligheid van de brochures en gadgets.

- Orderpicking in bestaande dozen. Gelieve een prijs te geven inclusief verpakking en indien nodig pallets.

- Februari – maart is voor Toerisme Limburg een piekperiode. De Limburg Vakantiegids moet in een korte tijdspanne bij alle toeristische partners geleverd worden. Er moeten dan bv. 200 partners binnen een week beleverd worden. Hoe gaan jullie hiermee om?

- Geschat aantal: jaarlijks 3000 zendingen van gemiddeld 2 artikels met piekperiodes in het voorjaar. Het aantal zending neemt daarna gelijkmatig af.

II.2.3 Distributie: Het verzenden van de klaargemaakte pakketten naar de juiste toeristische partner, binnen de afgesproken tijd.

- Artikels worden uitgeleverd aan partners in colli’s en/of palletten.

- Toerisme Limburg wil een transparant opvolgsysteem (track & trace) van de bestellingen zodat zij steeds de status van een bestelling kan volgen.

- Gebruik van professionele voertuigen en Nederlandstalige bezorgers.

- Bij het aanbieden of ophalen van de bestelling wordt er rekening gehouden met de opgegeven openingstijden indien zo gevraagd door de besteller. Het aanbieden van items buiten de opgegeven openingstijden resulteert in het niet factureren van die zending. Het staat de opdrachtnemer vrij een moment te plannen binnen de opgegeven openingstijden.

- Toerisme Limburg verwacht voor 98% van de bestellingen een doorlooptijd tussen het plaatsen van de bestelling en de levering bij de klant op maximum 3 werkdagen. Voor bestellingen geplaatst voor 12u, zal de levering ten laatste plaatsvinden op dag bestelling +2.

- Een door de ontvanger ondertekend afleverbewijs is steeds de basis voor de facturatie, tenzij anders aangegeven door Toerisme Limburg.

- De opdrachtnemer voorziet in een kennisgeving en vervolglevering in de geadresseerde niet aanwezig is.

- Een distributie opdracht kan ook bestaan uit het ophalen en terug in stock nemen van goederen die tot het aanbod van Toerisme Limburg behoren.

Geschatte regio: 90% leveringen binnen Limburg, 10% in de rest van Vlaanderen.

II.2.4 Added-Value activiteiten

II.2.4.1 Displays

Om de Limburg Vakantiegids op een professionele manier te presenteren voorzien we displays bij onze toeristische partners die hier voor open staan. Momenteel is dit een aluminium staander met 6 folderhouders waar telkens 18 of 36 gidsen in kunnen. Indien er bestellingen zijn voor een dergelijke display, verwachten we dat deze door de opdrachtnemer wordt geplaatst op een zichtbare locatie in overeenstemming met de partner, gebruiksklaar.

Momenteel zijn er in totaal 275 displays te bezorgen tijdens de maand februari. Deze worden terug opgehaald tijdens de maand november/december.

Het spreekt voor zich dat de displays met de nodige zorg moeten getransporteerd worden.

De huidige display neemt ongeveer ½ pallet aan laadruimte in. De bijhorende plexibakjes vormen 1 colli.

II.2.4.2 Sprint zendingen

Toerisme Limburg wenst de mogelijkheid te hebben sprint zendingen te organiseren waarbij de zending het magazijn verlaat binnen de 4u. na bestelling.

II.2.2 Ambassadeurschap

Ambassadeurschap: Toerisme Limburg uitstraling geven. Ook de opdrachtnemer is een contactpunt voor toeristische ondernemers en partners. De bezorger gedraagt zich als ambassadeur van Limburg. Dit kan door o.a. branding toe te voegen aan de opdrachten voor Toerisme Limburg. Neem in je plan van aanpak een duidelijke omschrijving van jullie voorstel op. We verwachten minimum herkenbaarheid van de chauffeurs of vervoer.

Verdere vormen van ambassadeurschap kunnen inhouden, maar zijn niet beperkt tot;

- Het organiseren – installeren van een help-desk waar onze partners rechtstreeks naar kunnen bellen indien ze vragen hebben in verband met een levering. Minimum tijdens de kantooruren.

Liefst zo laagdrempelig mogelijk voor onze partners. Omschrijf duidelijk in de plan van aanpak wat jullie help-desk inhoudt.

- Het personaliseren van de kennisgeving van poging tot bezorging indien de geadresseerde niet aanwezig is, naar de huisstijl van Toerisme Limburg.

III. OFFERTEFORMULIER

PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP

Stockage, handling en distributie van drukwerk en gadgets alsook added value activiteiten Besteknummer 1909011

Openbare procedure

De firma

(volledige benaming)

met als adres:

(straat) (postnr en gemeente)

(land)

Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer

(naam) (functie)

en waarvoor Xxxxxxxx/Mevrouw3

gedomicilieerd op het adres

(straat) (postnr en gemeente)

(land)

als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek nr. 1909011 van de hiervoor omschreven dienst vormende het enige perceel van dit document, uit te voerentegen de hierondervermelde prijs, aangeduid in letters en in cijfers, uitgedrukt in EURO, exclusief BTW, van:

[in letters en in cijfers in EURO]

waarbij de BTW dient te worden gevoegd voor een bedrag van:

3 De niet correcte vermelding schrappen.

[in letters en in cijfers in EURO]

wat een globaal bedrag, inclusief BTW, geeft van:

[in letters en in cijfers in EURO]

In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen.

In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.

Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op

het rekeningnummer IBAN

BIC

Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:

(straat) (postnr. en gemeente)

(✆)

(e-mailadres)

op 201.

Te

Gedaan:

De inschrijver of gevolmachtigde:

(naam) (functie) (handtekening)

IV. INVENTARIS

Raamconstract stockage, handling en distributie van drukwerk en gadgets alsook added value activiteiten Besteknummer 1909011

Beschrijving dienst	GFP VH FH	Eenheid	Aantal	Eenheidsprijs in cijfers, exl btw	Totaalprijs in cijfers exl BTW	Totaalprijs in letters exl BTW
1: Algemene logistiek eenmalige instelkost WMS met koppeling Bestelplatform xxxxxxxxxxxxx.xx d.m.v. per mail ontvangen .CSV file	GFP	Som over geheel	1	€	€	€
Toegang WMS systeem; maandelijkse kost voor toegang en gebruik van het WMS systeem	FH	Per maand		€	€	€
A: Stockage
Prijs per Europallet (80 x 120 cm) per maand, palletten mogen niet op elkaar gestapeld worden.	VH	St	1
Bedrag voor in en uitslag van items uit de stock	VH	St	1	€	€	€
Prijs per bijkomende stocktelling, los van de inbegrepen jaarlijkse stocktelling	VH	ST	1	€	€	€

B: Bestellingen
Handling per 1/2de pallet	VH	St.	1	€	€	€
Handling per pallet	VH	St.	1	€	€	€
Orderpicking op zendingsniveau. Gemiddeld 2 artikels per zending.	VH	Per zending	1	€	€	€

C: Distributie
Prijs voor monocolli zending t/m 30kg	VH	St.	1	€	€	€
Prijs voor multiplecolli zending t/m 3kg	VH	St.	1	€	€	€
Prijs voor multiplecolli zending t/m 5kg	VH	St.	1	€	€	€
Prijs voor multiplecolli zending t/m 10kg	VH	St.	1	€	€	€
Prijs voor collizending o.b.v. staffels van 10 kg vanaf 10kg	VH	ST	1	€	€	€

Prijs voor zending o.b.v. halve palletstaffel	VH	Halve pallet	1	€	€	€
Prijs voor zending o.b.v. palletstaffel	VH	pallet	1	€	€	€
Prijs voor monocolli zending t/m 30kg in Nederland	VH	St.	1	€	€	€
Prijs voor collizending o.b.v. staffels van 10 kg vanaf 10kg in Nederland	VH	St.	1	€	€	€
Prijs voor zending o.b.v. halve palletstaffel in Nederland	VH	St.	1	€	€	€
Prijs voor zending o.b.v. palletstaffel in Nederland	VH	St.	1	€	€	€
D: Added-value activiteiten
Prijs voor zending van een display o.b.v halve pallet incl zending 1 colli < 3kg, incl gebruiksklaar plaatsen	VH	St.	1	€	€	€
Bijkomende forfaitaire prijs voor sprint zendingen met vertrek binnen 4u na bestelling	VH	St.	1	€	€	€
Km tarief voor sprint zendingen met vertrek binnen 4u na bestelling	VH	St.	1	€	€	€

GFP : globale prijs: wanneer de volledige opdracht voor 1 vaste prijs uitgevoerd dient te worden

VH : Vermoedelijke hoeveelheid: wanneer er met eenheidsprijzen gewerkt wordt en een inschatting gemaakt wordt van het aantal. Indien geen inschatting kan gemaakt worden, wordt een fictieve hoeveelheid van 1 stuk opgegeven teneinde de prijzen te kunnen vergelijken.

FH :Forfaitaire hoeveelheid: wanneer er met eenheidsprijzen gewerkt wordt en een vast aantal vermeld wordt.

Alle opgegeven tarieven zijn steeds inclusief de jaarlijkse indexering, variabele dieseltoeslag en kilometerheffing teneinde misverstanden te vermijden.

EUR

Totaal excl. B.T.W.

B.T.W. 21%

B.T.W. 6%

TOTAAL INCL. B.T.W.: (bedrag in euro in letterschrift) ALGEMEEN TOTAAL

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Datum :

Handtekening :

Document Metadata

Table of Contents

Bestek

Document Metadata