Overeenkomst

Overeenkomst

Hoger Onderwijs Voorlichtingsinformatie (HOVI)

Versie: 1.1

Datum: 16 mei 2023

Auteur: X. Xxxxxxx op basis van startversie van Xxxxxx Xxxx (Duthler Associates)

Versiebeheer

versie	datum	naam	opmerkingen
0.1	26-01-2021	DA(PC)	Startversie op hoofdlijnen
0.2	15-03-2021	DA(PC)	Commentaar PT verwerkt
0.3	22-12-2022	PT (SK123)	Aanpassingen n.a.v. brief VH en UNL aan SK123 dd 22 sept 2022
0.4	9-1-2023	PT (SK123)	Commentaar intern SK123 verwerkt
0.5	23-2-2023	PT (SK123)	Opmerkingen VH (6/2/23) verwerkt
1.0	18-4-2023	CD (SK123)	Namen ingevuld
1.1	16-5-2023	CD (SK123)	Artikel 3e aangepast: bestuurszetel is zetel in de stuurgroep HOVI

Overeenkomst Hoger Onderwijs Voorlichtingsinformatie (HOVI)

ONDERGETEKENDEN

Stichting Studiekeuze123, gevestigd te Utrecht, vertegenwoordigd door xxxxxxx X. Xxxxxxxx Xxxxx in de functie van directeur-bestuurder, hierna te noemen “Studiekeuze123”

en

Universiteiten van Nederland, gevestigd te Den Haag, vertegenwoordigd namens het bestuur door mevrouw Xxx xxx Xxxxx, hierna te noemen “koepelorganisatie”

en

Vereniging Hogescholen, gevestigd te Den Haag, vertegenwoordigd namens het bestuur door de xxxx X. Xxxxxx, hierna te noemen “koepelorganisatie”

Ondergetekenden hierna gezamenlijk ook aan te duiden als: “Partijen” en ieder afzonderlijk als “Partij”

OVERWEGENDE DAT

A) Partijen afspraken wensen te maken over hun rechtsverhouding in het kader van Hoger Onderwijs Voorlichtingsinformatie (HOVI);

B) HOVI gericht is op:

• Het centraal verzamelen, publiek beschikbaar stellen en ontsluiten van informatie afkomstig van instellingen en voor zover die niet al in landelijke bronnen beschikbaar is, ten behoeve van de voorlichting aan studiekiezers. De informatie gaat over instellingen, opleidingen en voorlichtingsactiviteiten;

• Het maken, borgen en gestructureerd onderhouden van gemeenschappelijke afspraken over de informatie die bij elkaar moet worden gebracht en beschikbaar wordt gesteld;

• Het doorontwikkelen, onderhouden en beheren van een gemeenschappelijke infrastructuur waarmee bovenstaand doel kan worden gefaciliteerd en waarin de gemeenschappelijke informatie kan worden gedeeld;

C) Studiekeuze123 de wettelijke taak heeft om op het terrein van het hoger onderwijs objectieve, betrouwbare en vergelijkbare studiekeuze-informatie te verzamelen en kosteloos te verspreiden. Studiekeuze123 daartoe subsidie ontvangt van het ministerie van OCW. HOVI het algemene belang dient van het centraal inzamelen van informatie en het weer landelijk kunnen verspreiden ten behoeve van de studiekeuze. Studiekeuze123:

• In 2020 de bouw van het HOVI-infrastructuur gecoördineerd heeft in opdracht van en gefinancierd door de bekostigde instellingen in het hoger onderwijs,

• Op verzoek van deze onderwijsinstellingen sinds de bouw de technisch en functioneel beheerder is van de HOVI-infrastructuur,

• Met het oog op de wettelijke taak de jaarlijkse kosten voor hosting en beheer van HOVI voor haar rekening neemt;

D) De koepelorganisaties in deze overeenkomst namens alle bekostigde instellingen in het hoger onderwijs afspraken over HOVI maken. Instellingen in het hoger onderwijs zijn gebonden aan deze afspraken;

E) Ten behoeve van de doorontwikkeling van de HOVI-infrastructuur tussen het ministerie van OCW en de koepelorganisaties is overeengekomen dat jaarlijks een structureel ontwikkelbudget van

€ 50.000 voor HOVI uit de lumpsum wordt gehaald en toegevoegd aan de subsidie van Studiekeuze123. Dit bedrag is onderhevig aan prijsinflatie-correctie.

VERKLAREN ALS VOLGT TE ZIJN OVEREENGEKOMEN:

Artikel 1 Definities

In de Overeenkomst worden de volgende definities gebruikt, zowel in enkelvoud als in meervoud. De definities hebben de volgende betekenis:

1. Afnemer: degene die op grond van de Leveringsvoorwaarden HOVI-informatie mag gebruiken.

2. Afnemersoverleg HOVI: (wisselende) groep van Afnemers van de HOVI-data die vrijblijvend fungeert als klankbordgroep voor de Stuurgroep HOVI en/of de Gebruikersgroep HOVI.

3. Gebruikersgroep HOVI: een selecte groep actieve HOVI-gebruikers, een deelverzameling van de volledige groep HOVI-Contactpersonen.

4. HOVI-Contactpersoon: centraal Contactpersoon bij de Instelling voor de HOVI-infrastructuur en/of de HOVI-data.

5. HOVI-data of HOVI-informatie: de informatie die door Instellingen in de HOVI-infrastructuur wordt ingebracht.

6. HOVI-infrastructuur: de ICT-infrastructuur waarmee informatie over Instellingen en opleidingen en voorlichtingsactiviteiten wordt verzameld van Instellingen en beschikbaar gesteld ten behoeve van de voorlichting aan studiekiezers.

7. HOVI-standaard: de set aan inhoudelijke afspraken (vastgelegd bij Edustandaard) over de informatie die in de HOVI-infrastructuur wordt opgeslagen, de organisatie van die informatie en de communicatie met andere systemen.

8. Instelling: Instelling voor hoger onderwijs.

9. Koepelorganisaties: Vereniging Hogescholen (VH) en Universiteiten van Nederland (UNL).

10. Leveringsvoorwaarden: HOVI-data kunnen door andere partijen gebruikt worden. Aan het gebruik zijn voorwaarden verbonden.

11. Overeenkomst: deze Overeenkomst inclusief overwegingen en bijlagen die de Partijen ondertekenen.

12. Partij: Studiekeuze123, VH of UNL.

13. Partijen: Studiekeuze123 en Koepelorganisaties.

14. Stuurgroep HOVI: de vertegenwoordiging van universiteiten en hogescholen.

Artikel 2 Onderwerp van deze Overeenkomst

a) De Koepelorganisaties zijn opdrachtgever voor Studiekeuze123 en geven namens alle Instellingen in het hoger onderwijs opdracht voor:

1. Het technisch en functioneel beheren van de HOVI-infrastructuur.

2. Het verder ontwikkelen van de HOVI-infrastructuur naar aanleiding van wensen vanuit het onderwijsveld, van de Afnemers, en op basis van externe ontwikkelingen (o.a. bij SURF (OOAPI/Eduhub)).

3. Het monitoren en stimuleren (via de HOVI-Contactpersonen) van de vulling van de HOVI- database.

4. Het ter beschikking stellen van de HOVI-informatie aan Afnemers onder voorwaarden van de door de Stuurgroep HOVI vastgestelde Leveringsvoorwaarden.

5. Het voeren van het secretariaat van de Stuurgroep HOVI.

6. Het voeren van het secretariaat van de Gebruikersgroep HOVI.

7. Het informeren over HOVI via een reguliere nieuwsbrief aan HOVI-Contactpersonen en via XXXX.xx.

b) De Koepelorganisaties delegeren het opdrachtgeverschap voor de taken genoemd in Artikel 2a aan de Stuurgroep HOVI.

c) Studiekeuze123 aanvaardt de opdracht in het kader van de uitvoering van haar wettelijke taak en zal zich bij de uitvoering daarvan richten naar de instructies en besluiten van de gedelegeerd opdrachtgever, de Stuurgroep HOVI.

Artikel 3 Stuurgroep HOVI

a) De Stuurgroep HOVI bestaat uit minimaal 3 en maximaal 4 leden: een onafhankelijk voorzitter (nu: P. van Ierland), een vertegenwoordiger van bekostigde hogescholen (nu: X. xxx xx Xxx), en een vertegenwoordiger van universiteiten (nu: X. Xxxxxx). Een vertegenwoordiger van Studiekeuze123 neemt als opdrachtnemer deel (nu: X. Xxxxxxx). De leden worden aangewezen door de Koepelorganisaties.

b) De Stuurgroep HOVI heeft het mandaat om over XXXX besluiten te nemen namens de hogescholen en universiteiten en fungeert als gedelegeerd opdrachtgever aan Studiekeuze123.

c) De Stuurgroep HOVI neemt besluiten bij meerderheid. Bij het staken der stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

d) Instellingen in het hoger onderwijs zijn gebonden aan beslissingen van de Stuurgroep HOVI.

e) De leden van de Stuurgroep HOVI voorzien zo spoedig mogelijk in de aanvulling van de Stuurgroep HOVI als een zetel vacant wordt en vragen de Koepelorganisaties om advies als zich geen geschikte kandidaat voordoet. Een tijdelijke onderbezetting leidt er niet toe dat de Stuurgroep HOVI geen besluiten kan nemen.

f) De termijn van het lidmaatschap van de Stuurgroep HOVI bedraagt 4 jaar en kan onbeperkt met dezelfde periode verlengd worden.

g) De Stuurgroep HOVI heeft de volgende taken:

1. Opstellen van een jaarplan en begroting en het jaarlijks afleggen van verantwoording aan de Koepelorganisaties door middel van een overzicht van inkomsten en uitgaven.

2. Vaststellen van het benodigde jaarlijks budget voor vernieuwing en doorontwikkeling; dit budget neemt Studiekeuze123 in september mee in de jaarlijkse subsidieaanvraag bij het ministerie van OCW.

3. Namens de universiteiten en hogescholen beslissen over voorstellen en adviezen voor vernieuwing en doorontwikkeling, in relatie tot de beschikbare financiën; te nemen besluiten worden door de Gebruikersgroep HOVI voorbereid.

4. Communiceren over HOVI naar Instellingen en stakeholders op directie- en bestuurlijk niveau.

5. Onderhouden van de HOVI-standaard.

6. Vaststellen en onderhouden van de Leveringsvoorwaarden HOVI.

7. Opdrachtgever voor de XXXX werkzaamheden van Studiekeuze123.

h) De werkafspraken tussen de Stuurgroep HOVI en Studiekeuze123 worden vastgelegd in een service level agreement.

Artikel 4 Gebruikersgroep HOVI

De Gebruikersgroep HOVI bestaat uit een selecte groep actieve HOVI-gebruikers, deelverzameling van de volledige groep HOVI-Contactpersonen. Zij nemen deel op vrijwillige basis.

De gebruikersgroep:

1. Overlegt minimaal 4x per jaar o.a. over de aanlevering van benodigde informatie en over vernieuwing en doorontwikkelingen van de HOVI-infrastructuur.

2. Adviseert de Stuurgroep HOVI over verbeteringen en doorontwikkelingen van de HOVI- infrastructuur.

3. Xxxxx uit hun midden een voorzitter of verzorgt een roulerend voorzitterschap.

Artikel 5 Afnemersoverleg HOVI

Het Afnemersoverleg HOVI bestaat uit een selecte groep Afnemers van de HOVI-data. Minimaal 1x per jaar worden zij uitgenodigd door Studiekeuze123 voor een bijeenkomst waarin zij worden geïnformeerd over ontwikkelingen m.b.t. HOVI. Hierbij fungeren zij (ook) als klankbordgroep voor de Stuurgroep HOVI en de Gebruikersgroep. In het Afnemersoverleg worden Afnemers gevraagd naar wensen en verwachtingen die worden besproken in de Gebruikersgroep HOVI en/of de Stuurgroep HOVI.

Artikel 6 Intellectueel eigendomsrecht

a. De intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de HOVI-infrastructuur berusten bij de gezamenlijke Instellingen.

b. Het eigendom van en verantwoordelijkheid voor de HOVI-data is handen van de Instellingen voor wat betreft hun eigen ingevoerde gegevens. Afspraken over het delen van deze gegevens met derden zijn vastgelegd in Leveringsvoorwaarden.

c. De intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot HOVI-data en de HOVI-infrastructuur bestaan uit (maar zijn niet beperkt tot) auteursrechten, databankrechten, merkrechten en industriële eigendomsrechten.

Artikel 7 Verwerking en bescherming van persoonsgegevens

In HOVI worden persoonsgegevens verwerkt. Het gaat om de centrale Contactpersonen van de Instellingen en de contactpersonen die door de centrale Contactpersonen worden toegevoegd en de Afnemers van HOVI. Contactpersonen worden door Studiekeuze123 benaderd voor het aanleveren van informatie x.x.x. XXXX. Ook kan Studiekeuze123 verwijzen naar deze Contactpersonen bij vragen vanuit Instellingen. Op de verwerking van persoonsgegevens is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Avg) van toepassing. Studiekeuze123 verwerkt deze gegevens in opdracht van de Koepelorganisaties. De verwerkersovereenkomst is in bijlage 1 opgenomen.

Artikel 8 Totstandkoming, duur en beëindiging van de Overeenkomst

a. De Overeenkomst treedt in werking na ondertekening door Partijen en heeft een onbepaalde duur.

b. Partijen kunnen de Overeenkomst beëindigen door schriftelijke opzegging met inachtneming van een opzegtermijn van 6 maanden.

c. Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de Overeenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van de Overeenkomst gelden. Tot deze verplichtingen behoren onder meer die welke voortvloeien uit de bepalingen betreffende geheimhouding, overdracht en vernietiging, aansprakelijkheid en toepasselijk recht.

Artikel 9 Tekortschieten in de nakoming

Indien een der Partijen tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen uit deze Overeenkomst kan de andere Partij haar in gebreke stellen, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is. De ingebrekestelling geschiedt schriftelijk, waarbij aan de andere Partij een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Deze termijn is een fatale termijn. Indien nakoming binnen deze termijn uitblijft, is de Partij in verzuim.

Artikel 10 Aansprakelijkheid en schadevergoeding

a. Studiekeuze123 is in het kader van de Overeenkomst niet aansprakelijk voor enige schade uit hoofde van een (toerekenbare) tekortkoming, onrechtmatige daad of anderszins, behoudens hetgeen hieronder is bepaald.

b. Mocht Studiekeuze123 desalniettemin aansprakelijk worden geacht, dan is Studiekeuze123 uitsluitend aansprakelijk voor directe schade (zoals hieronder beschreven) die de Instelling lijdt als gevolg van een aan Studiekeuze123 toerekenbare tekortkoming in de nakoming van een wezenlijke verplichting en/of onrechtmatige daad, tot een bedrag ter hoogte van maximaal het bedrag van de overeengekomen jaarlijkse instellingsbijdrage vanuit de lumpsum.

c. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:

d. Materiële schade aan zaken;

e. De kosten die Instelling redelijkerwijs heeft moeten maken om de tekortkomingen van Studiekeuze123 te herstellen of op te heffen, zodat de prestatie van Studiekeuze123 wel aan de Overeenkomst beantwoordt, tenzij Instelling de Overeenkomst ontbindt;

f. Redelijke kosten gemaakt ter voorkoming of beperking van directe schade; en

g. Redelijke kosten gemaakt ter vaststelling van de schadeoorzaak, de omvang en de wijze van herstel.

h. Iedere aansprakelijkheid van Studiekeuze123 voor andere dan directe schade, zoals voor gevolgschade, afgeleide schade en immateriële schade, is geheel uitgesloten. Onder gevolgschade wordt in dit verband in ieder geval verstaan: winstderving, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, verliezen, kosten gemaakt ter voorkoming of vaststelling van gevolgschade en/of schade als gevolg van aanspraken van Afnemers van Instelling. Eveneens is uitgesloten de aansprakelijkheid van Studiekeuze123 wegens verminking, vernietiging of verlies van gegevens.

i. Schade die op grond van de Overeenkomst voor eventuele vergoeding door Studiekeuze123 in aanmerking komt, dient onverwijld maar ten minste binnen 30 (dertig) dagen na het ontstaan schriftelijk aan Studiekeuze123 te worden gemeld. Schade die niet binnen die termijn ter kennis van Studiekeuze123 is gebracht, komt niet voor vergoeding in aanmerking, tenzij Instelling aannemelijk maakt dat hij de schade niet eerder heeft kunnen melden.

Artikel 11 Overmacht

a. Indien een Partij door een niet toerekenbare tekortkoming (overmacht) niet aan haar verplichtingen jegens de andere Partij kan voldoen, worden die verplichtingen opgeschort voor de duur van de overmachtstoestand. Indien de overmachtstoestand twee maanden heeft geduurd, hebben beide Partijen het recht om de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden.

b. Onder overmacht wordt verstaan een tekortkoming van een Partij die niet aan haar schuld is te wijten, noch krachtens de wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor haar risico komt. Onder overmacht wordt niet gerekend een tekort aan personen die zijn belast met de uitvoering van de Overeenkomst, ziekte van bedoelde personen, verlate aanlevering of ongeschiktheid van de voor de uitvoering van de werkzaamheden benodigde zaken, tekorten in computercapaciteit of het door calamiteiten uitvallen van computerfaciliteiten langer dan 2 werkdagen, voor zover deze omstandigheden zich voordoen aan de zijde van, dan wel door toedoen van de Partij die niet nakomt c.q. tekortschiet. Voorts wordt niet onder overmacht begrepen het niet-nakomen dan wel tekortschieten van door Studiekeuze123 ingeschakelde derden en/of liquiditeits- of solvabiliteitsproblemen aan zijde van Studiekeuze123 of door Studiekeuze123 ingeschakelde derden.

Artikel 12 Ontbinding

a. Elk der Partijen is gerechtigd de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden indien de wederpartij toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van de Overeenkomst als bedoeld in artikel 9.

b. Elk der Partijen kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang zonder ingebrekestelling geheel of gedeeltelijk ontbinden indien een Partij – al dan niet voorlopig – surséance van betaling wordt verleend, indien ten aanzien van een Partij faillissement wordt aangevraagd, indien de onderneming van een Partij wordt geliquideerd of beëindigd anders dan ten behoeve van reconstructie of samenvoeging.

Artikel 13 Overige bepalingen

a. De gehele of gedeeltelijke ongeldigheid van een of meer bepalingen van deze Overeenkomst brengt niet de nietigheid of vernietigbaarheid van de gehele Overeenkomst met zich mee. Voor zover de bedoelde ongeldigheid betrekking heeft op een wezenlijk onderdeel van de relatie tussen Partijen, zullen Partijen in overleg vaststellen welke wijzigingen in de Overeenkomst noodzakelijk uit die ongeldigheid voortvloeien, waarbij zoveel mogelijk aansluiting gezocht zal worden bij de bedoeling van Partijen zoals die uit deze Overeenkomst blijkt.

b. Deze Overeenkomst kan slechts worden gewijzigd door middel van een schriftelijk stuk waarin uitdrukkelijk staat vermeld dat het stuk bedoelt een dergelijke wijziging aan te brengen en dat door ter zake bevoegde vertegenwoordigers van Partijen is ondertekend.

Artikel 14 Geschillen, toepasselijk recht en jurisdictie

a. Op deze Overeenkomst en op alle geschillen die daaruit mochten voortvloeien of daarmee mochten samenhangen, is Nederlands recht van toepassing.

b. In het geval van een geschil verband houdende met de totstandkoming, uitvoer, beëindiging of uitleg van deze Overeenkomst, zullen Partijen het geschil voorleggen aan een gezamenlijk te benoemen MfN geregistreerd mediator conform het Reglement van de Mediators federatie Nederland zoals dat luidt op de aanvangsdatum van de mediation. Partijen wonen de eerste mediation bijeenkomst gezamenlijk bij. Daarna zijn Partijen vrij de mediation op ieder gewenst moment te beëindigen. De mediation vangt aan op het moment dat Partijen de eerste gezamenlijke mediation bijeenkomst bijwonen. Indien het onmogelijk is gebleken een geschil als hiervoor bedoeld op te lossen met behulp van mediation, zal dat geschil worden beslecht door middel van een bindend adviesprocedure conform het op het moment van de aanvraag geldende Bindend Advies Reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut (NAI).

c. Voorgaande beperkt op geen enkele wijze de bevoegdheid van Partijen om in spoedeisende kwesties bewarende maatregelen te treffen of een kortgedingprocedure te beginnen.

Aldus overeengekomen

Bestuur Studiekeuze123:

I (-

I.A.M. Xxxxxxxx Xxxxx

Plaats en datum: Utrecht, 16 mei 2023

Bestuur_UI\J_L:

B. van den Bergh Plaats en datum:

BestuurVH:

X. Xxxxxx

Plaats en datum: Xxx Xxxx, 00 mei 2023